ZASADY ROZLICZANIA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO Departament Funduszy Europejskich Kraków, 25 listopada 2011 r. 1
OGÓLNE ZASADY ROZLICZANIA PŁATNOŚCI W RAMACH MRPO 2
Wytyczne Instytucji Zarządzającej dotyczące zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach MRPO 2007-2013 z wyłączeniem II i IX Osi Priorytetowej 3
Źródła finansowania wydatków 1. Dofinansowanie: Środki europejskie (płatności) Dotacja celowa - Budżet państwa (współfinansowanie) 2. Wkład własny 4
Środki europejskie EFRR (płatności) 1. rolę płatnika pełni Bank Gospodarstwa Krajowego (z rachunku Ministra Finansów), 2. wypłacane w terminach wynikających z Terminarza płatności środków europejskich: www.bgk.com.pl 3. na podstawie zlecenia płatności wystawianego przez Departament BF, 4. po zatwierdzeniu poprawnego wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki/wniosku o płatność, 5. do limitu dla MRPO określonego w ustawie budżetowej. 5
Dotacja celowa - Budżet państwa (współfinansowanie) 1. płatności dokonuje bezpośrednio IZ MRPO (Departament BF), 2. po zatwierdzeniu poprawnego wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki/wniosku o płatność, 3. pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym przy ZWM. 6
Zasady rozliczania dofinansowania 1. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych i zobowiązani do stosowania ustawy PZP mogą płacić za wydatki kwalifikowane w 100% z zaliczki. Rozliczenie wkładu własnego może zostać przesunięte w czasie nawet do momentu składania wniosku o płatność końcową. 2. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie pozostali Beneficjenci muszą dokonywać płatności z zaliczki w montażu finansowym. Beneficjenci zasilają każdorazowo konto projektowego wkładem własnym przed dokonaniem płatności za dany wydatek. 7
Rodzaje płatności 1. Zaliczka. 2. Refundacja. 3. Płatność końcowa w formie refundacji. Pierwsza transza w formie zaliczki lub refundacji. 8
Zaliczka 1. wypłacana na podstawie wniosku o płatność / wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki (max. 20 dokumentów księgowych) rozliczającego co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek, 2. max. wysokość 90 % dofinansowania, 3. jednorazowa transza nie większa niż 30% przyznanego dofinansowania (może być większa niż 30% po otrzymaniu zgody z IZ MRPO). 9
Zaliczka 1. jednorazowa transza winna korespondować z postępem rzeczowo-finansowym projektu (harmonogram wydatków) i terminami zakończenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych (harmonogram przetargów), 2. na wydatki ponoszone po dacie otrzymania zaliczki, 3. w wyjątkowych i uzasadnionych pisemnie przypadkach z zaliczki można dokonać refundacji wydatków (np. w sytuacji, gdy IZ MRPO spóźni się z wypłatą zaliczki, a beneficjent musi zapłacić ze środków własnych, żeby nie narażać się na kary umowne. 10
Zaliczka 1. musi być przechowywana na wyodrębnionym rachunku bankowym (jeśli nie będzie beneficjent może zostać ukarany zwrotem zaliczki wraz z odsetkami), 2. podlega wydatkowaniu i rozliczeniu w przeciągu 90 dni od dnia przekazania, czyli od daty przelewu środków z BGK, 3. przez rozliczenie rozumie się złożenie wniosku o płatność i/lub zwrot niewykorzystanej części zaliczki. 11
Zaliczka 1. wydatkowanie lub rozliczenie w terminie późniejszym skutkuje naliczeniem odsetek liczonych tak jak dla zaległości podatkowych (od dnia przekazania do dnia złożenia wniosku o płatność/zwrotu), 2. w przypadku zakończenia projektu za termin rozliczenia zaliczki uznaje się dzień złożenia wniosku o płatność końcową, 3. zwrot zaliczki ze środków europejskich do BGK. 12
Zaliczka 1. jeśli w ramach zaliczki Beneficjent otrzymuje również budżet państwa wydatki muszą być ponoszone z zachowaniem odpowiednich proporcji środków europejskich do budżetu państwa, 2. WYJĄTEK: jeśli Beneficjent nie otrzyma środków europejskich i budżetu państwa w jednym terminie wówczas ponosi wydatki bez zachowania proporcji ale musi zapewnić osiągnięcie właściwych proporcji na koniec projektu. 13
Refundacja 1. na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność za wydatki już poniesione, 2. po otrzymaniu refundacji Beneficjent winien przelać otrzymane środki na konto, z którego dokonał wydatków przedstawionych do refundacji. 14
Wniosek o płatność końcową 1. składany jest do 25 dnia od zakończenia realizacji projektu, 2. dotyczy co najmniej 10 % dofinansowania (lub w przypadku umowy refundacyjnej co najmniej 5 % dofinansowania), 3. wypłata na zasadzie refundacji. 15
Wniosek o płatność końcową 1. wypłata po zatwierdzeniu wniosku o płatność i przeprowadzeniu kontroli (po potwierdzeniu prawidłowej realizacji projektu), 2. w części ze środków europejskich wypłata zostanie uruchomiona jeśli nie został przekroczony limit dla MRPO z ustawy budżetowej, 3. w części ze współfinansowania wypłata zostanie uruchomiona przy dostępności środków. 16
Termin składania wniosków o płatność 1. nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, 2. nie częściej niż raz na miesiąc, 3. licząc od daty przyjęcia projektu do realizacji w przypadku pierwszego wniosku, 4. licząc od dnia złożenia ostatniego wniosku o płatność w przypadku kolejnych wniosków, 5. mając na względzie rekomendowany poziom wartości wydatków. 17
Termin rozliczania wydatków kwalifikowanych 1. do 3 miesięcy licząc od dnia dokonania wydatku - dotyczy wszystkich wydatków kwalifikowanych, 2. do 3 miesięcy licząc od dnia przyjęcia projektu do realizacji dotyczy wszystkich wydatków kwalifikowanych poniesionych przed przyjęciem projektu do realizacji. 18
Wniosek o płatność zatwierdzenie Beneficjent otrzymuje informację o zatwierdzeniu wniosku o płatność oraz informację o: 1. źródle pochodzenia środków, 2. wysokości wypłaconych środków ze środków europejskich i współfinansowania (środków niewygasających), 3. terminie wykorzystania, 4. klasyfikacji budżetowej, Beneficjent zobowiązany jest do przedstawiania dowodów potwierdzających otrzymanie/zwrot środków do BGK / IZ MRPO. 19
Terminy weryfikacji wniosku o płatność 20
Harmonogramy płatności i przetargów 1. służą monitorowaniu realizacji projektów, płatności, 2. służą sporządzaniu prognozy płatności dla całego programu (MRPO), 3. winny zawierać realne, spójne dane finansowe, 4. przesyłane do 20 dnia każdego miesiąca, 5. przesyłane wyłącznie w wersji elektronicznej. 21
Monitorowanie całkowitej wartości projektu W projektach o wartość całkowitej powyżej 1 mln euro należy dokonać analizy finansowej pod kątem generowania dochodu. 1. Projekty objęte całkowicie pomocą publiczną nie generują dochodu, 2. W projektach częściowo objętych pomocą publiczną, dokonuje się analizy w zakresie generowania dochodu dla części nie podlegającej zasadzie pomocy publicznej, 3. Projekty realizowane w działaniach 4.1. i 7.4. MRPO nie podlegają procedurze monitorowania dochodu w projekcie, 4. Projekty, których całkowity koszt nie przekracza 1 mln euro, nie są uznawane ze generujące dochód. 22
Monitorowanie całkowitej wartości projektu 5. W projektach powyżej 1 mln euro dokonuje się analizy finansowej, w celu określenia wysokości dochodu a następnie ustalenia poziomu dofinansowania, 6. Proces monitorowania wartość całkowitej projektu odbywa się na etapie jego realizacji, w tym na etapie rozliczenia wniosku o płatność końcową, podczas kontroli projektu oraz w okresie trwałości projektu. 23
Rozliczanie niektórych rodzajów wydatków wydatki o wartości niższej niż 10 000 PLN, wydatki z podatkiem VAT, wydatki dokumentowane fakturami w języku obcym, wynagrodzenie personelu projektu, koszty podróży służbowych, kara umowna, wadium. 24
Przygotowanie wniosku o płatność Najważniejsze reguły Popełniane błędy 25
Rodzaje wniosku o płatność 1. Wniosek zaliczkowy, 2. Wniosek finansowy, 3. Wniosek sprawozdawczy. 26
Wniosek o płatność Pozycja 1 okres składania 1. pierwszy wniosek zaliczkowy lub sprawozdawczy data rozpoczęcia projektu data sporządzenia wniosku 2. kolejny wniosek zaliczkowy lub sprawozdawczy data dnia po sporządzeniu poprzedniego wniosku data sporządzenia aktualnego wniosku 27
Wniosek o płatność Pozycja 1 okres składania 1. wniosek zawierający wyłącznie wydatki sprzed okresu realizacji projektu data pierwszej płatność wykazanej we wniosku data rozpoczęcia realizacji projektu 2. wniosek zawierający wydatki zarówno sprzed okresu realizacji projektu, jaki i w trakcie realizacji data pierwszej płatności wykazanej we wniosku data ostatniej płatności wykazanej we wniosku 28
Wniosek o płatności Pozycja 10 Kwota wnioskowana 1. dofinansowanie w formie refundacji kwota powstaje w wyniku mnożenia pozycji 9 przez montaż wynikający z umowy o dofinansowanie 2. dofinansowanie w formie zaliczki kwota wnioskowanej zaliczki 29
Wniosek o płatność Pozycja 11 Zestawienie dokumentów 1. Nie wypełniamy w przypadku, gdy dany wniosek jest wyłącznie zaliczkowy lub sprawozdawczy. 2. Jeśli do faktury VAT została sporządzona faktura korygująca i ma ona wpływ na dane zawarte w pozycji 11, to w tym zestawieniu wykazujemy zarówno fakturę korygowaną, jak i korygującą. 30
Wniosek o płatność Pozycja 11 Zestawienie dokumentów 1. kolumna 5 (data zapłaty) podajemy wszystkie daty zapłaty danego dokumentu, 2. kolumna 6 (nazwa towaru lub usługi) wskazać dodatkowo nazwę kategorii wydatku zgodną z harmonogramem rzeczowo-finansowym, 3. kolumna 6 przy rozliczaniu wydatków osobowych należy podać imiennie osoby, których wynagrodzenie i pochodne są rozliczane. 31
Wniosek o płatność Pozycja 16 Wskaźniki realizacji projektu 1. Wskaźnik produktu powinien być wypełniany dla każdego wniosku, 2. Wskaźnik rezultatu wypełniany dla wniosku o płatność końcową. 32
Załączniki do wniosku o płatność ogólne zasady 1. wszystkie załączane zaświadczenia nie mogą być wydane wcześniej niż 3 miesiące przed datą sporządzania wniosku o płatność, 2. oświadczenia beneficjenta winny być składane w oryginale, 3. kserokopie dokumentów należy na awersie i rewersie potwierdzić za zgodność z oryginałem (data i podpis) przez osobę upoważnioną do dokonywanie potwierdzeń, 4. do wniosku sprawozdawczego lub wniosku, w którym wnioskuje się wyłącznie o transze zaliczki nie ma obowiązku przedstawiania jakichkolwiek załączników. 33
Załączniki do wniosku o płatność Kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych 1. we wniosku o płatność można rozliczyć wyłącznie wydatki całkowicie zapłacone, 2. wydatki osobowe mogą być rozliczane po dokonaniu zapłaty wynagrodzenia wraz ze wszystkim pochodnymi, 3. akceptowanymi dokumentami mogą być: noty obciążeniowe /księgowe/uznaniowe oraz refaktury, 4. nieakceptowanymi dokumentami są: faktury zaliczkowe (bez faktury końcowej), faktury pro forma oraz paragony. 34
Załączniki do wniosku o płatność Kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych 1. Beneficjent jest zwolniony od załączania dokumentów księgowych dotyczących wydatków kwalifikowanych o wartości jednostkowej nie przekraczającej 10 000 PLN do wniosku o płatność. 2. WYJĄTEK: Faktury/rachunki, za które została dokonana płatność gotówką, muszą być każdorazowo załączone do wniosku wraz z adnotacją zapłacono gotówką wraz z załącznikami (KP, KW). 35
Załączniki do wniosku o płatność Kserokopie dowodów zapłaty 1. rozliczając zaliczkę należy przedstawić wyciąg bankowy z konta projektowego obrazujący przepływy finansowe od momentu otrzymania zaliczki do dnia jej rozliczenia, 2. dowodem zapłaty może być: wyciąg bankowy z rachunku beneficjenta, raport kasowy wraz z załącznikami (KP- kasa przyjmie, KW- kasa wyda), 3. przy płatności gotówkowej dowodem zapłaty jest faktura z adnotacją zapłacono gotówką, podpisana przez upoważniona osobę (wystawcę/sprzedawcę) oraz raport kasowy z załącznikami KW, KP. 36
Załączniki do wniosku o płatność Inne ważne załączniki 1. Potwierdzenie odbioru urządzenia lub wykonania prac, 2. W przypadku zakupu urządzania, które nie zostało jeszcze zamontowane załączony ma być protokół odbioru urządzenia lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca składowania, 3. Kserokopie umów z Wykonawcami (dołączane do wniosku, w którym rozliczana jest pierwsza faktura dotycząca umowy), 4. Oświadczenia dot. używanego sprzętu, 5. Oświadczenia i zaświadczenie dot. VAT w przypadku kwalifikowalności podatku VAT. 37
Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 1. Brak oznaczenia rodzaju wniosku o płatność, w tym brak wskazania korekty wniosku, jeśli takowa jest składana. 2. Błędnie podawana data okresu za jaki jest składany wniosek (pozycja 1). 3. Błędny numer umowy o dofinansowanie w pozycji 7 (błędnie wpisywany jest numer wniosku o płatność lub numer projektu). 4. Błędne wypełnianie pozycji 8a wpisywana jest wartość kosztów kwalifikowanych, a powinna być wartość całkowitych wydatków rozliczaniem wnioskiem (kwota mus być zgodna z sumą w kolumnie 5 w tabeli 14). 38
Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 5. W pozycji 9 błędne wskazywanie takiej samej kwoty jak w pozycji 8a (całkowita wartość kosztów) powinna być wskazana kwota wydatków kwalifikowanych objętych danym wnioskiem. 6. Błędna kwota wnioskowana w pozycji 10. Kwota powinna być zgodna z kwotą zawartą w pozycji 3 Tabeli rozliczenia kwoty projektu. Kwota powinna odpowiadać mnożeniu wydatków kwalifikowanych rozliczanych we wniosku i procentowemu dofinansowaniu zgodnemu z montażem finansowym. 7. W pozycji 11 w kolumnie 5 błędnie wpisywany format daty zapłaty (obowiązuje format rrrr-mm-dd). Nie są wpisywane także wszystkie daty dokonywania zapłaty za dany wydatek. 39
Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 8. W pozycji 11 w kolumnie 6 brak odwołania do kategorii wydatku zgodnej z wnioskiem o dofinansowanie (punkt E4). Brak także opisu zgodnego z fakturą. 9. W pozycji 11 w przypadku rozliczania kosztów osobowych brak wskazania danych personalnych rozliczanych osób. 10. W pozycji 11 w kolumnie 10 wpisywany jest VAT także w przypadku, gdy jest niekwalifikowany. W tej kolumnie wpisywany jest VAT kwalifikowany. 11. W pozycji 12 ujmowane są odsetki narosłe od początku realizacji projektu. Prawidłowo wpisywane odsetki są narosłe od okresu poprzedniego wniosku o płatność. 40
Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 12. Brak wskazania wszystkich kategorii kosztów w pozycji 14. Powinny być wskazane kategorie zgodne z punktem E4 wniosku o dofinansowanie. 13. W pozycji 16a w kolumnie 5 wpisywana jest wartość z poprzedniego wniosku a nie z aktualnego. W kolumnie 6 wartość wskaźnika nie jest sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność. 14. W przypadku wniosku o płatność końcową w pozycji 17 brak wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia wskaźników założonych w projekcie. 41
Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 15. Błędnie przedstawiona prognoza wydatków na cztery kolejne kwartały w pozycji 18. Należy wpisywać wartość planowane na cztery kolejne kwartały następujące po kwartale, w którym składany jest wniosek o płatność. 16. Brak wskazania w pozycji 20 miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem. 17. W pozycji 21 błędnie wykreślane są załączniki, które zostały dołączone do wniosku lub pozostają niewykreślone, mimo iż nie zostały dołączone. Dołączone dodatkowe załączniki wykazujemy w Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją/uchwałą o dofinansowaniu. 42
Popełniane błędy załączniki do wniosku o płatność 1. Brak w opisie dokumentów związku kwoty wydatku z projektem. 2. W opisie dokumentów wpisywanie numeru umowy zamiast numeru projektu, i odwrotnie. 3. W opisie dokumentów błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego z zastosowaniem montażu finansowego. 4. W opisie dokumentów pomijanie informacji dot. artykułu bądź trybu wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą PZP. 43
Popełniane błędy załączniki do wniosku o płatność 5. W dokumentach brak dat przy: informacji o ujęciu w księgach rachunkowych oraz adnotacji o sprawdzeniu dokumentów. 6. W wystawionych fakturach/rachunkach stosowanie błędnego zapisu zgodnie z umową nr... Opis przedmiotu zakupu towaru/usługi powinien precyzyjnie wskazywać co zostało zakupione. 7. Załączenie potwierdzenie przelewu jako dowodu dokonania zapłaty. 8. Oświadczenia załączane do wniosku zawierają błędy w datach odnoszące się do okresu wniosku o płatność. 44
Popełniane błędy załączniki do wniosku o płatność 9. W Tabeli rozliczenia kwoty projektu pomijanie dwóch pierwszych pozycji nazwy beneficjenta i numeru projektu. 10. W Tabeli rozliczenia kwoty projektu błędnie wpisywane są kwoty wydatków kwalifikowanych w polach dot. jedynie dofinansowania (zwłaszcza poz. 3-12). 11. Załączanie do wniosku nieaktualnych zaświadczeń. 12. Deklaracje VAT-7, w sytuacji gdy zawierają korektę podatku naliczonego, składane są bez wyjaśnienia dotyczącego korekty podatku naliczonego czy szczegółowego wyliczenia korekty. 45
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Departament Funduszy Europejskich Centrum Informacyjne FEM Ul. Wielicka 72b, 30-552 Kraków Tel. (12) 299 07 40 fem@umwm.pl www.fundusze.malopolska.pl 46