WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ MRPO DOTYCZĄCE ZASAD ROZLICZANIA I POŚWIADCZANIA PONIESIONYCH WYDATKÓW

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 1076/14 Zarządu Województwa Małopolskiego z dn. 02 października 2014 r. WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ MRPO DOTYCZĄCE ZASAD ROZLICZANIA I POŚWIADCZANIA PONIESIONYCH WYDATKÓW Dotyczy Osi Priorytetowej I-VIII i działania 9.3 z wyłączeniem Osi II w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Wrzesień 2014 Wersja 9

2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp Źródła finansowania Rodzaje płatności w projektach Płatność zaliczkowa Refundacja wydatków Zasady dotyczące wniosków beneficjenta o płatność Terminy i zasady składania i sporządzania wniosków beneficjenta o płatność Terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosków beneficjenta o płatność Harmonogramy wydatków i wypłat w ramach projektów Monitorowanie całkowitej wartości projektu generującego przychody próg 1 mln euro Zasady dotyczące rozliczania niektórych rodzajów wydatków we wnioskach beneficjenta o płatność Wydatki o wartości niższej niż PLN Wydatki z podatkiem VAT Wydatki ujmowane na podstawie faktur wyrażonych w językach obcych i/lub walutach obcych Wynagrodzenie personelu projektu Koszty podróży służbowych Kara umowna Wadium Dochód incydentalny Załączniki Formularze dokumentów, wzory oświadczeń, wzory opisów dokumentów Instrukcje wypełniania formularzy Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach działania 9.3 MRPO 2

3 1. WSTĘP Niniejsze Wytyczne określają ogólne zasady rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego w zakresie Osi Priorytetowej I-VIII i działania 9.3 (z wyłączeniem II Osi Priorytetowej). Obowiązek stosowania przez beneficjentów Wytycznych wynika bezpośrednio z zapisów umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Z praktycznego punktu widzenia, szczegółowa znajomość Wytycznych jest niezbędna beneficjentom, zarówno na etapie przygotowania wniosku o płatność, jak również w trakcie realizacji projektu, co bezpośrednio przekłada się na skuteczność wnioskowania o środki dofinansowania. Wytyczne, o których mowa powyżej, zawierają zasady dotyczące ponoszenia i rozliczania wydatków. Uzupełnieniem niniejszych Wytycznych z zakresu szczególnych zasad dotyczących księgowości projektów unijnych są Wytyczne MRPO w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Beneficjenci, zobowiązani do stosowania klasyfikacji budżetowej, ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowość stosowanej w ramach projektu klasyfikacji budżetowej. Szczegółowe informacje na temat zasad kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów beneficjenci znajdą w Podręczniku kwalifikowania wydatków objętych dofinansowaniem w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Aktualne przedmiotowe Wytyczne, jak i Wytyczne Instytucji zarządzającej MRPO w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz Podręcznik kwalifikowania wydatków dostępne są na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO. Niniejsze Wytyczne odnoszą się do kwestii dotyczących: zasad finansowania projektów ze zwróceniem szczególnej uwagi na źródła finansowania i formy płatności; zasad sporządzania wniosków o płatność ze wskazaniem rodzajów wniosków o płatność oraz trybu ich składania i zasad weryfikacji jak również sposobu dokumentowania ponoszonych wydatków; monitorowania całkowitej wartości projektów; przygotowania harmonogramów wydatków i wypłat w projektach; szczegółowych zasad rozliczania niektórych rodzajów wydatków. Wytyczne obejmują również, w formie załączników, formularz wniosku o płatność oraz instrukcję jego wypełniania, jak również formularze innych wymaganych załączników/oświadczeń do wniosków o płatność. W określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe zastosowanie zapisów Wytycznych, Instytucja Zarządzająca MRPO może wydać interpretację w formie stanowiska, zamieszczanego na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO, a w konsekwencji wprowadzić zmiany do Wytycznych. Konieczność zmiany niniejszych Wytycznych, powodują również zmiany dokumentów programowych, aktów prawnych i innych dokumentów związanych z procesem weryfikacji i poświadczania płatności, a zmienione Wytyczne obowiązują od dnia umieszczenia ich na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO. 2. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA Dofinansowanie przekazywane beneficjentom jest wypłacane z jednego lub z dwóch źródeł zgodnie z poniższym schematem: 3

4 z budżetu środków europejskich, który tworzy Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR), jako tzw. płatności ze środków budżetu państwa (BP), jako tzw. współfinansowanie krajowe (w formie dotacji celowej), występujące w niektórych przypadkach w ramach uzupełnienia dofinansowania ze środków europejskich. Szczegóły dotyczące źródeł finansowania projektu oraz ich procentowego udziału, które są specyficzne dla każdego projektu, zawiera umowa o dofinansowanie lub uchwała dotycząca realizacji projektu. Jeśli projekt jest finansowany zarówno ze środków europejskich (EFRR) jak i budżetu państwa (BP), konsekwencją łączenia w/w środków dla beneficjentów jest: otrzymywanie dofinansowania z dwóch instytucji: funkcję płatnika środków europejskich (EFRR) pełni Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) środki wypłacane są na podstawie zlecenia płatności wystawianego przez IZ MRPO (za wyjątkiem płatności dla państwowych jednostek budżetowych), natomiast w roli instytucji wypłacającej środki budżetu państwa (BP) występuje Instytucja Zarządzająca MRPO. Terminy przekazania środków mogą być różne z uwagi na fakt, iż przelewu środków dokonują dwie instytucje. Każdorazowo po przekazaniu środków, IZ MRPO przekazuje beneficjentowi informację w formie pisemnej dotyczącą wysokości środków wraz ze wskazaniem źródła ich pochodzenia oraz klasyfikacji budżetowej. konieczność wydatkowania i rozliczania otrzymanego dofinansowania w trybie przewidzianym dla danego źródła pochodzenia środków. Oznacza to, że dofinansowanie otrzymane ze środków europejskich nie podlega reżimowi roku budżetowego w przeciwieństwie do dofinansowania otrzymanego ze środków budżetu państwa, które z uwagi na fakt, iż stanowią dotację celową muszą być wydatkowane i rozliczone zgodnie z przepisami właściwymi dla dotacji, a więc z uwzględnieniem przede wszystkim rocznego budżetowania oraz tzw. środków niewygasających z upływem roku budżetowego. W związku z powyższym, środki pochodzące z budżetu państwa podlegają terminom rozliczenia określonym w ustawie o finansach publicznych. Oznacza to, że beneficjent winien dokonać wydatków i/ lub dokonać zwrotu niewykorzystanej części w/w środków w terminie do 31 grudnia roku, w którym otrzymał środki. Natomiast w przypadku środków niewygasających z upływem danego roku budżetowego, beneficjent powinien wydatkować i dokonać ich rozliczenia w terminie określonym w rozporządzeniu wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych. konieczność dokonania zwrotu środków w przypadkach zdefiniowanych w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu (m.in. niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania obowiązujących procedur lub pobranych w sposób nienależny czy w nadmiernej wysokości) z uwzględnieniem źródła ich pochodzenia na rachunek wskazany w komunikacie Instytucji Zarządzającej MRPO dot. zwrotów środków w ramach MRPO Dofinansowanie projektu źródło tylko środki europejskie (płatności) środki europejskie oraz budżet państwa 4

5 EFRR EFRR BP BGK BGK IZ MRPO Zwrot środków środki europejskie EFRR budżet państwa BP należność główna odsetki należność główna odsetki IZ MRPO IZ MRPO IZ MRPO IZ MRPO 3. RODZAJE PŁATNOŚCI W PROJEKTACH Dofinansowanie może być przekazywane beneficjentom w dwóch formach: jako zaliczka i jako refundacja. Forma przekazywania środków jest określona w umowie o dofinansowanie projektu lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. W zależności od formy przekazywania środków, beneficjenci zobowiązani są do stosowania odpowiednich procedur i wzorów dokumentów (więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części Wytycznych). Dofinansowanie projektu (forma przekazywania) Zaliczka Refundacja 1. Wnioskowanie o zaliczkę 3.1 PŁATNOŚĆ ZALICZKOWA Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu: 5

6 pierwsza transza w formie zaliczki wypłacana jest na podstawie wniosku o płatność zaliczkową zaś kolejne na podstawie wniosku o płatność zaliczkową lub wykazu wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki (zawierającego wyłącznie wydatki służące rozliczeniu zaliczki, które dotychczas nie zostały wykazane we wnioskach o płatność) stanowiącego załącznik do wniosku o płatność (załącznik nr 21). W związku z powyższym, beneficjenci wnioskujący o drugą i kolejne transze zaliczki zobowiązani są do przedłożenia, wraz z wnioskiem o płatność, którym wnioskują o kolejną transzę zaliczki, wykazu wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki, celem udokumentowania wydatkowania wcześniej pobranych środków w formie zaliczek, co jest warunkiem niezbędnym do otrzymania następnej transzy zaliczki. Aby uzyskać transze zaliczki, o których mowa powyżej, w wykazie wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki należy wykazać co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek. W wykazie wydatków należy ująć tylko te wydatki, które nie zostały przedstawione we wnioskach o płatność celem rozliczenia zaliczki we wcześniejszych okresach. Należy podkreślić, iż zatwierdzenie wykazu wydatków poniesionych ze środków zaliczki nie jest podstawą uznania wydatków za kwalifikowalne, gdyż ostateczne rozliczenie zaliczki następuje na podstawie weryfikacji samego wniosku o płatność wraz z pełną dokumentacją. Instytucja Zarządzająca MRPO dopuszcza co do zasady złożenie Wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki zawierającego w zestawieniu dokumentów do 20 dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków ze środków zaliczki. W przypadku złożenia Wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki zawierającego w zestawieniu dokumentów powyżej 20 dokumentów księgowych Wykaz co do zasady nie będzie podlegał weryfikacji przez IZ MRPO. Zaliczka zostanie wypłacona na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność rozliczającego co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek. 2. Wydatkowanie środków z zaliczki 2.1. Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych W przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych i zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w wykazie wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki mogą być ujęte wydatki kwalifikowalne w całości zapłacone ze środków zaliczki. Zaleca się by beneficjenci, ponosili wydatki albo w 100% z zaliczki albo w montażu wynikającym z umowy o dofinansowanie/aneksu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Nie zaleca się ponoszenia wydatków wg montażu innego niż wskazany powyżej, wyjątek stanowi sytuacja, kiedy beneficjenci posiadają środki zaliczki w kwocie uniemożliwiającej zapłatę za wydatek w 100% lub w montażu wskazanym w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. Rozliczenia wydatków poniesionych z wkładu własnego, wynikającego z montażu projektu, beneficjenci mogą dokonywać w kolejnych wnioskach o płatność lub we wniosku o płatność końcową. Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP) środki zaliczki powinny być wydatkowane na pokrycie wydatków kwalifikowalnych w ich pełnej wartości (100%), ale z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa (BP), wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, co oznacza, że każdy wydatek płacony z zaliczki powinien być płacony w proporcji zarówno ze środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa (BP). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich (EFRR) i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych terminach, wówczas beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków europejskich (EFRR) 6

7 i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani do zachowania w/w proporcji w odniesieniu do całego projektu Beneficjenci spoza sektora finansów publicznych W przypadku beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, w wykazie wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki winny być ujęte wydatki zapłacone ze środków zaliczki i wkładu własnego zgodnie z montażem wynikającym z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Oznacza to, iż każdy wydatek powinien być ponoszony w odpowiednim podziale ze środków zaliczki jak i wkładu własnego. W związku z powyższym, dla przejrzystości przepływów finansowych, zaleca się zasilanie wyodrębnionego rachunku bankowego, przy dokonywaniu płatności z zaliczki, środkami z wkładu własnego w odpowiedniej kwocie (wynikającej z montażu finansowego projektu). Jeśli beneficjenci nie dokonają zasilenia wyodrębnionego rachunku bankowego środkami z wkładu własnego i dokonają wypłaty w części wynikającej z montażu finansowego z rachunku podstawowego, zobowiązani są do przedstawienia zaświadczenia wydanego przez bank lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego posiadanie przez beneficjentów rachunku bankowego, z którego dokonano płatności w ramach projektu. Natomiast w przypadku projektów, w których występuje budżet państwa (BP), środki zaliczki powinny być wydatkowane w montażu finansowym wynikającym z umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, i dodatkowo z zachowaniem odpowiedniej proporcji środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa (BP). Podobnie jak w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych wyjątek stanowi sytuacja, gdy dofinansowanie (w części ze środków europejskich (EFRR) i w części z budżetu państwa (BP)) jest przekazywane w różnych terminach, wówczas beneficjenci mogą ponosić wydatki bez zachowania proporcji środków europejskich (EFRR) i budżetu państwa (BP), ale są zobowiązani do zachowania w/w proporcji w odniesieniu do całego projektu. 3. Wysokość zaliczki W trakcie realizacji projektu łącznie w formie zaliczki beneficjenci mogą otrzymać kwotę nie większą niż 90% przyznanego dofinansowania zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Jednorazowo może zostać wypłacona zaliczka nie większa niż 30% przyznanego dofinansowania, natomiast w przypadku beneficjentów należących do sektora finansów publicznych, IZ MRPO może wyrazić zgodę na wypłatę transzy zaliczki przekraczającej 30% dofinansowania po wcześniejszym udokumentowaniu przez beneficjenta potrzeby pobrania zaliczki w kwocie wyższej niż 30% dofinansowania. 4. Zasady dotyczące zaliczek Środki zaliczki powinny być: 1. przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym (tożsamym z rachunkiem wskazanym przez beneficjenta przy podpisaniu umowy dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu) przez cały okres dysponowania w/w środkami (wydatkowania) w celu zapewnienia, iż środki dofinansowania nie były przeznaczone do innych celów niż określone we wniosku o dofinansowanie. 2. przeznaczone na finansowanie wydatków kwalifikowalnych związanych z projektem, które były przewidziane we wniosku dofinansowanie. 3. przeznaczone wyłącznie na regulowanie wydatków ponoszonych po dniu otrzymania zaliczki. W uzasadnionych pisemnie przypadkach, IZ MRPO może wyrazić 7

8 zgodę na zrefundowanie z zaliczki wydatków poniesionych ze środków własnych beneficjenta Terminy wykorzystania i rozliczenia zaliczek 5.1. Terminy wydatkowania zaliczek Środki zaliczki winny być wydatkowane w ramach projektu i rozliczone we wnioskach o płatność złożonych do IZ MRPO w 100% kwoty otrzymanej zaliczki w terminie do 90 dni od dnia przekazania transzy zaliczki, a w części nierozliczonej w w/w terminie, zwrócone zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. Termin 90 dni ( nie należy w żadnym przypadku utożsamiać z 3 miesiącami kalendarzowymi!) należy liczyć w dniach kalendarzowych od następnego dnia po dacie przekazania środków za pośrednictwem BGK/ przez IZ MRPO na rachunek projektowy. Jeżeli środki zaliczki wnioskowanej przez beneficjenta zostały przekazane w dwóch transzach, w dwóch terminach, termin na rozliczenie zaliczki liczony jest osobno dla każdej z transz. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym, skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność i/lub zwrotu zaliczki. Rozliczenie każdej transzy zaliczki oznacza wykazanie wydatków poniesionych z tej zaliczki we wniosku o płatność i/lub zwrot niewykorzystanych środków Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących z EFRR W przypadku projektów objętych pomocą publiczną termin wydatkowania i rozliczenia zaliczki, podlegającej certyfikacji, rozumiany jako złożenie wniosku o płatność, jest określony na ostatni dzień realizacji projektu. Szczegółowe zasady określa umowa o dofinansowanie /uchwała dotycząca realizacji projektu Szczegółowe zasady dotyczące wydatkowania i rozliczenia zaliczek pochodzących z BP Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie projektu w formie zaliczki pochodzące ze środków współfinansowania (dotyczy również środków niewygasających z upływem roku budżetowego) i nie rozliczył tych środków w złożonych do IZ MRPO wnioskach o płatność, zobowiązany jest do przygotowania zestawienia faktur potwierdzających poniesienie wydatków z w/w środków wg wzoru stanowiącego załącznik nr do niniejszych Wytycznych oraz sprawozdania wg wzoru stanowiącego załącznik nr do niniejszych Wytycznych dotyczącego rozliczenia środków z otrzymanej zaliczki w terminie do 10 dnia następującego po dniu, w którym upływa ostateczny termin wydatkowania zaliczki pochodzącej ze środków współfinansowania. Ostatecznym terminem wydatkowania jest dzień 31 grudnia roku, w którym beneficjent otrzymał środki współfinansowania natomiast w przypadku środków niewygasających z upływem danego roku budżetowego, obowiązującym jest termin określony w rozporządzeniu wydanym na podstawie art.181 ustawy o finansach publicznych. 3.2 REFUNDACJA WYDATKÓW Refundacja wydatków dokonywana jest wyłącznie w oparciu o wniosek o płatność. Refundacji podlegają wydatki kwalifikowalne poniesione przez beneficjentów w ramach projektu z wkładu własnego i ujęte we wniosku o płatność. Co do zasady, wysokość refundacji jest iloczynem kwoty wydatków kwalifikowalnych i % dofinansowania określonego w umowie o dofinansowanie lub uchwale dotyczącej realizacji projektu. Wysokość refundacji może zostać przekazana bez zachowania procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych z uwagi na 8

9 uwzględnienie wcześniej poniesionych wydatków z zaliczki, celem zachowania poziomu przyznanego dofinansowania. Ostatnia transza środków wypłacana w projekcie ma wyłącznie charakter refundacji i wynosi odpowiednio: co najmniej 5% łącznej kwoty przyznanego dofinansowania w sytuacji, gdy umowa o dofinansowanie lub uchwała dotycząca realizacji projektu dopuszcza jedynie możliwość wnioskowania o refundację wydatków, co najmniej 10% łącznej kwoty przyznanego dofinansowania w sytuacji, gdy umowa o dofinansowanie lub uchwała dotycząca realizacji projektu dopuszcza możliwość wnioskowania o refundację wydatków jak i zaliczkę. Beneficjenci, którzy przedstawią wydatki do refundacji, zobowiązani są do złożenia oświadczenia (wzór zgodny z załącznikiem nr 5 do wniosku o płatność), w którym potwierdzą brak ewentualnego sfinansowania ze środków zaliczki wydatków przedstawianych do refundacji w bieżącym wniosku o płatność (nie dotyczy beneficjentów, którzy otrzymują dofinansowanie tylko na zasadzie refundacji wydatków). Po otrzymaniu refundacji na wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy beneficjenci zobowiązani są przelać w/w środki na rachunek podstawowy, celem faktycznego zrefundowania wydatków poniesionych wcześniej ze środków własnych. 4. ZASADY DOTYCZĄCE WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 4.1. TERMINY I ZASADY SKŁADANIA I SPORZĄDZANIA WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1. Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć do 3 miesięcy od daty podpisania umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. 2. Kolejne wnioski o płatność należy składać nie częściej niż 1 raz w miesiącu (złożenia kolejnego wniosku o płatność nie musi poprzedzać miesięczny odstęp czasu od złożenia wniosku poprzedniego) i nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. Wnioski o płatność z dochowaniem wymienionych terminów należy składać bez względu na wysokość wydatków kwalifikowalnych, poniesionych w trakcie realizacji projektu, przedkładanych do rozliczenia lub refundacji przez IZ MRPO. W sytuacji, gdy nie został osiągnięty rekomendowany poziom wartości wydatków do rozliczenia: ,00 zł - w przypadku projektów miękkich oraz inwestycyjnych o wartości projektu poniżej 1 mln zł. lub ,00 zł - w przypadku projektów inwestycyjnych o wartości większej niż 1 mln zł IZ MRPO może wyrazić zgodę na przesunięcie, wynikającego z zapisów umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu, terminu złożenia kolejnego wniosku o płatność. 3. Na pisemną prośbę beneficjenta IZ MRPO może wyrazić zgodę na częstsze składanie wniosku o płatność, niż wynika to z zapisów umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. 4. O terminie złożenia do IZ MRPO wniosku o płatność decydują również inne czynniki: w przypadku, gdy beneficjent otrzymał zaliczkę, środki powinny być rozliczone do 90 dni od dnia przekazania zaliczki co oznacza, że w tym terminie należy wydatkować środki zaliczki i przedstawić je we wniosku o płatność do rozliczenia do IZ MRPO i/lub dokonać zwrotu kwoty niewydatkowanej zaliczki/części zaliczki. W przypadku 9

10 projektów objętych pomocą publiczną termin wydatkowania i rozliczenia zaliczki, podlegającej certyfikacji, rozumiany jako złożenie wniosku o płatność jest określony na ostatni dzień realizacji projektu, z zastrzeżeniem poniższego punktu, w przypadku, gdy beneficjent zalicza się do sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny poniesiony po 1 stycznia 2010r powinien być ujęty we wniosku o płatność do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Wszystkie wydatki poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu (również te poniesione przed 1 stycznia 2010), należy ująć we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu. wydatki, które zostały zapłacone z zaliczki i nie zostały ujęte we wniosku o płatność w powyższym terminie powinny być przedstawione we wniosku o płatność, przekazanym IZ MRPO w pierwszym najbliższym terminie składania wniosku o płatność wynikającym z zapisów umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu z zastrzeżeniem, iż od nierozliczonej zaliczki w terminie, będą naliczane odsetki. 5. Sposób składania wniosków o płatność Wniosek o płatność należy wypełnić w Generatorze wniosków o płatność za pośrednictwem Regionalnego Systemu Informatycznego (RSI) i przesłać do IZ MRPO. W przypadku konieczności dokonania korekty wniosku o płatność, poprawek dokonuje się również w RSI na wersji wniosku odesłanej przez IZ MRPO celem dokonania korekty. Oprócz formy elektronicznej dokumentu, wniosek o płatność należy złożyć do IZ MRPO w formie papierowej w jednym egzemplarzu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie za dzień złożenia dokumentu należy rozumieć dzień wpływu wersji papierowej do IZ MRPO. Przesłanie wniosku do IZ MRPO poprzez system RSI nie spełnia wymogu wpływu dokumentu do IZ MRPO, a tym samym nie zaspokaja obowiązku wynikającego z umowy o dofinansowanie/ uchwały dotyczącej realizacji projektu. W przypadku braku funkcjonalności RSI, w zakresie modułu dotyczącego wniosków o płatność, wniosek o płatność należy złożyć w formie papierowej i elektronicznej, na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD), zapisany w pliku, który może być odczytany w programie MS WORD. Wersja elektroniczna wniosku o płatność, jeśli będzie dostarczana na elektronicznym nośniku danych powinna być opisana. Opis winien zawierać co najmniej: nazwę beneficjenta, numeru projektu, w ramach którego składany jest wniosek beneficjenta o płatność oraz datę sporządzenia wniosku o płatność. W/w elektroniczny nośnik danych winien być zabezpieczony w taki sposób, by nie było możliwe jego uszkodzenie. Komunikat zawierający informację o możliwościach wypełniania formularza wniosku o płatność z wykorzystaniem RSI jest zamieszczony na stronie internetowej IZ MRPO. 6. Format wniosków o płatność: 1. Wniosek o płatność, co do zasady, należy składać wraz z wymaganymi załącznikami (więcej informacji na temat załączników oraz ich wzorów zawiera Instrukcja wypełniania wniosku o płatność). Wyjątkiem są dwa rodzaje wniosków: wniosek o płatność, którym beneficjent wyłącznie wnioskuje o transzę zaliczki oraz wniosek o płatność pełniący jedynie funkcję sprawozdawczą, w przypadku których beneficjent zwolniony jest z obowiązku przedstawiania jakichkolwiek załączników. Odrębnym przypadkiem jest wniosek o płatność, w którym beneficjent wykazuje do rozliczenia wyłącznie lub między innymi wydatki kwalifikowalne, których wartość jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż PLN. W przypadku w/w rodzaju wniosku, wyłącznie w odniesieniu do wydatków, o których mowa powyżej, beneficjent ma obowiązek załączyć wyłącznie 10

11 dowody zapłaty poświadczające faktyczne poniesienie wydatków kwalifikowalnych m.in. wyciągi bankowe, oraz oświadczenie o treści zgodnej z załącznikiem nr 4 do wniosku o płatność, w którym potwierdzi, że faktycznie poniósł wydatki, o których mowa powyżej i posiada pełną dokumentację dotyczącą tych wydatków, przygotowaną w oparciu o zasady obowiązujące przy realizacji MRPO. W tym przypadku beneficjent zwolniony jest z obowiązku załączania do wniosku o płatność dokumentów księgowych (m.in. faktur, rachunków, list płac, deklaracji ZUS DRA, umów o pracę, umów o dzieło, umów zlecenia, rozliczenia delegacji służbowych). Wyjątek stanowi sytuacja, bez względu na wartość wydatków kwalifikowalnych, kiedy beneficjent dokonał zapłaty za fakturę/rachunek gotówką, wówczas istnieje obowiązek załączenia faktury/rachunku zawierającego adnotację zapłacono gotówką oraz raportu kasowego z załącznikami KW, KP. W przypadku wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest większa lub równa PLN, wszystkie załączniki wymagane zgodnie z niniejszymi Wytycznymi, są obowiązkowe. Jednocześnie IZ MRPO w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zawierającego wydatki kwalifikowalne, o których mowa powyżej, może zwrócić się do beneficjenta z prośbą o dostarczenie wszystkich wymaganych Wytycznymi dokumentów lub dokumentów dotyczących wyłącznie wybranych pozycji. 2. Wszystkie załączniki do wniosku, należy dostarczyć w segregatorze/teczce zawieszkowej poukładane w kolejności wykazanej w poz. 11 wniosku o płatność. Zaleca się aby załączniki złożone z kilku stron były spięte w sposób trwały. Każdy segregator/teczka zawieszkowa z dokumentami do wniosku winny być opisane wg poniższego wzoru: MRPO Numer działania... Nazwa beneficjenta... Numer projektu... Okres jaki obejmuje wniosek... Numer tomu (segregatora)... Wniosek o płatność wraz z załącznikami może być składany osobiście lub za pośrednictwem poczty czy kuriera. UWAGA: Bezwzględnie wymagane jest by beneficjent przechowywał dla własnych potrzeb oraz przyszłych kontroli kopię każdego złożonego wniosku o płatność w wersji papierowej i elektronicznej (jeśli wersję elektroniczną stanowi elektroniczny nośnik danych np. płyta CD) oraz komplet załączników dotyczących rozliczonych wydatków (łącznie z dokumentami, w stosunku do których beneficjent jest zwolniony z obowiązku przekazywania ich kserokopii do IZ MRPO). 11

12 4.2.TERMINY WERYFIKACJI I ZATWIERDZANIA WNIOSKÓW BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ ORIENTACYJNE TERMINY WERYFIKACJI WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ I WYPŁAT ŚRODKÓW LICZONE W DNIACH ROBOCZYCH* czynności wniosek o płatność - zaliczka wykaz wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki WERYFIKACJA PIERWSZEJ WERSJI WNIOSKU/WYKAZU** wniosek o płatność refundacja, rozliczenie zaliczki; wniosek sprawozdaw czy zarejestrowanie, rozpoczęcie weryfikacji, weryfikacja formalno-merytoryczna weryfikacja finansowo-księgowa korekta wniosku/wykazu przez beneficjenta WERYFIKACJA KOREKTY WNIOSKU/WYKAZU zarejestrowanie i rozpoczęcie weryfikacji***, weryfikacja formalno-merytoryczna weryfikacja finansowo-księgowa WYPŁATA ŚRODKÓW przekazanie zlecenia płatności ze środków europejskich do BGK (wypłata środków europejskich za pośrednictwem BGK następuje wg terminarza dostępnego na stronie BGK wypłata współfinansowania * zestawienie nie obejmuje terminów wewnętrznego przepływu dokumentów w IZ MRPO ** w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową, wniosku o refundację, rozliczającego zaliczkę i sprawozdawczego tj. w sytuacji gdy zgłoszone zmiany w projekcie (m. in. zmiana okresu realizacji projektu, zmiana źródeł finansowania wydatków, wprowadzenie nowego źródła finansowania wydatków, zmiana procentu przyznanego dofinansowania, znaczące zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu) wymagają aneksowania umowy o dofinansowanie, w okresach wzmożonego napływu wniosków o płatność do IZ MRPO oraz w sytuacji, gdy możliwość rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność uwarunkowana jest zatwierdzeniem wniosku/wniosków poprzednich, O przesunięciu terminu beneficjent zostanie poinformowany. ***w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie rozpoczęcia weryfikacji wniosku o płatność zaliczkową do 5 dni oraz wniosku o refundację, rozliczającego zaliczkę i sprawozdawczego do 10 dni Informacje dotyczące zasad obowiązujących na etapie weryfikacji i zatwierdzania wniosków o płatność 1. Rozpoczęcie weryfikacji formalno-merytorycznej następuje w terminie: 12

13 do 5 dni roboczych w przypadku wniosku o płatność zaliczkową i wykazu wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki, do 20 dni roboczych w przypadku wniosku o płatność o refundację, wniosku rozliczającego zaliczkę i sprawozdawczego licząc od daty złożenia wersji papierowej wniosku o płatność do IZ MRPO, czyli od daty rejestracji w Regionalnym Systemie Informatycznym (RSI). Rejestracja w Regionalnym Systemie Informatycznym (RSI) odbywa się w przeciągu 1 dnia. 2. Na każdym etapie, weryfikacja wniosku o płatność dokonywana jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu. 3. Niezłożenie przez beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie przez niego braków formalnych oraz merytorycznych w wyznaczonym terminie powoduje wstrzymanie procedury weryfikacji wykazu wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki/wniosku o płatność oraz wstrzymuje procedurę przekazania środków do czasu złożenia wymaganych wyjaśnień i/lub złożenia korekty wykazu wydatków/wniosku o płatność. 4. Jeśli w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zaistnieje konieczność uzupełnienia lub korekty dokumentów przez beneficjenta, sporządzenia aneksu do umowy o dofinansowanie, przeprowadzenia kontroli doraźnej, zbadania kwalifikowalności wydatku procedura weryfikacji wniosku o płatność zostaje wstrzymana do czasu wyjaśnienia wątpliwych kwestii, o czym beneficjent zostaje poinformowany. 5. Proces wypłaty zaliczki na podstawie wniosku o płatność, którym beneficjent jednocześnie wnioskuje o refundację i zaliczkę nie jest uzależniony od zatwierdzenia w/w wniosku o płatność, jeśli wypłata dokonywana jest w oparciu o wykaz wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczek otrzymanych na podstawie wcześniej przedłożonych dokumentów. 6. W sytuacji, kiedy wnioskowana kwota refundacji przekracza % zabezpieczenia na płatność końcową wskazany w umowie/aneksie o dofinansowanie projektu lub uchwale dotyczącej realizacji projektu wypłata następuje po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową. 7. Środki europejskie są wypłacane przez Bank Gospodarstwa Krajowego w terminach wynikających z zamieszczonego na stronie internetowej BGK Terminarza płatności środków europejskich. IZ MRPO nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie lub brak przelewu środków na rachunek beneficjenta przez Bank Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem sytuacji, w której są one skutkiem opóźnienia w przekazaniu lub błędnego wypełnienia zlecenia płatności przez Instytucję Zarządzającą MRPO. 8. Instytucja Zarządzająca MRPO, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje beneficjentowi informację w tym zakresie. W przypadku wystąpienia rozbieżności między kwotą wnioskowaną przez beneficjenta we wniosku o płatność a wysokością dofinansowania zatwierdzonego do wypłaty, Instytucja Zarządzająca MRPO załącza do informacji uzasadnienie oraz dodatkowo informacje o ewentualnych korektach dokonanych przez IZ MRPO zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu i konieczności naniesienia wskazanych zmian na wersji wniosku o płatność przechowywanej przez beneficjentów. Ponadto każdorazowo, w ramach informacji dotyczącej zatwierdzenia wniosku o płatność, IZ MRPO informuje beneficjenta o wysokości wypłaconych przez BGK środków europejskich (EFRR) oraz w przypadku budżetu państwa (BP) o wysokości wypłaconego przez IZ MRPO współfinansowania w tym również pochodzącego ze środków niewygasających z upływem roku budżetowego, o źródle pochodzenia środków i terminie wykorzystania środków oraz o klasyfikacji budżetowej (dotyczy również beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania klasyfikacji budżetowej). 13

14 5. HARMONOGRAM WYDATKÓW I WYPŁAT W RAMACH PROJEKTÓW Mając na względzie zabezpieczenie i wykorzystanie środków w ramach MRPO, konieczne jest systematyczne monitorowanie realizacji umów i wypłat w realizowanych projektach, co stanowi podstawę sporządzania adekwatnej prognozy wypłat dla programu (MRPO), a tym samym umożliwia zagwarantowanie określonego poziomu środków do wypłaty na realizację projektów. Z tego też względu beneficjenci mają obowiązek przekazywania zaktualizowanych harmonogramów wydatków i wypłat, wg wzoru odpowiednio nr do niniejszych Wytycznych, do 20 dnia kalendarzowego każdego miesiąca wyłącznie drogą elektroniczną. Przy sporządzaniu harmonogramów należy zwrócić szczególną uwagę na wskazywane w w/w harmonogramach informacje, które powinny wynikać z bieżącej realizacji projektu z uwagi na fakt, że zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub uchwały dotyczącej realizacji projektu wysokość oraz termin wypłaty dofinansowania w formie zaliczki jest uzależniony od realnego postępu rzeczowo-finansowego projektu, w szczególności od terminu zakończenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych. W/w Harmonogramy podlegają weryfikacji w zakresie spójności danych zawartych w aktualnym wniosku o dofinansowanie z deklarowanymi terminami dokonywania wydatków. Należy zwrócić szczególną uwagę na rzetelność i spójność przekazywanych danych dotyczących realizowanych projektów. Aby harmonogramy zawierały realne kwoty planowanych wydatków zaleca się konsultowanie danych z wykonawcami robót /usług, dostawcami. IZ MRPO zastrzega sobie, iż w sytuacji, gdy beneficjent w harmonogramie wydatków i wypłat przeszacuje kwotę zaliczki, IZ MRPO dokona urealnienia wysokości wypłacanych środków, natomiast w sytuacji, gdy beneficjent w harmonogramie wydatków i wypłat nie doszacuje kwoty zaliczki, może otrzymać środki w wysokości niewystarczającej w stosunku do realnych potrzeb. 6. MONITOROWANIE CAŁKOWITEJ WARTOŚCI PROJEKTU GENERUJĄCEGO PRZYCHODY 1 PRÓG 1 MLN EURO Procedura monitorowania całkowitej wartości projektu ma na celu ustalenie statusu projektów w zakresie generowania dochodów, w szczególności określenie czy podczas realizacji projektu wystąpiły przesłanki wpływające na zmianę statusu projektu w tym zakresie, a mianowicie zmiana całkowitej wartości poniżej/powyżej 1 mln euro i/lub zmiana w zakresie przychodów (wystąpienie nowych źródeł). Jest to szczególnie istotne z uwagi na fakt, iż projekty generujące dochód objęte są specjalnym reżimem w zakresie ustalania poziomu dofinansowania, a także okresu i zasad monitorowania uzyskiwanych przychodów. Procedura ta ma również zastosowanie dla projektów o wartości powyżej 1 mln euro, generujących przychody, dla których nastąpiła zmiana całkowitej wartości projektu na etapie realizacji. Aspekt ten będzie podlegał analizie przez IZ MRPO podczas weryfikacji wniosku o płatność końcową, co pozwoli na ostateczne ustalenie poziomu dofinansowania. W przypadku gdy beneficjent stwierdzi w trakcie realizacji projektu, iż przedstawione poniżej zagadnienia obejmują realizowany projekt, mając na względzie minimalizację obciążeń finansowych, beneficjent ma prawo przedstawić do IZ MRPO informacje w tym zakresie. Przy jednoczesnym zobowiązaniu się, iż aktualizacja analizy finansowej w celu sprawdzenia poziomu dofinansowania zostanie złożona na etapie weryfikacji wniosku o płatność końcową. Zasady sporządzania i weryfikacji analizy finansowej oraz określenie ewentualnych skutków finansowych opisano w punkcie 2.A. 1 art.. 55 ust.1rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. 14

15 1. Metodologia uznawania projektu za projekt generujący dochód W celu określenia statusu projektu generującego dochód konieczne jest dokonanie analizy w trzech obszarach w kolejności jak podano. A. Pomoc publiczna 1. Projekty podlegające zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 TWE nie są projektami generującymi dochód. 2. W przypadku jeżeli zasadami pomocy publicznej objęta jest tylko część projektu, wówczas część nieobjęta zasadami pomocy publicznej wymaga analizy w zakresie generowania dochodu i uznania projektu za generujący dochód. 3. W konsekwencji jeżeli projekt nie jest objęty zasadami pomocy publicznej, w celu ustalenia statusu projektu, analizie należy poddać kolejne aspekty. B. Wielkość projektu 1. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1341/2008 z dnia 18 grudnia 2008r. zmieniającym Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych projektów generujących przychody, projektami generującymi dochody nie są projekty, których całkowity koszt nie przekracza 1 mln euro. 2. Dla celów określenia czy całkowity koszt projektu przekracza 1 mln euro stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie IZ MRPO oraz na stronie: ncy=153&language=en). Jeżeli całkowita wartość projektu przekracza równowartość 1 mln euro, w celu ustalenia statusu projektu, analizie należy poddać kwestie występowania przychodów projektu. C. Przychody projektu Projekty nie generujące przychodów w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. nie są projektami generującymi dochód. Tym samym uznaje się, iż nie podlegają one niniejszej procedurze. W konsekwencji z uwagi na charakter infrastruktury powstałej w ramach Działań 4.1 oraz 7.4, wszystkie projekty realizowane w ramach tych działań oraz pozostałe projekty drogowe nie podlegają ww. procedurze. Uznanie projektu za generujący dochód następuje na każdym etapie jego realizacji i wiąże się z powstaniem obowiązku u beneficjenta do spełnienia wszelkich wymogów dotyczących takich projektów. IZ MRPO dokonuje weryfikacji wartości całkowitej projektu na etapie rozliczenia końcowego projektu na podstawie wniosków o płatność oraz kontroli na miejscu, która m.in. ma za zadanie określić wszystkie koszty projektu, w tym również te, które zostały sfinansowane ze środków własnych beneficjenta i nie zostały wykazane przez beneficjenta, ale nierozerwalnie związane są z projektem. Jednocześnie IZ MRPO dokonuje oceny występowania przychodów w projekcie w oparciu o Oświadczenie beneficjenta składane na etapie końcowego rozliczenia projektu. 15

16 2. Zmiana statusu projektu w wyniku realizacji A. Wzrost całkowitej wartości projektu powyżej progu 1 mln euro 1. Jeżeli beneficjent we wniosku o dofinansowanie deklarował, iż całkowita wartość projektu wynosi poniżej 1 mln euro, a w wyniku jego realizacji jego całkowita wartość przekroczyła ten próg (przy jednoczesnym braku pomocy publicznej), to IZ MRPO, po ustaleniu jego ostatecznej wartości w wyniku rozliczenia końcowego i kontroli na zakończenie projektu, po sprawdzeniu czy projekt generuje dochód netto, a tym samym czy konieczna jest aktualizacja analizy finansowej zobowiąże beneficjenta do złożenia oświadczenia ( wg określonego wzoru) lub dokonania aktualizacji analizy finansowej i przedłożenia jej w wyznaczonym przez IZ terminie do weryfikacji. IZ MRPO może podjąć decyzję o odstąpieniu od konieczności przygotowania aktualizacji analizy finansowej, tym samym jej weryfikacji na tym etapie, biorąc pod uwagę charakter zmian i ich wpływ na dochodowość projektu. Decyzja w tym zakresie podejmowana jest indywidualnie dla konkretnego projektu. Pomimo odstąpienia, o którym mowa powyżej beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej i dostarczenia jej w okresie trwałości wraz z pierwszą ankietą monitoringową, jeżeli spełni przesłanki wskazane w Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów. 2. W przypadku wystąpienia błędów w przedłożonej przez beneficjenta dokumentacji istnieje konieczność jej poprawy i/lub uzupełnienia w terminie wyznaczonym każdorazowo przez IZ MRPO - na podstawie listy błędów. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownej weryfikacji. Weryfikacja złożonej analizy finansowej, w korespondencji z ostatnią zaakceptowaną przez IZ MRPO dokumentacją, przeprowadzona zostanie w celu pozyskania informacji czy poziom dofinansowania, z uwagi na zmiany finansowe w projekcie jest prawidłowy. 3. W sytuacji, gdy w oparciu o zaktualizowane przez beneficjenta dane, w projekcie wystąpi dochód netto, koniecznym będzie zastosowanie wskaźnika luki w finansowaniu w celu ustalenia poziomu dofinansowania i porównania go z poziomem dofinansowania przyznanym, zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie projektu. 4. Po zakończeniu procesu weryfikacji aktualizacji analizy finansowej, IZ MRPO podejmuje decyzję o pozostawieniu dofinansowania na dotychczasowym poziomie lub jego obniżeniu. Jeżeli w wyniku aktualizacji analizy finansowej projektu, wartość dofinansowania ulegnie obniżeniu to Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu otrzymanej nadwyżki dofinansowania lub IZ pomniejszy płatność końcową zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie w taki sposób, aby suma wypłaconego dofinansowania była równa wartości dofinansowania wyliczonego w zaktualizowanej analizie finansowej. W sytuacji, gdy beneficjent nie dokona zwrotu środków IZ podejmuje czynności zmierzające do odzyskania należnych środków dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania obciążą beneficjenta. W przypadku gdy nie jest możliwe potwierdzenie poziomu dofinansowania na podstawie przedłożonej dokumentacji, IZ MRPO może podjąć decyzję o odstąpieniu od dalszej weryfikacji. Decyzja w tym zakresie podejmowana jest indywidualnie dla konkretnego projektu. Pomimo odstąpienia, o którym mowa powyżej beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej zgodnie ze wskazaniami IZ MRPO zawartymi w odstąpieniu od weryfikacji analizy finansowej.należy jednak podkreślić, że w okresie trwałości, procedura zwrotu 16

17 ewentualnej nadwyżki finansowej wiąże się z naliczeniem odsetek od nadmiernie pobranej dotacji. 5. W przypadku zmian mających istotny wpływ na kwestie dochodowości projektu,, wynikających z etapu kontroli na zakończenie realizacji projektu, może być konieczne sporządzenie i przedłożenie aktualizacji analizy finansowej celem jej ponownej weryfikacji. Przy czym decyzja IZ MRPO w tym zakresie podejmowana jest indywidualnie dla konkretnego projektu. 6. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do studium wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (wersja obowiązująca na dzień sporządzania aktualizacji) 2. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do Wytycznych. Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyższym pozostałe elementy nie są wymagane. 7. Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać zaktualizowane, w szczególności nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu. Pozostałe dane, w tym projekcje kosztów i przychodów operacyjnych w analizie finansowej należy dostosować do obecnie uzyskiwanych lub/i planowanych do uzyskiwania wielkości. Prognozy mogą zostać przygotowane w cenach stałych lub zmiennych przy zachowaniu odpowiednich stóp dyskontowanych. Każda zmiana założeń lub obliczeń w stosunku do danych przedstawionych w momencie aplikowania o dofinansowanie, wymaga uzasadnienia, które winno wskazywać merytoryczną przyczynę zmian w stosunku do wartości ex ante poprzez podanie czynników, które ją spowodowały. 8. W ramach aktualizacji analizy finansowej należy przedłożyć do IZ następujące dokumenty: - aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść zmienionych rozdziałów (najczęściej: wstęp, analizę finansową i informacje na temat podatku VAT jeśli był on kosztem kwalifikowanym), - zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel, zgodnym z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych). 9. Wyżej wymienione dokumenty należy przedłożyć w wersji papierowej i elektronicznej, w jednym egzemplarzu. B. Spadek całkowitej wartości poniżej progu 1 mln euro 1. Jeżeli beneficjent we wniosku o dofinansowanie deklarował, iż całkowita wartość projektu wynosi powyżej 1 mln euro, a w wyniku jego realizacji jego całkowita wartość obniżyła się, to IZ MRPO, po potwierdzeniu jego ostatecznej wartości poniżej tego progu w wyniku rozliczenia końcowego i kontroli na zakończenie projektu, uznaje projekt za projekt nie generujący dochodu. 2. Poziom dofinansowania wynikający z zapisów umowy dofinansowania (aneksu do umowy) zostanie utrzymany na dotychczasowym poziomie. 3. Wystąpienie nowych przychodów Jeżeli beneficjent we wniosku o dofinansowanie deklarował, iż w projekcie nie objętym zasadami pomocy publicznej o wartości powyżej 1 mln euro, nie planuje się uzyskiwać przychodów z tytułu realizacji projektu a w wyniku jego realizacji sytuacja ta uległa lub 2 W przypadku projektów realizowalnych w ramach Schematu 6.2 C aktualizację należy przygotować w oparciu o Wytyczne do studium wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Schemat 6. 2 C Likwidacja skutków klęsk żywiołowych. 17

18 ulegnie zmianie, to IZ MRPO, po potwierdzeniu ostatecznej wartości projektu na etapie rozliczenia końcowego i kontroli na zakończenie projektu, zobowiąże beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej i przedłożenie jej w terminie wyznaczonym każdorazowo przez IZ MRPO do weryfikacji, zgodnie z zasadami określonymi w punkcie A. 4. Zmiana wartości całkowitej projektu (dotyczy wyłącznie projektów o wartości powyżej 1 mln euro) A. Całkowita wartość projektu ulega zmniejszeniu ale nadal utrzymuje się na poziomie powyżej 1 mln euro Jeżeli w wyniku realizacji projektu nie objętego zasadami pomocy publicznej całkowita wartość projektu określona na podstawie wniosków beneficjenta o płatność (w tym również wniosku o płatność końcową) ulegnie obniżeniu w stosunku do całkowitej wartości projektu, która została wskazana na etapie wyboru projektu do dofinansowania (lub na etapie realizacji projektu), ale nadal utrzymuje się na poziomie powyżej 1 mln euro, to IZ po sprawdzeniu czy projekt generuje dochód netto, a tym samym czy konieczna jest aktualizacja analizy finansowej zobowiąże beneficjenta do złożenia oświadczenia ( wg określonego wzoru) lub do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej i przedłożenia jej w terminie wyznaczonym przez IZ MRPO do weryfikacji. Zasady sporządzania i weryfikacji analizy finansowej oraz określenia skutków finansowych będą zgodne z zasadami określonymi w punkcie 2.A.. Zmiana kwalifikowalności podatku VAT dla projektów nie objętych pomocą publiczną i których całkowita wartość przekracza równowartość 1 mln euro Uznanie podatku VAT za koszt niekwalifikowany (podlegający odzyskaniu) może powodować zmianę wskaźnika luki w finansowaniu i odpowiednio poziomu dofinansowania 3. Jeżeli w trakcie realizacji projektu wystąpi możliwość odzyskania (całości lub części) podatku VAT i podatek zostanie uznany za koszt niekwalifikowany, wówczas konieczne jest ponowne wyliczenie poziomu dofinansowania. W tym celu beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej i przedłożenia jej w terminie wyznaczonym przez IZ MRPO do weryfikacji. Zasady sporządzania i weryfikacji analizy finansowej oraz ewentualne określenie skutków finansowych będą zgodne z zasadami zapisami określonymi w punkcie 2.A. B. Całkowita wartość projektu ulega zwiększeniu Jeżeli w wyniku realizacji projektu całkowita wartość projektu określona na podstawie wniosków beneficjenta o płatność (w tym również wniosku o płatność końcową) ulegnie zwiększeniu w stosunku do całkowitej wartości projektu, która została wskazana na etapie wyboru projektu do dofinansowania (lub na etapie realizacji projektu jeżeli zmiany skutkowały aktualizacją analizy finansowej) to dofinansowanie wynikające z zapisów umowy (aneksu do umowy) zostanie utrzymane na dotychczasowym poziomie za wyjątkiem przypadku, gdy w wyniku realizacji projektu wystąpią nowe przychody. 3 W przypadku możliwości odzyskania podatku VAT od poniesionych nakładów inwestycyjnych, nakłady te ujmowane są w obliczeniach finansowych w wartościach netto. 18

19 7. ZASADY DOTYCZĄCE ROZLICZANIA NIEKTÓRYCH RODZAJÓW WYDATKÓW WE WNIOSKACH O PŁATNOŚĆ 7.1 WYDATKI O WARTOŚCI NIŻSZEJ NIŻ PLN W sytuacji, gdy beneficjent wykazuje do rozliczenia wydatki kwalifikowalne, których wartość jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż PLN zwolniony jest z obowiązku przedkładania kserokopii w/w dokumentów księgowych, natomiast zobowiązany jest do załączenia dowodów zapłaty poświadczających faktyczne poniesienie wydatków kwalifikowalnych oraz oświadczenia o treści zgodnej z załącznikiem nr 4 do wniosku o płatność, w którym potwierdzi, że faktycznie poniósł wydatki, o których mowa powyżej i posiada pełną dokumentację dotyczącą tych wydatków, przygotowaną w oparciu o zasady obowiązujące przy realizacji MRPO. Wyjątek stanowi sytuacja, bez względu na wartość wydatków kwalifikowalnych, kiedy beneficjent dokonał zapłaty za fakturę/rachunek gotówką, wówczas istnieje obowiązek załączenia faktury/rachunku z adnotacją zapłacono gotówką oraz w przypadku sporządzania przez beneficjenta raportu kasowego z załącznikami KW, KP, a także umowy z wykonawcą/dostawcą (jeżeli umowa została zawarta). Stosowanie częściowej weryfikacji wydatków spowodowane jest koniecznością uproszczenia procedur w celu sprawnego przekazywania dofinansowania beneficjentom oraz rozliczania wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność. Projekty realizowane w ramach MRPO to w większości projekty inwestycyjne, w których wydatki o wartości niższej niż ,00 PLN dotyczą przede wszystkim kosztów przygotowawczych i pozostałych (w tym w większości kosztów osobowych, w których poprawność naliczania wynagrodzenia jak i odprowadzania pochodnych od wynagrodzeń podlega kontroli przez instytucje do tego uprawnione), których ponoszenie nie prowadzi bezpośrednio do osiągnięcia celów projektu. W projektach tzw. miękkich realizowanych w ramach MRPO specyfika projektu (projekty promocyjne, organizacja imprez kulturalnych) powoduje, że większość wydatków związana jest z kosztami osobowymi, ogólnymi, związanymi z promocją projektu i innymi kosztami, do których weryfikacji pod względem kwalifikowalności, w odróżnieniu od kosztów inwestycyjnych, nie są wymagane dokumenty takie jak dokument księgowy, umowa z wykonawcą, harmonogram prac, protokół odbioru itp. W oparciu o próbę doboru dokumentów poświadczających poniesienie wydatków związanych z realizacją projektu weryfikacja w/w wydatków w pełnym zakresie zostanie przeprowadzona w trakcie kontroli projektu zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów. Metodologia doboru próby zakłada podział dokumentów księgowych projektu na 2 grupy o wartości księgowej poniżej i powyżej PLN. Osobno losowane są dokumenty z tych dwóch grup. Powoduje to, iż każdorazowo weryfikowane są dokumenty poniżej PLN. W tym zakresie dokonywana jest weryfikacja poprawności dokumentu księgowego oraz jego opisu. W przypadku dołączenia do wniosku o płatność przez beneficjenta, z własnej inicjatywy, dokumentów dotyczących wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż PLN, IZ MRPO nie sprawdza tych dokumentów na etapie weryfikacji wniosku o płatność, o czym każdorazowo informuje beneficjenta. Natomiast IZ MRPO w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zawierającego wydatki kwalifikowalne, o których mowa powyżej, może zwrócić się do beneficjenta z prośbą o dostarczenie wszystkich wymaganych Wytycznymi dokumentów lub dokumentów dotyczących wyłącznie wybranych pozycji. Dokumenty, w stosunku do których nie istnieje obowiązek dostarczania wraz z wnioskiem o płatność bezwzględnie muszą być opisane zgodnie z przyjętymi zasadami w ramach MRPO i przechowywane z dokumentacją projektową. 19

20 W przypadku wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa na podstawie pojedynczych dokumentów księgowych jest większa lub równa PLN, wszystkie załączniki wymagane zgodnie z niniejszymi Wytycznymi, w ramach poniższych rodzajów wydatków, są obowiązkowe. 7.2 WYDATKI Z PODATKIEM VAT Dotyczy beneficjentów, dla których VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcje. Beneficjent, który wykonuje zadania publiczne, co do zasady nie jest traktowany jako podatnik VAT. Na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 z późn. zm. o podatku od towarów i usług za podatnika nie uznaje się organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Na podstawie 13 ust. 1 pkt 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego (gminy, powiaty czy województwa) stosuje się zwolnienie od podatku czynności związanych z wykonywaniem zadań publicznych nałożonych odrębnymi przepisami prawa, wykonywanych w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność przez JST, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie umów cywilnoprawnych. Jeśli beneficjent przedstawi oświadczenie ze wskazaniem podstawy prawnej, że w świetle obowiązujących przepisów nie jest uważany za podatnika VAT, jest wówczas zwolniony ze składania załączników nr 15 lub 16 (Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające fakt, że beneficjent nie jest podatnikiem VAT lub Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające posiadany status podatnika VAT jako podatnika zwolnionego lub czynnego na dzień wydania zaświadczenia oraz informujące o ewentualnych zmianach tego statusu w okresie między rozpoczęciem realizacji projektu a dniem wydania zaświadczenia), Jeśli beneficjent posiada Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upoważnienia Ministra Finansów, w której zawarte są informacje wynikające z załącznika 15 lub 16, a jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu, w/w Interpretacja może być złożona w zastępstwie załącznika 15 lub 16 (dotyczy pierwszego złożonego wniosku o płatność). Wraz z Interpretacją wymagane jest złożenie oświadczenia beneficjenta, w którym zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej (oświadczenie dotyczy każdego złożonego wniosku o płatność). W przypadku gdy na etapie weryfikacji wniosków o płatność powstanie wątpliwość dotycząca kwalifikowalności podatku VAT w projekcie, IZ MRPO może zwrócić się do beneficjenta o dostarczenie Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej, niezależnie od tego, że wcześniej beneficjent przedłożył wraz z wnioskiem o płatność wskazane powyżej oświadczenia/ zaświadczenia celem potwierdzenia kwalifikowalności podatku VAT. Beneficjent zobowiązany jest dostarczać kserokopię deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za każdy rok okresu realizacji projektu. Jeżeli w/w deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota 20