Dane Klienta: ACEL J.M. Ciskowscy Sp. K. ul. Twarda 6C 80-871 Gdańsk www.acel.pl Firma ACEL J.M. Ciskowscy Sp. K. powstała w 1987 roku w Gdańsku. Obecnie posiada oddziały w Rumi, Gdyni i Warszawie. Zajmuje się hurtową sprzedażą artykułów elektrycznych, kabli, izolatorów oraz osprzętu oświetleniowego. Firma ta dysponuje rozbudowaną infrastrukturą logistyczną, zatrudnia 85 osób, w tym wykwalifikowaną kadrę inżynierską, która wspomaga klientów szeroko rozumianym doradztwem technicznym. Spółka jest stowarzyszona w grupie Polskie Hurtownie Elektryczne. Duże doświadczenie oraz szeroka oferta decydują o stabilnej pozycji ACEL i jej dynamicznym rozwoju.
SYTUACJA BIZNESOWA Firma ACEL J.M. Ciskowscy Sp. K. korzystała z kilku systemów klasy ERP, które jednak nie spełniały oczekiwań tej dynamicznie rozwijającej się firmy. Zarząd poszukiwał takiego systemu informatycznego, który zdynamizowałby procesy logistyczne i sprostałby indywidualnym potrzebom firmy. Główny nacisk kładziono na obsługę zaawansowanych procesów logistycznych. Nowy system miał zapewnić bezpieczeństwo danych, a także płynny przepływ informacji pomiędzy centralą w Gdańsku a oddziałami w innych miastach. Duża ilość oferowanego asortymentu (blisko 12 000 kartotek magazynowych) oraz duża ilość kontrahentów (blisko 4 000) powoduje znaczącą liczbę dziennych transakcji, która w skali roku sięga blisko 50 000 transakcji sprzedaży i również niemałej liczbie transakcji zakupu. Nagromadzenie takiej ilości informacji w bazie danych niesie za sobą wygórowane oczekiwania od systemu wspomagającego zarządzanie. - mówi Bartosz Kamiński, Dyrektor ds. Finansowych ACEL. ROZWIĄZANIE Po sprawdzeniu wielu rozwiązań wybór padł na Comarch ERP XL Zintegrowany System ERP do Zarządzania Przedsiębiorstwem. Decydującym czynnikiem była szeroko rozwinięta funkcjonalność Comarch ERP XL, która obejmuje wszystkie obszary działalności firmy oraz wspiera przedsiębiorstwa wielooddziałowe. Comarch ERP XL jest aktualnie użytkowany na 56 stanowiskach komputerowych. Na początku były wykorzystywane następujące funkcjonalności systemu: Logistyka (Zamówienia, Sprzedaż, Zakupy), Gospodarka Magazynowa, Finanse i Księgowość. Następnie został wdrożony moduł Controlling. Ponadto użytkowany jest rozszerzenie funkcjonalne - Definiowanie Interfejsu, dające możliwość ukrywania lub uniemożliwiania edycji wybranych pól na formatkach systemu lub określenia pól, których wypełnienie przez użytkownika jest wymagane. Ze względu na specyfikę wymagań ACEL zaproponowane rozwiązania nie opierały się tylko na standardowej funkcjonalności Comarch ERP XL. Obszary związane ze sprzedażą i rozliczaniem obrotu bębnami wymagały rozszerzania standardu. Niezmiernie istotna w działalności ACEL jest sprzedaż kabli i przewodów, która odbywa się w powiązaniu z bębnami, na których są one przechowywane i sprzedawane. Dlatego w trakcie wdrożenia zostało przygotowane specjalne Strona 3 z 5
rozwiązanie do obsługi ewidencji i obrotu bębnów. Ponadto w celu wsparcia rozliczania bębnów zostały przygotowane jeszcze dodatkowe wydruki oraz zestawienia. System został kompleksowo wdrożony przez spółkę Insoft Consulting z Gdyni. Wdrożenie objęło centralę oraz wszystkie oddziały. Realizację projektu rozpoczęto w październiku 2005 roku od gruntownej analizy potrzeb ACEL i doradzenia optymalnego rozwiązania. W kolejnych etapach projektu przeprowadzono instalację, konfigurację oraz migrację danych z poprzedniego systemu (migracji podlegały karty kontrahentów, karty towarowe łącznie z założoną strukturą grup asortymentowych, a także rozrachunki według stanu na koniec roku), a także opracowano dodatkowe rozwiązania. Uruchomienie oprogramowania nastąpiło w styczniu 2006 roku i było poprzedzone szkoleniem pracowników ACEL. UZYSKANE KORZYŚCI W wyniku realizacji projektu wdrożenia systemu Comarch ERP XL: usprawniono rejestrację i przetwarzanie danych związanych z podstawowymi zdarzeniami gospodarczymi. Informacje lub operacje gospodarcze są wprowadzane do systemu tylko jeden raz. Następnie są przez niego przetwarzane i udostępniane pracownikom w zależności od posiadania odpowiednich uprawnień, zoptymalizowano i uporządkowano procesy logistyczne, co wydatnie wpłynęło na podniesienie poziomu jakości obsługi klienta i procesów zachodzących w firmie, usprawniono proces sprzedaży oraz wprowadzono do niego dodatkowe mechanizmy kontrolne (np. kontrola: limitu kredytowego, przeterminowania płatności, marży minimalnej), zminimalizowano ryzyko powstawania błędów w toku wykonywania operacji na dużych zbiorach danych. Poprzez opracowanie dedykowanych funkcjonalności system Comarch ERP XL został dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy ACEL. Specjalna aplikacja wspiera procesy sprzedaży i rozliczania obrotu bębnami. Gwarantuje prostą obsługę w zakresie sprzedaży kabli i przewodów oraz skutecznie wspiera rozliczanie bębnów zarówno z dostawcami jak i odbiorcami Dzięki dodatkowym wydrukom zestawieniom ACEL uzyskał pełne wsparcie w rozliczaniu bębnów. Za kliknięciem myszki uzyskiwane są informacje na temat stanu bębnów, ich historii oraz rozliczeń. Strona 4 z 5
ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE Współpraca Insoft Consulting z firmą Acel w zakresie: dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL, kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL (październik 2005 luty 2006), migracji danych z poprzedniego systemu, szkoleń użytkowników, dostawy bazy danych Microsoft SQL Server, usług asysty Insoft Consulting. Lokalizacje objęte wdrożeniem centrala Gdańsk i 3 oddziały (Gdynia, Rumia, Warszawa), łącznie 56 stanowisk Wdrożone moduły COMARCH ERP XL: Administrator, Sprzedaż, Zamówienia, Księgowość, Środki Trwałe, Analizy i Controlling. Rozwiązania dodatkowe: obsługa ewidencji bębnów, dodatek biblioteka funkcji księgowych do MS Excel, raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL tabele przestawne MS Excel. RELACJE Z KLIENTEM Niewątpliwą zaletą systemu jest jego wdrożenie, wykonane przez firmę Insoft Consulting z Gdyni. Jest to firma bardzo dobrze znająca system, otwarta na indywidualne potrzeby klienta dostosowania go do wewnętrznych potrzeb firmy, a poza tym pracują w niej bardzo miłe osoby, z którymi wdrażanie systemu staje się przedsięwzięciem bardzo przyjaznym i gwarantującym zamierzony cel. Bartosz Kamiński, Dyrektor ds. Finansowych Spółki ACEL Tekst został przygotowany w marcu 2007 roku. Strona 5 z 5