51 pomysłów na koszty firmowe

51 pomysłów na koszty firmowe Masz pytania? Nie czekaj, napisz do nas info@infakt.pl lub zadzwoń 801 044 120 lub 12 295 25 25 2014

Wstęp Wysokie koszty firmowe = niski podatek dochodowy Każdemu przedsiębiorcy, który rozlicza się skalą podatkową lub liniowo zależy na możliwie wysokich kosztach firmowych. Zwiększenie kosztów firmowych zmniejsza podstawę opodatkowania według której naliczany jest podatek dochodowy. Poza tym, wydatek, który jest kosztem zwykle pozwala także odliczyć VAT. Warto generować ich jak najwięcej! Zanim zaliczysz jakikolwiek wydatek do kosztów zapoznaj się z tym artykułem! Czytając ten ebook dowiesz się: Czym są koszty firmowe? Jak udokumentować koszty firmowe? Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych? Wybierz Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe infakt i uzyskaj pomoc w optymalizacji podatkowej! Księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym infakt to usługa, która zapewnia przedsiębiorcy święty spokój profesjonalna obsługa biura rachunkowego jest połączona z dostępem do aplikacji online i darmowym kurierem. Skorzystaj z niej, aby: otrzymać pomoc w optymalizacji kosztów firmowych, wystawiać faktury w aplikacji online, mieć stały wgląd w operacje księgowe i kwoty podatków, korzystać z usług kuriera w cenie, uzyskać fachową pomoc księgowych od pon. do piątku w godz. 7-22 i od 9 do 17 w soboty. Optymalizacja (lub racjonalizacja) podatkowa jest szerzej opisana w rozdziale 6. tego ebooka. Zapraszamy do lektury! DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ Masz pytania? Nie czekaj, napisz do nas info@infakt.pl lub zadzwoń 801 044 120 lub 12 295 25 25

Spis treści 1. Czym jest koszt firmowy?........................... 4 2. Dlaczego warto generować wysokie koszty?............... 4 3. Koszty firmowe a VAT.............................. 5 4. Jak udokumentować koszt?.......................... 5 5. 51 pomysłów na koszty firmowe, w tym: Mieszkanie, biuro, wyposażenie biura....................... 6 Elektronika i akcesoria................................ 7 Edukacja....................................... 8 Promocja i reklama.................................. 8 Podróże służbowe................................... 9 Pojazdy........................................10 Dojazd do biura i klienta............................... 10 Współpracownicy i pracownicy............................11 Kredyty i ubezpieczenia................................11 Straty........................................ 11 Inne koszty......................................11 6. Co to jest racjonalizacja podatkowa?................... 12 Dodatek 1: Amortyzacja............................ 13 Dodatek 2: Koszty reprezentacji....................... 13 Dodatek 3: Kilometrówka........................... 14

1. Czym jest koszt firmowy? Koszt firmowy to wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. To na przedsiębiorcy leży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością. Zaliczając wydatki do kosztów należy kierować się zdrowym rozsądkiem. Niestety, oprócz tego trzeba zwrócić uwagę na przepisy, które niekiedy wykluczają zaliczenie wydatków do kosztów firmowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli zdaniem podatnika spełniają kryteria kosztów. Włączając wydatek do kosztów, trzeba sprawdzić czy nie znajduje się na tej liście. Taka definicja kosztu firmowego sprawia, że: Zaliczenie wydatku do kosztów firmowych podlega interpretacji Niestety, to że Twoim zdaniem wydatek spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodu, nie oznacza, że urzędnicy podzielą Twoją opinię. W trakcie kontroli podatkowej możesz zostać poproszony o udowodnienie, że dany wydatek spełnia kryteria kosztu Generowanie kosztów firmowych wymaga dokonywania przemyślanych i udokumentowanych zakupów 2. Dlaczego warto generować wysokie koszty? Z kosztami firmowymi wiąże się pewien paradoks z jednej strony wysokie koszty firmowe to po prostu duże wydatki, na które trzeba posiadać środki pieniężne. Z drugiej strony wysokie koszty dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo oznaczają niższy podatek dochodowy. Dlatego najmniejsi przedsiębiorcy chcą zarazem wydawać niewiele i generować wysokie koszty. Aby zbliżyć się do tego celu, wcale nie trzeba naginać przepisów wystarczy dobrze znać praktykę i poszerzać wiedzę, np. za pomocą tego ebooka! 4

3. Jak udokumentować koszt? W większości przypadków, aby zakup mógł stać się kosztem, trzeba uzyskać od sprzedawcy odpowiedni dokument potwierdzający wydatek. Mogą to być: faktury rachunki bilety na trasy powyżej 50 km, na których widnieje m.in. NIP sprzedawcy dowody zapłaty za przejazd autostradą dowody poniesienia opłat pocztowych umowy i rachunki do umów W niektórych przypadkach (m.in. diety w podróżach służbowych, różnice kursowe), koszt dokumentuje się na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzanego przez biuro rachunkowe lub we własnym zakresie. 4. Koszty firmowe a VAT W przypadku firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT, dokonywanie zakupów na firmę oznacza nie tylko obniżenie podstawy opodatkowania, ale także możliwość obniżenia kwoty VAT-u od sprzedaży. Jaka jest ogólna zasada? VAT od sprzedaży to inaczej VAT należny. Jest to kwota podatku VAT, która należy się urzędowi skarbowemu. Przedsiębiorca musi ją wpłacić do urzędu w ustawowym terminie. VAT od zakupów to inaczej VAT naliczony. Jest to kwota podatku VAT, która została naliczona przez sprzedającego. Nabywca płaci sprzedawcy VAT naliczony jako część zapłaty za towar lub usługę. VAT od sprzedaży można obniżyć odejmując od niego kwotę VAT-u od zakupów dokonując odpowiednich wydatków na firmę. Jakie zakupy pozwalają obniżyć VAT od sprzedaży? Prawo do obniżenia podatku VAT od sprzedaży przysługuje wówczas, gdy dany zakup jest związany z działalnością gospodarczą. Ustawa o VAT przewiduje jednak szereg ograniczeń i wyjątków od tej reguły. Ponieważ niniejszy ebook dotyczy innego tematu, po pełną listę wyjątków odsyłamy do Ustawy o VAT. 5

5. 51 pomysłów na koszty firmowe Osoba prowadząca jednoosobową firmę, planując wydatek zawsze powinna rozważyć czy dany zakup można włączyć do kosztów firmowych, aby obniżyć podstawę opodatkowania i pomniejszyć kwotę VAT należnego. Ogólnie, można to zrobić wówczas, gdy wydatek ma na celu uzyskanie lub utrzymanie przychodu. Co prawda: Istnieją wydatki specyficzne dla danych działalności Wówczas koszty wiążą się ściśle z prowadzoną działalnością, np. specjalistyczne narzędzia dla lekarza czy stomatologa. Nie sposób wymienić wszystkie koszty tego typu i ten artykuł nie ma tego na celu. Ale warto również pamiętać, że: Istnieją też wydatki uniwersalne! W niniejszym ebooku skupiamy się na takich wydatkach, które są powszechne w przypadku większości przedsiębiorców. O jakie wydatki chodzi? Przykładowo czy komputer może być kosztem firmowym dla płytkarza? Tak wystarczy, że płytkarz udowodni, że potrzebuje komputera, aby prowadzić księgowość, wystawiać faktury lub reklamować się w Internecie. W ten sposób komputer staje się wydatkiem poniesionym w celu uzyskania przychodu płytkarza. Istnieje szereg wzorców rozliczania kosztów firmowych, których warto się trzymać, aby w przypadku kontroli podatkowej bez trudu udowodnić swoje racje. UWAGA W niniejszym zestawieniu kosztów firmowych nie zostały ujęte składki ZUS przedsiębiorcy, ponieważ nie są to wydatki dobrowolne, a przedsiębiorca nie ma wpływu na ich wysokość. Warto jednak pamiętać, że składki ZUS również mają wpływ na wysokość podatku dochodowego. Mieszkanie, biuro, wyposażenie biura 1. Czynsz i media Jeżeli Twoja firma ma siedzibę w tym samym miejscu, w którym mieszkasz, do kosztów możesz zaliczyć opłaty mieszkaniowe. Trzeba pamiętać, że za taki lokal należy zapłacić wyższy podatek od nieruchomości. Włączając czynsz i media do kosztów działalności trzeba oświadczyć jaki procent mieszkania przeznaczony jest na działalność gospodarczą, a następnie do kosztów firmowych włączyć odpowiedni procent wydatków. WAŻNE Dokument potwierdzający koszt mieszkaniowy może być wystawiony na inną osobę niż przedsiębiorca. Wówczas potwierdzeniem poniesienia kosztu, oprócz faktury lub rachunku, są np. umowa wynajmu mówiąca, że to przedsiębiorca opłaca czynsz i media oraz potwierdzenie zapłaty. 2. Abonament na telefon stacjonarny i internet Jeżeli łącze założone jest w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy, urzędnicy mogą zakwestionować zaliczenie do kosztów 100% kwoty abonamentu, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że przedsiębiorca korzysta z usługi do celów prywatnych. 3. Meble biurowe Zakup mebli biurowych zwykle nie wzbudza wątpliwości urzędników. Warto jednak zachować umiar, gdyż do kosztów uzyskania przychodów nie można włączać kosztów tzw. reprezentacji (zob. Dodatek 2 - koszty reprezentacji). Skórzana kanapa za kilkanaście tysięcy może zostać uznana za reprezentację. 4. Akcesoria biurowe Do kosztów firmowych można zaliczać wszelkie akcesoria biurowe. UWAGA Drogie pióro może nie zostać uznane za akcesorium biurowe, tylko za koszt reprezentacji (zob. Dodatek 2 - koszty reprezentacji), który nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. 6

5. Remont biura / mieszkania Przedsiębiorca ma prawo wyremontować biuro i zaliczyć do kosztów wydatki na remont zarówno usługi wykończeniowe, jak i materiały. Dotyczy to również sytuacji, w której przedsiębiorca mieszka i prowadzi firmę w tym samym miejscu. 6. Okna i drzwi Koszty wymiany okien i drzwi w biurze nie powinny wzbudzić wątpliwości urzędników. 7. Elementy dekoracyjne Do kosztów firmowych można zaliczyć dekoracyjne elementy wyposażenia, pod warunkiem, że nie mają charakteru reprezentacji, tzn. nie odbiegają swoją wartością od zwyczajowo przyjętych norm. Mogą to być dzieła sztuki o niewielkiej wartości, reprodukcje, plakaty, kwiaty w doniczkach, akwaria, itp. UWAGA Drogie dzieło sztuki (obraz, rzeźba, itp.) jest uznawane za reprezentację takiego kosztu nie można rozliczyć. 8. Środki czystości Środki czystości, mop, ręczniki czy chusteczki można zakwalifikować do kosztów firmowych. Uzasadnieniem dla wysokich kosztów związanych ze środkami czystości jest zatrudnianie pracowników lub prowadzenie działalności wymagającej miejsca dostępnego dla klientów (np. salon fryzjerski). Elektronika i akcesoria 9. Komputery, tablety i akcesoria Komputery stacjonarne, laptopy, netbooki, monitory, klawiatury, myszki, głośniki, tablety PC, itp. to typowe koszty firmowe w przypadku większości działalności gospodarczych. UWAGA Sprzęt o wartości powyżej 3,5 tys. zł podlega amortyzacji (zob. Dodatek 1 amortyzacja). 10. Oprogramowanie W przypadku oprogramowania użytkowego o ogólnym charakterze (np. systemy operacyjne, pakiet Office), nie ma problemów z zaliczaniem go do kosztów, natomiast możliwość wrzucenia w koszty programów specjalistycznych (np. Photoshop, Corel, Final Cut, itp.) zależy od charakteru działalności gospodarczej. Koszt oprogramowania dostępnego online, które nie instaluje się na dysku komputera, nie jest rozliczany jako koszt zakupu towaru, tylko jako zakup usługi świadczonej drogą elektroniczną. Tym niemniej, taki wydatek również stanowi koszt firmowy. UWAGA Jeżeli wydatek przekracza kwotę 3,5 tys. zł, oprogramowanie podlega amortyzacji jako wartość niematerialna i prawna (zob. Dodatek 1 amortyzacja). 7

11. Abonament na telefon komórkowy Wydatki na rozmowy telefoniczne typu prepaid mogą stanowić koszty firmowe wystarczy uzyskać fakturę od sprzedawcy doładowania. W przypadku abonamentu, jeżeli umowa jest zawarta na firmę, wówczas całą kwotę można włączyć do kosztów działalności. Rozliczając wydatki na telefon, warto jednak zachować ostrożność jeżeli przedsiębiorca nie posiada innego telefonu niż służbowy, urzędnicy mogą zakwestionować włączenie do kosztów 100% wydatków. Wówczas należy oszacować procent wykorzystania telefonu na potrzeby służbowe (do tego może posłużyć billing). 12. Telefony komórkowe Jeśli przedsiębiorca zakupi telefon komórkowy w sklepie lub na Allegro i dysponuje fakturą za taki zakup, może włączyć go do kosztów firmowych. 13. Drukarki, skanery i akcesoria Drukarka, toner, tusz, papier takie wydatki można zaliczać do kosztów firmowych. 14. Aparaty fotograficzne, kamery i akcesoria W przypadku niektórych firm łatwo uzasadnić włączenie do kosztów działalności gospodarczej wydatków na aparaty fotograficzne lub kamery i akcesoria, np. futerały, statywy, karty pamięci, lampy błyskowe, obiektywy. 15. Telewizory i sprzęt audio W przypadku niektórych działalności, można udowodnić potrzebę zakupu telewizora i sprzętu audio, np. radia. Dotyczy to zwłaszcza branż związanych z reklamą, PR- -em i mediami oraz firm, w których telewizja lub radio służą rozrywce klientów. Pozostali przedsiębiorcy powinni przygotować odpowiednie uzasadnienie motywujące zakup takiego wyposażenia. Uzasadnieniem nie może być umilanie czasu pracy samemu przedsiębiorcy. 16. Abonament RTV Firma, która opłaca abonament RTV i wykorzystuje telewizor lub radio w miejscu dostępnym dla klientów, może zakwalifikować abonament RTV do kosztów firmowych. Edukacja 17. Książki i czasopisma branżowe Przedsiębiorca ma prawo rozliczać koszty zakupu literatury związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istnieją też takie pozycje książkowe, które rozliczyć w kosztach może każdy właściciel firmy, np. Marketing Philipa Kotlera. Do kosztów można również zaliczać czasopisma branżowe, np. biuro turystyczne może rozliczyć koszt prenumeraty National Geographic, itd. 18. Szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe Wydatki na warsztaty, szkolenia czy studia podyplomowe powiązane z prowadzoną działalnością można zaliczać do kosztów firmowych. Jednak jeżeli dane szkolenie nie jest związane z prowadzoną działalnością, trzeba liczyć się z tym, że urzędnicy zakwestionują taki koszt, uznając, że jego cel to rozwój prywatny. 19. Kursy językowe Kursy językowe nie wzbudzą wątpliwości urzędników, jeśli przedsiębiorca uczy się języka, z którym ma kontakt w trakcie prowadzenia działalności. Jeżeli z danym językiem nie ma kontaktu, wówczas sytuacja jest analogiczna do innych szkoleń należy przygotować uzasadnienie i liczyć się z możliwością zakwestionowania danego kosztu. 20. Konferencje naukowe Do kosztów związanych z edukacją zaliczają się także konferencje naukowe, w których udział jest płatny. Promocja i reklama 21. Logotyp i wizytówki Wydatki związane z zaprojektowaniem i wykonaniem logotypu oraz wizytówek, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. 22. Strona www Do kosztów działalności można włączyć wydatki na stronę www, w tym projekt strony, CMS, wsparcie techniczne, domenę, hosting, pozycjonowanie czy teksty na stronę internetową. 8

23. Reklama w Internecie Bez przeszkód można rozliczać koszty reklamy internetowej, w tym m.in. płatne ogłoszenia, reklamę displayową, e-mail marketing, Google AdWords, sieci afiliacyjne (np. TradeDoubler) czy reklamę w Social Media. 24. Reklama zewnętrzna, prasowa, radiowa i telewizyjna Wszelkie inne formy reklamy również mogą stanowić koszty uzyskania przychodu 25. Prezenty Szczególną formą promocji działalności firmy jest wręczanie prezentów. Polskie prawo zezwala na włączanie do kosztów firmowych prezentów o niewielkiej wartości, mających reklamowy charakter. Co do reklamowego charakteru nie ma wątpliwości, jeżeli na danym gadżecie jest umieszczone logo firmy. Do kosztów nie można natomiast włączać drogich, prestiżowych prezentów, nawet jeżeli znajduje się na nich logo firmy. UWAGA W związku z wręczaniem prezentów może pojawić się konieczność zapłaty podatku VAT wyliczonego od ich wartości. Obowiązek pojawia się jeśli: koszt jednorazowego prezentu przekracza 10 zł lub całościowa wartość prezentów wręczonych jednej osobie w ciągu roku podatkowego przekracza kwotę 100 zł (w takim przypadku przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję zawierającą dane obdarowanych osób). 26. Public Relations Wydatki na Public Relations są przez polskich urzędników traktowane tak samo, jak wydatki na reklamę. 27. Targi i spotkania branżowe Wszelkie koszty związane z udziałem w targach i spotkaniach branżowych (również organizowanych dla klientów) mogą stanowić koszty firmowe. Podróże służbowe Rozliczając koszty delegacji przedsiębiorcy, warto pamiętać o tym, że delegacja ta nie może mieć charakteru stałych wyjazdów, niezbędnych przy wykonywaniu danej działalności, np. w przypadku branży transportowej. Ponadto, przedsiębiorca może zostać poproszony o przedstawienie dokumentacji uzasadniającej delegację. 28. Diety Przedsiębiorca wyjeżdżający w podróż służbową nie może rozliczać kosztów wyżywienia na podstawie rachunków lub faktur VAT. Do kosztów firmowych może włączyć kwoty diet o wysokości zdefiniowanej w Kodeksie Pracy. Obecnie, stawka diety za jeden dzień delegacji krajowej wynosi 30 zł. W przypadku delegacji zagranicznych, stawka zmienia się w zależności od kraju. 29. Noclegi Do kosztów firmowych można włączać wydatki na noclegi. W tym celu trzeba dysponować rachunkiem lub fakturą. Opłaty za noclegi zalicza się do kosztów w kwocie brutto. 9

30. Transport Wyjeżdżając w podróż służbową, przedsiębiorca może rozliczać transport, pod warunkiem, że koszty przejazdu są udokumentowane fakturą lub rachunkiem, a w określonych przypadkach biletem. UWAGA Bilet wystarcza do zaksięgowania kosztu, jeżeli dotyczy podróży na odległość nie mniejszą niż 50 km, zawiera nazwę i NIP sprzedawcy, liczbę kilometrów, numer i datę wystawienia, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku. Pojazdy Przedsiębiorca ma dwie możliwości rozliczania kosztów pojazdów, których jest właścicielem lub współwłaścicielem: może wpisać pojazd do ewidencji środków trwałych firmy (stanie się wówczas majątkiem firmowym) lub wykorzystywać prywatny (lub wynajęty) pojazd do celów służbowych. 31. Amortyzacja pojazdu Pojazd będący majątkiem firmowym (wpisany do ewidencji środków trwałych) można włączać do kosztów uzyskania przychodu za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych (zob. Dodatek 1 amortyzacja). 32. Paliwo W przypadku pojazdów będących majątkiem firmy, do kosztów można zaliczyć całość wydatków na paliwo. W przypadku prywatnych samochodów wykorzystywanych do celów firmowych, do kosztów działalności można włączyć wydatki na paliwo do kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu (zob. Dodatek 3 kilometrówka). 33. Części zamienne W przypadku pojazdów należących do firmy (wprowadzonych do ewidencji środków trwałych), do kosztów można zaliczyć całość wydatków na części zamienne usługi serwisowe. Natomiast w przypadku prywatnych samochodów wykorzystywanych do celów firmowych, do kosztów działalności można włączyć wydatki na paliwo i usługi serwisowe do kwoty wynikającej z tzw. kilometrówki (zob. Dodatek 3 kilometrówka). 34. Ubezpieczenia komunikacyjne W przypadku samochodów ciężarowych, opłaty poniesione w związku z zakupem polis komunikacyjnych OC, AC czy NNW, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. W przypadku samochodów osobowych, kosztem uzyskania przychodu mogą być w całości wydatki na ubezpieczenie OC i NNW. Ubezpieczenie AC stanowi zaś koszt, jeśli samochód osobowy jest ubezpieczony do kwoty 20 tys. euro. 35. Raty leasingowe Do kosztów firmowych można włączać wydatki związane z ratami leasingowymi. Z faktur za raty leasingowe można także odliczać VAT. Dojazd do biura i klienta Koszty związane z samochodem opisane są w sekcjach: Pojazdy, Dodatek 1 i Dodatek 2. Tutaj natomiast prezentujemy inne sposoby podróżowania, które także można zaliczyć do kosztów. 36. Taksówka Aby rozliczyć koszty podróży taksówką trzeba dysponować rachunkiem lub fakturą za przejazd. 37. Środki transportu zbiorowego Przedsiębiorca ma prawo zakwalifikować do kosztów firmowych wydatki na bilety autobusowe, tramwajowe czy metro. W tym celu trzeba dysponować rachunkiem lub fakturą. Bilet okresowy można zaliczyć do kosztów tylko w takim zakresie, w jakim jest wykorzystywany w działalności (zwykle jest to mniej niż 100%). 38. Motocykl, motorower lub skuter Zakup jednośladu można w całości włączyć do kosztów firmowych, co jednocześnie pozwoli rozliczać wydatki na benzynę. Zakup motocykla jest traktowany tak, jak zakup samochodu osobowego, czyli mogą go dotyczyć ograniczenia w odliczeniu VAT. W przypadku zakupu motoroweru lub skutera, VAT można odliczyć w całości. 39. Rower Zakup roweru wykorzystywanego do celów działalności gospodarczej (np. dojazdy do biura lub gabinetu), może stanowić koszt uzyskania przychodu. 10

Współpracownicy i pracownicy 40. Umowy o pracę, o dzieło i umowy zlecenia Do kosztów działalności można włączyć wydatki związane z umowami dla pracowników w kwotach brutto (tj. wraz ze wszystkimi składkami ZUS i kwotami podatków). Dotyczy to zarówno umów o pracę, o dzieło, jak i zleceń. 41. Dodatkowe koszty związane z osobami zatrudnionymi i współpracownikami Zatrudnianie współpracowników i pracowników, może posłużyć jako uzasadnienie włączenia do kosztów firmowych dodatkowej liczby sprzętu komputerowego, mebli i akcesoriów biurowych, dodatkowych abonamentów telefonicznych, podróży służbowych pracowników, itp. 42. Klimatyzacja, rolety, dodatkowe ogrzewanie Do kosztów firmowych można zaliczyć zainstalowanie urządzeń i akcesoriów związanych z ochładzaniem i ogrzewaniem biura, w tym rolety chroniące przed słońcem. 43. Imprezy integracyjne Firma zatrudniająca pracowników ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z imprezami integracyjnymi dla pracowników. 44. Catering Zatrudnianie pracowników sprawia, że do kosztów działalności można zakwalifikować wydatki na kawę, herbatę, zimne napoje, przekąski czy kanapki. Kredyty i ubezpieczenia 45. Odsetki od kredytu Przedsiębiorca, który zaciągnął kredyt na firmę musi pamiętać, że do kosztów firmowych włącza się wyłącznie odsetki od raty kredytowej. Urzędnicy mogą jednak zakwestionować zaliczenie do kosztów odsetek od kredytów firmowych na dowolny cel, gdyż wówczas trudno udowodnić powiązanie kredytu z działalnością gospodarczą. 46. Ubezpieczenie biura, mieszkania i majątku firmowego Urzędnicy traktują polisę ubezpieczeniową jak koszt związany z zabezpieczeniem źródła przychodu, dlatego można ją włączać do kosztów działalności gospodarczej. Oczywiście pod warunkiem, że ubezpieczeniu podlega majątek firmowy lub wykorzystywany do celów firmowych (własny lub wynajęty). Straty 47. Strata podatkowa Firma, która wygeneruje stratę w postaci nadwyżki kosztów nad przychodami, ma prawo ją rozliczyć. Straty nie kwalifikuje się jednak do kosztów, tylko odlicza się ją od od dochodu. Stratę rozlicza się po zakończeniu roku podatkowego. Przedsiębiorca może to uczynić w ciągu kolejno następujących pięciu lat. W wybranym okresie można jednorazowo obniżyć dochód maksymalnie o 50% kwoty straty. 48. Zniszczenie i kradzież majątku Do kosztów działalności gospodarczej można zaliczyć zniszczenie lub kradzież majątku firmowego, w tym środków trwałych, towaru lub gotówki. Takie zdarzenie nie może jednak być wynikiem zaniedbania lub celowych działań przedsiębiorcy albo jego pracowników oraz musi być dobrze udokumentowane za pomocą protokołów policyjnych i protokołów wewnętrznych. Inne koszty 49. Odzież Do kosztów firmowych można włączyć odzież o charakterze ochronnym, niezbędną do wykonywania danej pracy oraz odzież o charakterze reklamowym (wystarczy, aby posiadała naszyte logo firmy). Do kosztów nie można zaliczyć wydatku na odzież o charakterze reprezentacyjnym, np. garnituru lub garsonki. 50. Opłaty skarbowe Opłaty dokonywane przy wykonywaniu czynności skarbowych, m.in. przy wydawaniu zaświadczeń i zezwoleń, można zaliczyć do kosztów firmowych. 51. Księgowość Wszelkie wydatki na księgowość, w tym obsługa biura rachunkowego, zakup programu do fakturowania i prowadzenia KPiR, abonament na korzystanie z programu online do fakturowania i księgowości (jak http://infakt.pl), mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. 11

6. Co to jest racjonalizacja podatkowa? Z tematem kosztów firmowych powiązany jest temat tzw. racjonalizacji podatkowej. Co to takiego? Każdy przedsiębiorca może działać w taki sposób i podejmować takie decyzje, aby zobowiązania podatkowe były dla niego jak najmniejszym obciążeniem. W tym celu należy zadać sobie następujące pytania: Czy forma opodatkowania mojej firmy jest optymalna? Czy rozliczam się w terminie optymalnym dla mojej działalności (miesięcznie, kwartalnie)? Czy każdy ponoszony wydatek, który może być kosztem uzyskania przychodu, staje się kosztem firmowym? Czy mógłbym podjąć dodatkowe działania, aby zmniejszyć podstawę opodatkowania (np. przez powiększenie majątku firmowego)? Czy mógłbym dokonać dodatkowych wydatków, które mogą stanowić koszty firmowe? Czy w optymalny sposób rozliczam składki ZUS? Oczywiście, trudno wymagać od przedsiębiorcy, aby znalazł jeszcze dodatkowy czas na szperanie w przepisach. Dlatego racjonalizację podatkową najlepiej zlecić specjalistom. Księgowi infaktu pomagają z własnej inicjatywy Biuro Rachunkowe infakt oferuje racjonalizację podatkową jako jedną z usług w ramach Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego. Księgowi regularnie kontaktują się z klientami księgowości, aby wspólnie z nimi odpowiadać na powyższe pytania (i wiele innych!). Dzięki temu, klient może zaoszczędzić na podatkach w sposób w pełni zgodny z prawem. Zapraszamy do korzystania! DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ 12

DODATEK 1 Amortyzacja Co to jest amortyzacja? Niektóre zakupy zalicza się do kosztów firmowych stosując zasady tzw. amortyzacji. Ogólnie, amortyzacja oznacza stopniowe zmniejszanie się wartości składnika majątku firmowego. W kosztach firmowych obrazuje się to za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych, które zwykle stanowią procent wartości początkowej danego składnika majątku. Kiedy stosuje się amortyzację? Zasady dotyczące amortyzacji stosuje się wobec składników majątku włączanych do ewidencji środków trwałych. Do środków trwałych zalicza się składniki majątku, które są: gotowe i zdatne do użytku w danym momencie, o przewidywanym czasie użytkowania dłuższym niż 1 rok. Składniki majątku podlegające amortyzacji to własność materialna (np. maszyny, budynki, pojazdy) lub wartości niematerialne i prawne (np. patenty, autorskie prawa majątkowe, koncesje czy licencje w tym na zakup i korzystanie z oprogramowania). Składniki majątku firmy o wartości początkowej powyżej 3,5 tys. zł netto należy obowiązkowo włączyć do ewidencji środków trwałych i amortyzować. Tańsze zakupy firmowe można amortyzować, ale nie ma takiej konieczności. Od czego zależy wysokość odpisów amortyzacyjnych i jak długo trwa amortyzacja? Ponieważ przedsiębiorcom zależy na jak najwyższych kosztach, zwykle w ich interesie leży, aby odpisy amortyzacyjne były jak najwyższe. Wysokość odpisu amortyzacyjnego, a co za tym idzie długość trwania amortyzacji, zależy od tzw. stawek amortyzacyjnych. Ich wartości można znaleźć w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, który jest załącznikiem do Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stawki podawane są w formie procentowej. Przykład Podstawowa roczna stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych i ciężarowych wynosi 20%. Oznacza to, że w ciągu roku należy zamortyzować 20% wartości początkowej danego pojazdu. W przypadku samochodu osobowego o wartości początkowej 20 tys. zł, amortyzacji w ciągu jednego roku podlega 1/5 tej kwoty, czyli 4 tys. zł. W związku z tym, przedsiębiorca może co miesiąc włączyć do kosztów uzyskania przychodu odpis amortyzacyjny o wysokości 1/12 tej kwoty, czyli 333,33 zł. Amortyzacja jednorazowa Przepisy dopuszczają skorzystanie z amortyzacji jednorazowej, która oznacza zaliczenie składnika majątku do kosztów firmowych w całości, za pomocą jednokrotnego odpisu amortyzacyjnego. Z takiej możliwości mogą skorzystać tzw. mali podatnicy oraz nowi przedsiębiorcy, przy czym obowiązuje limit wartości składników majątku amortyzowanych jednorazowo w wysokości 50 tys. euro. Ponadto, jednorazowa amortyzacja nie dotyczy samochodów osobowych (chyba że ich wartość jest niższa niż 3,5 tys. zł) oraz wartości niematerialnych i prawnych (w tym licencji na oprogramowanie). DODATEK 2 Koszty reprezentacji W przypadku rozliczania kosztów reprezentacji, polskie przepisy są nieścisłe. Jest to aspekt, który często podlega interpretacji i jest zależny od indywidualnej oceny urzędników. Przedsiębiorca, który chce uniknąć problemów związanych z wyjaśnianiem przyczyn poniesienia kosztów firmowych, powinien szczególnie zwrócić uwagę na koszty, które mogą zostać zakwalifikowane jako reprezentacja. Reprezentacja NIE stanowi kosztu uzyskania przychodu. W przepisach nie ma jednak definicji reprezentacji. W praktyce, urzędy stosują zwykle interpretację według której reprezentacja jest jednoznaczna z wystawnością czy przepychem, tzn. z działaniami odbiegającymi od standardów przyjętych w danej branży. 13

DODATEK 3 Kilometrówka Czym jest kilometrówka? Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka, to pisemny raport potwierdzający odległości przebyte pojazdem prywatnym w celach firmowych. Kilometrówką można zapisywać przebieg samochodu osobowego, motoru lub motoroweru. Kilometrówka jest powszechnie stosowana, gdy: 1. pracownik wykorzystuje prywatny samochód do celów firmowych 2. właściciel firmy wykorzystuje prywatny samochód do celów firmowych Z czego składa się kilometrówka? Nie istnieje urzędowy wzór kilometrówki. Są natomiast wytyczne mówiące o tym co musi się znaleźć w ewidencji. W kilometrówce powinny znaleźć się następujące elementy: trasa podróży i odległość w kilometrach stawka za 1 km i kwota wynikająca z pomnożenia stawki przez liczbę kilometrów powód wyjazdu (np. spotkanie z klientem) numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu dane firmy, dane osoby korzystającej z pojazdu i podpis pracodawcy lub właściciela firmy Ile wynosi stawka kilometrówki? W 2014 roku stawki kilometrówki wynoszą: samochody osobowe o pojemności skokowej: do 900 cm3 0,5214 zł powyżej 900 cm3 0,8358 zł motocykle 0,2302 zł motorowery 0,1382 zł W jakim celu sporządza się kilometrówkę? Ewidencja przebiegu pojazdu służy do rozliczania kosztów eksploatacji pojazdów prywatnych do celów firmowych. Stawka kilometrówki pomnożona przez liczbę kilometrów przejechanych w danym okresie daje maksymalną kwotę kosztów związanych z eksploatacją, jakie można rozliczyć. Dotyczy to takich kosztów, jak: benzyna, części eksploatacyjne, naprawy, przeglądy, ubezpieczenia komunikacyjne. 14

Masz pytania? Nie czekaj, napisz do nas info@infakt.pl lub zadzwoń 801 044 120 lub 12 295 25 25