Rozliczanie projektów w w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 2013 Łódź, 3 marca 2009 r. Prezentacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1
Sposób rozliczania Płatność pierwszej transzy dotacji rozwojowej jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności. Beneficjent nie składa wniosku o płatność w celu otrzymania pierwszej płatności. Instytucja Pośrednicząca II stopnia ma na sprawdzenie wniosku beneficjenta o płatność 20 dni roboczych od daty wpływu wniosku do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi przy czym ten termin dotyczy każdej złożonej przez beneficjenta wersji wniosku o płatność. 2
Sposób rozliczania Beneficjent rozlicza się z otrzymanych środków w ramach projektu w terminie określonym w umowie/harmonogramie płatności - załącznik do umowy nie rzadziej niż raz na trzy miesiące (np. raz na miesiąc, raz na dwa miesiące, raz na kwartał). Zalecane jest składanie wniosków nie częściej niż raz na 3 miesiące. Wnioski są składane w terminie do 5 dni roboczych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego. W przypadku końcowego wniosku o płatność: czas na złożenie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Wnioski o płatność sporządzane są w aktualnej wersji generatora wniosków o płatność i składane sąw wersji papierowej oraz elektronicznej(na nośniku: dyskietka bądźpłyta). Na wersji elektronicznej należy umieścić: nazwębeneficjenta, nr projektu, tytułprojektu, rozliczenie w okresie, np.: 01.01.-31.03.2008r. 3
Sposób rozliczania Wniosek beneficjenta o płatność jest to dokument służący do rozliczania poniesionych wydatków w ramach projektu. Koszty pośrednie sąrozliczane: - ryczałtem (procentowy limit jest wykazywany w umowie i jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich), -na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków( wydatki pośrednie rozliczane sąna podstawie dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budżecie) Cross-financingrozlicza siędo wysokości zatwierdzonej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Poniesione wydatki ujęte we wnioskach płatniczych nie mogą przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowanych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Beneficjent rozlicza się z limitów obowiązujących w ramach zadania wskazanego we wniosku aplikacyjnym. Wydatki nie musząbyćzgodne ze szczegółowym budżetem projektu przedkładanym na etapie wyboru projektu. 4
Przykład Przykładowo, beneficjent na realizacjęzadania szkolenie planuje 8 000 PLN, w ramach którego zakłada poniesienie następujących kosztów bezpośrednich (wykazuje je w szczegółowym budżecie projektu): wynagrodzenie trenera 2 500 PLN; wynajem sali 3 500 PLN; dojazd uczestników 500 PLN; materiały szkoleniowe 1 500 PLN. W rezultacie podczas realizacji projektu, z uwagi na nieoczekiwane oszczędności, faktycznie poniesiono następujące wydatki: wynagrodzenie trenera 2 300 PLN; wynajem sali 3 500 PLN; dojazd uczestników 300 PLN; materiały szkoleniowe 1 600 PLN; poczęstunek dla uczestników 300 PLN. Wszystkie poniesione powyżej wydatki sąkwalifikowalne ponieważmieszcząsięw limicie wskazanym na zadanie w wniosku o dofinansowanie projektu tj. 8 000 PLN. 5
Sposób rozliczania Beneficjent ma obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej, nie odrębnych ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi Zasadami Finansowania PO KL. Beneficjent załącza do wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w formie: Wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacje PDF) zgodny z zasadami zawartymi w podrozdziale 3.1.4 Tabeli zawartej w załączniku nr 1 do wniosku o płatność wypełnienie załącznika zgodnie z instrukcją do wniosku o płatność Beneficjent dokonuje wyboru formy rozliczania przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, tj. forma rozliczenia określona jest w umowie o dofinansowanie. Zmiana formy rozliczania wymaga aneksu do umowy. 6
Do każdego wniosku o płatność należy dołączyć podpisane następujące oświadczenia: Oświadczam, że realizując powyższy projekt nie mogę odzyskać w żaden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, którego wysokość została przedstawiona w załączniku zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do wniosku beneficjenta o płatność. Równocześnie, zobowiązuję się do zwrotu refundowanej części poniesionego podatku VAT, jeżeli wystąpiąprzesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku. Dotyczy jeśli VAT jest kwalifikowany. Oświadczam, że w ramach realizowanego projektu nie występuje podwójne finansowanie wydatków, tzn. refundowanie całkowite lub częściowe wydatków dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych. Informacja, iż projekt jest realizowany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych dotyczy sektora finansów publicznych. Należy pamiętać, aby wszystkie oświadczenia / wyjaśnienia dołączane do wniosku o płatność były odpowiednio ologowane! 7
Załączniki do wniosku beneficjenta o płatność Załącznik 1 zestawienie lub wydruk z ewidencji księgowej beneficjenta Załącznik 2 szczegółowa charakterystyka wsparcia załącznik do zasad systemu sprawozdawczości Załącznik 3 wyciągi bankowe/raporty kasowe/zestawienia płatności gotówkowych Załącznik 4 informacja dotycząca beneficjentów w formie elektronicznej zgodnie z zakresem, który jest określony przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (nie dotyczy projektów badawczych i informacyjno-promocyjnych). W sytuacji, gdy Beneficjent nie posiada danych PEFS dot. uczestników stosowną informację wyjaśniającą sytuację należy ująć w piśmie przekazującym wniosek o płatność. 8
Załącznik 1 - Wydruk z ewidencji księgowej beneficjenta Wydruk powinien zostać przygotowany zgodnie z zasadami zawartymi w zasadach finansowania PO KL. System finansowo księgowy powinien pozwalać uzyskać z ewidencji księgowej (raport) zestawienie w podziale na zadania, zawierające co najmniej dane: zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami, wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany przez operatorów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów komputerowych z archiwum źródłowych dokumentów), datęwystawienia dokumentu księgowego, określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowalnego), kwotęwydatków kwalifikowalnych (wydatki brutto kwalifikowane i VAT kwalifikowalny), datęzapłaty, informacjęna temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu 9
Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Beneficjent dokonuje rozliczenia na podstawie faktycznie zaksięgowanych i w całości opłaconych dokumentów księgowych, nie na podstawie dokumentów pozostających w postaci roboczych możliwej do modyfikacji. Dokumenty nie są załączane do wniosku o płatność. Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. zapłacono gotówką lub forma płatności gotówka lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta). w przypadku amortyzacji tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego); 10
Sposób opisywania dokumentacji: Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu; informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego również odniesienie do ustawyz dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieńpublicznych. 11
- Dodatkowo, mając na uwadze konieczność wskazania powiązania dowodu księgowego z wyodrębnioną ewidencją księgową projektu, dowody księgowe powinny posiadać dekretację, wskazanie pozycji pod którą zostały zaksięgowane, formy i daty ich zapłaty oraz zatwierdzenie do wypłaty. - Dokumenty księgowe, które dotyczą zakupu urządzeń i wyposażenia, na dokumencie powinien pojawić się zapis o wprowadzeniu danego urządzenia i wyposażenia do ewidencji środków trwałych ze wskazaniem pozycji. - W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą projektu, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją projektu bądź nie i poparte odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac etc.). Dokumenty są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu. 12
Załącznik 3 Wyciągi bankowe/raporty kasowe/zestawienia płatności gotówkowych Do wniosku o płatność są załączane wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność. Co do zasady wszystkie dokumenty musza być zapłacone w całości i potwierdzone dowodami zapłaty aby mogły podlegać rozliczeniu. W przypadku dokumentów dotyczących wynagrodzeń tj. lista płac, deklaracja ZUS P DRA i dokumentu naliczającego podatek dochodowy nie jest konieczne wymaganie poświadczenia całości zapłaty dokumentu - w takim niezbędne jest dostarczenie stosownego oświadczenia, że dany dokument został w całości zapłacony. Konieczne jest potwierdzenie zapłaty kwoty kwalifikowalnej. Należy pamiętać, iż załączone kserokopie wyciągów bankowych powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem czytelnym podpisem osoby potwierdzającej, opatrzone datąoraz pieczątkądanej jednostki. 13
Wszystkie płatności w ramach dotacji rozwojowej o ile jest to możliwe powinny być dokonywane z wyodrębnionego rachunku. Z wyodrębnionego rachunku mogą być ponoszone tylko i wyłącznie wydatki związane z realizacją projektu. Jeżeli w szczególnych przypadkach nastąpi płatność z własnych środków z podstawowego rachunku i zostanie dokonana refundacja kwotą zbiorczą to do wniosku dodatkowo należy załączyć informację(zestawienie) co składa się na kwotę refundacji. W przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność. 14
ODSETKI BANKOWE OD TRANSZ DOTACJI ROZWOJOWEJ Gminy, powiaty - zgodnie z wyjaśnieniami Instytucji Zarządzającej PO KL odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentom -gminom lub powiatom transz dotacji rozwojowej stanowiądochód odpowiednio gmin lub powiatów zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 10 oraz art. 5 ust. 1 pkt 9 ustawy zdnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. Nr 203, poz. 1966 z późn. zm.). W związku z powyższym, odsetki te nie sąwykazywane we wnioskach o płatnośći nie pomniejszająkwoty kolejnych płatności na rzecz Beneficjentów oraz nie podlegajązwrotowi. Pozostali beneficjenci wykazują odsetki bankowe we wniosku o płatnośc w pkt 9 wniosku beneficjenta o płatność: wysokość odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie rozliczeniowym i dokonują zwrotu łącznej kwoty odsetek na koniec realizacji projektu.
Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu Wniosku o płatność: Wniosek nie jest złożony na obowiązującym formularzu (właściwa wersja generatora), Numer dokumentu umieszczony w zestawieniu nie odpowiada numerowi zawartemu na wyciągu z rachunku, Brak wskazania trybu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (jeśli dotyczy), Błędy rachunkowe, Brak parafek osób upoważnionych do podpisywania Wniosku i pieczęci, Brak Harmonogramu planowanych wydatków lub nie zaktualizowany harmonogram, Brak potwierdzenia dokonania zapłaty całości wydatku (zapłata częściowa),
Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu Wniosku o płatnośćc.d. Nieczytelne kserokopie dokumentów, Dokonywanie adnotacji, podpisy na kserokopiach dokumentów, Brak potwierdzenia za zgodnośćz oryginałem, Brak załączników wskazanych we Wniosku beneficjenta o płatność, Wyższa kwota dokonanej płatności niżwskazana na fakturze, W pkt 4 i 8 wniosku błędy przy wskazywaniu kwot wydatków kwalifikowalnych od początku realizacji projektu (narastająco), W pkt dotyczącym postępu rzeczowego za mało informacji, Brak rozbicia podatku VAT na odpowiednie stawki (w przypadku wystąpienia róŝnych stawek pozycje z faktury naleŝy pogrupować wg stawek VAT), Załączanie do wniosku Załącznika nr 1 (pomimo wyboru ewidencji)