Łódzka Akademia PO KL

Transkrypt

1 Łódzka Akademia PO KL Monitorowanie i rozliczanie wydatków w ramach PO KL B03+ Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca

2 Plan prezentacji Dokumenty, na podstawie których tworzony jest WBoP Rozliczanie projektu Zasady sporządzania wniosku o płatność Załącznik nr 1 do WBoP Terminy i warunki przekazywania środków dotacji dla Beneficjenta Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Nowy schemat przepływu środków WaŜne elementy przy rozliczaniu projektów Harmonogram płatności 2

3 Dokumenty do zapoznania Zasady finansowania PO KL Instrukcja wypełniania WBoP w ramach PO KL Generator Wniosków Płatniczych dla PO KL Instrukcja uŝytkownika Zasady systemu sprawozdawczości PO KL Podręcznik UŜytkownika Podsystemu Monitorowania EFS dla PO KL Instrukcja wypełniania formularza PEFS 2007 dla PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Umowa o dofinansowanie 3

4 Rozliczanie projektu Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków przez beneficjentów regulują przepisy rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umowie/ decyzji o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. 4

5 Zasady sporządzania wniosku o płatność we wniosku o płatność wykazywany jest postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami wykazywane są wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dofinansowania oraz w ramach wkładu własnego w uzasadnionych przypadkach mogą być wykazywane wydatki sfinansowane ze własnych środków beneficjenta rozliczając poniesione wydatki we wnioskach o płatność beneficjent nie moŝe przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu obowiązują limity wydatków wskazane do kaŝdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie 5

6 Zasady sporządzania wniosku o płatność Wniosek o płatność podpisuje (na ostatniej stronie) beneficjent (osoba uprawniona do reprezentacji - wskazana w umowie o dofinansowanie) lub inna osoba (na podstawie np. pełnomocnictwa wydanego przez beneficjenta) Załącznik nr 1 podpisuje (na ostatniej stronie) beneficjent (osoba uprawniona do reprezentacji - wskazana w umowie o dofinansowanie), lub inna osoba (na podstawie upowaŝnienia np. odpowiedzialna za część finansową). 6

7 Wprowadzanie zmian do projektu Zmiany w budŝecie projektu nie wymagające informowania IP: nie zwiększające łącznej wysokości wydatków dotyczących crossfinancingu w ramach projektu nie zwiększające łącznej wartości zadania Zarządzanie projektem nie wpływające na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej beneficjentowi w ramach projektu nie dotyczące zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo Jednocześnie, nie ma moŝliwości dokonywania zmiany wartości kosztów pośrednich ustalonych na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie, chyba Ŝe wynika to ze zmiany zakresu zadań zlecanych w projekcie. 7

8 Przykład rozliczania kwot Przykładowo, beneficjent na realizację zadania warsztaty tkackie planuje PLN, w ramach którego zakłada poniesienie następujących kosztów bezpośrednich (wykazuje je w szczegółowym budŝecie projektu): wynagrodzenie trenera PLN; wynajem pracowni tkackiej PLN; dojazd uczestników na warsztaty 500 PLN; materiały szkoleniowe PLN. W rezultacie podczas realizacji projektu, z uwagi na nieoczekiwane oszczędności, faktycznie poniesiono następujące wydatki: wynagrodzenie trenera PLN; wynajem pracowni tkackiej PLN; dojazd uczestników na warsztaty 300 PLN; materiały szkoleniowe PLN; poczęstunek dla uczestników warsztatów 300 PLN. Wszystkie poniesione powyŝej wydatki są kwalifikowalne poniewaŝ mieszczą się w limicie wskazanym na zadanie w wniosku o dofinansowanie projektu tj PLN. 8

9 Wprowadzanie zmian do projektu wszelkie inne odstępstwa od załoŝeń określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody IP w terminie 15 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia zmiany (np. zmiany łącznej kwoty wydatków w ramach cross-financingu) zatwierdzenie zmian w projektach nie wymaga formy aneksu do umowy, o ile zmiany te nie wpływają na treść umowy zmian moŝna dokonywać nie później niŝ na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu 9

10 Dokumenty dołączane do wniosku o płatność zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w formie wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF) lub tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność (sporządzonej w GWP) załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia wypełniany przez beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji (z wyłączeniem projektów badawczych i informacyjno-promocyjnych) wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu (PEFS) 10

11 Załącznik nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki Zestawienie powinno być: pogrupowane zgodnie z zadaniami wniosku o dofinansowanie projektu z wyszczególnieniem kosztów pośrednich zsumowane w ramach kaŝdego zadania projektu, gdzie suma wydatków kwalifikowalnych powinna być toŝsama z kwotą wykazaną w pkt (4_) WBoP podpisane przez osobę sporządzającą (osoba odpowiedzialna na postęp finansowy projektu) oraz przez osobę zatwierdzającą dokument pod względem zgodności informacji zawartych w zestawieniu z ewidencją księgową (osoba będąca Stroną umowy bądź inna osoba na podstawie pełnomocnictwa uzyskanego od Beneficjenta). 11

12 Załącznik nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki 12

13 Błędy i braki we wniosku o płatność W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w złoŝonym wniosku o płatność, IP moŝe wystąpić z prośbą o poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień, IP w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w projekcie, (wydatki niekwalifikowalne) moŝe zaŝądać przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność. 13

14 Błędy i braki we wniosku o płatność Wniosek zawierający błędy formalne lub rachunkowe moŝe być poprawiany lub uzupełniany przez IP Instytucja nie moŝe poprawiać ani uzupełniać: zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione i objęte wnioskiem wydatki załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki 14

15 Kiedy składamy wnioski o płatność? Wniosek o płatność składany jest: w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu nie później niŝ 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego wniosku o płatność (w przypadku projektów partnerskich IP/IPII moŝe wydłuŝyć termin składania wniosków o płatność) nie później niŝ 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu w przypadku wniosku o płatność końcową. 15

16 Jak często składane są wnioski? Zgodnie z dokumentem Zasady finansowania PO KL WBoP składany jest nie rzadziej niŝ raz na trzy miesiące. Dokładne terminy składania WBoP zostają określone przez Beneficjenta w harmonogramie będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek Beneficjenta IP/IW moŝe zwolnić Beneficjenta z obowiązku składania WBoP w wyznaczonym terminie. Sytuacja taka moŝe mieć uzasadnienie np. w przypadku gdy Beneficjent nie poniósł Ŝadnych wydatków w okresie rozliczeniowym WBoP. 16

17 Zatwierdzanie wniosku o płatność Beneficjent chcąc otrzymać kolejną transzę dofinansowania powinien rozliczyć conajmniej 70% środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej. Przy kolejnych płatnościach 70% rozliczenia rozpatrywane jest kumulatywnie do sumy wszystkich przekazanych dotychczas transz. Beneficjent moŝe złoŝyć wniosek rozliczający mniej niŝ 70% otrzymanych środków wniosek cząstkowy, ale jego zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków. 17

18 Terminy weryfikacji wniosku o płatność Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej oraz merytorycznej wniosku o płatność w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania. Okres ten dotyczy kaŝdej przedłoŝonej wersji wniosku. UWAGA!!! W przypadku gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złoŝony został końcowy wniosek o płatność lub IP/IPII zleciła kontrolę doraźną w związku ze złoŝonym wnioskiem o płatność termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do instytucji weryfikującej wniosek o wykonaniu/zaniechaniu wykonania przez Beneficjenta zaleceń pokontrolnych. 18

19 Kiedy beneficjent otrzyma środki? Wypłata pierwszej transzy dotacji rozwojowej jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku z powyŝszym Beneficjent nie składa wniosku o płatność celem otrzymania pierwszej płatności. Płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej dla beneficjenta następuje w terminie wskazanym w umowie, ale nie później niŝ 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia Wniosku Beneficjenta o Płatność. 19

20 Odsetki na rachunku projektu Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dotacji rozwojowej stanowią jego dochód i nie są wykazywane we Wniosku Beneficjenta o Płatność. Odsetki narosłe na rachunku projektu powinny być systematycznie przekazane na rachunek własny beneficjenta. 20

21 Dodatkowe załączniki do wniosku Instytucja Pośrednicząca wymaga, aby Beneficjent do kaŝdego złoŝonego do IP wniosku o płatność w ramach projektu dołączył oświadczenie VAT (czy i od kiedy jest płatnikiem VAT). Ponadto Beneficjent powinien dołączyć do końcowego wniosku o płatność zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego. Podatek VAT jest kwalifikowalny, gdy beneficjent nie mam moŝliwości odzyskania kwoty VAT 21

22 Dokumenty potwierdzające dokonanie płatności faktury lub inne dokumenty księgowe w przypadku wkładu niepienięŝnego: zestawienie faktur sprzedaŝy dóbr/usług kopia faktury zakupu dóbr/usług udokumentowane ceny dóbr/usług inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości. 22

23 Dokumenty potwierdzające dokonanie płatności w przypadku amortyzacji tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi w przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia 23

24 Dokumenty potwierdzające dokonanie płatności W przypadku przelewów kserokopie wyciągów bankowych lub zbiorcze zestawienie stanowiące historię rachunku. W przypadku płatności gotówkowych kserokopia raportów kasowych lub zestawienia płatności gotówkowych. 24

25 Wyciąg bankowy Wyciąg bankowy moŝe być dokumentem księgowym, wtedy kiedy: zawiera koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego na potrzeby realizacji projektu zawiera koszty opłat bankowych pobieranych za dokonywane transakcje na rachunku bankowym projektu np. opłaty za przelewy powyŝsze koszty zostały uwzględnione we wniosku aplikacyjnym. 25

26 Opis dokumentu księgowego Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu informację, Ŝe projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, Ŝe dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do kaŝdego zadania 26

27 Opis dokumentu księgowego Jednocześnie kaŝdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy: Zamówienia publicznego równieŝ odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności równieŝ odniesienie do zastosowania ww. trybu. Rekomendowane jest stosowanie przygotowanego przez IP wzoru opisu dokumentu księgowego 27

28 Opis dokumentu księgowego JST powinny księgować wydatki według proporcji 85% - z czwartą cyfrą 8 (finansowanie z funduszy strukturalnych) oraz 15% - z czwartą cyfrą 9 (współfinansowanie krajowe). Przedmiotowa proporcja powinna być zachowana do dwóch miejsc po przecinku na poziomie projektu. 28

29 Rozliczanie wydatków Sposoby rozliczania wydatków w ramach PO KL: Załącznik nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność (rekomendowane przez IP) wydruk z ewidencji księgowej 29

30 Ustawa o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych wprowadza nowy system przepływu środków na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków europejskich BGK ma obowiązek przekazywania instytucji, która wystawiła zlecenie płatności, informacji o wykonaniu płatności oraz informacji o jej niewykonaniu, wraz z podaniem przyczyny niewykonania. 30

31 Nowy system płatności Zaliczka na realizację projektu wypłacana w dwóch równoległych strumieniach: płatności z budŝetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS - przekazywane zgodnie z kalendarzem zleceń na stronie Banku Gospodarstwa Krajowego dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu 31

32 Schemat nowego systemu przepływów 2 strumienie środków MINISTERSTWO FINANSÓW DYSPONENT CZĘŚCI BUDśETOWEJ BENEFICJENT Np. JST, MŚP INSTYTUCJA PODPISUJĄCA UMOWĘ O DOFINANSOWANIE Np. UM, WUP, PARP BANK GOSPODARSTWA KRAJOWEGO 32

33 Nowy system płatności nowy system nie powinien wydłuŝyć oczekiwania beneficjentów na środki czas oczekiwania beneficjenta na środki w głównej mierze zaleŝy od czasu weryfikacji wniosku o płatność / wniosku o zaliczkę; nowy system powinien wręcz przyspieszyć przekazywanie środków nie powinny występować zatory w przepływach pomiędzy instytucjami. nowy system nie spowoduje dodatkowych obowiązków dla beneficjentów (otwarcie nowego rachunku bankowego, dostarczanie dodatkowych dokumentów, ponoszenie dodatkowych kosztów) 33

34 WaŜne elementy przy realizacji projektów Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtem na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków (z pełnym udokumentowaniem wydatków) Nie jest moŝliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji projektu (z wydatków rzeczywiście poniesionych na ryczałt). 34

35 Ryczałt WaŜne elementy przy realizacji projektów Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej kalkulacji kosztów) przedstawianej w szczegółowym budŝecie projektu na etapie wnioskowania Limity ograniczeń wynikające ze wskazanej metodologii wyliczania kosztów pośrednich: Do 20 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN Do 15 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN 35

36 Ryczałt WaŜne elementy przy realizacji projektów Jeśli koszty pośrednie rozliczane są ryczałtem beneficjent nie wykazuje poszczególnych wydatków związanych z rozliczaniem kosztów pośrednich w załączniku nr 1 do WBoP Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem są wykazywane w tabeli nr 4 Postęp finansowy realizacji projektu w pkt 2 Wysokość kosztów pośrednich wykazanych w WBoP powinna być zgodna z % wskazanym w umowie. 36

37 WaŜne elementy przy realizacji projektów Koszty rozliczane na podstawie poniesionych wydatków koszty pośrednie beneficjenta są wyŝsze niŝ limity kosztów pośrednich, które moŝna rozliczać ryczałtem kaŝdy wydatek musi być potwierdzony dokumentem księgowym 37

38 WaŜne elementy przy realizacji projektów Rozliczanie wynagrodzeń w kolumnie nr dokumentu (zał. nr 1) IP zaleca, aby wpisywać rodzaj i nr dokumentu np. lista płac nr., faktura nr., rachunek nr, itp. w kolumnie data zapłaty naleŝy wskazać wszystkie daty zapłaty danego dokumentu (jeśli zapłata nastąpiła w kilku terminach) w przypadku, gdy pracownik zatrudniony na pełen etat tylko częściowo jest zaangaŝowany w realizację projektu, wtedy musi prowadzić kartę czasu pracy 38

39 WaŜne elementy przy realizacji projektów Rozliczanie wynagrodzeń w kolumnie nazwa towaru lub usługi naleŝy: w przypadku rozliczania list płac wskazać: imię i nazwisko osoby, której dotyczy wypłata wynagrodzenia, jej funkcję w projekcie (zgodnie ze szczegółowym budŝetem projektu wskazanym we wniosku o dofinansowanie np. asystent ds. monitoringu, księgowy, koordynator), miesiąc, w którym poniesiono koszty związane z wypłatą wynagrodzenia netto, rodzaj składowych wynagrodzenia (tj. wynagrodzenie netto wynosi - zł, ZUS pracownika wynosi.. zł; Podatek wynosi.. zł) przypadku rozliczania umów cywilnoprawnych w kolumnie nazwa towaru/usługi naleŝy wstawić nr umowy, imię i nazwisko usługobiorcy i nazwę wykonywanej usługi oraz miesiąc, którego dotyczy dany wydatek. 39

40 WaŜne elementy przy realizacji projektów 40

41 WaŜne elementy przy realizacji projektów 41

42 WaŜne elementy przy realizacji projektów Rozliczanie wydatków na podstawie faktur / rachunków jeśli do róŝnych zadań w ramach projektu zakupiono materiały na jedną fakturę, faktura ta wykazywana jest przy kaŝdym z zadań, których dotyczy w przypadku zakupu materiałów/towarów opodatkowanych róŝnymi stawkami podatku VAT, dany zakup powinien być wykazywany w osobnych wierszach wraz ze stosownym opisem w nazwie towaru lub usługi, której stawki dotyczy dana pozycja jeśli na jednej fakturze zawarty jest wydatek w ramach cross financingu, a inny przedmiot z faktury nie jest zaszeregowany jako cross financing, to dokonujemy podziału na 2 pozycje wpisując w 1 pozycji rzecz którą moŝna zliczyć do wydatków ramach cross financingu a pozostałe elementy w kolejnej pozycji 42

43 WaŜne elementy przy realizacji projektów Rozliczanie wydatków na podstawie faktur / rachunków emisja reklam, ogłoszeń w prasie, telewizji itp. - w kolumnie nazwa towaru lub usługi naleŝy wskazać ilość reklam, ogłoszeń oraz wskazać gdzie i kiedy zostały wyemitowane. zakupu materiałów biurowych - w kolumnie nazwa towaru lub usługi nie jest konieczne wpisywanie nazw poszczególnych materiałów z faktury, niemniej jednak naleŝy wskazać ogólną nazwę zgodną z budŝetem szczegółowym. 43

44 WaŜne elementy przy realizacji projektów Rozliczanie wydatków na podstawie faktur / rachunków Wydatek jest uznany za kwalifikowalny, jeśli jest poniesiony w całości, dlatego jeŝeli w ramach jednej faktury dokonano zakupu towarów, które nie dotyczą projektu, wówczas oprócz wyciągu bankowego z konta projektowego potwierdzającego poniesienie wydatku Beneficjent musi dołączyć wyciąg ze swojego konta bankowego potwierdzający zapłatę pozostałej części faktury. 44

45 Przychód i trwałość projektu Obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku i w okresie realizacji projektu PO KL Obowiązek poinformowania IP o uzyskanym przychodzie we wniosku o płatność Przychód podlega zwrotowi przez beneficjenta na wskazany przez IP rachunek bankowy, przy czym zwrot dokonywany jest w całości lub proporcjonalnie w zaleŝności od tego, w jakim stopniu do osiągnięcia przychodu przyczynił się projekt Zwrot uzyskanego przychodu dokonywany jest na koniec roku budŝetowego 45

46 Harmonogram płatności Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności w stosunku do harmonogramu załączonego do zawartej umowy o dofinansowanie. Instytucja Pośrednicząca ma prawo wyrazić sprzeciw wobec propozycji zaktualizowanego harmonogramu. W przypadku wniosku o płatność końcową harmonogram pozostaje niewypełniony. UWAGA!!! W harmonogramie nie powinien być ujmowany bieŝący okres rozliczeniowy. 46

47 Harmonogram płatności Nr transzy Kwota transzy dofinansowania Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od do ) Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia Transza Transza Transza Transza Transza Harmonogram dołączany do umowy o dofinansowanie moŝe zostać zmieniony za pomocą WBoP 47

48 Podsumowanie WARTO ZAPAMIĘTAĆ 1. Wniosek Beneficjenta o Płatność powinien być przygotowany w oparciu o instrukcje. 2. Beneficjent powinien rozstrzygać wszelkie wątpliwości z zakresu realizacji projektu oraz przygotowywania wniosków o płatność z opiekunem projektu. 3. Beneficjent bezwzględnie powinien przestrzegać terminów zawartych w umowie oraz w korespondencji z Instytucją Pośredniczącą. 48

49 Źródła informacji Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Wzór wniosku o płatność Zasady finansowania PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL

50 Dziękuję za uwagę