Zał. nr 2 do siwz WYDATEK WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO ORAZ BUDśETU WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 2007-2013 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę opracowania oraz wydania publikacji promującej programy i fundusze europejskie oraz ich wykorzystanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, tj. na opracowanie i wydanie w roku 2009 6 numerów biuletynu informacyjnego o działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, promującego projekty realizowane na Mazowszu w ramach RPO (m.in. zasady aplikowania, kryteria wyboru projektów itp.). I. Cele zamówienia: Przygotowanie wydawnictwa ma na celu: przekazanie potencjalnym beneficjentom aktualnych informacji związanych z wdraŝaniem funduszy strukturalnych na Mazowszu: Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz zaprezentowanie działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych; przedstawienie odbiorcom publikacji wybranych projektów realizowanych na Mazowszu i dobrych praktyk, które w ocenie Zamawiającego zasługują na upowszechnienie i rozpropagowanie; zaprezentowanie regionu jako skutecznego beneficjenta funduszy pomocowych; budowę pozytywnego wizerunku funduszy strukturalnych oraz instytucji zaangaŝowanych w ich wdraŝanie; promocję programów i funduszy europejskich w szczególności- Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (m.in. cele, załoŝenia, zasady aplikowania, kryteria wyboru projektów, typy projektów itp.). 1
II. Opis przedmiotu zamówienia Biuletyn informacyjny promujący fundusze europejskie na Mazowszu, mówiący równieŝ o wykorzystaniu funduszy w ramach konkretnego programu- Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Adresowany jest do wszystkich potencjalnych beneficjentów środków unijnych w ramach programów regionalnych z Województwa Mazowieckiego oraz do instytucji centralnych i samorządowych. Publikacja ta będzie stanowić źródło informacji o aktualnych działaniach Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, terminach naboru wniosków w ramach RPO, wybranych projektach, a takŝe zaprezentuje róŝnorodność oraz atrakcyjność projektów zrealizowanych w układzie podregionalnym, z uwzględnieniem właściwego uzasadnienia potrzeby i celu realizacji projektu. Będzie równieŝ prezentowała przykłady dobrych praktyk na terenie Mazowsza. Biuletyn powinien być atrakcyjny pod względem merytorycznym, graficznym, zawierać dobrej jakości fotografie, natomiast zamawiane materiały powinny być napisane przystępnym i zrozumiałym dla przeciętnego odbiorcy językiem. Źródła finansowania biuletynu: publikacja będzie finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu Województwa Mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 2013 (w części dotyczącej RPO WM. a) Do zadań Wykonawcy naleŝy: - wyjazd jednorazowy (do kaŝdego numeru biuletynu) na zlecenie i wg zapotrzebowania Zamawiającego na terenie Mazowsza, w celu wykonania zdjęć i zrobienia wywiadu z wybranym Beneficjentem (propagowanie Dobrych praktyk do kaŝdego numeru, przekazanie majątkowych praw autorskich na Zamawiającego do całości materiału); - wyjazd jednorazowy na zlecenie i wg zapotrzebowania Zamawiającego (do kaŝdego numeru biuletynu) w celu zrobienia wywiadu ze specjalistą związanym z funduszami unijnymi na Mazowszu, Członkiem Zarządu Województwa Mazowieckiego lub innych wskazanych osób przez redakcję; - pozyskiwanie 3 tekstów od ekspertów RPO WM wg zapotrzebowania Zamawiającego do biuletynu na temat funduszy unijnych dotyczących RPO Województwa Mazowieckiego; - pozyskiwanie kaŝdorazowej zgody/zgód osób fotografowanych czy teŝ obiektów, tekstów przez Wykonawcę i przedstawienie ich kaŝdorazowo Zamawiającemu drogą 2
mailową/faxem/scan przed oddaniem do druku materiału (sporządzenie w dokumencie Word formatki zgody wraz z wsadzonym plikiem JPG zdjęć/cia - skan dokumentu z podpisem i pieczątką osoby/obiektu fotografowanej/ego + formułka Ustawy o Ochronie Danych Osobowych + bezpłatne przekazanie praw autorskich do dzieła / tekstu, zdjęcia/); - zredagowanie, wybranie lidów, śródtytułów na zlecenie Zamawiającego materiałów do biuletynu dotyczących wybranych tematów lub projektów i zilustrowanie ich zdjęciami; - przygotowanie oprawy graficznej wydawnictwa (po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu: - 3 propozycje winiety ( Fundusze Unijne dla Mazowsza, z podtytułem Regionalny Program Operacyjny, tworzącym całość winiety) i oprawy graficznej do akceptacji - okładki i proponowany skład 4 działów wydawnictwa - rozkładówki, w tym 2 działy obligatoryjne, wyznaczone przez Zamawiającego, - propozycję realizacji graficznej: tabelek/wykresów, lidów, śródtytułów, zasad ułoŝenia zdjęć na stronie, numeracji stron, paginacji i wyróŝniania graficznego waŝnych wiadomości/ sentencji wyrwanych z tekstów itp. elementów); - pozyskiwanie zdjęć do wyboru dla Zamawiającego (część z nich moŝe zostać pozyskana od beneficjentów przez Zamawiającego), obróbka graficzna zdjęć, uregulowane majątkowe prawa autorskie do nich przechodzące bez ograniczeń na MJWPU (MJWPU moŝe dystrybuować dalej biuletyn z uŝyciem tych zdjęć); - wykonanie sesji zdjęciowej z pełnym przekazaniem majątkowych praw autorskich na MJWPU (sesje policzone za 1 szt., w razie niewykorzystania wszystkich sesji, Wykonawca nie będzie rościł pretensji do uzyskania wynagrodzenia za nie): a. profesjonalna sesja zdjęciowa w studiu z pełnym zapleczem (min. 20m2, z oświetleniem, cateringiem /kawa/herbata/ciasteczka/, make-up, aparatem minimum 8 tys. pikseli- lustrzanka, z moŝliwością podglądu zdjęć wykonanych w laptopie) Dyrekcji MJWPU, Kierownictwa MJWPU, Redaktora Naczelnego MJWPU, członków zespołu redakcyjnego (do 10 osób w ciągu roku, 7 osób w pierwszej transzy, aktualizacja - pozostałe wg zmian powstałych w MJWPU w ciągu roku, czyli maksymalnie 4 sesje zdjęciowe w trakcie całego roku z w/w zapleczem, do wybranych 60 zdjęć w całym roku z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez ograniczeń); b. sesja zorganizowana w MJWPU (oświetlenie, make-up, aparatem minimum 8 tys. pikseli - lustrzanka z moŝliwością podglądu zdjęć wykonanych w laptopie)- kierownicy/eksperci MJWPU wdraŝania programu RPO WM na Mazowszu (do 7 osób w ciągu roku, gdzie 4 osoby w pierwszej transzy, aktualizacja- 3
pozostałe wg zmian powstałych w MJWPU w ciągu roku, czyli maksymalnie 4 sesje zdjęciowe w siedzibie MJWPU w ciągu całego roku, do 60 zdjęć wybranych w całym roku z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez ograniczeń); c. sesja zdjęciowa w 5 Oddziałach Zamiejscowych (miasta - patrz www.mazowia.eu) - oświetlenie, make-up, aparatem minimum 8 tys. pikselilustrzanka z moŝliwością podglądu zdjęć wykonanych w laptopie, czyli 5 sesji i sfotografowanie tam legitymacyjne pracowników jednostki, pracujących w biurze i budynku, do 60 zdjęć wybranych w całym roku z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez ograniczeń x 5 odziałów; d. sesja zdjęciowa w MJWPU, grupowe zdjęcie WPW -oświetlenie, make-up, aparatem minimum 8 tys. pikseli- lustrzanka z moŝliwością podglądu zdjęć wykonanych w laptopie, budynek, Centralny Punkt Kontaktowy - do 30 zdjęć wybranych z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez ograniczeń na MJWPU; - pozyskanie rysownika do rysowania krótkiego komiksu na temat funduszy unijnych, podpisującego się imieniem i nazwiskiem oraz/lub pseudonimem (do kaŝdego numeru przedstawienie 3 krótkich 4 obrazkowych (w formie kwadratu), śmiesznych historyjek do wyboru Zamawiającego, z których jedna będzie podlegała realizacji graficznej)- przedstawienie 2 rysowników (po 1 próbce rysunku) do wyboru Zamawiającego; - pozyskanie osoby do realizacji działu Relaks : krótki felieton, mała krzyŝówka na 10-20 wyrazów, wszystko związane z programami operacyjnymi wdraŝanymi na Mazowszu (RPO WM) i słownictwem (2 koncepcje komiksu do przedstawienia dla Zamawiającego). - sporządzenie propozycji harmonogramu wydawniczego do akceptacji Zamawiającego; - redakcja tekstów techniczna, stylistyczna, skład DTP, potrójna korekta, przygotowanie do druku całości i 3 proofy wybiórcze UGRA FOGRA do akceptu (materiał na nie ustalany kaŝdorazowo z Zamawiającym) wraz ze złoŝoną impozycją kolorową; - wydrukowanie biuletynu (druk z blach CTP) w nakładzie 5000 egzemplarzy na jedno wydanie w cyklu dwumiesięcznym, w wersji polskojęzycznej; - dostarczenie egzemplarzy do siedziby Zamawiającego wg jego potrzeb. b) Proponowana zawartość biuletynu: - Spis treści W numerze ; stała rubryka; - Słowo wstępne; stała rubryka; strona poświęcona Dyrekcji MJWPU/ Kierownictwu MJWPU/ Redaktorowi Naczelnemu biuletynu; 4
- Wywiad; stała rubryka; wywiad przeprowadzony z osobą związaną z funduszami unijnymi na Mazowszu, Członkiem Zarządu Województwa Mazowieckiego lub z innymi wskazanymi osobami przez redakcję; - Wydarzenia; dział wymienny; wydarzenia w MJWPU i w Europie; - Aktualności; dział wymienny; aktualności dotyczące MJWPU, wdraŝania funduszy; - Kalendarium; dział wymienny; daty i planowane imprezy/ nabory/ zmiany ich/ aktualizacje; - W Europie; dział wymienny; opisujący krótko wydarzenia, które miały miejsce w Europie, które mają wpływ na regionalne programy operacyjne (informacje związane z regionami, Komitetem Regionów, Komisją Europejską w ramach regionów); - Dobre praktyki; stała rubryka; tekst prezentujący wybrane projekty lub wywiad przeprowadzony z wybranym Beneficjentem o projekcie realizowanym z funduszy europejskich ze ZPORR (2004-2006) na terenie Mazowsza lub w obecnym okresie programowania (2007-2013), jeŝeli będzie taki projekt z RPO WM; - Vademecum dla Beneficjenta; stała rubryka; wywiad/ artykuły o początkach zainteresowania się potencjalnych Beneficjentów funduszami, ich problemy, miejsca gdzie mogli znaleźć informacje na ten temat i na jakim są aktualnie etapie; pomocnik dotyczący składania wniosków z konkretnych priorytetów zgodnie z harmonogramem ogłoszeń, materiały z komórek merytorycznych realizujących RPO, wskazówki dla beneficjentów, listy rankingowe projektów, najczęściej zadawane pytania Poradnik dla beneficjenta; - Oddziały Zamiejscowe; miejsce na promocję Oddziałów Zamiejscowych MJWPU w Radomiu, Siedlcach, Płocku, Ciechanowie, Ostrołęce oraz działań przez nich realizowanych; - Szkolenia; miejsce związane z działalnością Wydziału Szkoleń Beneficjentów (RPO WM) w zakresie przeprowadzanych przez nich działań; - Słowniczek; słownik pojęć dotyczących funduszy strukturalnych; - Relaks; komiks, felieton, krzyŝówka (do wyboru Zamawiającego); - nie wykluczamy: stron reklamowych: MJWPU/ innych jednostek samorządu terytorialnego, które są zaangaŝowane we wdraŝanie funduszy europejskich; stron poświęconych kolejnym priorytetom i działaniom RPO WM; stron poświęconych kolejno ogłaszanych konkursów/ naborów/ szkoleń/ warsztatów związanych z działaniami załoŝonymi na rok 2009; Przykładowe teksty/ tabele, otrzymacie Państwo do wykonania projektów biuletynu: Elementy graficzne, zdjęcia i infografiki powinny zajmować ok. 30-50% powierzchni biuletynu. 5
c) Specyfikacja techniczna biuletynu: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie grafiki, opracowanie redakcyjne, redakcja techniczna, korekta, skład, łamanie i druk 6 numerów biuletynu Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, w języku polskim, pod roboczym tytułem Fundusze Unijne dla Mazowsza. 1) 6 kolejnych numerów dwumiesięcznika; 2) Format: a) A4 netto po obcięciu 3) Oprawa broszurowa, szyta, dwie metalowe euro zszywki/zszywki oczkowe z oczkami do segregatora; 4) Liczba stron: A. środki 20; okładka 4, 5) Liczba kolorów: okładka + środki - 4+4; 6) Nakład: 5000 egzemplarzy; 7) Papier kreda mat. 150 g/m2 (środki), kreda mat. 250 g/m2 + folia mat. (okładka 1+0) + lakier wybiórczo (okładka 1+0); 8) Skanowanie ilustracji i obróbka kolorystyczna około 20-40 fotografii; 9) Proof Ugra Fogra x 3 wybiórczy, format B2; 10) Redakcja merytoryczna tekstów; 11) Redakcja techniczna/stylistyczna materiałów; 12) Korekta x 3; 13) Ilustracja fotograficzna tekstów (fotografie własne lub agencyjne z uregulowanymi prawami majątkowymi przechodzącymi na rzecz Zamawiającego); 14) Impozycja kolorowa złoŝona całości biuletynu do akceptu. 15) MoŜliwość wydrukowania erraty do 4 numerów biuletynu: A4, 1+1 wraz z inserowaniem do całości nakładu na papierze kredowym 150g. przyciętym do formatu. 16) Pakowanie po 50 szt., ścisła paczka, egzemplarze niepogniecione- papier pakowy szary, biała kartka przyklejona do kaŝdej paczki z przykładowym opisem: Biuletyn nr 1, 100 egz. 17) Transport w transzach do siedziby MJWPU w Warszawie (składowanie w magazynie Wykonawcy do momentu przywiezienia całego nakładu, maksymalnie 8 przyjazdów do MJWPU). 6
Numer pojedynczy: Lp. druk nakład format oprawa papier objętość 1 środki 5000 A4 szyta, dwie kreda mat. 20 stron (210x297mm) metalowe eurozszywki 150 g/m2 4+4 (full kolor) 2 okładka 5000 A4 razem ze kreda mat. 4 strony (210x297mm) środkami 250 g/m2 4+4 (full kolor) + folia mat. + lakier punktowo 3 Transport do 8 razy, pakowanie 5000 - - - - III. Informacje uzupełniające. Autorskie prawa majątkowe do dzieła przechodzą bez ograniczeń na Zamawiającego. Podczas przygotowania publikacji obowiązują następujące standardy: 1. Pozyskiwanie tekstów i materiałów uzupełniających. Teksty zawarte w biuletynie będą opracowywane przez zespół osób odpowiedzialnych za redagowanie biuletynu w Wydziale Promocji i Wydawnictw Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, natomiast teksty zlecone Wykonawcy przez Zamawiającego do pozyskania wg jego potrzeb przygotowane zostaną przez zespół/osobę zaproponowanych/ną w ofercie. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji tekstów, Ŝądania poprawy lub opracowania tekstu od nowa (jeŝeli jego poprawienie nie będzie moŝliwe). Wykonawca zapewni we własnym zakresie zgodę na posługiwanie się danymi osobowymi, wizerunkiem opisywanych/fotografowanych osób, a takŝe fotografii, projektów, makiet, itp. oraz prawa do wykorzystania materiałów i przeniesienie majątkowych praw autorskich bez ograniczeń na Zamawiającego. 7
Wykonawca we własnym zakresie będzie pozyskiwał zdjęcia (grafiki, itp.) odpowiadające tematyce tekstów w zakresie określonym w specyfikacji technicznej. 2. Redakcja tekstów zleconych przez Zamawiającego redagowania zleconych tekstów oraz materiałów przekazanych przez Zamawiającego dokona zespół osób wskazany przez Wykonawcę w ofercie. Celem redaktora jest m.in. zapewnienie komunikatywności, lekkości i przejrzystości tekstu. 3. Redakcja techniczna Wykonawca wykona czynności niezbędne do przygotowania materiału do składu i druku. 4. Przekazanie biuletynu kaŝdorazowo po zaakceptowaniu ostatecznej wersji Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego biuletyn informacyjny w formie papierowej w nakładzie 5000 egzemplarzy zapakowanych w paczkach oraz w formie elektronicznej na nośniku CD w formacie PDF i wersji otwartej. 5. Termin wykonania: przedstawienie propozycji oprawy graficznej: nie później niŝ 15 dni od daty podpisania umowy; przedstawienie numeru pilotaŝowego: nie później niŝ 20 dni od daty podpisania umowy; termin wykonania kolejnych numerów biuletynu: nie później niŝ 10 dni od momentu otrzymania materiałów od Zamawiającego. 6. Wykonawca zapewni moŝliwość bezpośredniego kontaktu z Zamawiającym w ciągu 2 godzin od momentu powiadomienia o konieczności wystąpienia. 7. Zamawiający w przypadku wydawania numerów podwójnych oraz wkładek tematycznych będzie stosować ceny, wynikające z mnoŝenia ceny za stronę numeru pojedynczego przez liczbę stron numeru podwójnego bądź wkładki. 8. Sesje policzone za 1 szt., w razie niewykorzystania wszystkich sesji, Wykonawca nie będzie rościł pretensji do uzyskania wynagrodzenia za nie. 9. Zamawiający przekaŝe Wykonawcy wszystkie informacje niezbędne do uzyskania właściwej wizualizacji biuletynu, spójnej ze strategią informacji i promocji funduszy strukturalnych, w tym wszystkie logotypy oraz niezbędne informacje dotyczące kolorystyki. Oprawa graficzna wydawnictwa powinna być spójna z księgą identyfikacji wizualnej przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego. 10. W kaŝdym numerze biuletynu znajdzie się informacja Egzemplarz bezpłatny oraz informacje o finansowaniu publikacji ze środków Unii Europejskiej oraz numer ISSN. 11. Ponadto wszystkie materiały promocyjne powinny spełniać poniŝsze wymagania: zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo RPO WM; ilekroć będzie mowa o nadruk teleadresowy to do zastosowania będzie: 8
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa, tel. (0-22) 29 52 000, fax (0-22) 29 52 001 www.mazowia.eu, ilekroć będzie mowa o logo RPO WM, to do stosowania będzie: lub ilekroć będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie: ilekroć będzie mowa o formułce to do zastosowania będzie: Materiał współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu Województwa Mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. ; ilekroć będzie mowa o haśle to do umieszczenia na materiale będzie: dla rozwoju Mazowsza ; ilekroć będzie mowa o egz. bezpł. to do umieszczenia na materiale będzie: egzemplarz bezpłatny, opcjonalnie wersje skrócone: egz. bezpłatny, bądź teŝ egz. bezpł. ; ilekroć będzie mowa o www to do umieszczenia na materiale będzie: www.mazowia.eu ; ilekroć będzie mowa o infolinii to do umieszczenia na materiale będzie: 0 801 101 101 ; wszystkie materiały/produkcje muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane bez ograniczeń na MJWPU do dalszej dystrybucji i wykorzystywania; 9
kaŝdy materiał promocyjny musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału Promocji i Wydawnictw w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD (2szt.- z opisaną zawartością) w ciągu 2 tygodni od dostarczenia wykonanych prac. materiały promocyjne magazynowane będą u Wykonawcy i przywoŝone do Zamawiającego wg jego zapotrzebowania, maksymalnie do 8 razy do 1 wydania, przy czym ostatnia transza moŝe nastąpić w roku 2010 w marcu. Zamawiający poniesie koszty transportu za faktycznie zrobione kursy, ale nie więcej niŝ 8 do 1 wydania biuletynu. pakowanie wszystkich niŝej wymienionych przedmiotów winno być tak wykonane, aŝeby maksymalnie zabezpieczyć je zastosować osobne opakowania, przegródki, wypełniacze itp., aby towar dotarł w całości, niepognieciony, nieporysowany. Towar z tego typu wadami będzie zwrócony do Wykonawcy do poprawy. kaŝda paczka powinna być opakowana w szary papier/szary karton, oklejona, z kartką białą i opisem- nazwą materiału promocyjnego oraz ilością w paczce. Zamawiający przewiduje moŝliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223 poz. 1655). 10