Jak wprowadzać, formatować i wykorzystywać daty w arkuszu kalkulacyjnym?

S t r o n a 1 Bożena Ignatowska Jak wprowadzać, formatować i wykorzystywać daty w arkuszu kalkulacyjnym? Wprowadzenie W artykule zostaną omówione zagadnienia związane z wprowadzaniem dat i czasu do arkusza kalkulacyjnego oraz formatowaniem i dokonywaniem obliczeń na wprowadzonych danych. Przedstawione zagadnienia powinny ułatwić posługiwanie się datami i czasem. Artykuł zawiera przykłady możliwości wykorzystania dat w arkuszu kalkulacyjnym wersji MS Office 2007. Informacje podstawowe W arkuszu kalkulacyjnym daty i godziny są traktowane jako liczby. Standardowo liczbie 1 odpowiada data 1 stycznia 1900 roku, liczbie 2 odpowiada data 2 stycznia 1900 roku. Dzięki przechowywaniu dat w postaci liczb można obliczać ile czasu upłynęło między datami, sprawdzić jaki dzień tygodnia przypadał określonego dnia. Warunkiem wykorzystania wszystkich możliwości dat w arkuszu kalkulacyjnym jest: 1) poprawne wpisywanie dat i czasu w arkuszu kalkulacyjnym, 2) odpowiednie formatowanie, 3) znajomość funkcji umożliwiających dokonywanie obliczeń. Wymienione zagadnienia zostaną przedstawione w dalszej części artykułu. Wprowadzanie dat Daty do arkusza można wprowadzać na wiele sposobów. Poprawnie wprowadzona data jest przechowywana jako liczba, więc standardowo powinna być wyrównana do prawej krawędzi komórki. Sposób wprowadzania daty może zależeć od ustawień regionalnych, które można sprawdzić lub zmienić w panelu sterowania (Rysunek 1). Rysunek 1. Ustawienia daty w Panelu sterowania

S t r o n a 2 W przypadku Polski datę standardowo wprowadzamy w formacie rrrr-mm-dd. Jednak można zrobić to na wiele sposobów. Przykłady pokazano w tabeli poniżej. Zapis symboliczny* rrrr-mm-dd lub rrrr/mm/dd 2012-06-01 lub 2012/06/01 rrrr-m-d lub rrrr/m/d 2012-6-1 lub 2012/6/1 Przykłady rr-m-d lub rr/m/d 12-6-1 lub 12/6/1 W Panelu sterowania możemy znaleźć również wyjaśnienie jak będzie interpretowany rok wprowadzany za pomocą dwóch cyfr. Używając 2-cyfrowego skrótu w przypadku roku, Excel sprawdza, czy dwie pominięte pierwsze cyfry to 19 czy 20. Jeżeli skrót roku (cyfry) mieści się w przedziale 00 29 to należy do XXI w, zaś w przedziale 30 99 to należy do XX w. Najłatwiej zrozumieć ten zapis wpisując do arkusza: 30-6-1 29-6-1 i sprawdzając jaka data (rok) będzie wyświetlona. m/d 6/1 zostanie wyświetlona data 01-cze, rok nie jest wyświetlany, jednak w arkuszu będzie przechowywany rok bieżący co można sprawdzić na pasku formuły, po podświetleniu komórki. =data(rrrr;m;d) [Ctrl + ;] =data(2012;6;1) Każdą datę możemy wprowadzić korzystając z funkcji DATA. Bieżącą datę możemy wprowadzić korzystając z kombinacji klawiszy Ctrl średnik. =dziś() Bieżącą datę możemy wprowadzić korzystając z funkcji DZIŚ funkcja nie ma argumentów, jednak musimy pamiętać o nawiasach otwierającym i zamykającym. Za każdym razem, kiedy arkusz będzie otwierany funkcja zwróci aktualną datę. =teraz() Funkcja TERAZ zwraca bieżącą datę i czas. Jest to również funkcja bezargumentowa. Czas będzie aktualizowany, przy dokonywaniu zmian w arkuszu.

S t r o n a 3 Zadanie 1 Wprowadź dowolną liczbę dodatnią, a następnie użyj formatu daty, aby sprawdzić, jaka data i czas odpowiadają tej liczbie (Rysunek 2). Wprowadź liczbę większą od poprzedniej o 1 i odczytaj datę i godzinę. Wprowadź liczbę większą od poprzedniej o 0,5 i odczytaj datę i godzinę. Na koniec zmień z powrotem sposób formatowania na format liczbowy, walutowy lub księgowy. Rysunek 2. Sprawdzamy jaka data odpowiada liczbie 40000,5 Wprowadzanie czasu 1. Czas przechowywany jest w arkuszu jako ułamek część doby. Przykładowo, godzina 8 rano (w arkuszu 8:00) jest przechowywana jako ułamek odpowiadający 8/24, czyli 0,333333333333333. 2. Określenie czasu musi zawierać dwa składniki godziny i minuty (np. 8:05), może zawierać sekundy (np. 8:05:20). Godziny, minuty i sekundy oddzielamy dwukropkiem (11:20:30). 3. Można użyć 24-godzinnego zegara (wartości od 1 do 24) - zapis 8:00 oznacza ósmą rano, a zapis 20:00 ósmą wieczorem. 4. Można użyć zegara 12-godzinnego w takim wypadku ósmą rano zapiszemy jako 8:00 AM, a zapis 8:00 PM będzie oznaczał godzinę dwudziestą. 5. Czas można także wprowadzać korzystając z funkcji CZAS(godzina; minuta; sekunda). Przykładowo: 1. =czas(8;10;30) 2. =czas(8;10;00) 3. =czas(20;10;00) 6. Czas można łączyć z datą w takim wypadku wpisujemy datę, spację i czas. Przykładowo: 1. 2012-06-01 8:10 2. 2012-06-01 8:10 AM 3. 2012-06-01 8:10:20 4. 2012-06-01 20:10:20 5. 2012-06-01 8:10:20 PM (godzina ósma wieczorem) 7. Sposób wyświetlania daty i czasu zależy od sposobu formatowania komórki. Użytkownik może

S t r o n a 4 zadecydować w jaki sposób wyświetlać daty i czas. Zadanie 2 Wprowadź do arkusza aktualną datę i godzinę. Sprawdź jaka liczba odpowiada tej dacie. Zadanie 3 1. Sprawdź jaka data zostanie wyświetlona, jeśli w arkuszu wpiszesz: a) =data(2012;12;32) b) =data(2012;12;0) c) =data(2012;11;31) d) =data(2012;11;0) 2. Sprawdź jaka godzina zostanie wyświetlona, jeśli w arkuszu wpiszesz: a) =czas(8;10;70) b) =czas(25;10;00) c) =czas(20;70;00) Formatowanie dat i czasu Daty i czas są w arkuszu kalkulacyjnym traktowane jak wartości liczbowe i tak jak liczby, są domyślnie wyrównane do prawej krawędzi komórki. Gdy program Excel nie może rozpoznać formatu daty lub czasu, wówczas zapis zostaje wprowadzony jako tekst, i wyrównywany w komórce do lewej. Niezależnie od sposobu wprowadzenia daty i czasu do komórki możemy zdefiniować sposób ich wyświetlania, korzystając z możliwości jakie daje format niestandardowy. Przykłady formatów niestandardowych dotyczących dat i czasu pokazuje Rysunek 3.

S t r o n a 5 Rysunek 3. Przykłady formatów niestandardowych Poszczególne symbole możemy czytać sposób następujący d, m, r odpowiednio dzień, miesiąc, rok, przy czym: pojedynczy znak np. d oznacza, że zostaną wyświetlone tylko cyfry znaczące np. jeden (1), a nie zero jeden (01), podwójny znak np. dd oznacza zasadniczo, że liczby wyświetlone zostaną co najmniej w postać 2 cyfr, np. otrzymamy 01 niezależnie czy wpisaliśmy 1 czy 01. potrójny znak d (ddd) oznacza, że dzień tygodnia zostanie wyświetlony skrótem literowym dnia tygodnia, potrójny znak m (mmm) oznacza, że miesiąc zostanie wyświetlony skrótem literowym od nazwy miesiąca, poczwórny znak d (dddd) oznacza, że wyświetlona zostanie nazwa dnia tygodnia, poczwórny znak m (mmm) oznacza, że wyświetlona zostanie pełna nazwa miesiąca. Symbole g, m, s oznaczają odpowiednio godzinę, minutę sekundę pomiędzy nimi musi wystąpić dwukropek. Korzystając, z kombinacji znaków d, m, r oraz/lub g, m, s możemy decydować o sposobie wyświetlania daty i/lub czasu. Przykłady formatowania dat zostały wyświetlone w tabeli poniżej. Przykładowa data 2012-06-01 rrrr-mm-dd 2012-6-1 rrrr-m-d 2012-06-01, pt rrrr-mm-dd, ddd 2012-06-01, piątek rrrr-mm-dd, dddd 2012-06-01, piątek rrrr-mm-dd, dddd Sposób formatowania 1 czerwiec 2012, piątek d mmmm rrrr, dddd 2012-06-01, piątek, 20:08 rrrr-mm-dd, dddd gg:mm 2012-06-01, piątek, 8:08 PM rrrr-mm-dd, dddd g:mm AM/PM Zadanie 4 Jak sformatować komórki aby daty były wyświetlane w określonej (w tabeli poniżej) postaci? Uzupełnij brakującą część tabeli. Sprawdź w arkuszu kalkulacyjnym, czy Twoje rozwiązania są poprawne. Przykładowa data Sposób formatowania 15-październik-2003 00:50 dd-mmmm-rrrr gg:mm 15-paź 15-paź-03 2003-październik-15 00:50

S t r o n a 6 październik 2003 00:50 15-paź-03 12:50:50 AM 12:50:50 AM środa-15-10-2003 środa-15-październik-2003 Zadanie 5 Jak sformatować komórki aby daty były wyświetlane w postaci pokazanej na rysunku (Rysunek 4)? Wprowadź datę (1 kwietnia 2012 roku lub dowolną inną) i zastosuj do jej wyświetlenia różne formaty. Przedstaw datę na co najmniej 7 sposobów. Zadanie 6 Przygotuj kalendarz miesięczny, który informuje o dacie i dniu tygodnia. Wykorzystaj wzór pokazany na rysunku (Rysunek 5). Rysunek 4. Sposoby formatowania daty Zadanie 7 Rysunek 6 pokazuje kilka dat. Wprowadź je do arkusza i sprawdź jakie dni tygodnia odpowiadają tym datom. Zadanie 8 Rysunek 5. Fragment kalendarza Rysunek 6. Daty Rysunek 7 pokazuje fragment dziennika, w którym kolejne wpisy są dokonywane co godzinę. Przygotuj taki dziennik obejmujący cały tydzień. Uwzględnij godziny od 8:00 do 20:00. Rysunek 7. Dziennik Zadanie 9 Jak sformatować komórki aby daty i czas były wyświetlane w postaci pokazanej na rysunku (Rysunek 8)?

S t r o n a 7 Wprowadź datę i czas (9 czerwca 2012 roku, godz. 0:10 lub dowolną inną) i zastosuj do jej wyświetlenia różne formaty. Przedstaw datę na co najmniej 9 sposobów. Przykładowe obliczenia Rysunek 8. Formatowanie daty i czasu Poniżej przedstawionych zostanie kilka przykładów obliczeń oraz zadania. Opisy funkcji zostaną skrócone do minimum, ponieważ można je znaleźć w pomocy dołączonej do programu zachęcam do korzystania z klawisza F1 i pomocy kontekstowej. Przykład 1 W kolumnie B arkusza (Rysunek 9) wpisane zostały daty zatrudnienia 10 osób. Na tej podstawie należy podać/obliczyć dla każdej osoby, rok, miesiąc i dzień (numer w miesiącu) zatrudnienia. Rozwiązanie pokazuje Rysunek 10. Jak już mówiliśmy daty przechowywane są w arkuszu kalkulacyjnym jak liczby. Stąd, niekiedy przy zmianie sposobu wyświetlania formuł lub zmianie formatowania np. zamianie na typowy format liczbowy, mogą one zostać zamienione na liczby. Rysunek 9. Arkusz przed wprowadzeniem formuł Rysunek 10. Arkusz z przykładami formuł Można zastanawiać się nad celowością wyodrębnienia np. roku w oddzielnej kolumnie. Przykładem zastosowania takiego rozwiązania może być sytuacja, w której chcemy wiedzieć ile osób było zatrudnionych w poszczególnych latach (miesiącach). Przykładowe rozwiązanie pokazuje Rysunek 11. Funkcja LICZ.JEŻELI zlicza liczbę wystąpień komórek spełniających kryterium (rok) w zakresie (komórki od C4 do C12).

S t r o n a 8 Rysunek 11. Analiza danych odpowiedź na pytanie ile osób zostało zatrudnionych w poszczególnych latach wykorzystano funkcję licz.jeżeli Zadanie 9 Na podstawie powyższego przykładu, policz ile osób zostało zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Przykład Dane są daty rozpoczęcia i zakończenia pewnych przedsięwzięć Rysunek 12. Ile dni trwało każde z nich? Rozwiązanie Ponieważ każda kolejna data jest liczbą naturalną to obliczenie różnicy pozwoli nam na policzenie liczby dni jakie upłynęły między tymi datami. Stąd formuła w komórce D4 przyjmuje postać: =C4-B4 Rysunek 12. Obliczanie różnicy pomiędzy dwiema datami w dniach Zastanówmy się, czy poprawna jest poniższa formuła: = 2006-04-15 2006-04-11 Niestety nie, ponieważ arkusz potraktuje ją jako odejmowanie liczb (2006 minus 4 minus 15 itd.). Zastanówmy się, czy poprawna jest formuła: = data(2006;04;15)-data(2006;04;11) Taka formuła zwróci poprawny wynik, natomiast jeżeli w arkuszu będzie więcej niż 1 przypadek rozpoczęcia i zakończenia, formuła taka będzie nieefektywna ze względu na konieczność ręcznego wpisywania danych.

S t r o n a 9 Przykład Dane są daty zatrudnienia 10 pracowników (Rysunek 13). Należy policzyć jak długo poszczególni pracownicy są zatrudnieni: a) w pełnych miesiącach, b) w pełnych latach, c) w pełnych dniach, d) ile miesięcy przepracowały osoby, którym zaliczono do stażu niepełny rok? Rysunek 13. Obliczanie różnic w czasie tabela do uzupełnienia Rozwiązanie Najprostszym sposobem na obliczanie różnic w datach jest zastosowanie funkcji DATA. RÓŻNICA. Niestety opisu tej funkcji nie znajdziemy w standardowej pomocy do Excela. Dlatego zamieszczono go poniżej. Funkcja Data.różnica() ma trzy argumenty: data początkowa, data końcowa i tzw. typ interwału. Pierwsze dwa argumenty reprezentują daty, których chcemy obliczyć różnicę. Trzeci argument (zawarty w cudzysłowie) określa w jakiej postaci chcemy otrzymać wynik (różnica w latach, miesiącach, dniach itp.). Postać funkcji: =data.różnica(data_początkowa ; data_końcowa ; typ_interwału) Typy interwału: d różnica zostanie podana w dniach (ang. day) y różnica zostanie podana w latach (ang. year) m różnica zostanie podana w miesiącach (ang. month) ym różnica zostanie podana w miesiącach z wyłączeniem lat yd różnica zostanie podana w dniach z wyłączeniem lat md różnica zostanie podana w dniach z wyłączeniem miesięcy i lat Przykład I: Obliczanie różnicy w miesiącach Datę można stosować w formule na wiele sposobów! W przypadku funkcji data.różnica ważne jest aby data wstawiona jako pierwszy argument była wcześniejsza od daty wstawionej jako drugi argument. =data.różnica(data(2005;2;10) ; data(2005;8;10) ; m ) =data.różnica(b6 ; dziś() ; m ) =data.różnica(b6 ; data(2012;06;10) ; m ) =data.różnica(b6 ; B3 ; m ) Którą z powyższych formuł najłatwiej zastosować w naszym wypadku? Czy w formule konieczne jest użycie znaku dolara? Jeśli tak to gdzie?

S t r o n a 10 Przykład I: Obliczanie różnicy w latach =data.różnica(data(2005;2;10) ; data(2005;8;10) ; y ) =data.różnica(b6 ; B3 ; y ) =data.różnica(b6 ; dziś() ; y ) Którą z powyższych formuł najłatwiej zastosować w naszym wypadku? Czy w formule konieczne jest użycie znaku dolara? Jeśli tak to gdzie? Przykład I: Obliczanie różnicy w dniach =data.różnica(data(2005;2;10) ; data(2005;8;10) ; d ) =data.różnica(b6 ; B3 ; d ) =data.różnica(b6 ; dziś() ; d ) =B3-B6 Którą z powyższych formuł najłatwiej zastosować w naszym wypadku? Czy w formule konieczne jest użycie znaku dolara? Jeśli tak to gdzie? Rysunek 14 przedstawia sposób obliczenia różnicy w pełnych latach pomiędzy dwiema datami (formuła zawarta w komórce C6 wyświetlana jest na pasku stanu) oraz wyniki pozostałych obliczeń po zastosowaniu funkcji DATA.RÓŻNICA. Rysunek 14. Rozwiązanie przykładu. Na pasku formuły pokazano formułę, która oblicza różnicę lat Zadanie 10 Zmodyfikuj powyższy przykład tak, aby wymienione w punktach a-d różnice w czasie były obliczane nie na dzień 10 czerwca 2012, ale na dzień otwarcia arkusza (np. dziś). Zawartość której komórki trzeba zmienić i jaką funkcję zastosować? Zadanie 11 Policz: ile miesięcy pozostało do najbliższego Sylwestra, jaki to będzie dzień tygodnia? ile miesięcy pozostało Ci do 18 urodzin, jaki to będzie dzień tygodnia? ile dni pozostało do ferii lub wakacji?

S t r o n a 11 Policz: ile dni minęło od początku roku kalendarzowego? ile dni żyjesz? jaka data będzie za 100 dni, jaki to będzie dzień tygodnia? Zadanie 12 Dane są dwie daty dla ułatwienia wpisano je w arkuszu w komórkach B1 i C1 jak obliczyć różnice w czasie wymienione w tabeli (Rysunek 15)? Podpowiedź: aby obliczyć liczbę (pełnych) tygodni trzeba policzyć liczbę dni, odpowiednio podzielić i zaokrąglić w dół. Analogicznie można policzyć liczbę (pełnych) kwartałów. Rysunek 15. Obliczanie różnic w czasie Zadanie 13 Poniżej w tabeli dane są liczby. Czy te liczby mogą oznaczać datę i czas? Jeśli tak to jakie daty i godziny? Podpowiedź: Przenieś te liczby do arkusza i zmień sposób formatowania. Czy są godziny, które możesz określić bez dodatkowych obliczeń i przenoszenia do arkusza na podstawie dotychczas uzyskanych informacji o datach/czasie? Która z dat jest najwcześniejsza? Podpowiedź: zastosuj funkcję która zwraca minimalną wartość z zakresu liczb. Liczby/daty i czas 41 064,00 41 070,50 41 077,25 41 083,75 41 090,33 41 097,00 41 103,66 41 110,20 Która z dat jest najpóźniejsza? Przykład Na podstawie godziny rozpoczęcia i zakończenia szkolenia należy policzyć czas trwania szkolenia. Najprostszym rozwiązaniem tego zadania jest dostawienie dodatkowej kolumny i policzenie różnicy w czasie jako różnicy między datą zakończenia a datą rozpoczęcia (patrz Rysunek 16, komórka E5). Następnie w komórce poniżej wstawiamy sumę, aby policzyć łączny czas wszystkich zajęć. Komórka, w której jest suma musi być również sformatowana jako czas. Rysunek 16. Obliczanie różnic w czasie

S t r o n a 12 Zadanie 14 Na podstawie godziny rozpoczęcia i zakończenia szkolenia należy policzyć czas trwania szkolenia, którego terminy przedstawia Rysunek 17. Rysunek 17. Przykładowe dane do zadania Zadanie 15 Poniższy rozkład przygotowano w Wordzie. Przenieś go do Excela i oblicz czas trwania. Dokonaj odpowiednich modyfikacji w sposobie formatowania rozkładu Data Godzina Przedmiot 8 grudnia 2008 r. 8.00-9.30 Matematyka 8 grudnia 2008 r. 9.45-11.15 Angielski 9 grudnia 2008 r. 15.00-16.30 Fizyka Podsumowanie Niniejsze opracowanie pokazuje tylko przykłady operacji na datach. W przykładach starałam się uczulić czytelników jak ważne jest poprawne wprowadzanie dat i czasu oraz jak dużo możliwości daje odpowiednie formatowanie. Zachęcam do szukania inspiracji i ciekawych rozwiązań w pomocy do Excela i w Internecie Bibliografia 1. Matthew MacDonald: Excel. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2005/07. 2. Matthew MacDonald: Office 2010 PL. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2011/05. Netografia 1. Charles H. Pearson, Dates And Times In Excel http://www.cpearson.com/excel/datetime.htm#toc 2. JAK: Korzystanie z dat i godzin w programie Excel, Pomoc techniczna firmy Microsoft http://support.microsoft.com/kb/214094

S t r o n a 13 3. The Date Function in Excel, Free computer Tutorials, http://www.homeandlearn.co.uk/excel2007/excel2007s5p2.html 4. Data i Godzina, Kurs Office Excel, http://excel.kursoffice.pl/funkcje/data-i-godzina.php 5. An Excel Tutorial: How to Work With Dates Before 1900 in Excel, http://www.exceluser.- com/explore/earlydates.htm 6. Ted French, Functions to Count Days Between Two Dates in Excel, About.com Guide http://spreadsheets.about.com/od/excelfunctions/tp/090831-excel-days-between-dates-functions-hub.htm 7. Date & Time Format & Calculations, YouTube, http://www.youtube.com/watch?v=5m3nf- D7pB_k 8. Data i godzina, Microsoft Office, http://office.microsoft.com/pl-pl/excelhelp/ch010079345.aspx Dodatki Arkusz z przykładami omówionymi w artykule.