ZAPYTANIE OFERTOWE Specyfikacja warunków zamówienia na przygotowanie projektu graficznego, składu i wydruków próbnych ulotek i poradników ZUS na potrzeby projektu Poprawa jakości usług świadczonych przez ZUS na rzecz przedsiębiorców współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego I. Przedmiot i terminy wykonania zamówienia Etap I 1. stworzenie 2 koncepcji graficznych serii poradników i ulotek (do 16 sierpnia 2011 r.) 2. na podstawie wybranej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych 1 koncepcji graficznej (z pkt 1) wykonanie składu 7 publikacji (od 18 sierpnia do 2 września 2011 r. partiami, w miarę otrzymywania tekstów z ZUS): a) poradnik o objętości ok. 140 stron znormalizowanego maszynopisu, format A4, b) poradnik objętości ok. 40 stron znormalizowanego maszynopisu, format A5 bądź zbliżony, c) 2 ulotki/broszury o objętości ok. 15 stron znormalizowanego maszynopisu, format A5 bądź zbliżony, d) ulotka/broszura o objętości ok. 10 stron znormalizowanego maszynopisu, format A5 bądź zbliżony, e) 2 ulotki o objętości ok. 5 stron znormalizowanego maszynopisu, format między A4 a A5; 3. naniesienie aktualizacji i poprawek merytorycznych zgłoszonych przez ZUS (partiami: od 22 sierpnia do 24 września 2011 r.); 4. naniesienie na skład korekty wykonanej przez ZUS (partiami: 23 sierpnia do 25 września 2011 r.); 5. przekazanie na rzecz ZUS praw autorskich i plików źródłowych najlepiej w formacie kompatybilnym z Adobe InDesign 6 CS4 (do 30 września 2011 r.); 1
6. wykonanie wydruków próbnych po naniesieniu korekt (z pkt 4) 60 egz. każdego tytułu w technologii laserowej, szyte metalowymi zszywkami (do 30 września 2011 r.); Etap II 7. naniesienie poprawek uwzględniających wnioski z badania jakościowego FGI przeprowadzonego w IV kwartale 2011 r. wśród przedsiębiorców (do 31 stycznia 2012 r.); 8. naniesienie na skład korekty wykonanej przez ZUS; 9. utworzenie dwóch ostatecznych wersji plików w formacie PDF uwzględniających poprawki z pkt 7 (do 29 lutego 2012 r.): a) do druku (o odpowiednich parametrach), b) do Internetu (lżejszy, z elementami nawigacyjnymi i linkami zewnętrznymi); 10. przekazanie na rzecz ZUS uaktualnionych plików źródłowych najlepiej w formacie kompatybilnym z Adobe InDesign 6 CS4 (do 29 lutego 2012 r.). II. Założenia do projektu graficznego ulotek i poradników ZUS 1. Cechy, które musi posiadać projekt: a) przejrzysty: jasny układ przestrzenny, czytelna czcionka, zróżnicowanie graficzne tekstu w zależności od funkcji (wyróżnienie przykładów czy innych szczególnie istotnych fragmentów); b) ułatwiający odnalezienie potrzebnego fragmentu uwydatniający strukturę treści, graficzne elementy nawigacyjne (spis treści, żywa pagina, marginesy, odnośniki itp.), dobrze widoczne odnośniki do innych części, materiałów informacyjnych i stron internetowych; c) odpowiedni do wykorzystania zarówno w druku, jak i w wersji elektronicznej (PDF); d) przeznaczony na papier półmatowy, dobry do czytania, o gramaturze 80 90 g/m 2 : 2
ulotki/broszury całość papier, poradniki: środek papier, okładka błyszczący karton ok. 300 g/m 2 ; e) łatwy do zastosowania czy modyfikacji przy kolejnych publikacjach. 2. Projekt musi być przygotowany w oparciu o obowiązujące Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opracowanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego; rozwiązania graficzne, w tym kolorystyka, muszą współgrać z wymaganymi elementami i logo ZUS. 3. Na pierwszej stronie (w przypadku poradników na I s. okładki) projekt musi zawierać logotyp i pełną nazwę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS dostarczy wykonawcy logo Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 4. Poradniki i 2 broszury będą wykorzystywały jedną lub dwie infografiki, ich szkice dostarczy ZUS, jednakże będą one musiały być opracowane graficznie przez wykonawcę. 5. Jeden z poradników będzie zawierał druki formularzy (będą dostarczone przez ZUS) w ściśle określonych kolorach, w rzeczywistym ich formacie A4, co narzuca format tego poradnika. 6. Projekt może zawierać materiał fotograficzny/ilustracyjny odpowiedni do treści, jednakże ich przygotowanie/nabycie będzie należeć do wykonawcy; zdjęcia/ilustracje wykorzystane w broszurach będących przedmiotem zamówienia nie mogą naruszać praw autorskich innych osób. 7. Elementy graficzne nie powinny się zbytnio narzucać i utrudniać percepcji treści, a właśnie ją wspomagać: a) duży kontrast między tekstem a tłem, b) proste i efektywne rozwiązania, c) itp. usprawnienia. 8. Grupa docelowa to aktywne osoby rozpoczynające działalność gospodarczą bądź prowadzące ją niedługo, potrzebujące szybko i łatwo dostępnej informacji o tym, co i jak załatwić w ZUS. Skład wiekowy tej grupy: ok. 30% osoby do 30 lat, ok. 30% osoby do 39 lat, ok. 30% osoby do 49 lat, ok. 10% osoby starsze. 3
Wykształcenie tej grupy: ok. 40% średnie, ok. 35% wyższe i pomaturalne, ok. 20% zawodowe. III. Sposób przygotowania oferty cenowej Oferta powinna zawierać: a) informację o składającym, b) dane teleadresowe (adres, telefon, faks, email), c) wykaz osób uprawnionych do kontaktu z ZUS wraz z danymi do kontaktu (adres, telefon, faks, email), d) cenę zamówienia netto, brutto i stawkę VAT, w rozbiciu na etapy realizacji zamówienia wymienione w cz. I niniejszego zapytania, z wyszczególnieniem wartości praw autorskich, w formie tabeli: Cena netto Cena brutto Stawka VAT Etap I w tym za prawa autorskie Etap II Razem w tym za prawa autorskie e) zestawienie projektów graficzno-wydawniczych (książek, broszur lub innych wydawnictw informacyjnych powyżej 8 stron składu) zrealizowanych przez oferenta w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w formie tabeli: Opis projektu Dla kogo wykonano projekt Kiedy projekt zrealizowano 4
IV. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty 1. Kryterium ceny najniższa cena ofertowa brutto C = 50% cena oferty badanej brutto 2. Kryterium doświadczenia w realizacji projektów graficzno-wydawniczych (książek, broszur i innych wydawnictw informacyjnych powyżej 8 stron składu) liczba projektów zrealizowanych przez oferenta w powyższym zakresie D = 50% liczba zrealizowanych projektów najbardziej doświadczonego oferenta 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę C+D. V. Miejsce i termin złożenia oferty Ofertę należy przesłać na adresy mailowe belkowskaa@zus.pl i rawskio@zus.pl do dnia 1 sierpnia 2011 r. 5