Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze Zielona Góra, 2008-09-25 RIO.I-092/130/08 Pan Zdzisław Mogilnicki Kierownik Gminnego Ośrodka Zdrowia w Babimoście WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze działając na podstawie art. 1 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 18 lipca do 12 września 2008 r. kontrolę problemową koordynowaną w zakresie gospodarki finansowej Gminnego Ośrodka Zdrowia Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Babimoście. Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej przez samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, dla którego funkcję organu załoŝycielskiego pełni Gmina Babimost. Kontrolą objęto gospodarkę finansową Gminnego Ośrodka Zdrowia w Babimoście (GOZ) w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2007 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 września 2008 r., Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Kierownikowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Uchwałą nr XXXIII/156/98 z dnia 18 czerwca 1998 r. Rada Miejska w Babimoście utworzyła Gminny Ośrodek Zdrowia z siedzibą w Babimoście. Ośrodek utworzono jako jednostkę organizacyjną Gminy, działającą na zasadzie publicznego zakładu opieki zdrowotnej. Uchwałą Nr II/7/98 z dnia 14 listopada 1998 r. Gminny Ośrodek Zdrowia został przekształcony w samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej. Wewnętrzne regulacje organizacyjno prawne zawarte zostały w Statucie Gminnego Ośrodka Zdrowia oraz Regulaminie Porządkowym. Obowiązujący Statut zawiera elementy przewidziane w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.) z wyjątkiem uregulowania dotyczącego struktury organizacyjnej. Jest to niezgodne z art. 11 ust. 2 pkt 5 powyŝszej ustawy, w myśl którego w statucie zakładu opieki zdrowotnej określa się w szczególności strukturę organizacyjną. W wyjaśnieniach Przewodniczący Rady Społecznej stwierdził, iŝ na podstawie obowiązującego Statutu przyjęto Regulamin Organizacyjny, w którym określono strukturę organizacyjną Ośrodka. Statut został zgłoszony do rejestracji w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze oraz do Wojewody Lubuskiego. Organy te nie zakwestionowały braku struktury organizacyjnej w Statucie i dokonały rejestracji przyjmując Regulamin Organizacyjny wprowadzony przez Kierownika GOZ. W przypadku Regulaminu Porządkowego stwierdzono, Ŝe nie określono w nim: przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń w jednostkach organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, zakresów czynności pracowników oraz warunków współdziałania między jednostkami organizacyjnymi zakładu dla zapewnienia sprawności funkcjonowania zakładu opieki zdrowotnej pod względem leczniczym, administracyjnym i gospodarczym oraz praw i obowiązków pacjenta. Jest to niezgodne z art. 18a ust. 1a pkt 1, 2 i 4 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej. Osobą odpowiedzialną za ustalenie Regulaminu jest Kierownik, który w wyjaśnieniach stwierdził, iŝ obecnie na ukończeniu jest opracowywanie nowej wersji Regulaminu Porządkowego Gminnego Ośrodka Zdrowia i na podstawie art. 46 pkt 4 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej Regulamin zostanie przedstawiony do zatwierdzenia przez Radę Społeczną do połowy września 2008 r. Kierownik Gminnego Ośrodka Zdrowia w Babimoście powierzył prowadzenie spraw finansowo - księgowych w okresie objętym kontrolą osobie wykonującej obowiązki na podstawie umowy zlecenia. Jest to niezgodne z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), bowiem głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik 2
jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki; wykonywania dyspozycji środkami pienięŝnymi; dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. W wyjaśnieniach Kierownik stwierdził, iŝ ze względów ekonomicznych zatrudniono księgową na podstawie umowy cywilnoprawnej. Takie działanie było korzystne tym bardziej, Ŝe fundusz zakładu był bardzo skromny. Ośrodek zdrowia nie miał dotacji, utrzymywał się z własnej działalności i istniała konieczność szukania oszczędności. W 2008 r. kontrola przeprowadzona przez Urząd Miejski wniosła zastrzeŝenia do takiego stanu rzeczy i nakazała zmienić zatrudnienie księgowej na umowę o pracę. W związku z tym poczyniono starania o zatrudnienie głównego księgowego od dnia 1 stycznia 2009 r. W przypadku unormowań wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej stwierdzono, Ŝe w okresie poddanym kontroli, tj. lata 2006-2007, dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie spełniała wymogów określonych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), co zostało stwierdzone podczas przeprowadzonej przez Burmistrza Babimostu kontroli związanej z realizacją obowiązków wynikających z art. 187 ustawy o finansach publicznych. Większość ujawnionych wówczas nieprawidłowości została usunięta w dniu 1 lipca 2008 r. Pozostały jednak uchybienia dotyczące nie określenia zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, w tym równieŝ brak opisu zasad ewidencji naleŝności i zobowiązań na kontach ksiąg pomocniczych, pomimo faktycznego jej prowadzenia na kontach analitycznych Jest to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za ustalenie i aktualizację dokumentacji jest Kierownik GOZ. Po wskazaniu nieprawidłowości przez kontrolujących Kierownik uzupełnił dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości w zakresie prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Kontrolujący ustalili takŝe, Ŝe z opisu zasad klasyfikacji zdarzeń przyjętych w Zakładowym Planie Kont nie wynika, aby do kont rozrachunkowych była prowadzona ewidencja analityczna. Ustalono jednakŝe, Ŝe w prowadzonej w systemie informatycznym ewidencji księgowej prowadzona jest ewidencja analityczna dla kont rozrachunkowych: 201, 202, 229, 240. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, dokumentacja opisująca zasady rachunkowości, powinna zawierać sposób prowadzenia ksiąg 3
rachunkowych, w tym zakładowy plan kont oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. W trakcie kontroli uzupełniono Zakładowy Plan Kont w zakresie zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do kont rozrachunkowych. W zakresie przestrzegania w GOZ zasad obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz instrukcji inwentaryzacyjnej inspektorzy stwierdzili w badanej próbie (I półrocze 2006 r. i II półrocze 2007 r.), Ŝe od dnia 1 stycznia do 30 czerwca 2006 r. na koncie 202 Rozrachunki z dostawcami nie zaksięgowano 88 operacji gospodarczych na łączną kwotę 123.863,12 zł. Rozrachunki księgowane były bezpośrednio na koncie 400 Koszty według rodzaju. Taki sposób dokonywania zapisów w księdze rachunkowej jest niezgodny z przyjętym Zakładowym Planem Kont. Ponadto z uwagi na brak ewidencji na koncie 202, nie moŝna było ustalić stanu rzeczywistego rozrachunków z dostawcami w tym okresie. Zapisy dokonane w księgach rachunkowych nie odzwierciedlały więc stanu rzeczywistego i stosownie do postanowień art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości nie moŝna uznać, Ŝe były prowadzone rzetelnie. Odpowiedzialność za powyŝszą nieprawidłowość ponosi osoba prowadząca sprawy finansowo - księgowe Ośrodka, która w wyjaśnieniach stwierdziła, Ŝe rozrachunki księgowane były w koszty, poniewaŝ wszystkie faktury płacone były na bieŝąco. Było to niezgodne z przyjętym w Ośrodku Zakładowym Planem Kont. Po dostrzeŝeniu popełnionego błędu z nowym rokiem kalendarzowym księgowania były prawidłowe. Nie było jednak moŝliwości poprawienia w programie zapisów poprzedniego okresu. W II półroczu 2007 r. księgowania były zgodne z wymogami przewidzianymi w Zakładowym Planie Kont. Zarządzeniem wewnętrznym z dnia 20 września 2007 r. Kierownik GOZ nakazał przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w siedzibie Gminnego Ośrodka Zdrowia oraz w placówce w Nowym Kramsku. Sporządzono spis z natury i dokonano wyceny na podstawie zapisów w księgach inwentarzowych. RóŜnice nie wystąpiły. Dokonano równieŝ likwidacji środków trwałych. Stwierdzono, Ŝe w przyjętych w procedurach kontroli finansowej nie ujęto zasad likwidacji środków trwałych, mimo faktycznego dokonywania tych czynności. Stosownie do art. 47 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych kontrola finansowa obejmuje m.in. stosowanie procedur dotyczących procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. W wyjaśnieniach Kierownik stwierdził, iŝ przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. 4
Na podstawie zapisów księgowych na kontach rozrachunkowych w badanej próbie (dokumenty księgowe za I półrocze 2006 r. i za II półrocze 2007 r.) ustalono, Ŝe wszystkie zapisy księgowe zawierają rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oznaczonego jako PK - polecenie księgowania. Pomimo takich zapisów w dokumentacji fizycznie brak jest takich dowodów księgowych. Zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę zbiorcze dowody księgowe, słuŝące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Z wyjaśnień osoby prowadzącej sprawy finansowo księgowe wynika, Ŝe oznaczenie PK pochodzi z dziennika obrotów i jest jedynym moŝliwym oznaczeniem proponowanym przez program księgowy. Numerując kolejny dokument księgowy numerem, który przypisuje program księgowy wpisywała numer na dekrecie zbiorczym dokumentów. W konsekwencji oznaczało to, Ŝe pod jednym dekretem występuje wiele operacji księgowych. Księgowa sądziła, Ŝe skoro program księgowy tak to zapisuje to uznała, Ŝe nie musi sporządzać zestawienia zbiorczego dokumentów księgowych. Przedstawiając powyŝsze uwagi i spostrzeŝenia, na podstawie art. 9 ust. 2 i 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Uzupełnienie Statutu Gminnego Ośrodka Zdrowia w Babimoście o regulację dotyczącą struktury organizacyjnej, stosownie do art. 11 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.). 2. Uzupełnienie Regulaminu Porządkowego o: przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń w jednostkach organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, zakres czynności pracowników, warunki współdziałania między jednostkami organizacyjnymi zakładu dla zapewnienia sprawności funkcjonowania zakładu opieki zdrowotnej pod względem leczniczym, administracyjnym i gospodarczym, prawa i obowiązki pacjenta, stosownie do art. 18a ust. 1a pkt 1, 2 i 4 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej. 3. Zatrudnienie i powierzenie obowiązków głównego księgowego zgodnie z wymogami art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). 5
4. Uzupełnienie procedur kontroli finansowej o zasady likwidacji środków trwałych, stosownie do art. 47 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. 5. Dokonywanie zapisów w księdze rachunkowej na podstawie zbiorczych dowodów księgowych zgodnie z zasadami określonymi w art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo złoŝenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby. O wykonaniu wniosków lub przyczynach ich niewykonania proszę zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Andrzej Skibiński Do wiadomości: 1. Burmistrz Babimostu, 2. Przewodniczący Rady Miejskiej w Babimoście, 3. RIO.II, 4. aa. 6