Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents InsERT, grudzie 2003 http://www.insert.com.pl/office2003 InsERT GT Smart Documents to przygotowany przez firm InsERT specjalny dodatek, umoliwiajcy wykorzystywanie technologii tzw. inteligentnych dokumentów, która jest wbudowana w Microsoft Office System 2003. Uytkownicy maj do dyspozycji trzy przygotowane szablony dokumentów, s to: kosztorys, oferta i list. Nazwy podanych szablonów s umowne, wskazuj tylko na pewien okrelony rodzaj dokumentu. Niniejszy opis dotyczy sposobu korzystania z dostpnych szablonów oraz przystosowania ich do potrzeb uytkownika. Instalacja dodatku omówiona jest dokładnie w instrukcji powiconej instalowaniu Dodatku, dlatego zagadnienia z tym zwizane zostały pominite w tym omówieniu. Dla przypomnienia: szablony uruchamia si z poziomu Microsoft Office Word 2003 za pomoc opcji Szablony na moim komputerze wywoływanej z menu Plik-Nowy. Modyfikacji w danym szablonie mona dokona, uywajc odpowiednich Akcji dokumentu znajdujcych si w wywietlanym po prawej stronie ekranu Okienku zada. (Okienko zada bdzie widoczne na ekranie, jeli w menu Widok zostanie wybrana opcja Okienko zada lub uytkownik uyje klawiszy [Ctrl+F1]). Naley pamita, e korzystanie z szablonów moliwe jest, jeli uytkownik posiada dostp do sieci Internet przynajmniej jednorazowo na pocztku pracy, gdy Microsoft Office Word 2003 bdzie pobierał elementy potrzebne do uruchomienia inteligentnego dokumentu ze strony internetowej. UWAGA! Naley podkreli, e uytkownik moe (a nawet powinien) dowolnie zmienia układ dokumentu, wielko i rodzaj czcionki, marginesy, akapity, czyli uywa rónorodnych funkcji do edycji dokumentu, dostpnych w programie Microsoft Office Word 2003. W ten sposób zmodyfikowany szablon naley zapisa jako szablon dokumentu Word (rozszerzenie *.dot) i póniej wykorzystywa. Cała logika inteligentnego dokumentu zostanie przeniesiona do nowego szablonu. Zasada posługiwania si szablonami jest identyczna dla kadego rodzaju. Wywietlony szablon posiada zdefiniowane sekcje, np. tytuł, zdjcie, nazwa towaru, adres. Uytkownik moe łatwo i szybko uzupełni poszczególne pola danymi, które pobrane s automatycznie z systemu InsERT GT (logowanie do systemu odbywa si automatycznie w tle, jeli uytkownik dokonał ustale dotyczcych logowania. Jeli tego nie uczynił, program spyta o nazw serwera, konto, podmiot i hasło dostpu). Wykorzystywanie szybkiego uzupełniania Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents 1
danych zgromadzonych w innych systemach jest typowe dla technologii inteligentnych dokumentów. Ustawienie kursora w danej sekcji szablonu dokumentu powoduje udostpnienie odpowiedniej akcji, np. sekcja przeznaczona na dane adresowe kontrahenta udostpni akcj Dane klienta. Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents 2
Szablon kosztorysu Pierwszym dostpnym szablonem przygotowanym przez InsERT jest Kosztorys. Jak ju wspomniano, kad z sekcji znajdujcych si w szablonie mona zmieni (dotyczy to take grafiki i tytułu Kosztorys, który mona zmieni np. na Zamówienie). W Okienku zada zawarte s funkcje (akcje) zwizane z aktualnie wskazan przez uytkownika sekcj szablonu (w tym wypadku sekcje dotycz danych klienta oraz towaru lub usługi). W Okienku zada pojawi si take filtr. Przy obszernych zbiorach danych kartotekowych ciganie wszystkich danych trwałoby bardzo długo, niewygodne byłoby równie ich przegldanie na licie, dlatego warto zawzi zakres przedstawianych danych, stosujc filtr. Wystarczy w pole Szybki filtr wpisa np. pocztkowe litery lub wykorzysta funkcj Zaawansowane filtrowanie, która uruchamia pomocnicze okno Parametry filtra, umoliwiajce dokonanie odpowiednich ustawie. Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents 3
Znak * w polu Filtr wskazuje, e brane bd pod uwag wszystkie elementy z danej kartoteki (w tym wypadku kontrahentów lub towarów). Dane z kartoteki przedstawiane s w postaci listy, któr naley najpierw aktywowa za pomoc opcji Poka list. Wskazanie danego zapisu na licie spowoduje, e pozostałe pola w Okienku zada zostan odpowiednio uzupełnione. Naley pamita, e warunkiem automatycznego wprowadzenia odpowiednich danych jest obecno ich w systemie InsERT GT (jeli w danych wybranego kontrahent nie ma np. informacji o osobie, z któr naley si kontaktowa, wówczas dane takie nie bd mogły by pobrane z kartoteki i naley uzupełni je rcznie, wpisujc je w czci Osoba kontaktowa). W przypadku towaru naley dodatkowo okreli ilo (domylnie uzupełniana jest cena jednostkowa), by program wyliczył ostateczn warto. Wszystkie uzupełnione automatycznie dane mona oczywicie modyfikowa. W dolnej czci Okienka zada znajduj si funkcje umoliwiajce zarzdzanie danymi w szablonie: Wstaw powoduje wprowadzenie do szablonu danych kontrahenta na podstawie pól z Okienka zada (nazwy pełnej, danych adresowych, osoby kontaktowej); powoduje dodanie do szablonu wybranego towaru, usługi lub kompletu na podstawie danych z pól z Okienka zada (nazwa, ilo, jednostka miary, cena, warto). Zmie Aktualizuj Usu wprowadza zmiany do szablonu na podstawie modyfikacji dokonanych w polach z Okienka zada. aktualizuje dane na podstawie zmian wprowadzonych w pola Okienka zada (np. jeli uytkownik zmienił ilo wybranego towaru, wówczas po naciniciu funkcji Aktualizuj zostanie zmieniona warto dokumentu (na podstawie ceny jednostkowej), powtórne naciniecie funkcji Aktualizuj zaktualizuje dane w szablonie). usuwa wskazany w dokumencie towar. Szablon kosztorysu jest najbardziej rozbudowanych szablonem dodatku InsERT GT Smart Documents, dlatego najbardziej nadaje si do zastosowania ciekawych przeróbek. Na jego podstawie łatwo mona bowiem stworzy elegancki szablon oferty, zamówienia, wyceny robocizny, a nawet faktury (np. faktury pro forma). Zachcamy szczególnie do pełnej modyfikacji jego szaty graficznej i układu tego szablonu. Dziki bogatym funkcjom zawartym w programie Microsoft Office Word 2003 moe on wyglda bardzo oryginalnie. Nie naley zapomnie równie o zapisanu tak zmodyfikowanego szablonu jako szablonu dokumentu programu Microsoft Office Word 2003 (plik z rozszerzeniem *.dot). Po szczegóły odsyłamy do systemu pomocy Microsoft Office Word 2003 oraz do bogatej oferty ksiek (równie w jzyku polskim) dotyczcych tego tematu. Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents 4
Szablon oferty Kolejnym przygotowanym przez InsERT szablonem jest Oferta. W Okienku zada uytkownik z listy towarów wskazuje ten, którego dotyczy ma oferta. W przypadku tego szablonu równie działaj te same zasady, co w szablonie Kosztorys. Aby uaktywni list towarów, naley wybra funkcj Poka list. Zawenie przedstawianych danych uzyskuje si poprzez zastosowanie filtra (take funkcji zaawansowanego filtrowania). Wybranie funkcji Wypełnij spowoduje uzupełnienie sekcji szablonu. W sekcji Nazwa pojawi si nazwa towaru, w sekcji przeznaczonej na opis - informacje o towarze, a w sekcji Cena detaliczna - cena detaliczna towaru. Naley pamita, e dane pobierane s z kartoteki towarów z systemu InsERT GT. Jeli w kartotece tej nie ma np. opisu danego towaru, wówczas sekcja szablonu przeznaczona na opis pozostanie nieuzupełniona. Naley wówczas wprowadzi opis ju bezporednio do szablonu. Szablon listu Ostatnim z dostpnych szablonów jest List. Szablon ten posiada nastpujce sekcje: dane adresowe kontrahenta, tre listu i stopk z danymi podmiotu (program automatycznie wprowadza w t sekcj dane podmiotu, który jest wskazany w systemie InsERT GT). Ustawienie kursora w sekcji danych adresowych kontrahenta spowoduje, e w Okienku zada pojawi si funkcje i pola dotyczce wyboru kontrahenta i danych adresowych. Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents 5
Przy wyborze kontrahenta mona zastosowa filtr (zasada działania jest taka sama, jak w innych szablonach opisanych wyej). Wskazanie danego kontrahenta na licie spowoduje uzupełnienie pól w Okienku zada (nazwy pełnej kontrahenta, ulicy, kodu i miejscowoci). Wybranie funkcji Wstaw spowoduje, e dane te zostan wprowadzone w odpowiednia sekcje szablonu. Aby uzupełni sekcj szablonu przeznaczon na tre listu, naley ustawi na niej kursor. W Okienku zada wywietl si przykładowe zawartoci listu. Po wskazaniu wybranej zawartoci (np. umowy handlowej) odpowiednia tre zostanie wstawiona do sekcji w szablonie. Ostatni sekcj szablonu List jest stopka. Umiejscowienie w niej kursora spowoduje uruchomienie w Okienku zada pól i funkcji dotyczcych danych podmiotu (domylnie znajduj si tam dane z podmiotu, do którego aktualnie zalogowany jest uytkownik). Aby zaktualizowa dane podmiotu w szablonie, naley wybra funkcj Aktualizuj. Instrukcja obsługi dodatku InsERT GT Smart Documents 6