Kategoria archiwalna akt Symbole klasyfikacji akt Hasła klasyfikacyjne akt W komó rce meryt ory cznej W innych komórk ach Uwagi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 ZRZĄDZNIE 00 Organy kolegialne 000 Posiedzenia Kierownictwa Ministerstwa Zdrowia Protokoły posiedzeń, ustalenia, wnioski, materiały na obrady 001 Rada Naukowa 002 Rada do Spraw Niekonwencjonalnych Metod Terapii Regulaminy, wykazy imienne członków Rady, protokoły posiedzeń, materiały na obrady, ustalenia Jak w klasie 001 003 Rada Społeczno- Zawodowa Jak w klasie 001 004 Komisje i zespoły doradcze 0040 0041 Komisje i zespoły opiniodawczodoradcze Ministerstwa Zdrowia Komisje i zespoły opiniodawczodoradcze działu gospodarki Zdrowie Dotyczy komisji i zespołów stałych oraz doraźnych Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą protokoły obrad, referaty, sprawozdania z prac, materiały na posiedzenia, wykazy członków Jak w klasie 0040 Strona 1
005 Udział w pracach zewnętrznych organów kolegialnych Do kategorii należy zakwalifikować własne referaty i wystąpienia; inne- kat. 006 Konferencje, sympozja, seminaria organizowane przez Ministerstwo Zdrowia Do kategorii kwalifikuje się programy imprez, wykazy uczestników, stenogramy lub protokoły obrad, referaty, sprawozdania. 007 Udział w zewnętrznych konferencjach naukowych i seminariach (w tym w konferencjach pod honorowym patronatem Ministra Zdrowia) Do kategorii należy zakwalifikować własne referaty, wystąpienia i relacje z uczestnictwa; pozostała dokumentacja tych imprez- kat. 008 Narady i odprawy pracowników Ministerstwa Zdrowia Protokoły zebrań, notatki, sprawozdania, wnioski, ustalenia Przygotowanie posiedzeń organów kolegialnych oraz ich 009 obsługa organizacyjnotechniczna 01 Organizacja 010 011 Podstawy prawne działania Ministerstwa Zdrowia Organizacja Ministerstwa Zdrowia B2 Zawiadomienia, zaproszenia, harmonogramy, korespondencja Przepisy ogólnopaństwowe dotyczące bezpośredniej działalności Ministerstwa m. in. akty erekcyjne, statuty Regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne, rejestracja własnej jednostki, zakresy działania; projekty regulaminów i innych aktów- kat. Strona 2
02 012 013 014 020 0140 0141 Organizacja jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Imienne upoważnienia i pełnomocnictwa Organizacja prac biurowych. rchiwum zakładowe, biblioteka Zasady prowadzenia prac biurowych i archiwalnych Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji Jak w klasie 011 B10 B2 Instrukcja kancelaryjna i archiwalna, rzeczowy wykaz akt Terminarze, rozdzielniki, dzienniki korespondencyjne, rejestry telenot, dalekopisów, dowody doręczeń i opłat pocztowych 0142 Formularze Opracowanie wzorów 0143 Wzory odciskowe pieczęci i stempli 0144 Ewidencja zasobu archiwum zakładowego 0145 Udostępnienie akt B2 0146 Gromadzenia zasobu bibliotecznego 0147 Ewidencja zasobu bibliotecznego BE50 0148 Udostępnianie zasobu bibliotecznego kty normatywne. Pomoc prawna. Wewnętrzne akty normatywne Ministerstwa Spisy zdawczoodbiorcze akt, wykazy spisów, protokoły, oceny dokumentacji niearchiwalnej przekazywanej na makulaturę, spisy akt przekazywanych do archiwum państwowego Zezwolenia, karty udostępniania Zamówienia, korespondencja Księgi inwentarzowe, katalogi Strona 3
0200 Zbiór wewnętrznych aktów normatywnych Komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. 1 egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się w odpowiednich klasach rzeczowych i przechowuje w odpowiednich teczkach 021 0201 0202 Opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych Rejestr wewnętrznych aktów normatywnych Własne akty normatywne powszechnie obowiązujące B10-0210 Zbiór aktów normatywnych powszechnie obowiązujących wydanych przez Ministra Zdrowia Kat. dotyczy podpisanych aktów normatywnych. Projekty tych aktów- kat. 0211 Rejestr aktów normatywnych powszechnie obowiązujących wydanych przez Ministra Zdrowia Strona 4
0212 Własne projekty aktów normatywnych powszechnie obowiązujących- ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów itp. W klasie tej rejestruje się wyłącznie projekt: 1) którego zarejestrowanie nie zostało przewidziane we właściwej tematycznie klasie rzeczowej wykazu akt lub 2) którego tematyka obejmuje jednocześnie obszary dwu lub więcej klas rzeczowych i którego nie można w związku a tym poprawnie zaliczyć do żadnej z tych klas. Kategoria dotyczy wersji ostatecznych projektów aktów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom. Pozostała dokumentacja- kat. 022 023 0213 0214 Interpretacja i wyjaśnienia przepisów ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów, których projekty zostały przygotowane w Ministerstwie Opiniowanie własnych projektów aktów normatywnych powszechnie obowiązujących Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych Zbiór aktów normatywnych organów administracji rządowej B10 B10 B10 Dotyczy interpretacji i wyjaśnień wyłącznie tych aktów normatywnych, których projekty zostały zarejestrowane w klasie 0210 Dotyczy udzielania opinii do wszystkich własnych projektów aktów normatywnych powszechnie obowiązujących- także przewidzianych w odpowiednich klasach rzeczowych Strona 5
024 Opinie prawne Dotyczy opinii prawnych do umów zawieranych przez Ministerstwo oraz opinii prawnych związanych z zapytaniami komórek organizacyjnych Ministerstwa, instytucji, organizacji, obywateli 03 025 026 030 031 032 033 034 Sprawy sądowe. Sprawy z powództwa cywilnego oraz sprawy w postępowaniu administracyjnym Rejestr spraw sądowych oraz spraw w postępowaniu administracyjnym Planowanie i sprawozdawczość, statystyka. nalizy działalności Ministerstwa Roczne plany i programy działania Ministerstwa B10 B10 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Dla każdego rodzaju planów zakłada się odrębne teczki. Do kat. należą wersje ostateczne opracowań. Projekty i wersje robocze opracowań oraz materiały źródłowe do opracowań- kat. B2 Roczne sprawozdania z działalności Ministerstwa Jak w klasie 030 Plany roczne instytucji nadzorowanych przez Ministerstwo oraz sprawozdania z ich realizacji Plany okresowe Ministerstwa i sprawozdania z ich realizacji Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych Ministerstwa 0340 Plany pracy Strona 6
035 0341 Sprawozdania z działalności 036 Statystyka nalizy (kompleksowe, problemowe) działalności Ministerstwa 0360 Źródłowe materiały statystyczne BE5 0361 Statystyczne opracowania cząstkowe 0362 Statystyczne opracowania końcowe 04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynowanie systemów informatycznych 0400 0401 Organizacja projektowania i zarządzania systemami informatycznymi Założenia i wymagania systemów informatycznych 0402 Projektowanie rozwiązań informatycznych 0403 Spisy systemów i programów 0404 Oceny systemów i programów B2 Kat. dotyczy sprawozdań rocznych komórek merytorycznych; sprawozdania komórek usługowych- kat. Kat. dotyczy wersji ostatecznej analiz, materiały źródłowe i wersje robocze opracowań- kat. B2 nkiety, karty, formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego. Oferty, umowy na wykonanie oprogramowania, protokoły odbioru prac, raporty, korespondencja z wykonawcami. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy Kat. dotyczy wyłącznie opracowań własnych oraz wykonanych na zlecenie Ministerstwa Własne programy oraz metody Strona 7
041 Bazy danych 042 043 044 0430 0431 0432 0433 0434 0435 0436 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów Eksploatacja systemów informatycznych Zakupy i uruchomienie sprzętu oraz instalacji towarzyszących Instalacja, utrzymanie i administrowanie oprogramowania systemowego i pomocniczego Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych Organizacja eksploatacji systemów informatycznych Modernizacja bazy sprzętowosystemowej Przeglądy komputerów, serwis techniczny dministrowanie siecią i systemami informatycznymi Wspomaganie użytkowników systemów (konsultacje i szkolenia) BE5 045 Przetwarzanie danych B2 B2 Oferty, umowy zakupu, umowy gwarancyjne. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy Instrukcje obsługi, ewidencjonowania informacji, archiwizowania zbiorów Harmonogramy, raporty, korespondencja 046 Usługi informatyczne 05 Skargi i wnioski 050 Zasady i tryb załatwiania skarg i wniosków Kat. dotyczy wyłącznie przepisów własnych, zewnętrzne przepisy- kat. Strona 8
051 Skargi i zażalenia załatwiane przez Ministerstwo W razie masowości tego typu spraw do kat. należy zaliczyć przykładowo od 5 do 10% spraw w skali roku 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B2 053 Rejestry skarg i wniosków załatwianych przez Ministerstwo 054 nalizy skarg i wniosków 06 Wydawnictwa. Upowszechnianie informacji o działalności Ministerstwa 060 Wydawnictwa własne 061 062 0600 Programowanie działalności wydawniczej 0601 Teki wydawnicze 0602 Przygotowanie do publikacji i wykonanie poligraficzne 0603 Rozpowszechnienie wydawnictw B2 Prenumerata wydawnictw zewnętrznych Informacje o działalności Ministerstwa Zdrowia B2 B2 Dla każdego tytułu wydawanego przez Ministerstwo (Biuletynu Informacyjnego, ulotek informacyjnych) zakłada się odrębną teczkę zawierającą: egzemplarz opublikowany, kartę wydawniczą, recenzję, umowę autorską Zlecenia, rozliczenia zleceń, zapotrzebowanie materiałowe, korespondencja Strona 9
0620 Informacje o działalności dla środków masowego przekazu, odpowiedzi na krytykę prasową, wywiady z przedstawicielami Ministerstwa, strona internetowa Teksty artykułów prasowych, teksty oświadczeń, teksty stron internetowych 07 0621 0622 Pokazy, wystawy dotyczące działalności Ministerstwa Udział w zewnętrznych pokazach, wystawach, odczytach 063 Recepcja wizyt gości B2 064 Reprezentacja B2 Współpraca z krajowymi instytucjami 070 Z Sejmem i Senatem 071 072 Współpraca z Kancelarią Prezydenta RP Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów i Komitetami RM Programy, odczyty, scenariusze wystaw, itp. Dokumentacja obsługi imprez- kat. B2 Do kat. należy zaliczyć sprawozdania z uczestnictwa Ministerstwa w imprezach oraz opracowania przygotowane na te imprezy, pozostałe materiały- kat. Korespondencja, rejestr, harmonogramy wizyt Zaroszenia, zawiadomienia, podziękowania oraz inna korespondencja kierownictwa Ministerstwa Obejmuje sprawy ogólne nie związane bezpośrednio z aktami innych klas Do kat. należy zaliczyć korespondencję merytoryczną, własne opracowania przygotowane dla tych organów. Pozostała dokumentacja- kat. Jak w klasie 070 Jak w klasie 070 Strona 10
073 074 Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi Współpraca z Narodowym Funduszem Zdrowia Jak w klasie 070 Do kat. należy zaliczyć porozumienia, sprawozdania z realizacji porozumień, korespondencję merytoryczną oraz własne opracowania. Pozostała dokumentacja- kat. +I110 075 Współpraca z terenową administracją rządową i z organami samorządu BE5 Jak w klasie 074 terytorialnego 076 Współpraca z organizacjami społecznymi 0760 Współpraca ze stowarzyszeniami ochrony zdrowia Jak w klasie 074 0761 Współpraca ze związkami zawodowymi Jak w klasie 074 0762 Współpraca z samorządami zawodowymi Jak w klasie 074 077 Współpraca z innymi instytucjami 078 Współpraca z instytucjami nadzorowanymi przez Ministra Zdrowia 079 Współpraca między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa 08 Współpraca z zagranicą 080 Ogólne zasady i programy współpracy 081 082 Porozumienia o współpracy w dziedzinie ochrony zdrowia i nauk medycznych oraz ich realizacja Wymiana dokumentacji i informacji z zagranicznymi instytucjami, placówkami naukowymi i leczniczymi BE5 Strona 11
083 084 Współpraca z międzynarodowymi organizacjami Współpraca z instytucjami rządowymi poszczególnych krajów 085 Współpraca z Unią Europejską 086 0860 0861 Zagraniczne wyjazdy służbowe oficjalnych delegacji Ministerstwa Zdrowia Przygotowanie wyjazdów i sprawy wizowo- paszportowe Sprawozdania z wyjazdów oraz wnioski Przyjazdy delegacji 087 zagranicznych Programy pobytu delegacji oraz 0870 ekspertów i sprawozdania z przebiegu rozmów i spotkań Przygotowanie i obsługa pobytu 0871 delegacji zagranicznych 09 Kontrole i audyt wewnętrzny 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli Dla każdej międzynarodowej organizacji zakłada się osobną teczkę Jak w klasie 083 B2 B2 Programy, sprawozdania, instrukcje wyjazdowe Kat. dotyczy wyłącznie własnych ustaleń, zewnętrznekat. 091 Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w Ministerstwie 0910 Kompleksowe Protokoły, sprawozdania z kontroli, wystąpienia pokontrolne i odpowiedzi na wystąpienia, korespondencja, sprawozdania z realizacji zaleceń. Każda kontrola stanowi osobną sprawę. Kat. dotyczy dokumentacji kontroli kompleksowych i problemowych, innekat. Obejmuje całokształt działalności Strona 12
0911 Problemowe Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych 0912 Wycinkowe 0913 Doraźne BE5 Kontrole przeprowadzone przez 092 Ministerstwo w instytucjach Jak w klasie 091 nadzorowanych 0920 Kompleksowe Jak w klasie 0910 0921 Problemowe Jak w klasie 0911 0922 Wycinkowe 0923 Doraźne BE5 Kontrole zewnętrzne w 093 instytucjach nadzorowanych przez Ministra Zdrowia 094 Książki kontroli - 095 Procedury przeprowadzania audytu wewnętrznego Opracowania i ustalenia własne 096 Plany audytu wewnętrznego Opracowania własne 097 0960 Plany roczne audytu 0961 Plany strategiczne audytu Sprawozdania z wykonania planów audytu wewnętrznego Kat. dotyczy wykonania planów rocznych i strategicznych. Pozostała dokumentacja- kat. 1 KDRY 10 Zasady pracy i wynagrodzeń 100 Taryfikatory kwalifikacyjne 101 Regulaminy pracy 102 Zasady wynagradzania i premiowania 103 Programy polityki kadrowej 11 Zatrudnienie Dotyczy pracowników Ministerstwa i jednostek podległych Ministrowi Zdrowia Programy, własne wytyczne. Dokumentacja pomocnicza- kat. Strona 13
110 Rekrutacja B2 111 Zwalnianie pracowników B2 112 Wykazy etatów Sprawy naboru do służby cywilnej w Ministerstwie, w tym ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej oraz kursy na wyższe stanowisko, oferty kandydatów kta konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych klasa 120, 122 i 124 113 Prace zlecone 1130 Ze składką na ZUS 0-1131 Bez składki na ZUS - 114 Przeszeregowania i awanse 115 Nagrody, odznaczenia i kary 1150 Nagrody B10-1151 Odznaczenia państwowe - Wnioski 116 117 1152 Kary - 1153 Odznaczenia i wyróżnienia honorowe Dokumentacja dotycząca oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy w placówkach służby zdrowia Uprawnienia do wykonywania zawodu i odpowiedzialność zawodowa B Umowy z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych Zestawienia, analizy, kopie pism o przyznaniu nagrody, awansów odkłada się do akt osobowych klasa 120, 122 i 124 Okres przechowywania z uwzględnieniem zasad (terminów) zatarcia kary; odkłada się do akt osobowych Do kat. należy zaliczyć decyzje Ministra oraz rejestr odznaczonych Strona 14
1170 1171 Postępowanie w sprawach prawa wykonywania zawodu lekarza Uprawnienia cudzoziemców do wykonywania zawodu lekarza w Polsce 118 Wojskowe sprawy pracowników Ewidencja Legitymacje służbowe, 119 identyfikatory 12 Ewidencja osobowa 120 121 122 123 124 kta osobowe pracowników Ministerstwa Zdrowia Pomoce ewidencyjne do akt osobowych pracowników Ministerstwa kta osobowe kierowników jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Pomoce ewidencyjne do akt osobowych kierowników jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia kta osobowe mianowanych pracowników naukowych 125 Rejestry pracowników naukowych 126 Rejestry personelu medycznego 1260 Przepisy dotyczące rejestracji personelu medycznego B25 B25 BE50-0 - BE50-0 - - - Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą wniosek o przyjęcie do pracy, życiorys, ankiety, opinie, umowy o pracę, odpisy aktu stanu cywilnego i przebiegu pracy, angaże, odznaczenia, nagrody, fotokopie świadectw szkolnych i naukowych, świadectwo pracy Księgi ewidencyjne, skorowidze Profesorów, docentów, pracowników akademickich w kademiach Medycznych Ustalenia własne; inne kat. Strona 15
1261 Rejestry lekarzy 0 1262 Rejestry innych grup zawodowych personelu 0 medycznego 127 Biogramy zmarłych pracowników naukowych - 13 Dyscyplina pracy 130 Dowody obecności w pracy B2 Listy obecności 131 bsencja B3 132 Urlopy pracownicze B2 133 Delegacje służbowe 134 nalizy czasu pracy Kat. B3 dotyczy zwolnień lekarskich, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności- kat. Karty urlopowe, plany urlopów Dotyczy ewidencji delegacji, rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych- kat. 135 Postępowanie dyscyplinarne Wnioski rzecznika dyscyplinarnego do Komisji Dyscyplinarnej, orzeczenia i postanowienia Komisji 14 Szkolenie zawodowe pracowników Ministerstwa Zdrowia 140 Zasady, metody i treści szkolenia 141 Programy szkoleniowe Ministerstwa Zdrowia Kat. dotyczy własnych programów, programy zewnętrzne szkoleń i kursów- kat. B2 Strona 16
142 Pomoce dydaktycznoszkoleniowe Własne opracowania lub opracowania przygotowane na zlecenie Ministerstwa Zdrowia; uwagi i opinie do opracowań, pomoce zewnętrzne- kat. B2 143 Rekrutacja uczestników szkoleń, dobór wykładowców, obsługa administracyjna kursów B2 144 Ewidencja szkolonych, protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki 0 145 Studia podyplomowe i doktoranckie Umowy z placówkami naukowymi, ewidencja uczestników studiów 146 Staże naukowe i praktyki 1460 Krajowe 1461 Zagraniczne B10 147 Stypendia naukowe zagraniczne 148 Służby przygotowawcze w służbie cywilnej 15 Sprawy socjalno- bytowe 150 Podstawowe zasady 151 Mieszkania pracownicze Kat. B10 dotyczy sprawozdań z odbytego stażu, pozostałe aktakat. Kat. dotyczy sprawozdań, pozostałe akta- kat. Kategoria dotyczy własnych przepisów, m. in. regulamin gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych; zewnętrznekat. Obejmuje sprawy mieszkań zakładowych, hoteli pracowniczych Strona 17
16 152 153 154 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników Wypoczynek pracowników, kolonie i zimowiska dla dzieci Opieka nad pracownikami Ministerstwa Zdrowia 155 Realizacja akcji socjalno- bytowej 160 Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 161 Okresowe przeglądy warunków pracy 162 Wypadki przy pracy 1620 Zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie - B3 B3 Stołówki, bufety, rejestr abonamentów obiadowych, kwitariusze opłat za obiady, itp. Wnioski, skierowania, kwitariusze opłat za wczasy Zapomogi, zasiłki, opieka zdrowotna, również emerytów i rencistów nalizy, sprawozdania, oceny za okresy roczne lub dłuższe Kat. dotyczy własnych przepisów, zewnętrzne- kat. Protokoły, wnioski, wytyczne, zalecenia 1621 Inne wypadki B10-163 nalizy wypadków i chorób zawodowych 164 Badania lekarskie pracowników - Okresowe, kontrolne 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy ubezpieczeniowe 171 Ubezpieczenia społeczne 172 Legitymacje ubezpieczeniowe Instrukcje i wyjaśnienia ZUS, PZU i innych instytucji ubezpieczeniowych Deklaracje podatkowe, deklaracje rozliczeniowe wkładek miesięcznych ZUS, listy płatnicze zasiłków Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji Strona 18
173 Dowody uprawnień do zasiłków 174 Raporty imienne o odprowadzonych składkach na ZUS - 175 Emerytury i renty B2 Wnioski 176 Ubezpieczenia zbiorowe B10 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 21 210 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi dministrowanie nieruchomościami i lokalami Ministerstwa Nabywanie i zbywanie nieruchomości Dotyczy zasiłków wychowawczych, macierzyńskich, chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych itp. Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej Ustalenia własne w zakresie zaopatrzenia i gospodarki środkami rzeczowymi Dokumentacja prawna i techniczna 211 Przydział i najem nieruchomości Okres przechowywania liczy się od daty utraty nieruchomości lub daty wygaśnięcia umowy 22 212 Eksploatacja nieruchomości B2 213 Podatki i opłaty publiczne B10 Inwestycje i remonty obiektów Ministerstwa Zdrowia Dokumentacja konserwacji i remontów bieżących, ogrzewania, oświetlenia, itp. Deklaracje, wymiar podatku Okres przechowywania przez cały okres eksploatacji obiektu Strona 19
23 220 221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów Wykonawstwo inwestycji i remontów BE5 222 Ewidencja inwestycji Gospodarka środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi 230 Organizacja gospodarowania 231 Zaopatrzenie oraz dostawy aparatury i sprzętu Dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę, dokumentacja prawna i techniczna obiektów zabytkowychkat. Wnioski, opinie rzeczoznawców, umowy, kosztorysy robót, harmonogramy prac, rozliczenia Kat. dotyczy własnych ustaleń, zewnętrzne- kat. Zapotrzebowania, rozdzielniki i katalogi reklamowe- kat., dalszy podział wg użytkowników- komórek organizacyjnych Ministerstwa Zdrowia 232 Zaopatrzenie i dostawy 233 Magazynowanie i użytkowanie Dowody przychodu i rozchodu towarów, kartoteki ilościowowartościowe 234 Eksploatacja środków trwałych Dowody przyjęcia do eksploatacji maszyn i urządzeń, książka ewidencyjna środków trwałych, dowody zmiany miejsca użytkowania, okres przechowywania liczy się od momentu wycofania sprzętu z eksploatacji 235 Konserwacja i remonty środków trwałych 236 Likwidacja aparatury i sprzętu Protokoły likwidacji Strona 20
237 238 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna aparatury i sprzętu Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi 24 Źródła zaopatrzenia B2 25 Transport i łączność 250 Eksploatacja własnych środków transportowych B3 B3 Opisy techniczne, instrukcje obsługi; okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyn lub urządzeń Nie dotyczy zamówień publicznych, do których ma zastosowanie ustawa o zamówieniach publicznych Karty drogowe, karty eksploatacyjne samochodów, zeszyty eksploatacyjne, rejestry wyjazdów służbowych 251 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna samochodów służbowych Dla każdego samochodu służbowego prowadzi się odrębną teczkę zawierającą kopie rachunku zakupu, sprzedaży, protokół przekazania- przejęcia, dowód rejestracji, instrukcje obsługi, książkę gwarancyjną, polisy ubezpieczeniowe i dowody opłat podatku drogowego. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia samochodu 252 Usługi transportowe B2 253 Eksploatacja środków łączności B3 Telefony, teleksy 26 Gospodarka energetyczna Strona 21
260 Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwowej 261 Limitowanie paliw i energii B3 27 Zamówienia publiczne 270 Postępowanie w trybie zamówień publicznych Przepisy własne. Projekty tych przepisów i pozostała dokumentacja- kat. Dokumentacja komisji przetargowych, wnioski, oferty, umowy, aneksy, okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy. Dalszy podział według tematyki zamówień 28 271 Ewidencja zamówień publicznych B10 272 Wnioski w sprawie odstąpienia od przepisów ustawy o zamówieniach publicznych Ochrona mienia Ministerstwa Zdrowia 280 Strzeżenie budynków i lokali B2 281 Ochrona przeciwpożarowa 2810 Organizacja ochrony ppoż. 2811 Zapobieganie i zabezpieczenie ppoż. 2812 Technika pożarnicza 282 Ochrona informacji niejawnych - Dokumentacja służby wartowniczej (dzienniki służby, meldunki, przepustki materiałowe) Regulaminy, plany pracy Kontrola stanu bezpieczeństwa, akcje prewencyjne Plany odnowy, ewakuacji, czujniki, alarmy, gaśnice itd. Organizacja, dostęp, postępowanie sprawdzające, protokoły kontroli przestrzegania przepisów Strona 22
283 Ochrona danych osobowych - 284 Ochrona komputerowych systemów informatycznych B10-285 Ubezpieczenia rzeczowe B10 286 Sprawy obrony cywilnej - 3 EKONOMIK Zasady działalności 30 ekonomiczno- finansowej 31 300 301 310 311 312 313 3130 3131 3132 3133 Systemy ekonomicznofinansowe System ewidencji finansowoksięgowej i plan kont Plany budżetowe i sprawozdawczość finansowoksięgowa Ministerstwa Roczne plany finansowe Ministerstwa Roczne plany budżetowe jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Materiały do opracowania budżetu Roczne bilanse i sprawozdania finansowe Roczne bilanse i sprawozdania finansowe Ministerstwa Roczne bilanse i sprawozdania jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Roczne analizy działalności jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Roczne analizy działalności Ministerstwa B2 Zalecenia, procedury (zgodne z ustawą z 29.10.1997 r. o ochronie danych osobowych) Dalszy podział wg wykazu MON Kat. dotyczy wyłącznie własnych ustaleń, zewnętrznekat. Kat. obejmuje również zmiany budżetowe Materiały pomocnicze i wersje robocze bilansów i sprawozdańkat. B2; orzeczenia biegłych księgowychkat. B10 Strona 23
314 315 3140 3141 Okresowe sprawozdania finansowe (kwartalne, miesięczne) Okresowe sprawozdania finansowe Ministerstwa Okresowe sprawozdania finansowe jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Naruszenie dyscypliny budżetowej 32 Wydatki i dochody budżetowe B3 B10 320 Rozliczenia wydatków budżetowych 321 Rozliczenia dochodów budżetowych 322 Rozliczenia dewizowe 323 Rozliczenia usług i zakupów dla Ministerstwa 324 Rozliczenie usług i zakupu dla jednostek nadzorowanych przez Ministra Zdrowia 325 Raporty kasowe 326 Grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych B2 33 Współpraca z bankami 330 Wyciągi bankowe 331 Potwierdzenie sald (miesięczne i roczne) B2 332 Karty wzorów podpisów 34 Księgowanie 340 Polecenia księgowania 341 Noty księgowe 342 Dokumentacja księgowa 343 Syntetyka i analityka 35 Rozliczenia płac Protokoły posiedzeń Resortowej Komisji Orzekającej materiały na posiedzenia Zestawienia obrotów i sald, kartoteki kont syntetycznych i analitycznych Strona 24
350 Dokumentacja płac - 351 352 Listy płac osobowego funduszu płac Karty zbiorcze zarobków osobowego funduszu płac 0-0 - Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac, (wnioski premiowe, podatki, składki ZUS, pożyczki, zajęcia sądowe) Również pokwitowania odbioru 353 Rozliczenia podatku dochodowego osób fizycznych - Deklaracje podatkowe, oświadczenia roczne, informacje o uzyskanych dochodach 36 354 355 Rozliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń Rozliczenia wynagrodzeń z tytułu prac zleconych 0 - - Listy płac zasiłków chorobowych Kopie umów zleceń, umów o dzieło, rachunki, listy płatnicze itd. Dokumentacja wynagrodzeń z opłaconą składką ZUSkat. 0 356 Zaświadczenia o płacach - Księgowość materiałowotowarowa 360 Dowody księgowe Faktury własne i obce Karty ilościowo- 361 Dokumentacja księgowa wartościowe, księgi, rejestry 37 Koszty i ceny 370 Kalkulacja kosztów i cen 3700 Zasady kalkulacji kosztów i cen 3701 Kalkulacje planowe i wynikowe 371 naliza kosztów i cen 372 Rejestr kosztów i cen 38 Fundusze specjalne 380 Zasady gospodarowania funduszami Kat. dotyczy własnych ustaleń, zewnętrzne- kat. Własne ustalenia. Obce- kat. Strona 25
4 381 Fundusze specjalne 39 Inwentaryzacja 390 Zasady przeprowadzania inwentaryzacji 391 Spisy i protokoły remanentowe 392 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 393 Wycena i przecena B10 POLITYK ZDROWOTN I LEKOW ORZ ICH RELIZCJ 40 Polityka zdrowotna 400 Kształtowanie polityki zdrowotnej 401 402 kty normatywne Ministra Zdrowia powszechnie obowiązujące w zakresie polityki zdrowotnej Własne projekty aktów normatywnych powszechnie obowiązujących- ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów 403 Plan programów 404 Programy polityki zdrowotnej 405 Realizacja programów 4050 kceptacja programów B10 M. in. fundusz nagród, fundusz rozwoju i rezerwy, itp. Dla każdego funduszu zakłada się osobną teczkę Kat. dotyczy wyłącznie przepisów własnych; inne kat. B10 Strategia działania, opracowania własne Projekty tych aktówkat. Kategoria dotyczy wersji ostatecznych projektów aktów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom. Pozostała dokumentacja - kat. zatwierdzony przez Ministra Finansów Dokumentacja programowa, ekspertyzy, analizy. Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę Wniosek, opis programu Strona 26
41 42 43 410 411 412 413 420 421 422 423 430 4051 Postępowanie konkursowe 4052 Nadzór nad realizacją programów 4053 4130 4131 Informacje o stanie realizacji programów Reforma placówek służby zdrowia kty normatywne w zakresie reformy służby zdrowia Programy reformy placówek służby zdrowia Informacje o realizacji reformy placówek służby zdrowia Prywatyzacja placówek służby zdrowia oraz przedsiębiorstw podległych Ministrowi Zdrowia Strategia i programy prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych podległych Ministrowi Zdrowia Wnioski i decyzje o prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych nadzorowanych przez Ministra Zdrowia Nadzór nad placówkami opieki zdrowotnej i lecznictwa Zasady dotyczące działalności zakładów opieki zdrowotnej Programy organizacji zakładów opieki zdrowotnej Nadzór nad funkcjonowaniem zakładów opieki zdrowotnej Sprawozdania i analizy dotyczące działalności zakładów opieki zdrowotnej Organizacja szpitali i nadzór nad ich funkcjonowaniem Podstawy prawne w zakresie organizacji szpitali i nadzoru nad ich funkcjonowaniem BE5 BE5 BE5 431 Organizacja szpitali Ogłoszenie konkursu, oferty, umowy itd. Protokoły kontroli, odwołania Dla każdego zakładu zakłada się odrębną teczkę Statuty, regulaminy organizacyjne. Korespondencja- kat. Strona 27
nalizy i informacje dotyczące 432 funkcjonowania szpitali Opieka nad fundacjami na rzecz 433 funkcjonowania działalności szpitali Wykorzystanie darowizn na rzecz 434 szpitali 44 Lecznictwo specjalistyczne Podstawy prawne w zakresie 440 organizacji lecznictwa specjalistycznego nalizy dotyczące działalności 441 lecznictwa specjalistycznego BE5 Za okresy roczne i dłuższe niż roczne 442 Współdziałanie z placówkami lecznictwa specjalistycznego Korespondencja merytoryczna i wspólne przedsięwzięcia- kat. 45 Polityka lekowa 450 Kierunki polityki lekowej Własne opracowania kty normatywne Ministra Projekty tych aktów- 451 Zdrowia dotyczące polityki kat. lekowej 452 Własne projekty aktów prawnych powszechnie obowiązującychustaw, rozporządzeń Opinie dotyczące wyrobów 453 medycznych 454 Gospodarka lekami Decyzje Ministerstwa Zdrowia w 4540 sprawie dopuszczenia do użytku wyrobów medycznych 4541 Zezwolenia Ministra Zdrowia na jednorazowe dopuszczenie produktu leczniczego do obrotu na czas określony Rejestr produktów leczniczych dopuszczonych do obrotu na 4542 terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 4543 Import celowy B10 Kategoria dotyczy wersji ostatecznych projektów aktów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom. Pozostała dokumentacja- kat. Decyzje administracyjne, rejestr. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia zezwolenia Strona 28
5 50 455 4550 4551 45430 Zestawienia leków 45431 Rejestr pozwoleń celowych Refundacja wyrobów medycznych Wykaz refundowanych wyrobów medycznych BE10 Porozumienie z izbami aptekarskimi ORGNIZCJ OCHRONY ZDROWI kty normatywne Ministra Zdrowia powszechnie obowiązujące w sprawie organizacji ochrony zdrowia Oraz z firmami farmaceutycznymi 51 Program działań osłonowych i restrukturyzacyjnych w zakresie ochrony zdrowia Koncepcja, opracowanie, opis programu 52 Uzdrowiska Wnioski i oceny Ministerstwa 520 Zdrowia w sprawie uznania miejscowości za uzdrowisko BE10 Dla każdego uzdrowiska zakłada się odrębną teczkę 521 Oceny Ministerstwa Zdrowia dotyczące wydobywania wód leczniczych i torfów leczniczych Dla każdego uzdrowiska zakłada się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia koncesji w tym nadesłane operaty, zezwolenia o przyznaniu koncesji wydane przez Ministerstwo Środowiska 522 523 Ewidencja zasobów złóż kopalin leczniczych oraz wyniki pomiarów wód leczniczych Decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w uzdrowiskach B10 524 Dokumentacja powoływania naczelnych lekarzy uzdrowisk Wnioski, decyzje. Okres przechowywania liczy się od momentu odwołania ze stanowiska Strona 29
525 Współpraca z Izbą Gospodarczą "Uzdrowiska Polskie" Wspólne przedsięwzięcia - kat 53 Lecznictwo uzdrowiskowe Zasady kierowania na leczenie 530 uzdrowiskowe BE5 531 Komisje ds. lecznictwa uzdrowiskowego Dokumentacja dot. postępowania w sprawach kwalifikowania na leczenie uzdrowiskowe 54 Rehabilitacja medyczna 540 Indywidualne leczenie rehabilitacyjne Korespondencja z placówkami rehabilitacji medycznej 541 Zaopatrzenie w przedmioty ortopedyczne 542 Współdziałanie z instytucjami w sprawach rehabilitacji medycznej 55 Postępowanie rejestrowe 550 Wnioski oraz decyzje o wpisie lub wykreśleniu z Rejestru Zakładów Opieki Zdrowotnej Okres przechowywania liczy się od momentu wykreślenia z rejestru Rejestr Zakładów Opieki 551 Zdrowotnej 6 ZDROWIE PUBLICZNE kty normatywne Ministra Zdrowia powszechnie 60 obowiązujące w zakresie zdrowia publicznego Projekty tych aktówkat. 61 Własne projekty aktów normatywnych powszechnie obowiązujących- ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów Kat. dotyczy wersji ostatecznej projektu zaaprobowanego przez Ministra i przekazanego właściwym organom - pozostała dokumentacja kat. 62 Opracowania i rozwiązania systemowe w zakresie sprawowania profilaktycznej opieki zdrowotnej Własne opracowania, inne- kat. Strona 30
63 64 Profilaktyka i promocja zdrowia 630 Opieka zdrowotna nad uczniami B10 631 Edukacja zdrowotna i promocja zdrowia w szkole B10 632 Sport amatorski dzieci i młodzieży 633 Medycyna pracy 6330 Okresowe badania profilaktyczne pracowników 6331 Badania pracowników branży azbestowej Informacje dotyczące realizacji 634 zadań w zakresie profilaktyki i promocji zdrowia Współpraca z instytucjami promującymi zdrowie i wspierającymi edukację zdrowotną (Ministerstwo Edukacji 635 Narodowej i Sportu, Instytut BE10 Matki i Dziecka, Główny Inspektor Sanitarny, Główna Inspekcja Pracy, Naczelna Rada Pielęgniarek i Położnych) Współpraca z jednostkami 636 badawczymi w zakresie badań BE10 czynników rakotwórczych Problematyka dialogu społecznego 640 Udział w posiedzeniach Komisji Trójstronnej W tym udział w programach edukacyjnych dla dziewcząt w zakresie profilaktyki raka piersi Umowy zawarte ze środków publicznych Dla każdej instytucji należy założyć odrębną teczkę. Porozumienia Ministra Zdrowia zawarte z tymi instytucjami oraz wspólne ustalenia - kat.. Własne ustalenia i wystąpienia - kat., pozostała dokumentacja kat - 641 Udział w pracach innych komisji i grup roboczych Dla każdego zespołu i grupy roboczej należy założyć odrębną teczkę. Kat. dotyczy własnych wystąpień, pozostała dokumentacja- kat. Strona 31
642 643 644 645 646 6450 6451 6452 6453 6460 6461 6462 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi, których organem założycielskim jest Minister Zdrowia Współpraca z samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej Współpraca z niepublicznymi zakładami opieki zdrowotnej Współpraca z samorządami zawodowymi Badanie zgodności z prawem uchwał samorządów zawodowych Nadzór nad orzecznictwem sądów działających w samorządach zawodowych Kryteria przydziału środków finansowych i sprawozdania z dotacji Dokumentacja w zakresie przekazywania środków publicznych samorządom zawodowym Integracja z Unią Europejską w zakresie dialogu społecznego Współpraca z instytucjami dialogu społecznego w strukturach Unii Europejskiej Współpraca z instytucjami partnerów społecznych w Unii Europejskiej Wymiana informacji w zakresie rynku pracy 7 UBEZPIECZENI ZDROWOTNE Np. samorząd zawodowy aptekarzy, pielęgniarek i położnych, lekarzy, diagnostyków laboratoryjnych. Dla każdego samorządu należy założyć odrębną teczkę B10 Jak w klasie 645 B10 Jak w klasie 645 Umowy, rozliczenia, korespondencja Do kat. kwailfikuje się tylko porozumienia, ustalenia końcowe Jak w klasie 6460 B10 Strona 32
70 Udział w tworzeniu aktów prawnych w zakresie powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego Do kat. należy zaliczyć ostateczną wersję projektu zaaprobowaną przez Ministra Zdrowia przygotowaną dla odpowiednich organów, pozostała dokumentacja- kat. 71 Opinie i wyjaśnienia dotyczące stosowania prawa związane z powszechnym ubezpieczeniem zdrowotnym 72 Prognozy przychodów i kosztów oraz analizy w zakresie powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego Do kat. należy zaliczyć opracowania roczne oraz wieloletnie 73 Wykaz świadczeń zdrowotnych finansowanych z budżetu Państwa 74 Nadzór nad systemem powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego 740 Decyzje i postanowienia Ministra Zdrowia w sprawach nadzoru nad systemem powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego BE10 Komplet decyzji 741 Rejestr decyzji i postanowień BE10 742 Decyzje Ministra Zdrowia w sprawie zatwierdzania planów finansowych oraz ich realizacji Narodowego Funduszu Zdrowia Strona 33
743 Sprawozdania okresowe z realizacji planów finansowych Sprawozdania miesięczne z realizacji planów, przywrócenia równowagi finansowej w związku ze stratą lub uruchomieniem funduszu rezerwowego 744 Meldunki dekadowe o stanie środków pieniężnych, zobowiązań i należności oraz podziale składki przez NFZ 745 Kontrole przeprowadzone przez Ministerstwo w zakresie realizacji ubezpieczenia zdrowotnego przez placówki lecznicze NFZ B10 Protokoły kontroli, zalecenia 8 80 81 82 746 747 820 821 822 Informacje i analizy dotyczące sytuacji finansowej NFZ Kompleksowa informacja w sprawie przekazywania składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz ich rozliczenia NUK I SZKOLNICTWO WYŻSZE. PROJEKTY BDWCZE I PRCE WDROŻENIOWE Transformacja systemu kształcenia w zawodach medycznych Normatywy Ministra Zdrowia w zakresie kształcenia podyplomowego i przeddyplomowego Programy i standardy nauczania w szkołach medycznych Standardy nauczania w akademikach medycznych Programy kształcenia pielęgniarek i położnych Programy nauczania w innych szkołach medycznych Baza elektroniczna Ministerstwa Zdrowia prowadzone na podstawie danych przekazywanych z NFZ, ZUS oraz KRUZ Zatwierdzone przez Ministra Zdrowia Strona 34
83 Plany i programy nauczania kursów specjalistycznych doskonalących w zawodach medycznych 84 Kształcenie lekarzy Decyzje Ministra Zdrowia w sprawie przyznawania liczby 840 miejsc w poszczególnych dziedzinach specjalizacji Programy specjalizacji lekarzy i 841 lekarzy stomatologów 842 Nabór na specjalizacje lekarskie i realizacja specjalizacji B10 843 Specjalizacje obcokrajowców 85 Nadawanie tytułu specjalisty Decyzje Ministra Zdrowia 850 nadające tytuł specjalisty 851 Decyzje administracyjne Ministra Zdrowia w sprawie uznawania równoważności tytułu specjalisty 0 0 W tym programy kursów z towaroznawstwa materiałów medycznych i towaroznawstwa zielarskiego I i II stopnia W tym powierzenie obowiązków kierownika specjalizacji, umowy rezydenckie. Okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia specjalizacji Zezwolenia Ministra Zdrowia 852 Odwołanie od decyzji właściwych instancji w zakresie specjalizacji B10 86 853 860 Współpraca z zespołami eksperckimi Uznawanie świadectw wykształcenia medycznego i uprawnień zawodowych Uznawania kwalifikacji do wykonywania zawodów lekarskich 0 Strona 35
87 861 870 Zezwolenia na wykonywanie zawodu medycznego- felczer, farmaceuta Działalność naukowobadawcza i wdrożeniowa Projekty badawcze celowe i celowe- zamawiane B25 W tym nostryfikacja dyplomów wyższych szkół medycznych obcych państw Wnioski do KBN i Ministerstwa Nauki i Informatyzacji 871 Finansowanie i rozliczanie prac projektowych i wdrożeniowych Umowy, korespondencja, raporty etapowe, protokoły odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia pracy 9 88 89 90 872 Wyniki zakończonych projektów naukowo- badawczych i prac wdrożeniowych Działalność wspomagająca badania 880 Podział zadań i środków 881 Realizacja zadań Informacje i analizy dotyczące działalności naukowej i wdrożeniowej SPRZĘT MEDYCZNY PLCÓWEK SŁUŻBY ZDROWI Standardy wyposażenia placówek służby zdrowia Raporty końcowe i opracowania ostateczne Decyzje Ministra Zdrowia Raporty, protokóły zdawczo- odbiorcze, korespondencja. Raporty końcowe- kat. 91 Systemy zarządzania sprzętem i aparaturą medyczną 92 Zaopatrzenie placówek służby zdrowia w sprzęt medyczny Strona 36