Wyciąg z Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych

Transkrypt

1 Wyciąg z Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych Symbole klasyfikacyjne I, II, III, IV, V rzędu Hasła klasyfikacyjne Kat. arch. Uwagi ZARZĄDZANIE 01 Organizacja 012 Organizacja jednostek pomocniczych i podległych 0121 Statuty i regulaminy organizacyjne B Statut Regulamin organizacyjny 015 Akty normatywne organów gminy oraz realizacja uchwał i zarządzeń 0150 Uchwały Rady Gminy B-25 Wraz z ich rejestrem 0151 Zarządzenia Wójta B-25 Wraz z ich rejestrem 016 Akty normatywne innych, gminnych jednostek organizacyjnych 0161 Zarządzenia kierowników jednostek organizacyjnych Zarządzenia kierowników jednostek organizacyjnych Ośrodek B-10 Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Zarządzenia kierowników jednostek organizacyjnych Projekt B-15 systemowy Aktywna rodzina Zarządzenia kierowników jednostek organizacyjnych Projekty konkursowe 02 Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość i statystyka 021 Planowanie i sprawozdawczość 0210 Plany i sprawozdania własne B-25 w tym: tworzenie, przekształcenia, likwidacje 022 Statystyka i analizy 0222 Analizy (kompleksowe i problemowe) własne B Informatyka 030 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów 0303 Wdrażanie i eksploatacja systemów i programów B Licencje oprogramowania B-5 Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu

2 0305 Ustalanie uprawnień dostępu do danych Ustalanie uprawnień dostępu do danych Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Ustalanie uprawnień dostępu do danych Projekt systemowy Aktywna rodzina Ustalanie uprawnień dostępu do danych Projekty konkursowe B Tworzenie i eksploatacja baz danych 0312 Ewidencja baz danych B Obsługa prawna, skargi i wnioski 056 Skargi i wnioski 0563 Analizy i oceny skarg i wniosków B Wydawnictwa i publikacje, popularyzacja 062 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady 0623 Współpraca z mediami BE Wywiady i informacje dla prasy, radia i telewizji B Wycinki prasowe dotyczące działalności własnego urzędu B Materiały multimedialne dotyczące promocji gminy B Wystawy, pokazy, imprezy 0640 Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnych 07 Współpraca, kontakty 070 Współdziałanie z organami władzy państwowej 0703 Współpraca z ministrami i kierownikami urzędów centralnych B Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami 0717 Z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami BE Z Wydziałem Polityki Społecznej Z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej Z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie Z innymi jednostkami, instytucjami Z organizacjami pozarządowymi Z Radą Gminy Z Powiatowym Urzędem Pracy Z Fundacją Rozwoju Dzieci im. Jana Amosa Komeńskiego 073 Fundusze unijne B-5 B-15 B-25

3 0730 Programy pomocowe finansowane z unii Europejskiej B Wnioski o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej B Realizacja wniosków zakwalifikowanych do programów unijnych B Realizacja wniosku projektu systemowego,,aktywna rodzina zakwalifikowanego do realizacji w ramach POKL Realizacja wniosków projektów konkursowych zakwalifikowanego do realizacji w ramach POKL Projekt w ramach Priorytetu VII,Działanie-7.1, Poddziałanie POKL Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej Projekt w ramach Działania 7.3 POKL - Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji 0733 Ewidencja realizowanych projektów dofinansowanych ze środków Uniki Europejskiej B Projekt systemowy pn.,,aktywna rodzina Projekt w ramach Priorytetu VII,Działanie-7.1, Poddziałanie POKL Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej Projekty konkursowe Projekt w ramach Działania 7.3 POKL - - Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji 0734 Ewidencja księgowa inwestycji dofinansowanych ze środków Unii B-15 Europejskiej 08 Biurowość, archiwum, biblioteka 082 Archiwum zakładowe 0820 Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych B Spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum B-25 zakładowego 0824 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego B Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń B Formularze i druki 0851 Druki powszechnego użytku B-3 Wzory 09 Nadzór, kontrole, badania 091 Kontrole, inspekcje, lustracje 0910 Plany kontroli inspekcji i lustracji oraz sprawozdania z ich realizacji BE Kontrole zewnętrzne własnej jednostki B-25 Protokoły, wnioski, zalecenia, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z wykonania zaleceń

4 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac, ewidencja osobowa 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw B-10 osobowych 101 Ogólne zasady pracy i płacy 1012 Regulaminy pracy, czas pracy B Analizy, oceny, sprawozdawczość B Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia 1020 Akta osobowe pracowników BE-50 Sposób prowadzenia akt osobowych określają odrębne przepisy 1022 Ewidencja akt osobowych B Ewidencja akt osobowych Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Ewidencja akt osobowych Projekt systemowy Aktywna rodzina Ewidencja akt osobowych Projekty konkursowe 1023 Legitymacje służbowe B Sprawy wojskowe pracowników B Świadectwa pracy, zaświadczenia B Sprawy osobowe osób dopuszczonych do informacji niejawnych B Ewidencja osób dopuszczonych do informacji niejawnych B Sprawy pracownicze 1030 Alimenty i inne potrącenia B-5 11 Zatrudnienie i wynagrodzenie 111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu 1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu B Nagradzanie, premiowanie i awansowanie pracowników własnego urzędu 1120 Nagradzanie, premiowanie i awansowanie pracowników B Nagradzanie, premiowanie i awansowanie pracowników - Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Nagradzanie, premiowanie i awansowanie pracowników - Projekt systemowy Aktywna rodzina Nagradzanie, premiowanie i awansowanie pracowników - Projekty

5 konkursowe 1122 Nagrody jubileuszowe B Prace dodatkowe pracowników 1162 Prace zlecone B Prace zlecone Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Prace zlecone Projekt systemowy Aktywna rodzina Prace zlecone Projekt konkursowe 1163 Umowy o dzieło B Umowa o dzieło - Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Umowa o dzieło Projekt systemowy Aktywna rodzina Umowa o dzieło Projekty konkursowe 12 Szkolenie pracowników 122 Formy i metody szkolenia 1222 Kursy B Samokształcenie, dokształcanie B-3 13 Dyscyplina pracy, urlopy, kary 131 Dyscyplina pracy 1310 Karty ewidencji czasu pracy B-10 Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika 1311 Listy obecności pracowników B Listy obecności pracowników Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Listy obecności pracowników Projekt systemowy Aktywna rodzina Listy obecności pracowników Projekty konkursowe Listy obecności pracowników staż i przygotowanie zawodowe 1312 Absencja chorobowa B Książki wyjść poza urząd B Ewidencja delegacji służbowych B Urlopy pracownicze i inne nieobecności w pracy 1320 Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników urzędu B-3 własnego 1322 Urlopy okolicznościowe B Urlopy macierzyńskie B Urlopy bezpłatne B Inne nieobecności B-3

6 133 Kary porządkowe i dyscyplinarne 1330 Upomnienia Bc Zgodnie z przepisami kodeksu pracy 15 Emerytury, renty, ubezpieczenia 151 Emerytury i renty 1510 Ewidencja emerytów i rencistów B Wnioski o emerytury B Wnioski o renty B Ubezpieczenia społeczne B Składki ubezpieczenia społecznego Miesięczne deklaracje rozliczeniowe 1522 Legitymacje ubezpieczeniowe 16 Bezpieczeństwo i higiena pracy 162 Środki ochronne 1620 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B-3 Karty ewidencyjne 163 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe 1630 Wypadki przy pracy B-10 Wypadki śmiertelne, zbiorowe kat. A 1631 Wypadki w drodze do i z pracy B Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe B-5 2 ŚRODKI RZECZOWE 21 Gospodarka środkami ruchomymi 211 Meble i sprzęt biurowy 2111 Konserwacja i naprawy B Inwentaryzacja 2140 Inwentaryzacja w urzędzie własnym B-5 23 Transport własny 232 Eksploatacja środków transportu 2327 Ryczałty samochodowe umowy na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych B-5 3 BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ 30 Planowanie i wykonanie budżetu 301 Budżet gminy 3010 Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu gminy B Budżet gminy i jego zmiany B-15

7 302 Realizacja budżetu gminy 3022 Rozliczanie dochodów budżetowych z urzędami skarbowymi B Ewidencja dochodów budżetowych według źródeł ich powstania w B-5 zakresie zadań własnych gminy 3025 Ewidencja dochodów budżetowych według ich powstania w zakresie B-5 zadań zleconych 3028 Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne oraz analiza z B-15 wykonania budżetu 303 Gospodarka pozabudżetowa B Opracowywanie i materiały w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowych 3031 Rozliczanie dotacji ze źródeł budżetowych 3032 Ewidencja wykorzystania środków na realizację zadań gospodarki pozabudżetowej 33 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 332 Księgowość 3320 Księgi rachunkowe zadania własne, zadania zlecone i powierzone B Dowody księgowe zadania własne, zadania zlecone Dowody księgowe zadania własne, zadania zlecone B Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Dowody księgowe B Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Dowody księgowe zadania własne, zadania zlecone B Projekt systemowy Aktywna rodzina Dowody księgowe zadania własne, zadania zlecone B Projekty konkursowe 3326 Rachunki i roszczenia sporne B Wezwanie do zapłaty i wyjaśnienia dotyczące zobowiązań i należności B Zobowiązania, umowy, poręczenia B Umowy Porozumienia 333 Płace 3331 Listy płac B-50

8 Listy płac Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa Listy płac -Projekt systemowy Aktywna rodzina Listy płac Projekty konkursowe 3332 Karty wynagrodzeń B Rozliczenia, diety, ubezpieczenia 3343 Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych B Karty podatkowe 3344 Ustalanie i odprowadzanie składek ubezpieczenia społecznego pracowników B Miesięczne deklaracje rozliczeniowe Korekty deklaracji rozliczeniowych Deklaracje zgłoszeniowe Karty zasiłkowe 335 Obsługa kasowa B Raporty i dowody kasowe 3351 Uzgodnienia sald 34 Zamówienia publiczne 340 Rejestr zamówień publicznych B Dokumentacja zamówień publicznych B Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B-10 8 ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE 81 Pomoc społeczna, sprawy osób niepełnosprawnych, opieka nad dziećmi 810 Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i rehabilitacji osób B-5 niepełnosprawnych 812 Świadczenia pomocy 8121 Zasiłki celowe B-5 w tym specjalne Zasiłek celowy specjalny Zasiłek celowy na zakup posiłku i żywności w ramach programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania Zasiłek celowy zwrotny 8122 Zasiłki stałe B Zasiłki okresowe B-5 w tym gwarantowane i specjalne 8124 Składki na ubezpieczenie społeczne B-5

9 8125 Pomoc rzeczowa B Posiłek Program Pomoc państwa w zakresie dożywiania świadczenia rzeczowe 8127 Dodatkowe świadczenia B Sprawy ogólne dotyczące realizacji zadań pomocy społecznej Odpłatność za pobyt w domu pomocy społecznej Usługi opiekuńcze Rejestr podopiecznych korzystających z usług opiekuńczych Rejestr pracy socjalnej 813 Działalność opiekuńcza i usługi opiekuńcze 8130 Wywiady środowiskowe B Decyzje o skierowaniu do jednostek organizacyjnych pomocy społecznej B Skierowanie do domu pomocy społecznej 8134 Sprawienie pogrzebu B Pomoc uchodźcom B Zatrudnianie i opieka nad osobami niepełnosprawnymi 8151 Rehabilitacja społeczna i zawodowa B-5 Spółdzielnie inwalidzkie, warsztaty pracy chronionej, warsztaty terapii zajęciowej Program PFRON Uczeń na wsi pomoc w zdobyciu wykształcenia przez osoby niepełnosprawne Wnioski, umowy cywilno prawne, rozliczenia programu Uczeń na wsi pomoc w zdobyciu wykształcenia przez osoby niepełnosprawne Współpraca z PFRON 817 Zapobieganie patologiom społecznym 8170 Zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi B Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Młodzieżowy Klub Integracji Społecznej w Grabowie Wałdykach Młodzieżowy Klub Integracji Społecznej w Kazanicach Gminna Świetlica Socjoterapeutyczna w Złotowie Gminna Świetlica Socjoterapeutyczna w Rożentalu

10 Gminna Świetlica Socjoterapeutyczna w Sampławie Świetlica Środowiskowa w Rakowicach Świetlica Środowiskowa w Mortęgach Świetlica Środowiskowa w Szczepankowie 8171 Zwalczanie i zapobieganie narkomanii B Zwalczanie i zapobieganie innym szkodliwym zjawiskom i patologiom B Klub Integracji Społecznej Świetlica Środowiskowa w Prątnica Prace społecznie-użyteczne 818 Świadczenia rodzinne Przepisy prawne i wyjaśnienia B Zasiłek rodzinny B Rejestr osób pobierających świadczenia rodzinne Rejestr wniosków w sprawie przyznania świadczeń rodzinnych Rejestr decyzji Decyzje w sprawie nienależnie pobranego zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego 8181 Dodatki mieszkaniowe B Sprawy ogólne dotyczące realizacji zadań w zakresie dodatków mieszkaniowych B Zasiłek pielęgnacyjny B Świadczenie pielęgnacyjne B Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka B Świadczenia alimentacyjne Przepisy prawne i wyjaśnienia B Postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych B Rejestr dłużników alimentacyjnych 8191-Z Postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych - zastrzeżone 8192 Świadczenia z funduszu alimentacyjnego B Rejestr osób pobierających świadczenia z funduszu alimentacyjnego Rejestr decyzji Rejestr wniosków w sprawie przyznania świadczeń z funduszu alimentacyjnego Rejestr decyzji Decyzje w sprawie nienależnie pobranych świadczeń z funduszu

11 Sporządzono: dn. 31 grudnia 2008 r. Zmieniono: dn. 26 stycznia 2010 r. alimentacyjnego