JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

Transkrypt

1 1 Załącznik nr 2 Do Instrukcji Kancelaryjnej Symbole klasyfikacyjne I II III IV JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komór -ce meryt. w innych komór. 0 ZARZĄDZANIE 00 ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE 000 Senat 0000 Posiedzenia Senatu A 0001 Uchwały Senatu A 0002 Stanowiska Senatu A 001 Konwent 0010 Posiedzenia Konwentu A 0011 Uchwały Konwentu A 0012 Stanowiska Konwentu A 0013 Wspólne posiedzenia Konwentu i Senatu 003 Kolegium Rektorskie 0030 Posiedzenia Kolegium Rektorskiego U w a g i A Protokoły, Uchwały, Stanowiska A Protokoły posiedzeń, wnioski, zalecenia. 004 Rady Instytutów 0040 Posiedzenia Rady Instytutów A Protokoły posiedzeń, wnioski, zalecenia,uchwały 005 Rada Wydawnicza 0050 Posiedzenia Rady Wydawniczej A Protokoły posiedzeń, wnioski, zalecenia,uchwały 006 Rada Biblioteczna 0060 Posiedzenia Rady Bibliotecznej A Protokoły posiedzeń. wnioski, zalecenia 007 Komisje Opiniodawcze i doradcze 0070 Komisje Rektorskie A 0071 Komisje Senackie A 0072 Komisje Instytutowe A 0073 Komisje dyscyplinarne dla A studentów 0074 Inne komisje A Stałe i doraźne 0075 Rzecznik dyscyplinarny dla studentów B Zjazdy, narady, konferencje A Protokoły 0080 Inauguracje, jubileusze A Programy, nagrania dźwięk Konferencje,sympozja naukowe A Programy własne, odczyty, organizowane przez PWSZ nagrania.

2 Konferencje organizowane przez inne jednostki Narady 009 Wybory do władz PWSZ 0090 Uczelniane komisje wyborcze A 01 ORGANIZACJA 010 Podstawy prawne działania PWSZ 011 Wytyczne władz nadrzędnych A 012 Organizacja PWSZ 0120 Statut PWSZ A 0121 Regulamin Organizacyjny A A Udział w konferencjach zagranicznych A Przepisy ogólnopaństwowe i resortowe 013 Normatywy kancelaryjne i A Wykaz akt, Instrukcja archiwalne kancelaryjna i archiwalna 014 Kancelaria tajna A 015 Ewidencja pieczęci i pieczątek A Zbiór odcisków pieczęci i pieczątek 016 Ewidencja druków ścisłego zarachowania 017 Ewidencja zasobu archiwum 0170 Wykazy spisów A 0171 Spisy zdawczo odbiorcze A 0172 Dokumentacja brakowania akt A Protokoły brakowania, spisy akt, zezwolenia archiwum państwowego 0173 Spisy akt przekazywanych do A archiwum państwowego 0174 Karty udostępnianie akt B10 02 AKTY NORMATYWNE I POMOC PRAWNA 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych A Zbiór zarządzeń, decyzji, wydawanych przez Rektora instrukcji 022 Zbiór aktów normatywnych A Jak w klasie 021 wydawanych przez Kanclerza 023 Opinie prawne 024 Sprawy Sądowe B10 cywilne, karne administracyjne. 025 Sprawy o wykroczenia B10 03 PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA 030 Oceny, opinie i uwagi dot. planu, programu, strategii rozwoju B10 BE5 031 Plan rozwoju PWSZ, programy, strategie rozwoju 032 Misja PWSZ A 033 Fundacje, Stowarzyszenia A A Roczne i wieloletnie

3 3 034 Sprawozdania z działalności A Zbiorcze- roczne i PWSZ wieloletnie 035 Sprawozdania komórek organizacyjnych Uczelni 0350 Sprawozdawczość księgowa A 0351 Sprawozdawczość finansowokadrowa A 0352 Sprawozdawczość dotycząca nauczania A 0353 Inna sprawozdawczość B10 Z przebiegu inwentaryzacji i inne 0354 Sprawozdawczość dotycząca B10 praktyk studenckich 0355 Sprawozdania dotyczące przysposobienia obronnego studentów. B Statystyka 0360 Metodyka i tematyka prac A Przepisy określające sposób statystycznych opracowywania i wykorzyst. danych źródłowych 0361 Źródłowe materiały B2 Ankiety, karty statystyczne statystyczne 0362 Opracowania statystyczne A Roczne i wieloletnie 037 Obronność 0370 Planowanie operacyjne A 0371 Planowanie obrony cywilnej A 04 INFORMATYKA 040 Dokumentacja oprogramowania systemów informatycznych B10 Spisy systemów, programów 041 Licencje na oprogramowania B Bazy danych A Dane na nośnikach informatycznych. Wydruki komputerowe. B Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów 05 PROMOCJA UCZELNI 050 Informatory Uczelni A 051 Zewnętrzne wydawnictwa o A PWSZ 052 Współpraca z mediami 0520 Materiały własne dla mediów BE Wycinki prasowe BE Ogłoszenia reklamowe w mediach 053 Promocja Uczelni w Internecie A 054 Materiały reklamowe Uczelni 0540 Ewidencja materiałów reklamowych A

4 4 055 Organizacja imprez BE5 promocyjnych własnych 056 Udział Uczelni w imprezach i promocyjnych zewnętrznych BE 5 06 WSPÓŁPRACA I KONTAKTY 060 Współpraca z jednostką nadrzędną 0601 Korespondencja z MEN 0602 Korespondencja z innymi Ministerstwami 061 Współpraca z instytucjami Krajowymi 0610 Współpraca z organami władz administracji państwowej i samorządowej BE Współpraca z jednostkami BE5 Protokoły Rady Głównej naukowymi Szk. wyższych, Konferencji Rektorów Szk. wyższych Współpraca ze szkołami BE5 wyższymi 0613 Współpraca z Samorządem Studenckim 0614 Współpraca z innymi jednostkami 0615 Umowy i porozumienia o BE 5 współpracy 0616 Współpraca władz uczelni z BE5 komórkami organizac.uczelni 0617 Nagrody, wyróżnienia i BE5 certyfikaty dla Uczelni 062 Współpraca z zagranicą 0620 Ogólne zasady i programy kontaktów zagranicznych A Opracowania własne, porozumienia ze Szkołami Wyższymi 0621 Wyjazdy za granicę BE10 Programy pobytu, umowy, sprawozdania 0622 Przyjmowanie przedstawicieli BE10 Jak w klasie 0621 i gości z zagranicy 0623 Wymiana doświadczeń BE Międzynarodowe wymiany BE10 studentów 0625 Międzynarodowe wymiany BE10 kadry naukowej 063 Współpraca władz Uczelni z Komórkami organiz.pwsz 07 SKARGI I WNIOSKI 070 Ewidencja skarg i wniosków 071 Analiza skarg i wniosków 072 Odwołania Odwołania od decyzji organów Uczelni

5 5 08 KONTROLA I NADZÓR 080 Zasady postępowania i tryb w A zakresie kontroli i nadzoru 081 Kontrole zewnętrzne Uczelni A 0810 Oceny okresowe A Jak w klasie Wizytacje Komisji Akredytacyjnej Wyższego Szkolnictwa Zawodowego A Protokoły i zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji Inne kontrole zewnętrzne BE5 Jak w klasie Kontrole wewnętrzne 0820 Kontrole p. poż. BE5 Jak w klasie Kontrole bhp BE5 Jak w klasie Kontrole dyscypliny pracy BE5 Jak w klasie Inne kontrole wewnętrzne BE 5 Jak w klasie K A D R Y 10 OGÓLNE ZASADY ZATRUDNIANIA I PŁAC 100 Zatrudnianie nauczycieli akademickich B Oferty kandydatów na nauczycieli akademickich 101 Zatrudnianie pracowników administracyjnych i bibliotecznych 1010 Oferty kandydatów na prac. administrac. i bibliotecznych 102 Umowy - Zlecenia 103 Umowy o dzieło 104 Umowy o utwór 106 Korespondencja 1060 Korespondencja z komórkami organizacyjnymi Uczelni Pisma wychodzące poza Uczelnię 107 Umowy o odbywanie przygotowania zawodowego 11 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY,NAGRODY,KARY 110 Dyscyplina pracy 1101 Listy obecności 1102 Ewidencje wyjść służbowych i prywatnych B3 111 Ewidencja zwolnień B20 lekarskich 112 Ewidencja delegacji służbowych 113 Urlopy pracownicze Wnioski Instytutów w sprawie zatrudniania, konkursy, ogłoszenia, plany Ogłoszenia, konkursy, wnioski komórek organizac. B2 B2

6 Plany urlopów nauczycieli - akademickich B Plany i wnioski urlopowe prac. administrac.i bibliotecznych B3-114 Odznaczenia, nagrody 1140 Odznaczenia państwowe 1141 Odznaczenia własne 1142 Nagrody 115 Kary, upomnienia 12 EWIDENCJA OSOBOWA 120 Akta osobowe nauczycieli A - akademickich 121 Akta osobowe pracowników administrac. i bibliotecznych 0 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 130 Przepisy i zarządzenia dot. Bhp i p. poż. B Zachowanie bezpieczeństwa i B10 Przeglądy warunków higieny pracy pracy. 132 Odzież ochronna 133 Wypadki przy pracy B10 Wypadki śmiertelne-kat.a 14 SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW 140 Programy kursów i szkoleń Propozycje własnych szkoleń i innych ośrodków szkoleniowych 1400 Kursy organizowane przez B10 Uczelnię Dokształcanie pracowników w innych ośrodkach szkoleniowych B10 Oddelegowania na szkolenia 15 SPRAWY ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH 150 Zasady przyznawania świadczeń socjalnych B10 Regulamin ZFŚS 151 Dofinansowanie wypoczynku Wnioski, decyzje o przyznaniu 152 Pomoc finansowo-rzeczowa Jak w klasie Pożyczki zwrotne Jak w klasie Zapomogi Jak w klasie Pożyczki mieszkaniowe B Okolicznościowe prezenty i upominki 155 Inne pomoc Z.F.Ś.S. Bony, paczki 156 Realizacja świadczeń socjalnych A Protokoły posiedzeń komisji, oceny, analizy, sprawozdania

7 7 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 I N W E S T Y C J E I REMONTY 200 Przepisy prawne dotyczące B10 inwestycji i remontów 201 Dokumentacja techniczna i prawna obiektów Uczelni A 202 Plany inwestycji i remontów Projekty budowy i przebudowy i remontów. 203 Realizacja inwestycji Kosztorysy, umowy z wykonawcami, odbiór inwestycji. Każda inwestycja stanowi oddzielną teczkę. 204 Realizacja remontów Jak w klasie ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI I LAKALAMI 210 Podstawowe zasady administrowania nieruchomościami 211 Baza lokalowa 2110 Najem lokali na potrzeby Uczelni 2111 Najem pomieszczeń Uczelni osobom prawnym lub fizycznym B10 Dokumentacja prawna i techniczna nabywania i zbywania nieruchomości. Umowy najmu, czynsze 212 Eksploatacja nieruchomości Sprawy oświetlenia, ogrzewania i konserwacji 2120 Budynki dydaktyczne Jak w klasie Dom studenta B3 Jak w klasie Mieszkania służbowe Jak w klasie GOSPODARKA MATERIAŁOWA 220 Ewidencja wyposażenia Uczelni w materiały i sprzęt 221 Ewidencja aparatury i pomocy naukowodydaktycznych 222 Zapotrzebowanie na materiały i sprzęt. 223 Zapotrzebowanie na aparaturę i pomoce naukowodydaktyczne 224 Zamówienia publiczne, przetargi 2240 Przetargi nieograniczone 2241 Przetargi ograniczone 2242 Negocjacje z ogłoszenia 2243 Negocjacje bez ogłoszenia 2244 Zamówienia z wolnej ręki B2 B2

8 Zapytania o cenę 2246 Aukcje elektroniczne 225 Realizacja zamówień. Rejestry zakupów 2250 Druki ścisłego zarachowania 2251 Materiały i sprzęt 2252 Aparatura i pomoce naukowe 2253 Reklamacje 226 Naprawa i konserwacja sprzętu i pomocy naukowych 23 TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ 230 Ewidencja własnych środków transportu B2 231 Karty drogowe B2 232 Eksploatacja B Zaopatrzenie w paliwo 2321 Zaopatrzenie w części zamienne 2322 Przeglądy i remonty 233 Eksploatacja środków łączności 2330 Łączność przewodowa B Łączność bezprzewodowa B2 24 OCHRONA OBIEKTÓW I MIENIA UCZELNI 240 Ochrona mienia Systemy alarmowe 241 Ochrona przeciwpożarowa B Ubezpieczenie rzeczowe B10 3 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ 30 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU 300 Opracowania i materiały dotyczące planowania budżetu Uczelni 301 Dotacje 302 Subwencje 303 Budżet i jego wykonanie A 31 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA 310 Obrót gotówkowy 3100 Plany kasowe B Raporty kasowe 3102 Grzbiety książek czekowych B Kopie asygnat i kwitariuszy B Korekty bankowe 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Finansowanie Uczelni

9 Finansowanie inwestycji i remontów 3112 Finansowanie organizacji społecznych 3113 Korespondencja z bankami 312 Pożyczki Zaliczki 32 KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA 320 Dowody księgowe 321 Urządzenia księgowe Księgi, rejestry, 322 Rozliczenia Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, 323 Windykacja należności 324 Ewidencja sald 325 Ewidencja środków trwałych B30 33 ROZLICZANIE PŁAC 330 Dokumentacja płac 3300 Wynagrodzenia podstawowe 3301 Premie, nagrody 3302 Podatki i inne potrącenia 331 Listy płac B12 Okres przechowywania zależy od przepisów emerytalno-rentowych 332 Karty zbiorcze płac B20 - Jak w klasie Zasiłki losowe dla B20 - Dokumentacja i listy płac pracowników 334 Wypłaty dla studentów 3340 Stypendia B20 - Jak w klasie Nagrody B20 - Jak klasie Zasiłki B20 - Jak w klasie Deklaracje podatkowe Rozliczenia z ZUS-em Zaświadczenia o płacach B3-338 Zaświadczenia emerytalnorentowe B20-34 KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWA 340 Dowody księgowe - Dowody przychodu i rozchodu towaru, faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa - 35 FUNDUSZE SPECJALNE Fundusz Nagród 351 Fundusz Socjalny 352 Inne fundusze specjalne 36 INWENTARYZACJA 360 Zasady inwentaryzacji B10 Ustalenia i wytyczne własne 361 Spisy z natury i protokoły inwentaryzacyjne 362 Protokoły zmian użytkowania 363 Protokoły likwidacji

10 10 4 NAUCZANIE 40 ZAŁOŻENIA PROGRAMOWO - ORGANIZACYJNE A 400 Ramowe plany nauczania A Z podziałem na kierunki studiów i specjalności 401 Regulamin studiów A 402 Programy nauczania A Z podziałem na kierunki studiów i specjalności 41 ORGANIZACJA PRACY DYDAKTYCZNEJ 410 Plany przydziału przedmiotów wykładowcom 411 Rozliczanie z wykonania pensum dydaktycznego 412 Planowanie i wykorzystanie bazy dydaktycznej 413 Korespondencja dotycząca nauczania i spraw studentów 4130 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni 4131 Korespondencja z Instytucjami B Inne sprawy dot. nauczania B3 42 R E K R U T A C J A 420 Podstawowe zasady rekrutacji A 421 Komisje rekrutacyjne 422 Dokumentacja przebiegu 43 rekrutacji 4220 Protokoły z przebiegu rekrutacji studia dzienne Karty ewidencyjne B3 Z podziałem na kierunki i specjalności 4221 Protokoły z przebiegu rekrutacji Jak w klasie 4220 studia zaoczne 4222 Listy osób przyjętych i Jak w klasie 4220 nieprzyjętych studia dzienne 4223 Listy osób przyjętych i nieprzyjętych - studia zaoczne Jak w klasie Odwołania w sprawie przyjęć na studia 4230 Studia dzienne Z podziałem na kierunki i specjalności 4231 Studia zaoczne Jak w klasie Dokumentacja osób nie- przyjętych na studia 425 Sprawozdania z rekrutacji E W I D E N C J A STUDENTÓW 430 Album Studentów A 431 Listy studentów - studia dzienne 432 Listy studentów studia zaoczne A Z podziałem na kierunki specjalności i grupy A Z podziałem na kierunki, specjalności i grupy

11 Akta osobowe studentów 4330 Akta osobowe studentów studiów dziennych 4331 Akta osobowe studentów studiów zaocznych 434 Wolni słuchacze Opiekunowie roku 436 Rejestr osób skreślonych z listy studentów 4360 Studenci studiów dziennych Studenci studiów zaocznych Wnioski o skreślenia - BE50 - Z podziałem na kierunki i specjalności. BE50 - Jak w klasie 4330 Z podziałem na kierunki i specjalności 437 Rejestr wydanych indeksów i legitymacji studenckich - 44 ORGANIZACJA ROKU AKADEMICKIEGO 440 Rozkłady zajęć Z podziałem na kierunki i specjalności 441 Studia dzienne 442 Studia zaoczne 441 Sesja egzaminacyjna 4410 Harmonogramy sesji egzaminacyjnych 4411 Protokoły zaliczeń i egzaminów A Dla każdego kierunku studiów oddzielna teczka 4412 Sprawozdania z przebiegu sesji A Na poszczególnych kierunkach studiów egzaminacyjnej 442 Prace dyplomowe 4420 Prace licencjacie BE50 Z podziałem na studia dzienne i zaoczne 4421 Prace inżynierskie BE50 Jak w klasie Prace magisterskie BE Księgi dyplomów A 45 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE STUDENTÓW I BHP 450 Zasady i regulaminy przyznawania pomocy materialnej 451 Komisje stypendialne 452 Stypendia socjalne,na wyzywienie,mieszkaniowe i specjalne 453 Stypendia za wyniki w nauce i sporcie 454 Stypendia ministra i fundowane 455 Zapomogi 456 Sprawy zakwaterowania i B3 wyżywienia w Domu Studenta 457 Wypadki studentów B10 A

12 12 46 PRAKTYKI ZAWODOWE I PRZYSPOSOBIENIE OBRONNE STUDENTÓW 460 Programy praktyk A 461 Praktyki pedagogiczne 4610 Edukacja Społ.-Obywatelska 4611 Język angielski 4612 Inne praktyki pedagogiczne 462 Praktyki specjalistyczne 4620 Gospodarka i Finanse Samorządowe 4621 Elektrotechnika z Elektroniką 4622 Budowa i Eksploatacja Maszyn 4623 Informatyka w Ekonomii 4624 Zarządzanie Małymi i średnimi przedsiębiorstwami 4625 Pielęgniarstwo 463 Deklaracje zakładów pracy B3-464 Opiekunowie praktyk B3 studenckich 465 Umowy z nauczycielami w B3 zakresie praktyk studenckich 466 Wnioski studentów zakwalifikowanych do PO 4660 Wnioski studentów z PWSZ B Wnioski studentów z innych B10 uczelni 467 Protokoły zaliczeń PO 4670 Studentów studiów dziennych B Studentów studiów zaocznych B10 47 STUDIA PODYPLOMOWE 471 Dokumentacja poszczególnych specjalności 472 Rejestr wydanych świadectw studiów podyplomowych. 473 Teczki osobowe studentów BE50 - studiów podyplomowych 48 POZAPROGRAMOWE FORMY KSZTAŁCENIA 480 Konkursy, olimpiady A 481 Studenckie koła naukowe A 482 Organizacje studenckie 4820 Organizacje sportowe BE Organizacje artystyczne BE10 49 BIURO KARIER 490 Korespondencja z Wojew. Urzędem Pracy 491 Korespondencja z B3 BE5 - Zgoda Rektora na uruchomienie studiów, Ewidencja studentów, programy studiów, kosztorysy A - B3

13 13 instytucjami 492 Ewidencja wydawnictw B Karty wypożyczeń 493 Szkolenia i warsztaty BE5 494 Granty A 495 Baza studentów i A absolwentów 4950 Baza studentów 4951 Baza absolwentów 5 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA 50 ZASADY PROWADZENIA PRAC NAUKOWO-BAD. A 500 Programy i plany prac A prowadzonych przez naukowo-badawczych Uczelnię 501 Planowanie badań naukobadawczych A ` 5010 Organizacja prac naukowobadawczych A 5011 Wdrażanie wyników prac A 5012 Nagrody z tytułu prac naukowych 502 Analizy i oceny dorobku naukowego A 6 BIBLIOTEKA NAUKOWA 60 ZASADY GROMADZENIA I UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW A 600 Gromadzenie zbiorów Dezyderaty 6000 Zakupy wydawnictw 6001 Wymiana książek i czasopism Korespondencja związana z wymianą książek i czasopism 6002 Dary, depozyty 601 Ewidencja zasobów bibliotecznych Konserwacje zbiorów BE5 Zlecenia, zamówienia, kopie rachunków 603 Sprawozdania z działalności biblioteki A - 7 WYDAWNICTWA 70 OGÓLNE ZASADY PRACY WYDAWNICZEJ A 700 Plany wydawnicze Instytutów 701 Zbiorcze plany wydawnicze A 702 Teki wydawnicze A 703 Wykonanie poligraficzne 704 Opracowanie i zatwierdzanie podręczników, skryptów i książek 705 Ewidencja wydawnictw BE5