Załącznik Nr 2 do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych (nazwa jednostki pieczęć)

Transkrypt

1 1 Załącznik Nr 2 do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych 1... (nazwa jednostki pieczęć) arz obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych Do działu księgowości spływają dokumenty finansowe z następujących komórek: 1. Kadry 2. Dział Finansowy 3. d/s. księgowości budżetowej / płace / 4. d/s. ewidencji działalności gospodarczej 5. Kancelaria 6. Budownictwo 7. Gospodarka komunalna mienie gminne 8. d / s obronnych, obrony cywilnej,ochrony przeciw pożarowej 9. d / s administracyjnych

2 2 KADRY Lp. Określenie 1. Angaże pracowników nowo zatrudnionych, zmiany w angażach, przesunięcia pracowników 2. Zasiłki chorobowe druki L4 oraz inne zaświadczenia dotyczące wypłaty z tytułu chorobowego z adnotacją okresu zatrudnienia i miejsca pracy 3. Wykaz pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych 4. Wykaz osób uprawnionych do nagrody jubileuszowej 5. Wykaz osób uprawnionych do odprawy emerytalnej i rentowej Rodzaj Umowa Druk L 4 Zaświadczenie 2 razy w miesiącu do 10 i 20 dnia każdego miesiąca 2 razy w miesiącu do 10 i 20 dnia każdego miesiąca d/s.księgowości budżetowej /płace/ d/s.księgowości budżetowej/ płace/ Wykaz Wykaz Wykaz Do 30 stycznia każdego roku Do 30 stycznia każdego roku 6. Dane o stanie zatrudnienia Wykaz Do 5-go dnia zakończenia kwartału d/s.księgowości budżetowej/płace/ planowanie planowanie planowanie Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest Sekretarz Gminy.

3 3 DZIAŁ FINANSOWY 1. Rachunki gotówkowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym podpisane przez osoby uprawnione przygotowane do podjęcia gotówki z banku 2. Delegacje, ryczałty samochodowe, rozliczenie zakupów, wypłaty z ZFŚS, itp. skompletowane i podpisane przez osoby uprawnione przygotowane do podjęcia gotówki z banku 3. Rachunki i faktury dotyczące obrotu bezgotówkowego sprawdzone i podpisane przez osoby uprawnione przygotowane do podjęcia gotówki z banku 4. Sprawozdania z dochodów i wydatków budżetowych, deklaracje podatku VAT, itp. Rachunki Każdego dnia do godz Każdego dnia do godz Każdego dnia do godz wymagalnych Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest pracownik d/s. księgowości budżetowej.

4 4 INSPEKTOR D/S. KSIĘGOWOŚCI BUDŻETOWEJ /PŁACE/ 1. Listy płac dotyczące wypłat na koniec miesiąca, skompletowane i zatwierdzone do wypłaty 2. Zbiorcze zestawienie wszystkich list płac danego miesiąca 3. Deklaracje rozliczeniowe ZUS przygotowane do dokonania przelewu 4. Szczegółowy wykaz potrąceń z wynagrodzeń celem dokonania przelewów 5. Rozliczenie składek PZU druki do zatwierdzenia 6. Deklaracje ZUS druk oryginał do zatwierdzenia Listy płac Zbiorcze zestawienie Wykaz Na 2 dni przed ustalonym terminem wypłaty Na 2 dni przed ustalonym terminem wypłaty wymaganych Na 2 dni przed ustalonym terminem wypłaty Do końca każdego miesiąca wymaganych 7. Wykaz potrąceń pożyczek z ZFŚS Wykaz Do 25 każdego 8. Informacja o zarobkach dla celów emerytalno-rentowych 9. Oświadczenia, informacje, deklaracje podatkowe 10. Wnioski, oświadczenia dla celów wypłat z ZUS 11. Deklaracje, wnioski dla celów wypłat z PZU miesiąca Każdorazowo według potrzeb wymaganych Każdorazowo według potrzeb Każdorazowo według potrzeb Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. księgowości budżetowej / płace /.

5 5 INSPEKTOR D/S. EWIDENCJI DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 1. Decyzja o wpisie do ewidencji rozpoczęcia działalności gospodarczej 2. Decyzja o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej Wykaz osób, które zgłosiły działalność Wykaz osób, które zlikwidowały działalność d/s. wymiaru podatków d/s. wymiaru podatków Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. ewidencji działalności gospodarczej. INSPEKTOR D/S. SPRAW ADMINISTRACYJNYCH 1. Miesięczne zestawienie kart drogowych Zestawienie kart drogowych Do 5 każdego miesiąca d/s. księgowości budżetowej Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. spraw administracyjnych.

6 6 KANCELARIA 1. Korespondencja finansowa Pisma Codziennie po zadekretowaniu przez dyrektora księgowy 2. Dowody finansowe wpływające Rachunki, faktury Codziennie księgowy Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. organizacyjnych. BUDOWNICTWO 1. Umowy, zlecenia przygotowane do podpisu pod względem finansowym 2. Rachunki; faktury za roboty budowlano-montażowe, projekty, dokumentacje inwestycyjne i inne wraz z załącznikami (kosztorysy, protokoły odbioru) sprawdzone i podpisane pod względem merytorycznym 3. Wystawienie dowodów przyjęcia środka trwałego do użytkowania, przekazanie środka trwałego umów, zleceń Rachunki, faktury W ciągu 7 dni od daty otrzymania księgowy OT, PT księgowy, użytkownik Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. budownictwa.

7 7 GOSPODARKA KOMUNALNA MIENIE GMINNE Lp. Określenie 1. Akty notarialne dotyczące sprzedaży lub nabicia nieruchomości oraz wystawienie dokumentów przyjęcia lub likwidacji środka trwałego 2. Umowy na wynajem lokali użytkowych 3. Umowy sprzedaży nieruchomości zabudowanych 4. Umowy sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych 5. Umowy sprzedaży działek gruntowych 6. Umowy o oddaniu w wieczyste użytkowanie gruntu Rodzaj Akt notarialny, OT, LT Na bieżaco Księgowy Umowy i wymiar podatków Wykaz nabywców Wymiar Wykaz nabywców Wymiar Wykaz nabywców Wymiar Wykaz wieczystych użytkowników Wymiar Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. mienia gminnego