I II III IV 00 ORGANY KOLEGIALNE. 000 Organy uchwałodawcze dla każdego organu Rada naukowa instytutu, jednostki poza Rada wydawnicza A

Transkrypt

1 HSŁ 0 ZRZĄDZNIE 00 ORGNY KOLEGILNE 000 Organy uchwałodawcze dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki 0000 Senat protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, skład osobowy 0001 Rada wydziału 0002 Rada naukowa instytutu, jednostki poza i międzywydziałowej 0003 Rada wydawnicza 0004 Rada biblioteczna - j.w Rada Programowa ds. Informatyki - j.w Komisje 0010 Komisje uczelniane stałe skład osobowy, protokoły posiedzeń, referaty, wnioski, sprawozdania 0011 Komisje uczelniane doraźne - j.w Komisje wydziałowe stałe 0013 Komisje wydziałowe doraźne 002 Kolegia składy osobowe, protokoły posiedzeń, referaty, wnioski, sprawozdania 0020 Kolegium rektorskie 0021 Kolegium dziekańskie 0022 Kolegium dyrektora instytutu 0023 Kolegium biblioteki 4

2 HSŁ 003 Zjazdy, konferencje, sympozja organizowane przez UŚ programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania 004 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, naradach do kategorii zalicza się tylko własne wystąpienia pozostałe materiały kat. B Regionalna Konferencja Rektorów 006 Narady operatywne Dyrekcji BE-5 protokoły, sprawozdania, notatki, wnioski 007 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych 01 ORGNIZCJ UCZELNI Bc korespondencja operatywna 010 Podstawy prawne działania Uczelni przepisy prawne organów władzy i administracji rządowej, akt erekcyjny, itp. 011 Organizacja Uczelni statut i schemat organizacyjny, regulamin organizacyjny 012 Organizacja jednostek uczelnianych wydziałów, instytutów, filii, administracji ogólnouczelnianej; zakresy czynności 013 Biurowość 0130 Przepisy kancelaryjne instrukcja kancelaryjna i wykaz akt, instrukcje obiegu dokumentacji finansowej i materiałowej, technicznej, itp Wzory formularzy 0132 Wzory odciskowe pieczęci 0133 Ewidencja i kontrola obiegu dokumentów B-5 dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych 5

3 HSŁ 0134 Prenumerata czasopism i innych publikacji B-5 nie prowadzona przez bibliotekę (biblioteka kl. 0152) 014 rchiwum 0140 Przepisy dotyczące archiwum przepisy władz nadrzędnych, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum 0141 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum 0142 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum 0143 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń wraz z ich wykazem (rejestrem) B-2 karty udostępniania okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następnego po oddaniu dokumentacji 0144 Skontrum zasobu archiwum B-5 okres przechowywania do czasu przeprowadzenia następnego skontrum Zagubienie lub utrata akt Nadzór nad narastającym zasobem postępowanie wyjaśniające, wykazy braków 0147 Inne formy ewidencji 0148 Zabezpieczanie i konserwacja zasobu i zbiorów 0149 Wyposażanie i zabezpieczanie magazynów 015 Biblioteka 0150 Przepisy dotyczące systemu bibliotecznego B Gromadzenia zbiorów sprawy metodyczne, dokumentacja i ewidencja wstępna, ocena darowizn 0152 Zakup zbiorów zamówienia, oferty, dokumentacja zakupów, prenumerata (nie 6

4 HSŁ prowadzona przez bibliotekę kl. 0134), wymiana, depozyty 0153 Ewidencja zbiorów księgi inwentarzowe i rejestr ubytków, katalogi, bazy danych 0154 Udostępnianie i wypożyczanie B Informacje o zbiorach 0156 Wymiana międzybiblioteczna BE-10 odrębna teczka dla każdej biblioteki (umowa, protokoły przekazania, korespondencja); okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 0157 Poradnictwo metodyczne B Skontrum zbiorów bibliotecznych B Selekcja i usuwanie zbiorów zdezaktualizowanych B Informacja naukowa Kwerendy archiwalne BE Kwerendy biblioteczne BE Inne kwerendy BE Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów BE-10 kwerendy o charakterze dokumentacyjnym kat. 02 KTY NORMTYWNE I POMOC PRWN dotyczy aktów gromadzonych w innej formie niż zbiory dzienników ustaw, monitorów, dzienników urzędowych; dla każdego rodzaju aktów prawnych gromadzi się oddzielne zbiory 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B Zbiór aktów normatywnych władz Uczelni uchwały, zarządzenia, pisma okólne; dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki 7

5 HSŁ 022 Interpretacja przepisów prawnych wykładnia własnych aktów normatywnych 023 Opinie prawne B Sprawy cywilne B-10 okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 025 Sprawy arbitrażowe B Sprawy karne B Sprawy o wykroczenia B Sprawy sądowo-administracyjne B STRTEGIE, PROGRMY, PLNOWNIE, SPRWOZDWCZOŚĆ, STTYSTYK 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości, opracowania strategii i programów założenia, wskaźniki, instrukcje 031 Strategie, programy, prognozowanie i planowanie perspektywiczne 0310 Strategie i programy perspektywiczne rozwoju Uczelni 0311 Opracowania jednostek organizacyjnych 032 Strategie, programy, plany i sprawozdania wieloletnie 0320 Strategie, programy, plany wieloletnie zbiorcze Uczelni 0321 Strategie, programy, plany wieloletnie jednostek organizacyjnych 0322 Strategie, programy, sprawozdania za okresy wieloletnie zbiorcze Uczelni 0323 Sprawozdania za okresy wieloletnie jednostek organizacyjnych 8

6 HSŁ 033 Strategie, programy, plany i sprawozdania roczne i okresowe 0330 Roczne strategie, programy i plany działalności Uczelni i plany finansowe 0331 Roczne strategie, programy i plany działalności jednostek organizacyjnych 0332 Strategie, programy i sprawozdania roczne z działalności Uczelni oraz bilans Uczelni 0333 Strategie, programy i sprawozdania roczne z działalności jednostek organizacyjnych 034 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość 035 Statystyka B-5 miesięczne, półroczne, kwartalne 0350 Źródłowe materiały statystyczne BE-5 ankiety, karty, formularze; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego 0351 Statystyczne opracowania cząstkowe B Statystyczne opracowania końcowe 0353 Publikacje statystyczne GUS Bc 036 nalizy działalności analizy robocze B5 04 INFORMTYK 040 Planowanie, projektowanie i koordynacja 0400 Plany komputeryzacji i informatyzacji Uczelni B Projektowanie systemów dotyczy własnych baz danych 0402 Wnioski o przyznanie środków B Nadzór nad zakupem sprzętu i oprogramowania B Nadzorowanie budowy i eksploatacji sieci komputerowych 0405 Licencje oprogramowania B-5 okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu B-3 9

7 HSŁ 0406 Śląska kademicka Sieć Komputerowa protokoły posiedzeń 0407 Nadzorowanie usług internetu B-3 w tym redagowanie i aktualizacja stron internetowych Uczelni 041 Eksploatacja systemów teleinformatycznych 0410 Ewidencja systemów teleinformatycznych 0411 Zasady archiwizowania danych 0412 Ustalanie uprawnień dostępu do systemów teleinformatycznych 0413 Dokumentacja oprogramowania użytkowanych systemów teleinformatycznych Dokumentacja techniczna warstwy sprzętowej systemów teleinformatycznych Nadzorowanie funkcjonowania systemów teleinformatycznych 05 SKRGI, ZŻLENI I WNIOSKI B-5 Bc przechowuje się przez cały okres eksploatacji sprzętu 050 Przepisy w sprawach załatwiania skarg i wniosków 051 Skargi, zażalenia i wnioski załatwiane bezpośrednio BE-5 rejestr i akta spraw; do kategorii kwalifikuje się 5-10 % spraw 052 Skargi, zażalenia i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości B nalizy skarg i wniosków BE-5 06 WSPÓŁPRC Z KRJOWYMI JEDNOSTKMI ORGNIZCYJNYMI umowy, porozumienia, programy współpracy korespondencja nie związana z aktami innych klas 060 Współpraca z organami administracji rządowej 061 Współpraca z organami samorządu terytorialnego 062 Współpraca z innymi podmiotami w tym z org. społecznymi i zawodowymi 063 Współpraca z innymi uczelniami 064 Współpraca z samorządem studenckim 10

8 HSŁ 065 Współpraca między jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Śląskiego BE Reprezentacja B-2 zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja władz Uczelni 07 WSPÓŁPRC Z ZGRNICĄ 070 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej 071 Umowy i porozumienia z zagranicznymi jednostkami naukowymi opracowania własne; opracowania zewnętrzne kat. B Umowy międzyrządowe umowy, plany realizacji, korespondencja dotyczące działań UŚ 0711 Umowy międzyresortowe 0712 Umowy Uniwersytetu Śląskiego z zagranicznymi jednostkami naukowymi 0713 Koordynacja programów współpracy 072 Wyjazdy zagraniczne pracowników i studentów 0720 Wyjazdy na staże B-5 dokumentacja związana z wyjazdami i pobytem (wnioski, decyzje, rozliczenia) 0721 Wyjazdy na stypendia, studia doktoranckie B Wyjazdy na stanowiska lektorów B Wyjazdy na konferencje, kongresy, zjazdy, posiedzenia, seminaria, kolokwia 0724 Sprawozdania z wyjazdów zagranicę 0725 Zagraniczne praktyki studenckie B Przyjazdy cudzoziemców 0730 Wizyty delegacji zagranicznych BE Przyjazdy stypendystów, na studia doktoranckie B Kursy wakacyjne (językowe) B-5 B-5 08 KONTROLE, UDYT, SZCOWNIE RYZYK 080 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli przepisy własne, wytyczne przeprowadzania kontroli 11

9 HSŁ 081 Kontrole zewnętrzne przeprowadzone przez organy państwowe (NIK, PIP, Straż Pożarna, Sanepid, Urząd Skarbowy) 0810 Kontrole kompleksowe i problemowe protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia, sprawozdania z ich realizacji; każda kontrola stanowi odrębną sprawę 0811 Kontrole doraźne BE Kontrole wycinkowe B Książka kontroli Kontrole wewnętrzne udyt BE-5 nie dotyczy przeglądów technicznych, stanu BHP i spraw p.poż. 084 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań 09 KNCELRI NIEJWN 090 Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne Rejestr teczek (rejestr klas końcowych) Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności Dziennik wykonanej dokumentacji Przekazanie dokumentacji spraw zakończonych, zawierających informacje niejawne, między jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi BE-50 B Ochrona informacji niejawnych Przepisy dotyczące ochrony informacji niejawnych Wykazy rodzajów dokumentacji zawierających informacje niejawne B-10 B-10 12

10 HSŁ 0912 Postępowanie dopuszczające do dostępu do informacji niejawnych BE kta osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych BE Szkolenia w zakresie informacji niejawnych B Ochrona danych osobowych B-5 udostępnianie danych osobowych, w tym zapytania i odpowiedzi (kopie odkłada się do akt osobowych pracowników/teczek osobowych studentów) 13