WZÓR RZECZOWY WYKAZ AKT

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM: WZÓR RZECZOWY WYKAZ AKT

2 Klasa I rzędu 0 1 Przykładowy spis klas I i II rzędu Klasa II rzędu Hasło strona ZARZĄDZANIE 4 00 Organy kolegialne 4 01 Organizacja 4 02 Akty normatywne, pomoc prawna 4 03 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka 5 04 Informatyka 6 05 Skargi i wnioski 6 06 Prace naukowo badawcze. Wydawnictwa, popularyzacja 6 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 6 08 Współpraca z zagranicą 7 09 Kontrole 7 KADRY 7 10 Ogólne zasady pracy i płacy 7 11 Zatrudnienie 8 12 Ewidencja osobowa 8 13 BHP 8 14 Szkolenie i doskonalenia zawodowe pracowników 8 15 Dyscyplina pracy 9 16 Sprawy socjalno bytowe 9 17 Ubezpieczenia osobowe 9 2 ŚRODKI RZECZOWE 9 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 9 21 Gospodarka materiałowa 9 22 Źródła zaopatrzenia 9 2

3 3 23 Transport i łączność 9 24 Ochrona zakładu pracy (mienia) Obrona cywilna 10 EKONOMIKA Finanse, księgowość Księgowość finansowa Rozliczenie płac Księgowość materiałowo towarowa Koszty i ceny Fundusze socjalne Inwentaryzacja Sprawozdania i meldunki finansowe Analizy finansowe 11 4 np.: sprawy mieszkaniowe 5 np.: sprawy nieruchomości 6 itd. 3

4 Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategorie dokumentacji Klasa Klasa Klasa Klasa I II III IV Stopnia Stopnia stopnia stopnia ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Rada Nadzorcza 0000 Posiedzenia B-25 Lista obecności, protokóły, głosy w dyskusji i inne wystąpienia Materiały na posiedzenia B-25 referaty, porządek obrad. 001 Kierownictwo 0010 Odprawy kierownictwa B-25 Lista obecności, protokół, głosy w dyskusji i inne wystąpienia Materiały na posiedzenia kierownictwa B-25 Skład, referaty, porządek obrad Komisje stałe i doraźne B-25 Protokóły posiedzeń, skład, referaty, sprawozdania, wnioski itp Zjazdy, konferencje, udział w obcych organach B-25 Protokóły posiedzeń, skład, referaty, sprawozdania, wnioski itp. kolegialnych Narady pracownicze B-25 Protokóły posiedzeń, referaty, sprawozdania, wnioski itp Odprawy kierowniczej kadry B-25 Lista obecności, protokół, głosy w dyskusji i inne wystąpienia Materiały na posiedzenia kierowniczej kadry B-25 Skład, referaty, porządek obrad. 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działalności własnej jednostki B-25 Przepisy ogólnopaństwowe dotyczące bezpośredniego działania własnej jednostki organizacyjnej Uwagi 011 Organizacja władz i organów nadrzędnych B-25 Statuty, schematy organizacyjne Rady Nadzorczej 012 Organizacja własnej jednostki B-25 Statuty, schematy, regulaminy organizacyjne, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki 013 Organizacja biurowości, składnicy akt,biblioteka 0130 Przepisy kancelaryjno archiwalne B-25 Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub składnicy akt, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp Formularze B-5 Opracowania wzorów Wzory odciskowe pieczęci B-25 Książka ewidencji pieczęci Terminarze Bc 0134 Dowody doręczeń, opłat pocztowych B Zasób składnicy akt B-25 Spisy zdawczo odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokóły brakowania i spisy akt wybrakowanych) Zezwolenia i karty udostępnienia B Ewidencja zasobu bibliotecznego B-10 Księgi inwentarzowe, katalogi. Liczy się od zakończenia działania biblioteki Udostępnianie zasobu bibliotecznego Bc Karty wypożyczeń itp. 02 Akty normatywne, pomoc prawna 020 Zarządzenia, decyzje, wytyczne 4

5 0200 Dyrektora Dla każdego rodzaju oddzielna teczka 021 Interpretacja przepisów prawnych B-25 Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności 022 Opinie zewnętrznych aktów prawnych B-5 Orzeczenia NSA itp. 023 Opinie własnych aktów normatywnych B Opinie prawne B Sprawy cywilne B-10 Liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 026 Sądy polubowne B-5 Liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 027 Sprawy karne B-5 Liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 028 O wykroczenia B-3 Liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 029 Przed sądami administracyjnymi B-10 Liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 03 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości 0300 Opracowania zewnętrzne B-5 Założenia, wskaźniki, instrukcje Głównego Urzędu Statystycznego itp Opracowania własne B-5 Założenia, wskaźniki, instrukcje z jednostek nadrzędnych 031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne 0310 Projekty wstępne i robocze B-5 Opracowania własne oraz oceny, opinie i uwagi 0311 Wersja ostateczna B-25 Opracowania własne oraz decyzje zatwierdzające 0312 Materiały pomocnicze B-10 Do kat. B-25 kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w ostatecznej wersji planu 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 0320 Projekty planów B Wersje ostateczne B Zmiany ustaleń planowych B Sprawozdania wieloletnie własne B-25 Podlegają wybrakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania u twórcy akt 0324 Sprawozdania zbiorcze B-25 Opracowania etapowe i wersja ostateczne. Opracowanie robocze B Materiały pomocnicze B-10 Do kat. B-25 kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki itp. których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych 033 Plany i sprawozdania roczne 0330 Projekty własne planów B-5 Brudnopisy planów, 0331 Wersja ostateczna B Zmiany ustaleń planowych B Sprawozdania własne B-10 Wstępne roczne sprawozdanie finansowe 0334 Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe B-25 Raport z badania finansów, opinia Sprawozdania jednostek podległych B-10 Podlegają wybrakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania u twórcy akt 0336 Sprawozdania zbiorcze B-25 Opracowania etapowe i wersja ostateczna. Opracowanie robocze B Materiały pomocnicze B-10 Do kat. B-25 kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki itp. Których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach 034 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych 0340 Plany komórek organizacyjnych B Sprawozdania z działalności komórek organizacyjnych B-25 Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Pozostałe B Statystyka 5

6 0350 Źródłowe materiały statystyczne B-5 Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego (wypełnienia) 0351 Opracowania cząstkowe Bc 0352 Publikacje GUS Bc 036 Analizy (kompleksowe i problemowe) 0360 Własne B Jednostek podległych B-5 Podlegają wybrakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania u twórcy akt 0362 Zbiorcze B Materiały robocze Bc 037 Meldunki i raporty sytuacyjne B-5 04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów 0400 Organizacja projektowania i programowania B-25 Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne) 0401 Spis systemów i programów B Ogólne schematy systemów i podsystemów B Ocena systemów i programów B Słownik terminów i pojęć B Bank danych B-20 Dysk twardy, płyty CD 042 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów 0420 Organizacja wdrażania B- 5 Ustalenia własne, informacje zewnętrzne o programach i systemach wdrażania 0421 Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania i B-10 weryfikacji systemów i programów informatycznych 043 Przetwarzanie danych Bc Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych tj. do całkowitego ich wykorzystania 05 Skargi i wnioski 050 Przepisy własne i ich interpretacja B Skargi załatwione bezpośrednio B Przekazane do rozpatrzenia wg właściwości B Analiza skarg i wniosków B-15 Sprawozdania 054 Rejestr skarg B Prace naukowo badawcze. Wydawnictwa, popularyzacja 060 Prace naukowo - badawcze B Współpraca z mediami B 25 Artykuły prasowe, nagrania wywiadów, biuletyn 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, nie związane bezpośrednio z aktami innych klas 070 Z Sejmem i z Senatem B-25 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów kat. B-25. Pozostałe materiały, korespondencja z posłami i senatorami) B Z partiami i organizacjami politycznymi B-25 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów 072 Z Radą Ministrów B-25 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów 073 Z Ministerstwami i urzędami centralnymi B-25 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów 074 Z organami władzy i administracji terenowej i samorządowej B-25 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów 6

7 1 075 Z organizacjami społecznymi B-5 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów 076 Z innymi urzędami, instytucjami i kościołami B-5 Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów 077 Między komórkami organizacyjnymi własnej Bc jednostki 078 Reprezentacja Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej 08 Współpraca z zagranicą 080 Ogólne zasady i programy współpracy B-25 Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne B-5 międzynarodowej 081 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja B Wymiana dokumentacji i informacji B Współpraca dwustronna z innymi krajami Dla każdego kraju zakłada się oddzielne teczki 0830 Spotkania kierowników pokrewnych jednostek B-25 Opracowania i inne materiały do rozmów, protokóły, notatki, sprawozdania organizacyjnych 0831 Wspólne przedsięwzięcia B-25 Własne opracowania, informacje, analizy oraz korespondencja merytoryczna 084 Zagraniczne wyjazdy służbowe B 25 Dotyczy sprawozdań merytorycznych pracowników. Instrukcje indywidualne dla delegowanych oraz inne dokumenty dotyczące wyjazdu. 085 Przyjazdy delegacji zagranicznych 0850 Programy pobytu delegacji zagranicznych i B-25 sprawozdania z przebiegu rozmów 0851 Obsługa delegacji zagranicznych Bc 09 Kontrole 090 Zasady i tryb prowadzenia kontroli B-25 Przepisy własne KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płacy Dotyczy własnej jednostki 100 Układy zbiorowe i zakładowe B Taryfikatory kwalifikacyjne B Regulaminy pracy B-25 Przepisy określające warunki pracy. 103 Regulamin wynagradzania i premiowania B-25 Siatki płac, stawek, dodatki itp. 11 Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników Bc Oferty kandydatów, listy motywacyjne 111 Zwalnianie pracowników B-2 Akta dotyczące pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 112 Opinie o pracownikach B-5 Akta dotyczące pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 113 Rozmieszczenie pracowników Bc Przeniesienia, zastępstwa itp. 114 Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników B-5 Młodocianych, inwalidów, absolwentów szkół itp. 115 Etaty 1150 Wykazy etatów B - 25 Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych 1151 Etaty wojskowe B-25 Książka etatowa, wyciągi z BP 1152 Zmiany etatowe B Prace zlecone i umowy o dzieło B-5 Umowy o prace zlecone i umowy o dzieło z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych. 117 Nagrody, odznaczenia, kary 1170 Nagrody B-10 Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do teczek akt osobowych. (klasa 120) 1171 Odznaczenia państwowe B-5 Wnioski 1172 Odznaczenia resortowe B-5 Wnioski 7

8 1173 Odznaczenia własne B-25 Wnioski, decyzje o przyznaniu 1174 Kary B-5 Wnioski i decyzje o ukaraniu. 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe B-50 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zgodnie z obowiązującymi przepisami 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B-50 Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne, 13 BHP 130 Przepisy BHP B-5 Własne instrukcje na stanowisku pracy 131 Środki ochronne B-5 Projekty własne 132 Wypadki przy pracy 1320 Zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie B-25 Dotyczy wypadków przy pracy 1321 Inne wypadki B Analiza wypadków i chorób zawodowych B Ewidencja badań okresowych B-5 Zaświadczenie o zdolności do pracy klasa Analizy i sprawozdania B-25 Analizy, protokóły z przeglądów stanowisk pracy itp. 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego 1400 Zasady, formy, metody i treść szkolenia B-10 Własne ustalenia 1401 Plany i programy nauczania B-10 Ustalenia własne 141 Rekrutacja uczestników szkolenia Bc 142 Pomoce szkoleniowe i naukowe B-5 Własne opracowania lub własne zalecenia oraz uwagi i opinie 143 Dobór kadry pedagogicznej Bc 144 Baza szkoleniowa własna B-25 Ewidencja ośrodków szkoleniowych 145 Ewidencja szkolonych B-50 Listy uczestników, dzienniki lekcyjne 146 Protokóły egzaminacyjne i świadectwa nauki B Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych Bc 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy B-3 Listy obecności, notatki służbowe itp. 151 Karty ewidencji czasu pracy. Absencje B-3 Dotyczy tylko zwolnień lekarskich, urlopów okolicznościowych, nieobecności usprawiedliwionych 152 Urlopy pracownicze B-3 Plan urlopów, karty urlopowe 153 Delegacje służbowe B-3 Ewidencja delegacji służbowych. Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych kat. B Zezwolenia na prace dodatkowe B Analizy efektywnego czasu pracy B Sprawy socjalno bytowe 160 Podstawowe zasady B-10 Własne ustalenia np. regulaminy 161 Mieszkania pracownicze B-5 Obejmują mieszkania zakładowe, zastępcze, służbowe, hotele pracownicze i spółdzielcze 162 Ogródki działkowe B-5 Podania, przydziały 163 Dojazdy do pracy Bc 164 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B-3 Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne 165 Wczasy pracownicze B Opieka nad pracownikami B-2 opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami 167 Rekreacja i wypoczynek B-3 Spotkania integracyjne, wycieczki itp. 168 Realizacja akcji socjalno - bytowej B-25 Analizy, sprawozdania, oceny 8

9 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy ubezpieczeniowe B-5 Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i PZU 171 Legitymacje ubezpieczeniowe B-5 Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów 172 Dowody uprawnienia do zasiłków B-5 Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe 173 Emerytury i renty B-2 Wnioski 174 Ubezpieczenia zbiorowe PZU B-10 Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami B-25 Własne ustalenia trwałymi 21 Gospodarka materiałowa Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne nieruchomości 210 Organizacja gospodarki materiałowej 2100 Dokumentacja gospodarki materiałowej B-10 Ewidencja środków trwałych, księgi inwentarzowe, protokóły brakowań itp Dokumentacja przetargowa B-10 Zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych 211 Zaopatrzenie B-5 Zapotrzebowania, zamówienia, rozdzielniki 212 Magazynowanie i użytkowanie B-5 Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja itp. 213 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń B Paszporty maszyn i urządzeń B-2 Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny 216 Konserwacja i remonty środków trwałych B Dokumentacja dotycząca rękojmi i reklamacji B-1 Po terminie upływu rejkojmi lub rozliczenia reklamacji 22 Źródła zaopatrzenia B-2 Dostawcy krajowi i zagraniczni, dostawy z własnej produkcji 23 Transport i łączność 230 Eksploatacja własnych środków transportowych B-5 Karty drogowe, zapotrzebowania, 231 Eksploatacja obcych środków transportowych B-5 Zamówienia, umowy itp. 232 Eksploatacja środków łączności B-5 Telefony, poczta elektroniczna, radiowęzły, telewizja przemysłowa itp. 233 Umowy dzierżawy i użyczenia B Rozliczenie materiałów pędnych B-5 24 Ochrona zakładu pracy (mienia) 240 Ochrona przeciwpożarowa, B-5 Plany ewakuacji, ocena zagrożenia, instrukcja zagrożenia pożarowego. Protokóły, notatki i zalecenia itp. 241 Ochrona mienia B-5 Plan ochrony, system alarmowy, umowy itp. 242 Ubezpieczenia rzeczowe B-10 Od ognia, kradzieży itp. Liczy się od chwili wygaśnięcia umowy 25 Obrona cywilna 250 Plan obrony cywilnej B Zabezpieczenie logistyczne B-2 Korespondencja EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno finansowe 300 Systemy ekonomiczno finansowe B-25 Instrukcje, dokumenty normatywne własne 301 Zakładowy plan kont B Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy B-5 Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Rozliczenia z budżetem B Finansowanie własnej jednostki B Finansowanie jednostek podległych B-5 9

10 3113 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem B Finansowanie inwestycji i remontów B-5 32 Księgowość finansowa Plany, sprawozdania, analizy finansowe klasa Dowody księgowe B Dokumentacja księgowa B-5 Księgi, rejestry, karty kontowe 322 Rozliczenia B-5 Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami 323 Windykacja należności B-5 Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności 324 Uzgadnianie sald Bc Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna i analityczna B-5 Księgi lub kartoteki finansowe 33 Rozliczenie płac 330 Dokumentacja płac B-5 Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) 331 Deklaracje podatkowe B- 5 PIT, VAT, PFRON i inne 332 Listy zaliczek na płace B Listy płac B Karty zbiorcze płac B-50 Imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne lub dłuższe, ujmujące zarobki za poszczególne miesiące. Podlegają brakowaniu po sprawdzeniu stanu zachowania akt osobowych. 335 Zaświadczenia o płacach Bc 336 Dowody księgowe B Dokumentacja księgowa B-5 Karty ilościowo wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne 338 Dokumentacja dotyczące ZUS B-50 Deklaracje, rozliczenia imienne, zasiłki rodzinne 34 Księgowość materiałowo towarowa 340 Dowody księgowe B-5 Faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa B-5 Karty ilościowo wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne 35 Koszty i ceny 350 Kalkulacja kosztów 3500 Ogólne zasady B-25 Własne wytyczne i ustalenia 3501 Kalkulacje planowe i wynikowe B Analizy kosztów własnych B Kalkulacja cen 3510 Polityka cen B-25 Własne ustalenia, zasady i opracowania 3511 Analiza cen B Ceny 3520 Ceny zaopatrzeniowe B Ceny zbytu B Ceny wyrobów importowanych B Wyceny eksportu B Katalogi cen i ich aktualizacja B-25 Własne. Zewnętrzne B Ustalanie narzutów B-25 Podstawowych, wyrównawczych i ryzyka, stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego oraz dodatków do cen 353 Zmiany cen 3530 Mnożniki przeliczeniowe B-25 Ustalenia własne 3531 Zasady elastyczności cen B-25 Ustalenia własne 3532 Skutki zmian cen B-25 Własne analizy 36 Fundusze specjalne 10

11 360 Zasady gospodarowania funduszami B-25 Własne ustalenia 361 Fundusze specjalne B-5 Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy, postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady B-25 Własne wytyczne 371 Spisy i protokóły remanentowe B Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice B-5 inwentaryzacyjne 373 Wycena i przecena B-10 Dokumentacja wyceny i przeceny 38 Sprawozdania i meldunki finansowe 380 Sprawozdanie F 01 B Meldunek DG 1 B Sprawozdanie Rb 51 B Sprawozdanie I 01 B Sprawozdanie z dotacji budżetowej B Sprawozdania wewnętrzne B-5 39 Analizy finansowe B-5 Materiały kategorii Bc można brakować bezpośrednio na stanowisku pracy pod kontrolą pracownika składnicy akt. 11