Departament Kontroli i Nadzoru Warszawa, 18 października 2011 r. MNiSW-DKN-WKR-1943-3266-5/AJ/11 RAPORT z kontroli prawidłowości wydatkowania środków finansowych przyznanych na sfinansowanie w latach 2007-2011 kosztów organizacji wspólnego konkursu na projekty międzynarodowe, oceny wniosków oraz projektów zakwalifikowanych do realizacji w ramach projektu ERA-NET PLUS w dziedzinie badań Morza Bałtyckiego realizowanego przez Europejskie Zgrupowanie Interesów Gospodarczych w Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego. 1. Kontrola została przeprowadzona na podstawie postanowienia Nr 10/KN/2011 Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 9 czerwca 2011 roku. 2. Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości wydatkowania środków finansowych przyznanych dotacją celową na sfinansowanie w latach 2007-2011 kosztów organizacji wspólnego konkursu na projekty międzynarodowe, oceny wniosków oraz projektów zakwalifikowanych do realizacji w ramach projektu ERA-NET PLUS w dziedzinie badań Morza Bałtyckiego. 3. Fundacja Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego otrzymała dotację celową łącznie w wysokości 4.227.064 złotych przyznaną kolejnymi decyzjami: decyzja nr 1/ERA-NET/2007 z dnia 17 grudnia 2007 roku; dotacja w wysokości 4.114.157 złotych; decyzja nr 1-1/ERA-NET/2007/2009 z dnia 4 grudnia 2009 roku dokonano przesunięć środków finansowych w kolejnych latach; decyzja nr 1-2ERA-NET/2007/2010 z dnia 9 grudnia 2010 roku zwiększająca dotację do wysokości 4.227.064 złotych. 4. W dniu 21 grudnia 2007 roku została zawarta umowa nr 1/ERA-NET/2007 pomiędzy Ministrem Nauki i Szkolnictwa Wyższego a Fundacją Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego na organizację wspólnego konkursu na projekty międzynarodowe, ocenianie wniosków oraz finansowanie projektów zakwalifikowanych do realizacji w ramach projektu ERA- NET PLUS. 5. Do powyższej umowy zawarto dwa aneksy: aneks nr 1 z dnia 9 grudnia 2009 roku wprowadził zmiany dotyczące zmiany finansowania w poszczególnych latach, środki finansowe będą przekazywane w ratach rocznych, w pierwszym roku po zawarciu umowy, a w następnych latach po
zatwierdzeniu raportu rocznego przez Ministra oraz zwrotu niewykorzystanej w danym roku dotacji do końca stycznia następnego roku, aneksem nr 2 z dnia 23 grudnia 2010 roku zmieniono wysokość dotacji na kwotę 4.227.064 złotych oraz wysokość przekazywanych rat rocznych w poszczególnych latach. 6. Kontrolę przeprowadził zespół w składzie: ekspert finansowy, mgr Agata Jamrozik specjalista w MNiSW. 7. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: prezes zarządu Fundacji Rozwoju UG, główny księgowy Fundacji Rozwoju UG. 8. Załącznikami do raportu są: protokół eksperta finansowego, opinia Departamentu Budżetu i Finansów wyjaśnienia złożone przez eksperta finansowego. 9. Ustalenia eksperta finansowego. środki finansowe z MNiSW w poszczególnych latach 2007-2011 Fundacja otrzymała zgodnie z decyzjami, umową i aneksami w łącznej wysokości 4.227.064 złotych; środki zostały przekazane na odrębny rachunek bankowy; środki finansowe przeznaczone były na zorganizowanie przy współudziale Europejskiego Zgrupowania Interesów Gospodarczych wspólnego konkursu na projekty międzynarodowe i ocenę wniosków oraz projektów zakwalifikowanych do realizacji w ramach projektu ERA-NET PLUS. w dniu 21 stycznia 2010 roku dokonano zwrotu niewykorzystanej dotacji w wysokości 3.397,59 złotych za okres 2007-2009; ostateczna decyzja o końcowej liczbie jedenastu wniosków zakwalifikowanych zapadła w dniu 19 czerwca 2008 roku; w dniu 30 marca 2009 roku Fundacja przesłała wraz z raportem za 2008 rok pismo informujące MNiSW o opóźnieniu w wydatkowaniu środków na realizację zadania, a także o decyzji Komitetu Sterującego w sprawie uruchomienia projektów z dniem 1 stycznia 2009 roku raport za 2008 rok nie został przyjęty przez MNiSW w terminie, gdyż zawierał nieścisłości dotyczące: różnic kwot w opłatach członkowskich, 2
przesunięć terminów uruchomienia projektów i zmianie harmonogramu płatności i realizacji zadań, nie przeprowadzenia audytu, a tym samym nie wydatkowania kwoty na ten cel przeznaczonej; różnic pomiędzy środkami poniesionymi, niewykorzystanymi, zwróconymi do MNiSW, oraz refundowanymi; kolejno składane wersje raportu za 2008 rok zawierały zmienne dane liczbowe; raporty roczne za lata 2007, 2009 i 2010 składane były w terminach i zostały zaakceptowane przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego; różnice związane z opłaceniem składki członkowskiej za lata 2007-2009 wynikały z kwot wykazanych na wystawionych fakturach, które zostały wprowadzone do ewidencji księgowej, a faktycznie poniesionymi kosztami, które zostały wykazane w raportach; Fundacja zakupiła w 2008 roku serwer za kwotę 9.712,55 zł, który do ewidencji księgowej został wprowadzony jako środek trwały i amortyzowany (od miesiąca lipca 2008 roku), natomiast w raporcie za 2008 rok poniesiony wydatek z tego tytułu został wykazany jako poniesiony koszt w pełnej wysokości, a więc w 2008 roku powstała różnica pomiędzy raportem, a ewidencją księgową; Fundacja prowadzi ewidencję księgową zgodnie z wewnętrznie zatwierdzoną polityką rachunkowości, podstawą zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych; dokumenty finansowe dotyczące projektu są sprawdzane pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym, prawidłowo opisane, zatwierdzone do zapłaty przez Prezesa Fundacji; osoby pracujące w Fundacji są częściowo zatrudnione do obsługi projektu BONUS PLUS w oparciu o umowę o pracę i umowę zlecenie, część osób prowadzi też działalność gospodarczą i wystawia faktury VAT za wykonaną pracę; polityka rachunkowości została przygotowana przez Biuro Rachunkowe Audyt Sp. z o.o. i została zatwierdzona Uchwałą Zarządu Fundacji; z dniem 4 lipca 2007 roku wprowadzony został aneks do polityki rachunkowości, dotyczący wyodrębnienia operacji związanych z realizacją projektów badawczych ERA-NET PLUS w dziedzinie Morza Bałtyckiego poprzez rozszerzenie kont kosztowych i przychodowych, ale nie obejmuje wszystkich niezbędnych kont w tym dotyczących różnic kursowych; 3
prowadzona analityka wspólna dla całego zadania utrudnia uzgodnienie danych z raportu rocznego za 2008 rok; z uwagi na łączne ujmowanie w ewidencji kosztów poniesionych z dotacji i finansowanych z własnych środków, Fundacja w trakcie kontroli sporządziła niezbędne do przeprowadzenia oceny wykazy poniesionych kosztów z dotacji, wraz z uzgodnieniem ewidencji za lata 2007-2010; prowadzona jest analityka z podziałem na poszczególnych Beneficjentów - sporządzają oni raporty półroczne i roczne, które są sprawdzane przez Fundację w formie Karty oceny formalnej ; karty te są podpisane pod oceną raportu i zatwierdzone przez Prezesa Fundacji, a kopie faktur, przelewów i raporty są archiwizowane w Fundacji. Według eksperta finansowego: Na podstawie analizy złożonych raportów, udostępnionej do kontroli dokumentacji księgowej, w tym sporządzonej w trakcie trwania kontroli ewidencji analitycznej pozabilansowej, uzgodnionej przez Fundację z dokumentacją, a sprawdzonej wyrywkowo przez kontrolujących, stwierdza się, że: - skorygowana ewidencja ERA-NET PLUS ujmuje wydatkowanie środków finansowych w wysokości przedstawionej w raportach rocznych, raport za 2010 rok został zatwierdzony przez Ministerstwo; - przyjęta metoda, wydzielająca księgowo całe zadanie, bez względu na rodzaj finansowania, nie tylko utrudnia bieżącą kontrolę środków finansowych przyznanych decyzją Ministra Nauki, ale może również przyczynić się do powstania błędów rachunkowych przy sporządzaniu raportów rocznych jak i raportu końcowego. 10. Wnioskuję o wystosowanie do Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego pisma pokontrolnego z zaleceniami dotyczącymi: wprowadzenia w trybie pilnym, wyodrębnionej ewidencji księgowej, która pozwoli na wydzielenie i identyfikację kosztów, dochodów i rozliczeń z dotacji Ministerstwa, wydzielenie środków pochodzących z dotacji unijnej, oraz wydzielenie środków własnych w tym odsetek od otrzymanej a nie wykorzystanej w określonym terminie dotacji; prawidłowego ujmowania w raportach kosztów poniesionych na zakupy aparatury; uzupełnienia w polityce rachunkowości opisu wyodrębnionych kont księgowych oraz poszerzenie kont dotyczących dochodów i kosztów; 4
weryfikację oraz ponowne uzgodnienie raportów rocznych na podstawie poprawionej ewidencji księgowej; zwrócenia szczególnej uwagi na koszty ponoszone przez Fundację z tytułu świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przez pracowników Fundacji. 11. Wnioskuję o: - zwiększenie nadzoru merytorycznego i finansowego nad realizacją zadania przez właściwe departamenty w MNiSW ze szczególnym uwzględnieniem umów zawartych z Beneficjentami, - szczegółowe rozliczenie umowy po zakończeniu realizacji przez właściwy departament merytoryczny, - ponowne przeprowadzenie kontroli w 2012 roku. Raport został zatwierdzony przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego 5