Załącznik nr 5 c.d. Szczegółowy opis zamówienia Część III Zakup i wdrożenie aplikacji ERP
Spis treści Słownik pojęć... 5 1. Wstęp... 8 2. Aktualne informacje organizacyjne... 9 2.1 Poznań... 9 2.1.1 Salon... 9 2.1.2 Serwis... 10 2.1.3 Magazyn... 11 2.1.4 Kasa... 11 2.2 Kielce... 12 2.2.1 Salon... 12 2.2.2 Serwis... 13 2.2.3 Magazyn... 13 2.2.4 Kasa... 14 2.3 Warszawa, Łopuszańska... 14 2.3.1 Salon... 14 2.3.2 Serwis... 15 2.3.3 Magazyn... 15 2.3.4 Kasa... 16 2.4 Warszawa, Jagiellońska... 16 2.4.1 Salon... 17 2.4.2 Serwis... 17 2.4.3 Magazyn... 18 2.4.4 Kasa... 18 2.5 Łódź... 19 2.5.1 Salon... 19 2.5.2 Serwis... 20 2.5.3 Magazyn... 20 2.5.4 Kasa... 21 2.6 Centrala... 21 2.6.1 Salon... 21 2.6.2 Kasa... 22 2.6.3 Księgowość... 22 3. Funkcjonalność systemu ERP... 23 4. Infrastruktura techniczna... 28 5. Konfiguracja aplikacji ERP dla firmy Liberty Motors... 30 4.1 Konfiguracja jednostki Oddział Poznań... 30 4.1.1 BMW... 32 4.1.1.1 Dział Części BMW... 32 4.1.1.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 32 4.1.1.1.2 Dokumenty... 32 4.1.1.2 Dział Serwisu BMW... 35 4.1.1.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 35 4.1.1.2.2 Dokumenty... 36 4.1.1.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 39 4.1.1.3 Dział Handlowy BMW... 39 2
4.1.1.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 39 4.1.1.3.2 Dokumenty... 39 4.1.2 DUCATI... 45 4.1.2.1 Dział Części DUCATI... 45 4.1.2.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 45 4.1.2.1.2 Dokumenty... 45 4.1.2.2 Dział Serwisu DUCATI... 48 4.1.2.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 48 4.1.2.2.2 Dokumenty... 49 4.1.2.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 52 4.1.2.3 Dział Handlowy DUCATI... 52 4.1.2.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 52 4.1.2.3.2 Dokumenty... 52 4.1.3 HONDA... 58 4.1.3.1 Dział Części HONDA... 58 4.1.3.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 58 4.1.3.1.2 Dokumenty... 58 4.1.3.2 Dział Serwisu HONDA... 61 4.1.3.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 61 4.1.3.2.2 Dokumenty... 62 4.1.3.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 65 4.1.3.3 Dział Handlowy HONDA... 65 4.1.3.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 65 4.1.3.3.2 Dokumenty... 65 4.1.4 POLARIS... 71 4.1.4.1 Dział Części POLARIS... 71 4.1.4.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 71 4.1.4.1.2 Dokumenty... 71 4.1.4.2 Dział Serwisu POLARIS... 74 4.1.4.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 74 4.1.4.2.2 Dokumenty... 75 4.1.4.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 78 4.1.4.3 Dział Handlowy POLARIS... 78 4.1.4.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 78 4.1.4.3.2 Dokumenty... 78 4.1.5 SUZUKI... 84 4.1.5.1 Dział Części SUZUKI... 84 4.1.5.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 84 4.1.5.1.2 Dokumenty... 84 4.1.5.2 Dział Serwisu SUZUKI... 87 4.1.5.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 87 4.1.5.2.2 Dokumenty... 88 4.1.5.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 91 4.1.5.3 Dział Handlowy SUZUKI... 91 4.1.5.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 91 4.1.5.3.2 Dokumenty... 91 4.1.6 TRIUMPH... 97 4.1.6.1 Dział Części TRIUMPH... 97 4.1.6.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 97 4.1.6.1.2 Dokumenty... 97 4.1.6.2 Dział Serwisu TRIUMPH... 100 4.1.6.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 100 4.1.6.2.2 Dokumenty... 101 4.1.6.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 104 4.1.6.3 Dział Handlowy TRIUMPH... 104 4.1.6.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 104 3
4.1.6.3.2 Dokumenty... 104 4.1.7 YAMAHA... 110 4.1.7.1 Dział Części YAMAHA... 110 4.1.7.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 110 4.1.7.1.2 Dokumenty... 110 4.1.7.2 Dział Serwisu YAMAHA... 113 4.1.7.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 113 4.1.7.2.2 Dokumenty... 114 4.1.7.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 117 4.1.7.3 Dział Handlowy YAMAHA... 117 4.1.7.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 117 4.1.7.3.2 Dokumenty... 117 4.1.8 INNE... 123 4.1.8.1 Dział Części INNE... 123 4.1.8.1.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Części... 123 4.1.8.1.2 Dokumenty... 123 4.1.8.2 Dział Serwisu INNE... 126 4.1.8.2.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Serwisu... 126 4.1.8.2.2 Dokumenty... 127 4.1.8.2.3 Współpraca z Działem Części Zamiennych... 130 4.1.8.3 Dział Handlowy INNE... 130 4.1.8.3.1 Konfiguracja specyficzna dla Działu Handlowego... 130 4.1.8.3.2 Dokumenty... 131 4.1.9 Kasa... 136 4.1.9.1 Konfiguracja specyficzna działu... 136 4.1.9.2 Dokumenty... 136 4.1.10 Księgowość... 137 4.1.10.1 Konfiguracja specyficzna działu... 137 4.1.11 Zarząd... 138 4.1.11.1 Konfiguracja specyficzna działu... 138 4.2 Konfiguracja jednostki Oddział Kielce... 139 4.3 Konfiguracja jednostki Oddział Warszawa, ul. Łopuszańska... 140 4.4 Konfiguracja jednostki Oddział Warszawa, ul, Jagiellońska... 141 4.5 Konfiguracja jednostki Oddział Łódź... 142 4.6 Konfiguracja jednostki Centrala... 143 4.6.1 Księgowość... 143 4.6.1.1 Konfiguracja specyficzna działu... 143 4.6.1.2 Dokumenty... 143 4
Słownik pojęć Jednostka organizacyjna obiekt systemu ERP, stanowiący odpowiednik elementu struktury organizacyjnej firmy. W jednostce skupiają się zaimplementowane w systemie typowe rozwiązania logistyczne oraz biznesowe, właściwe dla pracy serwisu, działu części oraz sprzedaży pojazdów. Każda jednostka organizacyjna operuje na własnych zestawach dokumentów oraz magazynach, korzystając jednocześnie z zasobów i kartotek wspólnych dla całej firmy. Punkt organizacyjny - Wydzielone punkty organizacyjne pozwalają na grupowanie wszystkich dokumentów wykorzystywanych w pracy danego działu, np. grupują wszystkie dokumenty sprzedaży działu części (faktury, korekty faktur, paragony, korekty paragonów, itd.). Umożliwia to łatwe raportowanie przychodów i kosztów sprzedaży osobno dla poszczególnych działów. Magazyn ewidencyjny Magazyn z którego prowadzona jest sprzedaż i który podlega dekretacji do systemu FK. Magazyn pozaewidencyjny Magazyn z którego nie ma prowadzonej sprzedaży i który nie podlega dekretacji do systemu FK. Typy dokumentów magazynowych: o PZ przyjęcia zewnętrzne części o KPZ korekta ilościowa przyjęcia (zwrot towaru) o KPZW korekta wartościowa przyjęcia (koryguje wartość magazynową, w tym koszt sprzedaży części) o WZ wydania zewnętrzne o KWZ korekta wydania (zwrot na magazyn) o WU wydania do usług (zleceń) o KWU zwrot części ze zlecenia o RW wydania w koszty o KRW korekta wydania w koszty o INWM inwentaryzacja zmniejszenie stanów o INWP inwentaryzacja zwiększenie stanów o MM- przesunięcia międzymagazynowe do innego magazynu o MM+ - przesunięcie międzymagazynowe z innego magazynu o KMM- korekta przesunięcia międzymagazynowego do innego magazynu o KMM+ - korekta przesunięcia międzymagazynowego z innego magazynu Specjalne rodzaje dokumentów magazynowych: o KWZ towaru dot.starego syst.
o BO Dokumenty BO służą do przejęcia stanu magazynowego z poprzedniego systemu i wczytania go do ERP. Funkcjonują one na zasadzie dokumentów PZ. o MMJ - Dokumenty te służą do przesunięć części miedzy magazynami osobnych jednostek. Typy dokumentów sprzedaży: o Paragon sprzedaż odręczna o Korekta paragonu korekta sprzedaży paragonowej o Faktura VAT dokument sprzedaży pozwalający na rozliczenia zaliczek kontrahentów o Korekta faktury VAT dokument korygujący fakturę VAT Specjalne rodzaje dokumentów sprzedaży: o FV do paragonu faktura VAT wystawiana do uprzednio wystawionego dokumentu sprzedaży odręcznej o Zaliczka faktura rozliczająca zaliczkę Typy dokumentów zamówień: o Zamówienie wewnętrzne zamówienia składane przez klientów o Zamówienie zewnętrzne zamówienia składane do dostawców o Kosztorys specjalny rodzaj zamówienia wewnętrznego, kosztorys prezentuje koszt zamawianych części, po akceptacji przez klienta staje się zamówieniem Typy dokumentów zleceń: o Zlecenie wieloobszrowe zlecenie na którym mogą być ewidencjonowane różne zdarzenia oraz umożliwia wykonanie różnych rozliczeń o Zlecenie wewnętrzne zlecenie które umożliwia rozliczenia tylko w koszty Kasa dedykowana wszystkie dokumenty sprzedaży są przygotowywane przez pracowników poszczególnych działów a następnie drukowane są na stanowisku kasowym i tam dokonywane są operacje pieniężne i fisklizacja. 6
7
1. Wstęp Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie szczegółowych wymagań jakie musi spełniać system ERP zakupiony i wdrożony w firmie Liberty Motors Sp. z o.o w ramach realizowanego projektu Rozwój działalności on-line przedsiębiorstwa Liberty Motors Sp. z o.o. poprzez inwestycje w nowoczesne rozwiązania ICT. 8
2. Aktualne informacje organizacyjne Firma Liberty Motors Sp. z o.o. prowadzi sieć multibrandowych salonów motocyklowych, działających w zakresie marek Yamaha, Honda, Suzuki, Ducati, BMW, Polaris oraz Triumph, jak również okazyjnie w zakresie innych marek motocykli i quadów. W ramach swojej działalności firma Libery Motors Sp. z o.o. prowadzi sprzedaż i serwis pojazdów, jak również sprzedaż akcesoriów i części. Firma prowadzi działalność w pięciu odrębnych lokalizacjach: Poznań dealer marek Suzuki, Triumph, Ducati oraz Polaris Kielce dealer marek Suzuki, Triumph, Honda oraz Polaris Warszawa, ul. Łopuszańska dealer marek Triumph, Ducati oraz Yamaha Warszawa, ul. Jagiellońska dealer marek BMW, Triumph, Polaris oraz Suzuki Łódź dealer marek Honda, Triumph, BMW, Yamaha, Polaris oraz Ducati Dodatkowo wyróżnić można Centralę, gdzie zlokalizowana jest księgowość. W swojej działalności firma Liberty Motors korzysta z systemu DMS Autostacja3 SUZUKI dla działalności marki Suzuki oraz z oprogramowania Symfonia Handel dla pozostałej działalności firmy. Przygotowana koncepcja zakłada wdrożenie w firmie Liberty Motors systemu ERP w trybie wielojednostkowym wielomarkowym. Tryb wielojednostkowy pozwoli na wydzielenie osobnych jednostek organizacyjnych dla poszczególnych oddziałów. Tryb wielomarkowy pozwoli na wyodrębnienie działalności poszczególnych marek w danej jednostce organizacyjnej. 2.1 Poznań Oddział Liberty Motors Sp. z o.o. w Poznaniu jest autoryzowanym dealerem oraz serwisem marek Suzuki, Triumph, Ducati oraz Polaris. Prowadzi również sprzedaż pojazdów używanych i komisowych, jak i sprzedaż części i akcesoriów. W ramach tej lokalizacji wyróżnić można następujące działy: Salon Serwis Magazyn Kasa 2.1.1 Salon Dział Handlowy jest odpowiedzialny za sprzedaż nowych motocykli marki Suzuki, Triumph, Ducati i Polaris jak również za sprzedaż pojazdów używanych oraz komisowych. W ramach swojej 9
działalności handlowcy negocjują i przygotowują zamówienia klientów na motocykle oraz wystawiają dokumenty faktur zaliczkowych, prowadzą gospodarkę magazynową motocykli oraz wystawiają dokumenty sprzedaży motocykli dla klientów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów handlowych dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Dla każdej marki gospodarka magazynowa prowadzona będzie z wykorzystaniem magazynów motocykli nowych oraz demonstracyjnych. Dodatkowo każda z marek ma dostęp do wspólnego magazynu motocykli używanych i komisowych (magazyn pozaewidencyjny, na którym znajdować się będą motocykle otrzymane w komis). Dział Handlowy każdej marki może emitować wszystkie dokumenty magazynowe łącznie z dokumentami inwentaryzacyjnymi. Działy Handlowe każdej marki ewidencjonują zakup za pomocą wspólnego dokumentu zakupu. Pracownicy Działu Handlowego będą mogli przyjmować i drukować zamówienia klientów na motocykle. Handlowcy będą dokonywać rezerwacji motocykli dla klientów za pomocą opcji rezerwacja bądź za pomocą dokumentu zamówienia. Handlowcy będą mieć możliwość otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które następnie będą zamykane przez Dział Serwisu. Wartość doposażeń doliczana będzie do ceny sprzedaży samochodu lub fakturowana dla klienta. Pracownicy Działu Handlowego danej marki będą mieli możliwość podglądu stanów magazynowych dotyczących danej marki w innych oddziałach Libery Motors oraz dokonywać rezerwacji motocykli. 2.1.2 Serwis Dział Serwisu wykonuje naprawy mechaniczne, przeglądy oraz zlecone doposażenia i przygotowania motocykli nowych. Pracownicy Działu Serwisu odpowiedzialni są za przygotowywanie dokumentacji serwisowej (kosztorysy, zlecenia, fakturowanie) zarówno dla klienta, jak i do napraw gwarancyjnych. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów serwisu dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Serwisu danej marki posiadać będą podgląd na historię napraw danego motocykla w każdym oddziale Libery Motors. Umówienia klientów prowadzone będą w elektronicznym kalendarzu, skąd następnie generowane będą zlecenia. Pracownicy Działu Handlowego posiadać będą uprawnienia do otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które z zależności od ustaleń handlowych z klientem Dział Serwisu zakończy dokumentem kosztowym lub fakturą dla klienta. 10
2.1.3 Magazyn Pracownicy Działu Części są odpowiedzialni za prowadzenie gospodarki magazynowej części i przygotowywanie dokumentacji magazynowej (dokumenty magazynowe, zamówienia na części klientów, zamówienia na części do dostawcy). Pracownicy Działu Części zamawiają części u dostawców, rejestrują przyjęcie towarów na stan magazynu, wydają towary do zleceń serwisowych oraz prowadzą bezpośrednią sprzedaż części i akcesoriów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów części dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Części danej marki posiadać będą możliwość podglądu stanów magazynowych danej marki we wszystkich oddziałach firmy Liberty Motors, jak również możliwość rezerwacji potrzebnych części. Przygotowany model pracy zakłada zastosowanie modelu rozchodowania FIFO. Na magazynach zastosowane zostaną grupy towarowe, które ułatwią zarządzanie różnymi rodzajami części bez konieczności tworzenia osobnych magazynów. Dodatkowo wprowadzone zostaną kody ewidencyjne dzielące materiały na części lub akcesoria. 2.1.4 Kasa Kasa jest wspólna dla wszystkich działów firmy w Poznaniu. Pracownicy Działu Kasa zajmują się przyjmowaniem należności gotówkowych lub kartami płatniczymi za sprzedane towary i samochody. Proponowany model pracy zakłada korzystanie z kasy dedykowanej. Na wydruku dokumentu sprzedaży widnieje podpis kasjera oraz adnotacja z danymi osoby przygotowującej dokument. Pracownicy Działu Kasa odpowiedzialni będą za zakańczanie raportów kasowych oraz wykonywanie raportów dziennych z drukarki fiskalnej. Przy zatwierdzaniu dokumentu pracownicy kasy mogą poprawić tylko dane klienta oraz rodzaje płatności. Pozostałe zmiany mogą być wprowadzane przez pracownika przygotowującego dany dokument lub kasjera, po uprzednim wycofaniu go z kasy. Dodatkowo pracownicy Działu Kasa wystawiać będą dokumenty sprzedaży typu inne. 11
2.2 Kielce Oddział Liberty Motors Sp. z o.o. w Kielcach jest autoryzowanym dealerem oraz serwisem marek Suzuki, Triumph, Honda oraz Polaris. Prowadzi również sprzedaż pojazdów używanych i komisowych, jak i sprzedaż części i akcesoriów. W ramach tej lokalizacji wyróżnić można następujące działy: Salon Serwis Magazyn Kasa 2.2.1 Salon Dział Handlowy jest odpowiedzialny za sprzedaż nowych motocykli marki Suzuki, Triumph, Honda i Polaris jak również za sprzedaż pojazdów używanych oraz komisowych. W ramach swojej działalności handlowcy negocjują i przygotowują zamówienia klientów na motocykle oraz wystawiają dokumenty faktur zaliczkowych, prowadzą gospodarkę magazynową motocykli oraz wystawiają dokumenty sprzedaży motocykli dla klientów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów handlowych dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Dla każdej marki gospodarka magazynowa prowadzona będzie z wykorzystaniem magazynów motocykli nowych oraz demonstracyjnych. Dodatkowo każda z marek ma dostęp do wspólnego magazynu motocykli używanych i komisowych (magazyn pozaewidencyjny, na którym znajdować się będą motocykle otrzymane w komis). Dział Handlowy każdej marki może emitować wszystkie dokumenty magazynowe łącznie z dokumentami inwentaryzacyjnymi. Działy Handlowe każdej marki ewidencjonują zakup za pomocą wspólnego dokumentu zakupu. Pracownicy Działu Handlowego będą mogli przyjmować i drukować zamówienia klientów na motocykle. Handlowcy będą dokonywać rezerwacji motocykli dla klientów za pomocą opcji rezerwacja bądź za pomocą dokumentu zamówienia. Handlowcy będą mieć możliwość otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które następnie będą zamykane przez Dział Serwisu. Wartość doposażeń doliczana będzie do ceny sprzedaży samochodu lub fakturowana dla klienta. Pracownicy Działu Handlowego danej marki będą mieli możliwość podglądu stanów magazynowych dotyczących danej marki w innych oddziałach Libery Motors oraz dokonywać rezerwacji motocykli. 12
2.2.2 Serwis Dział Serwisu wykonuje naprawy mechaniczne, przeglądy oraz zlecone doposażenia i przygotowania motocykli nowych. Pracownicy Działu Serwisu odpowiedzialni są za przygotowywanie dokumentacji serwisowej (kosztorysy, zlecenia, fakturowanie) zarówno dla klienta, jak i do napraw gwarancyjnych. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów serwisu dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Serwisu danej marki posiadać będą podgląd na historię napraw danego motocykla w każdym oddziale Libery Motors. Umówienia klientów prowadzone będą w elektronicznym kalendarzu, skąd następnie generowane będą zlecenia. Pracownicy Działu Handlowego posiadać będą uprawnienia do otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które z zależności od ustaleń handlowych z klientem Dział Serwisu zakończy dokumentem kosztowym lub fakturą dla klienta. 2.2.3 Magazyn Pracownicy Działu Części są odpowiedzialni za prowadzenie gospodarki magazynowej części i przygotowywanie dokumentacji magazynowej (dokumenty magazynowe, zamówienia na części klientów, zamówienia na części do dostawcy). Pracownicy Działu Części zamawiają części u dostawców, rejestrują przyjęcie towarów na stan magazynu, wydają towary do zleceń serwisowych oraz prowadzą bezpośrednią sprzedaż części i akcesoriów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów części dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Części danej marki posiadać będą możliwość podglądu stanów magazynowych danej marki we wszystkich oddziałach firmy Liberty Motors, jak również możliwość rezerwacji potrzebnych części. Przygotowany model pracy zakłada zastosowanie modelu rozchodowania FIFO. Na magazynach zastosowane zostaną grupy towarowe, które ułatwią zarządzanie różnymi rodzajami części bez konieczności tworzenia osobnych magazynów. Dodatkowo wprowadzone zostaną kody ewidencyjne dzielące materiały na części lub akcesoria. 13
2.2.4 Kasa Kasa jest wspólna dla wszystkich działów firmy w Kielcach. Pracownicy Działu Kasa zajmują się przyjmowaniem należności gotówkowych lub kartami płatniczymi za sprzedane towary i samochody. Proponowany model pracy zakłada korzystanie z kasy dedykowanej. Na wydruku dokumentu sprzedaży widnieje podpis kasjera oraz adnotacja z danymi osoby przygotowującej dokument. Pracownicy Działu Kasa odpowiedzialni będą za zakańczanie raportów kasowych oraz wykonywanie raportów dziennych z drukarki fiskalnej. Przy zatwierdzaniu dokumentu pracownicy kasy mogą poprawić tylko dane klienta oraz rodzaje płatności. Pozostałe zmiany mogą być wprowadzane przez pracownika przygotowującego dany dokument lub kasjera, po uprzednim wycofaniu go z kasy. Dodatkowo pracownicy Działu Kasa wystawiać będą dokumenty sprzedaży typu inne. 2.3 Warszawa, Łopuszańska Oddział Liberty Motors Sp. z o.o. w Warszawie na ulicy Łopuszańskiej jest autoryzowanym dealerem oraz serwisem marek Triumph, Ducati oraz Yamaha. Prowadzi również sprzedaż pojazdów używanych i komisowych, jak i sprzedaż części i akcesoriów. W ramach tej lokalizacji wyróżnić można następujące działy: Salon Serwis Magazyn Kasa 2.3.1 Salon Dział Handlowy jest odpowiedzialny za sprzedaż nowych motocykli marki Triumph, Ducati i Yamaha jak również za sprzedaż pojazdów używanych oraz komisowych. W ramach swojej działalności handlowcy negocjują i przygotowują zamówienia klientów na motocykle oraz wystawiają dokumenty faktur zaliczkowych, prowadzą gospodarkę magazynową motocykli oraz wystawiają dokumenty sprzedaży motocykli dla klientów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów handlowych dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie 14
uprawnieniami poszczególnych pracowników. Dla każdej marki gospodarka magazynowa prowadzona będzie z wykorzystaniem magazynów motocykli nowych oraz demonstracyjnych. Dodatkowo każda z marek ma dostęp do wspólnego magazynu motocykli używanych i komisowych (magazyn pozaewidencyjny, na którym znajdować się będą motocykle otrzymane w komis). Dział Handlowy każdej marki może emitować wszystkie dokumenty magazynowe łącznie z dokumentami inwentaryzacyjnymi. Działy Handlowe każdej marki ewidencjonują zakup za pomocą wspólnego dokumentu zakupu. Pracownicy Działu Handlowego będą mogli przyjmować i drukować zamówienia klientów na motocykle. Handlowcy będą dokonywać rezerwacji motocykli dla klientów za pomocą opcji rezerwacja bądź za pomocą dokumentu zamówienia. Handlowcy będą mieć możliwość otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które następnie będą zamykane przez Dział Serwisu. Wartość doposażeń doliczana będzie do ceny sprzedaży samochodu lub fakturowana dla klienta. Pracownicy Działu Handlowego danej marki będą mieli możliwość podglądu stanów magazynowych dotyczących danej marki w innych oddziałach Libery Motors oraz dokonywać rezerwacji motocykli. 2.3.2 Serwis Dział Serwisu wykonuje naprawy mechaniczne, przeglądy oraz zlecone doposażenia i przygotowania motocykli nowych. Pracownicy Działu Serwisu odpowiedzialni są za przygotowywanie dokumentacji serwisowej (kosztorysy, zlecenia, fakturowanie) zarówno dla klienta, jak i do napraw gwarancyjnych. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów serwisu dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Serwisu danej marki posiadać będą podgląd na historię napraw danego motocykla w każdym oddziale Libery Motors. Umówienia klientów prowadzone będą w elektronicznym kalendarzu, skąd następnie generowane będą zlecenia. Pracownicy Działu Handlowego posiadać będą uprawnienia do otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które z zależności od ustaleń handlowych z klientem Dział Serwisu zakończy dokumentem kosztowym lub fakturą dla klienta. 2.3.3 Magazyn Pracownicy Działu Części są odpowiedzialni za prowadzenie gospodarki magazynowej części i przygotowywanie dokumentacji magazynowej (dokumenty magazynowe, zamówienia na części klientów, zamówienia na części do dostawcy). Pracownicy Działu Części zamawiają części u 15
dostawców, rejestrują przyjęcie towarów na stan magazynu, wydają towary do zleceń serwisowych oraz prowadzą bezpośrednią sprzedaż części i akcesoriów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów części dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Części danej marki posiadać będą możliwość podglądu stanów magazynowych danej marki we wszystkich oddziałach firmy Liberty Motors, jak również możliwość rezerwacji potrzebnych części. Przygotowany model pracy zakłada zastosowanie modelu rozchodowania FIFO. Na magazynach zastosowane zostaną grupy towarowe, które ułatwią zarządzanie różnymi rodzajami części bez konieczności tworzenia osobnych magazynów. Dodatkowo wprowadzone zostaną kody ewidencyjne dzielące materiały na części lub akcesoria. 2.3.4 Kasa Kasa jest wspólna dla wszystkich działów firmy w Warszawie na ulicy Łopuszańskiej. Pracownicy Działu Kasa zajmują się przyjmowaniem należności gotówkowych lub kartami płatniczymi za sprzedane towary i samochody. Proponowany model pracy zakłada korzystanie z kasy dedykowanej. Na wydruku dokumentu sprzedaży widnieje podpis kasjera oraz adnotacja z danymi osoby przygotowującej dokument. Pracownicy Działu Kasa odpowiedzialni będą za zakańczanie raportów kasowych oraz wykonywanie raportów dziennych z drukarki fiskalnej. Przy zatwierdzaniu dokumentu pracownicy kasy mogą poprawić tylko dane klienta oraz rodzaje płatności. Pozostałe zmiany mogą być wprowadzane przez pracownika przygotowującego dany dokument lub kasjera, po uprzednim wycofaniu go z kasy. Dodatkowo pracownicy Działu Kasa wystawiać będą dokumenty sprzedaży typu inne. 2.4 Warszawa, Jagiellońska Oddział Liberty Motors Sp. z o.o. w Warszawie na ulicy Jagiellońskiej jest autoryzowanym dealerem oraz serwisem marek BMW, Triumph, Suzuki oraz Polaris. Prowadzi również sprzedaż pojazdów używanych i komisowych, jak i sprzedaż części i akcesoriów. W ramach tej lokalizacji wyróżnić można następujące działy: Salon Serwis Magazyn 16
Kasa 2.4.1 Salon Dział Handlowy jest odpowiedzialny za sprzedaż nowych motocykli marki BMW, Triumph, Suzuki i Polaris jak również za sprzedaż pojazdów używanych oraz komisowych. W ramach swojej działalności handlowcy negocjują i przygotowują zamówienia klientów na motocykle oraz wystawiają dokumenty faktur zaliczkowych, prowadzą gospodarkę magazynową motocykli oraz wystawiają dokumenty sprzedaży motocykli dla klientów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów handlowych dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Dla każdej marki gospodarka magazynowa prowadzona będzie z wykorzystaniem magazynów motocykli nowych oraz demonstracyjnych. Dodatkowo każda z marek ma dostęp do wspólnego magazynu motocykli używanych i komisowych (magazyn pozaewidencyjny, na którym znajdować się będą motocykle otrzymane w komis). Dział Handlowy każdej marki może emitować wszystkie dokumenty magazynowe łącznie z dokumentami inwentaryzacyjnymi. Działy Handlowe każdej marki ewidencjonują zakup za pomocą wspólnego dokumentu zakupu. Pracownicy Działu Handlowego będą mogli przyjmować i drukować zamówienia klientów na motocykle. Handlowcy będą dokonywać rezerwacji motocykli dla klientów za pomocą opcji rezerwacja bądź za pomocą dokumentu zamówienia. Handlowcy będą mieć możliwość otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które następnie będą zamykane przez Dział Serwisu. Wartość doposażeń doliczana będzie do ceny sprzedaży samochodu lub fakturowana dla klienta. Pracownicy Działu Handlowego danej marki będą mieli możliwość podglądu stanów magazynowych dotyczących danej marki w innych oddziałach Libery Motors oraz dokonywać rezerwacji motocykli. 2.4.2 Serwis Dział Serwisu wykonuje naprawy mechaniczne, przeglądy oraz zlecone doposażenia i przygotowania motocykli nowych. Pracownicy Działu Serwisu odpowiedzialni są za przygotowywanie dokumentacji serwisowej (kosztorysy, zlecenia, fakturowanie) zarówno dla klienta, jak i do napraw gwarancyjnych. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów serwisu dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie 17
uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Serwisu danej marki posiadać będą podgląd na historię napraw danego motocykla w każdym oddziale Libery Motors. Umówienia klientów prowadzone będą w elektronicznym kalendarzu, skąd następnie generowane będą zlecenia. Pracownicy Działu Handlowego posiadać będą uprawnienia do otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które z zależności od ustaleń handlowych z klientem Dział Serwisu zakończy dokumentem kosztowym lub fakturą dla klienta. 2.4.3 Magazyn Pracownicy Działu Części są odpowiedzialni za prowadzenie gospodarki magazynowej części i przygotowywanie dokumentacji magazynowej (dokumenty magazynowe, zamówienia na części klientów, zamówienia na części do dostawcy). Pracownicy Działu Części zamawiają części u dostawców, rejestrują przyjęcie towarów na stan magazynu, wydają towary do zleceń serwisowych oraz prowadzą bezpośrednią sprzedaż części i akcesoriów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów części dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Części danej marki posiadać będą możliwość podglądu stanów magazynowych danej marki we wszystkich oddziałach firmy Liberty Motors, jak również możliwość rezerwacji potrzebnych części. Przygotowany model pracy zakłada zastosowanie modelu rozchodowania FIFO. Na magazynach zastosowane zostaną grupy towarowe, które ułatwią zarządzanie różnymi rodzajami części bez konieczności tworzenia osobnych magazynów. Dodatkowo wprowadzone zostaną kody ewidencyjne dzielące materiały na części lub akcesoria. 2.4.4 Kasa Kasa jest wspólna dla wszystkich działów firmy w Warszawie na ulicy Jagiellońskiej. Pracownicy Działu Kasa zajmują się przyjmowaniem należności gotówkowych lub kartami płatniczymi za sprzedane towary i samochody. Proponowany model pracy zakłada korzystanie z kasy dedykowanej. Na wydruku dokumentu sprzedaży widnieje podpis kasjera oraz adnotacja z danymi osoby przygotowującej dokument. Pracownicy Działu Kasa odpowiedzialni będą za zakańczanie raportów kasowych oraz wykonywanie raportów dziennych z drukarki fiskalnej. Przy zatwierdzaniu dokumentu pracownicy kasy mogą poprawić tylko dane klienta oraz rodzaje płatności. Pozostałe zmiany mogą być wprowadzane przez pracownika przygotowującego dany dokument lub kasjera, po uprzednim 18
wycofaniu go z kasy. Dodatkowo pracownicy Działu Kasa wystawiać będą dokumenty sprzedaży typu inne. 2.5 Łódź Oddział Liberty Motors Sp. z o.o. w Łodzi jest autoryzowanym dealerem oraz serwisem marek Honda, BMW, Triumph, Yamaha, Ducati oraz Polaris. Prowadzi również sprzedaż pojazdów używanych i komisowych, jak i sprzedaż części i akcesoriów. W ramach tej lokalizacji wyróżnić można następujące działy: Salon Serwis Magazyn Kasa 2.5.1 Salon Dział Handlowy jest odpowiedzialny za sprzedaż nowych motocykli marki Honda, BMW, Triumph, Yamaha, Ducati i Polaris jak również za sprzedaż pojazdów używanych oraz komisowych. W ramach swojej działalności handlowcy negocjują i przygotowują zamówienia klientów na motocykle oraz wystawiają dokumenty faktur zaliczkowych, prowadzą gospodarkę magazynową motocykli oraz wystawiają dokumenty sprzedaży motocykli dla klientów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów handlowych dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Dla każdej marki gospodarka magazynowa prowadzona będzie z wykorzystaniem magazynów motocykli nowych oraz demonstracyjnych. Dodatkowo każda z marek ma dostęp do wspólnego magazynu motocykli używanych i komisowych (magazyn pozaewidencyjny, na którym znajdować się będą motocykle otrzymane w komis). Dział Handlowy każdej marki może emitować wszystkie dokumenty magazynowe łącznie z dokumentami inwentaryzacyjnymi. Działy Handlowe każdej marki ewidencjonują zakup za pomocą wspólnego dokumentu zakupu. Pracownicy Działu Handlowego będą mogli przyjmować i drukować zamówienia klientów na motocykle. Handlowcy będą dokonywać rezerwacji motocykli dla klientów za pomocą opcji rezerwacja bądź za pomocą dokumentu zamówienia. Handlowcy będą mieć możliwość otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które następnie będą zamykane przez Dział Serwisu. Wartość doposażeń doliczana będzie do ceny sprzedaży 19
samochodu lub fakturowana dla klienta. Pracownicy Działu Handlowego danej marki będą mieli możliwość podglądu stanów magazynowych dotyczących danej marki w innych oddziałach Libery Motors oraz dokonywać rezerwacji motocykli. 2.5.2 Serwis Dział Serwisu wykonuje naprawy mechaniczne, przeglądy oraz zlecone doposażenia i przygotowania motocykli nowych. Pracownicy Działu Serwisu odpowiedzialni są za przygotowywanie dokumentacji serwisowej (kosztorysy, zlecenia, fakturowanie) zarówno dla klienta, jak i do napraw gwarancyjnych. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów serwisu dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Serwisu danej marki posiadać będą podgląd na historię napraw danego motocykla w każdym oddziale Libery Motors. Umówienia klientów prowadzone będą w elektronicznym kalendarzu, skąd następnie generowane będą zlecenia. Pracownicy Działu Handlowego posiadać będą uprawnienia do otwierania zleceń zerowych-doposażeniowych, które z zależności od ustaleń handlowych z klientem Dział Serwisu zakończy dokumentem kosztowym lub fakturą dla klienta. 2.5.3 Magazyn Pracownicy Działu Części są odpowiedzialni za prowadzenie gospodarki magazynowej części i przygotowywanie dokumentacji magazynowej (dokumenty magazynowe, zamówienia na części klientów, zamówienia na części do dostawcy). Pracownicy Działu Części zamawiają części u dostawców, rejestrują przyjęcie towarów na stan magazynu, wydają towary do zleceń serwisowych oraz prowadzą bezpośrednią sprzedaż części i akcesoriów. Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów części dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Pracownicy Działu Części danej marki posiadać będą możliwość podglądu stanów magazynowych danej marki we wszystkich oddziałach firmy Liberty Motors, jak również możliwość rezerwacji potrzebnych części. Przygotowany model pracy zakłada zastosowanie modelu rozchodowania FIFO. Na magazynach zastosowane zostaną grupy towarowe, które ułatwią zarządzanie różnymi rodzajami części bez konieczności tworzenia 20
osobnych magazynów. Dodatkowo wprowadzone zostaną kody ewidencyjne dzielące materiały na części lub akcesoria. 2.5.4 Kasa Kasa jest wspólna dla wszystkich działów firmy w Łodzi. Pracownicy Działu Kasa zajmują się przyjmowaniem należności gotówkowych lub kartami płatniczymi za sprzedane towary i samochody. Proponowany model pracy zakłada korzystanie z kasy dedykowanej. Na wydruku dokumentu sprzedaży widnieje podpis kasjera oraz adnotacja z danymi osoby przygotowującej dokument. Pracownicy Działu Kasa odpowiedzialni będą za zakańczanie raportów kasowych oraz wykonywanie raportów dziennych z drukarki fiskalnej. Przy zatwierdzaniu dokumentu pracownicy kasy mogą poprawić tylko dane klienta oraz rodzaje płatności. Pozostałe zmiany mogą być wprowadzane przez pracownika przygotowującego dany dokument lub kasjera, po uprzednim wycofaniu go z kasy. Dodatkowo pracownicy Działu Kasa wystawiać będą dokumenty sprzedaży typu inne. 2.6 Centrala Centrala firmy Liberty Motors Sp. z o.o. zlokalizowana jest w Łodzi. W Centrali znajduje się Dział Księgowy obsługujący wszystkie oddziały firmy Liberty Motors. Centrala może również prowadzić bezpośredni handel motocyklami, z pominięciem oddziałów. W ramach tej lokalizacji wyróżnić można następujące działy: Salon Kasa Księgowość 2.6.1 Salon Dział Handlowy jest odpowiedzialny za sprzedaż nowych motocykli marki Honda, BMW, Triumph, Yamaha, Ducati i Polaris jak również za sprzedaż pojazdów używanych oraz komisowych. W ramach swojej działalności handlowcy negocjują i przygotowują zamówienia klientów na motocykle oraz wystawiają dokumenty faktur zaliczkowych, prowadzą gospodarkę magazynową motocykli oraz wystawiają dokumenty sprzedaży motocykli dla klientów. 21
Proponowany model pracy zakłada wydzielenie osobnych działów handlowych dla poszczególnych marek oraz przygotowanie konfiguracji dla wszystkich marek dostępnych w sieci Liberty Motors, a nie tylko marek których dany oddział jest dealeram. Wydzielenie marek pozwoli w łatwiejszy sposób uzyskać wszystkie konieczne raporty i pozwoli na dokładniejsze zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników. Dla każdej marki gospodarka magazynowa prowadzona będzie z wykorzystaniem magazynów motocykli nowych oraz demonstracyjnych. Dodatkowo każda z marek ma dostęp do wspólnego magazynu motocykli używanych i komisowych (magazyn pozaewidencyjny, na którym znajdować się będą motocykle otrzymane w komis). Dział Handlowy każdej marki może emitować wszystkie dokumenty magazynowe łącznie z dokumentami inwentaryzacyjnymi. Działy Handlowe każdej marki ewidencjonują zakup za pomocą wspólnego dokumentu zakupu. Pracownicy Działu Handlowego będą mogli przyjmować i drukować zamówienia klientów na motocykle. Handlowcy będą dokonywać rezerwacji motocykli dla klientów za pomocą opcji rezerwacja bądź za pomocą dokumentu zamówienia. Pracownicy Działu Handlowego danej marki będą mieli możliwość podglądu stanów magazynowych dotyczących danej marki w innych oddziałach Libery Motors oraz dokonywać rezerwacji motocykli. 2.6.2 Kasa Kasa zajmuje się obrotem gotówkowym w Centrali. Proponowany model pracy zakłada korzystanie z kasy dedykowanej. Na wydruku dokumentu sprzedaży widnieje podpis kasjera oraz adnotacja z danymi osoby przygotowującej dokument. Pracownicy Działu Kasa odpowiedzialni będą za zakańczanie raportów kasowych oraz wykonywanie raportów dziennych z drukarki fiskalnej. Przy zatwierdzaniu dokumentu pracownicy kasy mogą poprawić tylko dane klienta oraz rodzaje płatności. Pozostałe zmiany mogą być wprowadzane przez pracownika przygotowującego dany dokument lub kasjera, po uprzednim wycofaniu go z kasy. 2.6.3 Księgowość Pracownicy Działu Księgowości odpowiedzialni są za weryfikację oraz ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych powstających w obrębie całej firmy Liberty Motors Sp. z o.o. (wszystkie oddziały). Księgowość pracuje w programie Symfonia FK 2010. Dokumenty generowane w Autostacji3 będą przesyłane do Symfonii za pomocą dedykowanego sprzęgu w plikach tekstowych. Rozliczenia rozrachunków z systemu FK Symfonia będą mogły być importowane do Autostacji3 tylko jeżeli systemy te będą znajdowały się we wspólnej sieci. Pracownicy Działu Księgowego wystawiać będą dokumenty sprzedaży typu inne. 22
3. Funkcjonalność systemu ERP System powinien charakteryzować się następującymi cechami / funkcjonalnościami: Możliwość odzwierciedlenia w systemie struktury wielooddziałowej firmy, z uwzględnieniem jednostek organizacyjnych oraz miejsc prowadzenia działalności gospodarczej - lokalizacji. Możliwość odzwierciedlenia w systemie struktury wielomarkowej firmy (podział funkcjonalny), z uwzględnieniem specyfik marek importerów oraz podziału organizacyjnego sieci dealerskiej umowa dealerska. Możliwość zdefiniowania dla każdego oddziału/lokalizacji osobnych magazynów, zestawów szablonów dokumentów, katalogów normatywów i części, rabatów oraz stawek rozliczeniowych serwisu. Możliwość definiowania dla każdej marki osobnych zestawów szablonów dokumentów, formatek wydruków oraz dedykowanych skryptów funkcyjnych. Możliwość zdefiniowania własnego modelu uprawnień, uwzględniającego podział organizacyjny (oddziały/lokalizacje) oraz funkcyjny użytkowników (role, funkcję itp.). Możliwość konfiguracji uwzględniającej wymagania importerów w zakresie specyfiki marki. Każdy pracownik posiada jedno konto użytkownika systemu, bez względu na przynależność do jednego lub wielu oddziałów. Zaimplementowane w systemie typowe rozwiązania logistyczne oraz biznesowe właściwe dla pracy serwisu, działu części oraz sprzedaży pojazdów realizowane są osobno dla każdego oddziału/lokalizacji. Każdy oddział operuje na własnych zestawach dokumentów oraz magazynach, korzystając jednocześnie z zasobów i kartotek wspólnych dla całej firmy. Zasoby i kartoteki wspólne dla całej firmy: o o o o o o o Kartoteka kontrahentów. Kartoteka pojazdów. Użytkownicy systemu. Rozrachunki. Dzienniki księgowe i moduł dekretacji. Zestawy operacji naprawczych oraz akcji technicznych. Katalogi części oraz normatywów. 23
Podczas logowania użytkownika do systemu ustalany jest kontekst pracy (wg oddziału/lokalizacji /marki). Dla instalacji wielomarkowych istnieje możliwość rozszerzenia kontekstu o dodatkowe marki oraz dealerów. W ramach danego kontekstu system automatycznie dostosowuje dostępne zestawy dokumentów, formatki wydruków, skrypty funkcjonalne oraz inne możliwe do wykonania operacje. Użytkownik ma możliwość zmiany kontekstu (wg ustawień dla danej stacji roboczej) bez konieczności ponownego logowania do systemu. Moduł importu danych bufor o Stanowi uniwersalny interfejs wymiany danych z systemami zewnętrznymi różnych dostawców oraz importerów. o Umożliwia importy danych (faktury, katalogi, normatywy itp.) dedykowanych dla różnych marek oraz dealerów. o Automatycznie rozpoznaje adresata danych (marka / dealer) i realizuje dla nich właściwe importy. Moduł rozrachunków: o Zawiera rozrachunki i rozliczenia wszystkich kontrahentów firmy. o Każdy rozrachunek zawiera informacje o oddziałach/lokalizacjach, które utworzyły dany rozrachunek oraz które go rozliczyły (częściowo lub całkowicie). o Prezentacja należności, zobowiązań oraz salda w ujęciu syntetycznym dla całej firmy lub analitycznie wg oddziałów/lokalizacji. o Analityczne zestawienie rozrachunków i ich rozliczeń na kontrahencie z podziałem na oddziały/lokalizacje. o Możliwość ewidencji wyciągów bankowych wspólnych dla wielu oddziałów/lokalizacji. Wydruki dokumentów przystosowane do obsługi wielu oddziałów / lokalizacji oraz marek. Możliwość podglądu stanów towarowych części oraz ich rezerwacji w innych oddziałach/lokalizacjach. Możliwość podglądu stanów towarowych pojazdów oraz ich rezerwacji w innych oddziałach/lokalizacjach. Możliwość przesunięć międzymagazynowych części i pojazdów pomiędzy różnymi oddziałami/lokalizacjami. Możliwość dwuetapowego zatwierdzana dokumentów MM z uwzględnieniem towarów w drodze. 24
Dostępne w systemie raporty, zestawienia diagramy oraz moduł interaktywnej analizy danych umożliwia prezentacje danych w ujęciu syntetycznym dla całej firmy oraz analitycznie dla każdego oddziału/lokalizacji/marki/dealera. Dla każdego rodzaju dokumentów możliwość kontekstowego przejścia do listy dokumentów innych oddziałów/lokalizacji oraz możliwość podglądu tych dokumentów. Dostępność historii dokumentów powiązanych z kontrahentem w rozbiciu analitycznym wg oddziałów/lokalizacji. Dostępność historii dokumentów powiązanych z pojazdem w rozbiciu analitycznym wg oddziałów/lokalizacji. Funkcjonalność systemu umożliwia odzwierciedlenie faktycznych procesów w stacji dealerskiej realizowanych w modelu wspólnego działu dostaw części dla różnych oddziałów/lokalizacji firmy. Możliwość definiowania dowolnej ilości działów dostaw w ramach organizacji firmy, z uwzględnieniem podziału na oddziały/lokalizacje, dostawców lub marki importera. Dostępna konfiguracja umożliwia dostosowanie modelu działu dostaw do faktycznych procesów realizowanych w firmie. Oddział/lokalizacja może pełnić funkcję działu dostaw dla innych oddziałów oraz korzystać z usług innych działów dostaw. Oddział/lokalizacja może składać zamówienia do różnych działów dostaw lub bezpośrednio do dostawców. Zamówienia wewnętrzne klientów w oddziale/lokalizacji mogą być przekazywano bezpośrednio do działu dostaw lub zbiorczo poprzez zamówienia dostawcy. Oddziały/lokalizacje pełniące funkcje działu dostaw składają zamówienia do dostawców oraz realizują dostawy na potrzeby własne oraz zgodnie z potrzebowaniem innych oddziałów/lokalizacji. Możliwość określenia reguł rezerwacji części w modelu działu dostaw (wskazane rodzaje zamówień, określone magazyny oraz uprawnienia użytkowników). Automatyczne lub ręczne rezerwacje części pod wewnętrzne zamówienia klienta w magazynach własnych lub innych oddziałach/lokalizacjach. Automatyczne lub ręczne rezerwacje części pod zamówienia innych oddziałów/lokalizacji, zarówno na etapie przyjmowania zamówień do działu dostaw oraz przy realizacji dostawy. 25
Zamówienia części innych oddziałów/lokalizacji realizowane są poprzez dokumenty przesunięć międzymagazynowych MM. Możliwość przesunięć międzymagazynowych pomiędzy różnymi oddziałami/lokalizacjami. Możliwość dwuetapowego zatwierdzana dokumentów MM z uwzględnieniem towarów w drodze. Automatyczna rezerwacja części pod zamówienia klienta. Zarządzanie asortymentem części i akcesoriów o Wsparcie dla pełnego cyklu obiegu części w magazynie. o Funkcjonalności analityczne. o Rozdzielenie ewidencji magazynowej od części wydanych do serwisu. o Wsparcie dla obsługi sieci współpracujących sklepów. o Wykorzystania technologii kodów kreskowych. o Sprawozdawczość. o Dowolna ilość magazynów. o Możliwość definiowania zestawu dokumentów dla każdego magazynu. o Funkcjonalności (eksport, import, uzgodnienia) umożliwiające automatyczną wymianę dokumentów (za pomocą przesyłanych plików XML) o Różne rodzaje rezerwacji. o Prognozowanie dostępności na podstawie stanu, ilości zamówień, rezerwacji itd. o Minimalne i Maksymalne stany. o Analiza ABC stanów magazynowych. o Różne rodzaje zamówień. o Automatyczne tworzenie zamówień. o Możliwości eksportowania zamówień do plików. o Potwierdzenia zamówień. o Graficzne symbole prezentujące stan realizacji/kompletacji zamówień. Serwis o o o o o o Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby rodzajów zleceń. Wydzielone pole ewidencyjne dla rozliczeń materiałów w przerobie. Dowolna ilość serii zleceń. Protokół przyjęcia do serwisu. Awizo zlecenia. Dokumenty zleceń nie są na sztywno powiązane ze sposobem ich rozliczenia oraz ewidencjonowania prac. 26
o Statystyki systemu rozróżniają: ilości zleceń (wizyt klientów), ilości i wartości poszczególnych typów rozliczeń wykonanych prac, ilości i wartości poszczególnych rodzajów wykonywanych prac. o Możliwość ewidencjonowania kosztu usług obcych. o Typowanie części do naprawy. o Różne stany zlecenia. o Kilka etapów rozliczenie zlecenia. o Jedna wspólna dla wszystkich ewidencji kartoteka pojazdów. o Historia pojazdu obejmująca wszystkie zlecenia, dokumenty magazynowe, dokumenty sprzedaży, zamówienia i inne dokumenty związane z danym pojazdem. o Harmonogramowanie serwisu, planowanie zleceń. o Przypisanie planowej naprawy do: samochodu, klienta, stanowiska naprawczego oraz wykonawcy (mechanika). o Z poziomu kalendarza możliwe jest utworzenie nowego zlecenia. o Kalendarz - wykorzystywany także do planowania innych zadań i terminów. o Możliwość zdefiniowania dowolnej ilość cenników oraz grup usług. o Elektroniczna aktualizacja bazy norm czasowych, zgodnie z wymaganiami technicznymi dostawcy danych (np. importera/gwaranta) o Dowolna ilość stawek za usługi. o Możliwość zdefiniowania zestawów operacji naprawczych i towarów, oraz zawężenia pola ich zastosowań do określonego rodzaju pojazdów (np. określonych modeli). o Możliwość zdefiniowania akcji technicznych dla określonej grupy pojazdów (płatnych lub gwarancyjnych). o Monitorowanie stanu realizacji akcji, na zdefiniowanej uprzednio grupie pojazdów. o Automatyczna kontrola pojazdów objętych akcją w trakcie pracy na zleceniu (komunikaty). o Możliwość powiązania z akcją konkretnego zestawu operacji naprawczych (towarów i usług). o Cały proces rozliczeń gwarancji zgodnie ze specyfikacją zlecającego - cały proces gwarancyjny od przyjęcia pojazdu do serwisu, po końcowe rozliczenie z importerem o Ocena pracy mechaników w modelu czasowym, płatność za wypracowane godziny. o opcja RCP rejestrator czasu pracy o W razie konieczności każda pozycja zlecenia może być rozbita na wielu wykonawców. o Prezentacja stopnia realizacji zamówień indywidualnych, terminów, wartości wpłaconych zaliczek. 27