I N S T R U K C J A O B S Ł U G I Systemu - Księga Przychodów i Rozchodów ( K P R w e r s j a 3.xx ) Moduły: KSIĘGA, REJESTRY VAT. Zera wiele znaczą, jeżeli mogą ustawić się za inną cyfrą. ALBERT CAMUS 31 marzec, 2006r.
Strona - 2 System - Księga Przychodów i Rozchodów SPIS TREŚCI: 1 Wstęp...4 2 Ogólne zasady obsługi systemu...6 2.1 Edycja...6 2.2 Sterowanie (Gorące klawisze)...7 3 Uruchomienie systemu... 9 3.1 Zakończenie pracy...9 4 Dokumentacja...10 4.1 Spisy... 10 4.1.1 Spis miejscowości... 11 4.1.2 Spis ulic...11 4.1.3 Spis opisów zdarzeń... 11 4.1.4 Spis tras wyjazdów...11 4.2 Kartoteki...11 4.2.1 Kartoteka kontrahentów... 12 4.2.2 Kartoteka wpisów (czynności) stałych... 13 4.3 Księga przychodów i rozchodów... 13 4.4 Zestawienie roczne... 16 4.5 Dokumentacja przebiegu samochodów...17 4.5.1 Ewidencja przebiegu... 17 4.5.2 Zestawienia kosztów eksploatacji... 17 4.5.3 Rozliczenie...17 4.6 Rejestry VAT... 18 4.6.1 Rejestry zakupów... 19 4.6.2 Rejestry sprzedaży...20 4.7 Inne dokumenty dostępne w systemie... 20 4.7.1 Raport - zestawienie operacji dla kontrahenta... 20 4.7.2 Raport - zestawienie obrotów z kontrahentami... 21 4.7.3 Raport - zestawienie 80/20 dla przychodów... 21 4.7.4 Raport - zestawienie 80/20 dla rozchodów... 21 4.7.5 Raport - zestawienie transakcji nierozliczonych... 21 5 Prowadzenie dokumentacji...22 6 Zmiana parametrów zarządzania...23 6.1 Parametry strategiczne... 23 6.1.1 Automatyczna aktualizacja dokumentów... 23 6.1.2 Umożliwienie pracy z groszami... 23 6.1.3 Rząd zaokrąglania wyników obliczeń... 23 6.2 Domyślna liczba kopii dokumentów... 23 6.3 Stan blokady wpisywania... 23 6.4 Ustalenie numeracji dokumentów... 23 6.5 Wzorzec uwag... 24 6.6 Stawka przebiegu za 1km...24 6.7 Informacje o firmie...24 7 Funkcje pomocnicze...25 7.1 Włączenie podpowiadania...25 7.2 Długość separatora dla indeksu...25 7.3 Zmiana parametrów technicznych drukarki... 25 7.3.1 Sposób uzyskiwania polskich liter... 25 7.3.2 Kody sterujące...26 7.3.3 Jakość wydruku... 26 7.3.4 Gęstość... 26 7.3.5 Port drukarki (kierunek wydruku)... 26 7.3.6 Tryb pracy... 26 7.3.7 Szerokość wałka drukarki... 26 7.3.8 Kontrola długości linii...26 7.3.9 Liczba znaków w linii... 27 7.3.10 Format strony... 27 7.3.11 Wysuwanie kartki do końca strony... 27 7.3.12 Wykorzystanie ciągu inicjującego...27 7.3.13 Ciąg inicjujący...27 7.4 Zmiana parametrów sterownika obrazu... 28 7.4.1 Monochromatyczny tryb pracy sterownika obrazu... 28
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 3 7.4.2Użycie polskich znaków diakrytycznych... 28 7.4.3 Określenie aktywnych kolorów... 28 7.4.4 Opóźnienie w wygaszaniu ekranu... 28 7.4.5 Przywołanie ustawień standardowych...29 7.5 Informacje o oprogramowaniu... 29 7.6 Funkcje specjalne... 29 7.6.1 Reindeksacja...29 7.6.2 Reindeksacja plików rocznych...30 7.6.3 Zmiana hasła...30 7.6.4 Zmiana użytkownika... 30 7.6.5 Dołączanie użytkowników... 30 DODATKI: A) Pliki systemu oraz wymagania konfiguracyjne. B) Archiwizacja i odtwarzanie. C) Rozwiązywanie problemów.
Strona - 4 System - Księga Przychodów i Rozchodów 1 Wstęp. W skład Systemu - Księga Przychodów i Rozchodów wchodzą moduły: KSIĘGA, REJESTRY VAT, ARCHIWUM. Moduł ARCHIWUM jest w przygotowaniu i nie jest aktualnie udostępniany. Moduł KSIĘGA. Jest to podstawowy moduł systemu. Umożliwia on prowadzenie dokumentacji działalności firmy na którą składają się: księga przychodów i rozchodów oraz dokumentacja przebiegu dla pojazdów. W systemie możliwe jest przechowywanie dokumentacji zawierającej informacje dotyczące dowolnych okresów działalności firmy. Dane zawarte w dokumentacji dotyczącej lat ubiegłych można jedynie przeglądać i drukować. Uzupełnieniem księgi przychodów i rozchodów jest automatycznie prowadzone przez system zestawienie sum z odpowiednich kolumn księgi, dla każdego miesiąca kalendarzowego, w którym dokonano zapisów w księdze oraz zestawienie roczne podsumowywujące odpowiednie kolumny księgi, w ramach danego roku kalendarzowego. W zestawieniach miesięcznych można zapamiętać wysokość wpłaconej zaliczki na podatek dochodowy. W zestawieniu rocznym system wyświetla sumę odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczek. Ponadto w zestawieniu tym można określić nie zawarte w księdze, a niezbędne do ustalenia wysokości dochodu osiągniętego w danym roku podatkowym informacje: wartości spisów z natury na początek i koniec roku podatkowego oraz wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi. Na dokumentację przebiegu pojazdów składają się ewidencja przebiegu, zestawienie kosztów eksploatacji oraz automatycznie generowane rozliczenie kosztów eksploatacji samochodu w danym miesiącu. W celu ułatwienia wypełniania księgi, w systemie dostępne są spisy: ulic, miejscowości, opisów zdarzeń gospodarczych oraz tras przejazdów, a także kartoteka kontrahentów i kartoteka wpisów (czynności stałych). Dane do księgi mogą być wprowadzane bezpośrednio w systemie KPR lub mogą pochodzić z innych systemów np. sprzedaży. Praca systemu odpowiada przepisom dotyczącym prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Moduł REJESTRY VAT. Moduł ten pozwala na uzupełnienie dokumentacji działalności firmy o rejestry VAT (sprzedaży, korekt sprzedaży, zakupów i kosztów, korekt zakupów i kosztów), jeśli nie są one tworzone przez zewnętrzne systemy obsługujące sprzedaż i zakupy. Jeśli moduł jest dołączony do systemu, możliwe jest wprowadzanie zapisów do rejestrów. Podczas wprowadzania zapisu do rejestru VAT, jeśli z zapisu wynika konieczność rejestracji operacji w księdze przychodów i rozchodów, system wprowadzi taki zapis do księgi automatycznie. Przechowywane w systemie rejestry można drukować. System - Księga Przychodów i Rozchodów pozwala właścicielowi (zarządcy) lub innemu uprawnionemu pracownikowi, ustalić listę osób dopuszczonych do pracy z systemem oraz zakres ich uprawnień. Np. pracownik, mający za zadanie jedynie aktualizowanie dokumentacji nie będzie mógł przeglądać zestawień. Każda osoba rozpoczynająca pracę z systemem musi podać swoją nazwę (pozwala to na określenie osoby wykonującej daną czynność - osobista odpowiedzialność) oraz hasło. Każdy z użytkowników ma własne hasło. Wszystkie wystawiane dokumenty, jeśli tego wymagają, są automatycznie podpisywane nazwą (nazwiskiem i imieniem) użytkownika, który został wskazany podczas uruchamiania systemu. Zarządca lub osoba posiadająca identyczne uprawnienia do pracy w systemie, może sprawdzić czy dany użytkownik stosuje hasło i jak często je zmienia. Do prawidłowej pracy systemu wystarczy mikrokomputer klasy PC pracujący pod systemem operacyjnym DOS w wersji 3.30 lub wyższej, wyposażony w drukarkę, dysk twardy oraz kartę graficzną SVGA, VGA (EGA lub podobną). Jeśli mikrokomputer ma zainstalowaną inną kartę np. CGA lub Hercules, wówczas nie będą widoczne na ekranie polskie znaki (przy tych kartach polskie znaki dostępne są jedynie po odpowiedniej elektronicznej przeróbce - wymiana ROMu z matrycą znaków). Ponadto, w celu pełnego wykorzystania możliwości systemu mikrokomputer powinien być połączony z drukarką. Drukarkę można podłączyć do jednego z wyjść LPT1, LPT2 lub LPT3 mikrokomputera. System zapewnia pełną obsługę polskich znaków (wprowadzanie z klawiatury, wyświetlanie na ekranie oraz drukowanie), a także porządkuje informacje zgodnie z kolejnością liter w alfabecie polskim. Polskie znaki zdefiniowane są w standardzie Mazowii (wydruki obsługują także inne standardy). System posiada mechanizmy zabezpieczające tworzoną bazę danych przed zniszczeniem na skutek np. zaniku napięcia w sieci (dobrą zasadą jest jednak utworzenie kopii bazy danych na dyskietkach, co zapobiega utracie informacji np. przy uszkodzeniu dysku twardego). Na życzenie użytkownika system może być rozbudowany o dowolne funkcje i moduły przydatne w zarządzaniu (np. funkcje analizy stanu firmy), zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika.
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 5 System - Księga Przychodów i Rozchodów może współpracować z innymi systemami oferowanymi przez firmę DMS np. systemami sprzedaży (Systemem Obrotu Towarowego, Systemem Produkcyjno-Handlowym). Pełną ofertę systemów rozprowadzanych przez firmę DMS oraz zakres wzajemnej współpracy pomiędzy tymi systemami, można uzyskać w siedzibie firmy.
Strona - 6 System - Księga Przychodów i Rozchodów 2 Ogólne zasady obsługi systemu. 2.1 Edycja. Każdy z klawiszy klawiatury spełnia ustaloną funkcję. Nawet dla użytkownika mającego po raz pierwszy styczność z mikrokomputerem nie stanowi problemu wprowadzenie cyfr danej liczby lub też liter dowolnego słowa (może z wyjątkiem słowa zawierającego typowe znaki polskie, takie jak: ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż lub ź). Problemem jednak może być np. zapisanie tego słowa dużymi literami lub poprawienie jednego ze znaków w już wprowadzonym tekście. Poniżej przedstawione zostanie znaczenie najczęściej używanych klawiszy: a) klawisze znakowe: Opis widniejący na klawiszu Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza A..Z wyświetlenie litery a..z 0..9 - = [ ] \ / ;,. ` ' wyświetlenie cyfry 0..9 lub dolnego znaku widniejącego na klawiszu Shift brak reakcji, Shift łącznie z A..Z wyświetlenie dużej litery A..Z Shift łącznie z 0..9 - = [ ] \ / ;,. ` ' wyświetlenie górnego znaku widniejącego na klawiszu Caps Lock przełączenie klawiatury z małych liter na duże (i odwrotnie) Polskie znaki uzyskuje się naciskając odpowiednią kombinację klawiszy np. literę ą otrzymamy, jeśli naciśniemy jednocześnie klawisz Alt i klawisz oznaczony A, Ą jeśli naciśniemy jednocześnie klawisze Shift, Alt, i klawisz oznaczony A. UWAGA: literę ź można uzyskać naciskając jednocześnie klawisz Alt i klawisz oznaczony literą X. na niektórych mikrokomputerach lewy lub prawy klawisz Alt może pełnić inną funkcje zdefiniowaną przez system operacyjny, w związku z tym tylko jeden z klawiszy Alt będzie udostępniał polskie znaki. b) klawisze sterujące wykorzystywane podczas edycji pojedynczego pola dokumentu, w nawiasie podano drugą nazwę klawisza jaką mogą być oznaczone: Opis widniejący na klawiszu Home End Insert (Ins) Backspace ( ) Delete (Del) Tab ( ) Esc Enter ( ) Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza przesunięcie kursora na początek linii przesunięcie kursora na koniec linii przesunięcie kursora do poprzedniej linii przesunięcie kursora do następnej linii przesunięcie kursora na poprzedni znak przesunięcie kursora na następny znak przełączanie między trybami edycji: - wtrącanie znaków w tekst, - zastępowanie znaków poprzedniego tekstu nowymi znakami usunięcie znaku przed kursorem usunięcie znaku pod kursorem usunięcie zawartości pola (zdania) przywrócenie poprzedniej zawartości pola (zdania) akceptacja (wysłanie informacji do komputera) UWAGA: jeśli dane pole dokumentu składa się tylko z jednej linii (najczęstszy przypadek), wówczas naciśnięcie klawiszy i nie spowoduje żadnej reakcji. Bardzo przydatna jest znajomość dwóch klawiszy Tab i Esc. Jeśli zawartość danego pola ma być całkowicie usunięta, to efekt taki zostanie uzyskany szybciej po naciśnięciu klawisza Tab, niż przy użyciu jednego z klawiszy Delete lub Backspace. By przywrócić zawartość danego pola, po wcześniejszym jej usunięciu (np. klawiszem Tab, Delete lub Backspace), wystarczy nacisnąć klawisz Esc. c) klawisze sterujące wykorzystywane podczas edycji całego dokumentu (poruszania się między polami dokumentu): Opis widniejący na klawiszu Esc Ctrl-PageDown Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza porzucenie edycji przesunięcie kursora na poprzednie pole przesunięcie kursora na następne pole zakończenie edycji dokumentu
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 7 W wielu przypadkach system kontroluje poprawność wprowadzonych danych względem ich charakteru. Poniżej wyliczone zostaną najistotniejsze typy danych (odzwierciedlające ich charakter) oraz zasady jakie obowiązują przy ich wprowadzaniu: 1) data - w systemie daty wprowadzane są w formacie dd.mm.rrrr (dd - dzień, mm - miesiąc, rrrr - rok, np. 27.01.1993), nie można wprowadzić nieprawidłowej daty (np. 31.11.1994), w polu daty nie można wprowadzić innych znaków niż cyfry, ponadto w wielu sytuacjach data musi spełniać określone warunki (np. podczas rejestracji dokumentu, data wystawienia dokumentu musi być wcześniejsza lub równa dacie bieżącej); kasowanie dat w systemie odbywa się poprzez ustawienie kursora w polu daty dzień i bezpośrednie naciśnięcie klawisza Tab - operacja usunięcia nie zawsze jest dostępna; 2) przedział czasu - przedział czasu podaje się jako dwie daty oddzielone znakiem myślnika, np. 18.07.1994r.- 31.12.1997r., każda z dat musi być zapisana zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wpisywaniu dat (data może być uzupełniona dopiskiem r. ), pierwsza z dat jest datą początku okresu, druga - końca, dopuszcza się pewne uproszczenia podczas wprowadzania przedziału czasowego: jeśli jest on ograniczony do jednego roku, wówczas w pierwszej dacie można pominąć rok np. 01.01-31.12.1994r. (zamiast 01.01.1994r.-31.12.1994r.), jeśli jest on ograniczony do jednego miesiąca, wówczas w pierwszej dacie można pominąć miesiąc i rok np. 01-31.01.1994r. (zamiast 01.01.1994r.-31.01.1994r.); 1) pole ze stałym miejscem separującym - jeśli rodzaj danej determinuje jej wartości i sposób obrazowania (np. kod pocztowy), wówczas miejsce na podanie takiej danej ma zaznaczony znak separujący, a wprowadzenie wartości danej odbywa się na zasadzie oddzielnego wprowadzania każdej części danej (np. dla przytoczonego wyżej kodu pocztowego należy wpisać pierwsze dwie cyfry kodu, nacisnąć klawisz Enter, po czym wprowadzić pozostałe trzy cyfry kodu i zakończyć edycję wartości danej ponownie naciskając klawisz Enter); 2) pole ze zmiennym miejscem separującym - jeśli rodzaj danej i jej dopuszczalne wartości nie determinują sposobu zapisu danej, wówczas wprowadzenie danej ogranicza się do wprowadzenia właściwej ilości separatorów (np. przy podawaniu numeru NIP cyfry numeru muszą być oddzielone trzema znakami myślnika, przy czym miejsca ich w numerze nie są narzucone przez system), znaki separujące nie mogą zaczynać lub kończyć wprowadzanej wartości zmiennej; 3) kwoty - podawanie kwot ogranicza się do wprowadzania kolejnych cyfr kwoty, jeśli kwota jest większa np. od 999, 999999 itd., system sam wprowadzi znak separujący - kropkę w celu wyraźniejszego oddzielenia kolejnych rzędów kwoty, gdy oprócz części całkowitej, kwota może mieć część ułamkową, wówczas naciśnięcie znaku kropki (na ekranie zamiast kropki wyświetlony zostanie przecinek), sygnalizuje systemowi rozpoczęcie wprowadzenia części ułamkowej, część ułamkowa może nie być podana (system uzupełni część całkowitą o przecinek i dwa zera), można w części ułamkowej wprowadzić jedną cyfrę (system dopisze brakujące zero) lub wprowadzić dwie cyfry (próba wprowadzenia trzeciej, zostanie odebrana przez system, jako koniec edycji kwoty); UWAGA: część ułamkową można wprowadzić, jeśli zezwala na to wartość odpowiedniego parametru zarządzania, określającego dokładność dla tej kwoty (od wartości tego parametru zależy też długość części ułamkowej); Bardzo często wprowadzanie liczb (np. kwot) odbywa się w ten sposób, że kursor jest ustawiony na prawym brzegu pola (i nie można go przestawić), a kolejne znaki liczby pojawiają się od prawej strony pola przeznaczonego na wprowadzenie liczby (tak jak w kalkulatorze). Wówczas system nie reaguje na naciskanie innych klawiszy niż oznaczone cyframi (ewentualnie - tylko jednokrotnie - znakiem kropki) oraz na klawisze: Del (usuwa ostatnią, najmłodszą cyfrę w liczbie), + i - (ustalają znak liczby). 2.2 Sterowanie (Gorące klawisze). Wybór funkcji programu polega na wskazaniu opisu właściwej funkcji w wyświetlanym menu i zaakceptowaniu go naciśnięciem klawisza Enter. Aktualną pozycję w menu sygnalizuje rozjaśnienie jednego z opisów. Możliwe jest też szybsze wybranie pozycji menu poprzez naciśnięcie klawisza odpowiadającego rozjaśnionej literze. Poruszanie się po menu wyświetlanych w systemie odbywa się klawiszami: Opis widniejący na klawiszu Home End Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza pierwsza pozycja menu, ostatnia pozycja menu poprzednia pozycja menu następna pozycja menu W rozdziale 2.1 podano znaczenie klawiszy w trakcie edycji dokumentu. Jeśli przeprowadzana jest inna operacja, wówczas te same klawisze spełniają odmienną rolę. Szczegółowo znaczenie każdego z nich będzie podane przy opisie operacji, podczas której mogą być użyte. Tutaj przedstawione zostanie znaczenie pewnych klawiszy uniwersalnych. Funkcja, jaką one realizują, nie zależy od wykonywanej operacji. Nazwy tych klawiszy
Strona - 8 System - Księga Przychodów i Rozchodów wraz z krótkim objaśnieniem są wyświetlane w ostatnim wierszu ekranu. W danej chwili są widoczne tylko nazwy klawiszy, których użycie jest dozwolone. Opis widniejący na klawiszu Esc F1 F2 F3 F4 Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza porzucenie operacji wywołanie objaśnień (krótkiego tekstu opisującego działania, jakie może podjąć użytkownik) włączenie lub wyłączenie podpowiadania (informacji o sposobach przeglądania, i dopuszczalnych działaniach edycyjnych wyświetlanej w przedostatnim wierszu ekranu) drukowanie dokumentu zmiana układu wg jakiego informacja jest wyświetlana na ekranie monitora Klawisze funkcyjne od F5 do F10 realizują odmienne funkcje w zależności od opracowywanego dokumentu i operacji, podczas której są dostępne. System podpowiada nazwy najistotniejszych klawiszy, dostępnych w czasie operacji przeglądania dokumentów. Oznaczenie Up/Dn (widoczne tylko na kartach CGA i Hercules) wskazuje na udostępnienie klawisza oraz klawisza.
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 9 3 Uruchomienie systemu. Do prawidłowej pracy z systemem wystarczy zapoznanie się z niniejszą instrukcją. Jednakże szersza znajomość zasad obsługi sprzętu komputerowego, pozwala użytkownikowi na zachowanie pewności co do właściwej obsługi systemu. Poniżej przedstawiony zostanie scenariusz uruchomienia systemu dla użytkownika nie mającego doświadczenia w obsłudze sprzętu komputerowego. Użytkownik bardziej doświadczony w obsłudze może, pominąć dalszą część rozdziału. By uruchomić system należy, po włączeniu mikrokomputera i pojawieniu się znaku zachęty, wysłać komendę uruchomienia programu np. C:>kpr [Enter] W powyższym tekście znaki napisane standardową czcionką odnoszą się do tekstu widocznego na ekranie po włączeniu mikrokomputera, znaki napisane czcionką pogrubioną stanowią treść komendy, a znaki napisane czcionką pochyłą są nazwą klawisza informującego mikrokomputer o wysłaniu komendy. Jeśli żaden z klawiszy nie ma takiego napisu należy poszukać klawisza z napisem Return lub klawisza z symbolem [ ]. Mimo innej nazwy jest to ten sam klawisz. Uruchomiony system zgłosi się planszą informacyjną zawierającą nazwę systemu, dane o autorze oraz dane użytkownika. W ostatniej linii ekranu wyświetlone zostanie zdanie zachęcające do podjęcia pracy z systemem. Jeśli włączona jest ochrona systemu (ustanowione hasło zarządcy), wówczas przed podjęciem pracy system poprosi o podanie identyfikatora i hasła użytkownika. System sprawdza hasło odnoszące się do danego identyfikatora. Jeśli hasło zostanie podane błędnie wówczas ponownie pojawi się plansza informacyjna, przy czym dalsza praca systemu będzie niemożliwa. Zgłoszenie się do systemu z określonym identyfikatorem warunkuje odpowiednie uprawnienia osoby obsługującej system (należy pamiętać o opuszczeniu systemu przed odejściem od mikrokomputera). Po prawidłowym podaniu hasła pojawi się menu główne. System można uruchomić w wersji kolorowej, podając jako parametr wywołania systemu znak plus np. C:>kpr + [Enter] Jeśli po wydaniu komendy program nie uruchomi się należy zapoznać się z treścią dodatku C. Pojawienie się podczas startu systemu komunikatu: DMS-usterka w czasie operacji na bazie danych wyświetlonego na czarnym tle, oznacza błąd odczytu ogólnego pliku parametrów bazy danych systemu (zaleca się wykonanie reindeksacji), utrata informacji, wyświetlonego na czarnym tle poprzedzonego modulowanym dźwiękiem, oznacza błąd odczytu pliku parametrów użytkownika lub pliku parametrów systemowych: sterownika obrazu, drukarki itp. (zaleca się po uruchomieniu systemu sprawdzenie powyższych parametrów) - jeśli błąd pojawi się dwukrotnie, wówczas problem dotyczy zarówno pliku parametrów użytkownika jak i pliku parametrów systemowych (sygnał dźwiękowy dla błędu dotyczącego parametrów użytkownika jest krótki a w przypadku parametrów systemowych długi), DMS-usterka w czasie operacji na bazie danych wyświetlonego po zgłoszeniu się systemu oznacza błąd odczytu pliku numeracji (system włącz reindeksację). UWAGA: w przypadku komputerów z systemem operacyjnym Windows 95, 98 itp., nie pracujących w środowisku DOS, uruchomienie polega na wskazaniu we właściwym folderze pliku kpr.bat Podając jako czwarty parametr wywołania dużą literę D, uruchomimy system KPR z opcją wyświetlania na ramce okna podczas przeglądania wierszowego księgi przychodów i rozchodów, daty wprowadzenia zapisu do księgi (data ta kwalifikuje dany zapis do właściwego okresu obrachunkowego). 3.1 Zakończenie pracy. By zakończyć pracę systemu wystarczy wycofać się z wszystkich menu naciskając klawisz Esc. System zada wówczas pytanie sprawdzające, czy funkcja wyjścia nie została wybrana przypadkowo. Jeśli użytkownik nie zamierzał opuścić systemu, należy na to pytanie odpowiedzieć negatywnie. UWAGA: nieprawidłowe zakończenie pracy systemu może spowodować uszkodzenie bazy danych, ponadto w przypadku gdy ochrona systemu jest uaktywniona (jest ustalone hasło zarządcy), uruchomienie systemu po wcześniejszym nieprawidłowym zakończeniu jego pracy, może wymagać zgłoszenia się do systemu zarządcy lub innego użytkownika o tym samym poziomie uprawnień (jeśli np. zostaną uszkodzone pliki indeksowe haseł).
Strona - 10 System - Księga Przychodów i Rozchodów 4 Dokumentacja. Po zainstalowaniu systemu wszystkie dokumenty (słowniki, spisy, kartoteki, księgi, rejestry, zestawienia, dzienniki, ewidencje, wykazy itp.) są puste. Aktualizacja dokumentów jest dostępna z menu przeglądanie dokumentacji. Podczas aktualizacji dokumentów można dopisać, poprawić lub usunąć dowolną informację (o ile operacja jest dozwolona - np. przeglądając zestawienie roczne nie można dopisać do niego nowej pozycji, wprowadzanie zapisów do zestawienia rocznego odbywa się pośrednio poprzez wpis do księgi). O tym jakie operacje może wykonać użytkownik, decydują posiadane przez niego uprawnienia, bieżący stan danego dokumentu (np. nie można wyszukać informacji w pustej kartotece - informację można jedynie wprowadzić) oraz poziom, z jakiego otrzymano dostęp do danego dokumentu (np. w trakcie rejestracji dokumentów nie ma możliwości poprawienia informacji w spisie miejscowości, informację można jedynie dopisać lub wskazać). UWAGA: nie należy usuwać niepotrzebnej informacji z dokumentów, przed wykonaniem archiwalnej kopii (przed końcem okresu obrachunkowego). 4.1 Spisy. Spisy pozwalają usystematyzować niektóre z informacji zawartych w bazie danych, umożliwiają przeprowadzenie selekcji informacji z bazy danych a przede wszystkim pozwalają na oszczędność zajmowanego przez informacje, miejsca w pamięci zewnętrznej (np. nazwa ulicy pamiętana jest tylko jeden raz, a przy każdym adresie występuje jedynie odwołanie do odpowiedniej nazwy). Spisy uporządkowane są w sposób naturalny wynikający np. z kolejności alfabetycznej nazw. Informacje pamiętane w spisach są dostępne, podczas edycji powiązanego ze spisem pola dokumentu (np. kartoteki). Jeśli kursor ustawiony jest na polu, które ma powiązanie ze spisem, wówczas naciśnięcie dowolnego klawisza poza klawiszami Enter i Tab (patrz rozdział Dokumentacja - Kartoteki ), spowoduje uaktywnienie spisu. Jeśli zostanie naciśnięty jeden z klawiszy oznaczonych literą alfabetu to znacznik pozycji spisu (znak» lub belka) ustawi się na pierwszą informację rozpoczynającą się na literę odpowiadającą naciśniętemu klawiszowi. Jeśli naciśnięty zostanie inny klawisz a dane pole kartoteki nie jest puste, to znacznik pozycji spisu ustawi się na informację podaną w polu kartoteki. Podczas przeglądania spisu można użyć następujących klawiszy: Opis widniejący na klawiszu Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza Home przesunięcie znacznika na drugą pozycję widoczną na ekranie End przesunięcie znacznika na przedostatnią pozycję widoczną na ekranie PgUp przewinięcie zawartości okna w kierunku początku PgDn przewinięcie zawartości okna w kierunku końca przesunięcie znacznika na poprzednią pozycję przesunięcie znacznika na następną pozycję A..Z wyszukanie pozycji wg wzorca (włączenie trybu wyszukiwania - wyłączenie trybu nastąpi po naciśnięciu dowolnego z pozostałych klawiszy podanych w tabeli) Tab przeniesienie pozycji spisu w pole dokumentu z równoczesnym opuszczeniem spisu Insert (Ins) wprowadzenie nowej pozycji Delete (Del) usunięcie pozycji Enter ( ) Esc poprawienie pozycji opuszczenie spisu bez wybrania informacji (jeśli przed wejściem do spisu powiązane pole dokumentu nie było puste, wówczas poprzednia zawartość pola zostanie usunięta Jednym ze sposobów przeglądania spisu jest podawanie kolejnych liter (znaków) informacji. Uaktywnienie takiego sposobu wyszukiwania jest sygnalizowane pojawieniem się na ramce ograniczającej pole na informację ze spisu, okienka zawierającego dotychczas wprowadzone znaki, określające wzorzec poszukiwań. Znacznik będzie się ustawiał na informację najbardziej pasującą do wzorca. Zakończenie operacji wyszukiwania wg wzorca, nastąpi po naciśnięciu dowolnego klawisza sterującego np. klawisza Enter, przy czym: 1) jeśli naciśnięty zostanie klawisz Tab, to jednocześnie z zakończeniem wyszukiwania wg wzorca, nastąpi zakończenie operacji przeglądania spisu i wyszukana informacja zostanie przeniesiona do odpowiedniego pola kartoteki,
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 11 2) jeśli naciśnięty zostanie klawisz Esc, to jednocześnie z zakończeniem wyszukiwania wg wzorca, nastąpi zakończenie operacji przeglądania spisu, a odpowiednie pole kartoteki pozostanie puste (jeśli przed wejściem do spisu pole to nie było puste, to poprzednia zawartość pola zostanie usunięta). Należy pamiętać, że usunięcie ze spisu informacji, do której są powiązania z kartoteką (np. nazwy ulicy wykorzystywanej w danych niektórych kontrahentów) spowoduje zatracenie takich powiązań (a więc przy danych tych kontrahentów nie będzie wyświetlana nazwa ulicy). 4.1.1 Spis miejscowości. Spis zawiera nazwy miejscowości. W przypadku gdy, w trakcie wprowadzania informacji, podana zostanie nazwa miejscowości pamiętana już w spisie miejscowości, wówczas znacznik ustawi się na identycznej informacji, przy czym wprowadzana informacja nie zostanie zapamiętana. By szybko wyszukać w spisie nazwę miejscowości należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu. 4.1.2 Spis ulic. Spis zawiera nazwy wszystkich ulic występujących w adresach kontrahentów. Nie ma możliwości podania dwóch jednakowych nazw ulic (próba wprowadzenia nazwy ulicy już figurującej w spisie spowoduje ustawienie znacznika na identyczną z wprowadzaną, nazwę ulicy, bez zapamiętania wprowadzanej nazwy). By szybko wyszukać w spisie nazwę ulicy należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu. 4.1.3 Spis opisów zdarzeń. W spisie zamieszcza się opisy zdarzeń gospodarczych. Spis jest pomocy podczas wypełniania pola opis zdarzenia gospodarczego z księgi przychodów i rozchodów. Ułatwia on jednolitą klasyfikację zdarzeń gospodarczych. Zasady wprowadzania oraz wyszukiwania informacji w spisie opisów zdarzeń, są takie same jak dla innych spisów. 4.1.4 Spis tras wyjazdów. Spis przeznaczony jest do przechowywania informacji o wszystkich stałych trasach wyjazdów. Informacja ze spisu jest wykorzystywana podczas wypełniania ewidencji przebiegu. Wprowadzając informację do spisu należy podać opis trasy, liczbę km, cel wyjazdu oraz określić status (litera l oznacza trasę lokalną). Spis może być uporządkowany alfabetycznie: wg tras wyjazdów lub wg celów wyjazdów. Nie można wprowadzić do spisu dwóch tras, które mają ten sam opis trasy oraz cel wyjazdu. 4.2 Kartoteki. Kartoteki, księgi, ewidencje, dzienniki, rejestry oraz zestawienia pozwalają na przechowywanie informacji stanowiącej podstawę funkcjonowania systemu KPR. Przeglądanie dokumentów może być przeprowadzone na dwa sposoby: - wierszowo - na ekranie monitora widoczne są, w postaci listy, podstawowe dane dla kilkunastu pozycji dokumentu (np. w przypadku kartoteki kontrahentów: nazwa firmy lub nazwisko i imię właściciela oraz nazwa miejscowości), - stronicowo - ekran zawiera informacje dotyczące tylko jednej pozycji dokumentu (dla podanego wyżej przykładu są to pełne informacje dotyczące danego kontrahenta). Stronicowe wyświetlanie informacji jest aktywne tylko wtedy, jeśli cała informacja nie mieści się w jednym wierszu. Po wybraniu dokumentu dostępny jest tryb wierszowy. Wejście w tryb stronicowy odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza? (jednoczesne naciśnięcie klawiszy Shift i /). Powrót z trybu wierszowego do trybu stronicowego nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc. Aktualizacja (dopisanie, poprawienie lub usunięcie informacji) jest możliwa w obu trybach wyświetlania informacji. W przypadku wyświetlania wierszowego, na czas aktualizacji pojawią się dane wybranej pozycji kartoteki w postaci stronicowej. W trakcie przeglądania wierszowego można użyć klawiszy opisanych w rozdziale 4.1. Ponadto klawiszem F4 można określić sposób porządkowania informacji do wyświetlenia. W wyszukiwaniu stronicowym dostępne są klawisze:
Strona - 12 System - Księga Przychodów i Rozchodów Opis widniejący na klawiszu Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza Home wyświetlenie pierwszej pozycji End wyświetlenie ostatniej pozycji PgUp wyświetlenie poprzedniej pozycji PgDn wyświetlenie następnej pozycji * wyszukanie pozycji wg wzorca Tab wskazanie pozycji Insert (Ins) wprowadzenie nowej pozycji Delete (Del) usunięcie pozycji Enter ( ) poprawienie pozycji Esc opuszczenie wyświetlania stronicowego W trakcie przeglądania stronicowego dokumentów, po naciśnięciu klawisza * pojawi się kursor umożliwiający wprowadzenie wzorca do poszukiwań. Przed wprowadzeniem wzorca można ustalić jego typ korzystając z klawiszy strzałek w górę i dół. Po wprowadzeniu wzorca (i zaakceptowaniu go klawiszem Enter) zostanie wyszukana informacja najbardziej pasująca do wzorca (np. podanie liter na, przy przeglądaniu kartoteki kontrahentów i ustawionym typie wzorca jako nazwa firmy, spowoduje wyszukanie danych pierwszej firmy, której nazwa rozpoczyna się od liter Na ). UWAGA: używane określenia najbardziej pasująca, zbliżona, najbliższa oznaczają, że system odszuka informację, która pokrywa się ze wzorcem, a w przypadku gdy takiej informacji nie odnajdzie, następną wynikającą z kolejności (alfabetycznej, porządkowej itp.). Dopuszczalne typy wzorców zaznaczone są rozjaśnieniem odpowiednich pól dokumentu. Szczegółowe omówienie zasad wyszukiwania, podane zostało osobno w opisie każdego z dokumentów. Po wskazaniu danego typu wzorca, staje się on kryterium układu, wykorzystywanym w określeniu porządku, wg jakiego odbywa się wybieranie kolejnych pozycji dokumentu, po użyciu klawiszy Home, End, PgUp, PgDn (Ctrl-PgUp i Ctrl- PgDn). Umiejętne manipulowanie tymi klawiszami oraz właściwy wybór typu wzorca, pozwalają na bardzo szybkie wyszukanie interesującej informacji. Jeśli dane pole dokumentu jest powiązane ze spisem to: 1) naciśnięcie klawisza Enter, oznacza akceptację aktualnej wartości pola; 2) naciśnięcie klawisza Tab, oznacza usunięcie aktualnej wartości pola; 3) naciśnięcie dowolnego innego klawisza niż wyżej wymienione, uaktywni powiązany z danym polem spis. 4.2.1 Kartoteka kontrahentów. Kartoteka kontrahentów pozwala na przechowywanie wszelkich danych dotyczących danego kontrahenta. W trakcie wprowadzania danych kontrahenta, konieczne jest wypełnienie jednego z pól: nazwa firmy lub nazwisko i imię. Podanie pozostałych danych nie jest konieczne. Podczas podawania numeru NIP muszą być spełnione warunki: numer musi składać się z 10 cyfr i 3 myślników; myślniki mogą znajdować się na dowolnym miejscu za wyjątkiem pierwszego i ostatniego miejsca w polu numeru. Imię kontrahenta można podać jedynie po wprowadzeniu nazwiska. Podobnie przy aktualizacji danych kontrahenta, jeśli zostanie usunięte nazwisko, system automatycznie usunie imię kontrahenta. Podczas wprowadzania danych adresowych nazwę miejscowości oraz nazwę ulicy wpisuje się lub wyszukuje, korzystając z odpowiedniego spisu (patrz obsługa spisów). System uniemożliwia zapamiętanie dwóch kontrahentów o jednakowym numerze NIP, REGON lub PESEL. Jednak, jeśli np. dany kontrahent ma numer NIP, to nie jest sprawdzany warunek niepowtarzania numerów REGON lub PESEL (wówczas może np. istnieć w kartotece kontrahent o nieprawidłowym numerze REGON). Próba wprowadzenia danych kontrahenta posiadającego np. numer NIP identyczny z numerem NIP kontrahenta pamiętanego już w bazie danych zakończy się wyszukaniem kolidujących z wprowadzanymi danych (numery identyfikacyjne nie mogą się powtórzyć - taki przypadek jest więc wynikiem pomyłki np. powtórnego wprowadzenia danych kontrahenta lub błędu podczas wprowadzania numeru). UWAGA: w przypadku firmy, posiadającej np. kilka oddziałów a jeden numer NIP, dane oddziałów można dopisać wykorzystując funkcję dostępną w trakcie przeglądania stronicowego kartoteki, pod klawiszem F6-Dopis; funkcja jest dostępna jedynie jeśli kartoteka jest przeglądana wg kolejności wynikającej z numerów identyfikacyjnych kontrahentów; po wyszukaniu ostatniego kontrahenta (oddziału) o tym samym numerze identyfikacyjnym, należy nacisnąć klawisz F6 i wprowadzić dane oddziału; podczas wprowadzania danych nie ma możliwości ustalenia (zmiany) informacji o numerach identyfikacyjnych; jeśli operacja wywołania funkcji nie zostanie przeprowadzona prawidłowo, wówczas podczas zapisu danych system zasygnalizuje błąd nr 9 (patrz dodatek C) a wprowadzone dane nie zostaną zapamiętane. Jednym ze sposobów wyszukiwania w wyświetlaniu stronicowym informacji, jest podanie wzorca wg jakiego ma być wyszukana informacja o danym kontrahencie. W kartotece kontrahentów istnieje możliwość podania wzorca w jednym z pięciu typów: 1) numer identyfikacyjny NIP - jeśli nie zostanie odnaleziony żaden numer NIP pasujący do wzorca, system wyświetli dane kontrahenta o najwyższym numerze REGON,
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 13 2) numer identyfikacyjny REGON - jeśli nie zostanie odnaleziony żaden numer REGON pasujący do wzorca, system wyświetli dane kontrahenta o najwyższym numerze PESEL, 3) numer identyfikacyjny PESEL - jeśli nie zostanie odnaleziony żaden numer PESEL pasujący do wzorca, system wyświetli dane kontrahenta o ostatnim numerze PESEL, a przy braku jakiegokolwiek numeru PESEL, o ostatnim numerze REGON, ewentualnie przy braku jakiegokolwiek numeru REGON i PESEL o ostatnim numerze NIP, 4) nazwa firmy lub nazwisko - ten układ umożliwia przeglądanie kartoteki kontrahentów wg kolejności alfabetycznej wynikającej z nazw firm lub nazwisk kontrahentów, w przypadku gdy w kartotece przy danych kontrahenta widnieje zarówno nazwa firmy jak i nazwisko, daną pozycję kartoteki można odszukać pod nazwą firmy (nazwisko nie jest uwzględniane w ustalaniu porządku alfabetycznego kartoteki); 5) nazwa skrócona - ten układ umożliwia przejrzenie kartoteki kontrahentów wg porządku alfabetycznego ustalonego przez nazwy skrócone - jako nazwa skrócona może być podany dowolny ciąg znaków, a więc pole to pozwala na nadawanie firmom dowolnych identyfikatorów, pole to ma za zadane ułatwić wyszukiwanie danych kontrahenta i nie jest wykorzystywane w systemie do innych celów. Podczas wyświetlania wierszowego klawiszem F4 można ustalić jako kryterium układu porządkowania informacji każde z kryteriów z wyświetlania stronicowego (w wyświetlaniu wierszowym kryteria 1..3 i 4..5 tworzą dwa złożone kryteria). W przypadku dostępu do kartoteki kontrahentów z poziomu innego dokumentu np. księgi przychodów i rozchodów, system ustawi jako kryterium wyświetlania kartoteki porządek wynikający z numerów identyfikacyjnych, jeśli w polu służącym do wpisania danych kontrahenta naciśnięty zostanie klawisz oznaczony cyfrą (lub spacją - pierwsze naciśnięcie spacji wyszukuje pierwszy zapis dotyczący numeru PESEL, drugie naciśnięcie spacji wyszukuje pierwszy zapis dotyczący numeru REGON, jeśli spacja nie została naciśnięta wyszukiwany będzie numer NIP) a w pozostałych przypadkach porządek wynikający z nazw kontrahentów. Jeśli w kartotece brak jest pozycji dla danego porządku (np. żadna z firm nie ma wpisanego numeru NIP, REGON lub PESEL) system zgłosi ten fakt dźwiękiem i przestawi porządek wyświetlania danych z kartoteki na inny. 4.2.2 Kartoteka wpisów (czynności) stałych. Kartoteka służy do przechowywania w systemie powtarzalnych zapisów, które następnie mogą być wprowadzone do księgi przychodów i rozchodów. Forma zapisu w kartotece różni się tym od zapisu w księdze, że nie zawiera pól numer w księdze oraz data zdarzenia gospodarczego. Zasady edycji kartoteki są zgodne z zasadami edycji księgi przychodów i rozchodów. Jedyną różnicą jest brak możliwości wskazania bieżącego numeru dowodu - nie jest dostępny na tym polu klawisz F2-Pomoc. Wprowadzenie wpisu do kartoteki wymaga określenia opisu zdarzenia gospodarczego. Kartoteka może być uporządkowana alfabetycznie: wg opisów zdarzeń lub nazw skróconych kontrahentów. Kartoteka przyśpiesza wypełnianie księgi zapisami, które są powtarzalne. Raz wprowadzony zapis do kartoteki wpisów (czynności) stałych, wywołujemy podczas wprowadzania wpisu do księgi przychodów i rozchodów i uzupełniamy go o informację określającą datę zdarzenia oraz ewentualnie modyfikujemy w nim informacje z niektórych pól (np. aktualizujemy kwotę). Prowadzenie kartoteki wpisów stałych oprócz tej zalety, że przyśpiesza wypełnianie księgi przychodów i rozchodów zapisami powtarzalnymi (np. raz w miesiącu występują: odpis amortyzacyjny, różnorakie stałe opłaty typu czynsz, energia elektryczna, ubezpieczenia itp.), zabezpiecza użytkownika przed pominięciem wpisu w danym miesiącu (kartoteka zawiera wszystkie wpisy powtarzalne, a użytkownik musi jedynie zwrócić uwagę by je w odpowiednim czasie przekazać do księgi) 4.3 Księga przychodów i rozchodów. W systemie możliwe jest przechowywanie ksiąg zawierających informacje dotyczące dowolnych okresów działalności firmy. Informacje odnoszące się do odrębnych lat kalendarzowych pamiętane są w osobnych zbiorach danych. Przed rozpoczęciem edycji księgi przychodów i rozchodów, należy podać rok, dla którego ma być otwarta księga. Jeśli podany zostanie rok, dla którego księga nie była założona w systemie, na ekranie pojawi się komunikat informujący o braku danych. Dane zawarte w księgach z lat ubiegłych można jedynie przeglądać i drukować. W księdze dotyczącej roku bieżącego można dokonywać aktualizacji zapisów. Zapisy w księdze powinny być dokonywane na podstawie odpowiednich dowodów potwierdzających poniesienie wydatków (kosztów) lub osiągnięcie przychodu, zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zasady komputerowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przy pomocy systemu KPR nie różnią się od zasad prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie broszury do której dokonuje się wpisów długopisem. Zastosowanie systemu KPR ułatwia prowadzenie (wypełnianie) księgi, pozwala uniknąć wielu błędów (np. dotyczących podsumowań) oraz ujednolica same zasady wypełniania pól (np. pola dotyczącego opisu zdarzenia gospodarczego). Jeżeli nowy zapis, dotyczy korekty innego zapisu, a dane zawarte w księdze należy pomniejszyć, wówczas kwotę poprzedza się znakiem minus. Po naciśnięciu klawisza Ins można wprowadzić nowy zapis do księgi. Podczas wypełniania pól księgi obowiązują następujące zasady:
Strona - 14 System - Księga Przychodów i Rozchodów a) numer w księdze nadawany jest nadawany automatycznie przez system - jest to kolejny numer porządkowy zapisu w danym roku kalendarzowym (numerem tym oznacza się dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu); b) data zdarzenia gospodarczego - kolumna przeznaczona jest do podania daty wynikającej z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu do księgi (system podpowiada datę bieżącą); c) numer dowodu - w polu tym należy wpisać numer dowodu stanowiącego podstawę dokonania wpisu do księgi, jeśli pole to nie zostanie wypełnione system zasygnalizuje to dźwiękiem, po czym pozwoli na dalszą edycję, system zawiera funkcję ułatwiającą wypełnianie tego pola w przypadku dokumentów własnych - bezpośrednio po ustawieniu się kursora na tym polu dostępny jest klawisz F2-Pomoc, podpowiadający w pięciu liniach kolejno: aktualną treść pola numer dowodu, bieżący symbol numeru faktury, rachunku, dowodu wewnętrznego oraz zestawienia - naciśnięcie klawisza Enter wybiera aktualnie wyróżniony symbol, po zatwierdzeniu zapisu z księgi, system zwiększy bieżącą numerację dla dokumentu, do którego odnosił się wybrany symbol; d) opis zdarzenia gospodarczego można wprowadzić korzystając ze spisu opisów zdarzeń, dostępnego w systemie, po wyszukaniu i wybraniu właściwego opisu, można go przenieść do księgi naciskając klawisz Tab (jeśli brak właściwego określenia w spisie opisów zdarzeń, można spis uzupełnić, naciskając klawisz Ins), po wybraniu opisu, opis można uściślić, dopisując dodatkową informację (informacja ta będzie pamiętana tylko przy tym zapisie księgi i nie będzie pamiętana w spisie opisów zdarzeń), jeśli pole opisu nie zostanie wypełnione system zasygnalizuje to dźwiękiem, po czym pozwoli na dalszą edycję, jeśli podczas poprawiania informacji pamiętanej w tym polu ma być wybrany nowy opis zawarty w spisie opisów zdarzeń gospodarczych, należy po ustawieniu kursora na tym polu nacisnąć klawisz Tab i po przesunięciu kursora na pierwszy znak aktualnie wyświetlanego opisu postępować zgodnie z zasadami wprowadzania opisu do pustego pola; e) dane kontrahenta - jeśli dane kontrahenta znajdują się w kartotece kontrahentów wystarczy wyszukać i wskazać klawiszem Tab właściwą informację, w przeciwnym wypadku należy uzupełnić zawartość kartoteki kontrahentów, o dane nowego kontrahenta i wówczas wskazać je do przeniesienia do księgi, do księgi przeniesione zostaną takie dane jak: nazwa firmy lub nazwisko i imię (jeśli nazwa firmy nie jest określona) oraz adres: nazwa ulicy, numer (domu i mieszkania), kod pocztowy oraz nazwa miejscowości; f) pola dotyczące kwot przychodów oraz kosztów wypełnia się wg zasad obowiązujących przy podawaniu kwot, (nie wypełnia się pól zawierających sumy przychodów lub kosztów, pola te zostaną wyliczone automatycznie na podstawie wartości odpowiednich składników); g) w polu uwagi można zamieścić dowolny komentarz. Po wprowadzeniu informacji, system automatycznie zaktualizuje zapisy zawarte w zestawieniu rocznym (patrz kolejny rozdział). Istnieje alternatywny sposób wprowadzania informacji do księgi. Można wprowadzić informację do księgi korzystając z danych zawartych w innych systemach, przykładowo informacja o sprzedaży towarów i usług może być przekazana z systemu wspomagania sprzedaży, informacja o zakupach z systemu wspomagania zakupów itd. Taki sposób wypełniania księgi, znacznie przyśpiesza proces wpisywania, a ponadto zmniejsza ryzyko popełnienia błędu. Operacja transferu danych dostępna jest w księdze przychodów i rozchodów po naciśnięciu klawisza F5-Inne. Po wybraniu polecenia należy podać ścieżkę dostępu do miejsca w którym znajdują się dane przygotowane do importu przez system źródłowy. Podczas rozpoczęcia operacji system podpowiada ostatnio wykorzystywaną ścieżkę dostępu. Po wskazaniu ścieżki, jeśli system odnajdzie importowany zbiór, wyświetli informację, o pochodzeniu danych (nazwa systemu i numer wersji), dacie założenia zbioru oraz liczbie zapisów w nim zawartych. Ponadto przeprowadzona zostanie kontrola struktury zbioru i jeśli będzie ona różna od struktury akceptowanej przez system KPR, pojawi się komunikat informujący o niezgodności i operacja importu danych zostanie przerwana. W zależności od stanu parametru automatyczna aktualizacja dokumentów, operacja transferu może przebiegać automatycznie lub pod kontrolą operatora. W tym drugim przypadku, każdy zapis przed wprowadzeniem go do księgi musi być zaakceptowany przez operatora. Przed akceptacją wyświetlane dane można uzupełnić o brakującą informację lub skorygować. Jeśli wyświetlana informacja nie ma być wprowadzona do księgi należy nacisnąć klawisz Esc. System pominie wyświetlaną informację i wyświetli następną z importowanych informacji. Podczas importu wszystkim transakcjom dotyczącym sprzedaży narzucony zostanie opis sprzedaż. W przypadku transakcji dotyczących zakupów, system narzuci opis zakupy. Jeśli transakcja dotyczy korekty sprzedaży bądź zakupów opis zostanie uzupełniony o słowo korekta. W przypadku zakupów odpowiednie kwoty są automatycznie klasyfikowane (w oparciu o charakter zakupu) jako zakup materiałów lub towarów, inwestycja lub środek trwały, zakup wyposażenia lub pozostałe koszty, koszty uboczne zakupu, koszty reklamy objęte limitem. Importowane dane wprowadzane są do bieżącego okresu obrachunkowego. Jeśli wprowadzany zapis ma datę operacji nie należącą do bieżącego okresu obrachunkowego, wówczas jeśli data należy do poprzedniego miesiąca to przyjmowana jest data zapisu określona jako pierwszy dzień miesiąca bieżącego okresu, natomiast jeśli data operacji należy do następnego okresu to data zapisu ustalona jest na ostatni dzień miesiąca bieżącego okresu. Ponowny transfer tej samej informacji (transakcji o tym samym numerze dokumentu źródłowego i tej samej dacie rejestracji operacji) spowoduje zastąpienie poprzedniej informacji jeśli należy ona do nie zamkniętego okresu obrachunkowego lub sygnalizację wystąpienia błędu (informacja niezgodna) jeśli
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 15 informacja należy do okresu, który już został zamknięty. Podczas transferu dokonuje się też automatyczna aktualizacja zapisów w kartotece kontrahentów. Jeśli transfer nie przebiega automatycznie wówczas kartoteka kontrahentów jest jedynie uzupełniana. W przeciwnym przypadku, dodatkowo aktualizowana jest informacja dotycząca danego kontrahenta. System przyjmuje że dane zawarte w wyszukanej kartotece kontrahentów oraz dane dotyczące kontrahenta dostarczone wraz z informacją o transakcji są zgodne jeśli: 1) wypełnione jest pole symbol na kartotece kontrahenta i symbol jest zgodny z przekazanym symbolem w danych dostarczonych; 2) gdy pole symbol nie jest wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano numer NIP i numer jest zgodny z numerem NIP w danych dostarczanych; 3) gdy pola symbol i NIP nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano numer REGON i numer jest zgodny z numerem REGON w danych dostarczanych; 4) gdy pola symbol, NIP i REGON nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano numer PESEL i numer jest zgodny z numerem PESEL w danych dostarczanych; 5) gdy pola symbol, NIP, REGON i PESEL nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano nazwę firmy i nazwa firmy oraz adres są zgodne z nazwą oraz adresem zawartym w danych dostarczanych; 6) gdy pola symbol, NIP, REGON, PESEL i nazwa firmy nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano nazwisko i imię przy czym nazwisko, imię oraz adres są zgodne z nazwiskiem imieniem oraz adresem zawartym w danych dostarczanych; W przeciwnym przypadkach system uznaje, że dostarczono dane nowego kontrahenta i uzupełni kartotekę kontrahentów o dostarczone dane. Podczas zakończenia operacji transferu system sprawdza istnienie znacznika końca zbioru. Brak znacznika sygnalizowany jest dźwiękiem. Po wprowadzeniu wszystkich zapisów dotyczących danego okresu obrachunkowego (miesiąca) należy zamknąć okres obrachunkowy. Operacja zamknięcia okresu dostępna jest w menu uaktywnianym klawiszem F5-Inne. Operacja jest odwracalna, jeśli na nowy okres obrachunkowy nie zarejestrowano w księdze żadnych wpisów (można przywrócić możliwość wykonania operacji poprzez anulowanie od końca i kasowanie anulowanych zapisów w księdze). Ponieważ wpisy do księgi można wprowadzać jedynie w otwartym okresie obrachunkowym, jeśli spodziewamy się otrzymania (np. w przesyłce pocztowej) dokumentów, które mają być ujęte w zamykanym okresie obrachunkowym, należy zarezerwować pozycje w księdze dokonując wpisu np. na kwotę symbolicznego 1gr (jeśli znamy kwotę transakcji możemy wpisać wysokość tej kwoty). Dane zawarte w okresie obrachunkowym poprzedzającym bezpośrednio otwarty okres obrachunkowy, można poprawiać do dnia 20 bieżącego miesiąca tzn. dnia określającego termin złożenia deklaracji PIT-5 i wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. UWAGA: powyższa zasada nie obowiązuje jeśli bieżący okres obrachunkowy nie jest zgodny z aktualną datą kalendarzową. Inną możliwością wprowadzenia wpisów do zamkniętego okresu odnoszącego się do poprzedniego miesiąca (jeśli nie minął 20 dzień bieżącego miesiąca), jest wykorzystanie funkcji wprowadzenie wpisu do ubiegłego okresu, dostępnej po naciśnięciu klawisza F5-Inne. Wpisy takie są umieszczane po ostatnim wpisie dotyczącym poprzedniego miesiąca i powodują automatyczne przenumerowanie wszystkich następnych wpisów w księdze (użytkownik musi pamiętać o poprawieniu numerów naniesionych na dokumenty, będące podstawą wykonania wpisu w księdze, odnoszące się do bieżącego miesiąca tak by ich numeracja odpowiadała numeracji w księdze po wprowadzeniu dodatkowego wpisu dotyczącego ubiegłego miesiąca). Operacja wprowadzenia wpisu do ubiegłego okresu nie jest dostępna, jeśli bieżącym okresem obrachunkowym jest styczeń. W tym wypadku wprowadzenie wpisów do ubiegłego roku jest dostępne poprzez otwarcie księgi dotyczącej roku ubiegłego - do czasu zamknięcia roku lub jeśli rok nie został zamknięty do 30 kwietnia, w księdze przychodów i rozchodów dotyczącej roku ubiegłego dostępna jest operacja dopisywania. W systemie dostępne są dwie operacji zamknięcia okresu: zamknięcie miesiąca (A) i zamknięcie roku (B). ad. A)Funkcja pozwala na zamknięcie okresu obrachunkowego. Po wywołaniu funkcji system informuje jaki okres (miesiąc) zostanie zamknięty i prosi operatora o potwierdzenie wykonania tej operacji. Po zamknięciu okresu obrachunkowego nie ma możliwości bezpośredniego dopisywania dokumentów do tego okresu. Funkcji nie można wykonać, jeśli nie został zamknięty poprzedni rok obrachunkowy, a operator zamierzał zamknąć okres dotyczący grudnia. Jeśli został zamknięty grudzień, to system przeniesie numer ostatniego zapisu w księdze przychodów i rozchodów w pole opisujące numer ostatniego zapisu w księdze przychodów i rozchodów z ubiegłego roku i ustawi na zero numerację zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczącej kolejnego roku obrachunkowego (patrz funkcja ustalania numeracji dokumentów) - analogicznie zaktualizowana zostanie numeracja dla innych dokumentów, utworzy zbiory danych na nowy rok oraz wprowadzi do zestawienia rocznego zapis odnoszący się do nowego roku (razem rok), przyjmując jako wartość spisu na początek roku podatkowego wartość spisu na koniec ubiegłego roku podatkowego. ad. B)Do czasu zamknięcia roku możliwe jest dopisywanie dokumentów z datą 31 grudnia, do roku ubiegłego. Funkcji zamknięcia roku nie można wywołać, w przypadku gdy nie został zamknięty okres dotyczący grudnia bieżącego roku.
Strona - 16 System - Księga Przychodów i Rozchodów Kolejną operacją dostępną po naciśnięciu klawisza F5-Inne, jest operacja wprowadzenia wpisu stałego. Wpisy te zawarte są w kartotece wpisów (czynności) stałych. Po wybraniu wpisu z kartoteki, można go edytować jak każdy inny wprowadzony wpis. Operacja jest szczególnie użyteczna w przypadku w wprowadzania np. na koniec miesiąca zapisów odnoszących się do kosztów: amortyzacji, czynszu (dzierżawy), zużycia energii elektrycznej itp. Klawisz F5-Inne wywołujący menu dodatkowych operacji dostępnych w księdze przychodów i rozchodów jest dostępny jedynie w księdze dotyczącej bieżącego okresu obrachunkowego. Po naciśnięciu klawisza F6-Suma wyświetlone zostanie zestawienie roczne dla otwartej księgi przychodów i rozchodów (pełne zestawienie roczne z wszystkich lat, jakie są zarejestrowane w systemie dostępne jest w menu raporty, zestawienia.... Zasady obsługi dokumentu są opisane w następnym rozdziale. Dostępny podczas stronicowego przeglądania księgi klawisz F7-Zapłacono pozwala zarejestrować informację o zapłaconej kwocie odnoszącej się do wskazanego dokumentu. Operacja jest dostępna niezależnie od tego czy dane z zapisu odnoszą się do bieżącego okresu czy też nie. Błędne zapisy można anulować. Zapisy te pozostaną w księdze, lecz kwoty z tych zapisów nie będą ujęte w zestawieniu rocznym. Anulowane zapisy oznaczone są słowem anulowano. Identycznie jak podczas operacji poprawiania, anulować można jedynie zapisy z bieżącego okresu obrachunkowego lub z poprzedniego okresu obrachunkowego, jeśli nie minął 20 dzień bieżącego miesiąca. Ostatni zapis księgi, jeśli był anulowany i należy do otwartego okresu, można usunąć (w przypadku edycji księgi dotyczącej ubiegłego roku otwartym okresem jest grudzień). Anulowanych zapisów nie można poprawiać. W księdze dotyczącej roku ubiegłego, do 30 kwietnia bieżącego roku (termin złożenia zeznania podatkowego) jeśli rok ubiegły nie został zamknięty, można dokonywać zapisów na miesiąc grudzień (są one rejestrowane z datą określoną jako 31 grudnia). Dostępna jest również operacja anulowania zapisów dotyczących grudnia. Informacja w księdze przychodów i rozchodów może być uporządkowana chronologicznie wg dokonywania zapisów, w porządku wynikającym z numeracji dokumentów księgowych lub alfabetycznie wg kolejności wynikającej z opisów zdarzeń gospodarczych. Wydruk księgi odbywa się zawsze w porządku chronologicznym. Przed wydrukiem należy określić okres z jakiego zapisy mają być wydrukowane. Jeśli będzie on obejmował dokładnie jeden miesiąc, wówczas podsumowanie księgi będzie zawierało sumę dla tego miesiąca oraz sumę narastająco od początku roku. W przypadku, gdy podany okres nie opisuje jednego miesiąca kalendarzowego, wydruk zawiera sumę dla pozycji które są na nim zamieszczone i również sumę od początku roku. Następnie należy określić liczbę drukowanych kopii (egzemplarzy) księgi, podać numer pierwszej drukowanej strony (pozwala zachować ciągłość numeracji stron w ramach roku kalendarzowego) oraz określić czy wydruk odbywa się na pojedynczych kartkach papieru, czy na składance. Księga może być wydrukowana zarówno na drukarce 15 jak i 10. Jeśli księga drukowana jest na drukarce 10, wydruk jednej kopii składa się z dwóch przebiegów. W pierwszym przebiegu drukowana jest lewa część księgi (numer porządkowy, data zdarzenia gospodarczego, numer dowodu księgowego, opis zdarzenia gospodarczego, nazwa i adres kontrahenta, uwagi). W drugim przebiegu drukowane są kolumny zawierające kwoty. Zarówno na drukarce 15 jak i 10 pełen wydruk wykona się jeśli gęstość druku ustawiona będzie na 12cpi. Przy gęstości 10cpi i wydruku na drukarce 15, ucinane będą ostatnie 22 znaki w kolumnie zawierającej opis zdarzenia oraz 25 ostatnich znaków z kolumny zawierającej dane o kontrahencie. Wydruk z gęstością 10cpi na drukarce 10 powoduje odrzucenie ostatniej (rezerwowej) kolumny zawierającej kwoty. Z powyższych przyczyn zalecane jest ustawienie gęstości wydruku księgi przychodów i rozchodów na 12cpi. 4.4 Zestawienie roczne. Zestawienie roczne stanowi uzupełnienie do informacji zawartych w księdze przychodów i rozchodów. Zestawienie to zawiera sumy kolumn odpowiednio w ramach poszczególnych miesięcy danego roku kalendarzowego oraz zbiorcze zestawienie sum z danych miesięcy dla każdego roku kalendarzowego, w którym korzystano z systemu. Zestawienie zawiera informację z wszystkich lat działalności, w których korzystano z systemu. Zapisy w zestawieniu dokonywane są przez system automatycznie, w oparciu o wprowadzanie do księgi lub poprawiane w księdze zapisy. Oprócz podsumowania kolumn księgi dotyczących kwot, zestawienie pozwala na zawarcie w nim dodatkowych informacji. Dla każdego miesiąca, po naciśnięciu klawisza Enter, można wprowadzić informację o wysokości zaliczki miesięcznej odprowadzanej do urzędu skarbowego, wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne (przekazanej i odliczonej) oraz składce na ubezpieczenia społeczne (edycja dostępna jest tylko dla roku bieżącego). Łączną wartość wpłaconych zaliczek można zobaczyć przeglądając zestawienie dotyczące danego roku (a nie miesiąca danego roku). Ponadto w zestawieniu tym można, po naciśnięciu klawisza F5-Dochód, ustalić (dla bieżącego roku) lub zobaczyć (dla lat ubiegłych) wyliczenie dochodu. Dla bieżącego roku można określić wartości składników, które nie są możliwe do ustalenia na podstawie wpisów do księgi przychodów i rozchodów (wartości spisu z natury na początek i koniec roku podatkowego) oraz wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi). Dla lat ubiegłych wyliczenie dochodu można wydrukować - klawisz F3-Wydruk (wydruk jest oznaczony datą 31.12 roku, którego wyliczenie dochodu dotyczy).
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 17 Po otwarciu nowego roku podatkowego jako wartość spisu z natury na początek roku podatkowego system przyjmuje wartość spisu z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. Podczas przeglądania zestawienia rocznego można przeskoczyć do wybranego roku kalendarzowego. 4.5 Dokumentacja przebiegu samochodów. Dokumentacja umożliwia rozliczanie kosztów eksploatacji samochodów wykorzystywanych w firmie. Przed otwarciem dokumentacji należy w ewidencji samochodów wskazać klawiszem Tab, samochód a następnie określić rok z którego dokumentacja ma być dostępna. Ewidencja ułożona jest w porządku wynikającym z numerów rejestracyjnych samochodów. Użytkownik może jedynie zmienić treść zapisów z ewidencji (nie może ich usuwać lub dopisywać nowych zapisów). Można ustalić numer rejestracyjny, markę, pojemność samochodu oraz ewentualnie wyróżnić rodzaj pojazdu wpisując w ostatnie jednoznakowe pole literę f, wskazującą na samochód firmy (a nie pracownika). Liczba dostępnych zapisów zależy od warunków opisanych w umowie licencyjnej (domyślnie jest to jeden zapis). Po wskazaniu samochodu oraz określeniu roku pojawi się menu obsługi dokumentacji. Numeracja dokumentacji jest oddzielna dla każdego pojazdu. 4.5.1 Ewidencja przebiegu. Ewidencja zawiera informację o przebiegu pojazdu. Podczas opisywania trasy wyjazdu można wskazać trasę ze spisu tras (wypełnione zostaną pola: trasa wyjazdu, cel wyjazdu - tylko jeśli aktualnie pole to jest puste, rodzaj trasy - tylko jeśli ze spisu zostało pobrane określenie celu wyjazdu oraz liczba km). Wybraną ze spisu tras informację można dowolnie zaktualizować. Pole stawka przebiegu za 1km wypełniane jest domyślnie wartością określoną parametrem stawka przebiegu za 1km - patrz menu zmiana parametrów zarządzania, w zależności od pojemności silnika samochodu, dla którego ewidencja jest udostępniona. Wartość ta może być zmieniona przez użytkownika. W oparciu o liczbę km i stawkę przebiegu za 1km, system oblicza koszt przejazdu. Numeracja zapisów w ewidencji jest narzucana przez system. Wprowadzenie zapisu do ewidencji wymaga podania liczby km (wypełnienie pozostałych pól nie jest konieczne). Pozycję ewidencji można anulować. Ostatni zapis, jeśli jest anulowany, można usunąć. Ewidencję można przeglądać w porządku chronologicznym wynikającym z kolejności wprowadzenia informacji oraz alfabetycznie wg tras wyjazdów lub wg celów wyjazdu. Ewidencję można wydrukować. Przed wydrukiem należy określić przedział czasu z jakiego zapisy mają być ujęte na wydruku, liczbę drukowanych kopii oraz numer pierwszej drukowanej strony. Wydruk ewidencji na papierze 10 ma ucinaną całą (przy gęstości 10cpi) lub część (przy gęstości 12 cpi) kolumny uwagi. 4.5.2 Zestawienia kosztów eksploatacji. Do zestawienia wypisywane są dokumenty opisujące poniesione koszty eksploatacji samochodu. Rodzaj wydatku ustala się poprzez wskazanie jednego z określeń. Numeracja zapisów w zestawieniu jest narzucana przez system. Wprowadzenie zapisu do zestawienia wymaga podania numeru dowodu poniesienia kosztów (wypełnienie pozostałych pól nie jest konieczne). Pozycję zestawienia można anulować. Ostatni zapis, jeśli jest anulowany, można usunąć. Zestawienie może być przeglądane w porządku chronologicznym wynikającym z kolejności wprowadzenia informacji oraz alfabetycznie wg numerów dowodów poniesienia kosztów. Zestawienie można wydrukować. Przed wydrukiem należy określić przedział czasu z jakiego zapisy mają być ujęte na wydruku, liczbę drukowanych kopii oraz numer pierwszej drukowanej strony. 4.5.3 Rozliczenie. Rozliczenie jest dokumentem generowanym przez system w oparciu o zapisy zamieszczone w ewidencji przebiegu oraz zestawieniu kosztów eksploatacji. Przed wyświetleniem rozliczenia system prosi o wskazanie miesiąca dla którego ma być wyznaczone rozliczenie. Zasada tworzenia rozliczenia jest następująca: 1) wyliczane są w oparciu o zestawienie kosztów eksploatacji miesięczne wydatki wg zestawienia; 2) również w oparciu o zestawienie kosztów eksploatacji wyliczane są wydatki od początku roku; 3) z ewidencji przebiegu wyznaczana jest kwota ryczałtu odnosząca się do analizowanego miesiąca; 4) również z ewidencji przebiegu wyznaczana jest kwota ryczałtu od początku roku; 5) wartości wyznaczone w punktach 2 i 4 są porównane i wybrana zostaje mniejsza z kwot, która stanowi limit wydatków jakie można zaliczyć w koszty od początku roku; 6) wyznaczana jest kwota jaka została zaliczona w koszty w poprzednim miesiącu (w przypadku stycznia kwota jest równa zeru); 7) jeśli kwota z pozycji 6 jest mniejsza od kwoty z pozycji 5 to różnica kwot z pozycji 5 i 6 stanowi kwotę wydatków do zaliczenia w koszty w danym miesiącu - w przeciwnym wypadku kwota wydatków do zaliczenia w koszty w danym miesiącu jest równa zeru. Wynik rozliczenia można wydrukować. Jeśli rozliczenie dotyczy bieżącego okresu obrachunkowego lub odnosi się do grudnia ubiegłego roku (a nie minął jeszcze 30 kwietnia i rok ubiegły nie został zamknięty), przy czym kwota do zaliczania w koszty jest różna
Strona - 18 System - Księga Przychodów i Rozchodów od zera, to dostępny jest klawisz F5-Wpis, umożliwiający wykonanie wpisu do księgi przychodów i rozchodów, określającego koszty eksploatacji samochodu. Operacja wpisu może być wywoływana wielokrotnie (system zaktualizuje kwotę dotychczas pamiętaną w księdze przychodów i rozchodów). Zakończenie operacji wpisu sygnalizowane jest komunikatem stwierdzającym wykonanie operacji lub sygnalizacją błędu (przyczyny niewykonania operacji). Jeśli ewidencja przebiegu nie zawiera żadnych zapisów, a w zestawieniu kosztów eksploatacji kwota wydatków jest różna od zera, system po sygnalizacji dźwiękiem powyższej sytuacji, uznaje za wydatki miesięczne do zaliczenia w koszty, całość wydatków zarejestrowaną w zestawieniu kosztów eksploatacji dla danego miesiąca (od użytkownika zależy czy dokona on wpisu do księgi czy też nie). Działanie takie jest wymagane w przypadku rejestracji jedynie kosztów eksploatacji (które ze względu na wewnętrzne uregulowania w firmie, mają być rozbijane na poszczególne pojazdy), gdy firma nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu dla tych pojazdów (wszystkie samochody stanowią własność firmy). 4.6 Rejestry VAT. W systemie KPR mogą być przechowywane rejestry VAT dotyczące analogicznych okresów, do jakich odnoszą się księgi przychodów i rozchodów. W związku z tym przed wyświetleniem menu wyboru rejestru VAT, operator ustala okres rozrachunkowy, z którego rejestry będą przeglądane. Rejestry mogą być drukowane. Po naciśnięciu klawisza F3 należy określić przedział czasu jaki ma być ujęty na wydruku (jeśli będzie on obejmował dokładnie jeden miesiąc, wówczas podsumowanie rejestru będzie zawierało sumę dla tego miesiąca), wprowadzić liczbę drukowanych egzemplarzy rejestru oraz określić numer pierwszej drukowanej strony rejestru (parametr ten pozwala zachować numerację stron w ramach roku kalendarzowego). Jeśli wydruk odbywa się na drukarce (papierze) 10, odpowiednio skracana jest szerokość kolumny Nabywca lub Dostawca, w zależności od rodzaju rejestru, tak by linia wydruku nie była łamana. Wydruk odbywa się w porządku w jakim dane z rejestru wyświetlane są na ekranie. Pozycje odnoszące się do nieaktywnych stawek podatku VAT (stawki zw. 0%, 7% i 22% są zawsze aktywne), na wydrukach zamiast kwot podsumowywujących mają nadrukowane znaki #. Wprowadzanie danych do rejestrów jest możliwe podczas przeglądania rejestrów dotyczących bieżącego roku. Podczas wprowadzania zapisu, data wystawienia dla zapisów z rejestrów sprzedaży oraz data wpływu dla zapisów z rejestrów zakupu, musi należeć do aktualnego okresu obrachunkowego. Po wprowadzeniu zapisu do rejestru automatycznie pojawi się w księdze przychodów i rozchodów zapis odnoszący się do zapisu z rejestru (możliwe jest też wprowadzenie zapisu tylko do rejestru VAT). Zapisy w księdze przychodów i rozchodów wynikające z zapisów z rejestrów VAT nie podlegają w księdze żadnej edycji (poprawienie takich zapisów jest możliwe tylko poprzez poprawienie odpowiedniego zapisu z rejestru VAT). Dostępna jest natomiast operacja anulowania zapisu w księdze - zapis w rejestrze nie będzie anulowany. Natomiast anulowanie zapisu w rejestrze automatycznie anuluje powiązany z nim zapis w księdze przychodów i rozchodów. Anulowane pozycje zaznaczone są słowem anulowano. Wydruk rejestru zawiera anulowane pozycje, nie są one jednak uwzględniane w podsumowaniu i nie mają drukowanych kwot. Ostatni anulowany w rejestrze zapis można usunąć (jeśli dotyczy on ostatniego zapisu z księgi przychodów i rozchodów, również ten zapis zostanie usunięty). Do księgi przychodów i rozchodów przekazywana jest kwota stanowiąca różnicę, między wartością brutto do zapłaty a podatkiem VAT wpisanym do tabeli w przypadku rejestrów sprzedaży lub podatkiem VAT podlegającym odliczeniu lub warunkowemu odliczeniu w przypadku rejestrów zakupów. Ponadto w przypadku rejestrów zakupów: jeśli charakter zakupu jest określony jako towar lub materiał, wówczas koszty klasyfikowane są jako koszty zakupu towarów i materiałów; jeśli charakter zakupu jest określony jako inwestycja lub środek trwały, wówczas takie zapisy nie są wprowadzane do księgi przychodów i rozchodów; jeśli charakter zakupu jest określony jako wyposażenie, wówczas koszty klasyfikowane są jako pozostałe wydatki. W przypadku wprowadzenia do rejestru zapisu dotyczącego zakupu towaru, materiału lub wyposażenia i zmiany charakteru zakupu na środek trwały lub inwestycja, we wprowadzonym wcześniej do księgi przychodów i rozchodów zapisie zostaną wyzerowane kwoty. Zapis taki jednak pozostanie w księdze. Zapisy z rejestrów sprzedaży podczas przekazywania danych do księgi, za datę zdarzenia gospodarczego będą miały uznaną datę wystawienia, natomiast zapisy z rejestrów zakupów - datę wpływu. Podczas przeglądania wierszowego rejestrów widoczne są takie dane jak: numer w rejestrze, data wystawienia (tylko dzień i miesiąc), numer dokumentu (faktury VAT ewentualnie rachunku lub dokumentu korygującego odpowiednio do rodzaju rejestru), wartość sprzedaży lub zakupów netto, naliczony podatek i wartość sprzedaży lub zakupów brutto. Ponadto na ramce wyświetlany jest numer w księdze przychodów i rozchodów dla wyróżnionej pozycji. W trybie wierszowym, podczas przeglądania rejestrów wg dat wystawienia dokumentów, istnieje możliwość wyszukania pierwszej pozycji dotyczącej określonej daty wystawienia dokumentu (po naciśnięciu klawisza * można wprowadzić datę lub zaakceptować datę podpowiadaną przez system). W trakcie przeglądania rejestru, poszczególne zapisy w rejestrze mogą być uporządkowane wg
System - Księga Przychodów i Rozchodów Strona - 19 numeracji zapisów rejestru, wg numeracji zapisów w księdze przychodów i rozchodów do których te zapisy rejestru się odnoszą, wg kolejności wynikającej z daty wystawienia dokumentu lub wg kolejności wynikłej z numeracji dokumentów sprzedaży lub zakupu ewentualnie korekty sprzedaży lub zakupu. Podczas przeglądania rejestrów VAT w trybie wierszowym dostępne są klawisze F5-Inne oraz F6-Suma. Pierwszy z nich umożliwia dostęp do operacji wprowadzenia wpisu dotyczącego ubiegłego okresu obrachunkowego oraz operacji wprowadzenia wpisu jedynie do rejestru VAT (bez przekazania danych do księgi przychodów i rozchodów). Zasady wprowadzenia wpisu do ubiegłego okresu są takie jak w przypadku wprowadzenia wpisu do ubiegłego okresu w księdze przychodów i rozchodów. W tym wypadku przenumerowanie wykonane będzie zarówno w rejestrze VAT jak i w księdze (jeśli zapis wprowadzany do ubiegłego okresu generuje zapis w księdze przychodów i rozchodów). Po naciśnięciu klawisza F6-Suma i podaniu okresu wyliczona zostanie i wyświetlona suma pozycji rejestru dla zadanego okresu. Dostępny podczas stronicowego przeglądania reejstru klawisz F7-Zapłacono pozwala zarejestrować informację o zapłaconej kwocie odnoszącej się do wskazanego dokumentu. Operacja jest dostępna niezależnie od tego czy dane z zapisu odnoszą się do bieżącego okresu czy też nie. 4.6.1 Rejestry zakupów. Rejestry zakupów składają się z dwóch typów dokumentów: rejestru zakupów i kosztów zawierającego zapisy dotyczące dokumentów zakupu oraz rejestru korekt zakupów i kosztów zawierającego zapisy dotyczące dokumentów korekt zakupu. Rejestr zakupów i kosztów pozwala gromadzić dane dla wszystkich rodzajów kosztów, gdyż umożliwia zachowanie informacji o charakterze zakupu: materiał, towar, inwestycja, środek trwały, wyposażenie, pozostałe koszty. Wprowadzając zapis do rejestru zakupów należy wprowadzić numer dokumentu zakupu a w przypadku rejestru korekt zakupów, również numer dokumentu korygującego (bez podania tych informacji nie można zatwierdzić edycji). Jeśli te informacje nie zostaną wprowadzone, operacja rejestracji nie będzie wykonana. Wprowadzając daty dokumentów należy pamiętać, że muszą one być wcześniejsze od daty bieżącej (mniejsze lub równe dacie bieżącej). Data wpływu musi być większa lub równa dacie wystawienia. Dane kontrahenta można wskazać w kartotece kontrahentów naciskając klawisza Tab. Jeśli jest to pierwszy dokument otrzymany od danego kontrahenta, w trakcie przeglądania kartoteki kontrahentów, można ją uzupełnić o dane tego kontrahenta (operację dopisania włącza się klawiszem Ins). Dane kontrahenta nie muszą być podane. W kolejnym kroku rejestracji należy, wprowadzić kwoty w odpowiednie pola opisujące podstawy opodatkowania (wypełnić tabelę podstaw opodatkowania). Podczas edycji tabeli dostępne są klawisze: Opis widniejący na klawiszu Home End PgUp PgDn Enter ( ) Esc Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza przesunięcie podświetlenia na pierwszy wiersz tabeli przesunięcie podświetlenia na ostatni wiersz tabeli przesunięcie podświetlenia na poprzedni wiersz tabeli przesunięcie podświetlenia na następny wiersz tabeli przewinięcie zawartości tabeli w kierunku początku przewinięcie zawartości tabeli w kierunku końca poprawienie wiersza opuszczenie tabeli Zakończenie edycji tabeli nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc. Kursor ustawi się na polu dotyczącym charakteru zakupu. Charakter zakupu można określić poprzez wskazanie jednego z pojęć: materiał, towar, inwestycja, środek trwały, wyposażenie, koszty działalności gospodarczej. Następnie należy wprowadzić kwoty określające podatek naliczany w ramach grup podatkowych (podatek potrącany bezpośrednio od podatku należnego; podatek potrącany po uzyskaniu lub spełnieniu określonych warunków, patrz artykuł 20 i 21 ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym ; podatek nie podlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego patrz artykuł 25 ustawy). System sprawdzi, czy suma podatku VAT wg grup podatkowych równa jest sumie podatku VAT wyliczonego od podanych w tabeli wartości netto zakupu. W przypadku gdy warunek równości nie będzie spełniony, system wyda sygnał dźwiękowy, wprowadzone wartości zostaną jednak przyjęte. Następnie system wyznaczy łączną wartość zakupów. Jeśli wyznaczona wartość jest mniejsza od kwoty do zapłaty brutto, system wyda sygnał dźwiękowy (tylko gdy kwota do zapłaty brutto nie jest równa zeru) i zastąpi kwotę wpisaną w pole do zapłaty brutto, wyliczoną wartością. Operator może dodatkowo wprowadzić do systemu informacje o sposobie i terminie zapłaty, określić kwotę do zapłaty brutto oraz kwotę, która została zapłacona. Termin płatności musi być większy lub równy dacie wystawienia. Jeśli data wystawienia będzie większa od terminu płatności system uzna, że termin płatności jest taki jak data wystawienia. Datę terminu płatności można wyznaczyć podając liczbę dni terminu. W tym celu należy bezpośrednio po ustawieniu się kursora na polu w terminie do nacisnąć klawisz F2 i otwartym oknie podać liczbę dni jakie pozostały do upływu terminu płatności (po otwarciu okna pojawi się w nim aktualna liczba dni, jakie pozostały do upływu terminu płatności - jeśli wyliczona z daty terminu płatności liczba dni będzie
Strona - 20 System - Księga Przychodów i Rozchodów równa zeru, system przyjmie liczbę 14). Podana liczba dni zostanie przeliczona na datę i wyświetlona w polu w terminie do. 4.6.2 Rejestry sprzedaży. Podobnie jak rejestry zakupów, również rejestry sprzedaży składają się z dwóch typów dokumentów: rejestru sprzedaży zawierającego zapisy dotyczące dokumentów sprzedaży oraz rejestru korekt sprzedaży zawierającego zapisy dotyczące dokumentów korekt sprzedaży. Wprowadzając zapis do rejestru sprzedaży należy wprowadzić numer dokumentu sprzedaży a w przypadku rejestru korekt sprzedaży, również numer dokumentu korygującego (bez podania tych informacji nie można zatwierdzić edycji). Jeśli te informacje nie zostaną wprowadzone, operacja rejestracji nie będzie wykonana. Wprowadzając daty dokumentów należy pamiętać, że muszą one być wcześniejsze od daty bieżącej (mniejsze lub równe dacie bieżącej). Dane kontrahenta można wskazać w kartotece kontrahentów naciskając klawisza Tab. Jeśli jest to pierwszy dokument otrzymany od danego kontrahenta, w trakcie przeglądania kartoteki kontrahentów, można ją uzupełnić o dane tego kontrahenta (operację dopisania włącza się klawiszem Ins). Dane kontrahenta nie muszą być podane. W kolejnym kroku wprowadzania zapisu do rejestru należy wypełnić tabelę opisującą sprzedaż netto, podatek VAT oraz sprzedaż brutto dla poszczególnych stawek podatku VAT. Klawisze dostępne podczas edycji tabeli zostały opisane w rozdziale dotyczącym wprowadzania zapisów do rejestrów zakupów i kosztów. Podczas wypełniania tabeli obowiązują następujące reguły: wprowadzenie wartości netto dla danej stawki podatku VAT spowoduje naliczenie wartości tego podatku dla tej stawki oraz wyznaczenie wartości brutto jako sumy wartości netto i podatku VAT; wprowadzenie wartości podatku VAT nie powoduje żadnych przeliczeń wartości netto, natomiast wartość brutto zostanie wyznaczona jako suma wartości netto i podatku VAT; podanie wartości brutto spowoduje wyliczenie wartości podatku VAT jako odwrotności (z dokładnością do czterech miejsc po przecinku - a więc metodą w stu) oraz wyznaczenie wartości netto jako różnicy pomiędzy wprowadzoną wartością brutto a wyliczonym podatkiem. Dla każdej stawki podatku VAT, w bazie danych pamiętana jest wartość netto i podatek VAT (wyświetlana wartość brutto, zawsze jest wyznaczana poprzez zsumowanie wartości netto i podatku VAT). Po zakończeniu edycji tabeli, system sprawdzi czy wyznaczona wartość sprzedaży brutto jest mniejsza od kwoty do zapłaty brutto. W przypadku gdy taka sytuacja zaistnieje, system wyda sygnał dźwiękowy (tylko gdy kwota do zapłaty brutto nie jest równa zeru) i zastąpi kwotę wpisaną w pole do zapłaty brutto, wyliczoną wartością. Operator może dodatkowo wprowadzić do systemu informacje o sposobie i terminie zapłaty, określić kwotę do zapłaty brutto oraz kwotę, która została zapłacona. Termin płatności musi być większy lub równy dacie wystawienia. Jeśli data wystawienia będzie większa od terminu płatności system uzna, że termin płatności jest taki jak data wystawienia. Datę terminu płatności można wyznaczyć podając liczbę dni terminu. W tym celu należy bezpośrednio po ustawieniu się kursora na polu w terminie do nacisnąć klawisz F2 i otwartym oknie podać liczbę dni jakie pozostały do upływu terminu płatności (po otwarciu okna pojawi się w nim aktualna liczba dni, jakie pozostały do upływu terminu płatności - jeśli wyliczona z daty terminu płatności liczba dni będzie równa zeru, system przyjmie liczbę 14). Podana liczba dni zostanie przeliczona na datę i wyświetlona w polu w terminie do. Na wydrukach rejestru sprzedaży sprzedaż na eksport sumowana jest w polu odnoszącym się do wartości sprzedaży netto. 4.7 Inne dokumenty dostępne w systemie. Oprócz dokumentów związanych z rejestracją pracy systemu, dostępne są dodatkowe dokumenty, pomocne w prowadzeniu działalności. Dokumenty te opisane zostały w następnych rozdziałach. Podczas generowania raportów system może zgłosić błędy: nr 15 (brak danych) - oznacza brak pliku księgi odnoszącego się do analizowanego okresu lub brak zapisów w tym pliku; nr 4 (błąd otwarcia pliku indeksowego). Podczas ustalania okresu jaki ma być analizowany system domyślnie podpowiada okres od początku roku do końca bieżącego miesiąca. Naciśnięcie, bezpośrednio po pojawieniu się tej informacji, klawisza spowoduje, że pojawi się jako domyślny okres, przedział czasu odnoszący się do roku ubiegłego. Operację generowania raportu można przerwać naciskając klawisz Esc (system poprosi pytaniem o potwierdzenie przerwania operacji). 4.7.1 Raport - zestawienie operacji dla kontrahenta. Raport przygotowywuje wykaz zawierający wszystkie operacje zawarte w zadanym okresie, odnoszące się do wskazanego kontrahenta. Wykaz zawiera informacje o pozycji w księdze, dacie, numerze dowodu księgowego oraz kwocie przychodu, zakupach, kosztach i wydatkach. Na ramce wyświetlany jest opis zdarzenia dla pozycji, która jest na ekranie wyróżniona. Wykaz może być ułożony chronologicznie lub wg wielkości kwot. Raport zawiera podsumowanie kwot. Możliwe jest wybranie operacji dotyczących jednego kontrahenta, którego