Rodzaje stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia działań promocyjnych projektu pn. Akademia Zmienia Szczecin Centrum Przemysłów Kreatywnych (Projekt), wraz z opisem zakresu świadczeń i innych wymagań minimum składających się na wykonanie każdego z nich /opis przedmiotu zamówienia/ Działanie promocyjne nr 1. Przygotowanie broszury informacyjno promocyjnej Projektu 1.1. Na oczekiwaną przez Zamawiającego zawartość broszury składać się mają informacje dotyczące przeprowadzenia Projektu, jego założenia ogólne, a także: 1.1.1. Wizualizacje powstających w ramach Projektu laboratoriów Centrum Przemysłów Kreatywnych (wymagane jest przygotowanie i zamieszczenie w treści broszury wizualizacji 15 laboratoriów (Zamawiający na etapie realizacji Umowy o zamówienie udostępni projekty techniczne laboratoriów); 1.1.2. Informacje o poszczególnych laboratoriach i sposobach ich przyszłego użytkowania. Wykonawca ma obowiązek redakcji tekstu (zawartości) broszury na podstawie dostarczonych przez Zamawiającego materiałów informacyjnych (10 stron znormalizowanych tekstu w języku polskim, przy czym na moment przekazania przez Zamawiającego wskazanych materiałów informacyjnych wskazana liczba ich stron może się zmienić w zakresie +/- 20% w stosunku do ww. 10 stron); 1.1.3. Informacje o donatorach Projektu wraz z niezbędnym oznakowaniem zgodnym z Wytycznymi RPO WZ dotyczącymi informacji i promocji Projektu realizowanego w ramach RPO WZ (oraz z wytycznymi MKiDN (załącznik nr 3 i 4 SIWZ), informacje o Beneficjencie (Zamawiającym), wraz z logotypem Akademii Sztuki (załącznik nr 2 SIWZ), informację o Centrum Przemysłów Kreatywnych wraz z logo projektu: Akademia ZMIENIA Szczecin: Centrum Przemysłów Kreatywnych (załącznik nr 2 SIWZ), stopkę redakcyjną. 1.2. Wykonawca wymaga sporządzenia broszury w języku polskim wraz z tłumaczeniem na język angielski i niemiecki (tym samym tekst broszury w trzech językach: polskim, angielskim i niemieckim). Tłumaczenie na język angielski i niemiecki powinno być wykonane przez profesjonalnych tłumaczy, z odpowiednim doświadczeniem w tłumaczeniu tekstów z zakresu reklamy lub promocji. Przez wskazane doświadczenie Zamawiający będzie rozumiał doświadczenie polegające na należytym wykonaniu w okresie nie dłuższym niż w ciągu ostatnich dwóch lat od terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu następujących usług: 1.2.1. Usługa przetłumaczenia z j. polskiego na j. angielski minimum dwóch publikacji z zakresu reklamy lub promocji (wymaganie dla osoby wykonującej tłumaczenie broszury na j. angielski); 1.2.2. Usługa przetłumaczenia z j. polskiego na j. niemiecki minimum dwóch publikacji z zakresu reklamy lub promocji (wymaganie dla osoby wykonującej tłumaczenie broszury na j. niemiecki). 1.3. Ostateczną treść zawartości merytorycznej broszury, jak też jej projekt graficzny Wykonawca ma obowiązek uzgadniać na bieżąco z Zamawiającym. W tym celu Wykonawca zobowiązany jest najpierw przedstawić Zamawiającemu ogólną zawartość treści broszury oraz projekt graficzny jej wyglądu (wymagany termin: 20 dni roboczych od zawarcia Umowy o zamówienie), 1
a po jego zaakceptowaniu przez Zamawiającego przygotować i przedstawić Zamawiającemu do akceptacji pełną (ostateczną) wersję broszury (wymagany termin 15 dni roboczych od dokonanej przez Zamawiającego ww. akceptacji ogólnej). 1.4. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego pełną (ostateczną) wersję broszury z zawartością merytoryczną po jej korekcie językowej. Wymagana jest korekta, tak dla języka polskiego tekstu broszury, jak też korekta dla tekstu w j. angielskim i niemieckim. Zamawiający wymaga, aby korekty dotyczące j. polskiego, angielskiego i niemieckiego wykonane były przez trzy różne osoby (każda odrębnie dla danego języka). Ponadto korekta w zakresie j. angielskiego i niemieckiego nie może być wykonana przez te same osoby, które dokonały tłumaczenia broszury na j. angielski/niemiecki (pkt 1.2.1. 1.2.2.). Osoby do wykonania korekty językowej powinny posiadać odpowiednio następujące kwalifikacje i doświadczenie: 1.4.1. Osoba dokonująca korekty językowej dla j. polskiego będzie posiadała doświadczenie polegające na tym, że w ciągu ostatnich dwóch licząc od terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu wykonała w sposób należyty minimum dwie usługi korekty językowej publikacji sporządzonych w j. polskim; 1.4.2. Osoba dokonująca korekty językowej dla j. angielskiego będzie posiadała doświadczenie polegające na tym, że w ciągu ostatnich dwóch licząc od terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu wykonała w sposób należyty minimum dwie usługi korekty językowej publikacji sporządzonych w j. angielskim; 1.4.3. Osoba dokonująca korekty językowej dla j. niemieckiego będzie posiadała doświadczenie polegające na tym, że w ciągu ostatnich dwóch licząc od terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu wykonała w sposób należyty minimum dwie usługi korekty językowej publikacji sporządzonych w j. niemieckim. 1.5. Przygotowaną broszurę w stanie po jej zaakceptowaniu przez Zamawiającego stosownie do wymagań powyższych oraz postanowień Umowy o zamówienie w tym zakresie Wykonawca dostarczy (przekaże) Zamawiającemu w formie: 1.5.1. Wydruku na nośniku papierowym: format: 21 x 21 cm, 40 stron + 4 strony okładki, wnętrze: 120 gsm, papier kreda matowy, nielakierowany; okładka: 350 gsm, papier lakierowany zabezpieczający przed odciskami, kreda matowy, nakład druku: 600 egzemplarzy. Miejscem dostarczenia Zamawiającemu ww. egzemplarzy broszury będzie wskazane przez Zamawiającego na etapie wykonania Umowy o zamówienie pomieszczenie w jego siedzibie (Szczecin, Pl. Orła Białego 2). 1.5.2. Elektronicznej, jako odrębny plik z wymaganymi w pkt 1.1.2 powyżej wizualizacjami laboratoriów i odrębny plik z całą broszurą w wersji elektronicznej. Pliki z wizualizacjami laboratoriów wymagają przekazania w formacie HD i rozdzielczości 1920/1080 pix. 1.6. Termin dostarczenia Zamawiającemu wszystkich egzemplarzy wydrukowanej broszury, jak też przekazania jej w wersji elektronicznej: 15 dni roboczych od daty zaakceptowania przez Zamawiającego pełnej (ostatecznej) wersji broszury. Działanie promocyjne nr 2. Przygotowanie katalogu informacyjno promocyjnego Projektu 2.1 Na oczekiwaną przez Zamawiającego zawartość katalogu składać się mają informacje dotyczące 2
przeprowadzenia Projektu, jego założenia ogólne, a także: 2.1.1 Opisy działań promocyjno-informacyjnych przeprowadzonych w wykonaniu niniejszego zamówienia, w szczególności relacji ze spotkań ze specjalistami i konferencji Centrum Przemysłów Kreatywnych szansą rozwoju regionu ; 2.1.2 Zdjęcia archiwizujące przeprowadzenie modernizacji Centrum Przemysłów Kreatywnych (CPK) oraz działań informacyjno-promocyjnych przeprowadzonych w wykonaniu niniejszego przedmiotu zamówienia; 2.1.3 Informacje o poszczególnych laboratoriach w CPK oraz sposobach ich użytkowania, a także dokumentację fotograficzną ich kształtu po modernizacji; 2.1.4 Informacje o donatorach Projektu wraz z niezbędnym oznakowaniem zgodnym z Wytycznymi RPO WZ dotyczącymi informacji i promocji Projektu realizowanego w ramach RPO WZ oraz z wytycznymi MKiDN (załącznik nr 3 i 4 SIWZ), informacje o Beneficjencie (Zamawiającym), wraz z logotypem Akademii Sztuki (załącznik nr 2 SIWZ), informację o Centrum Przemysłów Kreatywnych, wraz z logo projektu: Akademia ZMIENIA Szczecin: Centrum Przemysłów Kreatywnych (załącznik nr 2 SIWZ), stopkę redakcyjną. 2.1.5 Aplikację w technologii rzeczywistości rozszerzonej (Augmented Reality) wykorzystującej virale opisane w Działaniu promocyjnym nr 4 poniżej (pn. Przygotowanie filmów informacyjno promocyjnych) oraz 1 animację lub timelaps o Centrum Przemysłów Kreatywnych, a także odniesienia do stron internetowych CPK i Akademii Sztuki w Szczecinie). 2.2 Wykonawca ma obowiązek redakcji tekstu (zawartości) katalogu na podstawie dostarczonych przez Zamawiającego materiałów informacyjnych (15-20 stron znormalizowanych tekstu w języku polskim). 2.3 Zamawiający wymaga sporządzenia katalogu w języku polskim wraz z tłumaczeniem na język angielski i niemiecki (tym samym tekst katalogu w trzech językach: polskim, angielskim i niemieckim). Tłumaczenie na język angielski i niemiecki powinno być wykonane przez profesjonalnych tłumaczy, z odpowiednim doświadczeniem w tłumaczeniu tekstów z zakresu reklamy lub promocji. Przez wskazane doświadczenie Zamawiający będzie rozumiał doświadczenie według opisu podanego w pkt 1.2.1. oraz 1.2.2. (mogą to być te same osoby, którym Wykonawca powierzy wykonanie tłumaczeń broszury na j. angielski i niemiecki). 2.4 Ostateczną treść zawartości merytorycznej katalogu, jak też jego projekt graficzny, Wykonawca ma obowiązek uzgadniać na bieżąco z Zamawiającym. W tym celu Wykonawca zobowiązany jest najpierw przedstawić Zamawiającemu ogólną zawartość treści katalogu oraz projekt graficzny jego wyglądu (wymagany termin: do 1 września 2015 r.), a po jego zaakceptowaniu przez Zamawiającego przygotować i przedstawić Zamawiającemu do akceptacji pełną (ostateczną) wersję katalogu (wymagany termin: do 15 października 2015 r.). 2.5 Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego pełną (ostateczną) wersję katalogu z zawartością merytoryczną po jej korekcie językowej. Wymagana jest korekta tak dla języka polskiego tekstu katalogu, jak też korekta dla tekstu w j. angielskim i niemieckim. Zamawiający wymaga, aby korekty dotyczące j. polskiego, angielskiego i niemieckiego wykonane były przez trzy różne osoby (każda odrębnie dla danego języka). Ponadto korekta w zakresie j. angielskiego i niemieckiego nie może być wykonana przez te same osoby, które dokonały tłumaczenia katalogu na j. angielski/niemiecki (stosownie do pkt 2.3 powyżej). Osoby do wykonania korekty językowej powinny posiadać (odpowiednio dla każdej z nich) kwalifikacje i doświadczenie według opisu podanego w pkt 1.4.1. oraz 1.4.3. (mogą to być te same osoby, którym wykonawca powierzy 3
wykonanie korekt językowych katalogu). 2.6 Przygotowany katalog w stanie po jego zaakceptowaniu przez Zamawiającego stosownie do wymagań powyższych oraz postanowień Umowy o zamówienie w tym zakresie Wykonawca dostarczy (przekaże) Zamawiającemu w formie: 2.6.1 Wydruku na nośniku papierowym: format: 21 x 21 cm, 70 stron + 4 strony okładki, wnętrze: 120 gsm, papier kreda matowy, nielakierowany; oprawa książkowa (twarda), papier lakierowany zabezpieczający przed odciskami, matowy, nakład: 1000 egzemplarzy. Miejscem dostarczenia Zamawiającemu ww. egzemplarzy broszury będzie wskazane przez Zamawiającego na etapie wykonania Umowy o zamówienie pomieszczenie w jego siedzibie (Szczecin, Pl. Orła Białego 2); 2.6.2 Elektronicznej. 2.7 Termin dostarczenia Zamawiającemu wszystkich egzemplarzy wydrukowanego katalogu, jak też przekazania jego wersji elektronicznej: w nieprzekraczalnym terminie do dnia 06.11.2015 r. Działanie promocyjne nr 3. Przygotowanie reklamy Projektu i jej zamieszczenie w prasie specjalistycznej Wymagana jest reklama w prasie dwojakiego rodzaju: 3.1. Rodzaj pierwszy: Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania projektu graficznego reklamy Projektu do prasy specjalistycznej, papierowej, ogólnopolskiej, i jej zamieszczenia w trzech różnych czasopismach poświęconych grafice użytkowej, designowi, wzornictwu przemysłowemu, architekturze (związanych tematycznie z działalnością Centrum Przemysłów Kreatywnych), wydawanych w nakładzie minimum 5000 egzemplarzy. Wykonawca wykupi powierzchnię reklamową na całą stronę czasopisma, w celu zamieszczenia zaprojektowanej reklamy. W ramach przygotowania reklamy Wykonawca wykona projekt graficzny reklam w porozumieniu z Zamawiającym w formatach i w jakości wymaganej przez wydawcę czasopism, opatrzy logotypami: logo Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, Logo Pomorze Zachodnie, logo Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, logo MKiDN, logo Akademii Sztuki w Szczecinie, logo projektu Akademia ZMIENIA Szczecin oraz logo Centrum Przemysłów Kreatywnych, zgodnie z załącznikami nr 2, 3 i 4 SIWZ, oraz dostarczy pliki do wydawcy czasopism w terminach wymaganych przy ich publikacji (przy czym Zamawiający musi otrzymać wydrukowany egzemplarz czasopisma wraz z zamieszczoną reklamą najpóźniej do dnia 06.11.2015 r.). Konkretne daty emisji reklam Zamawiający wspólnie z Wykonawcą ustalą na etapie po zawarciu Umowy o zamówienie. 3.2. Rodzaj drugi: Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania projektu graficznego reklamy Projektu do czasopisma specjalistycznego wydawanego w formie internetowej na stronach trzech różnych czasopism/portali poświęconych grafice użytkowej, designowi, wzornictwu przemysłowemu, architekturze (związanych tematycznie z działalnością Centrum Przemysłów Kreatywnych). Reklama na stronach każdego z trzech ww. czasopism/portali ma trwać przez okres minimum jednego miesiąca. W ramach przygotowania reklamy Wykonawca wykona projekt graficzny reklamy w porozumieniu z Zamawiającym w formatach i w jakości wymaganej przez wydawcę czasopism/portali, opatrzy logotypami: logo Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, Logo Pomorze Zachodnie, logo Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, logo MKiDN, logo Akademii Sztuki w Szczecinie, logo projektu Akademia ZMIENIA Szczecin oraz logo Centrum Przemysłów Kreatywnych, zgodnie z załącznikami nr 2, 3 i 4 SIWZ oraz dostarczy pliki do wydawcy czasopism/portali w terminach wymaganych przy ich publikacji (przy czym najpóźniej do dnia 30.10.2015 r.). Emisja reklam w ww. czasopismach/portalach musi 4
nastąpić w okresie do dnia 06.11.2015 r. Konkretne daty emisji reklam Zamawiający wspólnie z Wykonawcą ustalą na etapie po zawarciu Umowy o zamówienie). Działanie promocyjne nr 4. Przygotowanie filmów informacyjno - promocyjnych 4.1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania 15 krótkich filmów promocyjnych w formie virali o poszczególnych laboratoriach tworzonych w ramach Projektu, każdy trwający od 1,5 do 2,5 minut. Każdy film dotyczyć będzie jednego laboratorium i musi być opatrzony eksponowaną przez 5 sek. planszą z niezbędnym oznakowaniem: logo Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, Logo Pomorze Zachodnie, logo Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, logo MKiDN, logo Akademii Sztuki w Szczecinie, logo projektu Akademia ZMIENIA Szczecin oraz logo Centrum Przemysłów Kreatywnych, zgodnie z załącznikami nr 2, 3 i 4 SIWZ. Filmy zostaną przygotowane w oparciu o scenariusze opracowane przez Wykonawcę. Projekt scenariusza każdego filmu wymaga akceptacji Zamawiającego. 4.2. Terminy wykonania: Wykonawca będzie każdorazowo przedstawiał scenariusz filmu do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu gotowy film według zaakceptowanego scenariusza w terminie do 15 dni roboczych od daty akceptacji. Działanie promocyjne nr 5. Przygotowanie prezentacji multimedialnych 5.1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania trzech prezentacji multimedialnych na potrzeby promocji Projektu, dotyczących różnych etapów powstawania Centrum Przemysłów Kreatywnych (CPK). 5.2. Każda z prezentacji zawierać ma od 16 do 20 slajdów opartych o materiał zdjęciowy, informacje o Projekcie i postępach w jego realizacji dostarczone przez Zamawiającego. Możliwe jest także wykorzystanie w prezentacji najciekawszych virali opisanych w ww. Działaniu promocyjnym nr 4. 5.3. Treść każdej Prezentacji musi być opatrzona w logotypy i informacje zgodne z wytycznymi: logo Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, Logo Pomorze Zachodnie, logo Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, logo MKiDN, logo Akademii Sztuki w Szczecinie, logo projektu Akademia ZMIENIA Szczecin oraz logo Centrum Przemysłów Kreatywnych, zgodnie z załącznikami nr 2, 3 i 4 SIWZ. Kolorystyka prezentacji musi być spójna z systemem identyfikacji Projektu przedstawionym w załącznikach nr 2 4 SIWZ. 5.4. Terminy wykonania: Zamawiający szacuje przeprowadzenie pierwszej prezentacji w czerwcu 2015 r., drugiej w październiku 2015 r. oraz trzeciej w listopadzie 2015 r. 5.5. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o konieczności przygotowania prezentacji i przekaże wyżej wymienione materiały na 2 tygodnie przed datą jej publicznego pokazu. 5.6. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt każdej prezentacji do akceptacji w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania od Zamawiającego zapotrzebowania na jej wykonanie (pkt 5.5. powyżej) wraz z materiałami Zamawiającego do zamieszczenia w prezentacji. Poprawki wynikające z ww. akceptacji Zamawiającego Wykonawca wprowadzi w ciągu 5 dni roboczych. 5
Działanie promocyjne nr 6: Pomoc w organizacji i wsparcie Zamawiającego przy promocji Projektu na targach branżowych 6.1. Wykonawca zorganizuje wyjazd Zamawiającego na ogólnopolskie wydarzenie targowe w Łodzi (nazwa: Łódź Design Festival zgłoszenia na targi dokona Zamawiający) odbywające się w dniach 8 18 października 2015 r. (przy czym Wykonawca zgodzi się również na przesunięcie wskazanego terminu przypadku zmiany terminu targów dokonanego przez ich organizatora). W tym celu Wykonawca przygotuje ekspozycję na podstawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego będzie to 15 projektów plansz w formacie B1 (które Wykonawca wydrukuje na piance lub innym sztywnym podkładzie w wersji full color) oraz 10 obiektów (form przestrzennych) o gabarytach nie większych niż 160x80x80 cm każdy. 6.2. Ponadto Wykonawca na potrzeby targów wydrukuje materiały promocyjne w liczbie: 10 plakatów w formacie B1, 100 naklejek w formacie 10cmx10cm, 500 ulotek w formacie B5 wszystkie materiały promocyjne będą w wersji kolorowej (full color) opatrzone w obowiązkowe logotypy. Projekt wskazanych materiałów promocyjnych zapewni Zamawiający. 6.3. Do obowiązków Wykonawcy w ramach organizacji wyjazdu na ww. targi należy zapewnienie transportu (w obie strony), 8 noclegów (hotel min. dwugwiazdkowy ze śniadaniem, pokoje 2- osobowe) i wyżywienia (obiad i kolacja) dla 12 uczestników wyjazdu ze strony Zamawiającego, a także transport (w dwie strony) ww. materiałów promocyjnych i ekspozycji na targi. 6.4. W ramach wsparcia Zamawiającego na ww. targach do obowiązków Wykonawcy należeć będzie udzielenie osobom Zamawiającego niezbędnej pomocy, w tym również poprzez odpowiednie dla celów należytej prezentacji na targach rozstawienie i montaż ekspozycji Zamawiającego, jak też jej demontaż i przygotowanie do transportu powrotnego. Działanie promocyjne nr 7: Organizacja i przeprowadzenie konkursu na gadżet promujący Centrum Przemysłów Kreatywnych 7.1. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi konkurs na gadżet promujący Centrum Przemysłów Kreatywnych. Konkurs ten ma być skierowany do studentów i absolwentów uczelni artystycznych z całej Polski. W tym celu Wykonawca ma obowiązek opracować stosowne, zgodne z przepisami prawa, ogłoszenie o konkursie wraz z regulaminem (warunkami) jego prowadzenia. 7.2. Regulamin konkursu powinien przewidywać minimum: 7.2.1. Zasady oceniania prac uczestników i wyłaniania laureatów przez jury konkursu; 7.2.2. Informacje o nagrodzie dla autora najlepszej pracy oraz dodatkowo trzy wyróżnienia; 7.2.3. Informacje i pouczenie, że projekt gadżetu promującego CPK tego uczestnika konkursu, którego praca zostanie uznana przez jury za najlepszą, zostanie wyprodukowany, na co uczestnik wyraża zgodę poprzez sam fakt przystąpienia do konkursu. 7.3. W skład jury konkursu wchodzić będzie minimum trzech przedstawicieli ze strony Zamawiającego, przy czym ewentualne wynagrodzenie dla tych osób pokrywa Zamawiający (koszt wynagrodzenia tych osób nie obciąża Wykonawcy). 7.4. Oprócz ww. przedstawicieli Zamawiającego w składzie jury muszą się również (dodatkowo) znaleźć minimum dwie osoby, z których każda posiada wiedzę i doświadczenie w produkcji gadżetów. Ewentualne wynagrodzenie wskazanych osób, jak też inne koszty ich uczestnictwa 6
w pracach jury konkursowego obciążają Wykonawcę (wymaga skalkulowania w ofercie). 7.5. Rodzaj nagrody dla zwycięzcy konkursu Wykonawca ustali w porozumieniu z Zamawiającym, przy czym jej wartość powinna odpowiadać kwocie ok. 2000 zł brutto (przy czym nie więcej niż 2000 zł). Wskazany koszt nagrody obciąża Wykonawcę (wymaga skalkulowania w ofercie). 7.6. Wyprodukowanie zwycięskiego gadżetu, o którym mowa w pkt. 7.2.3. powyżej, jak też koszty z tym związane nie będą obciążać Wykonawcy. 7.7. Tekst ogłoszenia o konkursie oraz jego regulamin muszą być oznakowane wymaganymi logotypami spośród wskazanych w załącznikach 2 4 SIWZ (do ustalenia w porozumieniu z Zamawiającym w ramach akceptacji, o której mowa w pkt 7.8. poniżej. 7.8. Ostateczną treść regulaminu konkursu Wykonawca ma obowiązek przedstawić do akceptacji Zamawiającemu. 7.9. Do obowiązków Wykonawcy należy zamieszczenie ogłoszenia i regulaminu konkursu (po akceptacji Zamawiającego) w Internecie oraz dodatkowo promocja konkursu poprzez minimum: 7.9.1. Zorganizowanie w siedzibie Zamawiającego (Pałac pod Globusem, Pl. Orła Białego 2 w Szczecinie) minimum jednego otwartego spotkania dla potencjalnych uczestników konkursu, w którym uczestniczyć będzie zaangażowany przez Wykonawcę (na jego koszt) specjalista posiadający wiedzę i doświadczenie z zakresu produkcji gadżetów lub materiałoznawstwa. Przy doborze sposobu przeprowadzenia wskazanego spotkania Wykonawca uwzględni okoliczność, iż celem spotkania jest przygotowanie studentów różnych uczelni do udziału w konkursie, zwrócenie ich uwagi na problemy w produkcji gadżetów i ich wartość promocyjną, a także podniesienie ich poziomu wiedzy na ten temat. Wykonawca ma obowiązek transmitować spotkanie w sieci w czasie rzeczywistym (webinar). Czas trwania spotkania: ok. 2 h. 7.9.2. Przynajmniej jednokrotne, wykonane na minimum trzy tygodnie przed terminem otwartego spotkania, o którym mowa w pkt 7.9.1, rozesłanie informacji z regulaminem konkursu do uczelni artystycznych na terenie kraju wraz z informacją o miejscu i terminie otwartego spotkania oraz informacją, że transmisja z tego spotkania będzie transmisją online na żywo (webinar). 7.10. Szczegółowe terminy związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem konkursu Wykonawca uzgodni z Zamawiającym niezwłocznie po zawarciu Umowy o zamówienie. Przy uzgadnianiu terminów Wykonawca uwzględni oczekiwanie Zamawiającego, aby rozstrzygnięcie konkursu (wyłonienie zwycięzcy) nastąpiło nie później niż 31 sierpnia 2015 r. Działanie promocyjne nr 8: Organizacja i obsługa cyklu spotkań ze specjalistami z dziedziny przemysłów kreatywnych 8.1. Wykonawca zorganizuje (przygotuje i obsłuży organizacyjnie) cztery spotkania (po jednym w maju 2015 r., czerwcu 2015 r., we wrześniu 2015 r. i w październiku 2015 r.) dla przedsiębiorców, studentów, absolwentów i osób zainteresowanych tematyką przemysłów kreatywnych z wykładami w następujących obszarach tematycznych i następującymi wymaganiami minimum dla osób je prowadzących: 8.1.1. Design Management, czyli zarządzanie nowym produktem i strategie rynkowe (osoba prowadząca wykład musi spełniać następujące warunki: osoba zajmująca się wdrożeniami nowych produktów oraz budowaniem i pozycjonowaniem marki, z 7
doświadczeniem w zarządzaniu dużymi zespołami projektowymi, posiadająca doświadczenie w pracy z dużymi i uznanymi markami (przez co Zamawiający rozumie marki powszechnie znane i rozpoznawane na rynku), zajmująca się designem oraz zarządzaniem marką); 8.1.2. Współczesny polski dizajn i projektowanie ergonomiczne (osoba prowadząca wykład musi spełniać następujące warunki: wykształcenie z zakresu wzornictwa przemysłowego, specjalista z zakresu projektowania przemysłowego oraz wzornictwa, specjalista w projektowaniu ergonomicznym, autor przynajmniej kilkunastu wdrożonych projektów); 8.1.3. Współpraca szkolnictwa wyższego z biznesem w zakresie przemysłów kreatywnych (osoba prowadząca wykład musi spełniać następujące warunki: autor lub współautor programu nauczania w uczelni wyższej zajmującej się dizajnem, wzornictwem, przemysłami kreatywnymi; 8.1.4. Użyteczność produktu, architektura informacji (użyteczność stron i portali www), komunikacja wizualna (osoba prowadząca wykład musi spełniać następujące warunki: wykształcenie z zakresu komunikacji wizualnej i społecznej a także teorii znaku minimum ze stopniem naukowym doktora, autor przynajmniej 10 publikacji, przede wszystkim dotyczących znaków, znaczeń i gestów). 8.2. Każde z wyżej wskazanych spotkań powinno trwać minimum 3 godziny z przerwą kawową. Konkretne terminy spotkań i rodzaj obszaru tematycznego objętego danym spotkaniem (spośród wskazanych w pkt. 8.1.1 8.1.4.), Wykonawca i Zamawiający uzgodnią na etapie Umowy o zamówienie, uwzględniając wymagania w zakresie terminów wskazane w pkt 8.1. powyżej. 8.3. Wymagane miejsce każdego ze spotkań: Szczecin, Pałac pod Globusem, Plac Orła Białego 2. Zamawiający nieodpłatnie udostępni Wykonawcy przestrzeń na wykłady: salę na ok. 80 osób oraz niezbędne wyposażenie (projektor, ekran, nagłośnienie, krzesła), przy czym do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie sali na przyjęcie uczestników (wniesienie krzeseł, ustawienia i podłączenia sprzętu w sali, itp.) oraz zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania. 8.4. Na każde spotkanie Wykonawca zapewni catering na 50 osób w formie bufetu (przerwa kawowa kawa, herbata, woda, soki, ciastka, cukier, mleko, cytryny). 8.5. W ramach organizacji każdego w ww. spotkań Wykonawcę obciążają koszty zaproszenia i opłacenia honorariów, koszty podróży, wyżywienia i ewentualnych noclegów zaproszonych specjalistów, o których mowa w pkt 8.1.1. 8.1.4. 8.6. Do obowiązków Wykonawcy należy również przeprowadzenie z odpowiednim wyprzedzeniem promocji każdego z czterech spotkań w środowisku przedsiębiorców Szczecina i regionu oraz wśród mieszkańców Szczecina i regionu (wraz z informacją o udziale funduszy europejskich w finansowaniu Projektu i/lub oznakowaniem wymaganymi logotypami spośród wskazanych w załącznikach 2-4 SIWZ do ustalenia w porozumieniu z Zamawiającym). Dobór metod wskazanej promocji należy do Wykonawcy, przy czym wybór metody polegającej na zamieszczeniu reklamy o wielkości minimum 6 na 8 cm na stronach redakcyjnych w prasie papierowej o zasięgu minimum lokalnym stanowi podstawę do ubiegania się Wykonawcy o przyznanie jego ofercie dodatkowych punktów w ramach kryterium Forma promocji wydarzenia w środowisku lokalnym [zob. dział XIII ust. 12 pkt 1) SIWZ oraz załącznik nr 10 SIWZ]. 8
Działanie promocyjne nr 9: Organizacja i obsługa konferencji promocyjnej 9.1. Wykonawca zorganizuje (przygotuje i obsłuży organizacyjnie) jednodniową konferencję promocyjną na temat: Przemysły Kreatywne szansą rozwoju regionu. Wymagany termin wykonania działania: druga połowa października 2015 roku (konkretny termin Wykonawca i Zamawiający ustalą na etapie realizacji Umowy o zamówienie). 9.2. W przebiegu ww. konferencji Zamawiający oczekuje przeprowadzenia wykładu (przez który to wykład rozumiany będzie również odczyt lub podobne formy przekazu) z następujących tematyk minimum: 9.2.1. Przemysły kreatywne w Zachodniopomorskim potencjał miejsca (Zagadnienie wymaga przedstawienia przez minimum dwóch prelegentów, z których każdy posiada wiedzę i doświadczenie w kwestiach merytorycznych objętych zagadnieniem); 9.2.2. Dobre praktyki przykłady inwestycji w przemysły kreatywne w Polsce (Zagadnienie wymaga przedstawienia przez minimum dwóch prelegentów, z których każdy posiada wiedzę i doświadczenie w kwestiach merytorycznych objętych zagadnieniem); 9.2.3. Dobre praktyki przykłady inwestycji w przemysły kreatywne za granicą (Zagadnienie wymaga przedstawienia przez minimum jednego prelegenta, który posiada wiedzę i doświadczenie w kwestiach merytorycznych objętych zagadnieniem). 9.3. Wymagane miejsce konferencji: Szczecin, Pałac pod Globusem, Plac Orła Białego 2. Zamawiający nieodpłatnie udostępni Wykonawcy przestrzeń na wykłady: salę na ok. 80 osób oraz niezbędne wyposażenie (projektor, ekran, nagłośnienie, krzesła), przy czym do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie sali na przyjęcie uczestników (wniesienie krzeseł, ustawienia i podłączenia sprzętu w sali, itp.) oraz zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas konferencji. 9.4. Na każde spotkanie Wykonawca zapewni catering na 80 osób w formie bufetu (przerwa kawowa kawa, herbata, woda, soki, ciastka, cukier, mleko, cytryny). 9.5. Wykonawcę obciążają koszty zaproszenia i opłacenia honorariów, podróży, wyżywienia i ewentualnych noclegów dla prelegentów (minimum pięciu). 9.6. Do obowiązków Wykonawcy należy również przeprowadzenie z odpowiednim wyprzedzeniem promocji konferencji w środowisku przedsiębiorców Szczecina i regionu oraz wśród mieszkańców Szczecina i regionu (wraz z informacją o udziale funduszy europejskich w finansowaniu Projektu i/lub oznakowaniem wymaganymi logotypami, spośród wskazanych w załącznikach 2-4 SIWZ do ustalenia w porozumieniu z Zamawiającym). Dobór metod wskazanej promocji należy do Wykonawcy, przy czym wybór metody polegającej na zamieszczeniu reklamy o wielkości minimum 6 na 8 cm na stronach redakcyjnych w prasie papierowej o zasięgu minimum lokalnym stanowi podstawę do ubiegania się Wykonawcy o przyznanie jego ofercie dodatkowych punktów w ramach kryterium Forma promocji wydarzenia w środowisku lokalnym [zob. dział XIII ust. 12 pkt 2) SIWZ oraz załącznik nr 11 SIWZ]. 9
Działanie promocyjne nr 10: Organizacja i obsługa otwarcia Centrum Przemysłów Kreatywnych 10.1. Wykonawca zorganizuje (przygotuje i obsłuży organizacyjnie) uroczyste otwarcie Centrum Przemysłów Kreatywnych. Wymagany termin wykonania Działania promocyjnego: maksymalnie do 06.11.2015 r. (konkretny termin Wykonawca i Zamawiający ustalą na etapie realizacji Umowy o zamówienie). W ramach wskazanego działania Wykonawca ma obowiązek: 10.1.1. Przygotować i udostępnić uczestnikom otwarcia wystawę plenerową na placu Orła Białego 30 plansz na standach na temat: Co to są Przemysły Kreatywne? ; 10.1.2. Zorganizować projekcję na ekranie wielkoformatowym, na fasadzie jednego z budynków przy placu Orła Białego w Szczecinie 15 wykonanych w ramach Działania promocyjnego nr 4 virali oraz innych materiałów filmowych dostarczonych przez Zamawiającego. Całość pokazu powinna trwać od 20 do 30 minut; 10.1.3. Zorganizować zwiedzanie Centrum Przemysłów Kreatywnych dla mieszkańców; 10.1.4. Przygotować konferencję prasową w sali konferencyjnej w Centrum Przemysłów Kreatywnych; 10.1.5. Zorganizować w Centrum Przemysłów Kreatywnych poczęstunek dla VIP-ów: 100 osób (kawa, herbata, woda/napoje, kanapki/przekąski, ciasta, owoce, dodatki: cytryna, mleko, cukier). W zakres wchodzi również zapewnienie zastawy stołowej, obsługa gości oraz obsługa po zakończeniu uroczystości (sprzątanie i pozostawienie miejsca w należytym porządku). 10.2. Dla należytego wykonania powyższych czynności (pkt 10.1.) Wykonawca ma obowiązek zapewnienia sobie: 10.2.1. Odpowiedniego zaplecza techniczno-sprzętowego do obsługi wydarzenia, w tym organizacji projekcji (ekran, montaż, projektor, sprawdzenie plików, próba techniczna), zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia ww. wydarzeń, które mają odbyć się na placu Orła Białego w Szczecinie, 10.2.2. Wszystkich niezbędnych pozwoleń wymaganych prawem przy organizacji wydarzeń w przestrzeni publicznej, jak też w związku z czasową projekcją na ekranie wielkoformatowym virali i materiałów filmowych Zamawiającego na fasadzie jednego z budynków przy placu Orła Białego w Szczecinie. 10.3. Do obowiązków Wykonawcy należy również przeprowadzenie z odpowiednim wyprzedzeniem promocji wydarzenia w środowisku przedsiębiorców Szczecina i regionu i wśród mieszkańców Szczecina i regionu polegającej na zamieszczeniu (na koszt Wykonawcy i w terminach uzgodnionych z Zamawiającym) w prasie papierowej lokalnej (Szczecin i region) minimum jednej reklamy wydarzenia (z informacją o terminie i miejscu otwarcia CPK) na minimum ¼ strony redakcyjnej wraz z informacją o udziale funduszy europejskich w finansowaniu Projektu i oznakowaniem wymaganymi logotypami, spośród wskazanych w załącznikach 2-4 SIWZ do ustalenia w porozumieniu z Zamawiającym. Zobowiązanie Wykonawcy zamieszczenia dodatkowej (ponad wskazane wyżej minimum) drugiej reklamy wydarzenia o wielkości minimum 6 na 8 cm na stronach redakcyjnych w prasie papierowej o zasięgu minimum lokalnym stanowi podstawę do ubiegania się Wykonawcy o przyznanie jego ofercie dodatkowych punktów w ramach kryterium Forma promocji wydarzenia w środowisku lokalnym [zob. dział XIII ust. 12 pkt. 3) SIWZ oraz załącznik nr 12 SIWZ]. 10
10.4. Niezależnie od powyższych form prezentacji/reklamy wydarzenia Zamawiający we własnym zakresie (według swojego wyboru) zaprosi dziennikarzy na ww. otwarcie CPK. Działanie promocyjne nr 11: Przygotowanie i przeprowadzenie gry terenowej pn. Znajdź Centrum 11.1. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi grę terenową Znajdź centrum, podnoszącą wiedzę na temat przemysłów kreatywnych i działalności CPK dla dzieci w wieku: 11.1.1. Dzieci w wieku: 3-6 lat (z opiekunami): 1 grupa; 11.1.2. Dzieci w weku: 7-11 lat: 2 grupy; 11.1.3. Dzieci w wieku: 12-15 lat: 1 grupa. 11.2. Gra będzie wymagała przeprowadzenia w minimum czterech edycjach. Wymagany termin wykonania działania: lipiec/sierpień 2015 r. (konkretny termin dla każdej z czterech edycji do ustalenia z Zamawiającym na etapie wykonywania Umowy o zamówienie). 11.3. Podstawowe założenia dla scenariusza gry : Uczestnicy dostaną szczegółowe instrukcje oraz zadania, które będą mieli rozwiązać, aby znaleźć wejście do CPK, gdzie czekać będą na nich nagrody zestaw gadżetów CPK (wskazany zestaw nagród zapewnia na swój koszt Zamawiający). Lokalizacja: Plac Orła Białego, Pałac pod Globusem, Centrum Przemysłów Kreatywnych, przy czym trasa gry musi być ustalona w ścisłym porozumieniu z Zamawiającym. Liczba potencjalnych odbiorców gry : ok. 80 uczestników (ok. 20 dzieci na 1 grupę). Czas trwania gry dla jednej grupy w ramach jednej edycji: 1,5-2 godziny. 11.4. Scenariusz gry uwzględniający wyżej wskazane założenia opracuje Wykonawca, mając na względzie dostosowanie zadań w grze do wieku uczestników. 11.5. Opracowany po stronie Wykonawcy scenariusz gry wymaga akceptacji Zamawiającego. W tym celu Wykonawca minimum dwa tygodnie przed planowanym wydarzeniem przekaże opracowany scenariusz gry Zamawiającemu. Zamawiający będzie miał możliwość zmiany scenariusza i ingerowania w jego treść dla uzyskania możliwie najbardziej efektywnej dla ww. grupy wiekowej odbiorców formy promocji Centrum Przemysłów Kreatywnych i wkładu Unii Europejskiej w Projekt, jak też w zakresie, w jakim będzie to mało wpływ na zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom oraz przeprowadzenie wydarzenia w sposób niekonfliktowy z procesem przeprowadzania prac budowlanych w CPK. Działanie promocyjne nr 12: Przygotowanie promocyjnej kampanii reklamowej wraz z emisją w lokalnej rozgłośni 12.1. Wykonawca przygotuje 2 kampanie promujące zakończenie projektu Akademia ZMIENIA Szczecin: Centrum Przemysłów Kreatywnych oraz otwarcie CPK, które odbędą się w ciągu 2 miesięcy 2015 r. (październik i pierwsza połowa listopada). Każda kampania będzie trwała przez jeden tydzień w dni powszednie od poniedziałku do piątku włącznie. Wymagane elementy każdego tygodnia promocji radiowej: kampania spotowa (minimum 8 emisji 30- sekundowych dziennie w każdym tygodniu kampanii, w dni powszednie, proporcjonalnie przez cały dzień od 8:00 do 21:00), minimum 80-sekundowe informacje dotyczące projektu w dni powszednie w audycji porannej (każdego dnia w każdym tygodniu kampanii). 12.2. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania scenariusza i produkcji programu radiowego oraz jego emisji w lokalnej rozgłośni radiowej. Zamawiający wymaga, by kampania ukazała się w jednej stacji radiowej emitującej na żywo program lokalny, zapewniającej dotarcie do jak 11
największej części województwa Zachodniopomorskiego. 12.3. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania scenariusza programu w porozumieniu z Zamawiającym, z uwzględnieniem wymagań podanych w pkt 12.3. oraz 12.4 poniżej. 12.4. Ramowy scenariusz odcinka informacyjnego kampanii powinien zawierać: 12.4.1. Wprowadzenie około 20 sekund; 12.4.2. Wypowiedź przedstawiciela Zamawiającego (Akademii Sztuki) lub zaproszonego przez Zamawiającego eksperta (rejestracja dźwięku na terenie Szczecina) około 20 sekund; 12.4.3. Podsumowanie /uzupełnienie informacji około 20 sekund; 12.4.4. Informacja o finansowaniu projektu z Unii Europejskiej około 10 sekund; 12.5. Ramowy scenariusz spotu w kampanii powinien zawierać: 12.5.1. Informacja o projekcie około 20 sekund; 12.5.2. Informacja o finansowaniu projektu z Unii Europejskiej około 10 sekund. 12.6. Wykonawca zleci umieszczenie baneru górnego na głównej stronie rozgłośni w czasie trwania tygodniowych akcji promocyjnych, zawierającego treści dotyczące promocji Projektu Akademia ZMIENIA Szczecin: Centrum Przemysłów Kreatywnych i oznakowania zgodne z wytycznymi RPO WZ (załącznik nr 4 SIWZ); baner powinien być spójny z identyfikacją wizualną kampanii promocyjnej; projekt baneru zostanie przedstawiony do akceptacji Zamawiającemu we wrześniu 2015 roku. 12.7. Do obowiązków Wykonawcy należy również zapewnienie czasu antenowego (zakup przez Wykonawcę i na jego koszt) na emisje jak wyżej i przekaże nadawcy programu w wymaganym czasie nośniki przygotowane zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy (wszelkie formalności w tych sprawach po stronie Wykonawcy). 12