Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Zaprojektowanie i przeprowadzenie dedykowanej kampanii informacyjno-promocyjnej konkursów ogłoszonych przez Zamawiającego w 2015 r. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020 oraz 6. Forum Rozwoju Mazowsza, zwanego dalej 6 FRM. II. CELE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Głównym celem realizacji zamówienia jest promocja 6 FRM, jako najważniejszego wydarzenia gospodarczego w regionie, w celu przyciągnięcia jak największej liczby uczestników. Promocja 6 FRM ma być połączona z informowaniem o rozpoczynającej się nowej perspektywie finansowej RPO WM 2014-2020, a zwłaszcza o rozpoczynających się w ramach tej perspektywy pierwszych konkursach i naborach wniosków. III. GRUPA DOCELOWA 1. Zamawiający planuje dotrzeć głównie do: - przedsiębiorców z terenu województwa mazowieckiego (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa), przedsiębiorców typu spin-off i spin out oraz start up ów - jednostek naukowo-badawczych oraz centrów transferu technologii, - instytucji otoczenia biznesu oraz organizacji pozarządowych, - jednostek samorządu terytorialnego, ich związków i stowarzyszeń. 2. Profil demograficzny: K+M, 18-60 lat. IV. TERMINY Etapy kampanii: 1. Kampania w mediach zewnętrznych: - od minimum 8 dni przed rozpoczęciem 6 FRM (dotyczy publikacji 6 artykułów prasowych oraz emisji reklam w portalach internetowych) - w trakcie 2 dni 6 FRM, - do 14 dni po zakończeniu 6 FRM. 2. Kampania w mediach Zamawiającego: - od minimum 8 dni przed rozpoczęciem 6 FRM (dotyczy publikacji 6 artykułów prasowych oraz emisji reklam w portalach internetowych) - w trakcie 2 dni 6 FRM, Strona 1 z 6
- do 14 dni po zakończeniu 6 FRM. 3. Oprawa wizualna i dźwiękowa wydarzenia: maksymalnie do 6 października 2015. 4. Obsługa medialna wydarzenia: 7-8 października 2015. 5. Przygotowanie raportu końcowego, przekazanie pełnej dokumentacji z realizacji zamówienia: maksymalnie do 30 października 2015. V. OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Opracowanie szczegółowej koncepcji strategicznej i kreatywnej kampanii; 2. Opracowanie harmonogramu działań; 3. Przeprowadzenie kampanii w mediach zewnętrznych, w tym: a) zakupu mediów, b) opracowania merytorycznego i graficznego informacji prasowych, c) publikacji artykułów prasowych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych, d) zapewnienia udziału dziennikarzy w 6 FRM, e) zagwarantowania opublikowania artykułów redakcyjnych i follow upów po 6 FRM, f) opracowania graficznego i emisji reklam na portalach internetowych; 4. Wsparcie kampanii prowadzonej w mediach Zamawiającego, w tym: a) opracowania graficznej identyfikacji 6 FRM, b) współpracy z Zamawiającym przy obsłudze mediów społecznościowych, c) produkcji 5 filmów (nagrań promocyjno-zapowiadających) z prelegentami biorącymi udział w 6 FRM; 5. Przygotowanie oprawy wizualnej i dźwiękowej 6 FRM; 6. Obsługa medialna 6 FRM, w tym: a) nagrania wywiadów z ekspertami, b) zapewnienie obsługi redakcyjnej i serwisu fotograficznego, c) bieżącą produkcję nagrań filmowych makingoffów, filmów promocyjnych. 7. Przygotowanie raportów i podsumowań oraz przekazanie dokumentacji potwierdzającej realizację zamówienia. VI. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZAMÓWIENIA Ad. V. 3 Przeprowadzenie kampanii w mediach zewnętrznych: Wymagania dotyczące opracowania merytorycznego i graficznego oraz publikacji materiałów prasowych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych: a) opracowanie i publikacja minimum 8 artykułów prasowych w minimum 3 tytułach prasowych i/lub na portalach/serwisach internetowych (z wyłączeniem następujących tytułów, będących Partnerami medialnymi 6 FRM: dziennik Puls Biznesu, portale: Web.gov.pl, Pi.gov.pl, INNPoland.pl) - dobór mediów: w przypadku publikacji w mediach internetowych wymagany jest wybór serwisów o tematyce naukowo-biznesowej, ściśle powiązanych z działającym minimum 3 lata portalem internetowym Strona 2 z 6
o charakterze opiniotwórczym lub wybór spośród działających minimum 3 lata portali internetowych o charakterze opiniotwórczym, w przypadku prasy drukowanej wymagane są renomowane, opiniotwórcze dzienniki lub tygodniki posiadające wydania regionalne (Mazowsze), np. Gazeta Wyborcza Stołeczna (wykluczona jest prasa o charakterze tabloidowym). - każdy artykuł na min. 4 000 znaków ze spacjami, preferowane strony redakcyjne, artykuł będzie opatrzony logo RPO WM 2014-2020 oraz informacją słowną o źródle finansowania kampanii, - każdy artykuł musi zawierać zdjęcia lub infografiki minimum 1 w każdym artykule (do pozyskania/opracowania przez Wykonawcę), - artykuły mają zawierać wypowiedzi ekspertów (Zamawiający gwarantuje bezpłatny udział minimum 5 ekspertów, a ich lista zostanie przekazana Wykonawcy po podpisaniu umowy). - terminy publikacji artykułów 6 publikacji przed, a 2 po 6 FRM, b) Zapewnienie udziału dziennikarzy z mediów biznesowych/gospodarczych (dodatki regionalne) oraz zagwarantowanie opublikowania informacji o 6 FRM minimum 4 redakcje: - zapewnienie obecności minimum 4 dziennikarzy z 4 różnych redakcji, podczas każdego z dni 6 FRM tj. 7-8 października 2015 r., w tym co najmniej w godzinach rozpoczęcia 6 FRM (9.00-11.00). - zagwarantowanie ukazania się minimum 4 artykułów redakcyjnych w 4 różnych tytułach prasowych/internetowych po 6 FRM w terminie maksymalnie 7 dni od daty zakończenia 6 FRM oraz follow upów w terminie maksymalnie 14 dni od daty zakończenia 6 FRM. Wymagania dotyczące opracowania graficznego i emisji reklam na portalach internetowych: Projekt graficzny reklam zawierający motyw graficzny z odesłaniem do strony 6 FRM i/lub zajawkę lub link do wybranego artykułu do uzgodnienia z Zamawiającym. Kampania odsłonowa na minimum 4 ogólnopolskich portalach charakteryzujących się największą liczbą unikalnych użytkowników (średnio miesięcznie minimum 1,2 mln, z uwzględnieniem geotargetowania na województwo mazowieckie). Format reklamy do wyboru: wideoboard lub screening (zsynchronizowany Billboard/ Double Billboard + tapeta). Minimalna liczba odsłon: 2 500 000 (przy minimalnej liczbie 8 000 kliknięć) na stronie głównej dla czterech portali łącznie, z capp. 2. Ad. V. 4 Wsparcie kampanii prowadzonej w mediach Zamawiającego W ramach zadania wykorzystywane będą media/profile, którymi dysponują Zamawiający, tj. Facebook, Twitter, YouTube) Do zadań wykonawcy należy: a) Opracowanie graficznej identyfikacji 6 FRM, w tym m.in.: - stworzenie 6 różnych bannerów do umieszczenia na stronach Zamawiającego oraz wskazanych Partnerów 6 FRM, - stworzenie niezbędnych projektów graficznych do promocji wydarzenia na profilach Zamawiającego w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter, YouTube), w tym m.in.: awatarów, cover photo kampanii oraz maksymalnie 8 grafik w tygodniu do wykorzystania przez okres trwania kampanii (przed, w czasie i po 6 FRM), Strona 3 z 6
b) Współpraca z Zamawiającym przy obsłudze mediów społecznościowych przed, w trakcie i po 6 FRM, w tym m.in. - Facebook: generowanie, przekazywanie zamawiającemu lub umieszczanie newsów (co najmniej 15 newsów w trakcie trwania całej kampanii), - Twitter: generowanie, przekazywanie Zamawiającemu lub wprowadzanie newsów (co najmniej 30 newsów w trakcie trwania całej kampanii), - Youtube: wsparcie lub bieżąca obsługa kanału podczas oraz po 6 FRM, w tym m.in. przekazanie Zamawiającemu lub umieszczenie w kanale co najmniej 5 filmików zapowiadających i 10 filmów z wywiadami przeprowadzonymi z ekspertami na 6 FRM. c) Produkcja 5 filmów (nagrań promocyjno-zapowiadających) z prelegentami biorącymi udział w 6 FRM: Profesjonalne studio lokalizacja: Warszawa; scenariusz we współpracy z Zamawiającym; nagranie; montaż; postprodukcja. Długość każdego filmu: 3-4 min. Jakość nagranych materiałów: HD, formaty: MP4 i AVI, standard TV 16:9. Uwaga: Listę prelegentów wskaże Zamawiający, terminy nagrań do uzgodnienia. Materiały mają być przeznaczone do wykorzystania w mediach społecznościowych Zamawiającego oraz Partnerów 6 FRM oraz podczas 6 FRM. Wszystkie filmy muszą być gotowe do emisji najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia 6 FRM. Ad. V. 5 Przygotowanie oprawy wizualnej i dźwiękowej 6 FRM Wykonawca, w oparciu o program oraz scenariusze wydarzeń odbywających się na co najmniej dwóch scenach przygotuje minimum 8 krótkich animacji 30-60 sekundowych obraz plus dźwięk z nagranym lektorem stanowiących tło lub wprowadzenie do kolejnej części spotkania (animacje mogą zwierać teksty, zdjęcia oraz logotypy). Ad. V. 6 Obsługa medialna 6 FRM Do zadań Wykonawcy w ramach zadania należy: a) nagranie wywiadów z ekspertami, realizowanych podczas 6 FRM i wrzucanych na bieżąco do Internetu Do zrealizowania będzie łącznie 10 wywiadów. Każdorazowo zakres obowiązków Wykonawcy obejmuje: - przygotowanie scenariuszy (do akceptacji Zamawiającego na minimum 2 dni przed datą 6 FRM), - nakręcenie materiału każdy wywiad na 5-6 minut. - montaż, - przekazywanie materiału Zamawiającemu w celu bieżącego wrzucania na kanał YouTube. Jakość nagranych materiałów: HD, formaty: MP4 i AVI, standard TV 16:9. Zamawiający udostępni Wykonawcy przestrzeń do zrealizowania nagrań, zawierającą co najmniej tło (ścianka o szer. 3 m z grafiką spójną z wizualizacją 6 FRM). Wykonawca zapewnienia asystenta osobę dbającą o profesjonalny wizerunek prezentowanych osób podczas nagrań, sesji zdjęciowych itp. b) zapewnienie obsługi redakcyjnej i serwisu fotograficznego Obie z usług mają być świadczone w takcie całego wydarzenia. Poniżej szczegółowe wytyczne dotyczące zadań w ramach każdej z usług: Obsługa redakcyjna Bieżące tworzenie komunikatów/informacji prasowych w czasie 6 FRM. Strona 4 z 6
Redaktor osoba posiadająca co najmniej 3-letnie doświadczenie dziennikarskie, w tym udokumentowane doświadczenie w sporządzaniu pisemnych relacji z konferencji/ eventów dot. tematyki z dziedziny finansów, ekonomii, gospodarki. Redaktor musi posiadać własny sprzęt komputerowy w celu sporządzenia relacji z konferencji. Serwis fotograficzny Dokumentacja fotograficzna m.in. montażu stoisk i scen, przebiegu dwóch dni 6 FMR (fotorelacja z poszczególnych etapów wydarzenia, zdjęcia sytuacyjne z konsultacji bezpośrednich na stoiskach. Fotograf osoba posiadająca udokumentowane, co najmniej 3-letnie doświadczenie w profesjonalnej obsłudze fotograficznej konferencji/ imprez kulturalnych (min. 10 wydarzeń typu konferencja, targi, gale, duże eventy). Fotograf musi posiadać profesjonalny sprzęt do wykonywania zdjęć, celem stworzenia dokumentacji zdjęciowej. Wszystkie zdjęcia kolorowe, wykonane techniką cyfrową, aparatem o wymiennej optyce. Fotograf lub wyznaczona osoba z obsługi będzie zobligowana do bieżącego przekazywania wykonanych fotografii (np. co godzinę na wymiennej karcie pamięci do uzgodnienia z Zamawiającym). Dodatkowo Wykonawca jest zobowiązany do przesłania Zamawiającemu drogą mailową lub przekazania na nośniku cyfrowym min. 30-40 wybranych zdjęć najpóźniej do godziny 7:00 dnia następującego po każdym dniu 6 FRM. Zdjęcia przesłane drogą mailową muszą każdorazowo przedstawiać minimalnie: prelegentów na każdej ze scen (min. 10 zdjęć), uczestników Forum przed scenami oraz odwiedzających stoiska (podczas prelekcji), rejestrację uczestników, uczestników podczas przerwy kawowej. Zdjęcia te muszą obrazować prestiż wydarzenia, dużą frekwencję i zainteresowanie uczestników. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu wyboru min. 400 zdjęć wykonanych podczas obu dni 6 FRM (w rozdzielczości umożliwiającej druk, tj. min. 300 dpi oraz w rozdzielczości umożliwiającej podgląd tzw. preview, w wersji elektronicznej, na płycie CD/DVD). Przekazanie wszystkich zdjęć musi nastąpić nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od zakończenia wydarzenia, c) Produkcja filmów typu making off: 3-minutowy making off z pierwszego dnia 6 FRM materiał musi być gotowy do publicznego odtworzenia w trakcie 6 FRM i przekazany Zamawiającemu tego samego dnia, do godz. 18.00. 4-minutowy making off dokumentującego całe wydarzenie Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu gotowy materiał maksymalnie w ciągu 2 dni roboczych od daty zakończenia wydarzenia. Jakość nagranych materiałów: HD, formaty: MP4 i AVI, standard TV 16:9. Ad. V. 7 Przygotowania raportów i podsumowań oraz przekazanie dokumentacji potwierdzającej realizację zamówienia Do obowiązków Wykonawcy należy: a) Przygotowanie raportu końcowego z przeprowadzonej kampanii, zawierającego między innymi: wykaz wszystkich powstałych utworów wraz z potwierdzeniem przyjęcia zlecenia emisji, dystrybucji, egzemplarzami wydań prasy; harmonogram; media plan; osiągnięte wskaźniki dla kampanii; całkowity zasięg kampanii; komplementarną ocenę realizacji celów kampanii wraz z rekomendacją odnośnie dalszych działań promocyjnych i informacyjnych; Strona 5 z 6
b) Przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wykonanie prac tj. między innymi zdjęcia screen-shoty reklamy internetowej, wydania gazet wraz z ogłoszeniami prasowymi itp. dla wszystkich narzędzi wykorzystywanych w kampanii. c) Dostarczenie przez Wykonawcę materiału filmowego przygotowanego podczas wydarzenia materiał otwierający, wywiady przeprowadzone podczas 6 FRM, 2 filmy makinkg off nt. wydarzenia. d) Dostarczenie przez Wykonawcę zdjęć dokumentujących 6 FRM. VII. UWAGI DODATKOWE 1. Warunkiem rozpoczęcia kolejnych etapów zamówienia, tj. rozpoczęcia produkcji, emisji/publikacji materiałów informacyjnych i promocyjnych jest akceptacja projektu/gotowego materiału przez Zamawiającego. 2. Wykonawca zobowiązuje się do nadzorowania terminowości emisji/publikacji materiałów reklamowych, zgodnie z zaakceptowanym planem mediowym. 3. Wszystkie materiały wyprodukowane przez Wykonawcę na potrzeby realizacji zamówienia i niezbędne do bieżącej realizacji zamówienia muszą być przekazywane Zamawiającemu w takich terminach i w takiej formie, aby możliwa była sprawna i terminowa realizacja tej części zamówienia. Powyższy zapis dotyczy zwłaszcza sytuacji, w których Wykonawca będzie miał obowiązek dostarczyć Zamawiającemu materiały do zamieszczenia w mediach społecznościowych Zamawiającego oraz Partnerów 6 FRM. 4. Wykonawca zobowiązuje się do rozpowszechniania przez cały czas trwania kampanii informacji o źródłach finansowania kampanii ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz do oznaczania treści kampanii logotypem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020: a) informacja nt. źródła finansowania kampanii: Kampania współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego. b) logotyp Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020. Strona 6 z 6