Przekazywanie danych pomiędzy systemami KS-ZZL i KS-FKW Zarządzanie ZasobamiLudzkimi Dokumentacja techniczna Katowice 2008 2244PI02.00
Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax: (0-32) 209-07-15 Internet: http://www.kamsoft.pl 2244@kamsoft.pl
S P I S T R E Ś C I Transmisja dokumentów z KS-ZZL do KS-FKW 1. Konfiguracja transmisji dokumentów z KS-ZZL do KS-FKW........................................................... 2 2. Kompletowanie dokumentów do FK.................................................................................... 3 2.1. Automatyczna kompletacja dokumentów do FK.................................................................. 4 2.2. Ręczna kompletacja dokumentów do FK (bez wykorzystania szablonów)......................................... 4 2.3. Kompletacja dokumentów dla FK z wykorzystaniem szablonów.................................................. 5 2.3.1. Szablony dokumentów płacowych dla FK....................................................................... 5 3. Podział na ośrodki kosztów............................................................................................. 6 iii
N O T A T K I iv
Transmisja dokumentów z KS-ZZL do KS-FKW 1. Konfiguracja transmisji dokumentów z KS-ZZL do KS-FKW 1. Nadanie uprawnień do obiektów ośrodków kosztów w KS-FKW dla KS-ZZL (operacja do wykonania w systemie FK): Administrator > Serwis > Nadaj uprawnienia. 2. Nadanie uprawnień do obiektów w KS-ZZL dla KS-FKW (operacja do wykonania w systemie ZZL): Administrator > Funkcje serwisowe > > Przydział uprawnień dla programu FK 4. Przypisanie pracowników do odpowiednich ośrodków kosztów (operacja do wykonania w systemie ZZL): Kadry Przypisania ośrodków kosztów. Zestawienie pokazujące umowy nie przyporządkowane do Ośrodków kosztów: Kadry Zestawienia Ośrodki kosztów Zestawienie należy wykonać z następująco ustawionymi parametrami: Rys. 3. Ośrodki kosztów zestawienie Rys. 1. Uprawnienia dla KS-FKW Należy określić nazwę schematu, na którym jest zainstalowany system KS-FKW oraz numer systemu we wspólnym systemie FK. W przypadku gdy FK i ZZL obsługują więcej niż jedną firmę operację tą należy powtórzyć dla wszystkich firm. 3. Zaimportowanie struktury ośrodków kosztów z systemu KS-FKW do KS-ZZL (operacja do wykonania w systemie ZZL): Kartoteki Ośrodki kosztów CF6 Importuj 5. Definiowanie grup składników (operacja do wykonania w systemie ZZL): Płace Słowniki Konfiguracja ZZL FK Grupy FK dla składników i potrąceń Składniki wiążemy w takie grupy składników, które posiadają identyczną dekretacje na konta w księgowości np.: składnik premia 50% oraz premia 100% oba te składniki powinny zostać zadekretowane w księgowości na te same konta; tworzymy grupę PREMIE i przyporządkowujemy oba te składniki do tej grupy. Identycznie postępujemy z potrąceniami. Rys. 4. Konfiguracja ZZL FK Rys. 2. Import ośrodków kosztów 6. Zdefiniowanie w systemie KS-FKW rejestru listy płac: 2
Konfiguracja KS-ZZL KS-FKW Definicje Rejestry Zmodyfikowanie predefiniowanego rejestru listy płac. Dodanie kolumn odpowiadającym grupom składników listy płac (pkt 5) w KS-ZZL oraz predefiniowanym kolumnom widoku z KS-ZZL. 7. Stworzenie systemu współpracującego w systemie KS-FKW: Definicje Systemy współpracujące 8. Określenie wiązań zewnętrznych dla dokumentów z KS-ZZL (operacja do wykonania w systemie FK): (Tab1) Definicje Wiązania zewnętrzne Symbol LPS1 LPS2 LPS3 LPS4 LPS5 LPS6 LPS7 LPS8 LPS9 LPS10 umowy o pracę Opis działalność artystyczna i literacka czynności biegłych i inkasentów umowy zlecenia umowy o dzieło kontrakt menedżerski prawo autorskie rozliczenia ze spadkobiercami i byłymi pracownikami rady nadzorcze inne Tab. 1. Symbole typów dokumentów przekazywanych z KS-ZZL do KS-FKW 9. Dodatkowy podział dokumentów Istnieje możliwość dodania dodatkowego podziału dokumentów na poziomie typu umowy lub/i listy płac. Do definicji dodatkowych grup dla FK służy funkcja: Płace Słowniki Konfiguracja ZZL FK Grupy FK dla typów umów i list płac Grupy te przypisuje się odpowiednio do list płac lub typów umów. Po przypisaniu grup symbole typów dokumentów ulegają modyfikacji. Symbol listy płac jest dodawany przed cyfrą, symbol z typu umowy jest dodawany za cyfrą: Umowy o pracę, listy z funduszu socjalnego (symbol listy płac S) i typu umowy Rezydenci (symbol R) będą przekazane w dokumencie typu LPSS1R Dla każdego typu z KS-ZZL określamy typ dokumentu w KS-FKW, rejestr oraz teczkę do którego będą trafiać te dokumenty, a następnie przyporządkowujemy odpowiednim kolumną w rejestrze odpowiednie symbole w widoku z KS-ZZL. Symbole dla grup składników listy płac w KS-ZZL tworzone są w następujący sposób: dla grupy składników przedrostek SWN, dla potrąceń PTR. Przykład: Grupa składników wynagrodzenia w systemie KS-ZZL nazwana PREMIE przechodzi do KS-FKW jako SWN PREMIE Nazwa kolumny NETT SUEMP SUREP SUCH SSZUSP SUEMF SUREF SUWY SFPR SFGSP SSZPF SUZD UBZP UBZPN UBZP ALL SPOD SKZPL SSKLF SSFND KSZ PRC SFEPF Netto Opis Suma ubezpieczeń emerytalnych (pracownik) Suma ubezpieczeń rentowych (pracownik) Suma ubezpieczeń chorobowych Suma składek ZUS płaconych przez pracownika Suma ubezpieczeń emerytalnych (pracodawca) Suma ubezpieczeń rentowych (pracodawca) Suma ubezpieczeń wypadkowych Suma funduszy pracy Suma funduszu gwarantowanych świadczeń pracowniczych Suma składek ZUS płaconych przez pracodawca Suma ubezpieczeń zdrowotnych odliczonych Suma ubezpieczeń zdrowotnych pobrane odliczane od podatku Suma ubezpieczeń zdrowotnych pobrane nie odliczane od podatku Suma ubezpieczeń zdrowotnych pobrane całość Suma podatków Suma kosztów związanych z płacami Suma składek płaconych przez pracodawcę Suma składek na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych św. pracowniczych Koszty pracodawcy Suma składek na fundusz emerytur pomostowych (FEP przekazywany jest także jako SKZPL, SSKLF, KSZ PRC Tab. 2. Symbole dla predefiniowanych kolumn w widoku z KS-ZZL 2. Kompletowanie dokumentów do FK W KS-ZZL istnieje możliwość automatycznej kompletacji dokumentów do FK, ręcznej kompletacji dokumentów do FK lub kompletacji z wykorzystaniem szablonów. W module Administrator Parametry Inne znajduje się opcja umożliwiająca włączenie mechanizmu łączenia list płac w oznaczone 3
2. Kompletowanie dokumentów do FK dokumenty przenoszone do systemu FK. Opcja wyłączona powoduje, że dokumenty tworzone są automatycznie na podstawie rodzajów umów i grup do FK dotyczących typów umów i list płac po zamknięciu wynagrodzeń. Po naciśnięciu klawisza OK przechodzimy do okna Kompetowanie dokumentów do FK. Rys. 7. Kompletowanie dokumentów do FK Rys. 5. Administrator > Parametry > Inne Włączonej opcji kompletowania dokumentów dla systemu FK używa się w przypadku konieczności grupowania list płac w dokumenty dla księgowości z opisami, numeracją. Taki dokument, który przechodzi do księgowości a następnie jest (z jakiegoś powodu) zwalniany i pobierany ponownie zawsze będzie tym samym dokumentem. Mechanim ten daje większą kontrolę nad przekazywaniem dokumentów do FK i jego używanie jest zalecane. W oknie widoczna jest lista dokumentów na wybrany okres księgowy. Po wykasowaniu parametry (Delete) okresu księgowego można podglądnąć całą historię utworzonych dokumentów. Na liście uwidocznione są parametry: Nazwa dokumentu, okres księgowy, numer dokumentu, data wypłaty dokumentu, status, nr wersji oraz ilość list płac w dokumentcie. F2 Dodaj Tworzy dokument FK, uruchamia formatkę Karta dokumentu płacowego FK, na której należy ustawić parametry dokumentu. 2.1. Automatyczna kompletacja dokumentów do FK Dokumenty przekazywane do systemu KS-FKW tworzone są automatycznie na podstawie rodzajów umów i grup do FK dotyczących typów umów i list płac po zamknięciu wynagrodzeń. Użytkownik ma niewielki wpływ na tworzenie tych dokumentów. 2.2. Ręczna kompletacja dokumentów do FK (bez wykorzystania szablonów) Wynagrodzenia > Zestawienie szczegółowe > ACF Kompet. do FK Na zakładce Zestawienie szczegółowe uruchomić funkcję ACF Komplet. dok. FK. W przypadku, gdy wybrane listy płac nie spełniają warunków użytkownik otrzymuje ostrzeżenie: Rys. 6. Ostrzeżenie Rys. 8. Karta dokumentu płacowego FK Nazwa Nazwę dokumentu użytkownik może samodzielnie edytować lub po ustawieniu wszystkich parametrów skorzystać z klawisza odpowiednią nazwę. Okres księgowy Rodzaj umowy wg listy Grupa dla umów FK Grupa list płac FK, który automatycznie stworzy Data wypłaty list płac kompletowane listy płac muszą posiadać identyczną datę wypłaty, zmieniając datę wypłaty dokumentu płacowego powodujemy zmianę dat wypłat wszystkich list płac związanych z tym dokumentem. Również podczas dołączania list płac do dokumentu otwarte listy przyjmują datę wypłaty z dokumentu. Jeśli choć jedna z list spełniających warunek kompletacji jest zamknięta 4
Konfiguracja KS-ZZL KS-FKW z inną datą wypłaty nie ma możliwości wykonania kompletacji Status W dokumencie mogą znajdować się otwarte, zamknięte, przeliczone oraz nieprzeliczone listy płac. Zamknięcie dokumentu FK (Karta dokumentu FK > Status Zamknięty) można wykonać tylko, gdy wszystkie listy płac w dokumencie są zamknięte. Tylko takie dokumenty są gotowe do przeniesienia do systemu księgowego. Numer numer tworzony jest wg parametrów z modułu Administrator > Parametry > Opcje płacowe > Listy płac i dokumenty płacowe FK. Za pierwsze pole odpowiadają parametry Rodzaj automatycznej numeracji dokumentów (miesięczna / roczna) oraz Dodatkowy podział numeracji w ramach rodzajów umów i grup FK, rodzajów umów lub brak. Drugie pole wypełniane jest na podstawie szablonu posftixu numeracji. ustawieniami według parametrów szablonu datą wypłaty i okresem księgowym. Zalety wykorzystania szablonów do tworzenia dokumentów dla FK: możliwość automatycznego ustawienia daty wypłaty i okresu księgowego dla tego samego typu list płac, ale z różnymi typami umów Przykład: firma posiada pracowników umysłowych, dla których wypłata na podstawowej liście płac wypłacana jest do końca miesiąca oraz pracowników fizycznych, dla których pensja wypłacana jest do 10 następnego miesiąca. Użycie szablonów dokumentów płacowych pozwala na automatyczne ustawienie daty wypłaty na podstawowej liście dla każdej z grup pracowników w zależności od typu zawartej umowy. zmieniając datę wypłaty dokumentu płacowego możemy w jednym miejscu spowodować zmianę dat wypłat wszystkich list płac związanych z tym dokumentem. Dla list płac połączonych w dokument płacowy według szablonu nie są brane pod uwagę parametry określone w Typach list płac dotyczące domyślnej daty wypłaty. Data wypłaty ustawiona w szablonie jest datą nadrzędną. Brak jest również możliwości zmiany daty z parametrów list płac z poziomu zestawienia szczegółowego. Rys. 9. Administrator > Parametry > Opcje płacowe Po utworzeniu dokumentu należy dołączyć do niego wybrane w poprzednim kroku listy płac (Opcja Dołączl.płac do dokum). Funkcje Odłącz l.płac od dokum i Odłącz od wszystkich dokum. pozwalają użytkownikowi na odłączenie list płac od wybranego (wszystkich dokumentów). Otwarcie zamkniętego dokumentu powoduje zmianę wersji dokumentu. Klawisz F11 Szczegóły pozwala na podgląd, jakie listy płac zostały przypięte do dokumentu. Kompletowane listy płac muszą spełniać warunki utworzenia spójnego dokumentu: 2.3.1. Szablony dokumentów płacowych dla FK Płace > Słowniki > Konfiguracja ZZL-FK > Szablony dokumentów płacowych do FK taki sam rodzaj umowy taki sam okres księgowy identyczna grupa do FK dla umów i list płac taka sama data wypłaty Uprawnienie umożliwiające używanie funkcji ZL02 00220 PŁACE-KOMPLETOWANIE DOKUMENTÓW FK 2.3. Kompletacja dokumentów dla FK z wykorzystaniem szablonów Wykorzystanie szablonów do kompletacji dokumentów polega na zautomatyzowaniu ręcznej kompletacji, z kontrolą nad tworzonymi dokumentami. Podczas tworzenia list płac (przy otwieraniu okresu, dodawaniu składników na nową listę, itp.) program od razu kompletuje je we wspólny dokument płacowy z odpowiednimi Rys. 10. Szablony dokumentu płacowego dla FK Parametry szablonu dokumentu płacowego: Dane szablonu Nazwa dowolna nazwa szablonu wprowadzana przez użytkownika Rodzaj umowy określenie rodzaju umowy 5
3. Podział na ośrodki kosztów Grupa umów dla FK określenie grupy umów dla FK, pozostawienie pustej wartośpci będzie dotyczyło umów bez określonej grupy. Grupa list płac dla FK określenie grupy list płac dla dokumentu, pozostawienie pustej wartości będzie dotyczyło list płac bez określonej grupy. Wzorzec nazw nazwa dokumentu płacowego określana przez użytkownika. Możliwość wykorzystania parametrów dotyczących dat wypłaty i okresu księgowania oraz grup umów i list płac. Parametry generacji dokumentów płacowych: Parametry łączenia list płac przesunięcia miesięczne względem bazowych okresów rozliczeniowych Parametry ustawiane są dla każdej z list płac. Przykładowo podstawowa lista płac jest płacona jest następnego miesiąca. Lista płac dodatkowa (2), na której wypłacane są korekty wypłacana jest miesiąc później, a korekty drugie 2 miesiące później. Dodatkowe przesunięcie względem okresów wynikowych po przesunięciu okresów rozliczeniowych wg parametrów łączenia list płac następuje przesunięcie miesiącia i dnia wypłaty oraz okresu księgowego. 3. Podział na ośrodki kosztów Podział kwoty składnika wg nośnika kosztów : Dokumenty dla FK są przekazywane według podziału na rodzaje umów (z możliwy dodatkowy podział na typy umów i listy płac). Pozycje dokumentów są przekazywane w podziale na ośrodki kosztów. Podział ten w ramach jednej grupy składników jest wykonywany według podziału wagowego. Kwoty składników rozliczających usługi i przypisanych do ośrodków kosztów są dzielone wg podziału w rozliczeniach usług. Kwoty składników nieprzypisanych do rozliczeń usług lub nie posiadających przypisanego ośrodka kosztów są dzielone przypisania do ośrodków kosztów pracownika w module KADRY. Wszystkie pozostałe wartości (podatki, składki itp.) są dzielone wg sumy powyższych podzielników i kwot składników. Np. składnik A w wysokości 100 zł obciąża ośrodek O1 w 40% i ośrodek O2 w 60%, składnik B = 200 zł obciąża ośrodek O1 w 50% i O3 w 50%. Podatek od tych składników przejdzie w podziale następującym podziale wagowym: na ośrodek O1 (100 * 40%) + (200 * 50%) = 140 na ośrodek O2 (100 * 60%) = 60 na ośrodek O3 (200 * 50%) = 100 czyli O1 (140 / 300), O2 (60 / 300) i O3 (100 / 300) Sytuacja taka występuje w systuacji, kiedy od obydwu składników jest naliczany podatek. W przeciwnym przypadku do określenia wag składniki, od których nie płaci się podatku będą pobierane z wartością 0. Podobnie będą traktowane składki ZUS i inne, których ustawienie dotyczące pobierania lub nie są do ustawienia z poziomu typu składnika. Inne kwoty np. potrącenia, są przekazywane wg całościowego podziału kosztów (jak w przykładzie powyżej). Dodatkowo istnieje podział na ośrodki kosztów w ramach listy płac. 6