Poznań, dnia 24 marca 2014 r. PS-I.431.6.2014.11 Pan Jerzy Jakub Kulak Burmistrz Gminy Gostyń WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz 7 Porozumień Nr 3/2013, 4/2013 i 5/2013 zawartych 2 lipca 2013 r. pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim a Gminą Gostyń, w dniach od 12 do 18 lutego 2014 r. została przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Gostyniu kontrola w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji udzielonej w 2013 r. z rezerwy celowej budżetu państwa na podstawie art. 63 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2011 Nr 45, poz. 235 ze zm.), przeznaczonej na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, w zakresie określonym w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch realizowanym w roku 2013. W związku z powyższym, na podstawie art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej, przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Czynności kontrolne przeprowadził, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego nr KN-II.0030.55.2014.1 z dnia 4 lutego 2014 r., kontroler Agnieszka Cudniewicz starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr PS-I.431.6.2014.11 z dnia 4 lutego 2014 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie wywiązywania się z zawartych z Wojewodą Wielkopolskim porozumień, prawidłowości realizacji zadań, prawidłowości wykorzystania otrzymanej dotacji, prawidłowości rozliczenia się z przyznanych środków, a także zbadanie rzetelności sprawozdań końcowych z realizacji zadania. al. Niepodległości 16/ 18, 61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66, fax 61-854-11-50 www.poznan.uw.gov.pl, e-mail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl
Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych trzynastu nieprawidłowości oraz jednego uchybienia, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: brak zastrzeżeń do wywiązywania się z zawartego z Wojewodą Wielkopolskim Porozumienia Nr 3/2013 w zakresie zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w Żłobku Kraina Baśni w Gostyniu, ul. Mostowa 9, 63-800 Gostyń; brak zastrzeżeń do wywiązywania się z zawartego z Wojewodą Wielkopolskim Porozumienia Nr 4/2013 w zakresie zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w Klubie dziecięcym Świat Maluszka Anna Sobkowiak w Gostyniu, os. 700 lecia 8a/1, 63-800 Gostyń; brak zastrzeżeń do wywiązywania się z zawartego z Wojewodą Wielkopolskim Porozumienia Nr 5/2013 w zakresie zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w Klubie dziecięcym Świat Maluszka Agnieszka Nochowska w Gostyniu, os. 700 lecia 8a/1, 63-800 Gostyń; brak zastrzeżeń do rzeczowej realizacji zadań określonych w Porozumieniach Nr 3/2013, 4/2013 i 5/2013 z dnia 2 lipca 2013 r.; wydatkowanie środków z dotacji przez Żłobek Kraina Baśni w Gostyniu w dziale 853, rozdział 85305 2030 zgodnie z przeznaczeniem określonym w Porozumieniu Nr 3/2013; wydatkowanie środków z dotacji przez Klub Dziecięcy Świat Maluszka Anna Sobkowiak w Gostyniu w dziale 853, rozdział 85306 2030 zgodnie z przeznaczeniem określonym w Porozumieniu Nr 4/2013; wydatkowanie środków z budżetu państwa na realizację zadań w proporcji określonej w 1 ust. 1 Porozumień Nr 3/2013, 4/2013 i 5/2013; terminowy zwrot niewykorzystanej części dotacji; terminowe złożenie sprawozdań z realizacji zadań określonych w Porozumieniach Nr 3/2013, 4/2013 i 5/2013. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W Klubie Dziecięcym Świat Maluszka Anna Sobkowiak w Gostyniu nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie otrzymania i wykorzystania środków
z dotacji celowej budżetu państwa na realizację zadania, co było niezgodne z 1 ust. 5 Porozumienia Nr 4/2013 i 4 ust. 1 Umowy Nr OSS.032.31.2013 zawartej dnia 2 stycznia 2013 roku, pomiędzy Gminą Gostyń a Klubem Dziecięcym Świat Maluszka Anna Sobkowiak oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 2. W Klubie Dziecięcym Świat Maluszka Agnieszka Nochowska w Gostyniu nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie otrzymania i wykorzystania środków z dotacji celowej budżetu państwa na realizację zadania, co było niezgodne z 1 ust. 5 Porozumienia Nr 5/2013 i 4 ust. 1 Umowy Nr OSS.032.30.2013 zawartej dnia 2 stycznia 2013 roku, pomiędzy Gminą Gostyń a Klubem Dziecięcym Świat Maluszka Agnieszka Nochowska oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 3. W sprawozdaniu z realizacji zadania Żłobka Kraina Baśni w Gostyniu w części II pkt B w tabeli Zestawienie faktur nie wyszczególniono wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów będących podstawą wydatków, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. 4. W sprawozdaniu z realizacji zadania Klub Dziecięcy Świat Maluszka Anna Sobkowiak w Gostyniu w części II pkt B w tabeli Zestawienie faktur nie wyszczególniono wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów będących podstawą wydatków, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. 5. W sprawozdaniu z realizacji zadania Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska w Gostyniu w części II pkt B w tabeli Zestawienie faktur nie wyszczególniono wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów będących podstawą wydatków, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. 6. W sprawozdaniu z realizacji zadania Żłobka Kraina Baśni w Gostyniu w części II Sprawozdanie finansowe pkt A, w tabeli 1b, Lp. 4.6.1. błędnie wpisano kwotę środków własnych gminy - jest 186 000 zł winno być 182 000 zł. 7. W sprawozdaniu z realizacji zadania Żłobka Kraina Baśni w Gostyniu w części II Sprawozdanie finansowe pkt A, tabela 2. Koszty ze względu na typ kosztów w poz. 1. błędnie wpisano wysokość kosztu razem- jest 360 000 zł winno być 356 000 zł, koszt ze środków własnych i pozostałych źródeł wpisano 186 000 zł a winno być 182 000 zł 8. W sprawozdaniu z realizacji zadania Żłobka Kraina Baśni w Gostyniu w części II Sprawozdanie finansowe pkt A, tabela 3. Koszty ze względu na źródło finansowania
zadania w poz. 2. błędnie wpisano kwoty środków własnych gminy- jest 186 000 zł winno być 182 000 zł i ogółem jest 484 023 zł winno być 480 023 zł. 9. Na podstawie Faktury VAT nr FP1365/00606/12/13/03 opisanej jako Art. Dekoracyjne Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również inne artykuły nie należące do dekoracyjnych, które opłacono ze środków dotacyjnych. 10. Na podstawie Faktury VAT nr 157/2013/777 opisanej jako Zabawki Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również pomarańcze. 11. Na podstawie Faktury VAT nr FP1365/00652/12/13/03 opisanej jako Art. Przemysłowe Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również artykuł nie należący do artykułów przemysłowych, który opłacono ze środków dotacyjnych. 12. Na podstawie Faktury VAT nr FP04814/12/13 opisanej jako Art. Przemysłowe Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również artykuł nie należący do artykułów przemysłowych, który opłacono ze środków dotacyjnych. 13. Brak opisu faktur VAT i rachunków w kontrolowanych Klubach Dziecięcych. Ad. 1 W Klubie Dziecięcym Świat Maluszka Anna Sobkowiak w Gostyniu, nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie otrzymania i wykorzystania środków z dotacji celowej budżetu państwa na realizację zadania, co było niezgodne z 1 ust. 5 Porozumienia Nr 4/2013 i 4 ust. 1 Umowy Nr OSS.032.31.2013 zawartej dnia 2 stycznia 2013 roku, pomiędzy Gminą Gostyń a Klubem Dziecięcym Świat Maluszka Anna Sobkowiak oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Analiza ksiąg rachunkowych Klubu Dziecięcego Świat Maluszka Anna Sobkowiak w Gostyniu wykazała, że wydatki dokonywane ze środków otrzymanej dotacji ewidencjonowano w Księdze Przychodów i Rozchodów łącznie z wydatkami finansowanymi ze środków własnych gminy. Dnia 17 lutego 2014 r. Anna Sobkowiak wyjaśniła, cyt. ( ) jestem opodatkowana na zasadach ogólnych, które zobowiązują mnie do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ( ) Zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów ( ) oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z zestawienia ( ) przekazywanych przez podatnika ( ) w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. ( )
Przyczyną nieprawidłowości było prowadzenie niepełnej księgowości w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów, w której nie wyszczególniono (oznaczono) środków pochodzących z dotacji celowej budżetu państwa, co w konsekwencji uniemożliwia ustalenie źródła finansowania poszczególnych wydatków poniesionych w ramach Resortowego programu rozwoju opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch realizowanym w roku 2013. Ad. 2 W Klubie Dziecięcym Świat Maluszka Agnieszka Nochowska w Gostyniu nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie otrzymania i wykorzystania środków z dotacji celowej budżetu państwa na realizację zadania, co było niezgodne z 1 ust. 5 Porozumienia Nr 5/2013 i 4 ust. 1 Umowy Nr OSS.032.30.2013 zawartej dnia 2 stycznia 2013 roku, pomiędzy Gminą Gostyń a Klubem Dziecięcym Świat Maluszka Agnieszka Nochowska oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Analiza ksiąg rachunkowych Klubu Dziecięcego Świat Maluszka Agnieszka Nochowska w Gostyniu wykazała, że wydatki dokonywane ze środków otrzymanej dotacji ewidencjonowano w Księdze Przychodów i Rozchodów łącznie z wydatkami finansowanymi ze środków własnych gminy. Dnia 17 lutego 2014 r. Agnieszka Nochowska wyjaśniła, cyt. ( ) jestem opodatkowana na zasadach ogólnych, które zobowiązują mnie do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ( ) Zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów ( ) oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z zestawienia ( ) przekazywanych przez podatnika ( ) w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. ( ) Przyczyną nieprawidłowości było prowadzenie niepełnej księgowości w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów, w której nie wyszczególniono (oznaczono) środków pochodzących z dotacji celowej budżetu państwa, co w konsekwencji uniemożliwia ustalenie źródła finansowania poszczególnych wydatków poniesionych w ramach Resortowego programu rozwoju opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch realizowanym w roku 2013.
Ad. 3, 4 i 5 W sprawozdaniu z realizacji zadania Żłobka Kraina Baśni, Klubu Dziecięcego Świat Maluszka Anna Sobkowiak oraz Klubu Dziecięcego Świat Maluszka Agnieszka Nochowska w części II pkt B w tabeli Zestawienie faktur nie wyszczególniono wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów będących podstawą wydatków, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. W związku z tym dnia 14 lutego 2014 r. Jerzy Wabiński Naczelnik Wydziału Oświaty i Spraw Społecznych wyjaśnił, iż w Zestawieniu faktur, cyt. ( ) wykazano spis dokumentów będących podstawą wydatków gminy Gostyń (polecenia przelewu dotacji do żłobka i klubów dziecięcych) ( ) Nie przedstawiono faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych dotowanych podmiotów, gdyż nie były to wydatki bezpośrednio związane z wydatkami gminy. W związku z powyższym Sprawozdanie z realizacji zadania zostało sporządzone nieprawidłowo. Ad. 6, 7 i 8 W sprawozdaniu z realizacji zadania Żłobka Kraina Baśni w Gostyniu w części II Sprawozdanie finansowe pkt A, w tabeli 1b, Lp. 4.6.1. błędnie wpisano kwotę środków własnych gminy - jest 186 000 zł winno być 182 000 zł. W części II Sprawozdanie finansowe pkt A, tabela 2. Koszty ze względu na typ kosztów w poz. 1. błędnie wpisano wysokość kosztu razem - jest 360 000 zł winno być 356 000 zł, koszt ze środków własnych i pozostałych źródeł wpisano 186 000 zł a winno być 182 000 zł. W części II Sprawozdanie finansowe pkt A, tabela 3. Koszty ze względu na źródło finansowania zadania w poz. 2. błędnie wpisano kwoty środków własnych gminy- jest 186 000 zł, winno być 182 000 zł i ogółem jest 484 023 zł winno być 480 023 zł. Dnia 13 lutego 2014 r. Jerzy Wabiński Naczelnik Wydziału Oświaty i Spraw Społecznych wyjaśnił cyt. ( ) Powyższe nieprawidłowości wynikają z faktu, że do rozliczenia środków finansowych na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 ( ) powzięto kwotę wynikającą z planu wydatków a nie rzeczywiście poniesioną. W związku z powyższym Sprawozdanie z realizacji zadania nie odzwierciedla stanu faktycznego.
Ad. 9 Na podstawie Faktury VAT nr FP1365/00606/12/13/03 opisanej jako Art. Dekoracyjne Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również inne artykuły nie należące do dekoracyjnych, które opłacono ze środków dotacyjnych. Porównanie Rozliczenia wydatków ze stanem faktycznym wykazało, że do art. dekoracyjnych błędnie zakwalifikowano papier toaletowy- kwota 14,99 zł, boczek w plastrach -kwota 3,49 zł, Nivea Deo Roll-on- kwota 7,45 zł, boczek wędzony w kostcekwota 8,49 zł, podpaski 2,65 zł, przysmak dla psów kwota 5,49 zł. Dnia 18 lutego 2014 r. Agnieszka Nochowska wyjaśniła cyt. ( ) jako art. dekoracyjne przez pomyłkę nie odjęto wydatków nie objętych dotacją celową ( ). W związku z powyższym wydatkowano środki z dotacji niezgodnie z art. 168 ust. 4, który wskazuje, że wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona. Ad. 10 Na podstawie Faktury VAT nr 157/2013/777 opisanej jako Zabawki Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również pomarańcze. Dnia 18 lutego 2014 r. Agnieszka Nochowska wyjaśniła cyt. ( ) W pozycji 41 zestawienia opisanej jako Zabawki widnieją 2 punkty, które winny być opisane jako art. dekoracyjne ( ) Pomarańcze Wazzostały pocięte w plastry, wysuszone i powieszone przez dzieci na choince znajdującej się w placówce. W związku z powyższym Rozliczenie poniesionych wydatków poniesionych ze środków przekazanej dotacji przesłane do Urzędu Miejskiego w Gostyniu nie odzwierciedla w pełni rzeczywistych danych. Ad. 11 Na podstawie Faktury VAT nr FP1365/00652/12/13/03 opisanej jako Art. Przemysłowe Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również artykuł nie należący do artykułów przemysłowych, który opłacono ze środków dotacyjnych. Porównanie Rozliczenia wydatków ze stanem faktycznym wykazało, że do art. przemysłowych błędnie zakwalifikowano wędzonego fileta z łososia- kwota 9,99 zł. Dnia 18 lutego 2014 r. Agnieszka Nochowska wyjaśniła cyt. ( ) w pozycji 44 zestawienia opisanej jako art. przemysłowe omyłkowo nie odjęto wydatku nie objętego dotacją celową ( ).
W związku z powyższym wydatkowano środki z dotacji niezgodnie z art. 168 ust. 4, który wskazuje, że wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona. Ad. 12 Na podstawie Faktury VAT nr FP04814/12/13 opisanej jako Art. Przemysłowe Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska zakupił również artykuł nie należący do artykułów przemysłowych, który opłacono ze środków dotacyjnych. Porównanie Rozliczenia wydatków ze stanem faktycznym wykazało, że do art. przemysłowych błędnie zakwalifikowano strój mikołaja kwota 22,44 zł. Dnia 18 lutego 2014 r. Agnieszka Nochowska wyjaśniła cyt. ( ) W pozycji nr 51 widnieje artykuł (nr 2), który powinien być opisany jako Strój Mikołaja. W związku z powyższym Rozliczenie poniesionych wydatków poniesionych ze środków przekazanej dotacji przesłane do Urzędu Miejskiego w Gostyniu nie odzwierciedla w pełni rzeczywistych danych. Ad. 13 Brak opisu faktur VAT i rachunków w kontrolowanych Klubach Dziecięcych. Przyczyną nieprawidłowości, było nie stosowanie opisów faktur przez kontrolowane jednostki. W związku z powyższym takie postępowanie, uniemożliwia ustalenie z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionego towaru, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Ponadto, w wyniku kontroli stwierdzono uchybienie polegające na błędnym wpisaniu numeru faktury w poz. 3 Rozliczenia wydatków poniesionych za wrzesień, październik, listopad i grudzień 2013 roku dotyczącego Klubu Dziecięcego Świat Maluszka Agnieszka Nochowska jest 014/2013, winno być 0147/2013. Przyczyną uchybienia była omyłka osoby sporządzającej dokument. W związku z powyższym badane rozliczenie nie odzwierciedla należycie stanu faktycznego. Stan faktyczny został utrwalony w wymienionych poniżej załącznikach: 1. Lista sprawdzająca wykorzystanie dotacji udzielonej w 2013 r. z rezerwy celowej budżetu państwa na dofinansowanie kosztów utrzymania i tworzenia miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3.
2. Zestawienie skontrolowanych wydatków poniesionych przez Kluby Dziecięce w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. w związku z realizacją zadania w zakresie określonym w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch w 2013 r. dział 853, rozdział 85 306, które pozostaje do wglądu łącznie z dowodami w aktach kontroli. Ww. dokumentacja została podpisana przez Kierownika jednostki kontrolowanej, Skarbnika Gminy oraz Naczelnika Wydziału Oświaty i Spraw Społecznych. Biorąc pod uwagę powyższe oceny i uwagi, wnoszę o: 1) Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej przez jednostki bezpośrednio realizujące przedmiotowe zadanie, zgodnie porozumieniami zawartymi z Wojewodą Wielkopolskim, umowami zawartymi z Gminą Gostyń oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 2) Dokonanie korekty sprawozdań z realizacji zadania oraz przesłanie ich w prawidłowej formie do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. 3) Dokonywanie właściwych opisów zakupionych towarów wykazywanych w Rozliczeniu wydatków poniesionych ze środków przekazanej dotacji, przez jednostki bezpośrednio realizujące zadanie. 4) Wydatkowanie, przez Klub Dziecięcy Świat Maluszka Agnieszka Nochowska, środków publicznych zgodnie z zasadami określonymi w art. 168 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. 5) Dokonywanie szczegółowego opisu faktur, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Wymagane jest, aby każda z faktur (lub innego dokumentu) opłaconych z otrzymanej dotacji zawierała na odwrocie informacje, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionego towaru, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. 6) Dokonanie zwrotu kwoty 52,55 zł, zgodnie z 5 ust. 1 i 6 Porozumienia Nr 5/2013 z dnia 2 lipca 2013 r., za zakupione towary, które omyłkowo sfinansowano ze środków dotacyjnych tj. Faktura VAT nr FP1365/00606/12/13/03- kwota 42,56 zł i Faktura VAT nr FP 1365/00652/12/13/03 kwota 9,99 zł. Zwrotu powyższej kwoty wraz z odsetkami należy dokonać na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu o numerze 17 1010 1469 0005 8922 3100 0000.
Proszę o przekazanie informacji o sposobie wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem /Z up. Wojewody Wielkopolskiego Przemysław Pacia Wicewojewoda Wielkopolski/