Najczęściej zadawane pytania Kodeks postępowania i etyki Laureate Kodeks Czym jest Kodeks postępowania i etyki organizacji Laureate? Kodeks zawiera nasze zasady uczciwości i etycznego postępowania, a także zakres obowiązków każdego z nas studentów, dostawców, akcjonariuszy i osób trzecich. Reguluje on zagadnienia związane z prowadzeniem rzetelnych zapisów, prawidłowym wykorzystaniem aktywów i informacji, konfliktem interesów, łapówkarstwem i korupcją. Kodeks reguluje podstawowe zasady postępowania i nie zawiera rozwiązań dla wszelkich potencjalnych problemów; jego zawartość wytycza reguły i metodologię pozwalającą nam na osiągnięcie wytyczonego celu. Kodeks określa wspólne normy dla Laureate Education, Inc. oraz dla wszystkich instytucji wchodzących w skład sieci Laureate International University. Przestrzeganie tych zasad umożliwia zachowanie doskonałej reputacji naszych instytucji oraz sieci uniwersytetów, z korzyścią dla wszystkich jej członków. Moja instytucja kieruje się własnymi przepisami. Jak wygląda relacja pomiędzy Kodeksem postępowania a takimi regulacjami? Kodeks to dokument zasadniczy. Jego celem jest określenie globalnych norm i ogólnych zasad właściwego postępowania, a nie zapewnienie wyczerpującego zbioru przepisów określających stosunki w miejscu pracy. Kodeks funkcjonuje w połączeniu z przepisami lokalnymi, z których większość może dotyczyć podobnych obszarów zainteresowania. Zastosowanie ma Kodeks oraz przepisy lokalne. W przypadku konfliktu, obowiązuje dokument o bardziej surowym zapisie. Instytucja zatrudnia mnie w niepełnym wymiarze godzin. Czy i ja podlegam postanowieniom Kodeksu? Tak. Kodeks stosuje się do wszystkich pracowników organizacji Laureate Education, Inc., a także do kadry naukowej i personelu zatrudnionego zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze godzin w instytucjach wchodzących w skład sieci Laureate International Universities. Kodeks jest ważny dla nas wszystkich z racji naszych powiązań z daną instytucją oraz z całą siecią Laureate. Wszystkie nasze działania 1
wpływają na reputację tych instytucji i pozwalają nam budować zaufanie, którym cieszy się nasza organizacja. Kim jest lokalny specjalista ds. zgodności? Lokalny specjalista ds. zgodności to osoba zatrudniona w Twojej instytucji lub w danym regionie, która została wyznaczona do udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące Kodeksu, przyjmowania raportów dotyczących potencjalnych wykroczeń, pomagania w rozwiązywaniu różnych kwestii oraz udzielania pewnych zatwierdzeń ustanowionych na mocy Kodeksu. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe Twojego lokalnego specjalisty ds. zgodności znajdują się tutaj: Czy występują sytuacje, w których Kodeks przewiduje ujawnienie informacji lub uzyskanie zatwierdzenia przed rozpoczęciem czynności? Tak, szczególnie w sytuacjach dotyczących potencjalnego konfliktu interesów. W każdej sytuacji zawodowej, w której nasze osobiste działania i relacje przeszkadzają lub mogą potencjalnie przeszkadzać w działaniu na korzyść organizacji Laureate lub danej instytucji, należy poinformować bezpośredniego zwierzchnika lub lokalnego specjalistę ds. zgodności (LCO), a następnie podjąć działania mające na celu usunięcie tej sytuacji. Za przykład może posłużyć nam sytuacja, w której pracownik ponosi odpowiedzialność za wybór dostawcy, a jedna z firm oferentów jest zarządzana przez członka rodziny lub stanowi jego własność. Ponadto Kodeks wymaga również uzyskania wcześniejszej zgody lokalnego specjalisty ds. zgodności, jeśli dany kandydat planuje zająć stanowisko kierownicze lub dyrektorskie w dowolnej organizacji komercyjnej lub wyższej uczelni niewchodzącej w skład organizacji Laureate. Zgodnie z naszą polityką dotyczącą prezentów, posiłków, rozrywek, wyjazdów i innych uprzejmości biznesowych przed okazaniem lub przyjęciem przejawu uprzejmości biznesowej należy uzyskać zgodę ze strony lokalnego specjalisty ds. zgodności. Informacja o innych sytuacjach wymagających uprzedniej zgody znajduje się w Kodeksie oraz w innych politykach Laureate. W jaki sposób Kodeks jest egzekwowany? Za zarządzanie Kodeksem odpowiada główny specjalista ds. zgodności (CECO) organizacji Laureate Education Inc. oraz osoby wyznaczone przez głównego specjalistę ds. zgodności, w tym lokalni specjaliści ds. zgodności. Organizacja Laureate traktuje poważnie wszystkie zgłoszenia potencjalnych naruszeń Kodeksu i przeprowadza odpowiednie postępowanie wyjaśniające. Główny specjalista ds. zgodności lub wyznaczone przez niego osoby przystąpią do oceny sytuacji oraz określenia 2
właściwego przebiegu dochodzenia. Przed podjęciem jakiejkolwiek ostatecznej decyzji każda osoba, wobec której prowadzone jest postępowanie wyjaśniające dotyczące potencjalnego naruszenia postanowień Kodeksu ma prawo przedstawienia swojego stanowiska. Najogólniej rzecz biorąc, główny specjalista ds. zgodności oraz wyznaczone przez niego osoby, po przeprowadzeniu konsultacji z odpowiednimi pracownikami Działu HR lub zarządu, określi(-ą), czy dana osoba popełniła dane wykroczenie oraz jakie sankcje dyscyplinarne należy zastosować (jeśli dotyczy). Każde naruszenie obowiązującego prawa lub Kodeksu skutkuje sankcjami dyscyplinarnymi, aż do rozwiązania stosunku pracy lub innych stosunków umownych. Powiedz o tym! Gdzie mogę uzyskać odpowiedzi na pytania dotyczące Kodeksu? Możesz zapytać następujących osób: swojego bezpośredniego przełożonego lub kierownictwo wyższego szczebla lokalnego specjalistę ds. zgodności Dział Prawny lub Dział HR Możesz również skorzystać z poufnej pomocy Laureate Ethics Helpline pod adresem www.laureateethics.net lub zadzwonić na bezpłatną infolinię, korzystając z jednego z numerów podanych na stronie internetowej. Co zrobić, jeśli obawiam się, że inny członek personelu lub kadry naukowej narusza przepisy Kodeksu? Ważne jest, żeby komuś o tym powiedzieć. Poruszanie takich kwestii pozwala organizacji Laureate na zajęcie się sprawą i jej rozwiązanie, szczególnie gdy takie naruszenie stanowi wykroczenie w świetle prawa lub pociąga za sobą zagrożenie innych osób. W takim przypadku należy się zwrócić o pomoc do ludzi, którzy odpowiadają na Twoje pytania dotyczące Kodeksu. Możesz się również zwrócić do Laureate Ethics Helpline. W przypadku problemów związanych z zatrudnieniem, takich jak nękanie, prześladowanie lub inne konflikty międzyosobowe, skontaktuj się z Działem HR lub zgłoś problem do bezpośredniego zwierzchnika. 3
Laureate Ethics Helpline Jakie pytania mogę zadać i jakie problemy zgłaszać za pomocą Laureate Ethics Helpline? Laureate Ethics Helpline to sposób na uzyskanie poufnej pomocy w zakresie odpowiedzi na pytania lub zgłoszenia postępowania stanowiącego naruszenie Kodeksu postępowania i etyki lub obowiązującego prawa. Jak w przypadku wszystkich delikatnych kwestii, najlepszym rozwiązaniem jest bezpośrednia rozmowa z przełożonym, członkami kierownictwa wyższego szczebla lub personelem Działu prawnego lub Działu ds. zgodności organizacji Laureate. Jeśli jednak bezpośredni sposób zgłaszania wątpliwości jest zbyt krępujący lub jeśli mimo rozmowy problem nie został rozwiązany, można skorzystać z Ethics Helpline. Jakich informacji muszę udzielić? Możesz udzielić zarówno dużo, jak i mało informacji, wedle uznania, przy czym im więcej informacji przekażesz, tym łatwiej będzie można odpowiedzieć na Twoje wątpliwości. Niezależnie, czy skontaktujesz się z infolinią ds. etyki telefonicznie, czy online, odpowiesz na serię pytań w celu określenia natury Twojego problemu, poczynionych obserwacji oraz osób, których dotyczy zgłoszenie. W przypadku przekazywania informacji za pośrednictwem sieci WWW, istnieje możliwość załączenia dokumentów zawierających dodatkowe informacje. Kto odbierze moje zgłoszenie i jak zostanie ono potraktowane? Obsługą infolinii ds. etyki zajmuje się specjalistyczny dostawca usług. Po każdorazowym przekazaniu informacji w trybie online lub telefonicznym, dostawca usług prześle te dane do personelu ds. zgodności organizacji Laureate. Jeśli wysłane informacje zawierają pytanie, wysłana zostanie wiadomość z odpowiedzią. W przypadku zgłoszenia potencjalnego naruszenia Kodeksu, właściwy personel zajmie się wyjaśnieniem sprawy oraz ustaleniem, czy zostały naruszone przepisy Kodeksu lub obowiązującego prawa, a także podejmie właściwe działania. W trakcie postępowania wyjaśniającego możesz otrzymać zapytanie o dodatkowe informacje. Jak należy postąpić w przypadku wątpliwości, czy zaobserwowane przeze mnie działania stanowią naruszenie Kodeksu lub obowiązującego prawa? Nie musisz mieć absolutnej pewności co do nielegalności zaobserwowanych działań, możesz zgłosić uczciwie jedynie to, czego byłeś/-aś świadkiem. (Świadome składanie fałszywych zeznań stanowi naruszenie Kodeksu.) Jeśli sądzisz, że zaobserwowane 4
działania stanowią naruszenie, lepiej zgłosić takie zachowanie niż je zignorować, stwarzając potencjalne zagrożenie dla innych, danej instytucji lub organizacji Laureate. Jeśli ktokolwiek złoży poprzez Ethics Helpline zgłoszenie dotyczące mojego zachowania, czy będę mogła/mógł odpowiedzieć na stawiane zarzuty? Tak. Każda osoba, której dotyczy zgłoszenie, ma możliwość odpowiedzi na stawiane zarzuty, przy czym anonimowość osoby składającej zgłoszenie zostaje zachowana. Czy w przypadku zgłoszenia wykroczenia mojego przełożonego lub innej osoby z miejsca pracy, taka osoba będzie mogła wziąć na mnie odwet? Nie. Cenimy i szanujemy osoby zgłaszające swoje zastrzeżenia. Podejmujemy wszelkie kroki mające na celu zachowanie anonimowości osób zgłaszających i nie pozwolimy na ich złe traktowanie w wyniku zwrócenia przez nie uwagi na potencjalny problem. Jakikolwiek odwet wobec osoby zgłaszającej swoje zastrzeżenia z dobrej woli lub biorącej udział w postępowaniu wyjaśniającym stanowi naruszenie Kodeksu i skutkuje odpowiednimi sankcjami. Jeśli sądzisz, że ktoś mści się na Tobie lub na Twoim współpracowniku, zgłoś to. Szkolenie Jak będzie wyglądało szkolenie? Szkolenie zostanie przeprowadzone w ciągu kolejnych kilku miesięcy od wprowadzenia nowego Kodeksu. Szkolenie będzie interaktywne, inspirujące oraz oparte na autentycznych przykładach. Po zakończeniu szkolenia jego uczestnicy zostaną poproszeni o potwierdzenie zapoznania się z Kodeksem i zobowiązanie do jego przestrzegania. Większość z nas odbędzie szkolenie w trybie online. Informacje o szkoleniu online zostaną przekazane za pośrednictwem poczty elektronicznej, zawierającej łącze do zalogowania się i odbycia szkolenia w wybranym momencie. 45- minutowy kurs online pracownicy powinni przejść w ciągu 30 dni. W sytuacji, w której ograniczenia techniczne uniemożliwiają przeprowadzenie szkolenia online, niektórzy pracownicy przejdą zwykłe szkolenie na sali wykładowej. Uczestnicy otrzymają wiadomość elektroniczną zawierającą informacje o dacie i sposobie odbycia planowanego szkolenia. 5
Niedawno ukończyłem szkolenie dotyczące Kodeksu. Czy w tym toku muszę to zrobić ponownie? Nie będziesz musiał(a) przechodzić tegorocznego szkolenia, jeśli szkolenie dotyczące Kodeksu ukończyłeś(-aś) na przestrzeni sześciu miesięcy poprzedzających moment, w którym powinieneś/powinnaś otrzymać powiadomienie o konieczności ukończenia tegorocznego szkolenia dotyczącego Kodeksu. W zamian za to przy najbliższej okazji przejdziesz szkolenie utrwalające wiedzę. Czy wymagane będzie dodatkowe szkolenie? Planowane jest przeprowadzenie kursów utrwalających wiedzę o Kodeksie. Dodatkowo część personelu zostanie poproszona o odbycie szkolenia w trybie online lub tradycyjnego poświęconego bardziej szczegółowym kwestiom etycznym i zgodnościowym, takim jak etyczne zarządzanie, łapówkarstwem i korupcją lub ochroną informacji. Osoby wyznaczone do dodatkowego przeszkolenia zostaną powiadomione o tym fakcie z odpowiednim wyprzedzeniem. 6