Polityka Zgłaszania Nieprawidłowości dla Grupy Saferoad

Transkrypt

1 Polityka Zgłaszania Nieprawidłowości dla Grupy Saferoad

2

3 Spis Treści 1. Wstęp 5 2. System Zgłaszania Nieprawidłowości 5 3. Jak zgłosić problem za pomocą Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości 6 4. Czas trwania 9 5. Zapobieganie działaniom odwetowym 9 6. Anonimowość 9 7. Fałszywe i Złośliwe Zarzuty 9 8. Przetwarzanie danych osobowych Standardowe kanały sprawozdawcze Dokumenty powiązane 15

4 4

5 1. Wstęp Polityka zgłaszania nieprawidłowości, korespondująca z zasadami Kodeksu Postępowania Spółki, jest ważną częścią Programu Korporacyjnej Polityki Zgodności. Występujące w miejscu pracy nieprawidłowe zachowania zazwyczaj w pierwszej kolejności są wykrywane przez pracowników. Dlatego też tak istotne jest, aby pracownik który odkrył naruszenie reguł postępowania przez Spółkę, jej pracownika lub konsultantów, kontrahentów czy dostawców był w stanie poinformować o mającym miejsce naruszeniu, bez obawy przed ryzykiem podjęcia przeciwko niemu działań odwetowych czy aktu dyskryminacji. Spółka namawia pracowników, aby zamiast jedynie przyglądać się problemowi czy szukać rozwiązań poza Spółką, zgłaszali nieprawidłowości powstające w ramach Spółki lub z nią związane. Niniejsze reguły postępowania mają zastosowanie do wszystkich - do pracowników, kierowników, dyrektorów naczelnych, czy członków zarządu (a więc do wszystkich tych osób, którzy wpisują się w pojęcie pracownika zaprezentowanego w niniejszej Polityce). 2. System Zgłaszania Nieprawidłowości W celu umożliwienia pracownikom zgłaszania nieprawidłowości, Spółka stworzyła System służący jako panel sterowania, utworzony w szczególności w celu otrzymywania oraz załatwiania zgłoszeń pracowników o podejrzeniu dokonania nieprawidłowości. Należy zauważyć, iż przepisy prawa oraz inne regulacje wyznaczają ograniczenia co do okoliczności, w których Spółka jest uprawniona do przetwarzania informacji wskazujących na to, że któryś z jej pracowników jest uwikłany w sprawę o dokonanie naruszeń. Mając na uwadze powyższe, System Zgłaszania Nieprawidłowości może mieć zastosowanie jedynie w następujących przypadkach: Po pierwsze, zgłoszeniu za pomocą Systemu podlegają wyłącznie poważne naruszenia. Poważne naruszenia dotyczą nieprawidłowości oraz niewłaściwych działań, które naruszają ważny interes Spółki lub zdrowie i bezpieczeństwo jednostek. Jako poważne naruszenia, przykładowo należy wskazać: przestępstwa finansowe oraz nieprawidłowości księgowe; oferowanie oraz przyjmowanie łapówek; ryzyka lub przestępstwa związane z ochroną środowiska; brak zabezpieczeń, które mogą powodować zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa pracowników lub klientów; poważne przypadki molestowania lub dyskryminacji; naruszenie Kodeksu Postępowania Spółki. 5

6 6

7 Po drugie, wyłącznie naruszenie przez osobę pełniącą kluczową lub wiodącą rolę w Spółce może zostać zgłoszone za pomocą Systemu, co oznacza, iż zgłoszeniu za pomocą systemu podlegają naruszenia dokonane przez zarząd, dyrektorów generalnych lub inne indywidualne osoby odpowiedzialne za główne cele lub inne kluczowe biznesowe funkcje. Po trzecie, system ostrzegawczy należy stosować jedynie w zakresie, w którym jest uzasadnione pominięcie standardowej drogi informacyjnej Spółki, opisanej w ostatnim rozdziale niniejszej instrukcji. Może się tak wydarzyć na przykład gdy osoba, która zostaje zgłoszona jest członkiem zarządu lub gdy z tego lub jakiegokolwiek innego powodu podejrzewa się, że zgłoszone wykroczenie nie zostanie odpowiednio załatwione. System Zgłaszania Nieprawidłowości stanowi uzupełnienie wewnętrznych kanałów informacyjnych i sprawozdawczych Spółki, a korzystanie z niego jest dobrowolne. 3. Jak zgłosić problem za pomocą Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości O ile regulacje krajowe nie stanowią inaczej, w celu zgłoszenia problemu lub wątpliwości związanych z kwestiami opisanymi powyżej, należy skontaktować się z Zespołem ds. Zgodności Spółki za pomocą narzędzia zgłaszania dostępnego w sieci intranet Spółki. Jest to zaszyfrowane narzędzie opracowane przez zewnętrzny i niezależny podmiot. Spółka podejmie odpowiednie działania w razie dokonania zgłoszenia. Należy jednak pamiętać, iż Spółka może dokonać oceny problemu jedynie po przeprowadzaniu uprzednio wstępnego dochodzenia oraz, najprawdopodobniej, po odpowiednim, dokładnym zbadaniu danej sprawy. W stosownych przypadkach zarząd zadecyduje czy zgłoszone kwestie: mogą być rozpoznawane w ramach kierownictwa, przez zarząd, audyt wewnętrzny lub w ramach procedury dyscyplinarnej; podlegają rozpoznaniu na podstawie niniejszej polityki czy przez organy ścigania; powinny być poddane rozpoznaniu przez biegłego niezależnego rewidenta; powinny stanowić przedmiot niezależnego dochodzenia. Aby chronić jednostki zaangażowane i osoby podejrzane o dopuszczenie się nieprawidłowości, zostanie przeprowadzone wstępne dochodzenie w celu podjęcia decyzji, czy przeprowadzenie postępowania jest zasadne, a jeśli tak, to w jakiej formie powinno być przeprowadzone. Jeśli wymagane jest działanie niecierpiące zwłoki, wówczaszostanieonopodjęte przed przeprowadzeniem jakiegokolwiek działania. 7

8 8

9 4. Czas trwania Wątpliwości zostaną zbadane tak szybko, jak jest to możliwe. Może okazać się konieczne skonsultowanie danej sprawy z doradcą zewnętrznym, co może skutkować przedłużeniem postępowania. Powaga i złożoność danej skargi będzie również miała wpływ na czas wymagany dla przeprowadzenia kontroli. Spółka ma świadomość, iż osoba zgłaszająca swoje wątpliwości będzie potrzebować zapewnienia, że problem zostanie rozwiązany. Zgodnie z ograniczeniami prawnymi, Spółka dostarczy tej osobie informacje o wynikach dochodzenia. 5. Zapobieganie działaniom odwetowym Spółka nie będzie tolerować jakiegokolwiek karania lub dyskryminowania pracownika, który użył Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości w celu zgłoszenia rzeczywistej wątpliwości dotyczącej naruszeń. Taki odwet może być przedmiotem postępowania dyscyplinarnego wszczętego przez Spółkę, w tym może się wiązać z wypowiedzeniem zatrudnienia. 6. Anonimowość Skarga może zostać złożona anonimowo za pomocą Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości. Niemniej jednak, podanie danych kontaktowych usprawnia przeprowadzenie późniejszego postępowania oraz rozwiązanie danej sprawy. Dlatego też, Spółka zachęca pracowników do podawania swojego nazwiska oraz danych kontaktowych w przypadku zgłaszania skargi. 7. Fałszywe i Złośliwe Zarzuty Spółka dokłada wszelkich starań, aby sprostać najwyższym standardom uczciwości i rzetelności oraz zapewnić, że w celu zbadania otrzymanej skargi zostały zaangażowane wszelkie niezbędne środki. Niemniej jednak jest istotne, aby pracownik rozważający postawienie zarzutów upewnił się, czy zarzut ten jest uzasadniony. Świadome uczynienie fałszywych lub złośliwych zarzutów może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym. 9

10 10

11 8. Przetwarzanie Danych Osobowych Zgłoszenia za pomocą Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości prawdopodobnie będą zawierać dane osobowe, a więc dane, które bezpośrednio lub pośrednio identyfikują daną osobę lub zezwalają na jej identyfikację. Dane osobowe mogą dotyczyć osoby, która dokonała zgłoszenia i/lub osoby podejrzanej o dokonanie zarzucanego naruszenia. Rodzaje danych osobowych, które mogą być przetwarzane w związku z dokonywanym dochodzeniem, zazwyczaj są następujące: Imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe ( np. e- mail czy numer telefonu) pracownika, który złożył skargę oraz jednostki, dotkniętych tym osób. której skarga dotyczy, a także świadków lub innych Szczegóły dotyczące naruszenia, o które podejrzewana jest dana osoba. Dopóki przepisy krajowe nie stanowią inaczej, Spółka powinna przetwarzać jedynie te dane, które są prawdziwe i istotne ze względu na postępowanie. Niepotrzebne dane osobowe nie będą przetwarzane. Dane wrażliwe, takie jak rasa, pochodzenie etniczne, poglądy polityczne, religia lub przekonania filozoficzne, członkostwo w organizacji handlowej lub informacje odnoszące się do zdrowia, pożycia płciowego, również zgodnie z zasadą ogólną, nie będą przetwarzane przez Spółkę. O ile przepisy krajowe nie stanowią inaczej, Spółka kontroluje dane osobowe powiązane z Systemem Zgłaszania Nieprawidłowości i odpowiada za zapewnienie, iż zbierane dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem dotyczącym ochrony danych osobowych. Więcej szczegółów dotyczących celu sprawowania kontroli w zakresie danych osobowych: Saferoad AS Enebakkveien 150, 0680 Oslo mail@saferoad.com Wszelkie dane osobowe, zgromadzone za pośrednictwem Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości, będą przetwarzane w celach administrowania oraz badania podniesionych zarzutów, oraz rozwiązywania odkrytych naruszeń, zgodnie z niniejszymi instrukcjami. W celu ochrony przetwarzania danych osobowych Spółka podejmie zarówno techniczne jak i organizacyjne środki bezpieczeństwa. Dane osobowe będą przetwarzane jedynie przez te jednostki, których dotyczy postępowanie. W tym sensie, dane osobowe mogą być przekazywane do odpowiedniego departamentu Spółki (takiego jak audyt wewnętrzny), kierownictwa, zarządu lub innych osób ściśle związanych ze Spółką. 11

12 12

13 Dodatkowo, dane osobowe mogą być przekazywane policji lub innemu organowi władzy wykonawczej, podmiotom prowadzących badania kryminalistyczne, niezależnym biegłym rewidentom. W zakresie w, jakim jest to konieczne oraz dozwolone przez obowiązujące prawo, dane te mogą zostać również przekazane partnerom joint venture oraz podmiotom stowarzyszonym. Jeśli następuje konieczność przekazania danych podmiotom indywidualnym lub spółkom spoza Unii Europejskiej lub spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i możliwe jest, że poziom ochrony nie będzie na takim samym poziomie jak w kraju danej jednostki, wówczas przekazanie nastąpi w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Zbierane i przetwarzane dane osobowe nie będą przechowywane dłużej niż jest to konieczne. Skargi, raporty oraz informacje dotyczące naruszenia, które podlegały badaniu, zostaną usunięte w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia postępowania lub, jeśli konsekwencją postępowania jest podjęcie czynności przeciwko zgłoszonej jednostce, do czasu, gdy informacje nie są dłużej potrzebne w celu przeprowadzenia postępowania lub podjęcia określonej czynności. Jeśli zostanie podjęta decyzja o niepodejmowaniu postępowania, informacje zostaną usunięte niezwłocznie po podjęciu decyzji. Gdy dane osobowe dotyczące jednostki są gromadzone za pomocą Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości, jednostka ta musi zostać o tym poinformowana. Jeśli nie jest możliwe powiadomienie natychmiastowe, np. wówczas gdy takie informacje mogłyby zagrozić prowadzeniu postępowania, informacje zostaną przekazane w chwili, gdy zniknie ryzyko dla postępowania. Z zachowaniem powyższych ograniczeń, raz w roku, na wniosek danej osoby, spółka przekaże informacje, czy dane osobowe tego podmiotu są przetwarzane czy też nie. Wniosek taki powinien być sporządzony na piśmie, podpisany przez wnioskodawcę oraz przesłany na dane wskazane w tej sekcji. Spółka, na żądanie zarejestrowanej osoby, sprostuje, zablokuje lub usunie dane osobowe, które są nieprawdziwe lub też nie zostały przetworzone zgodnie z prawem i obowiązującymi przepisami. 13

14 14

15 9. Standardowe kanały informacyjne Pracownicy, którzy mają wątpliwości dotyczące osoby lub kwestii, a których opis nie odpowiada zagadnieniom podlegającym zgłoszeniu za pomocą Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości, nie powinni korzystać z Systemu. Zamiast tego, pracownicy powinni skorzystać ze standardowych kanałów raportowania, tj. poprzez zgłoszenie się do bezpośredniego przełożonego pracownika lub do innego przełożonego, któremu pracownik ufa, albo za pośrednictwem działu kadr. 10. Powiązane dokumenty Niniejsza polityka powinna być przeczytana z następującymi dokumentami: Korporacyjny Program Zgodności Kodeks Postępowania Regulamin Ochrony Danych Osobowych - Polityka Zgodności Konkurencji Sankcje gospodarcze Instrukcja antykorupcyjna 15