Polityka informowania o nieprawidłowościach

Transkrypt

1 Polityka informowania o nieprawidłowościach Dla firmy Naspers rzetelność w prowadzeniu działalności ma ogromne znaczenie. W związku z tym Naspers zachęca wszystkich Pracowników, którzy mają powody by uważać, że Naspers lub którykolwiek z Pracowników postępuje bądź postępował niewłaściwie, do Ujawnienia takiego Niewłaściwego postępowania zgodnie z niniejszą Polityką informowania o nieprawidłowościach. POLITYKA Polityka Naspers obejmuje: i) niezwłoczne i dokładne sprawdzenie każdego autentycznego Ujawnienia Niewłaściwego postępowania oraz podjęcie odpowiednich działań; i ochronę tożsamości Pracownika zgłaszającego nieprawidłowość, jeśli ma to zastosowanie, oraz chronienie go/jej przed odwetem lub prześladowaniem za sygnalizowanie nieprawidłowości w dobrej wierze; zakaz obowiązujący Pracowników lub inne osoby dotyczący podejmowania działań o charakterze odwetowym przeciwko Pracownikowi oraz zakaz zastraszania Pracownika, który w dobrej wierze przekazuje informacje do sprawdzenia; oraz iv) podjęcie odpowiednich działań wobec Pracownika, któremu udowodniono Niewłaściwe postępowanie. Zatem celem niniejszej Polityki informowania o nieprawidłowościach jest: i) wsparcie tworzenia kultury ujawniania nieprawidłowości w celu zapobiegania Niewłaściwemu postępowaniu; określenie procedur pozwalających Pracownikowi na bezpieczne ujawnianie Niewłaściwego postępowania bez obaw o Dyskryminację zawodową; i iv) dążenie do ochrony Pracownika przed Dyskryminacją zawodową w przypadku chronionego ujawnienia informacji; oraz zapewnienie wsparcia Pracownikowi, jeśli dokonane przez niego chronione ujawnienie nieprawidłowości stało się źródłem Dyskryminacji zawodowej. 1

2 ZASTOSOWANIE Niniejsza polityka odnosi się do chronionego ujawnienia informacji, które miało miejsce po wprowadzeniu w życie niniejszej polityki bez względu na to, czy konkretne Niewłaściwe postępowanie miało miejsce przed czy po tej dacie. PROCEDURY W celu umożliwienia bezzwłocznego, bezstronnego i niezależnego rozpatrzenia wszystkich przypadków Ujawnienia Niewłaściwego postępowania, Naspers zachęca Pracowników do przekazywania informacji o Niewłaściwym postępowaniu: i) jeśli do kierownictwa (osoby na stanowisku kierowniczym) zgodnie z procedurą rozpoznawania skarg w spółce, w której Pracownik jest zatrudniony; do biura audytora wewnętrznego, jeśli Pracownik ma podstawy uważać, że procedura rozpoznawania skarg nie sprawdzi się w danym przypadku. Informacje mogą zostać przekazane do audytora wewnętrznego w formie pisemnej (w tym zostać wysłane za pomocą poczty elektronicznej bądź faksu); lub przez niezależną linię specjalną firmy Naspers dla osób ujawniających nieprawidłowości opisaną poniżej; oraz Pracownik jest szczerze przekonany i ma uzasadnione podstawy, aby uważać, że ujawniane informacje są zasadniczo prawdziwe; oraz taki Pracownik nie ujawnia informacji dla własnej korzyści (za wyjątkiem korzyści przewidzianych przepisami prawa). Jeśli Pracownik ujawnia informacje dotyczące Niewłaściwego postępowania oraz nie robi tego złośliwie ani w złej wierze, wówczas takie Ujawnienie będzie chronionym ujawnieniem zgodnie z niniejszą polityką. W celu ułatwienia ujawniania Niewłaściwego postępowania firma Naspers udostępnia niezależną zewnętrzną linię specjalną dla osób zgłaszających nieprawidłowości, OpenLine obsługiwaną przez system Tip-offs Anonymous firmy Deloitte. Pracownicy są zachęcani do korzystania z tej możliwości w sytuacjach tego wymagających. Wszystkie przypadki Ujawnienia Niewłaściwego postępowania są rozpatrywane we współpracy między audytorem wewnętrznym i służbami kadrowymi Ostatecznie to audytor wewnętrzny firmy Naspers jest odpowiedzialny za zarządzanie procesem. W zależności od charakteru sprawy mogą zostać w nią zaangażowani wewnętrzni bądź zewnętrzni (śledczy) audytorzy w celu przeprowadzenia niezbędnego rozpoznania. 2

3 Ponieważ niepoparte dowodami twierdzenia oparte na niepotwierdzonych pogłoskach mogą mieć wpływ na reputację niewinnych osób, oraz aby móc efektywnie rozpatrzyć przypadek rzekomego Niewłaściwego postępowania, Pracownik zgłaszający taki przypadek będzie zobowiązany do dostarczenia informacji, w zakresie w jakim nimi dysponuje, dotyczących tego kto, kiedy, gdzie, w jaki sposób i dlaczego (jeśli wiadomo) dopuścił się rzekomego Niewłaściwego postępowania oraz co było jego przedmiotem, wraz ze wszystkimi dostępnymi dowodami. Należy pamiętać, że fałszywe lub złośliwe zarzuty nie będą tolerowane. Pracownicy, którzy celowo złożą zgłoszenia fałszywe i/lub w złej wierze narażają się na podjęcie wobec nich adekwatnych działań dyscyplinarnych i mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności prawnej. Jeśli Pracownik czuje się w jakikolwiek sposób dyskryminowany zawodowo po Ujawnieniu Niewłaściwego postępowania, wówczas może przekazać sprawę odpowiedniemu organowi w ramach ustanowionej procedury składania skarg w Naspers. Jeśli środki przewidziane przez wewnętrzne procedury składania skarg zostały wyczerpane albo jeśli Pracownik jest poszkodowany przez osoby wyznaczone przez organ rozpatrujący złożone skargi, wówczas Pracownik może przekazać swoją sprawę do właściwego organu kontroli i nadzoru prawa pracy. Do obowiązków dyrektora działu audytu wewnętrznego Naspers należy nie tylko zarządzanie całym procesem, ale i poinformowanie komisji rewizyjnej o istotnych przypadkach Ujawnienia Niewłaściwego postępowania w ramach niniejszej polityki, które po zbadaniu zostały uznane za zasadniczo prawdziwe, oraz o podjętych w związku z tym działaniach. W przypadku niezgodności postanowień niniejszej polityki z przepisami prawa pracy, przepisy prawa pracy mają charakter nadrzędny. DEFINICJE Do niniejszej polityki zastosowanie znajdują następujące definicje: i) Ujawnienie Niewłaściwego postępowania oznacza ujawnienie informacji odnoszących się do postępowania Pracownika przez innego Pracownika, gdy ten inny Pracownik ma powód twierdzić, że informacje świadczą lub zdają się świadczyć o dopuszczeniu się Niewłaściwego postępowania lub o prawdopodobieństwie takiego dopuszczenia się. i Pracownik oznacza osobę, również niezależnego wykonawcę będącego osobą trzecią, która otrzymuje wynagrodzenie od Naspers bądź jest do niego uprawniona za świadczone usługi i dostarczane towary. Niewłaściwe postępowanie oznacza zachowania, które są postrzegane jako niewłaściwe zgodnie z polityką i procedurami Naspers, w tym między innymi te 3

4 wymienione poniżej, w zakresie, w jakim mogą mieć wpływ na prowadzenie działalności przez Naspers lub być z nią związane, lub mogą oddziaływać na możliwość wykonywania obowiązków przez Pracownika Naspers: popełnienie przestępstwa; niewywiązanie się z istotnych zobowiązań umownych i/lub prawnych wobec Naspers; nieodpowiednie zachowanie obejmujące między innymi niewłaściwe zarządzanie finansami lub innymi zasobami; udział lub współudział w oszustwie, wręczaniu łapówek, korupcji; lub nieetyczne zachowanie; stwarzanie znacznego zagrożenia dla bezpieczeństwa i/lub zdrowia osób; wyrządzanie poważnych szkód w środowisku naturalnym; dyskryminowanie Pracownika w świetle obowiązujących przepisów; dyskryminowanie innych osób w powodu rasy, koloru skóry, religii, pochodzenia, płci, orientacji seksualnej bądź niepełnosprawności lub tworzenie wrogiego środowiska pracy przez wygłaszanie rasistowskich, seksistowskich, homofobicznych lub w inny sposób obraźliwych uwag na temat rasy, koloru skóry, religii, pochodzenia, płci, orientacji seksualnej lub niepełnosprawności innych osób; lub iv) ukrywanie wyżej wymienionych zachowań. Prawo pracy oznacza przepisy i regulacje w zakresie stosunku pracy znajdujące zastosowanie do Pracownika, który decyduje się na chronione ujawnienie, np. Ustawa RPA o stosunkach w pracy nr 66 z 1995 r. z późniejszymi zmianami oraz PDA. v) Naspers oznacza Naspers Limited wraz z jej bezpośrednio i pośrednio zależnymi spółkami w RPA. Dla celów niniejszej definicji spółka zależna to przedsiębiorstwo kontrolowane przez spółkę holdingową. vi) Dyskryminacja zawodowa występuje w miejscu pracy, kiedy Pracownik w związku z Ujawnieniem Niewłaściwego postępowania: podlega działaniom o charakterze dyscyplinarnym; zostaje zwolniony lub zawieszony, jest nękany, zastraszany lub zostaje zdegradowany; zostaje przeniesiony na inne stanowisko wbrew swojej woli; nie otrzymuje awansu lub przeniesienia; otrzymuje nowe warunki pracy lub emerytury, które zostały zmienione na jego/jej niekorzyść; 4

5 nie otrzymuje referencji lub otrzymuje niekorzystne referencje; nie zostaje powołany na dane stanowisko lub do danego zlecenia; Pracownik jest zagrożony użyciem któregokolwiek z powyższych działań; lub v jest dyskryminowany przy użyciu innych metod uderzających Pracownika, biorąc pod uwagę jego rolę, pozycję, stanowisko, włączając w to szanse rozwoju zawodowego jak również bezpieczeństwo zatrudnienia. PDA oznacza przepisy i regulacje obowiązujące w RPA określające procedury, według których pracownicy mogą ujawniać informacje dotyczące bezprawnego lub nieodpowiedniego zachowania swoich pracodawców lub innych pracowników zatrudnionych przez ich pracodawcę. Chronią one również pracowników, którzy decydują się na chronione ujawnienie. Obejmują między innymi Ustawę RPA o chronionym ujawnieniu nr 26 z 2000 r. z późniejszymi zmianami. 5