Polityka powiadamiania o nieuczciwych praktykach

Transkrypt

1 Rodzaj dokumentu: Polityka Własność: Dział Prawny Numer i wersja dokumentu: Obowiązuje w lokalizacji: Globalnie Data wejścia w życie: maja 2018 r. 1. Podsumowanie ma na celu zachęcanie i umożliwianie pracownikom i innym osobom zgłaszania poważnych kwestii, jeśli takie mają, które mogłyby doprowadzić do wyrządzenia szkód lub powstania odpowiedzialności prawnej Firmy. Zachęca się Współpracowników i Osoby współdziałające do niezwłocznego zgłaszania rozpoznanych lub podejrzewanych przypadków niewłaściwego postępowania w Firmie, niestosowania się do praktyk biznesowych, które mogłoby doprowadzić do wyrządzenia szkód lub powstania odpowiedzialności prawnej Firmy, oraz naruszenia lub podejrzewanego naruszenia obowiązującego w Firmie Kodeksu postępowania i etyki w biznesie oraz Kodeksu etyki dla Dyrektora Generalnego i Starszych Dyrektorów Finansowych (łącznie Kodeksy ), obowiązującego prawa lub regulacji, włącznie między innymi z przepisami dotyczącymi obrotu papierami wartościowymi, standardami rachunkowości, kontrolami księgowości i procedurami związanymi z audytem. Dla celów niniejszej polityki termin Firma oznacza Syneos Health, Inc., każdy podmiot, który jest w dowolnym czasie spółką macierzystą lub spółką zależną Syneos Health, Inc., oraz każdy z jej Podmiotów stowarzyszonych. Dla celów niniejszej polityki Podmiot stowarzyszony Firmy oznacza podmiot, który jest stowarzyszony z Firmą na mocy wspólnej (chociaż niekoniecznie identycznej) własności oraz w odniesieniu do którego Firma ma władzę bezpośrednio lub pośrednio kierować lub spowodować pokierowanie zarządzaniem zasadami polityki, niezależnie czy korzystając z prawa głosu, na mocy umowy czy w inny sposób. 2. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie globalne i powinna być przestrzegana przez wszystkich członków kadry kierowniczej, dyrektorów, pracowników, personel wykonawców i pracowników tymczasowych bez względu na lokalizację (łącznie Współpracownicy ) oraz wszystkich agentów Firmy, w tym konsultantów i przedstawicieli (łącznie Osoby współdziałające ). Strona 1 z 5

2 3. Polityka 3.1 Zobowiązanie do zgłaszania Wszystkie zgłaszane zdarzenia są określane w niniejszej Polityce jako Zgłaszane zdarzenia, z wyjątkiem zgłaszanych zdarzeń dotyczących księgowości, wewnętrznych kontroli księgowości i spraw związanych z audytem (w tym zgłaszanych zdarzeń dotyczących usiłowania bądź rzeczywistego obchodzenia wewnętrznych kontroli księgowości lub zgłaszanych zdarzeń dotyczących naruszeń polityki Firmy dotyczącej księgowości), które określane są w niniejszej Polityce jako Zgłaszane zdarzenia księgowe. Zgłaszane zdarzenia mogą dotyczyć spraw związanych między innymi z popełnieniem przestępstwa, naruszeniami zobowiązań prawnych, błędami wymiaru sprawiedliwości, zagrożeniami dla zdrowia lub bezpieczeństwa osób, naruszeniami praktyk antyłapówkarskich i antykorupcyjnych lub firmowego Kodeksu postępowania i etyki w biznesie, szkodą dla środowiska lub umyślnym ukrywaniem informacji wskazujących jakiekolwiek z tych spraw. Zgłaszane zdarzenia księgowe mogą wiązać się ze sprawami obejmującymi między innymi oszustwo lub celowy błąd przy przygotowywaniu, ocenie, weryfikacji lub audycie dowolnych sprawozdań finansowych Firmy, oszustwo lub celowy błąd w rejestrowaniu i prowadzeniu dokumentacji finansowej Firmy, braki lub niezgodności z wewnętrznymi kontrolami księgowymi Firmy, podanie błędnych informacji lub składanie fałszywych oświadczeń wobec lub przez członka kierownictwa lub księgowego dotyczących sprawy zawartej w dokumentacji finansowej, sprawozdaniach finansowych lub raportach z audytu Firmy, odejście od pełnej i rzetelnej sprawozdawczości dotyczącej kondycji finansowej Firmy lub naruszenia obowiązującego w Firmie Kodeksu etyki dla Dyrektora Generalnego i Starszych Dyrektorów Finansowych. Współpracownicy oraz Osoby współdziałające mają możliwość zgłaszania Zgłaszanych zdarzeń i Zgłaszanych zdarzeń księgowych do weryfikacji przez przedstawicieli Firmy zgodnie z mechanizmami bardziej szczegółowo opisanymi w punkcie 4 poniżej. Firma będzie chronić poufność i anonimowość zgłaszającego w zakresie prawnie dozwolonym oraz zgodnie z potrzebą przeprowadzenia odpowiedniego dochodzenia. 3.2 Zakaz działań odwetowych Żaden Współpracownik ani Osoba współdziałająca, która zgłasza zdarzenie, nie będzie obiektem prześladowań, odwetu ani innych negatywnych konsekwencji o charakterze zawodowym (w tym między innymi zwolnienia, degradacji, zawieszenia lub dyskryminacji pod względem warunków zatrudnienia), jeśli osoba zgłaszająca dokonuje takiego zgłoszenia w dobrej wierze, zasadnie uważając, że przekazywane informacje wskazują na nieprawidłowe działanie w Firmie, niezgodność z praktyką biznesową, która mogłaby spowodować poważne szkody lub prowadzić do powstania zobowiązania dla Firmy lub naruszenie bądź podejrzewane naruszenie Kodeksów, jakiegokolwiek obowiązującego prawa lub regulacji, w tym między innymi standardów rachunkowości, kontroli księgowości i procedur związanych z audytem. Każdy Współpracownik lub Osoba współdziałająca, które podejmuje działanie odwetowe Strona 2 z 5

3 względem osoby dokonującej w dobrej wierze zgłoszenia zdarzenia, podlega wszczęciu postępowania dyscyplinarnego, włącznie z możliwością rozwiązania stosunku pracy. 4. Mechanizmy zgłaszania 4.1 Zgłaszane zdarzenia Kierownik/Bezpośredni przełożony/dział Zasobów Ludzkich/Zarząd. Zalecamy, aby Współpracownicy i Osoby współdziałające konsultowali swoje pytania, problemy, propozycje lub Zgłaszane zdarzenia z osobą, która jest w stanie odpowiednio się nimi zająć. W większości przypadków kierownik Współpracownika lub bezpośredni przełożony jest najlepszą osobą, do której należy zwrócić się ze swoim problemem. Niemniej jednak, jeśli Współpracownik nie czuje się komfortowo podczas rozmów ze swoim kierownikiem lub nie jest zadowolony z odpowiedzi kierownika, zaleca się, aby Współpracownik porozmawiał z pracownikiem Działu Zasobów Ludzkich, Biura ds. Zgodności z Przepisami lub dowolną osobą w zarządzie, do której może swobodnie zwrócić się w danej sprawie, która to osoba musi z kolei zgłaszać wszelkie problemy do Biura ds. Zgodności z Przepisami. Kierownicy i dyrektorzy są zobowiązani do zgłaszania naruszeń Kodeksu postępowania i etyki w biznesie lub wszelkich zasadnie domniemanych naruszeń obowiązujących przepisów do Działu Zasobów Ludzkich lub Biura ds. Zgodności z Przepisami. Infolinia ds. etyki w biznesie. O Zgłaszanych zdarzeniach można informować, dzwoniąc pod numer firmowej infolinii ds. etyki w biznesie. Numery lokalnych infolinii krajowych można znaleźć na stronie Internetowy formularz etyki w biznesie. Zgłoszeń zdarzeń można dokonywać online za pośrednictwem firmowego internetowego formularza etyki w biznesie, znajdującego się na stronie Zadzwonić lub wysłać pismo do Biura ds. Zgodności z Przepisami. Zadzwonić lub wysłać pismo do Biura ds. Zgodności z Przepisami. Telefon: i poprosić o rozmowę z Biurem ds. Zgodności z Przepisami. Adres korespondencyjny: Syneos Health, Legal Compliance Office, 1030 Sync Street, Morrisville, NC Zgłaszane zdarzenia księgowe Wszystkich zgłoszeń o Zgłaszanych zdarzeniach księgowych należy dokonywać do Komitetu Audytu Rady Dyrektorów Firmy w następujący sposób: Pismo do Komitetu Audytu Wysłać pismo do Przewodniczącego Komitetu Audytu na adres: 1030 Sync Street, Morrisville, NC Infolinia ds. etyki w biznesie. Skorzystać z firmowej infolinii ds. etyki w biznesie. Numery lokalnych infolinii krajowych można znaleźć na stronie Strona 3 z 5

4 Internetowy formularz etyki w biznesie. Skorzystać z internetowego firmowego etyki w biznesie, znajdującego się na stronie 000d3ab2feeb. Wiadomość /pismo do Głównego Radcy Prawnego. Wysłać wiadomość lub pismo do Głównego Radcy Prawnego i wskazać, że korespondencja dotyczy sprawy pilnej do rozpatrzenia wyłącznie przez Komitet Audytu. jonathan.olefson@syneoshealth.com. Adres korespondencyjny: Syneos Health, Legal Department, 1030 Sync Street, Morrisville, NC Przewodniczący Komitetu Audytu może, według własnego uznania, skierować Zgłoszenie zdarzenia księgowego z powrotem do Głównego Radcy Prawnego lub zatrzymać Zgłoszenie zdarzenia księgowego w celu zbadania przez Komitet Audytu. Zwyczajową praktyką Przewodniczącego jest przekazanie drogą zwrotną Zgłaszanych zdarzeń księgowych do zbadania przez Głównego Radcę Prawnego. We wszystkich możliwych przypadkach Przewodniczący Komitetu Audytu potwierdzi odbiór Zgłoszenia zdarzenia księgowego osobie zgłaszającej oraz określi, czy sprawą zajmie się Komitet Audytu czy Główny Radca Prawny. 4.3 Odbiór raportu i traktowanie osoby zgłaszającej Zgłaszane zdarzenia i Zgłaszane zdarzenia księgowe zostaną niezwłocznie zbadane oraz podjęte zostaną właściwe czynności naprawcze, zgodnie z uzasadnieniem. Tożsamość osoby zgłaszającej pozostanie anonimowa i zachowana w poufności w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo oraz zgodnie z potrzebą przeprowadzenia odpowiedniego dochodzenia. 4.4 Przechowywanie dokumentacji Wszystkie Zgłaszane zdarzenia i Zgłaszane zdarzenia księgowe, dochodzenia i przechowywanie dokumentacji w odniesieniu do tych zdarzeń będą traktowane poufnie w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo i praktycznym w celu przeprowadzenia odpowiedniego dochodzenia. 4.5 Modyfikacje i zmiany Rada Dyrektorów Firmy oraz Komitet Audytu zastrzega sobie prawo do modyfikacji lub zmiany niniejszej Polityki w zakresie, w jakim uzna to za konieczne. 4.6 Ograniczenia prawne Przepisy prawne w niektórych krajach nakładają szczególne ograniczenia dotyczące zgłoszeń, na przykład co do zgłaszanych treści, tego czy dane osobowe osób mogą być przechowywane lub czy zgłoszenie może być złożone jako anonimowe. Takie sprecyzowane wymogi są wprowadzone do naszego systemu. Wątpliwości, jakie mogą być zgłaszane za pośrednictwem powyższych mechanizmów zgłaszania z powodu takich ograniczeń, powinny być kierowane do bezpośredniego przełożonego Współpracownika. Jeśli Współpracownik uważa, że nie jest możliwe lokalne rozwiązanie problemu, Strona 4 z 5

5 powinien zgłosić to w lokalnym Dziale Zasobów Ludzkich w swoim oddziale lub skontaktować się z Biurem ds. Zgodności z Przepisami. 5. Formularze i szablony 6. Piśmiennictwo 7. Załączniki 8. Historia zmian Dokument zastępowany LEG-POL A Podsumowanie zmian Integracja dotychczasowych polityk INC Research i inventiv Health Strona 5 z 5