Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 Dostawa i wdrożenie systemu zarządzania pracą laboratoriów Instytut Techniki Górniczej KOMAG w Gliwicach zaprasza do złożenia oferty cenowej na dostawę i wdrożenie systemu zarządzania pracą laboratoriów 1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie i wdrożenie systemu do zarządzania pracą 3-ch laboratoriów badawczych akredytowanych, informacją, danymi, zasobami Zamawiającego tj. systemu typu LIMS (ang. Laboratory Information Management System). Wymagania: dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb zamawiającego, instalacja, uruchomienie, przeszkolenie personelu w zakresie korzystania z systemu, udzielenie gwarancji i wsparcia technicznego na okres 24 miesięcy. Wymagania techniczne i użytkowe Zakres działania Ewidencja badań wytrzymałościowych, mechanicznych, obciążeniowych Ewidencja badan środowiskowych, w tym poziomu hałasu i drgań Ewidencja badań chemicznych Funkcje administracyjne Zarządzanie zasobami (magazyn, próbki, odczynniki, wyposażenie, dokumentacją związana z działalnością, personel) Wymagania techniczne Ilość jednoczesnych dostępów co najmniej 3 Ilość użytkowników - co najmniej 25 Wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych Wymagania użytkowe Interfejs użytkownika - w języku polskim, przyjazny, intuicyjny, konfigurowany Narzędzia zapewniające możliwość samodzielnego konfigurowania systemu, edycji tabel, raportów. Możliwość ewidencji elektronicznej dokumentacji działalności laboratorium Zgodność z normami dotyczącymi systemu zarządzania jakością
2. Wymagany zakres funkcjonalny systemu L.p. Minimalny wymagany zakres funkcjonalny systemu Wymagany zakres funkcjonalny systemu: 1. Spełnienie wymagań wynikających z akredytacji laboratoriów System musi spełniać wszystkie wymagania wynikające z akredytacji laboratoriów i normy PN- EN ISO/IEC 17025:2005 + Ap1:2007. W szczególności dotyczy to identyfikowalności danych i rejestrowania zmian oraz bezpieczeństwa danych. Użytkownik programu nie może mieć możliwości usunięcia lub nadpisania danych. Dane dotychczasowe (dane surowe i dane edytowane) muszą pozostać w bazie danych jako unieważnione, obok musi być zapamiętana ich ważna wersja wraz z informacją kto i kiedy dokonał zmian. Konfiguracja systemu ma być dostosowana do systemu zarządzania funkcjonującego w laboratorium 2. Wymaganie odzwierciedlenia struktury organizacyjnej laboratorium w strukturze programu Struktura programu i jego podział na funkcje musi odzwierciedlać strukturę organizacyjną laboratorium w tym podział na zespoły. Menu programu powinno zawierać funkcje odpowiadające funkcjom spełnianym przez poszczególne struktury organizacyjne laboratorium i ograniczające dostęp do danych, za które dana struktura odpowiada. Poprzez konfigurację dostępu do tych funkcji, dla użytkowników i grup, program ma umożliwiać tworzenie różnych konfiguracji dla poszczególnych struktur organizacyjnych i użytkowników. System powinien zapewnić obsługę działania laboratorium w pełnym zakresie. Bazę wiedzy dla tego systemu będą tworzyć: dane o procedurach, metodach badawczych stosowanych obecnie w laboratorium, dopuszczalnych wartościach, wzory raportów Funkcje zapewniane przez system: 3. I. Zarządzanie pracą laboratorium zarządzanie próbkami i wynikami 1. Rejestracja zleceń w oparciu o bazę klientów, z uwzględnieniem zleceń wewnętrznych i Spełnia* /Nie spełnia* Informacje wykonawcy o oferowanych parametrach*
zewnętrznych, jednorazowych i stałych. 2. Rejestracja próbek w powiązaniu ze zleceniem lub protokołem poboru próbek. Powinna być możliwość rejestracji próbki przed otrzymaniem zlecenia. 3. Przypisanie próbkom zakresu badań do wykonania. W zależności od specyfiki badanego obiektu, powinna istnieć możliwość zautomatyzowanego przypisania zakresu badań w oparciu o zlecenie, dane punktu pobierania próbek oraz dane związane z charakterem badania 4. Możliwość importu wyników z oprogramowania MS Office (Word, Excel). 5. Wydruki sprawozdań, raportów. 6. Przekazywanie wyników do bazy centralnej. 4. II. Zarządzanie pracą laboratorium raportowanie, zapytania do bazy System powinien zapewniać możliwość samodzielnego tworzenia przez użytkowników szablonów nowych form raportów (kreator raportów) wg potrzeb także na dany moment (adhoc). Użytkownik powinien mieć możliwość, po wybraniu dowolnego zakresu danych, pogrupowaniu i posortowaniu ich przy pomocy dostępnych w systemie narzędzi, do wyeksportowania ich w standardowych formatach wymienionych powyżej. 5. III. Zarządzanie dostępem, systemem, bezpieczeństwo danych, monitorowanie zdarzeń 1. Logowanie użytkowników Każda osoba korzystająca z programu powinna się do niego indywidualnie zalogować. Logowanie do systemu następuje poprzez rejestrację identyfikatora i hasła przydzielanych indywidualnie każdemu użytkownikowi. Nie korzystanie z programu, przez określoną ilość czasu, powinno powodować automatyczne wylogowanie z programu (np. po 30 minutach konfigurowalne z poziomu administratora). 2. Personalizacja uprawnień Program powinien zawierać funkcje administracyjne dostępne dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Administrator musi mieć możliwość nadawania lub blokowania prawa do wykonywania poszczególnych funkcji w systemie, a także prawa do odczytu oraz dodawania, zmiany i usuwania poszczególnych obiektów (danych) w bazie danych. 3. Bezpieczeństwo danych
6. System musi być wyposażony w zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. Zabezpieczenia muszą funkcjonować na poziomie klienta (aplikacja) i serwera (serwer baz danych). System musi być zabezpieczony poprzez system haseł i indywidualnych uprawnień przed nieuprawnionym dostępem do danych, za pośrednictwem programu. Dostęp do bazy danych i zawartych w niej danych z pominięciem systemu musi być chroniony mechanizmami ochrony dostępu systemu operacyjnego serwera i zastosowanego silnika bazy danych. Dostawca przygotuje odpowiedni schemat zabezpieczeń na poziomie systemu operacyjnego i bazy danych. Dodatkowym zabezpieczeniem danych przed skutkami awarii lub błędów w obsłudze powinien być system kopii zapasowych. Odpowiednie skrypty wykonujące automatycznie kopie zapasowe oraz harmonogram i procedury wykonywania takich kopii przygotuje dostawca. System ma wspomagać funkcjonalność odtwarzania stanu sprzed awarii z kopii zapasowej i archiwalnej, w tym weryfikować integralność danych. System musi monitorować wszystkie zdarzenia związane z jego eksploatacją (tj. wprowadzanie danych, ich modyfikacja, usuwanie itp.), przechowując informacje o użytkowniku obsługującym dane zdarzenie - w tworzonym lub poprawianym rekordzie danych, a w przypadku usuwania rekordu oraz w przypadku wykonywania innych wrażliwych operacji - w Dzienniku Zdarzeń (tzw. LOGu). Zapewniony musi być dostęp administratora do dziennika. 4. Zarządzanie systemem System powinien być otwarty dla użytkownika. Osoba posiadająca w programie odpowiednie uprawnienia może modyfikować i uzupełniać konfigurację programu, np. wszystkie słowniki, konfiguracje metod badawczych, import danych. Musi istnieć możliwość rozszerzania systemu, np. poprzez dołączanie nowych obiektów w zakresie konfiguracji programu (zespoły projektowe, magazyny itp.), dołączanie nowych funkcji programu takich jak np. użycie kodów paskowych, integracja z innymi systemami. IV. Zarządzanie zasobami Laboratorium 1. Baza danych wyposażenia pomiarowego Baza ma służyć usprawnieniu zarządzania
wyposażeniem. Baza musi być prowadzona według wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025. Musi być możliwość kojarzenia danych z bazy z plikami zewnętrznymi. Baza ta ma zawierać między innymi: wykazy wyposażenia (rejestry wyposażenia/karty przyrządów pomiarowych, zawierające zapisy dotyczące przyrządów), harmonogram wzorcowań i sprawdzeń, konserwacji w tym osobę odpowiedzialną i funkcję automatycznego powiadamiania z wyprzedzeniem czasowym o zbliżającym się terminie, rejestr wykonanych wzorcowań, sprawdzeń, napraw, konserwacji, monitorowanie stopnia obciążenia analizami poszczególnych przyrządów, kreowanie etykiet oznakowania wyposażenia wraz ze statusami wzorcowania, sprawdzania itp. 2. Baza danych badanych wskaźników (parametrów) Baza ta musi zawierać informacje o wszystkich wykonywanych pomiarach oraz badanych wskaźnikach w laboratorium, takich jak: skrót nazwy, nazwa metody, jednostka, typ wyniku (np. numeryczny, znakowy, wybierany z listy stałych określeń, opisowy, zdjęcie, wynik domyślny), dane dotyczące stosowanej metody badawczej (z możliwością dostępu do obowiązującej procedury badawczej, w formie pliku zewnętrznego), niepewność pomiaru (zwalidowana funkcja wyliczania niepewności pomiaru), funkcje i dane dla zapewnienia jakości wyników badań oraz do walidacji stosowanych metod badawczych, możliwość tworzenia raportów i zestawień według aktualnych potrzeb, np. o ilości wykonanych pomiarów i badań i automatyczne przekazywanie ich do bazy centralnej. 3. Zlecenia System ma służyć usprawnieniu realizacji zleceń, tworzeniu i prowadzeniu rejestru klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz zleceń (np. stałych i jednorazowych, zleceń zewnętrznych i wewnętrznych). System musi umożliwić między innymi: przygotowanie ofert i odpowiedzi na zapytania ofertowe, rejestrację zleceń, śledzenie historii zleceń, przekazanie zleceń wewnątrz jednostki rejestrację danych dotyczących pomiarów i
badań związanych ze zleceniem oraz śledzenie stanu ich wykonania. System musi umożliwiać dokumentowanie przeglądu zapytań, ofert i umów oraz obsługę klientów zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025. 4. Personel System ma zapewniać przechowanie dokumentów, związanych z pracownikiem (szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne, uprawnienia) 5. Magazyn odczynników / materiałów System ma zapewniać prowadzenie rejestru wszystkich materiałów wykorzystywanych w laboratorium, wraz z kartami przyjęcia do /wydania z magazynu, kontrolą dat ważności i stanów minimalnych. 7. Zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania Przechowywanie dokumentów w bazie danych repozytorium dokumentów Baza dokumentów ma służyć przechowywaniu wspólnie z danymi laboratoryjnymi wszystkich dokumentów rejestrowanych w systemie raportów, zestawień i wykresów. Utworzony dokument w postaci pliku pdf lub tekstowego ma być zapamiętywany w bazie danych i dostępny poprzez powiązany z nim obiekt, np. sprawozdanie, próbkę itp. Ma to ułatwić wyszukanie dokumentu oraz kontrolowanie prawa dostępu do niego i dokonywanie ewentualnych zmian. Kompleksowe wdrożenie: 8. System musi być skonfigurowany i w wybranych obszarach zmodyfikowany tak, aby dokładnie odzwierciedlać przyjęty w laboratoriach ITG KOMAG sposób pracy we wszystkich obszarach objętych wdrożeniem. Realizacja wdrożenia systemu powinna być poprzedzona przeprowadzeniem analizy wdrożeniowej w celu opracowania dostosowanego do laboratorium rozwiązania, harmonogramu wdrożenia. Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do swojej oferty proponowany szczegółowy harmonogram wdrożenia systemu. Szkolenia, konsultacje i nadzór techniczny nad systemem: 9. W okresie wdrożenia systemu dostawca winien zapewnić przeszkolenie użytkowników systemu. Szczegółowy podział na szkolone grupy, zakres poszczególnych szkoleń i harmonogram zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Szkolenia dla różnych grup użytkowników powinny być zróżnicowane pod względem tematycznym, jako szkolenia w zakresach:
- administracja systemu, - administracja i konfiguracja dla personelu kierowniczego laboratoriów, - codzienne użytkowanie programu dla wszystkich użytkowników. Po wdrożeniu dostawca musi zapewnić intensywne wsparcie użytkowników, konsultacje służące optymalnemu wykorzystaniu programów i ich rozbudowie oraz prowadzić techniczny nadzór nad właściwym działaniem systemu. Wykonawca jest zobowiązany dołączyć do swojej oferty proponowany harmonogram szkoleń. Środowisko sprzętowe i systemowe: 10. Wszystkie składniki systemu powinny pracować w środowisku Windows w sieci LAN (TCP/IP). Serwer aplikacji będzie zainstalowany na Windows Server 2003 lub wyższym lub równoważnym ITG KOMAG zapewnia stacje klienckie funkcjonujące w środowisku Windows P Professional lub wyższym Architektura Klient-Serwer, środowisko pracy Microsoft Windows System będzie funkcjonował w oparciu o silnik bazy danych MS SQL Express 2008 lub równoważny. Gwarancja i wsparcie użytkowników: 11. Warunki gwarancji: co najmniej 24-miesięczny okres gwarancyjny, liczony od daty podpisania protokołu odbioru bez uwag. - w okresie gwarancji powinno nastąpić także bezpłatne dostarczanie nowych, zgodnych technologicznie wersji elementów systemu obsługi laboratorium, wynikające z ewentualnych zmian w przepisach prawa i normach; - w okresie gwarancyjnym wsparcie techniczne Wykonawcy będzie bezpłatne, - wsparcie techniczne przez telefon, fax, pocztę, kuriera i E- mail do wyboru przez Zamawiającego, - co najmniej 80 osobogodzin do wykorzystania na wszelkie dodatkowe prace (rozbudowa funkcjonalności, szkolenia) w okresie gwarancyjnym. Pozostałe wymogi: 12. System ma być dostarczony w postaci umożliwiającej jego zainstalowanie. W skład zestawu powinny wchodzić nośniki systemu (CD, DVD, inne) oraz szczegółowa instrukcja instalacji i reinstalacji dotycząca oprogramowania podstawowego (systemy operacyjne), aplikacyjnego oraz narzędzi dodatkowych - jeżeli są wymagane. Aktualizacje oprogramowania mają być dostarczane w postaci pakietów, dla wszystkich wykorzystywanych systemów operacyjnych. Wraz z aplikacją dostarczana ma być jej wersja instalacyjna w formie pakietów, dokumentacja użytkowa skrócona i administratora (w postaci elektronicznej i papierowej) oraz dokumentacja techniczna (w tym opis struktury i relacji w
bazie danych) w języku polskim. *) wypełnia Oferent zgodnie z treścią punktu 3. 3. Oferta powinna zawierać: - opis funkcjonalności systemu - wymagania techniczne - sposób licencjonowania - warunki gwarancji i opieki powdrożeniowej - wypełniona przez oferenta tabela punkt 2. Wymagany zakres funkcjonalny systemu - dowody potwierdzające wykonanie dostawy i wdrożenia podobnych systemów 4. Cenę oferty jako kwotę łączną za realizację całości zadania należy podać w PLN netto i brutto oraz należny podatek VAT, uwzględniając wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 5. Termin zakończenia wdrożenia systemu do 31.10.2013r. 6. Ofertę wraz z załącznikiem potwierdzającym spełnienie minimalnego wymaganego zakresu funkcjonalnego systemu należy złożyć z oznaczeniem SYSTEM ZARZĄDZANIA w terminie do dnia 29.03.2013 r., godz. 10:00 w ITG KOMAG w Gliwicach przy ul. Pszczyńskiej 37, pok. 303 lub przesłać na adres: jsalamon@komag.eu 7. Wszelkich informacji dotyczących realizacji zamówienia udziela Pani Irina Mizgała Pełnomocnik Dyrektora ds. Informatyzacji tel. 32 237 46 77