Centralny Instytut Ochrony Pracy -Państwowy Instytut Badawczy LAB PROCEDURA ORGANIZACYJNA WYDANIE 7 SYMBOL: PORG-7 EGZEMPLARZ NR: 2 STRONA/STRON: 1/4 DATA WDROśENIA: 25.10.1993 OSTATNIA ZMIANA: 31.01.2008 WYBÓR I OCENA PODWYKONAWCÓW 1. Cel Celem procedury jest zapewnienie wyboru kompetentnych podwykonawców do prowadzenia badań oraz ocena tych podwykonawców. 2. Sposób postępowania 2.1. Wybór podwykonawców 2.1.1. Zlecone Instytutowi badania są wykonywane przez laboratoria badawcze Instytutu. W wyjątkowych przypadkach Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy zleca część badań objętych zakresem akredytacji, których nie moŝe wykonać, innym uznanym laboratoriom badawczym, ponosząc odpowiedzialność za ich kompetencje. 2.1.2. Wyboru podwykonawców badań dokonuje się spośród laboratoriów uznanych przez Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy, którymi mogą być: laboratoria spełniające wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17025:2005 i posiadające akredytację dla danego zakresu badań uzyskaną na podstawie oceny przeprowadzonej przez jednostkę akredytującą zgodnie z normą PN-EN 45002:1993, laboratoria nie posiadające akredytacji, lecz których kompetencje techniczne do wykonywania zleconych badań zostały pozytywnie ocenione przez powołany w Instytucie Zespół ds. Oceny Podwykonawców. 2.1.3. Uznani przez Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy podwykonawcy badań są umieszczani w rejestrze uznanych podwykonawców w zaleŝności od pojawiających się potrzeb zlecania części badań. Egzemplarze tego rejestru są przechowywane przez Kierownika Zespołu Laboratoriów Badawczych oraz u kierowników zakładów. 2.1.4. W rejestrze uznanych podwykonawców, aktualizowanym na bieŝąco przez Kierownika Zespołu Laboratoriów Badawczych, są zawarte o kaŝdym z podwykonawców następujące informacje: nazwa i adres podwykonawcy, zakres badań prowadzonych przez podwykonawcę, podstawa uznania przez Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy podwykonawcy, data uzyskania akredytacji i jej waŝności lub data przeprowadzonej oceny i jej waŝności, daty zlecania do podwykonawcy wykonania badań, uwagi dotyczące podwykonawcy np. data ewentualnego przedłuŝenia terminu waŝności przeprowadzonej oceny. Formularz F01 PORG-7 strony rejestru uznanych podwykonawców badań załączono do niniejszej procedury. 2.1.5. Główny wykonawca badań ustala z klientem wybór podwykonawcy badań podczas uzgadniania warunków badań (zgodnie z procedurą organizacyjną PORG-8).
PORG-7 DATA WDROśENIA: 25.10.1993 OSTATNIA ZMIANA: 31.01.2008 STRONA/STRON: 2/4 2.1.6. W przypadku, gdy zachodzi potrzeba zlecenia części badań do podwykonawcy, który nie jest dotąd uznany przez Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy, lub który jest uznany przez Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy, lecz upłynął termin waŝności jego akredytacji bądź oceny przeprowadzonej przez Zespół ds. Oceny Podwykonawców, to przed podpisaniem protokołu uzgodnień warunków badań z klientem przeprowadza się ocenę ewentualnego podwykonawcy według zasad określonych w następnych punktach niniejszej procedury. 2.2. Ocena podwykonawców 2.2.1. Kierownik pracowni wiodącej w realizacji danego badania wskazuje Kierownikowi Zespołu Laboratoriów Badawczych ewentualnych podwykonawców deklarujących posiadanie odpowiednich kompetencji technicznych do wykonania części tych badań. 2.2.2. JeŜeli wskazany podwykonawca posiada akredytację, to sprawdzane jest: zaufanie do kompetencji jednostki akredytującej podwykonawcę, w przypadku gdy jednostką tą nie jest PCA; data uzyskania akredytacji i jej waŝność; zakres akredytacji w aspekcie zakresu zlecanego badania. Sprawdzenia tego dokonuje Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych, który przechowuje odpowiednie zapisy z wynikami sprawdzeń. 2.2.4. JeŜeli wynik sprawdzenia certyfikatu akredytacji podwykonawcy jest pozytywny to podwykonawca jest umieszczany w rejestrze uznanych podwykonawców. W przeciwnym przypadku Zespół ds. Oceny Podwykonawców przeprowadza ocenę podwykonawcy. 2.2.5. W celu przeprowadzenia oceny podwykonawcy Zastępca Dyrektora ds. Systemów Zarządzania i Certyfikacji na wniosek Kierownika Zespołu Laboratoriów Badawczych powołuje Zespół ds. Oceny Podwykonawców, w skład którego wchodzą pracownicy Centralnego Instytutu Ochrony Pracy Państwowego Instytutu Badawczego (minimum 2 osoby), odpowiednio przeszkoleni w zakresie oceny systemów zarządzania na kursach wewnętrznych lub zewnętrznych. 2.2.6. Spośród zaproponowanych pracowników Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych wyznacza auditora wiodącego. Na Ŝyczenie klienta (zleceniodawcy) w skład Zespołu d/s Oceny Podwykonawców moŝe wchodzić równieŝ jego przedstawiciel. 2.2.7. Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych we współpracy z wyznaczonym auditorem wiodącym ustala zakres minimalnych wymagań, których spełnienie przez podwykonawcę będzie niezbędnym warunkiem zlecenia wykonania badań. Zakres minimalnych wymagań jest określany na podstawie wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025:2005 indywidualnie dla poszczególnych podwykonawców w zaleŝności od rodzaju i zakresu badań im zlecanych. 2.2.8. Zespół ds. Oceny Podwykonawców w uzgodnieniu z upełnomocnionym przedstawicielem ocenianego podwykonawcy przygotowuje plan oceny zawierający: cel i zakres oceny, toŝsamości osób odpowiedzialnych za dziedziny związane z zakresem oceny, identyfikację dokumentów związanych z oceną, harmonogram czynności związanych z oceną. 2.2.9. Wykonanie oceny podwykonawcy rozpoczyna się od spotkania otwierającego Zespołu ds. Oceny Podwykonawców z kierownictwem ocenianego podwykonawcy, podczas którego przedstawiony zostaje między innymi cel i zakres oceny oraz ewentualne wyjaśnienia budzących wątpliwości punktów planu oceny.
PORG-7 DATA WDROśENIA: 25.10.1993 OSTATNIA ZMIANA: 31.01.2008 STRONA/STRON: 3/4 2.2.10. W trakcie przeprowadzania oceny członkowie Zespołu sprawdzają spełnienie przez podwykonawcę minimalnych wymagań poprzez zbieranie dowodów i spostrzeŝeń, rozmowy, analizę dokumentów oraz obserwacje działań i warunków w dziedzinie, której dotyczy przeprowadzana ocena. 2.2.11. Po przeprowadzeniu wszystkich czynności członkowie Zespołu dokonują przeglądu dowodów i spostrzeŝeń w celu określenia, które z nich zostają uznane jako niezgodności z minimalnymi wymaganiami i ustalenia wyniku oceny. 2.2.12. Wyniki oceny podwykonawcy zostają przedstawione i omówione podczas spotkania zamykającego, w którym uczestniczą osoby biorące udział w spotkaniu otwierającym. 2.2.13. Po przeprowadzeniu oceny pod kierunkiem auditora wiodącego jest sporządzany protokół zawierający opis przebiegu oceny, wyniki oceny oraz ewentualne potwierdzenie kompetencji podwykonawcy w zakresie zlecanych badań. 2.2.14. Protokół zatwierdza Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych i włącza go odpowiednio do dokumentacji ocenionego podwykonawcy. W przypadku oceny pozytywnej, wpisuje podwykonawcę do rejestru uznanych podwykonawców i zawiadamia o tym podwykonawcę. Kopia protokołu oceny jest przekazywana do podwykonawcy. 2.2.15. W przypadku negatywnej oceny podwykonawcy naleŝy dokonać wyboru innego podwykonawcy zgodnie z zasadami ustalonymi w niniejszej procedurze. 2.2.16. JeŜeli Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy korzysta z usług podwykonawcy częściej niŝ co 12 miesięcy, to jego ocenę przeprowadza się co 2 lata, a jeŝeli rzadziej, to jego ocenę przeprowadza się kaŝdorazowo przed zleceniem badań. 3. Osoby odpowiedzialne 3.1. Za wskazanie potencjalnego podwykonawcy odpowiedniego do wykonania badań jest odpowiedzialny kierownik pracowni. 3.2. Za powołanie Zespołu ds. Oceny Podwykonawców jest odpowiedzialny Zastępca Dyrektora ds. Systemów Zarządzania i Certyfikacji. 3.3. Za nadzór nad działaniem Zespołu ds. Oceny Podwykonawców oraz za prowadzenie rejestru uznanych przez Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy podwykonawców jest odpowiedzialny Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych. 4. Dokumenty związane 4.1. Norma PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących. 4.2. Norma PN-EN 45002:1993 Ogólne kryteria oceny laboratoriów badawczych. 4.3. Norma PN-EN ISO 19011:2003 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego 4.4. Procedura organizacyjna PORG-8: Uzgadnianie warunków badań i obieg dokumentów związanych z realizacją badań. mgr inŝ. Kinga Makuła SPRAWDZIŁ dr inŝ. Daniel Podgórski ZATWIERDZIŁ
PORG-7 DATA WDROśENIA: 25.10.1993 OSTATNIA ZMIANA: 31.01.2008 STRONA/STRON: 4/4 Załączniki: nr 1: Rozdzielnik procedury organizacyjnej PORG-7. Formularze: F01 PORG-7: Rejestr uznanych podwykonawców badań.
Załącznik nr 1 do procedury organizacyjnej PORG-7 strona 1 z 1 Data ostatniej zmiany: 26.05.2008 Rozdzielnik procedury organizacyjnej PORG-7 Egz. nr 1 Egz. nr 2 - Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych SLB, - wersja elektroniczna: www.certyfikacja.pl, Procedury, formularze i załączniki.