SystimPlus Dokumentacja (FAQ) dla wersji v1.17.07.13 1
Spis treści 1.Co to jest SystimPlus?...3 2.Instalacja i wymagania...3 3.Jakie drukarki fiskalne obsługuje SystimPlus?...12 4.Jak połączyć się z drukarką fiskalną?...13 5.Jak połączyć się z drukarką za pomocą portu COM?...15 6.Jak połączyć się z drukarką za pomocą portu USB?...16 7.Jak drukować paragony z Systim?...16 8.Jak w Systim zmienić domyślny port dla drukarki?...18 9.Czy mogę zmienić stawki VAT drukarki w SystimPlus?...18 10.Czy mogę ustawić nagłówek dla paragonów w SystimPlus?...19 11.Czy w SystimPlus mogę drukować raporty?...19 12.Czy SystimPlus loguje ewentualne błędy?...20 13.Na jakich systemach operacyjnych działa SystimPlus?...20 14.Jak ustawić części dziesiętne w ilości dla paragonów w SystimPlus?...20 15.Jakie zmiany nastąpiły w dotychczasowych wersjach programu?...20 16.Jak wysyłać e-deklaracje i plik JPK za pośrednictwem Systimplus...21 17.Jak zarejestrować podpis kwalifikowany?...24 18.Mam problem, który nie został opisany w podręczniku, gdzie go zgłosić?...26 2
1. Co to jest SystimPlus? SystimPlus to aplikacja rozszerzająca możliwości integracyjne programu Systim z innymi urządzeniami użytkownika. W obecnej wersji SystimPlus pozwala na wykorzystanie drukarek fiskalnych, dzięki czemu można drukować paragony bezpośrednio z Systim. Drukowanie paragonów fiskalnych w Systim możliwe jest wyłącznie w płatnej wersji programu, poczynając od pakietu MAGAZYN I KSIĘGOWOŚĆ. Do wydruku niezbędna jest instalacja programu SystimPlus, który służy jako pośrednik (interface) pomiędzy drukarką fiskalną a Systim. Systimplus służy również do wysyłki plików JPK i e-deklaracji bezpośrednio do Urzędu Skarbowego. Wszelkie e-deklaracje dostępne w Systim można wysyłać bezpośrednio do Urzędu Skarbowego za jednym kliknięciem. Są to na przykład e-deklaracje: PIT 11, PIT 37, PIT 4R, PIT 8AR, VAT 7, VAT UE, PIT 36, VAT 27, CIT-8 oraz plik JPK VAT. 2. Instalacja i wymagania Instalacja Program SystimPlus należy pobrać ze strony: https://www.systim.pl/drukarka_fiskalna.php i zapisać na dysku, np. w folderze Pobrane. Następnie pobrany plik należy odnaleźć w wybranym folderze (np. Pobrane ), uruchomić go i zainstalować na dysku komputera plik SystimPlus_installer. 3
W procesie instalacji należy akceptować wszystkie kolejne kroki przycisk dalej, zgadzam się itd. Uwaga! SystimPlus wymaga, aby Framework.NET 4.0 był zainstalowany na komputerze. Widok z panelu sterowania na zainstalowany pakiet.net 4.0 4
Podczas instalacji zostanie wykryte, czy użytkownik ma zainstalowany dodatek.net 4.0. Po akceptacji zgody na instalacje aplikacja automatycznie pobierze i zainstaluje wymagane pliki. Zaleca się, aby komputer był połączony z internetem podczas instalacji programu. Framework.NET 4.0 można pobrać również samodzielnie - na stronie Microsoftu, poprzez Windows Update lub z innych stron internetowych z aplikacjami. 5
Ostatnim krokiem procesu instalacji jest potwierdzenie jej zakończenia przycisk Zakończ. Po zainstalowaniu Systimplus program zostanie automatycznie uruchomiony. Dodatkowo przy pierwszym uruchomieniu system zapyta o dostęp sieci dla programu SystimPlus. Należy kliknąć na Zezwalaj na dostęp. 6
Okienko programu SystimPlus można zminimalizować, tak aby program działał w tle. Na dolnym pasku w prawej części widoczna będzie ikona programu SystimPlus, która oznacza, iż SystimPlus jest nadal włączony, ale działa w tle. W programie Systimplus należy ustawić podstawowe parametry połączenia z drukarką fiskalną oraz kontem Systim, wszystkie opcje dostępne są w zakładkach. Po uruchomieniu widoczna jest pierwsza zakładka Ustawienia - służy ona do wprowadzenia ustawień połączenia programu SystimPlus z kontem Systim. Ustawienia te są bardzo ważne, ponieważ dzięki połączeniu programu SystimPlus z kontem Systim będzie można wysyłać np, e-deklaracje i plik JPK do US. Po wykonaniu czynności (np. wybraniu polecenia wysyłki edeklaracji), Systim połączy się z programem SystimPlus i będzie w stanie przesłać za jego pośrednictwem wybrane dokumenty do US. Port domyślny to 9999. * Dodatkowo można poniżej odhaczyć opcję uruchamiaj program automatycznie przy starcie systemu, aby uniknąć ciągłego klikania w ikonę Systimplus, aby uruchomić program. Po odhaczeniu tej opcji program będzie automatycznie uruchamiany i będzie działał w tle (ikona powyżej, widoczna na zdjęciu). 7
Ten sam port 9999 musi zostać wprowadzony również w ustawieniach na koncie Systim wraz z adresem IP lub domeną domyślnie jest to local.systim.pl. Ustawienia znajdziemy w module Administracja, zakładce opcje w sekcji: Drukarka fiskalna i paragony fiskalne. Jeśli drukarka podłączona do tego komputera powinno być local.systim.pl. Jeśli natomiast na tej drukarce będą drukowane paragony z więcej niż jednego komputera może być podane lokalne IP tego komputera (jakie dokładnie, zależy od komputera i sieci kliknij menu Windows: start, wpisz w wyszukiwarce cmd, a w konsoli wpisz komendę: ipconfig IPv4 Address ). Opcja wyboru rodzaju połączenia z programem SystimPlus za pomocą wtyczki flash jest domyślnie wyłączona, jeżeli jednak zostanie ona włączona, trzeba upewnić się, czy w przeglądarce jest prawidłowo zainstalowana wtyczka flash (można sprawdzić to pod adresem: http://www.adobe.com/software/flash/about/) oraz upewnić się, czy wtyczka nie jest zablokowana. 8
W przeglądarce Firefox i Chrome zablokowanie wtyczki flash będzie oznaczane odpowiednią ikoną na pasku adresu www (ikona klocek przed adresem http://... ) lub zostanie wyświetlony komunikat o potwierdzeniu. Zablokowanie będzie wyglądało następująco: Przeglądarka Firefox Przeglądarka Chrome Domyślnie ustawione jest połączenie bezpośrednie tutaj natomiast należy upewnić się, czy dodany jest wyjątek certyfikatu. W tym celu należy kliknąć w link, znajdujący się obok opcji wybrania rodzaju połączenia (przy uruchomionym SystimPlus!). 9
System przeniesie użytkownika do strony potwierdzenia wyjątku bezpieczeństwa. Tutaj należy dodać wyjątek poprzez opcję przycisku zaawansowane i dodaj wyjątek. Kolejna zakładka Połącz z drukarką - służy do połączenia drukarki fiskalnej z kontem Systim. Tutaj uzupełniamy wszystkie pola związane z drukarką fiskalną. Przede wszystkim wybieramy rodzaj drukarki i port. Dodatkowo można także uzupełnić pola z informacje o kasie i kasjerze. Po uzupełnieniu pól będzie można zapisane dane zawsze zmienić lub przywrócić do ustawień domyślnych poprzez przycisk zmień kasjera lub przywróć domyślne. 10
W tej zakładce (podobnie jak we wcześniejszej) można odhaczyć opcję połączenia programu automatycznie z domyślną drukarką fiskalną po uruchomieniu programu połącz automatycznie z ostatnio wybraną drukarką. Na początku należy wybrać z listy odpowiedni rodzaj drukarki fiskalnej (model drukarki). Następnie należy wybrać z listy odpowiedni port (np. COM12). Jeżeli na liście nie są widoczne żadne porty należy wybrać przycisk znajdujący się obok zielone strzałki. Jeżeli zostanie wybrany z listy port COM, powinna pojawić się lista portów możliwych do wyboru, jeżeli jednak nie pojawi się lista portów do wyborów można na chwilę zmienić połączenie na port USB, aby sprawdzić, czy pojawią się dostępne porty. Jeśli jednak dalej nie pojawi się lista wyboru portów, to należy upewnić się czy na komputerze zainstalowane są wszelkie wymagane sterowniki, i czy urządzenie jest rozpoznawane przez system Windows. W ostateczności należy poprosić informatyka o sprawdzenie jakie dokładnie sterowniki są potrzebne w tej sytuacji oraz czy system widzi drukarkę. Natomiast jeśli wybrany zostanie port USB, trzeba upewnić się, że zostały zainstalowane sterowniki pozwalające na podłączanie drukarki przez USB. Sterowniki znajdują się albo na płycie dołączonej do drukarki, albo na stronie producenta. Należy upewnić się, jakie sterowniki są wymagane do instalacji, a następnie poprawnie je zainstalować. 11
Po poprawnym połączeniu się poprzez jeden wybrany z wyżej wymienionych portów, na liście ukażą się odpowiednie porty do wyboru - należy kliknąć przycisk połącz. Po kliknięciu przycisku powinien pojawić się odpowiedni komunikat informacyjny. Brak komunikatu lub wyświetlenie się komunikatu z błędem, oznacza, że jest wybrana zła drukarka lub występuje jakiś problem z drukarką/połączeniem. Aby wszystko działało poprawnie powinien pojawić się komunikat z informacją, iż wszystko działa poprawne. Po pomyślnym podłączeniu drukarki można skorzystać z opcji drukuj paragon testowy za 1 grosz - wszystko powinno się udać. Dodatkowo poniżej opcji "połącz", znajduje się też status połączenia, informujący użytkownika o statusie negatywnym lub pozytywnym podłączenia drukarki. Uwaga! Czasami połączenie z drukarką może blokować program Dropbox, należy go wyłączyć i zrestartować program SystimPlus. W zakładce Raporty - istnieje możliwość wydrukowania raportów dziennych lub okresowych na wybrany okres czasu data od-do. 12
Uwaga! Należy podkreślić, że istnieje zastępcze rozwiązanie, a dokładniej możliwość wydrukowania raportu dziennego lub okresowego bezpośrednio z drukarki fiskalnej. W razie wątpliwości jak tego dokonać, proponujemy przeczytanie instrukcji swojej drukarki, i/lub kontakt z działem pomocy producenta drukarki. Przedostatnia zakładka Ustawienia nagłówka i stawek VAT - umożliwia zmianę nagłówków paragonów fiskalnych oraz ustawienie stawek PTU. Stawki powinny być wprowadzane w formacie XX.XX. Jeżeli ma być zastosowana stawka nieaktywna lub zwolniona wystarczy wpisać w pole: nieaktywna lub zwolniona. Ostatnia zakładka Log - loguje błędy i zapisuje je bieżąco do pliku log.txt znajdującego się w głównym katalogu programu. Dodatkowo pozwala jeszcze na sprawdzenie poprawności działania drukarki fiskalnej. Wymagania sprzętowe Wymagania sprzętowe SystimPlus to: Procesor: 1 Ghz lub szybszy; RAM: 512 MB; Dysk twardy: minimum 20 MB; Inne: dostęp do Internetu (w celu łączenia z Systim), Port COM (lub USB). 13
3. Jakie drukarki fiskalne obsługuje SystimPlus? Systim obsługuje drukarki fiskalne następujących producentów: Innova (DF-1 i kompatybilne); Epson (TM-T801FV i kompatybilne); Posnet (Thermal i kompatybilne); Posnet (Temo i kompatybilne) - obsługa od wersji v1.14.05.12; Novitus Deon (E i kompatybilne) - obsługa od wersji v1.14.02.18; ELZAB Mera TE (i kompatybilne) - obsługa od wersji v1.14.09.19; ELZAB Zeta (i kompatybilne) - obsługa od wersji v1.17.01.23; ELZAB D10 (i kompatybilne) - obsługa od wersji v1.17.01.23. Większość drukarek fiskalnych posiada podobne interfejsy komunikacyjne. W związku z tym drukowanie może działać poprawnie również na niewymienionych powyżej drukarkach fiskalnych. Możliwe jest również przygotowanie na zamówienie obsługi innej drukarki fiskalnej niż tu wymienione 4. Jak połączyć się z drukarką fiskalną? Najłatwiejszym sposobem komunikacji jest wykorzystanie portu szeregowego COM. W przypadku korzystania z transmisji za pomocą interfejsu USB konieczne będzie zainstalowanie sterowników drukarki dołączonych przez producenta podczas zakupu. Najszybszym i najwygodniejszym sposobem obsługi drukarki jest komunikacja poprzez port szeregowy (serial port) COM. Jednakże możliwe jest również połączenie drukarki poprzez port USB. 14
Port szeregowy COM Port USB Większość nowych drukarek fiskalnych ma ustawioną opcję rodzaju połączenia na automatyczne wyszukiwanie. Jeśli jednak nie jesteśmy pewni ustawień rodzaju połączenia z komputerem, można sprawdzić (i ustawić) ręcznie rodzaj komunikacji drukarki z komputerem w opcjach urządzenia. 1) Przykład dla drukarki INNOVA DF-1: Aby wejść w MENU należy wyłączyć drukarkę i ponownie ją włączyć trzymając wciśnięte oba przyciski umieszczone na konsoli, następnie przechodzimy do: Konfiguracja COM Interfejs drukarki - do wyboru mamy 2 opcje; AUTO lub RS-232 (COM), najlepiej jest ustawić na AUTO. Dla każdej drukarki opis ustawień i dostęp do menu jest umieszczony w instrukcji użytkownika dołączanej do sprzętu podczas zakupu. UWAGA: Zmiany opcji drukarki należy przeprowadzać z zachowaniem dużej ostrożności, zmiana ustawień może spowodować błędne działanie programu. 15
2) Przykład dla drukarki NOVITUS DEON: W przypadku drukarki NOVITUS DEON ważne jest ustawienie metody komunikacji, w zależności od tego, czy będziemy korzystać z portu COM (RS-232) czy USB. W tym celu należy nacisnąć przycisk MENU na drukarce. Następnie wchodzimy w: 2 Ustawienia 2.2 Konfiguracja 2.2.2 Komunikacja 2.2.2 5 Połączenia Dla połączenia COM ustawiamy (ustawienie domyślne): Natomiast dla USB wybieramy opcję: UWAGA: W przypadku korzystania z trybu USB drukarka NOVITUS DEON tworzy wirtualny port COM. W razie potrzeby należy zainstalować sterowniki dołączone przez producenta. 3) Przykład dla drukarki POSNET Temo HS: W przypadku drukarki Posnet Temo HS należy ustawić najpierw interfejs komunikacji. W tym celu należy wejść do menu i kolejno przejść do opcji konfiguracja parametry ogólne interfejs pc, a następnie wybrać rodzaj interfejsu (USB, COM czy Moduł zewnętrzny). Po wybraniu rodzaju interfejsu musimy wybrać protokół komunikacyjny (w naszym przypadku to Thermal). Po zatwierdzeniu wybieramy stronę kodową znaków Mazovia i znów zatwierdzamy nasz wybór. W celu obsługi menu należy przeczytać instrukcję dołączoną do drukarki. Ponadto oczywiście należy pamiętać, by zainstalować sterowniki USB na systemie Windows. 5. Jak połączyć się z drukarką za pomocą portu COM? W celu połączenia z portem COM (zakładamy, że opcje wyszukiwania połączenia drukarki są domyślne czyli AUTO lub COM (RS-232)) wystarczy podłączyć drukarkę do komputera, uruchomić ją oraz uruchomić aplikację SystimPlus. 16
Następnie wybieramy model drukarki jaki posiadamy oraz port COM do którego została podłączona drukarka i naciskamy przycisk Połącz. W przypadku gdy drukarka jest połączona, został wybrany odpowiedni port oraz drukarka jest włączona zostanie wyświetlony komunikat o połączeniu z urządzeniem: W tym momencie SystimPlus i drukarka fiskalna są gotowe do dalszej pracy. W celu poprawnego rozłączenia z drukarką należy najpierw nacisnąć przycisk Rozłącz a dopiero potem wyłączyć urządzenie. 6. Jak połączyć się z drukarką za pomocą portu USB? W celu połączenia z USB należy zainstalować sterowniki drukarki według instrukcji i materiałów dołączonych podczas zakupu. W przypadku drukarki EPSON należy zainstalować program EPSON COM EMULATOR i odpowiednio ustawić emulowane porty. Gdy zostały już zainstalowane sterowniki to dalszy proces jest analogiczny do połączenia za pomocą COM. Po uruchomieniu SystimPlus oraz drukarki wybieramy odpowiednio emulowany port COM oraz klikamy na Połącz. Pojawienie się komunikatu o poprawnym połączeniu informuje nas, że drukarka jest gotowa do pracy. 17
7. Jak drukować paragony z Systim? Aby drukować paragony z Systim, program SystimPlus musi być połączony z drukarką. Jeśli już połączyliśmy się z drukarką, sprawdzamy jaki jest status połączenia, na którym nasłuchuje program SystimPlus. Poprawny status: Jeśli status jest ustawiony na Nasłuchiwanie oznacza to, że SystimPlus oczekuje danych na porcie 9999 (port 9999 jest domyślny, można użyć innego, dostępnego portu). Następnie uruchamiamy przeglądarkę i logujemy się na nasze konto Systim oraz przechodzimy do zakładki: Sprzedaż i magazyn Sprzedaż Po kilku sekundach SystimPlus poinformuje nas o połączeniu z Systim poprzez chmurkę nad ikoną SystimPlus z komunikatem SystimPlus połączył się z Systim. Jeśli posiadamy już wystawiony paragon odszukujemy go w zakładce Sprzedaż, najeżdżamy myszką na jego pozycję, aby ukazały się dodatkowe ikony opcji. Z ikon opcji wybieramy drugą - sfiskalizuj paragon : 18
Po kliknięciu w opcję paragon zostanie wydrukowany na wybranej drukarce fiskalnej. Należy pamiętać o tym, aby SystimPlus był cały czas uruchomiony podczas drukowania paragonów. Przed wydrukowaniem paragonu należy również upewnić się, że jesteśmy wciąż zalogowani w Systim oraz posiadamy aktywne połączenie z internetem! Wystawiając paragon fiskalny należy pamiętać, że: paragony fiskalne wystawiamy tylko od cen brutto; ilość sztuk towaru musi być liczbą całkowitą (niektóre drukarki fiskalne obsługują części dziesiętne w polu ilość, należy wówczas zaznaczyć odpowiednią opcję w ustawieniach programu); w polu zapłacono podajemy kwotę wpłaconą przez klienta (musi to być kwota równa kwocie paragonu, lub większa). 8. Jak w Systim zmienić domyślny port dla drukarki? Aby zmienić domyślny port 9999 poprawnie, należy podać nowe wartości portu zarówno w SystimPlus jak i Systim. W Systim zmiana portu jest dostępna w zakładce: Administracja Opcje Sekcja Drukarka fiskalna i paragony fiskalne 19
9. Czy mogę zmienić stawki VAT drukarki w SystimPlus? Tak, można zmienić stawki PTU, jednak należy robić to bardzo ostrożnie. W większości drukarek stawki VAT można zmienić maksymalnie 30 razy dla jednego modułu pamięci, po czym następuje blokada stawek. Aby zmienić stawki należy połączyć się z drukarką, przejść do zakładki Ustawienia nagłówka i stawek VAT w SystimPlus, pobrać obecne stawki VAT, wpisać nowe wartości (w formacie XX.XX np. 23.00) i zapisać stawki na drukarce. Należy pamiętać o tym, że nagłówek i stawki PTU można ustawiać tylko jeśli nie ma wydrukowanych nowych paragonów od ostatniego raportu dobowego, w przeciwnym wypadku należy przed zmianą nagłówka wydrukować raport dobowy. Ponadto dla stawki nieaktywnej wpisujemy w pole nieaktywna, a dla zwolnionej zwolniona. Uwaga: Przed rozpoczęciem korzystania z drukarki fiskalnej należy sprawdzić czy symbole stawek VAT pokrywają się z symbolami stawek wprowadzonymi w ustawieniach konta Systim (administracja stawki VAT). 10. Czy mogę ustawić nagłówek dla paragonów w SystimPlus? Tak, w SystimPlus można ustawić nagłówek dla drukarki fiskalnej. Opcja ta dostępna jest w zakładce Ustawienia nagłówka i stawek VAT. Należy pamiętać o tym, że nagłówek i stawki PTU można ustawiać tylko jeśli nie ma wydrukowanych nowych paragonów od ostatniego raportu dobowego, w przeciwnym wypadku należy przed zmianą nagłówka wydrukować raport dobowy. 20
11. Czy w SystimPlus mogę drukować raporty? Tak, można w SystimPlus drukować raporty: dobowy oraz okresowy. Aby to zrobić, należy przejść w programie do zakładki Raporty. 12. Czy SystimPlus loguje ewentualne błędy? Tak, SystimPlus loguje błędy i zapisuje je bieżąco do pliku log.txt znajdującego się w głównym katalogu programu. 13. Na jakich systemach operacyjnych działa SystimPlus? Przed instalacją programu SystimPlus należy upewnić się, czy posiadamy odpowiedni system operacyjny na komputerze, umożliwiający instalację programu. SystimPlus jest możliwy do instalacji na prawie każdym systemie operacyjnym oprócz Windows XP. 21
SystimPlus nie będzie działał na systemie operacyjnym Windows XP, ponieważ system ten nie jest wspierany przez firmę Microsoft od 2014 roku. Oznacza to, że system operacyjny Win XP nie jest aktualizowany o potrzebne dodatki systemowe (np. o środowisko Microsoft.NET Framework). W związku z czym, system dopuści użytkownika tylko do instalacji programu SystimPlus, ale nie pozwoli mu go uruchomić - przy jego pierwszym uruchomieniu wyświetli się komunikat błędu związany z brakiem Framework.4.0 NET. SystimPlus działa na systemach rodziny Windows: 14. Windows Vista Windows 7 Windows 8 Windows 10 Jak ustawić części dziesiętne w ilości dla paragonów w SystimPlus? Części dziesiętne można ustawić w Systim. Należy zalogować się na konto Systim, wejść w zakładkę Administracja opcje i wyszukać pole: Zezwalaj na części dziesiętne w paragonach fiskalnych. Domyślnie ta opcja jest wyłączona. 15. Jakie zmiany nastąpiły w dotychczasowych wersjach programu? Lista wprowadzonych zmian w poszczególnych wersjach: v1.17.01.23 - dodano obsługę ELZAB Zeta (i kompatybilne); v1.16.10.06 - dodano możliwość użycia podpisu elektronicznego w celu podpisania i wysłania deklaracji; v1.14.12.16 - dodano obsługę formy płatności dla drukarki ELZAB Mera TE (i kompatybilne); 16. v1.14.09.19 - dodano obsługę ELZAB Mera TE (i kompatybilne); v1.14.08.21 - dodano wsparcie dla systemu Windows 8.1; v1.14.05.12 - dodano obsługę Posnet (Temo i kompatybilne); v1.14.02.18 - dodano obsługę Novitus Deon (E i kompatybilne). Jak wysyłać e-deklaracje i plik JPK za pośrednictwem Systimplus Wszelkie e-deklaracje dostępne w Systim można wysyłać bezpośrednio do Urzędu Skarbowego za jednym kliknięciem. Są to na przykład e-deklaracje: PIT 11, PIT 37, PIT 4R, PIT 8AR, VAT 7, VAT UE, PIT 36, VAT 27, oraz plik JPK VAT itp. 22
Jednakże, aby móc wysłać deklarację trzeba wpierw spełnić dwa podstawowe wymagania: Wymagana jest najnowsza wersja SystimPlus v1.16.10.06 dostępna do pobrania tutaj darmowy program SystimPlus; Wymagane jest również posiadanie podpisu kwalifikowanego i oprogramowania do niego zainstalowanego na komputerze. Po wykonaniu powyższych czynności należy przejść do modułu Księgowość (odpowiednio KPiR lub KH) i wybrać opcję deklaracje. Po wejściu w opcje deklaracji wyświetli się lista możliwych do pobrania deklaracji podatkowych. Aby wygenerować plik JPK_VAT należy kliknąć przycisk pobierz. Wyświetli się nowe okno, gdzie trzeba będzie podać okres, za który chcemy wygenerować JPK. Dodatkowo trzeba będzie wybrać Urząd Skarbowy do którego ma być wysłany plik JPK. Jeżeli jednak nie dodaliśmy jeszcze żadnego Urzędu Skarbowego, możemy zrobić to teraz wystarczy kliknąć na napis brak zdefiniowanych urzędów, kliknij tutaj aby dodać nowe, a system automatycznie przeniesie nas do odpowiedniego modułu, gdzie będzie można dodać brakujący urząd. 23
Jak widać na poniższym zdjęciu, system przeniesie nas do modułu Księgowość i do zakładki urzędy. Aby dodać nowy urząd, należy kliknąć zielony znak plus, znajdujący się w prawym górnym rogu. Trzeba będzie uzupełnić przede wszystkim obowiązkowe pola, oznaczone czerwoną gwiazdką oraz opcjonalne pola z dokładnymi danymi o Urzędzie Skarbowym. Wszystkie wprowadzone zmiany trzeba potwierdzić przyciskiem Zapisz. Po zapisaniu Urzędu Skarbowego, pojawi się on na liście wszystkich urzędów. Teraz można powrócić do poprzedniego etapu, a więc do pobierania pliku JPK. Można albo przejść ponownie do zakładki księgowość opcja deklaracje albo po prostu kliknąć w przeglądarce opcję wstecz. Po powrocie do poprzedniego kroku będzie już widoczne pole wyboru Urzędów Skarbowych. Gdy zostanie już wybrany odpowiedni Urząd Skarbowy, wystarczy kliknąć przycisk utwórz. 24
Po zapisie danych, pojawi się nowy wpis na liście deklaracji. Po najechaniu myszką na daną pozycję z pobranym plikiem JPK, widoczne są ikony z dodatkowymi opcjami: usunięcie JPK, pobranie w formacie XML oraz możliwość podpisania i wysłania pliku JPK bezpośrednio do Urzędu Skarbowego. Aby wysłać JPK należy kliknąć trzecią ikonę podpisz i wyślij JPK. * Na dole przeglądarki powinna być widoczna informacja: Połączenie z SystimPlus zostało otwarte. Oczywiście nasz pobrany SystimPlus musi być włączony i powinien działać w tle, aby mógł połączyć się z naszym kontem Systim. W programie SystimPlus pojawi się dodatkowo okienko proszące o wybór certyfikatu do podpisu. Z listy powinniśmy wybrać odpowiedni podpis i potwierdzić go przyciskiem OK. 25
Dodatkowo na dole przeglądarki w Systim powinna być widoczna informacja: Podpisywanie deklaracji.... Program informuje, że czeka na potwierdzenie i wybranie odpowiedniego podpisu w SystimPlus. Dopiero po wybraniu nastąpi jej wysłanie. Po wybraniu odpowiedniego certyfikatu i kliknięciu przycisku OK, pojawi się komunikat (dodatkowe okienko) aplikacji podpisującej. Tam aplikacja poprosi o PIN do karty (zdarzy się to przy każdym podpisie, lub tylko raz - zależnie od ustawień w aplikacji dołączonej do podpisu). Po wpisaniu poprawnego PIN-u, w miejsce udanego połączenia pojawi się komunikat Deklaracja została podpisana, i wysłana. Teraz należy już tylko sprawdzać status danej deklaracji - ikoną chmurki na liście. Uwaga! Jeżeli nie będzie możliwe wysłanie pliku JPK może to również oznaczać, iż nie można nawiązać połączenia z bramką serwisu Ministerstwa Finansów. W takiej sytuacji na ekranie powinien pojawić się komunikat informujący o zaistniałym problemie połączenia. 17. Jak zarejestrować podpis kwalifikowany? Należy zarejestrować podpis na swoim komputerze. W aplikacji dołączonej do podpisu jest taka możliwość. Spowoduje to zapisanie odnośnika do certyfikatu na komputerze. Do tego okna można wejść poprzez Start Uruchom / albo WIN+R i wpisać komendę certmgr.msc : 26
Po zarejestrowaniu danego certyfikatu, i zainstalowaniu Systim w wersji co najmniej 1.16~, nic więcej nie jest potrzebne. Wystarczy zalogować się do konta Systim oraz mieć uruchomiony SystimPlus w tle - tak aby konto Systim mogło powiązać się z dodatkowym programem SystimPlus. Funkcja wysyłania deklaracji elektronicznie jest dostępna zarówno dla deklaracji pracowniczych (w programie Systim: Użytkownicy, kadry, umowy zakładka płace opcja deklaracje. Natomiast dla księgowości Księgowość (zakładka KPiR lub KH) opcja deklaracje. Deklaracje można wysyłać jednym kliknięciem, jednakże należy wpierw wygenerować deklaracje w Systim, a następnie na liście wszystkich deklaracji po najechaniu na konkretną pozycję, należy kliknąć dodatkową ikonę podpisz i wyślij elektronicznie. Wystarczy wygenerować jedną z wybranych deklaracji, np VAT 7. Deklaracja zostanie dodana na liście. Na stronie deklaracji musi pojawić się informacja na dole przeglądarki Połączenie z SystimPlus zostało otwarte. Wówczas należy wyszukać konkretną deklarację i kliknąć na ikonę po prawej stronie podpisz i wyślij elektronicznie. W programie SystimPlus pojawi się okienko proszące o wybór certyfikatu do podpisu: 27
Po wybraniu odpowiedniego certyfikatu, należy kliknąć przycisk OK, co spowoduje pojawienie się komunikatu (dodatkowe okienko) aplikacji podpisującej. Tam aplikacja poprosi o PIN do karty (zdarzy się to przy każdym podpisie, lub tylko raz - zależnie od ustawień w aplikacji dołączonej do podpisu). Po wpisaniu poprawnego PIN-u, w miejsce udanego połączenia pojawi się komunikat: Deklaracja została podpisana, i wysłana. Teraz należy już tylko sprawdzać status danej deklaracji ikoną chmurki na liście. 18. Mam problem, który nie został opisany w podręczniku, gdzie go zgłosić? 1) Strona www.systim.pl Opis problemów jakie mogą wystąpić wraz z możliwościami ich rozwiązania znajdują się na: https://www.systim.pl/pomoc.php https://www.systim.pl/drukarka_fiksalna.php https://www.systim.pl/wysylanie-i-ksiegowosc-jpk-w-firmie.php https://www.systim.pl/wysylanie-e-deklaracji.php 2) Konto Systim, moduł Pomoc W module Pomoc na koncie Systim można uzyskać odpowiedź na poszukiwane pytania. W Centrum Pomocy Systim znajduje się listę najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi. Dzięki takiej formie pomocy można w szybki sposób uzyskać odpowiedź na ewentualnie wątpliwości i występujące problemy w programie Systim. Lista zawiera całą bazę pytań, jakie są do nas zgłaszane, dzięki temu można w niej znaleźć prawie wszystkie odpowiedzi na nurtujące pytania. 28
W pole szukania wystarczy wpisać jedno słowo kluczowe, aby wyświetliła się lista wyboru z pytaniami odnoszącymi się do wpisanego słowa kluczowego. Wystarczy wybrać jedno pytanie z listy i kliknąć w nie i system przeniesie użytkownika do nowego okna z pytaniem i odpowiedzią. 3) Kontakt mailowy (lub telefoniczny). Wszelkie problemy i sugestie dotyczące SystimPlus można zgłaszać na adres e-mail: kontakt@systim.pl 29