Temat: Makropolecenia.

Temat: Makropolecenia. Makropolecenia (makra) to grupy poleceń, które mogą zostać automatycznie wykonane jako jedna instrukcja. W większości przypadków wykorzystywane są do zautomatyzowania często powtarzanych operacji, np. do otworzenia formularza czy wydrukowania raportu. Access 2007 wyposażony jest we własne środowisko programistyczne, edytor języka Visual Basic for Applications, to o ile jest to możliwe, makra powinny zostać zastąpione procedurami tego języka. W ten sposób poprawimy wydajność bazy danych (procedury zawsze są wykonywane szybciej, a dodatkowo ich wykonanie może zostać przyspieszone poprzez zapisanie ich w postaci kodu wynikowego) i możliwość programowej obsługi błędów. Jeżeli błąd wystąpi w wykonywaniu makropolecenia, cała operacja zostanie przerwana, a na ekranie zostanie wyświetlony standardowy komunikat o błędzie programu Access, natomiast błąd, który wystąpił podczas wykonywania procedury języka VBA, może zostać przechwycony i naprawiony w ramach tej procedury. Ćwiczenie 1 Makro składające się z jednej akcji. Pierwsze makro będzie sprowadzało się do wyświetlenia podglądu wydruku raportu PłytaLata i ograniczenia prezentowanych informacji do płyt wydanych w podanym okresie. Makro tworzymy, określając kolejno wykonywane przez nie akcje. Dodatkowo każda akcja może zostać opatrzona krótkim komentarzem. 1. Otwórz bazę danych Płytoteka_1. 2. Przejdź na zakładkę Tworzenie, kliknij ikonę Makro i z listy opcji wybierz Makro. Zostanie wyświetlone okno projektu makra. Uwaga! Makro tworzymy, określając kolejno wykonywane przez nie akcje. Dodatkowo każda akcja może zostać opatrzona krótkim komentarzem. 3. W kolumnie Akcja z listy dostępnych akcji wybierz OtwórzRaport. 4. W kolumnie Komentarz wpisz Uruchamia raport PłytaLata dla zadanego czasu. 5. W dolnej części ekranu znajduje się sekcja Argumenty akcji. Umożliwiają one uściślenie wykonywanej w ramach makra akcji, np. podanie nazwy otwieranego raportu. Zanim nadasz wartości argumentom akcji OtwórzRaport, wyświetl informacje pomocy programu Access dotyczące tej akcji. W tym celu ustaw kursor w polu OtwórzRaport kolumny Akcja i naciśnij klawisz F1. 6. Po zapoznaniu się z informacjami na temat akcji makra zamknij okno dialogowe pomocy. 7. Ustaw kursor w polu Nazwa raportu i z listy dostępnych raportów wybierz PłytaLata. 8. Wartość atrybutu Widok zmień na Podgląd wydruku. 9. Ustaw kursor w polu Warunek WHERE i kliknij znajdujący się z prawej strony pola wielokropek. Zostanie uruchomiony znany z wcześniejszych ćwiczeń Konstruktor wyrażeń. 10. Zbuduj warunek logiczny, na podstawie którego dane źródłowe raportu zostaną ograniczone do płyt wydawanych w określonym przedziale czasu: [DataWyd] Between [Data początkowa] And [Data końcowa]. Uwaga! Operator Between And służy do sprawdzania, czy wartość należy do określonego przedziału. 1

11. Zamknij okno konstruktora wyrażeń. 12. Zamknij okno Projekt makra i zapisz makro pod nazwą Płyta. 13. W okienku nawigacji wyświetl wszystkie obiekty bazy danych. Jednym z nich będzie właśnie utworzone makro. Dwukrotnie kliknij nazwę makra Płyta lewym przyciskiem myszy. 14. Na ekranie zostaną kolejno wyświetlone dwa okna dialogowe: w pierwszym należy wpisać początkową datę interesującego nas okresu (np. 2005-01-01), a w drugim jego datę końcową. Po podaniu tych danych na ekranie wyświetlony zostanie raport Płyta. Będzie on zawierał dane o płytach wydanych w określonym przez nas czasie. 15. Zamknij okna podglądu raportu i projektu makra. Ćwiczenie 2 Makro składające się z dwóch akcji. W praktyce bardzo rzadko tworzy się makra składające się z pojedynczego polecenia akcji. W programie Access taki sam efekt możemy uzyskać bez makra, np. dodając do formularza przycisk wyświetlający podgląd raportu i określając filtr tego raportu. Po samodzielnym utworzeniu prostego makra budowanie złożonych, wykonujących kilka czy kilkanaście akcji makr nie będzie już trudne. Kolejne makro będzie nie tylko otwierało wybrany formularz, ale dodatkowo ustawiało jako aktywny ostatni rekord tabeli źródłowej tego formularza (w naszym przypadku użytkownik zobaczy na ekranie dane ostatnio zapisanej płyty). 1. Utwórz nowe makro. 2. Pierwszą akcja makra będzie akcja OtwórzFormularz. 3. W polu komentarza wpisz Otwiera formularz Płyta. 4. Określ nazwę formularza: Płyta i upewnij się, że sposób wyświetlania formularza nie został zmieniony (atrybut Tryb okna ma wartość Normalny). Wartości pozostałych atrybutów akcji nie wymagają zmiany. 5. Jako drugą akcję makra określ PrzejdźDoRekordu. 6. W polu komentarza wpisz Ustawia ostatni rekord jako aktywny. 7. Z listy typów obiektów wybierz Formularz, wpisz nazwę formularza (Płyta) i ustaw wartość atrybutu Rekord na Ostatni. 8. Zamknij okno projektu makra i zapisz je pod nazwą OstatniaPłyta. 9. Przetestuj działanie makra i zamknij okno uruchomionego przez nie formularza. Ćwiczenie 3 Makro składające się z wielu akcji. Kolejne makro będzie składało się z trzech, kolejno wykonywanych akcji. Po pierwsze, wyświetlony zostanie komunikat informujący o uruchomieniu makra, następnie otwarta zostanie do odczytu tabela Osoba, a na końcu lista prezentowanych danych zostanie ograniczona do osób o nazwisku Nowak. 2

1. Utwórz nowe makro. 2. Pierwszą akcja makra będzie OknoKomunikatu. 3. W polu komentarza wpisz Wyświetla informację o uruchomieniu makra. 4. Ustaw następujące argumenty akcji: w polu Komunikat wpisz Lista osób zostanie ograniczona do Nowaków, Typ Informacje, Tytuł Makro Osoba. 5. Kolejną akcją makra będzie otwarcie tabeli. Ustaw kursor w pustym polu kolumny Akcja i z listy dostępnych akcji wybierz OtwórzTabelę. 6. W polu komentarza wpisz Otwiera tabelę Osoba. 7. Określ następujące argumenty akcji: 7. Określ następujące argumenty akcji: ustaw kursor w polu nazwy tabeli i wybierz otwieraną tabelę Osoba, wartość atrybutu Tryb danych zmień na Tylko do odczytu. 8. Ostatnią akcją będzie włączenie filtru eliminującego z widoku tabeli wszystkie osoby o nazwisku Nowak. W tym celu: z listy akcji wybierz ZastosujFiltr, w polu komentarza wpisz Ogranicza listę osób do Nowaków, w polu Warunek Where wpisz test logiczny, który będzie podstawą do ograniczania listy osób: [Nazwisko]= Nowak. 9. Zapisz makro pod nazwą Osoba i uruchom je. 10. Pojawi się komunikat informujący o tym, że lista osób zostanie ograniczona do osób o nazwisku Nowak. Kliknij przycisk OK. 11. Zwróć uwagę, że wyświetlone zostały wyłącznie dane osób o nazwisku Nowak (zaznaczona ikona filtru i napis na pasku stanu przypominają o włączeniu filtru); dane te nie mogą być w żaden sposób zmodyfikowane. 12. Zamknij okno widoku arkusza danych tabeli. Ćwiczenie 4 Modyfikowanie makra. Utworzone makra (makropolecenia), tak jak inne obiekty bazy danych, mogą zostać zmodyfikowane. W przypadku makr modyfikacja polega na dodaniu, usunięciu lub zmienieniu jego akcji. Aby zmodyfikować projekt makra OstatniaPłyta: 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy makro OstatniaPłyta i z menu kontekstowego wybierz opcję Widok projektu. 3

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiersz akcji PrzejdźDoRekordu i z menu kontekstowego wybierz opcje Wstaw wiersze. 3. Ustaw kursor w polu Akcja nowo dodanego wiersza i z listy dostępnych akcji wybierz OknoKomunikatu. 4. W polu Komentarze wpisz Wyświetla ostrzeżenie. 5. Wpisz treść wyświetlanego komunikatu: Po kliknięciu OK aktywnym rekordem zostanie ostatni rekord tabeli Osoba. 6. Jako typ okienka komunikatu wybierz Ostrzeżenie! i wpisz jego tytuł: Uwaga. 7. Zapisz zmiany wprowadzone w makropoleceniu i uruchom je. 8. Zamknij okno formularza Płyta. 9. Usuń wiersz akcji Wyświetla komunikat. Możesz to zrobić na dwa sposoby: klikając prawym przyciskiem myszy wiersz akcji i z menu kontekstowego wybierając opcję Usuń wiersze, klikając znajdującą się na zakładce Projekt ikonę Usuń wiersze. 10. Zamknij okno projektu makra i zapisz wprowadzone zmiany. Ćwiczenie 5 Uruchamianie makra z poziomu formularza. Dotąd uruchamialiśmy utworzone makra z głównego okna bazy danych programu Access. Inni użytkownicy naszej bazy danych nie powinni mieć w ogóle dostępu do tego okna. W zamian mogą korzystać z przycisków panelu sterowania i innych formularzy. W tym ćwiczeniu dodamy do panelu sterowania i jednego formularza związanego przyciski polecenia, których kliknięcie spowoduje uruchomienie wybranego makra. Uwaga! Panel sterowania, tak jak inne formularze, możemy też ręcznie modyfikować w widokach projektu i układu. 1. Przejdź na zakładkę Narzędzia bazy danych i kliknij ikonę Menedżer panelu przełączania. 2. Zaznacz stronę Formularze bazy Płytoteka (Domyślna) i kliknij przycisk Edytuj. 3. Kliknij przycisk Nowy. W ten sposób zostanie dodany nowy przycisk polecenia. 4. W polu Tekst: wpisz etykietę nowego przycisku: Wyświetl dane Nowaków. 5. Jako typ polecenia wybierz Uruchom makro. 6. Z listy dostępnych makr wybierz makro Osoba. 7. Kliknij przycisk OK i zamknij wszystkie otwarte okna Menedżera panelu przełączania. 8. Na liście formularzy bazy danych znajdź i otwórz formularz Panel przełączania. 4

9. Na głównej stronie tego formularza pojawił się nowy przycisk. Po jego kliknięciu zostanie uruchomione utworzone wcześniej makro. 10. Zamknij okna tabeli Osoba i formularza Panel przełączania. Uwaga! Przed dodaniem formantu do formularza upewnij się, czy zaznaczona jest ikona Użyj kreatora formantów. W przeciwnym wypadku musielibyśmy samodzielnie oprogramować dodany przycisk polecenia. 11. Wyświetl projekt formularza Płyta. 12. Zaznacz widoczna na Wstążce ikonę kontrolki Przycisk polecenia. 13. Dodaj do wolnego obszaru nagłówka formularza nowy przycisk polecenia. 14. Odpowiadając na pierwsze pytanie kreatora, wybierz kategorię uruchamianej przez kliknięcie przycisku akcji Różne i akcję Uruchom makro. 15. Kliknij przycisk Dalej. 16. Z listy makr wybierz makro Płyta i kliknij przycisk Dalej. 17. Wskaż ikonę dodawanego przycisku i zakończ pracę kreatora. 18. Teraz możesz uruchomić formularz. 19. Kliknij nowo dodany przycisk polecenia i podaj początkowa i końcową datę określającą czas wydania interesujących nas płyt. 20. Zamknij okno podglądu raportu. 21. Zamknij okno formularza i zapisz wprowadzone zmiany. Ćwiczenie 6 Wykonywanie makra krok po kroku. W przypadku rozbudowanych, liczących klika lub kilkanaście akcji makr najprostszym sposobem na zlokalizowanie problemu jest kolejne uruchomienie poszczególnych akcji makra (taki tryb działania nazywa się krokowym). Aby uruchomić krok po kroku makro Osoba: 1. Wyświetl widok projektu makra Osoba. 2. Zaznacz znajdującą się na Wstążce ikonę Pojedynczy krok. 3. Kliknij ikonę Uruchom (!), aby uruchomić makro. 4. Po uruchomieniu makra zostanie wyświetlone okno dialogowe Praca krokowa makra zawierające informacje o pierwszej akcji makra. 5. Aby wykonać przedstawioną w oknie dialogowym akcję, kliknij przycisk Krok. 6. Zostanie wyświetlone okno komunikatu. Aby kontynuować pracę makra, kliknij przycisk OK. 5

7. Wykonanie drugiej akcji makra spowoduje otwarcie w trybie tylko do odczytu widoku arkusza danych tabeli Osoba. Kliknij przycisk Krok. 8. W tle została otwarta tabela Osoba, a na pierwszym planie wyświetlone zostały informacje o kolejnej akcji makra. Wykonanie tego kroku spowoduje włączenie zdefiniowanego filtru (zwróć uwagę, że tym momencie w oknie tabeli Osoba wyświetlone są wszystkie rekordy). 9. Kliknij przycisk Krok i wykonaj ostatnią akcję makra. 10. Zamknij okno tabeli Osoba. 11. Przejdź na zakładkę Projektowanie i wyłącz krokowe wykonywanie makr. 12. Zamknij okno tabeli makra Osoba. Ćwiczenie 7 Makro eksportujące dane z tabeli. Eksport danych (zapisanie znajdujących się w bazie informacji w pliku innego formatu, np. w pliku tekstowym albo w arkuszu programu Excel) to jedno z zadań często wykonywanych przez administratorów baz danych. Eksportowanie informacji może zostać zautomatyzowane poprzez utworzenie odpowiedniego makra, które będzie uruchamiane przez użytkowników bazy danych. Aby utworzyć makro, które wyeksportuje do pliku dane zapisane w tabeli DoZałatwienia: 1. Wyświetl widok projektu nowego makra. 2. Zaznacz przycisk Pokaż wszystkie akcje. 3. Jako pierwszą akcję makra wybierz Echo i w polu Komentarz wpisz Wyświetla komunikat na pasku stanu. 4. Upewnij się, że wartością atrybutu Echo włączone jest Tak i w polu Tekst paska stanu wpisz Eksport danych z tabeli DoZałatwienia. 5. Usuń zaznaczenie przycisku Pokaż wszystkie akcje. 6. Jako druga akcję wybierz WyprowadźDo i w polu komentarza wpisz Eksport danych. 7. Określ typ eksportowanego obiektu (Tabela) i nazwę tabeli źródłowej (DoZałatwienia). 8. Jako format danych wybierz Skoroszyt programu Excel (*.xlsx) i jeżeli chcesz, aby po zapisaniu pliku został on automatycznie otwarty w programie Excel, zmień wartość atrybutu Autostart z Nie na Tak. 9. Po uruchomieniu makra zapisz je pod nazwą DoZałatwienia. 10. Po podaniu nazwy arkusza programu Excel arkusz zostanie zapisany na dysku i automatycznie otwarty w programie Excel. 11. Zamknij okno programu Excel i okno projektu makra. 6

Ćwiczenie 8 Makro wysyłające wiadomości e-mail. Jednym z ciekawszych zastosowań makropoleceń jest automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail zawierających odczytane z bazy dane. Uwaga! Do pomyślnego wykonania ćwiczenia niezbędne jest wcześniejsze skonfigurowanie programu klienta pocztowego zgodnego ze standardem MAPI (np. Microsoft Outlook, Outlook Express, Kurier Poczty, Eudora czy Opera). Aby utworzyć makro, którego uruchomienie spowoduje wysłanie pod wskazany adres e-maila z tytułami płyt wypożyczonych przez wybrana osobę: 1. Utwórz kwerendę zwracającą tytuły płyt wypożyczonych przez osobę o podanym nazwisku. W tym celu: utwórz nowa kwerendę w widoku projektu, na tabele źródłowe wybierz tabele Płyta, Osoba i Pożyczka, pierwsza kolumna kwerendy powinna zwracać posortowane dane z kolumny Tytuł tabeli Płyta, druga kolumna kwerendy powinna zawierać daty wypożyczenia poszczególnych płyt, trzecia kolumna powinna zawierać warunek ograniczający zwracane przez kwerendę dane do tytułów płyt wypożyczonych przez wybrana osobę. W tym celu w polu Kryteria kolumny Nazwisko wpisz LIKE [Podaj nazwisko]. Ponieważ podane nazwisko nie ma być zwracane przez kwerendę, usuń zaznaczenie pola wyboru Pokaż. 2. Zamknij okno kwerendy i zapisz ja pod nazwą K_Tytuły. 3. Utwórz nowe makro. 4. Jedyną akcją makra będzie akcja WyślijObiekt. 5. W polu komentarza wpisz Wysyła wiadomość e-mail i ustaw atrybuty akcji: Typ obiektu Kwerenda, Nazwa obiektu k_tytuły, Format docelowy Pliki tekstowe (*.txt) (plik załącznika będzie nosił nazwę Tytuły.txt), Do adres e-mail odbiorcy wiadomości (kolegi), Temat Lista wypożyczonych filmów. 6. Zmień wartość atrybutu Edytuj wiadomość na Nie i uruchom makro, zapisując je pod nazwą Email. 7. Jeżeli tylko program pocztowy został poprawnie skonfigurowany, to na ekranie wyświetli się pytanie o nazwisko adresata, a po jego podaniu okno informujące o próbie automatycznego wysłania wiadomości e-mail. 8. Aby utworzyć wiadomość z załącznikiem zawierającym tytuły płyt wypożyczonych przez osobę o podanym nazwisku, kliknij przycisk Wyślij. 9. Utworzona wiadomość znajdziesz w folderze Wysłane programu Outlook 2007. Jeżeli nie została ona automatycznie wysłana, teraz możesz zrobić to ręcznie. 7

Ćwiczenie 9 Odpowiedz pisemnie w zeszycie na następujące pytania: 1. Co to są makropolecenia? 2. W jakim języku pisze się makra? 3. Dlaczego zaleca się pisanie makr w języku VBA? 4. Do czego służy warunek WHERE? 5. Czy za pomocą uruchamiania makra krok po kroku możemy usuwać problemy, czy tylko je lokalizować? 6. Wymień znane Ci programy pocztowe zgodne ze standardem MAPI. 7. Jak skonfigurować program klienta pocztowego? 8. Czy istnieje możliwość jednoczesnego wysyłania za pomocą makra tej samej wiadomości e-mail do kilku osób? Ćwiczenie 10 Utwórz formularze, raporty i makra w bazie danych Filmoteka. 1. Utwórz samodzielnie formularz Aktor, za pośrednictwem którego użytkownicy będą mogli przeglądać i modyfikować dane aktorów. Skorzystaj z kreatora formularzy. 2. Utwórz samodzielnie formularz, który pozwoli tylko na wprowadzanie danych do tabeli Gatunek. 3. Utwórz samodzielnie formularz Osoba, za pośrednictwem którego możliwe będzie wyłącznie przeglądanie danych o osobach. 4. Utwórz samodzielnie formularz z podformularzem FilmAktor. 5. Utwórz samodzielnie raport Osoba na podstawie tabeli Osoba (Autoraport kolumnowy). 6. Utwórz samodzielnie raport Reżyser zawierający dane reżyserów, alfabetycznie uporządkowane według nazwisk (Kreator raportów). 7. Utwórz samodzielnie raport Film, który zawiera podstawowe informacje o filmach, uzupełnione o obliczoną liczbę wszystkich filmów znajdujących się w bazie (raport z podsumowaniem). 8. Utwórz samodzielnie raport Lista filmów wypożyczonych przez poszczególne osoby, który zawiera listę filmów wypożyczonych przez poszczególne osoby (grupowanie danych). 9. Utwórz samodzielnie raport FilmGatunek, który zawiera informacje o filmach produkowanych w kolejnych latach, z uwzględnieniem ich gatunków (dodatkowy poziom grupowania). 10. Utwórz samodzielnie makro Film, które wyświetli podgląd raportu Film. 11. Utwórz samodzielnie makro DodajFilm, które wyświetli formularz Film i jako aktywny rekord ustali nowy rekord. 12. Utwórz samodzielnie formularz główny Panel Przełączania. Utwórz trzy nowe strony Panelu o nazwach: Formularze, Raporty, Makra. Na każdej ze stron Formularze, Raporty i Makra mają znajdować się po dwa przyciski: przycisk powodujący otwarcie dowolnego formularza, raportu lub makra, przycisk powodujący przejście do strony głównej 9panelu Przełączania). Na stronie głównej Panelu mają się znajdować 4 przyciski: przycisk powodujący przejście do strony Formularze, przycisk powodujący przejście do strony Raporty, przycisk powodujący przejście do strony Makra, przycisk powodujący zamknięcie aplikacji. 8