Załącznik do zarządzenia Nr 16/2012 Dyrektora Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Janikowie z dnia 17 października 2012 r. Instrukcja obiegu dokumentów księgowych w Miejsko-Gminnym Zespole Oświaty w Janikowie 1
I Podstawy prawne 1. Ustawa z 29 września 1994 r o rachunkowości (j.t. Dz. U z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z póżn.zm.) 2. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1223 z póżn. zm.) II Postanowienia ogólne 1 1. W instrukcji używane są następujące określenia: - jednostka Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Janikowie - kierownik jednostki dyrektor Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Janikowie - główny księgowy główny księgowy Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Janikowie. 2. Operacje finansowe i gospodarcze w jednostce powinny być rzetelnie dokumentowane. Dokumentacja powinna być pełna umożliwiająca prześledzenie każdej operacji finansowej od początku do zakończenia. Operacje finansowe i gospodarcze należy rejestrować w wymaganych terminach i prawidłowo klasyfikować. 3. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sprządzonych dokumentów (dowodów księgowych). Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom. 4. Sprawy nie objętą niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami kierwnika jednostki. III Dowody księgowe 2 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych czynnościach lub stwierdzający pewien stan rzeczy. 2. Dowody księgowe to dokumenty, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. 3. Dowód księgowy powinien zawierać: -określenie rodzaju dowodu - określenie stron dokonujących operacji gospodarczych (nazwy, adresy) - opis operacji - wartość operacji (jeśli to możliwe określoną również w jednostkach naturalnych) - datę dokonania operacji i datę sporządzenia dokumentu (jeśli został sporządzony pod inną datą) -podpis wystawcy oraz osoby, której dowód wydano (chyba, że przepisy szczególne dotyczące tych dowodów tego nie wymagają) - stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - numer identyfikacyjny dowodu - podpis sprawdzającego pod względem merytorycznym - podpis sprawdzającego pod względem formalnym i rachunkowym - podpisy zatwierdzających dowód 4. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować: 2
- trwałość- wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu lub wyblaknięciu z upływem czasu) rzetelność danych -(dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny) kompletność danych ( na dowodzie dane muszą być kompletne) chronologiczność (kolejne dowody tego samego rodzaju powinny być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych poprawność formalna (zgodność danego dokumentu z przepisami prawa) poprawność merytoryczna zgodność przedmiotowa, podatkowa, cenowa podmiotowość dokumentu każdy dowód powinien zawierać dane o pdmiotach biorących udział w operacji gospodarczej lub finansowej wg tej cechy stosuje się podział oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy 3 1. Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować tylko przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie (chyba,że inne przepisy stanowią inaczej). 2. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności zapisu skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej, daty poprawki i podpisu osoby upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr. 1. Dowody księgowe w jednostce dzieli się na : - zawnętrzne obce otrzymane od kontrahentów - zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom 2. Sporządzone przez jednostkę dowody księgowe - zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dokumentów księgowych -korygujące poprzednie zapisy, -rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych 4 IV Dowody bankowe 1. Dowodami bankowymi są - czek gotówkowy - polecenie przelewu -wyciąg z rachunku bankowego 2. Podstawowe zasady wystawiania dokumentów bankowych: 5 3
- polecenie przelewu dokonywane jest drogą elektroniczną, podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegającego zapłacie lub polecenie zapłaty. Polecenie przelewu służy do regulowania wszelkich zobowiązań niezależnie od ich wysokości. Polecenie przelewu w formie elektronicznej, w systemie bankowości elektronicznej, wypełnia upoważniony pracownik jednostki, główny księgowy lub kierownik jednostki lub na podstawie zawartego porozumienia z Urzędem Miejskim w Janikowie upoważniony pracownik Urzędu Miejskiego. Dokument w formie elektronicznej jest zatwierdzany (zgodnie z wymogami systemu bankowego) przez głównego księgowego i kierownika jednostki (w razie ich nieobecności dokumenty są zatwierdzane w bankowości elektroniczne przez osoby je zastępujące - Skarbnik Gminy i Miasta, Burmistrz Gminy i Miasta). Sporadycznie, w przypadku zakłóceń działania systemu bankowego, można wystawić papierowe polecenie przelewu, jest ono wystawiane przez upoważnionego pracownika jednostki, składa się je w banku po podpisaniu przez upoważnione osoby. - czek gotówkowy czek gotówkowy stanowi polecenie wystawcy czeku skierowane do banku, aby ten wypłacił oznaczoną na czeku kwotę określonej osobie. Czek jest wystawiany przez kasjera kasy Urządu Miejskiego w Janikowie i popisywany przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku (zgodnie z kartą wzorów podpisów). Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega porównaniu z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Janikowie na podstawie porozumienia korzysta z obsługi kasowej kasy Urzędu Miejskiego w Janikowie, szczegółowe zasady gospodarki czekami zawiera Instrukcja kasowa Urzędu Miejskiego w Janikowie. - wyciągi bankowe - wydruk wyciągów bankowych następuje drogą elektroniczną poprzez system bankowości elektronicznej. Wyciąg jest generowany i drukowany z systemu bankowości elektronicznej przez głównego księgowego, w razie jego nieobecności przez dyrektora jednostki lub upoważnionego pracownika. Wydrukowane wyciągi sprawdza główny księgowy lub osoba go zastępująca. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z bankiem. V Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami 6 1. Dokumenty w zakresie rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług: -faktura VAT - rachunek - faktura korygująca i nota korygująca - umowa. 2. Umowy na dostawy towarów, realizację robót, umowy zlecenia i umowy o dzieło sporządza wyznaczony pracownik jednostki z zachowaniem przepisów Prawa zamówień publicznych. 3. Umowa zawiera w szczególności: - strony umowy, - przedmiot umowy - datę zawarcia i numer - wynagrodzenie za przedmiot umowy -zasady płatności i fakturowania - zapisy dotyczące odstąpienia od umowy - zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy 4
podpisy stron. 4. Umowy podpisuje kierownik jednostki i parafuje główny księgowy. 5. Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane są do prac doraźnych niewchodzących w zakres obowiązków pracowników. 6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło sporządza pracownik jednostki w dwóch egzemplarzach, jeden otrzymuje zleceniebiorca, drugi otrzymuje główny księgowy. Pracownik odpowiedzialny za sporządzenie tych umów prowadzi ewidencję umów zleceń i o dzieło. 7. Do faktury lub rachunku za wykonanie robót i usług, w celu rozliczenia umów dołącza się - protokół odbioru - kosztorys powykonawczy 7 1. Dokumentami księgowymi dotyczącymi zakupu towarów i usług są: - oryginał faktury VAT - oryginał rachunku 2. Faktura zawiera: - nazwę, adres i NIP jednostki wystawiającej - datę wystawienia i numer - nazwę i adres odbiorcy - sposób zapłaty - wykaz ilości, rodzajów i cen zafakturowanych towarów i usług -sumę brutto - sumę należności, kwotę należności wpisaną słownie - pieczęć i podpis wystawcy - termin zapłaty. 3. Dokumentami, na podstawie których ewidencjonuje się sprostowanie pierwotnej faktury są kopie własnych not korygujących lub uznane przez jednostkę oryginały faktur korygujących od dostawców. 4. Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązań są wyciągi bankowe, raporty kasowe. 8 1. Faktury i rachunki dostarczone do jednostki przez wykonawcę, dostawcę osobiście lub drogą pocztową. Wyznaczony pracownik jednostki, niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów, rejestruje je w dzienniku korespondencji i jednocześnie potwierdza pieczęcią ich datę wpływu. Na pieczęci wpisuje kolejny numer ewidencyjny z dziennika korespondencyjnego i stawia swoją parafkę. 2. Pracownik odpowiedzialny za ewidencję faktur i rachunków sprawdza dokument pod względem formalnym i rachunkowym. Na potwierdzenie przeprowadzenia tej kontroli stawia pieczęć,,sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" wraz z podpisem i datą. 3. Po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej pracownik odpowiedzialny za ewidencję faktur i rachunków przekazuje dokument kierownikowi jednostki. 4. Kierownik jednostki dokonuje kontroli merytorycznej faktury (rachunku). Opisuje wyczerpująco dokument, na potwierdzenie tej czynności podpisuje opis i stwierdza,,sprawdzono pod względem merytorycznym". 5. Kierownik jednostki jednostki stwierdza zgodność operacji z ustawą Prawo zamówień 5
publicznych. Na potwierdzenie tej czynnośc przybija odpowiednią pieczęć, na której wpisuje odpowiedni artykuł wspomnianej ustawy. VI Dowody związane z obrotem środkami pieniężnymi 1. W zakresie obrotu pieniężnego rozróżnia się następujące dokumenty: - polecenie wyjazdu służbowego - wniosek o zaliczkę - rozliczenie zaliczki. - raport kasowy 9 10 1. Pracownikom jednostki na pokrycie wydatków związanych z czynnościami służbowymi udzielane są zaliczki. Zaliczki wypłaca się na wniosek pracownika sporządzony w formie wniosku o zaliczkę. O przyznaniu zaliczki decyduje kierownik jednostki. Zaliczki wypłacane są gotówkowo za pośrednictwem kasy Urzędu Miejskiego w Janikowie. 2. Zaliczki wypłaca się na podstawie wypełnonego i zaakceptowanego przez kierownika i głównego księgowego wniosku o zaliczkę. Przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. 3. Kierownik jednostki na zakup materiałów różnych otrzymuje zaliczkę stałą. Zaliczka ta musi być rozliczona przed zakończeniem miesiąca, w którym została udzielona. 4. Pracownikowi można udzielić zaliczki na poczet kosztów podróży służbowych, zatwierdzenia i wypłaty dokonuje się na druku polecenia wyjazdu służbowego. 5. Zaliczkobiorca zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki w terminie 14 dni od daty wypłaty zaliczki. W przeciwnym razie kwota zaliczki ulega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia zaliczkobiorcy. 6. Zaliczka na poczet kosztów podróży musi zostać rozliczona w okresie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 7. Wszystkie zaliczki podlegają bezwględnie rozliczeniu na koniec każdego roku kalendarzowego. 8. Zaliczkobiorca dokonuje rozliczenia zaliczki na druku rozliczenia zaliczki lub na poleceniu wyjazdu służbowego. Do rozliczenia dołącza się rachunki, faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Dołączone dowody powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 11 1. Polecenie wyjazdu służbowego pracownika wystawia kierownik jednostki, określając jednocześnie właściwy środek transportu do odbycia podróży służbowej. Dla kierownika jednostki właściwy środek transportu określa Burmistrz Gminy i Miasta.. 2. Jeżeli podróż odbywała się innymi niż samochód środkami transportu, pracownik zobowiązany jest do delegacji dołączyć bilety. 6
3. Po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik dokonuje rozliczenia delegacji. Rozliczenia merytorycznego delegacji dokunuje kierownik jednostki. Pod względem formalnym i rachunkowym rozliczenie sprawdza wyznaczony pracownik. Do wypłaty zatrwierdza kierownik jednostki i główny księgowy. 4. Rozliczenie ksztów wyjazdu powinno nastąpić w terminie 14 dni od powrotu z podróży służbowej.wypłata należności następuje w formie gotówkowej, za pośrednictwem kasy. 12 1. Wszystkie operacje kasowe z danego dnia powinny być ujęte w raporcie kasowym 2. Wypełniony raport kasowy kasjer przekazuje wraz z wszystkimi załączonym dowodami głównemu księgowemu, który następnie po sprawdzeniu przekazuje odpowiednimu pracownikowi, który sprawdza raport pod względem formalnym i rachunkowym. Po dokonaniu kontroli pracownik przekazuje raport kasowy osobie księgującej wydatki jednostki. Osoba ta potwierdza swoim podpisem otrzymanie raportu. 3. Operacje kasowe muszą być udokumentowane właściwymi dowodami podpisamny przez kierownika i głównego księgowego. 13 1. Polecenie Księgowania sporządzane jest przez pracowników księgowości na podstawie dowodów źródłowych w celu: - skorygowania błędnych zapisów księgowych (przy podaniu numeru dokumentu, daty księgowania, kwoty, opisu czego dotyczy) - dekretacji list wypłat i innych - do udokumentowania operacji, które ze swej istoty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi. 2. Polecenie księgowania podpisuje sporządzający i zatwierdza główny księgowy. VII Dowody związane z wypłatą wynagrodzeń 14 1. W zakresie dowodów związanych z wypłatą wynagrodzeń rozróżnia się następujące dokumenty: - umowa o pracę - rozwiązanie umowy o pracę - wniosek o przyznanie nagrody jubileuszowej lub innych nagród - deklaracja ZUS - lista płac 2. Umowy o pracę i wszelkie zmiany do umowy sporządza kierownik jednostki w trzech egzemplarza po jednym dla: - pracownika - pracownika jednostki naliczającego wynagrodzenia - ad akta. 3. Podstawą do wypłaty nagrody jubileuszowej jest lista płac sporządzona przez wyznaczonego pracownika na podstawie przygotowanego przez kierownika jednostki wniosku z podaniem liczby lat i z zachowaniem przepisowych wymogów dotyczących 7
uprawnień do otrzymania nagrody 4. Szczegółowe zasady dokumentowania, przyznawania uprawnień, wypłacania i rozliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz podatku dochodowego od osób fizycznych regulują odrębne przepisy. 15 1. Podstawowym dokumentem z zaresie wynagrodzeń jest lista płac. Podstawą do jej sporządzania, oprócz wcześniej wymienionych dokumentów są inne dokumenty m. in. dotyczące potrąceń (PKZP, PZU, raty pożyczek mieszkaniowych itp) oraz dotyczące przyznanych dodatków (funkcyjne, za staż pracy itp.) 2. Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie określonym w regulaminie wynagradzania pracowników Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty, na wskazany w formie pisemnej przez pracownika rachunek bankowy. W przypadku nie wskazania przez pracownika rachunku bankowego wypłata wynagrodzeń następuje w kasie Urzędu Miejskiego. 3. Listy płac sporządza pracownik płac na podstawie dowodów źródłowych przedłożonych do 24 dnia każdego miesiąca. 4. Listy płac powinny zawierać: - nazwisko i imię pracownika - sumę wynagrodzenia brutto - sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły - łączną sumę netto do wypłaty - w przypadku wypłaty gotówkowej pokwitowanie odbioru wynagrodzenia, w przypadku przelewu na konto potwierdzeniem jest wyciąg bankowy 5. Lista płac powinna być podpisana przez: - osobę sporządzającą - wyznaczony pracownik d/s płac - główny ksiągowy - kierownik jednostki Na podstawie list wynagrodzeń pracownik d/s płac dokonuje przelewu na konta bankowe. 16 1. Zaświadczenie o wynagrodzeniach druk zaświadczenia o zarobkach pracownika przedkłada do kierownika jednostki, który wypełnia informacje związane z zawartą umową, następnie zaświadczenie kierowane jest do pracownika d/s płac, który wypełnia informacje dotyczące wynagrodzenia. Po prawidłowym wypełnieniu dokument przekazuje się do zatwierdzenia głównemu księgowemu. 2. Oświadczenie PIT 12 (do celów obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez pracownika) należy złożyć do pracownika d/s płac najpóźniej do 10 stycznia następnego roku. W przeciwnym razie pracownicy otrzymują PIT 11 celem samodzielnego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym. 8
VIII Dokumentowanie zmian w stanie środków trwałych 17 1. Pod pojęciem środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywalnym okresie użytwczności dłuższym niż jeden rok, kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki. 2. Środek trwały do ewidencji księgowej wpisuje się na podstawie: - opisanej faktury VAT. W opisie tym osoba sprawdzająca pod względem merytorycznym stwierdza fakt wpisana środka trwałego do ewidencji z podaniem jego numeru ewidencyjnego - protokołu nieodpłatnie przekazanego środka trwałego - podstawą do przyjęcia do ewidencji środka trwałego w wyniku stwierdzenia nadwyżki środków trwałych w drodze inwentaryzacji jest protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych - jeżeli środki trwałe ulegają ulepszeniu to wartość początkowa powiększa się o sumę wydatków poniesionych na to ulepszenie. Ulepszenie może dotyczyć rozbudowy, modernizacji, rekonstrukcji i adaptacji. 3. Likwidacja czyli wycofanie środka trwałego z użytkowania może wynikać z: - nieodpłatnego przekazania innej jednostce lub osobie (protokół przekazania) - likwidacji (protokół likwidacji) -stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji (protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych) IX Kontrola dokumentów księgowych 18 1. Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym oraz na potwierdzeniu czy dana operacja faktycznie miała miejsce. Kontrola ta polega w szczególności na zbadaniu: - czy dane z dokumentu odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym - czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot - czy operacja gospodarcza znajduje się w założeniach planu finansowego - czy zdarzenie przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem - czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z obowiązującymi umowami i zamówieniami - czy nie ma opóźnień w realizacji umowy Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik jednostki lub w jego zastępstwie osoba upoważniona do tego. Na okoliczność dokonania kontroli kierownik umieszcza na dowodzie księgowym klauzulę,,stwierdzono pod względem merytorycznym". 2. Kontrola formalno- rachunkowa dokonywana jest przez wyznaczonego pracownika jednostki. Pracownik w razie stwierdzenia nieprawidłowości w zakresi formalnorachunkowym zwraca dokument celem usunięcia nieprawidłowości lub żąda od kontrahenta faktury korygującej. Kontrola formalno-rachunkowa polega na zbadaniu: - czy poszczególne dowody odpowiadają przepisom finansowym, - czy dowody są kompletne - czy dowody są zupełne tzn. czy zawierają wszystkie dane niezbędne do zoobrazowania czynności, których udowodnieniu mają służyć - czy na podstawie podanych w dowodach cen i stawek jednostkowych obliczono prawidłowo 9
kwoty i sumy ogólne Na okoliczność dokonania tej kontroli pracownik umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą,,sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym". X Obieg dokumentów księgowych 19 1. Realizacja zadań budżetowych powinna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym, w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy. 2. Zaciągnięte zobowiązania powinny być realizowane na zasadach określonych w umowach. 3. Dokumentacja rozliczeniowa powinna być czytelna, kompletna, opisana i spełniająca wymogi zapisu art. 21 i 22 Ustawo o rachunkowości. 4. Faktury i rachunki winny zawierać: - klauzulę,,sprawdzono pod względem merytorycznym" (kierownik jednostki) - klauzulę,,sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym"(wyznaczony pracownik) - pieczęć informującą o radzaju zakupów zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych. - prawidłową klasyfikację budżetową (główny księgowy) - stwierdzenie zakwalifikowania wydataku do wydatków strukturalnych (pracownik księgowości) - zatwierdzenie do zapłaty (główny księgowy, kierownik jednostki). 5. Wszystkie faktury i rachunki po wpisaniu do rejestru i dokonaniu kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej przekazywane są niezwłocznie głównemu księgowemu. 6. Za terminowe przekazywanie faktur odpowiada kierownik jednostki oraz pracownik odpowiedzialny za ewidencję faktur i kontrolę formalno-rachunkową. 7. Dokumenty przedłożone po wymaganym terminie zapłaty są przyjmowane z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację. 8. Faktury i rachunki lub inne dokumenty są księgowane do danego okresu sprawozdawczego jeżeli wpłynęły do jednostki do ostatniego dnia miesiąca, w którym je wystawiono. Dokumenty wystawione w grudniu doksięgowuje się do zaobowiązań grudnia w całości. 9. Dokumenty księgowe ewidencjonowane są w urządzeniach księgowych. Po ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów księgowych za okres sprawozdawczy dokonuje się ich uzgodnienia. XI Postanowienia końcowe 20 1. Zasady przechowywanie dokumentów księgowych oraz zasady ochrony danych księgowych zostały zawarte w polityce rachunkowości. 2. Wykaz pracowników upoważnionych do podpisywania dokumentów finansowych zawiera załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Wszelkie zmiany instrukcji wymagają formy pisemnej. 10
11