Inowrocław, 23 październik 2017 r. ZAPYTANIE O OFERTĘ NR 2017/CC/2097 w trybie konkursu ofert na wynajem/dzierżawę 4 ciężkich lokomotyw spalinowych dla potrzeb CIECH Cargo Sp. z o.o. w Inowrocławiu ( Zapytanie ) 1. Informacje wstępne 1.1. Zamawiający: CIECH Cargo Sp. z o.o. ul. Fabryczna 4 88-101 Inowrocław wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego REGON: 09253689 NIP: 556-23-45-497 KRS: 0000065799 Kapitał zakładowy: 27 652 500,00 PLN wpłacony w całości 1.2. Informacje ogólne: 1.2.1. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym Zapytaniu oraz udostępniane Oferentom w trakcie postępowania, przekazywane są wyłącznie w celu przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób, ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu. 1.2.2. Wszystkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, w tym koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi Oferent, niezależnie od wyniku postępowania. 1.2.3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść Zapytania. Dokonaną w ten sposób modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Oferentom. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność modyfikacji oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści Zapytania. 1.2.4. Postępowanie może zostać odwołane lub unieważnione przez Zamawiającego na każdym jego etapie, bez podania przyczyn takiego unieważnienia i nie daje ono podstaw do występowania z jakimikolwiek roszczeniami w stosunku do Zamawiającego. 1.2.5. Zamawiający może wykluczyć Oferenta z udziału w postępowaniu w szczególności w przypadku, w którym Oferent umyślnie złożył nieprawdziwe informacje. 1.2.6. Zamawiający może odrzucić złożoną przez Oferenta Ofertę, w szczególności, gdy Ofertę złożono po terminie lub Oferta nie spełnia wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu. 1.2.7. Zarówno w przypadku wykluczenia Oferenta, jak i odrzucenia jego Oferty, Zamawiający nie jest zobowiązany do składania wyjaśnień, a Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Strona 1 z 6
1.2.8. Pytania ze strony Oferenta, dotyczące uszczegółowienia Zapytania, mogą być przedstawiane Zamawiającemu poprzez platformę LoginTrade w terminie do 5 dni roboczych przed terminem złożenia oferty. Odpowiedzi na dodatkowe pytania Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Oferentom. 1.2.9. Oferta winna być złożona w języku polskim. 1.2.10. Osoby ze strony Zamawiającego uprawnione do kontaktowania się z Oferentami: Strona formalna: Dorota Jozenas Koordynator ds. zakupów technicznych, tel. +48226391642, e-mail: dorota.jozenas@ciechgroup.com Strona techniczna Andrzej Mocek - Menedżer dział techniczny tel.+48 523541391 lub 608051517 andrzej.mocek@ciechgroup.com 2. Przedmiot konkursu ofert: 2.1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem/dzierżawa 4 ciężkich lokomotyw spalinowych na DSU wynajmującego. 2.2. Czas trwania umowy 24 miesięcy od daty podpisania umowy z możliwością przedłużenia na kolejny okres. Wymagania techniczne: dla lokomotywy: lokomotywa spalinowa o minimalnej mocy znamionowej 2100 KW (2900 KM) zapewniona przez parametry techniczne oraz trakcyjne lokomotywy, prowadzenie pociągu o masie brutto min. 2900 ton (wymagane brutto pociągu jest warunkiem minimalnym dla parametrów toru o pochyleniu 0 i zapewnienia min. prędkości 70 km/h), lokomotywa spalinowa przystosowana do jazdy na terytorium RP posiadająca stosowne dopuszczenia (zezwolenie na dopuszczenie do eksploatacji wg TSI / świadectwo typu) oraz zatwierdzoną Dokumentację Systemu Utrzymania na teren RP Lokomotywa spalinowa charakteryzująca się naciskiem na oś do 20 ton. Lokomotywy powinny być wyposażone w system rejestracji parametrów pracy (przynajmniej: prędkość jazdy, lokalizacja, prędkość obrotowa silnika spalinowego, temperatura wody i oleju, ciśnienie powietrza w przewodzie głównym i w cylindrach hamulcowych) oraz zużycia paliwa, Lokomotywy powinny być wyposażone w urządzenia wideo rejestracji szlaku, oraz rejestratory dźwięku w aktywnej kabinie maszynisty. Wydzierżawiający umożliwi Dzierżawcy ciągły i natychmiastowy dostęp do danych, zarejestrowanych przez systemy rejestrujące lokomotyw, Szerokość toru 1435 mm, Układ osi Co Co Maksymalna prędkość konstrukcyjna 100 km/h Lokomotywy w momencie dostawy powinny być sprawne techniczne i gotowe do eksploatacji, po wykonanym przeglądzie od P5 do P-2 Zasady utrzymania technicznego: Utrzymanie poziomu P-1,P-2 po stronie Dzierżawcy CIECH Cargo Sp. z o.o.,po stronie Wydzierżawiającego wykonywanie pozostałych poziomów i czynności utrzymania P-3,P-4,P-5.oraz napraw awaryjnych. Strona 2 z 6
Pełna dostępność strony Wydzierżawiającego wobec Dzierżawcy w trybie hot line 24h/7 dni w tygodniu, w celu podejmowania niezwłocznych reakcji podczas występujących awarii lub usterek lokomotywy oraz merytorycznego wsparcia dla obsługi lokomotywy.. 2.3. Zamawiający przewiduje wynajem/dzierżawę dwóch ciężkich lokomotyw spalinowych. Kryteria formalne i ogólne, które bezwzględnie musi spełnić każdy oferentów. z 1. Roczny limit km 120 000 rozliczany w stosunku rocznym. 2. Osoba do kontaktu sprawująca nadzór nad ofertą. 3. Termin ważności oferty do 15.12.2017r. 4. Skan podpisanego Oświadczenia Oferenta 5. Deklaracja dostarczenia w terminie 2 tygodni poprzedzających dostawę lokomotyw następującej dokumentacji : instrukcja obsługi, DTR, DSU, potwierdzona kopia świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego. 6. Przeprowadzenie niezbędnego szkolenia personelu obsługi i utrzymania po stronie Wynajmującego. A. "Część handlowa" oferty musi zawierać: 1. Dobowa stawka czynszu wynajmu/dzierżawy. 2. Sposób rozliczenia. 3. Deklaracja niezmienności cen w trakcie realizacji przedmiotu usługi. 4. Przedstawienie oferty w dwóch wersjach: a) z pełnym ubezpieczeniem casco taboru, umowa zawarta przez Wynajmującego z możliwością dopisania Zamawiającego do umowy ubezpieczenia jako stronę ubezpieczoną oraz zapis zrzeczenia się regresu przez ubezpieczyciela wobec Zamawiającego. b) wersja bez ubezpieczenia po stronie Wynajmującego,ubezpieczenie po stronie Zamawiającego dla wartości lokomotywy podanej przez Wynajmującego. c) udostępnienie zawartej polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia, która będzie stanowić załącznik do umowy. 5. Określenie systemu ubezpieczenia lokomotywy: w jakim zakresie przedmiot dzierżawy będzie ubezpieczony przez Wynajmującego (przedstawienie klauzul ubezpieczenia dotyczących eksploatacji lokomotywy / Najemcy) oraz jakie obowiązki w tym zakresie będą wymagane w okresie wynajmu względem CIECH Cargo Sp. z o.o. 6. Określenie limitu czasu w jakim CIECH Cargo Sp. z o.o. będzie zobowiązany do uiszczania czynszu dzierżawnego w przypadkach braku możliwości korzystania z lokomotywy w następujących przypadkach: a) niesprawności lokomotywy z przyczyn technicznych leżących po stronie wynajmującego, b) wyłączenia lokomotywy w przypadkach innych (w tym wypadków/zdarzeń kolejowych) niż w powyższym pkt. 6a) z wyłączeniem przypadków dla których odpowiedzialność jest po stronie CIECH Cargo Sp. z o.o. 7. Potwierdzenie możliwych terminów dostaw lokomotyw do dzierżawy oraz ewentualne określenie opcji lokomotyw zastępczych (opcja dla maksymalnie 3 miesięcy dzierżawy w uwzględnieniu wymaganego obowiązku pokrycia kosztów podmiany lokomotyw zastępczych przez Wynajmującego). Strona 3 z 6
B. "Część techniczna" oferty musi zawierać: 1. Określenie/propozycję podmiotów, które będą występować dla lokomotyw w roli podmiotu ECM i dysponenta. 2. Opis organizacji współpracy związanej z eksploatacją podczas okresu dzierżawy obejmujący : obowiązki i zakres raportowania danych związanych z eksploatacją, dostępność dla Najemcy hot line, itp. 3. Opis i charakterystyka cyklu przeglądowo-naprawczego. 4. Opis techniczny i charakterystyka możliwości trakcyjnych lokomotywy. 5. Określenie oferowanej dyspozycyjności dla wydzierżawianych lokomotyw. 6. Określenie maksymalnych terminów dla przywrócenia sprawności lokomotywy w przypadkach jej usterek/awarii (dla przyczyn leżących po stronie lokomotywy) oraz propozycja kar za przekroczenie tych terminów. 7. Określenie maksymalnych terminów odpłatnych (koszt po stronie Najemcy) dostaw części dla przypadków napraw lokomotyw, których konieczność wykonania nie była spowodowana niewłaściwą jakością lokomotywy. 8. Określenie miejsca przekazania lokomotyw (preferowane lokalizacje Inowrocław i Górny Śląsk ). Zastrzeżenia zapraszającego do składania ofert: 1. CIECH Cargo Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. 2. CIECH Cargo Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo do odwołania zamknięcia procesu wyboru dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec zapraszającego. 3. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c. 4. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo do zwrotu tych kosztów. 5. Wyboru oferenta wg przedstawionych kryteriów oceny. 6. Dokonania korekt i uściśleń zakresu w trakcie analizy ofert, proszenia o ewentualną jego aktualizację. 7. Przeprowadzenie dodatkowych negocjacji cen. 3. Termin realizacji: 3.1. Zamawiający oczekuje realizacji dostawy 2 lokomotyw do dnia 02.01.2018r.. 3.2. Zamawiający oczekuje realizacji dostawy 2 lokomotyw w terminie 01.02.2018-30.03.2018r. 4. Wymagania zamawiającego dotyczące lokomotyw. 4.1. Lokomotywy w momencie dostawy powinny być sprawne technicznie i gotowe go eksploatacji. 4.2. Razem z lokomotywami, dostawca powinien dostarczyć następującą dokumentację: Strona 4 z 6
a) świadectwo dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego i dokument potwierdzający zgodność wagonu z tymże świadectwem, b) świadectwo sprawności technicznej, c) dokumentację techniczno-ruchową (DTR), instrukcję obsługi i warunki techniczne wytwarzania i odbioru (WTWiO), d) zaświadczanie o wpisie lokomotyw do krajowego rejestru pojazdów kolejowych, ze wskazaniem podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie, e) zatwierdzoną przez Prezes UTK Dokumentację Systemu Utrzymania, 5. Przebieg i harmonogram postępowania 5.1. Termin składania ofert wskazany został w punkcie 8 Zapytania. 5.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia Oferentów o dodatkowe informacje, wyjaśnienia, spotkania, prezentacje, itp. na każdym etapie postępowania. 6. Warunki udziału w postępowaniu Wykaz niezbędnych dokumentów, które Oferent winien przedłożyć Zamawiającemu, określony został w punkcie 9 Zapytania. 7. Wybór Wykonawcy Zamawiający wybierze Wykonawcę, który spełni wymagania Zamawiającego oraz którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą. 8. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty 8.1. Oferty należy przesłać poprzez Platformę LOGINTRADE oznaczoną nr sprawy Wynajem / dzierżawa 4 lokomotyw typ ciężki w terminie: do godziny 16:00 dnia 15.11.2017 r. 8.2. Proszę o przesłanie ofert w 2 osobnych plikach zgodnie z podziałem poniżej: 8.2.1. Oferta techniczna odnosząca się do zakresu zapytania nie należy dołączać cen 8.2.2. Oferta handlowa Oferent powinien w ofercie zawrzeć cenę netto za wynajem lokomotywy Oprócz ceny, oferent powinien w ofercie takie informacje jak: a) termin płatności, b) przewidywany czas dostawy całości zamówienia w dniach, c) okres gwarancji w miesiącach, 9. Sposób przygotowania i zawartość oferty 9.1. Oferta powinna być wyrażona w polskich złotych. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w EUR. Dla celów porównania ofert, wartość EUR zostanie przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia otwarcia ofert. 9.2. Oferent musi ustalić i uwzględnić wszystkie koszty i opłaty związane z charakterem prac, wynikające z lokalnych warunków i ograniczeń oraz uwzględnić wszystkie inne czynniki mogące wpłynąć na koszty kontraktu. 9.3. Wymaga się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Oferenta, a całość połączona i opatrzona datą złożenia oferty. 9.4. Wymaga się, by oferta była przygotowana na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania oraz złożona wraz z wymaganymi Strona 5 z 6
dokumentami w formie elektronicznej, w jednym pliku zawierającym spis treści, w formacie Microsoft Office bądź PDF. 9.5. W przypadku, jeśli oferta jest podpisywana przez osoby, które nie są wskazane w aktualnym odpisie KRS jako upoważnione do reprezentacji Oferenta, wymagane jest załączenie do oferty upoważnienia dla osób podpisujących ofertę udzielonego przez osoby wskazane w aktualnym odpisie KRS do reprezentacji Oferenta. 9.6. Oferent powinien złożyć według poniższej kolejności następujące dokumenty: 9.6.1. Ofertę na druku stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. 9.6.2. Listę i opis referencji (co najmniej dwie) wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowe wykonanie usług w podobnym zakresie (ewentualnie listy referencyjne). Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświdaczenie 3. Wzór umowy Strona 6 z 6