Warszawa, 4 wrzesień 2013r. IRMAWIT Sp. z o.o. ul. Renesansowa 5 01-905Warszawa KRS: 0000123990, NIP: 522-26-46-231, REGON: 008000519 Tel. 22 638 48 88 Zaproszenie do składania ofert W związku z realizacją projektu współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2, zwracamy się do Państwa z prośbą o ofertę na dostawę systemu B2B automatyzującego przepływ informacji między IRMAWIT Sp. z o.o. a kontrahentami. SPECYFIKACJA: Kompleksowa i rozszerzalna platforma integracyjna oraz zintegrowane z nią moduły kadrowo - płacowe i zarządzania biurem, które będą miały na celu usprawnienie poprzez automatyzację procesów biznesowych zachodzących w wyniku współpracy przedsiębiorstwa Wnioskodawcy z partnerami. Platforma integracyjna będzie zbudowana w oparciu o szynę danych wykorzystującą technologię XML, która umożliwi wykorzystanie protokołów EDI do połączenia systemów partnerów z systemem Wnioskodawcy, natomiast moduły w oparciu o technologię C# lub ASP firmy Microsoft. Bardzo ważne będzie przy tym wzięcie pod uwagę wszystkich danych technicznych systemów poszczególnych Partnerów tak, aby zapobiec ewentualnym ograniczeniom w prawidłowym funkcjonowaniu tego systemu i tym samym spełnianiu przez niego założonych celów. System B2B ma składa się z modułów: 1. Moduł partnerów B2B Moduł partnerów biznesowych jest jednym z podstawowych modułów planowanej platformy B2B. Obsługiwał będzie wszystkie czynności wykonywane przez partnerów w systemie. Zgodnie z najnowszymi standardami będzie on zapewniał ergonomiczny, intuicyjny i łatwy w wykorzystywaniu interfejs aplikacji B2B, który oparty będzie głównie o przeglądarkę internetową. Mechanizm bezpiecznego uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników platformy Rozbudowany system uprawnień, oparty o grupy dostępowe Wykorzystany zostanie szyfrowany protokół komunikacji użytkownik system, zabezpieczając w ten sposób transmisję danych poprzez użycie kluczy SSL Integracja z pozostałymi modułami platformy B2B na każdej płaszczyźnie Ogólne funkcjonalności systemów CRM 2. Mechanizm szyny danych Niezbędnym element platformy integracyjnej mający zapewnić sprawny automatyczny transfer danych pomiędzy systemami partnerów i systemem Wnioskodawcy jest Szyna danych (ESB). Jako technologiczny komponent mający umożliwić zamapowanie przepływu danych pomiędzy różnymi
systemami zapewniając jednocześnie translację formatów i agregację lub fragmentację danych zgodnie z zaimplementowanymi algorytmami. Poza możliwością połączenia obecnie wykorzystywanych systemów Wnioskodawcy i partnerów, istotnym atutem takiego rozwiązania jest możliwość dołączania kolejnych systemów lub modyfikacji obecnych (wynikających np. z modernizacji oprogramowania po którejkolwiek ze stron) bez konieczności uruchamiania dodatkowych czasochłonnych i kosztownych projektów informatycznych. Używany w ESB język XML zapewnia wysoką elastyczność i sprawia, że infrastruktura ta jest bardziej odporna na zmiany aplikacji i procedur biznesowych. Systemy Partnerów nie będą musiały dostosowywać się do określonego formatu, a dane nie muszą być przesyłane do centralnego miejsca w celu transformacji. ESB traktuje wszystkie aplikacje jako usługi, niezależnie od tego, jak są one podłączone do szyny. Umożliwia stopniowe przechodzenie do architektury zorientowanej usługowo, przy minimalnym ryzyku i niewielkich inwestycjach przedsiębiorstwa Mechanizm logowania i autoryzacji współpracujących aplikacji Mechanizm importu i eksportu danych on-line i off-line Broker danych umożliwiający mapowanie pól pomiędzy aplikacjami i konwertowanie formatów Algorytmy weryfikujące poprawność dekretacji Mechanizm logowania i powiadamiania o błędach Funkcjonalność logowania transakcji 3. Moduł ofertowania i zamówień Moduł, którego głównym celem będzie dotarcie do Partnerów z najbardziej aktualną ofertą współpracy z Wnioskodawcą. Możliwość prezentacji Partnerom aktualnej oferty Wnioskodawcy Funkcje zamawiania konkretnej usługi (np. dodatkowego rozliczenia, bilansu finansowego, analizy finansowej itp.). Mechanizm integrujący moduł z modułem rozliczeń oraz modułem zestawień i raportów 4. Moduł zestawień i raportów Dzięki dostępowi do bazy danych systemu B2B, moduł będzie stanowił część systemu, odpowiedzialną za generowanie różnego rodzaju zestawień, raportów i analiz, które będą zamawiać partnerzy na podstawie danych poprzednio zgromadzonych. Raporty te będą przygotowane w formie zestawień z odpowiednich okresów. Partner będzie mógł je pobrać w formacie plików Word, lub.pdf. Możliwość generowania o Raportów o Analiz o Zestawień itp. Export raportu do plików Word, lub.pdf 5. Moduł rozliczeń z partnerami Moduł ten będzie wyposażony w mechanizmy umożliwiające prawidłowe przeprowadzenie rozliczeń za usługi świadczone przez Wnioskodawcę dla partnerów. Pełna lista wykonanych usług, łącznie ze szczegółowymi rozliczeniami Możliwość pobrania faktur w formacie pdf 6. Moduł terminarz z automatycznymi powiadomieniami Moduł ten będzie głównym narzędziem wykorzystywanym przez partnerów i Wnioskodawcę do organizacji pracy przez pracowników. Pozwoli na usprawnienie procesu rezerwacji terminów przez wdrożenie mechanizmów umożliwiających planowanie spotkań i zadań. Ponad to wyposażony będzie
w funkcjonalność automatycznego powiadamiania i przypominania o wydarzeniu w określonych odstępach czasu, która opierać się będzie głównie na powiadomieniach nie tylko emailowych, ale także SMS. Dodatkowym atutem będzie tutaj użycie mechanizmu EDI, dzięki któremu możliwe będzie odnotowanie konkretnych terminów wydarzeń czy zadań bezpośrednio w systemach Partnerów, co pogłębi efekt integracji współpracujących przedsiębiorstw. Moduł pozwalać też będzie na pobranie listy terminów/zadań w postaci wygenerowanej listy csv, xml, xls, umożliwiając w ten sposób późniejszą integrację platformy z innymi systemami przyszłych Partnerów. System planowania wydarzeń Możliwość definiowania/edycji/usuwania terminów Opcja definiowania typu wydarzenia (np. spotkanie z partnerem, wyjazd służbowy) Mechanizm automatycznej wysyłki powiadomień (email, sms) Możliwość integracji z innymi systemami wykorzystująca mechanizm EDI do wyświetlania konkretnych terminów Mechanizm exportu listy wydarzeń/zadań/terminów do pliku w formacie csv, xls, xml 7. Moduł urlopy i zwolnienia Moduł będzie rozszerzeniem obecnego systemu kadrowo-płacowego umożliwiający automatyczne wyliczenie dni wolnych oraz dostęp partnerów do informacji na temat wykorzystanych i pozostałych dni urlopu, liczby dni na zwolnieniu. Istotnym elementem modułu będzie możliwość rejestracji i akceptacji wniosków urlopowych w systemie kadrowo-płacowym Wnioskodawcy bezpośrednio przez pracowników Partnerów. Dzięki interfejsowi internetowemu dostęp do tego modułu będzie możliwy z dowolnej lokalizacji, a więc złożenie wniosku urlopowego będzie uproszczone do minimum a dodatkowo wniosek taki będzie przechodził szybką weryfikację i rozpatrzenie przez kierownika danego pracownika. Z punktu widzenia Wnioskodawcy, informacje, które zgromadzi ww. moduł znacząco przyczynią się do usprawnienia oferowanych usług finansowych, a dzięki automatycznej weryfikacji (np. zaległych dni urlopowych) pozwoli na uniknięcie ewentualnych pomyłek z tym związanych. Mechanizm logowania i autoryzacji pracowników partnerów Możliwość weryfikacji pozostałych dni urlopu oraz liczby dni na zwolnieniu Możliwość złożenia wniosku urlopowego i jego akceptacji drogą elektroniczną. Sposób przygotowania oferty Oferta powinna być przygotowana zgodnie z załączonym WZOREM. Termin składania ofert Termin składania ofert upływa 13 września 2013r. o godz.: 16:00. W przypadku małej liczby ofert Zamawiający może przedłużyć postępowanie o czym poinformuje oferentów biorących udział w postępowaniu. Termin ważności oferty Oferta powinna mieć ważność 30 dni. Miejsce nadesłania ofert Oferty należy przesyłać: w wersji papierowej na adres siedziby Zamawiającego: IRMAWIT Sp. z o.o., ul. Renesansowa 5, 01-905Warszawa, lub w wersji elektronicznej na adres email:
administracja@irmawit.com.pl podając w temacie: Oferta [Nazwa oferenta] - dostawa systemu B2B Kryteria wyboru ofert 1. Cena maksymalnie 7 punktów 2. Termin realizacji zamówienia maksymalnie 2 punkty Pytania dotyczące postępowania ofertowego W przypadku pytań lub uwag dotyczących postępowania ofertowego należy kontaktować się z: Marcinem Staroniem, tel. 22 638 48 88 wew. 21, administracja@irmawit.com.pl
WZÓR OFERTY..., dn.: r. Miejscowość, data OFERTA 1. Dane oferenta: Zarejestrowana nazwa przedsiębiorstwa: Dane adresowe: Adres email: Telefon kontaktowy: NIP:. Imię i nazwisko osoby/osób składających ofertę w imieniu dostawcy (wykonawcy):. 2. Nawiązując do zapytania ofertowego składamy ofertę na dostawę systemu B2B automatyzującego przepływ informacji między IRMAWIT Sp. z o.o. a kontrahentami, zgodnie ze specyfikacją umieszczoną w Zapytaniu ofertowym z dnia 04.09.2013r. 3. Cena za wykonanie prac objętych zamówieniem (zgodnie ze specyfikacją zamówienia):. zł netto (słownie:.....) zł brutto (słownie:.) 4. Termin realizacji zamówienia: 5. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert. 6. Oświadczamy, że wycena przedmiotu umowy uwzględnia wszystkie uwarunkowania związane z realizacją zamówienia i obejmuje cały zakres rzeczowy zamówienia jest kompletna... (miejscowość, data).. (podpis/podpisy osoby/osób uprawnionych/upoważnionych do reprezentowania oferenta)