Warszawa, 12. czerwca 2015 r. Biuro Projektu : Kompetencje na start Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie ul. Dewajtis 5 01 815 Warszawa tel.: 22-561-19-20. wew. 320 e-mail: j.drzewowska@uksw.edu.pl ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NR 3/2015 (dot. obsługi międzynarodowej wizyty studyjnej studentów w ramach projektu pn. Kompetencje na start ) I. Zamawiający Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie ul. Dewajtis 5, 01-815 Warszawa NIP: 525-00-12-946, REGON: 000001956 II. Tryb postępowania Na postawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907). III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa 7-dniowej wizyty studyjnej na terenie Bawarii (Niemcy) 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest obsługa 7 dniowej wizyty studyjnej dla studentów uczestniczących w projekcie Kompetencje na start. Projekt Kompetencje na start realizowany jest przez Wydział Studiów nad Rodziną Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Do zadań wykonawcy należeć będzie obsługa wizyty studyjnej dla 10 studentów oraz opiekuna, uczestniczących w projekcie, do miasta Eichstätt, siedziby partnerskiego Uniwersytetu Eichstätt Ingolstadt w Niemczech. ZADANIA WYKONAWCY Zadaniem wykonawcy jest realizacja usług dla obsługi wizyty studyjnej realizowanej przez Biuro Projektu Kompetencje na Start dla studentów kierunku Nauki o Rodzinie uczestniczących w projekcie. Wizyta studyjna prowadzona jest w związku z realizowanym na Wydziale cyklem kształcenia i służyć ma podniesieniu przez studentów kwalifikacji zawodowych, oraz dopasowaniu ich do potrzeb rynku pracy. str. 1 z 5
Do zadań wykonawcy należeć będzie w szczególności: 1. Opracowanie szczegółowego harmonogramu wizyty studyjnej zgodnego z przedmiotem zamówienia i uzyskanie dla niego akceptacji Zamawiającego oraz umożliwienie realizacji wizyty na miejscu, 2. Zapewnienie przejazdu studentów na miejsce oraz transportu w trakcie wizyty, 3. Zapewnienie noclegów w trakcie wizyty studyjnej, 4. Zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników wizyty, 5. Zapewnienie obsługi organizacyjnej obejmującej ubezpieczenie uczestników, pełne tłumaczenie całodzienne w trakcie wizyty, dodatkowe wsparcie językowe podczas wizyty oraz pokrycie wszelkich kosztów dodatkowych związanych bezpośrednio z wizytą. Program i harmonogram wizyty studyjnej Wykonawca opracuje szczegółowy program wizyty studyjnej obejmujący wizytację min. 10 różnych instytucji z obszaru wsparcia rodziny. Instytucje pochodzić będą z różnych ośrodków w Bawarii, oddalonych nie dalej niż 100 km od siedziby Uniwersytetu Eichstätt Ingolstadt. Program wizyty uwzględniać musi wizytację min. 10 instytucji wsparcia rodziny, przy czym każdorazowo wizytacja trwać będzie min. 3 godziny. Przewidziane typy instytucji: publiczne i niepubliczne podmioty wsparcia rodziny, instytuty wdrożeniowobadawcze związane z pracą z rodzinami, podmioty realizujące terapię rodzin, podmioty wsparcia rodziny prowadzone przez instytucje kościelne/wyznaniowe, podmioty 3 sektora realizujące wsparcie rodzin w różnej formie i wymiarze, instytucjonalnie umocowani specjaliści, realizujący działania (także komercyjne) o charakterze doradczym, konsultacyjnym, zarządczym działający w obszarze wsparcia rodziny. Listę instytucji które wyrażą wstępną zgodę na wizytacje dostarczy Zamawiający Wykonawcy najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem wizyty. Wykonawca ustali we własnym zakresie harmonogram wizyty oraz jej organizację, w tym koszty z nią związane (uczestnictwo pracowników instytucji w spotkaniu, zwiedzanie instytucji. Obligatoryjnym elementem wizyty będzie spotkanie z przedstawicielami Instytutu Małżeństwa i Rodziny Uniwersytetu Eichstätt Ingolstadt w Niemczech. Program wizyty obejmować będzie następujące zagadnienia: organizacja wsparcia rodziny konteksty prawne, administracyjne, finansowe, socjalnobytowe, psychospołeczne innowacje w obszarze wsparcia rodziny edukacja i profilaktyka w obszarze pracy z rodziną zarządzanie systemami rodzinnymi praktyka pracy terapeutycznej z małżeństwami i rodzinami rodziny wielodzietne i ich wspieranie. Uzyskane kompetencje: uczestnicy wizyty poznają wielość form wsparcia rodziny (wykraczającą poza dominujący w Polsce model opiekuńczo-pomocowy), poznają możliwości i ramy realizacji działań wspierających w instytucjach publicznych i niepublicznych, poznają możliwości realizacji działań o charakterze profesjonalnym/komercyjnym związanych ze wspieraniem rodzin, uzyskają możliwość obserwacji nowoczesnych działań terapeutycznych dedykowanych rodzinom, poznają nowoczesne koncepcje wsparcia rodziny. Przejazdy, transport, zakwaterowanie Wykonawca zapewni grupie studenckiej oraz opiekunowi/tłumaczowi (razem 12 osób) przejazd do Bawarii (Niemcy) oraz swobodne poruszanie się podczas wizyty jak również w czasie wolnym. Transport na miejscu odbywać się powinien samochodem klimatyzowanym z kierowcą przeznaczonym do przewozu min. 12 osób (grupa studencka, tłumacz oraz opiekun ze strony Zamawiającego). Listę osób wyjeżdżających, ostateczny plan przejazdów podczas wizyty zaakceptowany zostanie przez Zamawiającego po akceptacji szczegółowego str. 2 z 5
programu wizyty, nie później jednak niż 3 dni przed wyjazdem. Zamawiający ma min. 4 dni na zapoznanie się z planem przejazdów i wyrażeniem opinii. Zakwaterowanie Wykonawca zapewni zakwaterowanie grupy podczas całego trwania wyjazdu w hotelu posiadającym standard nie mniejszy niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie lub porównywalnym. Wykonawca zapewni nocleg całej grupy w jednym hotelu ze śniadaniem. Hotel znajdować się musi w odległości nie większej niż 20 km jazdy samochodem od docelowego miejsca wizyty (Eichstaett, Bawaria, Niemcy). Składając ofertę Wykonawca przedstawi potwierdzenie rezerwacji dla min. 12-osobowej grupy w miejscu i czasie realizacji wizyty. Wyżywienie Wykonawca zapewni pełne wyżywienie uczestników w trakcie trwania wizyty, na które składać się będzie przynajmniej śniadanie hotelowe, obiad/lunch oraz kolacja razem z napojem (woda gazowana, niegazowana, soki, napoje gazowane). W trakcie posiłków uczestnicy korzystać będą ze wsparcia językowego. Min. jeden posiłek (obiad lub kolacja) dziennie obejmować będzie ciepłe danie w restauracji hotelowej lub porównywalnej, w odległości nie większej niż 300 metrów od miejsca zakwaterowania/miejsca zajęć. Łączna dzienna wartość wyżywienia na osobę to 45,00 EUR, przy czym dopuszcza się dodatkowe posiłki dzienne, przy założeniu że łączna kwota nie zostanie przekroczona. Wykonawca zapewnia bezgotówkową obsługę grupy oraz stałą opiekę tłumacza/organizatora podczas posiłków. Świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 r. Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.). Organizacja Wykonawca zapewni ubezpieczenie uczestników w zakresie kosztów leczenia do wysokości 10.000 zł, oraz NNW w wysokości 50.000,00 zł. Wykonawca organizuje pełne tłumaczenie całodzienne w trakcie wizyty (w godz. 8.00-20.00), dodatkowe wsparcie językowe podczas wizyty. Usługa dokumentowana będzie przez przedstawiciela Zamawiającego biorącego udział w wizycie i sprawującego bezpośredni nadzór nad wizytą. Zamawiający zapewnia obsługę treściową wizyty, rekrutacje studentów, dokumentacje wizyty, dostarczenie instytucji w których odbędzie się wizyta oraz całościową obsługę administracyjną. Rola Wykonawcy polega na dostarczeniu usług niezbędnych do realizacji ww zadań. Wymagania wobec wykonawcy. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w następującym zakresie: 1. Realizacji w okresie ostatnich 3 lat przynajmniej 1 usługi zakładającej wykonanie w innym kraju UE zadań związanych z edukacją oraz rozwojem zawodowym o wartości nie mniejszej niż 50.000 zł brutto. Odbiór usługi i płatności: 1. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za zrealizowaną usługę po przyjęciu jej przez Zamawiającego. Następuje ono na podstawie sprawozdania przedstawiciela Zamawiającego str. 3 z 5
biorącego udział w wizycie. Zapłata za usługę nastąpi w ciągu 14 dni od jej przyjęcia przez Zamawiającego. Usługa odebrana może zostać nie wcześniej niż po zakończeniu planowanej wizyty. Sprawozdanie z wizyty stanowiące podstawę do przyjęcia usługi przygotowane zostanie nie później niż 7 dni po zakończeniu wizyty a odbiór usługi nie później niż 10 dni po zakończeniu wizyty. 2. W przypadku zmiany ustawowej stawki podatku VAT kwota brutto wynagrodzenia Wykonawcy nie ulegnie zmianie. W zależności od wysokości nowych (zmienionych) stawek podatku VAT, podwyższeniu bądź obniżeniu ulegnie kwota netto wynagrodzenia Wykonawcy. IV. Termin realizacji zamówienia 1. Usługa realizowana będzie od dnia podpisania umowy do czasu zrealizowania wizyty studyjnej, nie później jednak niż do dnia 30.09.2015 r. 2. Planowana wizyta odbędzie się w terminie 3.07.2015 10.07.2015 r. W przypadku sytuacji niezależnych od Zamawiającego termin realizacji wizyty może zostać przesunięty na inny termin zgodny z okresem realizacji usługi. Sytuacja taka dotyczyć może w szczególności nie zrekrutowania przez Zamawiającego wymaganej liczby studentów na wizytę w wyznaczonym terminie. V. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta powinna być przedłożona na formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert, opatrzona pieczęcią firmową (o ile dotyczy), posiadać datę sporządzenia oraz podpis Oferenta, 2. Dokumenty dodatkowe: a. Wykonawca przedstawi wykaz usług spełniających warunki dopuszczenie do uczestnictwa w postępowaniu wraz z dokumentami, że usługi te zrealizowane zostały prawidłowo. b. Wykonawca przedstawi potwierdzenie rezerwacji w hotelu dla całej grupy (min. 12 osób) w terminie realizacji wizyty 3. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej (wówczas należy załączyć skan podpisanych dokumentów) na adres j.drzewowska@uksw.edu.pl, pocztą tradycyjną, kurierem lub dostarczona osobiście na adres: Biuro Projektu Kompetencje na start Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, ul. Dewajtis 5, domek nr 12, 01-815 Warszawa do dnia 17 czerwca 2015 r., do godz. 9.00 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. Ocena ofert Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniższych kryteriów: 1. Cena 80% Porównanie złożonych ofert nastąpi wg poniższego wzoru: P łączna ocena oferty P = najniższa oferowana cena cena badanej oferty x 80 punktów str. 4 z 5
Wykonawca może uzyskać maksymalnie 80 punktów. 2. Sposób realizacji usługi 20% 2.1. Usługa zrealizowana zostanie przy uczestnictwie podmiotu działającego w obszarze i na terenie realizacji wizyty. Kryterium jest spełnione, gdy Wykonawca sam posiada siedzibę (biuro, filię) na terenie Bawarii oraz prowadzi działalność związaną z wymianą edukacyjną na poziomie wyższym. Dla udokumentowania spełnienia kryterium wykonawca przedstawi zobowiązanie podmiotu działającego na terenie Bawarii w Niemczech w obszarze wymiany edukacyjnej na poziomie wyższym do wsparcia wykonawcy w realizacji wizyty we wskazanym zakresie oraz terminie. Partner zobowiąże się do odpowiedzialności za prawidłowy przebieg wizyty oraz umożliwienie wykorzystania przedstawicielowi Zamawiającego swojego biura podczas realizacji wizyty. Spełnienie warunku zakładać musi realizację usługi wspólnie z podmiotem posiadającym na stałe biuro/siedzibę na terenie Bawarii (Niemcy) oraz prowadzącym działania w obszarze działań edukacyjnych na terenie Bawarii w Niemczech. Oferta Wykonawcy realizującego usługę wspólnie z partnerem działającym w miejscu oraz obszarze realizacji wizyty otrzyma dodatkowo 20 punktów. Łączna liczba punktów uzyskanych przez ofertę stanowi sumę punktów uzyskanych w kryterium 1 (cena) oraz kryterium 2 (sposób realizacji usługi). Oferta może uzyskać łącznie maksymalnie 100 punktów. VII. Dodatkowe informacje Dodatkowe informacje udzielane są pod adresem e-mail: j.drzewowska@uksw.edu.pl VIII. Informacja o rozstrzygnięciu Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie zamieszczona na stronie internetowej projektu (http://www.wsr.uksw.edu.pl/node/497) oraz przesłana oferentom na adres e-mail wskazany przez nich w ofercie. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny IX. Odrzucenie ofert Zamawiający zastrzega sobie wyłączenie oferenta z niniejszego postępowania w przypadku: 1. niespełnienia warunków udziału w postępowaniu; 2. niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3. przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych. X. Integralną część zaproszenia stanowią: a) Formularz cenowy b) Oświadczenie o spełnieniu warunków uczestnictwa. str. 5 z 5