REGULAMIN MONITORINGU I EWALUACJI PROJEKTU DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI WSPÓŁFINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI realizowanego w okresie 1 września 2010-31 sierpnia 2012
Spis treści I. MONITORING 1. Cele i zadania monitoringu. 2. Przedmiot monitoringu. 3. Narzędzia monitoringowe. 4. Harmonogram ramowy monitoringu. II. EWALUACJA 1. Cele ewaluacji. 2. Odbiorcy ewaluacji. 3. Przedmiot ewaluacji. 4. Pytania kluczowe. 5. Kryteria ewaluacji projektu. 6. Określenie próby i metod badawczych. 7. Harmonogram realizacji ewaluacji. 8. Raporty z ewaluacji. 9. Wykorzystanie wyników ewaluacji w sprawozdaniu merytorycznym z realizacji projektu.
I. MONITORING 1. Cele i zadania monitoringu Monitoring ma na celu zapewnienie zgodności realizacji projektu z założeniami i celami wcześniej zatwierdzonymi w dokumentach projektowych. Monitorowanie spełnia funkcję wewnętrznej kontroli realizacji zadań. Kontrola ta obejmuje kontrolę bieżącą, czyli ocenę skuteczności poszczególnych działań oraz sposobu realizacji pracy oraz kontrolę końcową sprawdzenie czy wytyczone cele zostały zrealizowane. Zadania monitoringu to: - Monitoring na potrzeby kontroli. Monitoring ma na celu pomiar postępu, systematyczne kontrolowanie, czy wszystkie zaplanowane czynności przebiegają zgodnie z planem na każdym etapie realizacji projektu. - Monitoring na potrzeby sprawozdawczości. Dane zebrane w trakcie procesu monitorowania są analizowane i wykorzystywane do przygotowywania raportów okresowych i końcowych - Monitoring na potrzeby zarządzania jakością. Zarządzanie jakością oznacza czuwanie nad wypracowywaniem pożądanych rezultatów projektu, porównywanie ich adekwatnie do oczekiwań oraz podejmowanie działań zaradczych, gdy zidentyfikuje się odstępstwa. -monitoring na potrzeby zarządzania zmianą. Wspomaganie procesu decyzyjnego, ułatwia znajdowanie rozwiązań w sytuacjach, kiedy zostały zidentyfikowane zagrożenia, nowelizację planów, pozwalana wprowadzenie koniecznych działań korygujących (poprawek). -monitoring na potrzeby ewaluacji (ocena okresowa i końcowa - wartościowanie). Efekty monitorowania będą kluczowym źródłem informacji dla bieżącej oceny i ewaluacji okresowej i końcowej
2. Przedmiot monitoringu Monitoring skupia się na kontrolowaniu zakresu merytorycznego realizacji zaplanowanych działań i zadań oraz harmonogramu wdrażania projektu, a także jego rezultatów. Obejmuje on kontrolę terminowego realizowania poszczególnych zadań, zgodnie z zapisami we wniosku, systematyczne pomiary osiągania założonych rezultatów i realizacji poszczególnych celów szczegółowych projektu. Wykorzystując stosowne narzędzia monitoringu gromadzone są dane potwierdzające poziom osiągania wskaźników rezultatów miękkich i twardych. Również prowadzona jest ewidencja informacji o uczestnikach projektu i formach wsparcia, jakie uzyskują na poszczególnych etapach udziału w projekcie. 3. Narzędzia monitoringowe Dokumentacja monitoringowa projektu obejmuje poniższe narzędzia monitoringowe: Dokumentacja projektowa, która inwentaryzuje wszystkie istotne, zaplanowane parametry projektu wynikające z zapisów we wniosku, będące bazą wyjściową dla monitoringu Kwestionariusze - opracowane formularze w tym: karty rekrutacyjne, listy obecności, dzienniki zająć, zestawienia/rejestry np. wydanych zaświadczeń/dyplomów, ankiety, karty obserwacji, scenariusze wywiadów Sprawozdania: zatrudnionych specjalistów, prowadzących zajęcia, sprawozdania kwartalne itp. Zestawienia zbiorcze danych, podsumowania ankiet, itp.
wrzesień październik listopad grudzień styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec III kwartał IV kwartał I kwartał II kwartał III kwartał 4. Harmonogram ramowy monitoringu 2010/2011 2011 2012 Analiza dokumentacji projektowej na potrzeby monitoringu Przygotowanie regulaminu i harmonogramu ramowego monitoringu Przygotowywanie narzędzi badawczych (kwestionariuszy, ankiet, itp.) Przygotowywanie szczegółowych kwartalnych harmonogramów monitoringu Przeprowadzanie obserwacji zajęć (przynajmniej dwa razy w czasie trwania projektu każde zajęcia) Przeprowadzanie wywiadów z beneficjentami i osobami zaangażowanymi w realizację projektu
Przeprowadzanie ankiet na potrzeby monitoringu Gromadzenie i analiza zebranych danych Katalogowanie i archiwizowanie dokumentów związanych z bieżącym monitoringiem Sporządzanie raportów okresowych Na podstawie harmonogramu ramowego będą opracowywane miesięczne harmonogramy szczegółowe monitoringu.
II. EWALUACJA 1. Cele ewaluacji Głównym celem ewaluacji projektu DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI jest ocena jakości projektu pod kątem realizacji jego celów w czasie zajęć ujętych w poszczególnych zadaniach zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie: Zadanie 4- zajęcia wyrównawcze (wyrównywanie braków u uczniów o rozległych trudnościach edukacyjnych) Zadanie 5-zajęcia pozalekcyjne ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych Zadanie 6- doradztwo i opieka psychologiczno- pedagogiczna Zdobyte przez beneficjentów umiejętności wpłyną na wyrównanie dysproporcji edukacyjnych i bogatszy rozwój intelektualno- osobowościowy co zwiększy szanse edukacyjne uczniów. Celami szczegółowymi ewaluacji projektu są: a) doskonalenie realizacji projektu, poprzez dostarczanie informacji służących zwiększeniu jego efektywności, b) zidentyfikowanie słabych i mocnych stron projektu, c) sygnalizowanie pojawiających się problemów, d) określenie stopnia zgodności realizacji celów i rezultatów projektu z przyjętymi założeniami, e) ocena stopnia osiągnięcia rezultatów twardych i miękkich. 2. Odbiorcy ewaluacji Odbiorcami ewaluacji projektu będą przede wszystkim sami jego realizatorzy, a mianowicie: a) Koordynator projektu b) Asystent koordynatora projektu c) Specjalista ds. promocji d) Specjalista ds. monitoringu e) Specjalista ds. rekrutacji f) Nauczyciele zaangażowani w realizację projektu
3. Przedmiot ewaluacji Projekt DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ma złożony charakter, a zatem nie ma możliwości, by ewaluacją objąć wszystkie aspekty związane z jego realizacją. Pojawia się więc potrzeba wyodrębnienia pewnych obszarów z całości, jaką jest projekt, i skupienia się tylko na ewaluacji wybranego obszaru. Ewaluacja będzie przeprowadzona kilkakrotnie w trakcie realizacji projektu tj. grudzień 2010r., kwiecień 2011r., sierpień 2011r., czerwiec 2012. Wybrano następujące obszary, które poddane zostaną ewaluacji: a) ocena prowadzonych działań rekrutacyjnych oraz informacyjno promocyjnych, b) stopień osiągnięcia założonych rezultatów twardych i miękkich, c) ocena jakości prowadzonych zajęć dydaktyczno-wychowawczych oraz frekwencji na zajęciach, 4. Pytania kluczowe Ocena prowadzonych działań rekrutacyjnych oraz informacyjno promocyjnych: Czy materiały promocyjne są atrakcyjne i zrozumiałe? Czy przestrzegany jest obowiązek promowania projektu w środowisku lokalnym? Czy promocja prowadzona jest zgodnie z harmonogramem projektu? Czy wykonano wszystkie zaplanowane działania rekrutacyjne i informacyjnopromocyjne? Czy proces rekrutacji przebiegał zgodnie z założeniami, harmonogramem i regulaminem? Określenie stopnia osiągnięcia założonych rezultatów twardych i miękkich: Czy dofinansowanie szkoły z programu DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI wpływa na poprawę atrakcyjności oferty edukacyjnej szkół zaangażowanych w projekt? Czy uczestnictwo w projekcie dało uczniom szanse na rozwój indywidualnych zainteresowań i umiejętności uczniów? Czy nastąpił wzrost wsparcia psychologiczno-terapeutycznego i dydaktycznego dla uczniów o szczególnych potrzebach? Jaki wpływ na uczniów miało ich uczestnictwo w programie i czy wzrosła ich motywacja do nauki w przyszłości? Ocena jakości prowadzonych działań oraz zajęć dydaktyczno wychowawczych: Czy treści zajęć, warsztatów lub innych form były zgodne z celami projektu? Czy treści zajęć były dla uczestników ciekawe? Czy zajęcia pozalekcyjne i pozaszkolne pomogły rozwinąć posiadane umiejętności, a jednocześnie nabyć nowe? Czy organizacja szkoleń i zajęć dydaktyczno-wychowawczych (termin, pora dnia, długość, miejsce) była odpowiednia? Czy atmosfera podczas zajęć odpowiadała ich uczestnikom?
5. Kryteria ewaluacji projektu Ewaluacja projektu będzie prowadzona w oparciu o następujące kryteria :trafności, a) efektywności, b) skuteczności, c) użyteczności, d) trwałości. Kryterium trafności pozwali nam ocenić, w jakim stopniu przyjęte cele projektu odpowiadają zidentyfikowanym problemom w obszarze objętym projektem i realnym potrzebom beneficjentów (czy dobrze zidentyfikowaliśmy lokalne potrzeby danej grupy docelowej i czy planowane działania rzeczywiście mogą zaspokoić te potrzeby) Kryterium efektywności pozwali ocenić poziom ekonomiczności projektu, czyli stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych produktów (nakłady to zasoby finansowe i ludzkie oraz poświęcony czas). Kryterium skuteczności pozwali ocenić, w jakim stopniu zostały osiągnięte cele projektu zdefiniowane na etapie planowania, bada stopień osiągnięcia zamierzonych celów, wpływ czynników zewnętrznych. Kryterium użyteczności pozwoli ocenić na ile zrealizowane działania zaspokoiły rzeczywiste potrzeby i poprawiły sytuację odbiorców Kryterium trwałości efektów pozwali ocenić, czy rezultaty osiągnięte w ramach projektu mogą trwać po zakończeniu finansowania zewnętrznego, a także czy możliwe jest długotrwałe utrzymanie się wpływu projektu na procesy rozwoju dzielnicy. 6. Określenie próby i metod badawczych Ewaluacja prowadzona jest równolegle z realizacją całego projektu dzięki czemu, dostarczy informacji aktualnych i użytecznych do prawidłowego zarządzania realizacją zaplanowanych działań. Podstawę badań będą stanowić bazy danych, dokumenty, sprawozdania. Ponadto na potrzeby ewaluacji skonstruowane zostaną ankiety dla beneficjentów, ich rodziców, a także realizatorów. Badaniem ankietowym zostanie objętych zostanie nie mniej niż 50% losowo wybranych uczniów i rodziców oraz nauczycieli, wszyscy koordynatorzy oraz specjaliści zaangażowani w realizacje projektu. Zostaną przeprowadzone wywiady indywidualne i grupowe z beneficjentami i ich rodzicami oraz obserwacje zajęć.
wrzesień październik listopad grudzień styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec III kwartał IV kwartał I kwartał II kwartał III kwartał 7. Harmonogram ramowy realizacji ewaluacji 2010/2011 2011 2012 Przygotowanie projektu ewaluacji Gromadzenie i analiza danych Pisanie raportów okresowych Pisanie raportu końcowego Prezentacja wyników ewaluacji Na podstawie harmonogramu ramowego w miesiącach: wrzesień 2010, styczeń 2011, czerwiec 2011, październik 2011 będą opracowywane kwartalne harmonogramy szczegółowe ewaluacji.
8. Raporty z ewaluacji Ewaluacja projektu DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI zakończy się przedstawieniem raportu końcowego, opracowanego na podstawie raportów i analiz okresowych (zgodnie z harmonogramem). Informacje z raportów zostaną wykorzystane w sprawozdaniu merytorycznym z realizacji projektu. Raport końcowy będzie zawierał: a) przedmiot badania (co i w jakich okolicznościach było badane), b) procedura badawcza (stosowane metody), c) wyniki badania, d) wnioski z ewaluacji (pokazanie zarówno zalet, jak i słabości podsumowanie tego, czego dotyczyła ewaluacja). e) rekomendacje opis możliwych do wykonania działań doskonalących projekt wynikających z doświadczenia zdobytego podczas ewaluacji. 9. Wykorzystanie wyników ewaluacji Materiały z ewaluacji zostaną wykorzystane w sprawozdaniu merytorycznym w następującym zakresie: a) przy opisie stanu realizacji działań, a zwłaszcza przedstawianiu przyczyn ewentualnych niezgodności realizacji działań z harmonogramem i przy uzasadnieniu proponowanych działań naprawczych oraz w opisie problemów zaistniałych podczas realizacji działań, b) przy podawaniu informacji o stopniu osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników w okresie objętym sprawozdaniem.