Finansowe aspekty projektu POWER Joanna Kowal
Plan prezentacji 1. Finanse POWER ogólne informacje. 2. BudŜet podprojektów. 3. Zasady kwalifikowalności wydatków. 4. Sprawozdawczość w ramach projektu POWER. 5. Przepływy finansowe. 2
Finanse POWER ogólne informacje Dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dla polskich partnerów wynosi do 85% kosztów kwalifikowalnych, Współfinansowanie ze środków własnych lub innych publicznych źródeł krajowych, regionalnych lub lokalnych wynosi min. 15% kosztów kwalifikowalnych, Zapewnienie współfinansowania przez partnerów jest warunkiem wstępnym do ubiegania się o środki z EFRR, Pomoc z EFRR ma charakter bezzwrotny i otrzymana jest na zasadzie refundacji poniesionych kosztów, nie ma zaliczek z EFRR. Instytucje realizujące projekt powinny przestrzegać zasad zamówień publicznych, jeśli nie są w stanie udokumentować przestrzegania europejskich, krajowych i własnych wewnętrznych zasad dotyczących zamówień publicznych nie mogą być finansowane z EFRR. 3
BudŜet podprojektów Środki finansowe dostępne w ramach POWER dla partnerów z Małopolski w latach 2009 2011 (dwa nabory): 360 000 KaŜdy z partnerów ma swój budŝet podzielony na linie budŝetowe: 1. Personel 2. Administracja 3. PodróŜe i zakwaterowanie 4. Sprzęt 5. Zewnętrzne ekspertyzy i usługi 4
BudŜet podprojektów cd. Linia budŝetowa nr 1 Personel Koszty wynagrodzeń pracowników partnera projektu bezpośrednio zaangaŝowanych w realizację projektu: wynagrodzenie netto, składki na ZUS (pracownika i pracodawcy) składki na FP Podatek dochodowy Pracownicy muszą być zatrudnieni na umowę o pracę (inne formy zatrudnienia np. umowa zlecenia, umowa o dzieło w linii Zewnętrzne ekspertyzy i usługi) 5
BudŜet podprojektów cd. Linia budŝetowa nr 2 Administracja Koszty te mogą być: Bezpośrednimi kosztami ogólnymi (bezpośrednio przypisane do projektu) Pośrednimi kosztami ogólnymi (koszty ogólnego zarządu związane z działaniami w ramach projektu, obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie) Przykładowe rodzaje: artykuły biurowe, kserokopie opłaty pocztowe, telefon, faks, internet czynsz za wynajem biura, meble Koszty utrzymania pomieszczeń, w których pracują osoby realizujące projekt, np. usługi sprzatania 6
BudŜet podprojektów cd. Linia budŝetowa nr 3 PodróŜe i zakwaterowanie Obejmują koszty podróŝy, zakwaterowania oraz diet wyłącznie personelu partnera w związku z ich uczestnictwem w spotkaniach, konferencjach, seminariach mających miejsce na terytorium krajów UE. Koszty podróŝy i zakwaterowania ekspertów zewnętrznych muszą być ujmowane w ramach linii budŝetowej nr 5 Zewnętrzne ekspertyzy i usługi. Wszelkie wyjazdy muszą być wyraźnie motywowane działaniami projektu i muszą być niezbędne dla skutecznego wdraŝania projektu. 7
BudŜet podprojektów cd. Linia budŝetowa nr 4 Sprzęt Zasadniczo partner powinien posiadać sprzęt niezbędny do realizacji projektu, zakupy w tej linii nie mogą więc stanowić podstawowego celu projektu. Rekomenduje się, aby koszty raportowane w tej linii nie przekraczały 5% kosztów całkowitych. Obejmuje zakup lub amortyzację sprzętu (przede wszystkim sprzętu IT) uŝywanego w okresie realizacji projektu przez pracowników zaangaŝowanych w realizację projektu. Zakup sprzętu na długo przed zakończeniem projektu i dokonany zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. Musi być zaplanowany we Wniosku Aplikacyjnym. 8
BudŜet podprojektów cd. Linia budŝetowa nr 5 Zewnętrzne ekspertyzy i usługi Wydatki dokonywane na mocy zawartych umów/porozumień oraz faktur/rachunków z podmiotami zewnętrznymi, zatrudnionymi do realizacji działań, których partner nie ma moŝliwości wykonać własnymi siłami. Wybór wykonawców musi być dokonany zgodnie z PZP. Przykładowe koszty: organizacja spotkań przez podmioty zewnętrzne tłumaczenia ekspertyzy, opracowania, analizy wynajem sali na spotkanie, catering zatrudnienie zewnętrznego koordynatora merytorycznego i finansowego projektu prelegenci i goście z zewnątrz na potrzeby spotkań i konferencji 9
Zasady kwalifikowalności wydatków Okres kwalifikowalności dla kosztów innych niŝ przygotowawcze rozpoczyna się w dniu zatwierdzenia podprojektu a kończy w ostatnim dniu miesiąca określonym we Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month. Wszystkie wydatki w ramach projektu muszą być dokonane przed końcem okresu kwalifikowalności. Podatek VAT kwalifikowalny tylko wtedy gdy został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez instytucję partnera (nie moŝna go odzyskać). Kwalifikowalne są opłaty transakcyjne za międzynarodowe transakcje oraz opłaty bankowe za otwarcie i administrowanie odrębnym rachunkiem. Przychody generowane przez projekt muszą być odjęte od kosztów kwalifikowalnych. Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków. 10
Zasady kwalifikowalności wydatków Za niekwalifikowalne uwaŝane są m.in.: Wkłady rzeczowe (pod Ŝadną postacią) Odsetki od zadłuŝenia Grzywny, kary pienięŝne i straty na róŝnicach kursowych Odsetki karne Prowizje bankowe za przelewy krajowe Koszty przygotowawcze (chyba, Ŝe zostały zaakceptowane w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym) Podatek VAT jeśli moŝe być odzyskany (nawet gdy partner moŝe odzyskać VAT ale rezygnuje z tej moŝliwości, to równieŝ podatek VAT jest niekwalifikowalny) 11
Sprawozdawczość w ramach projektu Okres realizacji projektu podzielony jest na sześciomiesięczne okresy trwające od: stycznia do czerwca lipca do grudnia Dla kaŝdego półrocznego okresu partnerzy sporządzają raport merytoryczny i finansowy, który musi zostać zweryfikowany i potwierdzony przez niezaleŝnego kontrolera. W Polsce jednostką odpowiedzialną za kontrolę I stopnia jest: Władza WdraŜająca Programy Europejskie Ul. Solec 38 00-394 Warszawa http://www.wwpwp.gov.pl 12
Sprawozdawczość w ramach projektu Sekretariat Techniczny INTERREG IV C Partner Wiodący Partnerzy projektu wysyłają do Partnera Wiodącego certyfikaty kwalifikowalności wydatków (regionalne i beneficjentów realizujących podprojekty). Lider poddaje dokumenty kontroli I stopnia i uzyskany certyfikat wydatków całego projektu wraz z wnioskiem o płatność wysyła do Sekretariatu Technicznego. Partner Projektu (UMWM) Partner Projektu Partner Projektu Partnerzy projektu wysyłają do swoich kontrolerów I stopnia dokumenty finansowe. Kontroler wystawia i przesyła certyfikat kwalifikowalności. Audytor zewnętrzny (Kontrola 1 stopnia) Partner Podprojektu Partner Podprojektu Partner Podprojektu Beneficjenci realizujący podprojekt wysyłają do swoich kontrolerów I stopnia dokumenty finansowe. Kontroler wystawia i przesyła certyfikat kwalifikowalności wydatków. Beneficjenci wysyłają certyfikat do Regionalnego Partnera Projektu. 13
Przepływy finansowe Sekretariat Techniczny INTERREG IV C Partner Wiodący Sekretariat Techniczny przekazuje refundację do Partnera Wiodącego. Lider Projektu po otrzymaniu refundacji wydatków przekazuje odpowiednie kwoty do Partnerów Regionalnych Projektu. Partner Projektu (UMWM) Partner Projektu Partner Projektu Regionalni Partnerzy Projektu przekazują refundację do beneficjentów realizujących podprojekty w regionie. Partner Podprojektu Partner Podprojektu Partner Podprojektu 14
Dziękuję za uwagę Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Polityki Regionalnej Zespół Europejskiej Współpracy Terytorialnej ul. Wielicka 72 tel. /12/ 29 90 674 www.malopolskie.pl/ewt www.powerprogramme.eu 15