POLITECHNIKA ŚLĄSKA Załącznik do Zarządzenia Nr 91/08/09 z dnia 30 lipca 2009 r. OBIEG DOKUMENTÓW dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych
SPIS TREŚCI WSTĘP.. 4 I. Objaśnienia symboli komórek, jednostek organizacyjnych Politechniki Śląskiej użytych w dokumencie 5 II. Wykaz dokumentów stosowanych do rozliczania projektów.. 6 II.1. Umowa o dofinansowanie / Umowa Partnerska / Umowa Konsorcjum / Umowa o Grant wraz z załącznikami.... 6 II. Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa 6 II. Pełnomocnictwo.. 6 II. Kalkulacja kosztów. 6 II.5. Wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U nr 223 z 2007 r. poz.1655 z późn. zm.)... 7 II.6. Umowa dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości powyżej 1000 euro)... 7 II.7. Umowa dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości poniżej 1000 euro)... 8 II.8. Wniosek na wyjazd poza granice kraju / o udział w konferencji krajowej.. 8 II.9. Rozliczenie kosztów wyjazdu za granicę. 8 II.10. Umowa do Rachunku Kosztów Podróży.. 8 II.11. Polecenie Wyjazdu Służbowego / Rachunek Kosztów Podróży.. 9 II.1 Ewidencja przebiegu pojazdu... 9 II.1 Umowa zlecenie / o dzieło... 9 II.1 Rachunek do Umowy zlecenie / o Dzieło 10 II.15. II.16. Wniosek o zwiększenie wynagrodzenia i ustalenie stawki godzinowej uzupełniającej z tytułu realizacji zadań w ramach projektu. 10 Umowa o pracę, Akt mianowania, Aneks do umowy o pracę / aktu mianowania... 10 II.17. Zlecenie wypłaty wynagrodzenia dodatkowego.. 10 II.18. Karta czasu pracy (wg wzoru zał. nr 3 do Zarz. nr 28/08/09)... 10 Strona 2
II.19. Lista płac.. 10 II.20. Faktura / Faktura wewnętrzna / Rachunek / Nota księgowa 11 II.21. Przyjęcie środka trwałego (OT)... 11 II.2 Protokół przyjęcia składników majątkowych.. 11 II.2 Wyciąg bankowy potwierdzający płatność w ramach projektu... 12 II.2 Polecenie księgowania (PK)... 12 II.25. Zlecenie płatnicze. 12 II.26. Zlecenie polecenia wypłaty / przelewu transgranicznego 12 II.27. Protokół odbioru / Sprawozdanie potwierdzające odbiór towaru, wykonanie usługi lub zadania. 12 II.28. Karta czasu pracy (wg wzoru dla danego Programu).... 12 II.29. Wniosek o płatność wraz z załącznikami. 13 II.30. Sprawozdanie / Raport z realizacji zadań w projekcie. 13 WSTĘP Strona 3
Przedstawiony obieg dokumentów odnosi się do projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych. Zawiera dokumenty, na podstawie których dokonuje się w Uczelni rozliczania przyznanych środków w ramach ww. projektów. Niniejszy dokument obowiązuje w okresie realizacji projektów, zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie, kontraktów i ewentualnych aneksów. Zmiany do niniejszego dokumentu wprowadzane będą w trybie Zarządzeń zmieniających. Strona 4
I. Objaśnienia symboli komórek, jednostek organizacyjnych Politechniki Śląskiej użytych w dokumencie RR1 RR2 RR8 RO1 RN1 RW2 RW3 RA AW AK WW TT OZ FF GG GM KO KU Biuro Rektora Zespół Obsługi Prawnej Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej Dział Spraw Osobowych Dział Badań Naukowych Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych Biuro Obsługi Programów Europejskich Kanclerz Z-ca Kanclerza ds. Systemów Informatycznych i Wynagrodzeń Kwestor Dział Wynagrodzeń Dział Techniczny i Inwestycji Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia Dział Finansowy Dział Księgowości Głównej Dział Gospodarki Składnikami Majątkowymi Dział Kosztów Dział Finansowo-Księgowy Funduszy UE Strona 5
II. Wykaz dokumentów stosowanych do rozliczania projektów II.1. UMOWA O DOFINANSOWANIE / UMOWA PARTNERSKA / UMOWA KONSORCJUM / UMOWA O GRANT (wraz z załącznikami) Jednostka organizacyjna Uczelni merytorycznym: poprawność sformułowań RW2 (projekty strukturalne) w umowie RW3 / RN1 (projekty ze środków unijnych, przedmiot umowy projekty międzynarodowe współfinansowane) ochrona własności intelektualnej kosztorys zgodności z przepisami prawa i przepisami RR2 wewnętrznymi Uczelni AK formalno - rachunkowym 5. kompletności dokumentów RR8 i rekomendowanie umowy do podpisu Rektor lub inna osoba upoważniona, 6. Podpisanie dokumentu Kwestor (kontrasygnata finansowa) RW2 7. Przechowywanie dokumentu RW3 / RN1 II. WNIOSEK o udzielenie pełnomocnictwa Jednostka organizacyjna Uczelni Dyrektor Instytutu /Kierownik Katedry Akceptacja Dziekan Weryfikacja RW2 / RW3 Decyzja o wydaniu pełnomocnictwa Rektor 5. Przechowywanie dokumentu RW2 / RW3 II. PEŁNOMOCNICTWO RR1 Weryfikacja RW2 / RW3 Podpisanie dokumentu Rektor Przechowywanie dokumentu RW2 / RW3 II. KALKULACJA KOSZTÓW Jednostka organizacyjna Uczelni zgodności z budżetem projektu i harmonogramem RW3 / RN1 formalnorachunkowym AK Rektor lub inna osoba upoważniona, Podpisanie dokumentu Kwestor (kontrasygnata finansowa) KU (oryginał) / Jednostka organizacyjna 5. Przechowywanie dokumentu Uczelni, RW3, RN1 (kopia) Strona 6
II.5. WNIOSEK w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba upoważniona do systemu ZAM) Akceptacja pod względem Rektor lub inna osoba upoważniona merytorycznym zgodności RW2, z budżetem projektu i jego RW3 / RN1 harmonogramem zgodności OZ (dla zakupów) z ustawą Prawo Zamówień Publicznych TT (dla inwestycji budowlanych) dostępności środków na koncie 5. AK projektu / koncie ogólnym Uczelni i zaakceptowanie do realizacji 6. Przechowywanie dokumentu OZ II.6. UMOWA dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości powyżej 1000 euro) Opracowanie SIWZ 1 wraz z projektem OZ 1. umowy Komisja przetargowa Sprawdzenie SIWZ wraz z projektem umowy pod względem merytorycznym Jednostka zamawiająca (Kierownik projektu) Sprawdzenie zgodności SIWZ wraz z projektem umowy, z przepisami RR2 prawa i z przepisami wewnętrznymi Uczelni oraz pod względem formalnoprawnym Zaakceptowanie SIWZ i projektu RA umowy Sporządzenie ostatecznej umowy po OZ 5. przeprowadzonej procedurze i wyborze najkorzystniejszej oferty Jednostka zamawiająca 6. Zaakceptowanie ostatecznej umowy (Kierownik projektu) Sprawdzenie umowy pod względem AK 7. formalno-rachunkowym RR8 8. kompletności dokumentów i rekomendowanie umowy do podpisu RA 9. Podpisanie dokumentu AK OZ 10. Przechowywanie dokumentu II.7. UMOWA dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy - 1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 7
Prawo Zamówień Publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości poniżej 1000 euro) OZ (dla zakupów) 1. Sporządzenie umowy TT (dla inwestycji budowlanych) Sprawdzenie umowy pod względem Jednostka zamawiająca merytorycznym (Kierownik projektu) Sprawdzenie umowy z przepisami prawa i z przepisami wewnętrznymi RR2 Uczelni oraz pod względem formalnoprawnym Sprawdzenie umowy pod względem AK formalno-rachunkowym RR8 5. kompletności dokumentów i rekomendowanie umowy do podpisu RA 6. Podpisanie dokumentu AK 7. Przechowywanie dokumentu OZ II.8. WNIOSEK na wyjazd poza granice kraju / o udział w konferencji krajowej Jednostka organizacyjna Uczelni Akceptacja dysponenta środków Rektor / Kierownik projektu Rektor / Dziekan / Kierownik jednostki ogólnouczelnianej, międzywydziałowej, Akceptacja wyjazdu pozawydziałowej / Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej zgodności RW2 5. z budżetem projektu i jego RW3 / RN1 harmonogramem 6. i zaakceptowanie do realizacji 7. Przechowywanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni II.9. ROZLICZENIE kosztów wyjazdu za granicę Osoba wyjeżdżająca Wydziałowy Pełnomocnik Kwestora lub inna osoba upoważniona, rachunkowym AK Przechowywanie dokumentu KU II.10. UMOWA do Rachunku Kosztów Podróży Jednostka organizacyjna Uczelni Jednostka organizacyjna Uczelni Zarejestrowanie dokumentu dostępności środków na koncie Wydziałowy Pełnomocnik Kwestora AK Dysponent środków formalnym i finansowym projektu / koncie ogólnym Uczelni merytorycznym lub inna osoba upoważniona (Rektor / Kierownik projektu) Podpisanie dokumentu Osoba wyjeżdżająca Kierownik jednostki / Kierownik projektu Strona 8
Przechowywanie dokumentu KU II.11. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO / RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY Jednostka organizacyjna Uczelni Zarejestrowanie dokumentu RO1 /Jednostka organizacyjna Uczelni merytorycznym (kwalifikowalność, Kierownik projektu zgodność z budżetem projektu) Sporządzenie opisu dokumentu zgodnie Jednostka organizacyjna Uczelni z wymogami danego Programu formalnorachunkowym, przekazanie do zapłaty FF 5. RA 6. Zatwierdzenie dokumentu do wypłaty AK 7. Dokonanie wypłaty FF 8. 9. Przechowywanie dokumentu KU II.1 EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba wyjeżdżająca) Kierownik projektu merytorycznym Osoba wyjeżdżająca Podpisanie dokumentu Kierownik jednostki / Kierownik projektu / Wydziałowy Pełnomocnik Kwestora 5. Przechowywanie dokumentu KU II.1 UMOWA ZLECENIE / O DZIEŁO Jednostka organizacyjna Uczelni zgodności RW2 z budżetem projektu i jego RW3 / RN1 harmonogramem i zaakceptowanie do realizacji Wykonawca Zamawiający (Rektor / Kierownik projektu) 5. Podpisanie dokumentu Kierownik jednostki / komórki organizacyjnej Kwestor (kontrasygnata finansowa) 6. Przechowywanie dokumentu KU II.1 RACHUNEK do Umowy Zlecenie / o Dzieło Zaksięgowanie dokumentu w księgach zgodności z dostępności środków na koncie GG / KU Wydziałowy Pełnomocnik Kwestora OZ AK projektu formalno-rachunkowym ustawą Prawo Zamówień Publicznych projektu / koncie ogólnym Uczelni FF Strona 9
Wykonawca Potwierdzenie wykonania pracy zgodnie z umową, sprawdzenie pod Zamawiający względem merytorycznym AK formalno-rachunkowym, zatwierdzenie do wypłaty Przechowywanie dokumentu KU II.15. WNIOSEK o zwiększenie wynagrodzenia i ustalenie stawki godzinowej uzupełniającej z tytułu realizacji zadań w ramach projektu Wnioskodawca (osoba realizująca zadania w ramach projektu) WW Wyliczenie stawki uzupełniającej AW Zatwierdzenie stawki uzupełniającej Kierownik projektu Sprawdzenie zgodności danych RW2 / RW3 / RN1 z warunkami kontraktu / umowy (Kierownik / Z-ca) Kierownik jednostki Wyrażenie zgody na zwiększenie 5. (zatrudniającej Wnioskodawcę) wynagrodzenia dla Wnioskodawcy Rektor 6. Przechowywanie dokumentu WW II. 16. UMOWA O PRACĘ, AKT MIANOWANIA, ANEKS do umowy o pracę / aktu mianowania RO1 Pracownik Podpisanie dokumentu Rektor Przechowywanie dokumentu RO1 II.17. ZLECENIE WYPŁATY WYNAGRODZENIA DODATKOWEGO Jednostka organizacyjna Uczelni Sprawdzenie zgodności danych RW2 / RW3 / RN1 z warunkami kontraktu / umowy (Kierownik / Z-ca) KU (Kierownik / Z-ca) Zatwierdzenie do wypłaty AW Przechowywanie dokumentu WW II.18. KARTA CZASU PRACY (wg wzoru zał. nr 3 do Zarz. nr 28/08/09) Jednostka organizacyjna Uczelni (Pracownik) Zatwierdzenie dokumentu Rektor / Kierownik projektu Przechowywanie dokumentu KU II.19. LISTA PŁAC Sporządzenie dokumentu na podstawie WW 1. umowy o pracę lub złożonej umowy zlecenie / o dzieło wraz z rachunkiem Kierownik projektu merytorycznym (kwalifikowalność, Sprawdzenie zgodności danych Zatwierdzenie do wypłaty RW2 / RW3 / RN1 RA z warunkami kontraktu / umowy (weryfikacja formalno-rachunkowa) (Kierownik / Z-ca) AK Strona 10
zgodność z budżetem projektu) w części dotyczącej projektu Wypłata wynagrodzenia Zaksięgowanie dokumentu GG 5. w księgach projektu KO / KU 6. Przechowywanie dokumentu GG II.20. FAKTURA / FAKTURA WEWNĘTRZNA / RACHUNEK / NOTA KSIĘGOWA 1. merytorycznym (kwalifikowalność, Kierownik projektu zgodność z budżetem projektu) Sporządzenie opisu dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni zgodnie z wymogami danego Programu zgodności OZ (dla zakupów) z ustawą - Prawo Zamówień TT (dla inwestycji budowlanych) Publicznych formalnorachunkowym, przekazanie do zapłaty FF RA 5. Zatwierdzenie dokumentu do zapłaty AK 6. Dokonanie zapłaty za towar lub usługę FF 7. 8. Przechowywanie dokumentu KU II.21. PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO (OT) OZ / Jednostka organizacyjna Uczelni Zaksięgowanie dokumentu w księgach KU projektu Wpis do ewidencji nr inwentarzowy merytorycznym Podpisanie dokumentu 5. formalnorachunkowym, zaksięgowanie dokumentu FF Jednostka organizacyjna Uczelni (osoba odpowiedzialna w jednostce za prowadzenie księgi inwentarzowej) Rektor / Kierownik projektu Zespół przyjmujący środek trwały Osoba, której powierza się pieczę nad przyjętym środkiem trwałym 6. Przechowywanie dokumentu GM (oryginał) / KU (kopia) II.2 PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA składników majątkowych Jednostka organizacyjna Uczelni formalnorachunkowym GM Kierownik jednostki organizacyjnej Podpisanie dokumentu (strona przyjmująca), AK RA Zaksięgowanie dokumentu KU 5. Przechowywanie dokumentu GM (oryginał) / KU (kopia) II.2 WYCIĄG BANKOWY potwierdzający płatność w ramach projektu GM Strona 11
1. formalno-rachunkowym Zaksięgowanie dokumentu w księgach KU projektu Przechowywanie dokumentu II.2 POLECENIE KSIĘGOWANIA (PK) KU Sprawdzenie dokumentu KU (Kierownik / Z-ca) Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu KU Przechowywanie dokumentu II.25. ZLECENIE PŁATNICZE FF FF (Kierownik) Zatwierdzenie do realizacji AK Realizacja i rozliczenie zlecenia FF Zaksięgowanie dokumentu GG w księgach projektu KU 5. Przechowywanie dokumentu KU II.26. ZLECENIE POLECENIA WYPŁATY / PRZELEWU TRANSGRANICZNEGO FF FF Zatwierdzenie do realizacji AK Realizacja i rozliczenie zlecenia FF Zaksięgowanie dokumentu w księgach GG projektu KU 5. Przechowywanie dokumentu KU II.27. PROTOKÓŁ ODBIORU / SPRAWOZDANIE potwierdzające odbiór towaru, wykonanie usługi lub zadania merytorycznym, podpisanie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni Rektor / Kierownik projektu Jednostka organizacyjna Uczelni Przechowywanie dokumentu KU II.28. KARTA CZASU PRACY (wg wzoru dla danego Programu) Jednostka organizacyjna Uczelni (Pracownik) merytorycznym, podpisanie dokumentu Rektor / Kierownik projektu RW2 RW3 / RN1 formalno-rachunkowym KU Przechowywanie dokumentu KU II.29. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ wraz z załącznikami : Kierownik projektu Strona 12
w części merytorycznej w części finansowej Podpisanie dokumentu Potwierdzenie za zgodność z oryginałem załączników (kserokopii dokumentów) Przekazanie do Koordynatora (Lidera), Instytucji Zarządzającej, Wdrażającej KU Rektor / Kierownik projektu AK RR2 / AK Kierownik projektu lub Pośredniczącej 5. Przechowywanie dokumentu KU II.30. SPRAWOZDANIE / RAPORT z realizacji zadań w projekcie Kierownik projektu 5. merytorycznym formalnorachunkowym w części finansowej Przekazanie do Koordynatora (Lidera) / Instytucji Zarządzającej / Wdrażającej / Pośredniczącej / Komisji Europejskiej Podpisanie dokumentu: W części merytorycznej W części finansowej 6. Przechowywanie dokumentu Kierownik projektu RW3 / RN1 KU Kierownik projektu Rektor / Kierownik projektu AK Jednostka organizacyjna Uczelni RW2 / RW3 / RN1 Strona 13