ZARZĄDZENIE Nr 23/14/15 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 grudnia 2014 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 23/14/15 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 grudnia 2014 roku w sprawie zasad organizowania konferencji naukowych Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz z późn. zm.), zarządza się co następuje: 1 1. Do konferencji naukowych oraz warsztatów, zjazdów, sympozjów, seminariów, których organizatorem jest Politechnika Śląska i jej jednostki lub komórki organizacyjne, stosuje się każdorazowo postanowienia niniejszego Zarządzenia. 2. Kierownika konferencji wyznacza kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej lub Rektor. 3. Kierownik konferencji, o której mowa w ust. 1, składa do Działu Badań Naukowych (RR11) wniosek wraz z kalkulacją budżetu konferencji, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia, nie później niż do 30 listopada roku poprzedzającego termin konferencji. 4. W uzasadnionych przypadkach Rektor może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o zorganizowanie konferencji naukowej po terminie, o którym mowa w ust Dział Badań Naukowych zarejestrowany wniosek przekazuje Kwestorowi. 6. Kwestor po zaakceptowaniu kalkulacji budżetu konferencji przekazuje wniosek do akceptacji Rektora. 7. Po uzyskaniu akceptacji Rektora, oryginał wniosku przekazywany jest kierownikowi konferencji, a kopie wniosku otrzymuje Kwestor i Dział Badań Naukowych, który rejestruje wniosek w systemie ZAM. 8. Dział Badań Naukowych. sporządza Roczny Plan Konferencji Naukowych, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia i umieszcza informacje o planowanych konferencjach na stronie internetowej Politechniki Śląskiej w zakładce Konferencje. 9. Zarejestrowany wniosek jest dla kierownika konferencji dokumentem uprawniającym go do podejmowania działań w zakresie organizowania konferencji, w tym do wysyłania zaproszeń, zawiadomień i składania zamówień dotyczących konferencji Politechnika Śląska może być współorganizatorem konferencji, której organizatorem jest inna uczelnia, instytut naukowo-badawczy, stowarzyszenie naukowe lub spółka, której zakres działalności obejmuje organizowanie konferencji. 2. W przypadku, kiedy Politechnika Śląska jest współorganizatorem konferencji, kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, jako współorganizator składa do Działu Badań Naukowych stosowną informację, której wzór stanowi Załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia oraz umowę o współorganizowaniu konferencji, której wzór stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Zarządzenia Od uczestników konferencji pobiera się opłaty konferencyjne. Kierownik konferencji może zwolnić z opłat konferencyjnych gości honorowych konferencji. 2. Opłaty konferencyjne są wnoszone wyłącznie na konto Politechniki Śląskiej lub na wydzielone subkonto utworzone na wniosek kierownika konferencji. Przy wpłacie należy podać tytuł konferencji, nazwę jednostki wpłacającej, imię i nazwisko uczestnika. 3. Kierownik konferencji wystawia faktury dla uczestników konferencji, którzy dokonali wpłaty, w terminie 7 dni od daty przelewu bankowego, a dokonującym opłaty w dniu konferencji nie później niż w terminie do 7 dni od dnia zakończenia konferencji. Dział Finansowy Kwestury informuje na bieżąco kierownika konferencji o wpłatach dokonanych przez uczestników konferencji.

2 4. Autorom referatów i prelegentom nie przysługują wynagrodzenia za opracowanie i wygłoszenie referatów. 5. Za przygotowanie i wygłoszenie wykładu towarzyszącego konferencji, kierownik konferencji może wypłacić stosowne wynagrodzenie na podstawie umowy cywilnoprawnej. 6. Kierownikowi konferencji oraz osobom pracującym w zakresie obsługi technicznej kierownik jednostki organizacyjnej może ustalić wynagrodzenie i zawrzeć stosowne umowy zlecenia Źródłem finansowania konferencji są środki pochodzące z opłat wnoszonych przez uczestników konferencji oraz sponsorów i darczyńców oraz uzyskane z innych źródeł. 2. Środki finansowe otrzymane od sponsorów winny być wykorzystane na cele określone w zawartej umowie, a kierownik konferencji zobowiązany jest do sporządzenia faktury VAT w terminie 7 dni od dnia wpłaty na konto Uczelni. 3. Rozliczenie budżetu konferencji powinno być dokonane przez kierownika konferencji na formularzu stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia, najpóźniej w ciągu 2 miesięcy od jej zakończenia, chyba że publikacja materiałów pokonferencyjnych nastąpi w późniejszym terminie, jednak nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia konferencji lub po rozliczeniu publikacji z wydawcą. Rozliczenie budżetu konferencji jest dokumentem przechowywanym w Kwesturze. 4. W przypadku organizowania konferencji cyklicznej niewykorzystane środki na wniosek kierownika konferencji, za zgodą kierownika jednostki, zasilają konto kolejnej konferencji Do zamówienia na usługi zakwaterowania i wyżywienia w zakresie organizowanej konferencji, o wartości większej od kwoty Euro i nieprzekraczającej kwoty Euro, kierownik konferencji przeprowadza bezstronne, obiektywne i staranne rozeznanie cenowe, stosując odpowiednio 7 Zarządzenia Rektora Nr 65/13/14 z dnia 24 czerwca 2014r. 2. Do zamówienia na usługi zakwaterowania i wyżywienia w zakresie organizowanej konferencji, o wartości większej od kwoty Euro, kierownik konferencji stosuje odpowiednio 8 Zarządzenia Rektora Nr 65/13/14 z dnia 24 czerwca 2014r Kierownik konferencji, w przypadku publikowania materiałów konferencyjnych, zobowiązany jest do pobierania od autorów prac/twórców oświadczenia o wyrażeniu zgody na nieodpłatne korzystanie przez Politechnikę Śląską z prac w celu ich rozpowszechniania. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia. 2. Opublikowane materiały konferencyjne po jej zakończeniu kierownik konferencji niezwłocznie przekazuje do Biblioteki Głównej. 7 Postanowienia niniejszego zarządzenia nie dotyczą konferencji organizowanych w formie szkoleń. 8 Traci moc Zarządzenie Nr 77/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 5 września 2013 roku. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Otrzymują: R, RD, RN, RO, RW, RA, AK wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni

3 Załącznik Nr 1 do Zarz. Nr 23/14/15 CZĘŚĆ I WNIOSEK O ZORGANIZOWANIE KONFERENCJI NAUKOWEJ 1. Kierownik konferencji imię i nazwisko, numer telefonu, Politechnika Śląska/jednostka/komórka organizacyjna Uczelni: Nazwa konferencji naukowej: 4. Nazwa konferencji w języku angielskim: 5. Planowany termin: 6. Termin zgłoszenia uczestników: 7. Koszt uczestnictwa: 8. Współorganizatorzy konferencji: Numer rachunku bankowego, na który wnosi się opłaty konferencyjne: 10. Planowane miejsce obrad i miejsce zakwaterowania: 11. Przewidywana liczba uczestników - ogółem:..., w tym zagranicznych: Zasięg konferencji (uczelniana, regionalna, ogólnopolska, międzynarodowa)*: 13. Charakter konferencji: cykliczna/jednorazowa* *) wybrać właściwe

4 CZĘŚĆ II KALKULACJA BUDŻETU KONFERENCJI I. Planowane środki l.p. Wyszczególnienie Kwota w (PLN) 1 Wpłaty uczestników 2 Wpłaty Sponsorów 3 Darowizny 4 Inne środki (podać jakie) 5 OGÓŁEM (poz. 1 4) II. Koszty l.p. Wyszczególnienie Kwota w (PLN) 1 Wynagrodzenia bezosobowe (umowy zlecenia) 2 ZUS i FP od poz. 1 (19,64%) 3 Materiały bezpośrednie 4 Materiały konferencyjne (np. druk komunikatów) 5 Wydawnictwa pokonferencyjne (druk) 6 Zakwaterowanie i wyżywienie 7 Transport 8 Inne (podać jakie wraz z kwotami) np.: - wynajęcie sal, aparatury, - opłaty pocztowe, telekomunikacyjne, - delegacje 9 Razem koszty bezpośrednie (od 1 do 8) 10 Koszty pośrednie od poz. 9: - ogólnouczelniane: - wydziałowe: 11 OGÓŁEM (poz. 9+10)... data i podpis kierownika konferencji Zgoda kierownika jednostki/komórki Nr rejestracyjny data i podpis podpis kierownika RN1 AKCEPTUJĘ... podpis Kwestora... REKTOR

5 Załącznik Nr 2 do Zarz. Nr 23/14/15 PLAN KONFERENCJI NAUKOWYCH NA POLITECHNICE ŚLĄSKIEJ w roku... L.p Kierownik konferencji (imię, nazwisko, , tel.) Jednostka/komórka organizacyjna Nazwa konferencji Data Termin zgłoszenia uczestnictwa Koszt uczestnictwa Miejsce konferencji Liczba uczestników Zasięg konferencji Charakter Sporządził:... data, podpis AKCEPTUJĘ... REKTOR

6 ROZLICZENIE BUDŻETU KONFERENCJI o numerze rejestracyjnym.. Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 23/14/15 I. Otrzymane środki l.p. Wyszczególnienie Kwota w (PLN) 1 Wpłaty uczestników 2 Sponsorzy 3 Darowizny 4 Inne środki (podać jakie) OGÓŁEM (poz. 1 4) II. Koszty l.p. Wyszczególnienie Kwota w (PLN) 1 Wynagrodzenia bezosobowe (umowy zlecenie, umowy o dzieło) 2 ZUS i FP od poz. 1 (19,64%) 3 Materiały bezpośrednie 4 Materiały konferencyjne (np. druk komunikatów) 5 Wydawnictwa pokonferencyjne (druk) 6 Zakwaterowanie i wyżywienie 7 Transport 8 Inne (podać jakie wraz z kwotami) np.: - wynajęcie sal, aparatury, - opłaty pocztowe, telekomunikacyjne, - delegacje 9 Razem koszty bezpośrednie (od 1 do 8) 10 Koszty pośrednie od poz. 9: - ogólnouczelniane: - wydziałowe: OGÓŁEM (poz. 9+10) III. Niewykorzystane środki (I-II) Kwota w (PLN) ZATWIERDZAM... data i podpis kierownika konferencji data i podpis kierownika jednostki/komórki akceptacja Kwestora

7 Załącznik Nr 4 do Zarz. Nr 23/14/15 Imię i nazwisko autora pracy / twórcy:... Adres do korespondencji: Tytuł pracy/artykułu/materiału konferencyjnego:... Niniejszym oświadczam, że zachowując moje prawa autorskie, udzielam Politechnice Śląskiej nieograniczonej w czasie nieodpłatnej licencji niewyłącznej do korzystania z przedmiotowej pracy/artykułu/materiału konferencyjnego, w zakresie publicznego udostępniania i rozpowszechniania w wersji drukowanej i elektronicznej... podpis

8 Załącznik Nr 5 do Zarz. Nr 23/14/15 INFORMACJA O WSPÓŁORGANIZATORZE KONFERENCJI NAUKOWEJ 1. Jednostka/komórka organizacyjna Uczelni, będąca współorganizatorem konferencji, reprezentowana przez: Podmiot będący organizatorem: Kierownik konferencji imię i nazwisko, numer telefonu, Nazwa konferencji naukowej: 5. Nazwa konferencji w języku angielskim: 14. Planowany termin: 15. Termin zgłoszenia uczestników: 16. Koszt uczestnictwa: 17. Inni współorganizatorzy konferencji: Przewidywana liczba uczestników - ogółem:..., w tym zagranicznych: Zasięg konferencji (uczelniana, regionalna, ogólnopolska, międzynarodowa)*: 20. Charakter konferencji: cykliczna/jednorazowa* *) wybrać właściwe

9 Wzór umowy o współpracy Załącznik Nr 6 do Zarz. Nr 23/14/15 zawarta w dniu..., pomiędzy:... z siedzibą w... NIP... REGON.., reprezentowaną/ym przez: zwanym dalej Organizatorem konferencji a Politechniką Śląską, z siedzibą: Gliwice, ul. Akademicka 2A, NIP Wydział... Instytut/Katedra... reprezentowaną przez : 1...., 2...., Kwestor/Z-ca Kwestora** (kontrasygnata finansowa) zwaną dalej Współorganizatorem konferencji o następującej treści: Zważywszy, że strony współpracują w organizacji konferencji pod nazwą:... postanawiają zawrzeć umowę, której przedmiotem jest określenie praw i obowiązków dotyczących działań podejmowanych w trakcie współpracy przy organizacji konferencji Całkowity koszt organizowanej konferencji wynosi.. netto (słownie:.. netto ) złotych + należny podatek VAT 23%, co daje łącznie kwotę brutto (słownie: brutto ) złotych. 2. Za wsparcie organizacyjne Politechnika Śląska nalicza koszty pośrednie ogólnouczelniane i wydziałowe od ogólnej wartości organizowanej konferencji określonej w pkt Koszty ogólnouczelniane wynoszą.% tj... złotych.

10 4. Koszty wydziałowe wynoszą... % tj... złotych. 5. Koszty ogólnouczelniane określane są corocznie w Zarządzeniu Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie ustalenia poziomu kosztów pośrednich. Koszty pośrednie wydziałowe konferencji ustala corocznie kierownik jednostki W ramach niniejszej umowy organizator konferencji zobowiązuje się do: 2 1) przekazania środków finansowych, o których mowa w 1 ust. 2 Politechnice Śląskiej, 2) umieszczania logo Politechniki Śląskiej według przekazanego wzoru na stronie internetowej organizowanej konferencji, 3) informowania o materiałach dotyczących konferencji i o Politechnice Śląskiej na swojej stronie internetowej jako o współorganizującym wydarzenie, 4) wydania materiałów pokonferencyjnych przy udziale Politechniki Śląskiej Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia... do dnia Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Obie strony deklarują chęć porozumienia we wszystkich kwestiach spornych. 4. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron w trybie odstąpienia, jednakże strony zastrzegają, iż oświadczenie o odstąpieniu nie może być złożone później niż do dnia rozpoczęcia konferencji. 5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 6. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.. Organizator konferencji.. Współorganizator konferencji