PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2007

STAROSTWO POWIATOWE W KARTUZACH Kartuzy, dnia 31 października 2006roku A.0915-6/AS/06 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2007 1. Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg. stanu na dzień 30 września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan audytu) 1 2 Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa 1 83-300 Kartuzy *) Audytor wewnętrzny siedziba: Kartuzy, ul. Gdańska 26 Powiat Kartuski z siedzibą w Kartuzach, swoje zadania wykonuje poprzez Starostwo Powiatowe w Kartuzach z siedzibą w Kartuzach ul. Dworcowa 1, a także 16 jednostek organizacyjnych, działających głównie w formie jednostek budżetowych, w tym 7 jednostek oświatowych szkół (zespołów) ponadgimnazjalnych. Powiat Kartuski jest także organem założycielskim dla Szpitala Powiatowego im. Dra A.Majkowskiego w Kartuzach. Powiat Kartuski przekroczył progową kwotę 40 milionów złotych ( 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 roku w sprawie kwot, których przekroczenie został sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U.Nr 112, poz.765) *) Wielkości prognozowane

2 3 4 Struktura organizacyjna jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny (zwięzły opis wskazujący na usytuowanie audytora wewnętrznego) Wykaz jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w j.s.f.p.). Podstawą prawną funkcjonowania Powiatu Kartuskiego jest ustawa z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 roku, Nr 142, poz.1592, z 2002 roku Nr 23, poz.220 z poźn. zm.) i obok najwyższego aktu prawnego w naszym systemie prawnym Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, wskazuje na podstawowe prawa i obowiązki powiatu jednostki samorządu terytorialnego. Trzeba także wskazać, iż istotną zmianą, mającą wpływ (lub mogącą mieć wpływ) na funkcjonowanie Powiatu Kartuskiego, jest okoliczność, iż z dniem 1 maja 2004 roku Polska jest pełnoprawnym członkiem Unii Europejskiej. Stąd nacisk na objecie audytem coraz większej ilości obszarów związanych z zagadnieniem pozyskiwania i/lub wydatkowania środków unijnych. Starostwo Powiatowe w Kartuzach jest podstawową jednostką organizacyjną, przy pomocy, której samorząd powiatowy wykonuje swoje zadania. Starostwo Powiatowe zajmuje centralne miejsce w schemacie organizacyjnym powiatu. Powyższe wynika również z faktu, iż kierownik tej jednostki jednocześnie sprawuje nadzór nad podległymi placówkami powiatu. Zgodnie z pkt.iii Karty audytu wewnętrznego Starostwa Powiatowego w Kartuzach (zarządzenie Starosty z dnia 23 maja 2005 roku nr 12/05, które określa zadania, obowiązki i usytuowanie audytora w strukturze organizacji) audytor jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega przepisom prawa. Bezpośrednim przełożonym audytora jest Starosta. Starostwo Powiatowe w Kartuzach pracuje w podziale na 8 Wydziałów (Budownictwa, Edukacji, Finansowy, Geodezji, Komunikacji, Kultury i Promocji, Organizacyjny, Rolnictwa i Ochrony Środowiska) oraz samodzielne stanowiska (Powiatowy Rzecznik Konsumentów, Powiatowy Konserwator Zabytków, stanowisko pracy ds. Zarządzania Kryzysowego i Obronności, stanowisko pracy ds. BHP, stanowisko pracy ds. inwestycji, remontów i zamówień publicznych, stanowisko pracy ds. strategii i rozwoju gospodarczego powiatu, stanowisko pracy ds. ochrony zdrowia, stanowisko pracy ds.

3 współpracy z organizacjami pozarządowymi, Audytor Wewnętrzny i Zespół Radców Prawnych). Starostwo mieści się łącznie w 4 obiektach. Ponad to jednostką zależną od Powiatu Kartuskiego jest Szpital Powiatowy im. dra A.Majkowskiego w Kartuzach (w trakcie restrukturyzacji). Innymi jednostkami powiatowymi są głównie szkoły ponadgimnazjalne (zespoły szkół), Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Kartuzach, Zarząd Dróg Powiatowych w Kartuzach, Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach, dwa Specjalne Ośrodki Szkolno-Wychowawcze, Powiatowy Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Nauczycieli w Kartuzach, Komenda Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach oraz Nadzór Budowlany. Kwota środków publicznych (w mln zł) planowana do zgromadzenia przez jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w 5 *) roku objętym planem audytu, w tym: środków wymienionych w art.5 ust.1.pkt 2 i 3 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych ( w mln zł), Planowana kwota wydatków i rozchodów publicznych jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym 6 *) planem audytu (w mln zł), w tym: środków wymienionych w art.5 ust.1.pkt 2 i 3 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych ( w mln zł), Liczba osób zatrudnionych, w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny, 7 oraz łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny 68,4 mln (dochody 2007: 58.421.525 zł przychody 2007: 10.000.000 zł) (środki UE: 1.536.820 zł) 1,5 mln 68,4 mln (wydatki 2007: 65.789.693 zł rozchody 2007: 2.631.832 zł) (środki UE: 1.536.820 zł) 1,5 mln 104 osoby (101,75 etatu) 884 osoby 1 art.5. ust.1. Środkami publicznymi są: ( ) pkt 2) środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej; pkt 3) środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, niepodlegające zwrotowi, inne niż wymienione w pkt 2; ( ) 2 Op.cit. art.5 ufp

4 8 9 Liczba osób zatrudnionych, na stanowisku audytu wewnętrznego Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki 1 (1 etat) Starostwo wraz z jego kierownictwem stanowi zaplecze merytoryczne i organizacyjne dla Rady Powiatu Kartuskiego. W radzie tej zasiadają wybrani w wyborach radni (przedstawiciele) społeczności lokalnej. Stąd m.in. już na etapie organizacyjnym uwidoczniono podstawową misję audytowanej jednostki, jaką jest zaspokojenie potrzeb wspólnoty samorządowej. 2. Analiza obszarów ryzyka 1 Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym Analiza ryzyka w Starostwie Powiatowym została po raz pierwszy podjęta w trakcie przygotowywania planu audytu na 2004 rok, następnie dokonywana jest co roku w trakcie tworzenia planu rocznego audytu wewnętrznego. Niniejsza analiza jest czwartą z kolei. W obecnej analizie oparto się częściowo na poprzednio przyjętych założeniach, m.in. te same określenie źródeł ewentualnych zagrożeń, podobne widzenie misji organizacji, zaangażowaniem do oceny ryzyka kierownictwa powiatu, poprzez podobną technikę działania, uwzględnienie przeprowadzonych zadań przez audytora w latach 2004 2006, obszarów objętych planem strategicznym audytu na latach 2007 2008. Jako zespół ekspertów w analizie ryzyka przyjęto funkcję, jaką pełni w strukturze organizacji Zarząd Powiatu i Skarbnik Powiatu. Podstawowym celem działań Starostwa jest służba społeczności lokalnej, która powinna być traktowana jak misja. Pracownicy powinni na każdym etapie działania, dążyć do realizacji zadań w oparciu o ustalone kryteria i do realizacji wyznaczonego celu. Stąd badanie i kontrola zmierza do jak najsprawniejszego wypracowania trybu działania, utrwalonego w praktyce na poszczególnych stanowiskach. Realizacja celów skupiona jest wokół następujących zadań: analizowanie, ocena stanu powiatu oraz planowanie wieloletnie, rozwój usług i infrastruktury, opracowanie analiz, prognoz, oraz ocen sytuacji finansowej, a także przygotowywanie wieloletnich planów finansowych z wykorzystaniem zewnętrznych

5 źródeł finansowania, prowadzenie zadań w zakresie oświaty i wychowania dzieci i młodzieży oraz opieki nad rodzinami i osobami w sytuacjach określonych przepisami, co do koniecznej pomocy w przezwyciężaniu negatywnych skutków niepełnosprawności lub samotności, przygotowywanie szczegółowych rocznych planów działalności i skoordynowanego z nimi budżetu powiatu, efektywne działania w zakresie lokalnego rynku pracy, zatrudniania osób oraz walki z bezrobociem i ubóstwem, ustalenie reguł korzystania z przestrzeni i infrastruktury publicznej, pozwolenia budowlane oraz nadzór nad ruchem budowlanym, organizacja usług administracyjnych, społecznych i komunalnych, działania promocyjne i informacyjne regionu (powiatu), celem, których jest osiągnięcie celów w zakresie wypracowania szerszych zasad współpracy w zakresie oświaty, kultury, turystyki, rozwoju gospodarczego i poprawy infrastruktury, współpraca regionalna oraz z zaprzyjaźnionymi jednostkami samorządu terytorialnego, zbieranie ich doświadczeń i wykorzystywania ich w pracy powiatu, a także rozwój tej współpracy w świetle integracji Unii Europejskiej, efektywność pozyskiwania i wydatkowania środków Unii Europejskiej, utrzymanie infrastruktury publicznej dróg, placów i innych, zarząd mieniem komunalnym budynki i grunty, wykonywanie zadań związanych z transportem publicznym, wydawanie z upoważnienia Starosty decyzji oraz prowadzenie i obsługa podstawowych ewidencji związanych z zakresem działalności, gromadzenie na w/w cele środków publicznych oraz wydatkowanie ich zgodnie z zasadami określonymi

6 ustawie o finansach publicznych, przygotowywanie sprawozdań i ocen działalności w w/w zakresie i przedstawianie ich wspólnocie oraz organizowanie publicznej debaty na ten temat (głównie poprzez radę powiatu), koordynowanie zadań związanych z bezpieczeństwem, ochroną zdrowia i przeciwdziałania skutkom sytuacji nadzwyczajnych, koordynowanie zadań związanych z wizerunkiem powiatu, przestrzeganiem prawa i realizacji pozostałych zadań. Wszystkie działania powinny być wykonywane przede wszystkim w zakresie, jaki wyznaczają obowiązki prawne oraz w taki sposób, aby: wspólnota była z nich zadowolona, środki je finansujące były gromadzone i użytkowane celowo i efektywnie, powiat rozwijał się zgodnie z zasadami rozwoju zrównoważonego, zapewnić jawność i przejrzystość wykonywanych działań. 2 Opis metody analizy ryzyka Podstawą przeprowadzenia analizy ryzyka jest sposób widzenia organizacji i jej misji. Rozważano dwa możliwe ujęcia (sposoby) formułowania obszarów potrzebnych do określenia zadań audytowych: głównie w oparciu o strukturę organizacyjną Powiatu Kartuskiego (horyzontalnie), biorąc pod uwagę przede wszystkim systemy funkcjonalne (wertykalnie). W 2006 roku wybrano taki wariant po raz pierwszy, jako bardziej odpowiedni do analizy działalności powiatu. Doświadczenie pracy w 2006 roku wskazało na racjonalność takiego ukształtowania analizy ryzyka, stąd postanowiono ją powtórzyć, wzbogacając ją o nowe obszary działania. Załażenia metody matematycznej dynamicznej zawarto w załączniku do Zarządzenia Nr 104/05 Starosty Kartuskiego z dnia 23 maja 2005 roku w sprawie zatwierdzenia Księgi procedur audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w

7 Kartuzach. Analizę prowadzono odrębnie dla obu populacji (horyzontalnej i wertykalnej). Wyniki analizy zawarte są w załączniku nr 1 i nr 2. Taka mieszana metoda pozwoliła z jednej strony na ciągłą analizę i audyt poszczególnych jednostek (horyzontalnie), a także skupienie się na poszczególnych, istotnych zagadnieniach dotyczących całości/większości jednostek lub specyficznego zadania tematycznego koniecznego do wyodrębnienia w toku jago badania ze względu na jego istotność (wertykalnie). Dla łatwiejszego zrozumienia opisanego procesu logicznego dokonano jego graficznej prezentacji na schemacie zawartym w załączniku nr 3. Drugim zagadnieniem przy wyborze metodyki był sposób określenia liczby punktów ryzyka. Do wyboru przyjęto dwie stosowane w praktyce audytu metody: profesjonalny osąd audytora (professional judgment) metoda delficka polegająca na klasyfikacji i oceny ryzyka przez grupę ekspertów, którzy je zidentyfikowali. Postanowiono, zastosować metodę mieszaną. Wybrano metodę polegającą na ocenie kryteriów w oparciu o profesjonalny osąd audytora z uwzględnieniem priorytetów kierownictwa. Jednocześnie w celu powiązania niniejszego planu z planem strategicznym audytu 2007-2008 uwzględniono w ocenie obszary wówczas zaplanowane. Sposób przyznanej punktacji określono w załączniku nr 4. Wybrano taką metodę z następujących przyczyn: o metoda wybiera najbardziej zagrożone obszary w objętym planem okresie, jednocześnie zachowując jego powiązanie z opracowanym poprzednio planem strategicznym, o metoda taka pozwala na uwzględnienie priorytetów kierownictwa, o audytor wewnętrzny działa sam w wymiarze 1/1 etatu, stąd wynika konieczność stosowania metody o jak najmniejszym stopniu skomplikowania, o zastosowanie spojrzenia horyzontalnego i wertykalnego, pozwala na skuteczniejszą analizę,

8 działanie i wdrożenie wyników audytu. W dniu 18 października 2006 roku na posiedzeniu Zarządu Powiatu Kartuskiego audytor przedstawił założenia do Planu Audytu na 2007 rok. Audytor rozdał członkom zarządu i skarbnikowi ankiety w sprawie i zwrócił się z prośbą o ich wypełnienie. Jednocześnie wyjaśnił sposób przyznanej punktacji i termin jej wypełnienia (wzór ankiety stanowi załącznik nr 5; załącznik nr 5a stanowi wypełnione ankiety w sprawie). W ciągu jednego roku audyt wewnętrzny może przeprowadzić jedynie kilka zadań. Ciążą na nim także niezbędne prace planistyczne, sprawozdawcze i szkoleniowe. Zatem jest rzeczą ważną, aby rozpocząć od zadań audytowych, dla których oszacowane ryzyko jest największe. Planowanie zadań audytowych powinno uwzględnić także fakt, iż w praktyce można jednemu zadaniu poświęcić od 15 do 60 dni audytowych. Do oszacowania ryzyka zastosowano metodę matematyczną dynamiczną ważenia zagrożeń z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego przyjmując (zgodnie ze standardami praktyki audytorów określonymi przez Ministerstwo Finansów), że jeśli ustalony zostanie pewien skończony zbiór kategorii ryzyka, czyli rodzajów zagrożeń to należy je uszeregować wskazując, które z nich dla naszego powiatu są najistotniejsze a które mniej. Wyrazem tej oceny są wagi przydzielone każdej z kategorii. Suma wag dla wszystkich używanych do oceny kategorii wynosi 1. Do analizy ryzyka powiatu wykorzystano metodę macierzy ryzyka i sformułowano pięć podstawowych kategorii ryzyka: 1. MATERIALNOŚĆ wielkość potencjalnych strat finansowych spowodowanych wadami (błędami) w prowadzeniu gospodarki finansowej lub nieefektywność działalności (patrz załączniki nr 4, 6 i 7 tabele materialności). 2. WRAŻLIWOŚĆ wrażliwość obszaru spowodowana możliwością nacisków korupcyjnych, poufnością danych, znaczeniem politycznym, wrażliwością klientów lub wpływem błędu na inny system (profesjonalny osąd).

9 3. KONTROLA WEWNĘTRZNA jakość systemu kontroli wewnętrznej w obszarze (wnioski z poprzednich audytów, jakość, morale i rotacja kadr, jakość używanych procedur) (profesjonalny osąd). 4. STABILNOŚĆ ilość zmian prawnych lub organizacyjnych zachodzących i/lub planowanych w systemie, ich zakres i terminy (profesjonalny osąd). 5. ZŁOŻONOŚĆ/KOMPLEKSOWOŚĆ poziom skomplikowania liczba podsystemów, trudne procedury i wymagania prawne, przekraczanie granic organizacji, liczba etapów procesowania itp. (profesjonalny osąd). Następnie dla każdego obszaru obliczono sumę iloczynów wg schematu: WAGA KRYTERIUM x ILOŚĆ PUNKTÓW dla wszystkich kryteriów Dla opracowania listy rankingowej zadań, będącej bezpośrednią podstawą dla sporządzenia planu audytu przewidziano prócz oceny audytora (wg. kryteriów), upływ czasu od poprzedniego audytu (kontroli) w danym obszarze, pozycję obszaru w rankingu strategicznym 2007-2008, uwzględnione priorytety kierownictwa (średnia ocen w załączniku nr 8) oraz wstępnie określony priorytet audytora wewnętrznego dla danego obszaru (ocena końcowa). Dla każdego wytypowanego zadania audytowego, w każdej kategorii ryzyka dokonano oceny zagrożenia w skali i punktacji zawartej w załączniku nr 4. Dla oszacowania ilości wykorzystanych środków pieniężnych w 2007 roku przez audytowane jednostki wymienione w potrzebach audytu wykazano w załącznikach nr 6 i 7 kwoty planowanych środków na wydatki na podstawie danych z 2006 roku (z uwzględnieniem pozostałych czynników). Dla pozostałych współczynników (wrażliwość, kontrola wewnętrzna, stabilność, kompleksowość) ocena dokonana została na podstawie profesjonalnego osądu. Po wyliczeniu procentowej wartości oceny w/w kryteriów

10 uwzględniono współczynniki określone w załączniku nr 4 data ostatniego audytu (kontroli). Wzięto pod uwagę audyty przeprowadzane przez audytora wewnętrznego lub inne kontrole dokonywane przez powołane organy (NIK, RIO) 3. Uwzględnienie niniejszego współczynnika ma na celu m.in. unikniecie nadmiernego nękania czynnościami kontrolnymi. Praktyka wskazuje, iż zbyt duża ilość takich działań, może spowodować odwrotny od zamierzonego skutek, niepotrzebnie angażując jednostki, których podstawowym celem jest realizacja zadań, do których zostały powołane. Jednocześnie istnieje możliwość cyklicznego objęcia sprawdzeniem wszystkich jednostek, niezależnie od wielkości wykorzystywanych środków, zmian w nich zachodzących, ilości zatrudnionego personelu i innych czynników. Następnie audytor obszarom ujętym Planie audytu na 2006 roku, jako zaplanowane do objęcia audytem w roku 2007 przyznał priorytet bardzo duży, zaplanowanym na 2008 rok duży, ujętym poza planem audytu 2006 średni, a objętym audytem w 2006 roku niski. Kolejną czynnością było uwzględnienie średniej wynikającą z ankiet skierowanych do kierownictwa w oparciu o wskaźniki zawarte w załączniku nr 4. Średnie ocen zawarto w załączniku nr 8. Ostateczny wynik otrzymano po uwzględnieniu wstępnie zakładanego osądu ogólny priorytet audytora. Tak otrzymany wynik proporcjonalnie uśredniono. W kolumnie ocena ryzyka końcowa uśredniono wszystkie wyniki przyjmując, iż wartość 100% odpowiada 340,34 % z wyliczenia wg. priorytetów (tj. maksymalna wartość, jaką może wykazać w analizie ryzyka zadanie audytowe) 4. 3 Przy analizie niniejszego współczynnika w toku niniejszej pracy odstąpiono od brania pod uwagę tzw. kontroli 5%. 4 R max (4, 4, 4, 4, 4, nigdy, 2007, 8, b.duży) = ({[(((4x0,25) + (4x0,16) + (4x0,25) + (4x0,17) + (4x0,17)) : 4) + 40%] + 30%}+70%) + 10% = ({[((1 + 0,64 + 1 + 0,68 + 0,68) : 4) + 40%] + 30%} +70%)+ 10% = ({[(4 : 4) + 40%] + 30%}+ 70%) + 10% = ({[100% + 40%] + 30%} + 70%) + 10% = ({140% + 30%} + 70%) + 10% = (182% + 70%) + 10% = 309,40% + 10% = 340,34% - co odpowiada 100% oceny końcowej R min (1, 1, 1, 1, 1, 2006, 2006, 1, niski) = 25% +0% +0% + 0% +0% = 25% - co odpowiada 85,085% oceny końcowej

11 Ostateczna ocena posłużyła także do podporządkowania odpowiedniej ilości dni audytowych dla poszczególnych zadań, wg. współczynników wymienionych w załączniku nr 4. Dodatkowo zgodnie z przepisem art.48 ust.1 pkt.2 ustawy o finansach publicznych uznano za kończenie w 2007 roku przeprowadzenie zadania doradczego (consultingowego). Zadanie o umieszczono jako obszar LVIII (wertykalnie) i poddano analizie zgodnie z przyjętymi założeniami wybranej metody pracy. 3 Wyniki analizy obszarów ryzyka Wyniki analizy ryzyka przeprowadzonej przy użyciu wyżej opisanej metody uszeregowano od najwyższego do najmniejszego (ranking). Ranking dla obszarów wertykalnych i horyzontalnych zawarto w załączniku nr 9. Postanowiono dla 2007 roku wybrać 2 zadania z każdej grypy, które otrzymały najwyższa ocenę oraz zadanie consultingowe. Dla pozostałych lat przyjęto kolejne najwyżej ocenione elementy, stosując zasadę wyboru trzech zadań wertykalnych oraz 2 obszarów horyzontalnych dla każdego roku. W ten sposób ukształtowano założenia do planu strategicznego na okres lat 2007-2009. Zadania na 2008-2009 wskazują prognozowane założenia do przyszłych planów. W praktyce, ze względu na okoliczność, iż coroczna analiza ryzyka uwzględnia stan obecny w danym okresie, załażenia strategiczne mogą ulec zmianie, niemniej zadania w nim zawarte będą uwzględnione w priorytetach wyboru. W wyniku przeprowadzonej zgodnie z opisem w pkt.2.2. analizy ryzyka, ustalono hierarchię zadań do realizacji w 2007 roku i latach następnych. Ranking 15 pierwszych obszarów przedstawia się następująco: 2007 rok: LII, LXVII, XXII, LVIII, XXIV, LII Audyty wybranej inwestycji 69,85 LXVII Inwentaryzacja mienia 60,18 XXIII Stanowisko pracy ds. strategii i rozwoju 56,70 gospodarczego powiatu Czynności doradcze audytora 31,90 LVIII wg. wskazanego na bieżąco zagadnienia XXIV Stanowisko pracy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi 56,48

12 LXXXVIII LXIX LXXIV XXI XXXII 2008 rok: LXXXVIII, LXIX, LXXIV, XXI, XXXII, Restrukturyzacja Szpitala Powiatowego im. Dra A.Majkowskiego w Kartuzach Kontrola wewnętrzna a kontrola wewnętrzna 5% Nadzór i kontrola nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w ZOZ Stanowisko pracy ds. inwestycji, remontów i zamówień publicznych Wydział Organizacyjny/Sekretarz Powiatu 58,12 57,90 57,75 54,70 53,42 2009 rok: CX, LXVIII, CIX, XXXI, IV CX Zamówienia publiczne 56,41 LXVIII Inwestycje (ogólnie) 56,33 CIX Zakresy obowiązków pracowników, zakresy 53,87 obowiązków stanowisk XXXI Wydział Kultury i Promocji 52,99 IV Powiatowy Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Nauczycieli w Kartuzach 51,99 Dokonano kolejno wyboru na lata 2007-2009 najwyżej ocenionych zadań, tak, aby suma im poświeconych dni audytowych dała 150 dni. W roku 2007 zaplanowano zadanie doradcze (zadanie obowiązkowe) i przypisano mu zgodnie z dokonaną analiza ryzyka (31,90 %) 15 dniowy termin; pozostały czas operacyjny (15 dni) postawiono jako tzw. rezerwę czasową. W toku powyżej dokonanego przyporządkowania kierowano się zasadą wyznaczenia w danym roku audytowym 2 kolejne (najwyżej ocenione) zadania w toku analizy wertykalnej oraz 2 kolejne (j.w.) zadania według analizy horyzontalnej. Mając na uwadze potrzebę dokonania stałych i coraz bardziej kompleksowych analiz ryzyka, plan strategiczny (lata 2008-2009) zakres zadań audytowych i kolejność ich wykonywania może w latach następnych ulec zmianie. Zadania audytowe, których ryzyko oszacowane zostałoby przez

13 audytora na poziomie od 75% do 100% są zadaniami, które w pierwszym rzędzie powinny być uwzględnione w planie rocznym 5. Żadne z zadań nie mieści się w tej kategorii. Najwyżej ocenione zadanie (LII Audyty wybranej inwestycji) osiąga niemal ten poziom tj.69,85%, co także świadczy o istotności tego zadania. Pozostałe są ocenione niżej w stosunku do pierwszego zadania o odpowiednio ok. 10 % i ok. 14 %. Jednocześnie ponownie zaobserwowano, że większość obszarów w wyniku dokonanej analizy wykazuje podobne tj. średnie ryzyko. Jest to sygnał dla audytora wewnętrznego, iż problemy i zagrożenia mogą występować w objętych audytem jednostkach w podobnych obszarach lub w podobnej skali. Zadaniem audytu jest w tej sytuacji kompleksowe przeprowadzanie audytu, dążące do efektywnego zminimalizowania ryzyka, a tym samym przysporzenie powiatowi w wyniku swojej pracy wartości dodanej. Zgodnie z zasadami praktyki audytu, do planu rocznego wybiera się zadania według kryterium procentowego (wielkość progu, powyżej którego zadania audytowe ujęte są w planie rocznym, nie powinien być niższy niż 50%). Kierując się tą zasadą ustalono, że do dalszego wyboru zostaną wzięte obszary przekraczające ten próg, bądź niemal go osiągający. Następnie obszarom horyzontalnym przypisano podstawowe procesy w nich występujące w zakresie gospodarki finansowej, biorąc pod uwagę misję i źródła zagrożeń. 4 Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Lp. Obszar ryzyka Poziom ryzyka (wysoki/średni/niski) 1. wertykalnie LII Audyt wybranej inwestycji wysoki (69,85%) 2. wertykalnie LXVII Inwentaryzacja mienia wysoki (60,18%) 3. horyzontalnie XXII Stanowisko pracy ds. strategii i rozwoju gospodarczego powiatu wysoki (56,48%) 5 tzw. zjawisko tzw. czerwonej flagi. Jest to jednoznaczny sygnał ostrzegawczy dla audytora i kierownictwa.

14 4. obowiązkowe (wertykalnie) LVIII 5. horyzontalnie XXIV Czynności doradcze audytora wg. wskazanego na bieżąco zagadnienia Stanowisko pracy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi średni (31,90%) wysoki (56,48%) 3. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego Lp. 1. 2. 3. 4. 5. Temat zadania audytowego Ocena i zakres kontroli wewnętrznej nad wskazaną przez kierownictwo inwestycja powiatu Prawidłowość postępowania w zakresie inwentaryzacji mienia Ocena i zakres działania stanowiska ds. strategii rozwoju gospodarczego powiatu Zadanie consultingowe (temat ustalony na bieżąco) Ocena i zakres działania stanowiska ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Planowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego II III 2007 Niezbędne zasoby (liczba osobo/dni, inne) 30 Obszar ryzyka Audyt wybranej inwestycji IV V 2007 30 Inwentaryzacja mienia V VII 2007 30 VIII 2007 15 XI XII 2007 30 Stanowisko pracy ds. strategii i rozwoju gospodarczego powiatu Czynności doradcze audytora wg. wskazanego na bieżąco zagadnienia Stanowisko pracy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy (zakres pracy, planowany czas pracy) Nie Nie Nie Nie Nie Uwagi Wydział Finansowy, inne wskazane wydziały lub wybrane jednostki Wydział Finansowy, Wydział Organizacyjny oraz wybrane jednostki Starostwo Powiatowe Starostwo Powiatowe

15 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach (Plan strategiczny 2008-2009) Na podstawie dokonanej analizy, przyporządkowując odpowiednią ilość dni audytowych do oszacowanego ryzyka, wynika, że audytor wewnętrzny, w celu przeprowadzenia wszystkich zadań potrzebuje ponad 2340 dni audytowych. W obecnym stanie zatrudnienia oznacza to, że audyt obejmie wszystkie jednostki (bez powtórzeń) w cyklu 15 lat 6. Zadania, których nie można objąć audytem w 2007 roku, zostały w pierwszej kolejności ujęte w planie strategicznym audytu na lata następne (2008-2009). Wybór kolejno następujących obszarów jest zgodny z dokonaną analizą ryzyka przy użyciu arkusza kalkulacyjnego. Przyjęto, że czas operacyjny nie ulegnie zmianom w następnych latach i zostaną wybrane zadania do przeprowadzenia, dla których będzie niezbędne średnio 30 dni. Stąd założono, że ilość zadań wyniesie 5 w każdym roku. Kolejność ujętych w niniejszym planie strategicznym zadań wynika z przeprowadzonej obecnie analizy ryzyka. Lp. Planowany rok przeprowadzenia Obszar ryzyka (nazwa/nr) 1. 2008 Restrukturyzacja Szpitala Powiatowego im. Dra A.Majkowskiego w Kartuzach 2. 2008 Kontrola wewnętrzna a kontrola wewnętrzna 5% 3. 2008 Nadzór i kontrola nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w ZOZ 4. 2008 Stanowisko pracy ds. inwestycji, remontów i zamówień publicznych 5. 2008 Wydział Organizacyjny/Sekretarz Powiatu 6. 2009 Zamówienia publiczne LXXXVIII LXIX LXXIV XXI XXXII CX 7. 2009 Inwestycje (ogólnie) LXVIII 8. 2009 Zakresy obowiązków pracowników, zakresy obowiązków stanowisk CIX Uwagi 6 2340 dni / 150 dni = 15,6 (tj. około 15 lat i 7 miesięcy).

16 9. 2009 Wydział Kultury i Promocji 10. 2009 Powiatowy Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Nauczycieli w Kartuzach XXXI IV 5. Organizacja pracy audytora wewnętrznego Audyt wewnętrzny w 2007 roku w Powiecie Kartuskim, według założeń do niniejszego planu, będzie działał w wymiarze 1/1 etatu. Dostępny czas do prowadzenia audytu w 2007 roku wynosi 12 miesięcy. W przeliczeniu na dni robocze jest to czas operacyjny 264 dni 7. W określeniu ilości osobo/dni koniecznych dla realizacji zadań audytowych, przeznaczony czas podzielono pomiędzy przeprowadzenie zadań audytowych (w terenie) i opracowanie technik przeprowadzenia zadania audytowego (na miejscu). Lp. Zadania audytora wewnętrznego Zasoby ludzkie (liczba osobo/dni) Zasoby rzeczowe Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. Przeprowadzenie zadań audytowych 110 Opracowanie technik przeprowadzania 25 zadania audytowego Przeprowadzanie czynności 10 sprawdzających Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 5 Czynności organizacyjne w tym plan i sprawozdawczość 40 koszty dojazdu, materiały biurowe komputer, drukarka, Internet, prasa codzienna komputer, drukarka, materiały szkoleniowe Zadanie audytowe zawiera w sobie czas operacyjny ujęty w niniejszej puli oraz czas potrzebny na opracowanie technik zadania audytowego (z wyłączeniem rezerwy czasowej ). (z wyłączeniem rezerwy czasowej ). Uzupełnianie na bieżąco księgi procedur. Informacje przekazywane do BIP. Sprawozdanie z wykonania audytu wewnętrznego 2006 w terminie do 31 marca 2007 roku. Plan na 2008 rok do wykonania w terminie do 30 października 2007 roku. 7 z wyliczenia 22 dni robocze (1 miesiąc) pomnożone przez 12 miesięcy = 264 dni

17 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 8 28 7. Urlopy / czas dostępny 26 8. Inne działania, w tym rezerwa czasowa 20 kursy z zakresu wiedzy dot. technik, audytu wewnętrznego, konferencje, delegacje, samokształcenie badania lekarskie, udział w posiedzeniach Rady Powiatu Kartuskiego oraz zespołów, obserwacje, szkolenia bhp, samoocena, archiwizacja i konserwacja sprzętu 2006.10.31 (data) AUDYTOR WEWNĘTRZNY (-) Adrian Kłos.. (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego) 31.10.2006r. (data) STAROSTA (-) Janina Kwiecień.. (pieczątka i podpis kierownika jednostki) 8 Zaplanowany czas na szkolenia stanowi 10,60% czasu operacyjnego (standardy zalecają przeznaczenie ok.20% czasu).