Pruszków, dnia 01.03.2012 Nr ref.: numer zapytania: BRAZ/1/2013 Nazwa firmy GTV sp. z o.o. S.K.A. Ulica Przejazdowa 21 Miejscowość Pruszków Adres e-mail karol.stankiewicz@gtv.com.pl Osoba kontaktowa Karol Stankiewicz Telefon osoby kontaktowej 22 444 75 59 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT w związku z zapytaniem ofertowym dotyczącym ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY GTV W TARGACH FIMMA BRASIL 2013 w Bento Goncalves w Brazylii w dn. 18-22.03.2013 r. Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację usługi kompleksowej organizacji udziału firmy GTV Sp. z o.o. S. k.a.. jako wystawca w MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH URZĄDZEŃ, SUROWCÓW I AKCESORIÓW DLA PRZEMYSŁU MEBLOWEGO FIMMA BRASIL 2013, odbywających się w Bento Goncalves w Brazylii w dniach 18-22.03.2013, i organizowanych przez STOWARZYSZENIE PRZEMYSŁU MEBLOWEGO STANU RIO GRANDE DO SUL MOVERGS na terenach wystawienniczych zorganizowanych wewnątrz i na zewnątrz pawilonów Event Park, 481 Alameda Fenavinho, Bento Gonçalves, RS Brazylia. 1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością. 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Przedmiotem zapytania jest kompleksowa obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjnotechniczna stoiska, organizacji transportu i pobytu delegacji firmy GTV Sp. z o.o. S. k.a.. oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z udziałem wystawcy w targach FIMMA 2013 w Bento Gonclaves.
3. SZCZEGÓŁOWA SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 50 m2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z podłączeniem do mediów (woda, odprowadzenie ścieków, prąd do 5 kw). 2. Wykonanie projektu oraz kompleksowej zabudowy targowej o charakterze NIESYSTEMOWYM wraz przyłączami. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz wyposażenia: powierzchnia zabudowy 22 m2 typ zabudowy: niestandardowa przynajmniej jedna ściana musi zostać wzmocniona na tyle, aby możliwy był bezpieczny montaż prezentacyjnej zabudowy meblowej częściowo podwieszanej, z elementami oferty produktów GTV 2 stoliki oraz 8 krzesł, 2 sofy w centralnej części stoiska zapewnienie możliwości montażu i ekspozycji na ścianach bocznych produktów GTV prezentowanych na displayach lub ściankach wystawienniczych oznakowanie stoiska z wykorzystaniem: a. logotypów firmowych dostarczonych przez GTV oraz umieszczenie informacji o finansowaniu stoiska z projektu unijnego "Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, b. emblematu Unii Europejskiej, spełniającego normy graficzne określone w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej, c. hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość. d. elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej Gospodarki 2. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony. 3. Zapewnienie transportu i spedycji produktów GTV (akcesoriów i okuć meblowych) oraz materiałów reklamowych, w tym publikacji oraz gadżetów, z Polski na stoisko targowe na targach FIMMA BRASIL 2013 odbywających się w Bento Goncalves w Brazylii i z powrotem. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty celne związane z docelową odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłek to 2 palety po 200 kg każda. 4. Zapewnienie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, oraz dojazdów do/z lotniska do hotelu oraz transporty lokalne (do/z hotelu na targi w czasie trwania targów) dla 2 osób, przy założeniu następujących terminów lotów: wylot z Polski (Warszawa) 14.03.2013 wylot z Brazylii (Porto Alegre) 23.03.2013 5. Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym w następującej ilości: dwie osoby: 7 noclegów w terminie 15.03.2013 23.03.2013 6. Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie dyspozycji na czas trwania wystawy FIMMA 2013, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim,
posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie symultanicznym lub konsekutywnym. 6. Zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na kwotę min. 50 tys. PLN 7. Zapewnienie wpisu dotyczącego firmy GTV do katalogu targowego targów FIMMA 2013 8. Zapewnienie kart wstępu na targi FIMMA 2013. 9. Zapewnienie minimum 1 publikacji artykułu na temat firmy GTV przed targami oraz minimum 1 artykułu po targach w tytule branżowym o ogólnokrajowym zasięgu. 10. Wykonanie następujących produkcji reklamowych: Projekt, skład i produkcja 1000 sztuk katalogów produktowych w języku portugalskim w formacie 3xA4 (6 stron po złożeniu), wydrukowanych na papierze kredowym (połysk) o gramaturze 250g, kolory 4/4 CMYK, foliowanych jednostronnie folią matt, lakierowanych jednostronnie lakierem offsetowym matt, uszlachetnionych wybiórczo lakierem UV dwustronnie; Projekt i produkcja 200 długopisów firmowanych, metalowych z naniesionymi logo GTV oraz oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu, metodą grawerowania; Projekt i produkcja 200 ołówków firmowanych logo GTV oraz oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu, metodą dowolną; Projekt i produkcja 100 miar automatycznych o długości 3m firmowanych logo GTV oraz oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu, metodą dowolną; Projekt i produkcja 100 eleganckich pen-drive ów w skórzanym etui firmowanych logo GTV oraz oznaczeniami wynikającymi z rozporządzeń KE w związku z dofinansowaniem projektu, metodą dowolną; Projekt i produkcja 50 notatników w formacie A5, 50 kartek klejonych blokowo z zadrukiem 4/0 CMYK o gramaturze 90g., z okładką wydrukowaną na papierze kredowym 200 g. 4/0 CMYK. 4. KRYTERIA WYBORU OFERT Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Nazwa kryterium Znaczenie (%) Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w danym kryterium 1. Cena 70% 70 2. Doświadczenie 30% 30 1. Opis kryterium 1. Cena (1), którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 70 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 70 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 70 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
2. Opis kryterium 1. Cena (1), którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Składający zapytanie dokona oceny kryterium 2. Doświadczenie na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające wykonanie każdego ze wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz terminie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 30 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: badana liczba zabudów liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 30 pkt największa liczba zabudów Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art. 701 3. Kodeksu Cywilnego. 5. TRYB SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: karol.stankiewicz@gtv.com.pl lub faksem na numer: 224447501, lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres siedziby firmy GTV Sp. z o.o. S. k.a. tj. 05-800 Pruszków, ul. Przejazdowa 21., lub dostarczona do siedziby Zamawiającego (adres j.w.) w formie pisemnej do dnia 05 marca 2013. Oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Spis elementów wymienionych w pkt.3, p.pkt.1-9 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty. 4. Oświadczenie wynikające z pkt. 4, p.pkt. 2 niniejszego zapytania. 5. Warunki i termin płatności 6. Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów.
Termin związania z ofertą: Oferta powinna zawierać siedmiodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 2 dni przed upływem terminu związania ofertą Składający Zapytanie może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 20 dni. Warunki, uzupełniające, które spełniać musi oferta składana w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe: a. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. b. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. c. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN.