Instrukcja zmian w wersji 1.14 Vincent Office 1. Admin-zarządzanie podatnikami. a) przenoszenie planu kont między podatnikami. KaŜdy nowo załoŝony podatnik posiada wzorcowy plan kont opracowny przez naszą firmę. Istnieją jednak przypadki kiedy ten plan kont wymaga przebudowy, uzupełnienia lub uproszczenia. Ma to miejsce szczególnie w przypadku biur rachunkowych, kiedy chcemy aby wielu nowych podatników pracowało na planie kont, który został stworzony przez pracowników biura i sprawdza się w określonych firmach. Do tej pory dla kaŝdego nowo załoŝonego podatnika musieliśmy przebudowywać plan kont oddzielnie, nie było moŝliwości przeniesienia planu kont z jednej bazy danych do drugiej. Od wersji 1.14 istnieje taka moŝliwość. W module Admin-zarządanie podatnikami dodaliśmy opcje pozwalające na wyeksportowanie planu kont z wzorcowego podatnika i zaimportowanie go do innego podatnika. -eksport planu kont do pliku tekstowego Aby dokonać eksportu danych o planie kont i ewentualnie tekstach bilansu musimy wybrać podatnika z którego będziemy eksportować dane. Po wybraniu podatnika dostępne są operacje dla wybranej bazy danych w opcji Podatnik. Wybieramy z menu opcję Eksport planu kont do pliku txt. Otrzymamy okienko dialogowe jak na rysunku poniŝej.
Plik eksportu Uwzględnij teksty bilansu W tym polu wpisujesz ścieŝkę do pliku w którym mają być zapisane dane o planie kont. Zaznaczenie tego pola powoduje, Ŝe wraz z planem kont zostaną wyeksportowane dane dotyczące tekstów bilansu, rachunku wyników, zmian kapitału własnego oraz przepływów pienięŝnych. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe dane te są nierozerwalnie zawiązane z planem kont dlatego zalecane jest zaznaczenie tego pola. Naciśnięcie przycisku powoduje rozpoczęcie procesu eksportu danych -import planu kont do pliku tekstowego Aby dokonać importu danych o planie kont i ewentualnie tekstach bilansu musimy wybrać podatnika do którego będziemy importować dane. Po wybraniu podatnika dostępne są operacje dla wybranej bazy danych w opcji Podatnik. Wybieramy z menu opcję Import planu kont z pliku txt. Otrzymamy okienko dialogowe jak na rysunku poniŝej. Plik eksportu Uwzględnij teksty bilansu W tym polu wpisujesz ścieŝkę do pliku z którego mają być wczytane dane o planie kont. Zaznaczenie tego pola powoduje, Ŝe wraz z planem kont zostaną zaimportowane dane dotyczące tekstów bilansu, rachunku wyników, zmian kapitału własnego oraz przepływów pienięŝnych. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe dane te są nierozerwalnie zawiązane z planem kont dlatego zalecane jest zaznaczenie tego pola. Plan kont moŝna zaimportować wyłącznie do nowo załoŝonego podatnika, a więc takiego gdzie nie dokonano jeszcze Ŝadnych zapisów księgowych. W przypadku podatników dla których dokonano juŝ jakichkolwiek księgowań przeniesienie nie jest moŝliwe i kończy się komunikatem o błędzie.
2. GM- Gospodarka magazynowa. a) Blokowanie magazynów dla wybranych uŝytkowników. Zasady blokowania dostępu do magazynów dla wybranych uŝytkowników zostały opisane w pliku Modyfikacje programu VinCent Office V113.doc.W wersji 1.14 programu została poszerzona funkcjonalność tej opcji. W aktualnej wersji blokowanie dostępu obejmuje nie tylko zmianę stanów magazynowych dla wybranych magazynów ale równieŝ ograniczenie generowania wydruków dla zablokowanych magazynów czy teŝ przeglądania niektórych danych dotyczących tych magazynów. b) Zestawienie specyfikacji wysyłkowej. W poprzedniej wersji (1.13) programu dodano moŝliwość drukowania specyfikacji wysyłkowej do kaŝdej wystawionej faktury sprzedaŝy. W aktualnej wersji dodano modyfikację polegającą na Ŝądaniu potwierdzenia poprawności wydruku specyfikacji Zatwierdzenie wydruku jest bardzo waŝne dla późniejszego wydruku zestawienia specyfikacji, poniewaŝ w zaleŝności od opcji wybranych podczas wydruku zestawienia będą na nim ujęte tylko te specyfikacje dla których dokonano potwierdzenia poprawności wydruku. Po wybraniu z menu opcji Zestawienie specyfikacji wysyłkowych otrzymamy okienko dialogowe przedstawione na poniŝszym rysunku.
Od daty, Do daty Wybieramy zakres dat dla których ma być generowane zestawienie Typ faktury Od klienta, Do klienta Od grupy, Do grupy Od magazynu, Do magazynu Faktury Określamy dla jakiego typu faktur ma być wydrukowane zestawienie. Pola pozwalają na ograniczenie wydruku dla wybranego zakresu klientów. W tych polach moŝemy określić dla jakich grup towarów ma być generowane zestawienie. Te pola pozwalają na określenie dla jakiego zakresu magazynów ma zostać wygenerowane zestawienie specyfikacji. W zaleŝności od ustawienia tego pola moŝemy otrzymać dwa wydruki: -dla wszystkich dokumentów spełniających wyŝej wymienione kryteria -dla wszystkich dokumentów spełniających wyŝej wymienione kryteria dla których potwierdzono poprawność wydruku specyfikacji wysyłkowej.
c) Zestawienie dokumentów magazynowych w walucie Zestawienie dokumentów magazynowych w cenach rozchodu moŝna wydrukować w zaleŝności od wyboru dokonanego w polu waluta w następujących wariantach: - jeŝeli wybierzemy opcję Wszystkie to wydruk będzie generowany na dotychczasowych zasadach. Wszystkie dokumenty zostaną pokazane w PLN. JeŜeli dokument był wystawiony w innej walucie to zostanie przeliczony na PLN po kursie waluty. - jeŝeli określimy konkretną walutę to na wydruku pojawią się tylko te dokumenty które były wystawione w tej walucie a wartości dokumentów nie będą przeliczane. d) Zestawienie róŝnic na magazynach wynikających z korekt dokumentów przychodowych z których częściowo rozchodowano ilości. RozwaŜmy następujący przykład: Przyjęto na magazyn 001 dokumentem PZ1/0/2008 towar T1 w ilości 100 szt. Po 11 PLN, następnie rozchodowano fakturą F1/0/2008 45 szt. po 16 PLN. Wprowadzono korektę dokumentu PZ zmieniając cenę zakupu z 11 na 13 PLN. Korekta ta dotyczy całej partii 100 szt. Zmiana ceny dla dokumentu przychodowego nie wpłynie w Ŝaden sposób na koszt własny zakupu dla faktury F1 dla której zapisano cenę zakupu w wysokości 11 PLN.
Dlatego wystąpi róŝnica między wartością magazynu wynikającą z wyceny magazynowej, a zestawieniem dokumentów magazynowych. PoniŜej zilustrujemy omówimy przykład wydrukami z programu -wycena magazynu Zestawienie dokumentów magazynowych(musimy uwzględnić zarówno zestawienie dokumentów magazynowych jak równieŝ korekt tych dokumentów): -dokumenty magazynowe -korekty dokumentów magazynowych
Razem dokumenty magazynowe i korekty dają kwotę 805 PLN a wycena magazynowa 715 PLN wystąpiła róŝnica o 90 PLN która wynika właśnie z korekty dokumentu przychodowego po rozchodowaniu części towaru. Nasze nowe zestawienie słuŝy do znajdowania właśnie takich odchyleń od wyceny magazynowej
3. ST- Środki trwałe a) Automatyczne księgowanie środków trwałych Dla kaŝdego rodzaju dokumentu moŝemy stworzyć schemat księgowania poprzez określenie kont, na których kwoty dokumentów aplikacji ST będą księgowane. Wartość procentowa kaŝdej pozycji w lewej dolnej tabeli musi równać się sumie pozycji dla niej w tabeli prawej dolnej. Konto - oznacza, na które konto będzie księgowany dokument. Procent ile procent wartości dokumentu zostanie zaksięgowane Strona - oznacza stronę księgowania Określamy stronę księgowania Budujemy konto KL oznacza, iŝ pobieramy numer z KST danego środka trwałego GR wpisujemy w to miejsce grupę środka trwałego INW zostanie wpisany do dekretu numer inwentarzowy środka trwałego 0000 wpisujemy bezpośrednio numer konta Podajemy wartość procentowa dokumentu
Po określeniu schematu księgowania moŝemy automatycznie zaksięgować dokumenty. W opcjach księgowania moŝemy określić datę księgowania rejestr do, którego będą księgowane dokumenty, oraz czy chcemy automatycznie zaksięgować wszystkie nie księgowane wcześniej dokumenty, czy wyeksportować je do pliku. Po naciśnięciu na przycisk Zapisz nastąpi księgowanie lub(oraz) eksport do pliku wszystkich dokumentów. Po automatycznym księgowaniu wszystkie dekrety będą widoczne w aplikacji FK. Dokumenty będą zaksięgowane w tych samych okresach w których zostały stworzone w aplikacji ST.