SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE

SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE ZA 2016 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ W ROKU 2017 strona 1

strona 2

SPIS TREŚCI 1. ZASÓB ARCHIWALNY...5 1.1. ZMIANY W ROZMIARZE ZASOBU ARCHIWALNEGO OGÓŁEM...5 1.2. ROZMIAR DEPOZYTÓW...5 1.3. ZASÓB OPRACOWANY OGÓŁEM...6 1.4. OPRACOWANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO W ROKU SPRAWOZDAWCZYM...6 1.5. ZASÓB W TOKU OPRACOWANIA...7 2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU...8 2.1. KONSERWACJA WŁAŚCIWA...8 2.2. KOSZTY MATERIAŁOWE KONSERWACJI WŁAŚCIWEJ W ROKU SPRAWOZDAWCZYM...8 2.3. PROFILAKTYKA KONSERWATORSKA...8 2.4. PRACE INTROLIGATORSKIE...9 2.5. INNE PRACE KONSERWATORSKIE...9 2.6. KOPIE ZABEZPIECZAJĄCE ZASOBU AN W KRAKOWIE... 10 2.7. KWOTA NAKŁADÓW NA ODPŁATNE ZLECENIA NA WYKONANIE KOPII ZABEZPIECZAJĄCYCH... 10 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY... 10 3.1. ZALEGŁOŚCI W PRZEJMOWANIU MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH... 12 3.2. SKUTECZNOŚĆ NADZORU ARCHIWALNEGO... 14 3.2.1. Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych... 15 3.2.2. Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych... 16 3.2.3. Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej... 17 3.3. LICZBA ETATÓW ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO ZAANGAŻOWANYCH W DZIAŁALNOŚĆ NADZORCZĄ... 18 3.4. LIKWIDACJE NADZOROWANYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH... 18 3.5. PRZEPISY KANCELARYJNO-ARCHIWALNE... 19 3.5.1. Nadzorowane jednostki organizacyjne.... 20 3.5.2. Nienadzorowane jednostki organizacyjne.... 20 3.5.3. Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne.... 21 3.6. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ... 21 3.7. PRZEDSIĘWZIĘCIA EDUKACYJNE Z ZAKRESU KSZTAŁTOWANIA NARASTAJĄCEGO ZASOBU... 22 3.8. SZCZEGÓLNE ZJAWISKA LUB ZAGADNIENIE W DZIEDZINIE KSZTAŁTOWANIA NADZORU ARCHIWALNEGO... 23 3.9. KONSULTACJE... 25 4. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO... 26 4.1. TENDENCJE WYKORZYSTANIA ZASOBU ARCHIWALNEGO... 26 4.1.1. Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej... 26 4.1.2. Kwerendy wykonywane przez Archiwum:... 26 4.2. UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH... 27 4.3. RODZAJE UDOSTĘPNIANYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH... 27 4.4. KWERENDY WYKONYWANE PRZEZ ARCHIWUM... 29 4.5. REPRODUKCJE... 29 4.6. WSPÓŁPRACA Z INNYMI PLACÓWKAMI... 30 4.7. POPULARYZACJA... 32 5. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA... 36 5.1. CENTRALNE KOMISJE I ZESPOŁY MIĘDZYARCHIWALNE... 36 5.2. ZEBRANIA NAUKOWE... 37 5.3. RADA NAUKOWO-PROGRAMOWA... 37 5.4. KOMISJA METODYCZNA... 37 5.5. KOMISJA ARCHIWALNEJ OCENY DOKUMENTACJI... 38 5.6. ZESPÓŁ ZAKUPU MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH... 40 5.7. KONFERENCJE NAUKOWE... 42 5.8 PROJEKTY BADAWCZE.... 44 5.9. WSPÓŁPRACA W ZAKRESIE ARCHIWISTYKI... 45 5.9.1. Współpraca z archiwami... 45 strona 3

5.9.2. Współpraca z instytucjami naukowymi... 45 5.9.3. Współpraca z instytucjami polonijnymi... 45 5.10. PUBLIKACJE... 45 5.11. PODNOSZENIE KWALIFIKACJI KADRY... 46 5.12. UDZIAŁ WE WŁADZACH INSTYTUCJI NAUKOWYCH I KULTURALNYCH... 46 5.13 INNE PRZEDSIĘWZIĘCIA... 47 6. PUBLIKACJE... 47 6.1. WAŻNIEJSZE PUBLIKACJE WŁASNE... 47 6.2. WAŻNIEJSZE PRACE WYDAWNICZE W TOKU... 48 6.3. NAKŁADY NA DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZĄ... 48 7. PRZECHOWALNICTWO DOKUMENTACJI... 49 7.1. ROZMIAR ZASOBU DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ... 49 7.2. WARTOŚĆ KONTRAKTÓW NA PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ.... 49 7.3. DEPOZYTY... 49 8. KADRY... 49 8.1. STAN ZATRUDNIENIA... 49 8.2. STAN WYKSZTAŁCENIA PRACOWNIKÓW.... 50 8.3. STAŻYŚCI, PRAKTYKANCI, WOLONTARIUSZE.... 50 9. SYTUACJA LOKALOWA, PRACE BUDOWLANE, FUNDUSZE POZABUDŻETOWE... 50 9.1. REZERWA MAGAZYNOWA... 50 9.2. OBIEKTY UŻYTKOWANE.... 50 9.3. PRACE BUDOWLANO-REMONTOWE.... 51 9.4. ŚRODKI POZABUDŻETOWE.... 52 10. OGÓLNA OCENA WARUNKÓW I WYNIKÓW PRACY ARCHIWUM... 52 11. PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ I ZAKRES PRAC ARCHIWUM NARODOWEGO W NASTĘPNYM ROKU... 55 11.1. ZASÓB ARCHIWALNY... 55 11.2. TECHNICZNE ZABEZPIECZANIE ZASOBU... 55 11.3. NADZÓR NAD NARASTAJĄCYM ZASOBEM... 55 11.4. UDOSTĘPNIANIE I INFORMACJA ARCHIWALNA... 56 11.5. BADANIA NAUKOWE... 56 11.6. PRACE WYDAWNICZE... 57 11.7. INWESTYCJE I REMONTY... 57 12. ZAŁĄCZNIKI... 58 12.1. WYKAZ PUBLIKACJI ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE... 58 12.2. WYKAZ PRAC DOKUMENTACYJNYCH... 58 12.3. WYKAZ KOMPUTEROWYCH BAZ DANYCH... 58 12.4. STAN KOMPUTERYZACJI... 79 12.4.1. Liczba komputerów i rok ich zakupu oraz obecnie zainstalowany system operacyjny... 79 12.4.2. Rodzaje i liczba urządzeń peryferyjnych... 79 12.4.3.- 4. Fizyczna i logiczna charakterystyka sieci... 80 12.4.5. Serwery... 80 12.4.6. Dostęp Archiwum do Internetu... 81 12.5. SPRAWOZDANIE ZE WSPÓŁPRACY Z PODMIOTAMI, KTÓRYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE WCHODZĄ W SKŁAD EWIDENCJONOWANEGO NIEPAŃSTWOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO ZA 2016 R.... 82 strona 4

1. ZASÓB ARCHIWALNY 1.1. Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem Tabela nr 1 1 określenie czynnika liczba jednostek inwentarzowych liczba metrów liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB dokumentów elektronicznych 2 nabytki 54082 497,91 2 3 6,33 3 dokumentacji niearchiwalnej ubytki 4 materiałów archiwalnych 5 opracowanie zasobu (bez uwzględnienia zniszczonej dokumentacji niearchiwalnej) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0,42 0 0 0 6 inne (korekta ewidencji związana ze sporządzaniem ewidencji skarbowej) 3798-11,39 0 0 0 9 razem: 57890 486,94 2 3 6,33 Ze względu na brak powierzchni magazynowej (oprócz Oddziałów w Nowym Sączu i Tarnowie) przejmowanie dokumentacji z archiwów zakładowych zostało ograniczone do niezbędnego minimum. Jednak bardzo ważne jest przejmowanie dokumentacji sprywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych przejęto m.in. akta Telekomunikacji Polskiej S.A. Dyrekcji Okręgu w Krakowie, Biura Projektów Budownictwa Komunalnego w Krakowie, Biura Studiów i Projektów Energetycznych Energoprojekt, Krakowskiej Fabryki Aparatów Pomiarowych, Wytwórni Sprzętu Komunikacyjnego, Fabryki Wyrobów Blaszanych, Krakowskiej Wytwórni Protez, Browar Okocim w Brzesku, Zakłady Naprawcze Taboru Kolejowego w Nowym Sączu. Stan zasobu Archiwum podany w sprawozdaniu GUS za 2016 r. (liczba zespołów, metraż i ilość jednostek inwentarzowych) nie odzwierciedla jedynie wzrostu zasobu o nabytki. Równie istotne, podobnie jak w poprzednich latach, są zmiany spowodowane inwentaryzowaniem i ewidencjonowaniem zasobu, związane ze sporządzaniem ewidencji skarbowej. 1.2. Rozmiar depozytów Tabela nr 2. Rozmiar depozytów rozmiar depozytów ogółem zmiany w rozmiarze depozytów w ciągu roku jednostki inw. metry jednostki inw. metry 1 0 0 0 Tabela nr 3. Ważniejsze depozyty l.p. określenie depozytu rozmiar depozytu określenie okresu strona 5

j. inw. mb przechowywania 1 List Jana Potockiego do Franciszka Potockiego 1809 r. 1 0 Przekazany na podstawie decyzji Prokuratury Okręgowej w Krakowie, okres przechowywania nieokreślony - do ustalenia w trybie procesu cywilnego 1.3. Zasób opracowany ogółem Tabela nr 4. Rozmiar zasobu opracowanego zasób opracowany ogółem rodzaj materiału jednostki liczba dokumentów archiwalnego metry bieżące liczba plików rozmiar w GB inwentarzowe elektronicznych 1 materiały aktowe 4019,54 117535 0 0 0 2 dokumenty 0 3158 0 0 0 pergaminowe i papierowe 3 dokumentacja 0,14 7 0 0 0 techniczna 4 materiały 0 4996 0 0 0 kartograficzne 5 fotografie 0 17 0 0 0 6 filmy 0 0 0 0 0 7 nagrania dźwiękowe 0 23 0 0 0 8 pieczęcie 0 0 0 0 0 9 inne (materiały ikonograficzne) 0 904 0 0 0 10 razem: 4019,68 126640 0 0 0 Uwagi: Materiały w wierszach 2-9 należą zarówno do wyodrębnionych zbiorów, jak również stanowią jednostki archiwalne w innych zespołach. W ostatnich latach zmiana rozmiaru zasobu opracowanego w minimalnym stopniu wynika z ostatecznego opracowywania zespołów, ograniczonego ze względu na prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne związane ze sporządzaniem ewidencji skarbowej. Zasadnicze zmiany związane są z decyzjami Komisji Metodycznej z lat 2006-2011 (sporadycznie także późniejsze) uznającymi wiele zespołów z zasobu Archiwum za nieopracowane, mimo posiadania wcześniej karty A. Komisja Metodyczna uznała, że brak wstępu do zatwierdzonego przed wielu laty inwentarza oraz fakt, iż inwentarz nie odpowiada zawartości akt, wykluczają uznawanie zespołu za ostatecznie uporządkowany. 1.4. Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym Tabela nr 5. Bieżące opracowanie całkowite oraz bieżąca inwentaryzacja rodzaj materiału opracowano całkowicie zinwentaryzowano 1 archiwalnego metry jednostki inw. metry jednostki inw. 2 materiały aktowe 9,97 303 244,37 58933 3 dokumenty pergaminowe i papierowe 0 0 0 1 strona 6

4 5 dokumentacja techniczna materiały kartograficzne 0 0 2,2 191 0 2 0 221 6 fotografie 0 0 0 5810 7 filmy 0 0 0 2 8 nagrania dźwiękowe 0 0 0 0 9 pieczęcie 0 0 0 405 10 inne 0 0 0 34 11 razem: 9,97 303 246,57 65597 W związku z pracami związanymi z weryfikacją ewidencji w ramach przygotowywania ewidencji skarbowej zasobu całkowite opracowanie prowadzone jest w oddziałach, które te prace zakończyły. W ramach przygotowywania ewidencji skarbowej zasobu prowadzone są intensywne prace inwentaryzacyjne i ewidencyjne, które zmieniają bardzo korzystnie stan zewidencjonowania zasobu. Znaczną część ewidencji stanowią pomoce archiwalne sporządzone według nieaktualnych już przepisów metodycznych, ich nieprecyzyjność wymusza niejednokrotnie ponowne opracowanie pomocy ewidencyjnych, konieczność konfrontowania spisów z archiwaliami lub wręcz ponowną inwentaryzację niektórych zespołów. Powoduje to często wydzielanie nowych zespołów z już istniejących, zwiększanie lub zmniejszanie ilości jednostek poprzez rozdzielanie (akta sądowe dzielone na sprawy) lub łączenie jednostek aktowych oraz weryfikację metrażu. W celu ułatwienia dalszego opracowywania oraz udostępniania, pomoce są systematycznie wprowadzane do systemu ZOSIA. 1.5. Zasób w toku opracowania Tabela nr 6. lp. nazwa zespołu rok początkowy oraz przewidywany rok końcowy opracowania CENTRALA 1 29/684 Teki Antoniego Schneidra [1368] 1773-1877 2005 nie ustalony 2 29/1572 Spuścizna Franciszka Dudy 1909-1944 2014 2017 3 29/682 Zbiór Wincentego Łepkowskiego [1886] 1914-1934 2014 2017 4 29/1305 Prokuratura Sądu Okręgowego w Krakowie [1920] 1945-1950 [1967] ODDZIAŁ W BOCHNI 2014 2017 5 30/6 Starostwo Powiatowe w Brzesku 1945-1950 2014 2017 W związku z pracami związanymi z przygotowywaniem zasobu do przeprowadzki do nowej siedziby oraz retrokonwersją pomocy archiwalnych zrezygnowano z kontynuacji opracowania dwóch zespołów: 29/1548 Teki Maksymiliana i Stanisława Cerchów 1848-1904 oraz 29/1425 Spuścizna Adama Kamińskiego [1888] 1912-1979, które posiadają ewidencję (inwentarz kartkowy) umożliwiającą odszukanie poszukiwanych informacji. strona 7

2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU 2.1. Konserwacja właściwa Tabela nr 7. Prace konserwatorskie lp. rodzaj prac konserwatorskich: rodzaj obiektów: liczba kart konserwatorskich: obiekty w sztukach/ metrach: 1. restauracja pojedyncze karty 610 k.k. (rękopisy i druki na papierze) 3. restauracja materiały fotograficzne (odbitki fotograficzne) 15 k.k. 4. restauracja księga rękopiśmienna, drukowana (oprawy skórzane) 9 szt. 5. konserwacja zachowawcza pojedyncze karty 3615 k.k. (rękopisy i druki na papierze) 6. konserwacja zachowawcza dokumenty pergaminowe 66 k.k. (rękopisy i druki na pergaminie) 7. konserwacja zachowawcza pojedyncze karty, bifolium (gazety i czasopisma) 5344 k.k. 8. konserwacja zachowawcza materiały fotograficzne - 4 szt. (mikrofilmy użytkowe) 9. konserwacja zachowawcza materiały sfragistyczne (pieczęcie luźne, tłoki pieczętne) 172 szt. razem: 9560 k.k. 185 szt. 2.2. Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym 7142,17 zł 2.3. Profilaktyka konserwatorska Tabela nr 8. Przedsięwzięcia profilaktyczne l.p. rodzaj przedsięwzięć: ilość akt w mb i j.a. 1. odkurzanie akt 456,28 mb/ 34406 j.a. 2. umieszczanie akt w pudłach lub teczkach 613,14 mb/49640 j.a. 3. przemieszczanie akt w magazynach 3341,19 mb 4. oczyszczanie półek w magazynach, odkurzanie 3181,3 mb opakowań ochronnych 5. techniczne przygotowanie akt do przewozu 462,18 mb/840 j.a. 6. paginowanie akt 5351 j.a./ 1127804 s. 7. znakowanie akt 13726 j.a./ 314487 s. 8. usuwanie elementów metalowych z akt 7197 j.a. 9. przygotowanie metryczek akt do digitalizacji 2976 j.a. 10. sygnowanie i przesygnowanie akt 4454 szt. strona 8

2.4. Prace introligatorskie Tabela nr 9. Prace introligatorskie l.p. rodzaj prac: ilość w sztukach: 1. oprawy książkowe 3 2. pudła archiwalne 103 3. teczki tekturowe 25 4. koszulki ochronne na wymiar obiektów 186 5. wykonanie podkładek do prezentacji materiałów archiwalnych na pokazach oraz na wystawach czasowych 51 6. demontaż obiektów na potrzeby udostępniania 17 2.5. Inne prace konserwatorskie 1) We wszystkich oddziałach aktowych wykonywano zadania związane z profilaktyką konserwatorską, tj. realizowano projekt systematycznego oczyszczania akt oraz magazynów archiwalnych. Wykonano prace związane z oczyszczaniem mechanicznym akt, usuwaniem metalowych elementów, prostowaniem zagięć, wymianą obwolut, przepakowaniem akt do nowych opakowań ochronnych oraz oczyszczaniem półek regałów. Ww. zabiegi wykonywano również przed udostępnianiem akt w pracowniach naukowych oraz w trakcie ewidencjonowania zasobu. 2) W ramach monitorowania warunków przechowywania zasobu archiwalnego we wszystkich magazynach archiwalnych kontrolowano i rejestrowano parametry temperatury i wilgotności względnej powietrza. 3) Nadzorem konserwatorskim objęto materiały wytypowane do procesu digitalizacji. Wybrane akta poddano konserwacji zachowawczej, nadzorowano techniczne przygotowanie akt do przewozu, transport oraz stan zachowania akt po procesie digitalizacji. 4) Sprawowano kompleksowy nadzór konserwatorski nad materiałami archiwalnymi wytypowanymi do wypożyczenia na wystawy czasowe. W ramach nadzoru przygotowano raporty stanu zachowania obiektów, wykonano konserwację oraz montaż akt na potrzeby ekspozycji, monitorowano warunki ekspozycji, nadzorowano transport akt oraz uczestniczono w odbiorze obiektów po zakończonej wystawie. 5) W ramach realizacji projektu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczącego współpracy pomiędzy archiwami posiadającymi pracownie konserwacji właściwej z pozostałymi archiwami, współpracowano z Archiwum Państwowym w Rzeszowie oraz z Narodowym Archiwum Cyfrowym. W ramach współpracy prowadzono konsultacje telefoniczne i mailowe, przeprowadzono ekspertyzy i sporządzono pisemne opinie, przygotowano i przeprowadzono szkolenia i prezentacje, uczestniczono w oględzinach materiałów archiwalnych. 6) Współpracowano z Katedrą Mikrobiologii Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie w zakresie badań mykologicznych materiałów archiwalnych oraz przygotowania założeń audytu mikrobiologicznego zasobu archiwalnego. 7) Koordynowano prace związane z przygotowaniem, przekazaniem oraz odbiorem materiałów archiwalnych do procesu dezynfekcji realizowanego w ramach usługi zewnętrznej. 8) Kontynuowano projekt badań technologicznych aktu lokacyjnego miasta Krakowa. Zorganizowano i uczestniczono w oględzinach dokumentu nt. stanu zachowania obiektu oraz analizy otrzymanych raportów badań. Współpracowano z ekspertami z Zakładu Konserwacji strona 9

Papieru Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz z Wydziałem Konserwacji i Restauracji Dzieł Sztuki Akademii Sztuk Pięknych w Warszawie. 9) Rozpoczęto projekt badań technologicznych figielków fotograficznych nietypowych fotografii z zasobu Archiwum. 10) Przeprowadzono ekspertyzy i sporządzono opinie na temat stanu zachowania oraz warunków przechowywania materiałów archiwalnych w jednostkach znajdujących się pod nadzorem Archiwum. 11) Udzielano konsultacji przedstawicielom jednostek znajdujących się pod nadzorem Archiwum w zakresie oceny stanu zachowania materiałów archiwalnych, wyboru procesów konserwatorskich, poprawy warunków przechowywania zasobu, postępowania w sytuacji kryzysowej oraz specyfikacji wymaganych opakowań ochronnych. 12) Współpracowano z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów w Archiwum Głównym Akt Dawnych w zakresie redagowania i korekty teksów dotyczących konserwacji i przechowywania materiałów archiwalnych. 13) Przygotowano oraz przedstawiono prezentacje dotyczące zabezpieczania i profilaktyki konserwatorskiej, technicznego przygotowania akt przed przekazaniem do Archiwum, oraz ratowaniem i przygotowaniem zasobu na wypadek katastrofy. 2.6. Kopie zabezpieczające zasobu AN w Krakowie Tabela nr 10 rodzaj kopii: wykonawca: ilość skanów + ilość j.a. oraz ilość GB kopie cyfrowe pracownia digitalizacji ANK 185581 skanów / 1953 j.a / 6883,67 GB w tym: obrazy nieruchome: 2836 skanów, 712 j.a., 885,71 GB obrazy tekstowe: 182745 skanów, 1241 j.a., 5997,96 GB kopie cyfrowe usługa zewnętrzna 0 skanów / 0 j.a. / 0 GB razem: 185581 skanów / 1953 j.a. / 6883,67 GB 2.7. Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających 0 PLN 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY Ewidencja jednostek nadzorowanych W ewidencji jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne z terenu właściwości miejscowej Archiwum Narodowego w Krakowie figuruje według stanu na dzień 31.12.2016 roku 656 jednostek organizacyjnych, w tym 331 państwowych i 325 samorządowych jednostek organizacyjnych. strona 10

Jednostki nadzorowane przez poszczególne oddziały Archiwum Narodowego w Krakowie Oddział w Tarnowie; 107; 16% Ekspozytura w Nowym Targu; 95; 14% Oddział VI Nadzoru; 292; 45% Oddział w Nowym Sączu; 112; 17% Oddział w Bochni; 50; 8% Jednostki organizacyjne ustalone w 2016 r. jako wytwarzające materiały archiwalne: 1) Kraków Nowa Huta Przyszłości S.A. (29/13381); 2) Ośrodek Kultury - Biblioteka Polskiej Piosenki w Krakowie (29/14722); 3) Prokuratura Regionalna w Krakowie (29/14862); 4) Balet Dworski Cracovia Danza (29/15696); 5) Krakowski Teatr VARIETE (29/15697); 6) Zakopiańskie Centrum Kultury w Zakopanem (32/16467); 7) Miejski Ośrodek Kultury w Nowym Sączu (31/17301); 8) Sądeckie Wodociągi Sp. z o.o. (31/17302); 9) Zarząd Zieleni Miejskiej w Krakowie (29/17303); 10) Muzeum PRL-u w Krakowie (29/17304). Jednostki wykreślone w 2016 r. z ewidencji nadzorowanych jednostek: 1) Prokuratura Apelacyjna w Krakowie 29/3941 (zniesienie); 2) Biuro Promocji Zakopanego 32/4647 (utrata samodzielności); 3) Miejska Galeria Sztuki w Zakopanem 32/4648 (utrata samodzielności); 4) Zakład Doświadczalny Hodowli i Aklimatyzacji Roślin - Grodkowice Instytutu Hodowli i Aklimatyzacji Roślin Państwowy Instytut Badawczy w Radzikowie 29/4003 (utrata samodzielności); 5) Związek Komunalny Gmin ds. Komunikacji Miejskiej Rejonu Bocheńskiego 30/4400 (likwidacja). Pod bezpośrednim nadzorem Centrali znajdują się 292 jednostki organizacyjne. W stosunku do pozostałych jednostek nadzór archiwalny sprawowany był zasadniczo przez oddziały zamiejscowe/ekspozyturę, a tylko w niektórych rodzajach spraw bezpośrednio przez Oddział VI (zatwierdzanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, prowadzenie spraw związanych z likwidacją jednostek, użyczaniem materiałów archiwalnych). strona 11

W 2016 roku przeprowadzono 10 ekspertyz archiwalnych w związku z ustalaniem nowych jednostek organizacyjnych, jako wytwarzające materiały archiwalne. Inne działania zrealizowane w zakresie ustalania jednostek wytwarzających materiały archiwalne: ekspertyza archiwalna w Okręgowej Stacji Rolniczo-Chemicznej w Krakowie w dn. 11.10.2016 i przygotowanie pisma w tej sprawie do NDAP (NVI.410.11.2016), pismo z informacjami dla NDAP dot. Narodowego Instytutu Dziedzictwa (NVI.410.14.2016). Według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r. na terenie właściwości Archiwum archiwa wielozakładowe działają w 6 jednostkach organizacyjnych: 1) Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym S.A. w Krakowie (dla MPK S.A. i Krakowskiego Holdingu Komunalnego S.A.); 2) Urzędzie Gminy Jabłonka (dla Urzędu oraz podległych mu jednostek samorządowych); 3) Sądzie Okręgowym w Krakowie (dla Sądu Okręgowego i sądów rejonowych z siedzibą w Krakowie); 4) Prokuraturze Okręgowej w Krakowie (dla Prokuratury Okręgowej i Prokuratur Rejonowych: Kraków Śródmieście-Wschód i Kraków Śródmieście-Zachód); 5) Sądzie Okręgowym w Nowym Sączu (dla Sądu Okręgowego w Nowym Sączu i Sądu Rejonowego w Nowym Sączu); 6) Sądzie Okręgowym w Tarnowie (dla Sądu Okręgowego w Tarnowie i Sądu Rejonowego w Tarnowie). 3.1. Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych Tabela nr 11. Rozmiar nieprzejętych materiałów archiwalnych rodzaj wytwórcy materiałów archiwalnych państwowe samorządowe rozmiar materiałów archiwalnych j. inw. mb. brak danych brak danych 7112,17 rozmiar łączny: - 9461,76 1) Uwagi: 1) Ilość materiałów archiwalnych do przejęcia: przyczyny nieprzejęcia 3.1.1 nieuporządkowanie materiałów archiwalnych 2) 3.1.2. zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich 3) 3.1.3 przetrzymywanie materiałów archiwalnych 4) 3.1.4. brak miejsca w magazynach archiwum państwowego 5) 3.1.5 inne przyczyny 6) 2349,59 por. uwagi zawarte powyżej Podana ilość materiałów archiwalnych do przejęcia ma częściowo nadal charakter szacunkowy, na co ma wpływ przede wszystkim niezadowalający stan uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji w jednostkach przechowujących państwowy zasób archiwalny, w tym głównie w podmiotach prywatnych (część dokumentacji kwalifikowana jest do niewłaściwych kategorii archiwalnych lub w ogóle nie posiada oznaczeń kategorii archiwalnej, przez co traktowana jest jako dokumentacja nierozpoznana pod kątem kwalifikacji archiwalnej). strona 12

Niemal połowę ww. ilości materiałów archiwalnych podlegających przejęciu stanowią materiały przechowywane w 3 jednostkach: Arcelor Mittal Poland S.A. Oddział w Krakowie (b. Huta im. T. Sendzimira) 2053,85 mb, Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 1409,83 mb, Urząd Miasta Krakowa 1061,95 mb. Celem zmniejszenia nawisu archiwalnego Archiwum podejmuje wiele działań, które mają na celu wyegzekwowanie przekazania materiałów archiwalnych do ANK (kontrole archiwalne, zalecenia pokontrolne i monitorowanie ich wykonania, konsultacje). Znaczna część nawisu dotyczy jednostek sprywatyzowanych, w odniesieniu do których brak w przepisach narzędzi do egzekwowania rozliczenia się z państwowego zasobu archiwalnego. Na podstawie przeprowadzonej w 2015 r. analizy nawisu archiwalnego kontrolowane są stopniowo jednostki, które nie rozliczyły się z materiałów archiwalnych. W 2016 r. przeprowadzono aż 35 kontroli w podmiotach prywatnych przechowujących państwowy zasób archiwalny (np. Zakłady Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie, Zakłady Metalurgiczne S.A. w Skawinie, Orange Polska S.A., Bank BPH S.A., Cementownia Kraków Nowa Huta Sp. z o.o., Uzdrowisko Kraków-Swoszowice Sp. z o.o., Centralny Ośrodek Chłodnictwa COCH, BIPROCEMWAP S.A., Armatura Kraków S.A., Wydawnictwo Literackie Sp. z o.o., Drukarnia Wydawnicza im. W. L. Anczyca S.A., Lajkonik Snacks Sp. z o.o. i Bahlsen Polska Sp. z o.o. s.k, Firma Oponiarska Dębica S.A., Bolarus S.A., SGL Carbon S.A., ATB Tamel S.A., NEWAG S.A.). 2) Nieuporządkowanie materiałów archiwalnych: Jedną z przyczyn nieprzejmowania materiałów archiwalnych przez Archiwum jest ich nieuporządkowanie i nieprawidłowe zewidencjonowanie oraz duże zaległości jednostek organizacyjnych w tym zakresie. W zdecydowanej większości jest to skutkiem przejmowania na stan archiwów zakładowych dokumentacji nieprawidłowo uporządkowanej z błędnie sporządzoną ewidencją lub gromadzenia w archiwum akt nieuporządkowanych i pozbawionych ewidencji. W związku z tym jednostki organizacyjne zmuszone są prowadzić (lub zlecać podmiotom zewnętrznym) kompleksowe prace porządkowo-ewidencyjne, które często są długotrwałe i wymagają nakładu dodatkowych środków finansowych. Wykonywane w archiwach zakładowych jednostek organizacyjnych prace (najczęściej będące wynikiem realizacji zaleceń pokontrolnych) obciążają także pracowników Archiwum Narodowego w Krakowie licznymi konsultacjami, analizami przedkładanej ewidencji i ekspertyzami archiwalnymi. Częstym zjawiskiem są także problemy metodyczne wynikające ze specyfiki porządkowanego zasobu, które wymagają rozstrzygania przez pracowników Archiwum. Problem z przejęciem materiałów archiwalnych ze względu na ich nieuporządkowanie występuje także w prywatnych podmiotach przechowujących dokumentację odziedziczoną. W trakcie kontroli przeprowadzonych w 2016 r. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych i zaległości w tym zakresie stwierdzono m.in. w Cementowni Kraków Nowa Huta Sp. z o.o., Uzdrowisku Kraków-Swoszowice Sp. z o.o., Centralnym Ośrodku Chłodnictwa COCH, Armaturze Kraków S.A., BIPROCEMWAP S.A., Szpitalu Uniwersyteckim w Krakowie, Sweco Engineering Sp. z o.o., ATB Tamel S.A. w Tarnowie, Stalprodukt S.A. w Bochni, Urzędzie Gminy w Czarnym Dunajcu, Urzędzie Miasta Nowy Targ, Gorczańskim Parku Narodowym w Porębie Wielkiej, Urzędzie Miasta w Rabce-Zdroju. W 2016 r. przeprowadzono 51 ekspertyz archiwalnych dotyczących przejmowania materiałów archiwalnych, w trakcie których sprawdzano stan uporządkowania i technicznego zabezpieczenia materiałów przygotowanych do przekazania do Archiwum oraz wydawano zalecenia odnośnie poprawy stwierdzonych nieprawidłowości. 3) Zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich: Na zaległości w przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum ma także wpływ przestrzeganie zaleceń konserwatorskich dotyczących przede wszystkim usuwania elementów metalowych, umieszczania dokumentacji w teczkach i pudłach bezkwasowych. Zdarza się, że przed przekazaniem materiałów konieczne jest przeprowadzanie zabiegów konserwatorskich akt. Czynności te wiążą się z dodatkowymi kosztami. Dotyczy to głównie akt stanu cywilnego oraz urządzeń ewidencyjnych z sądów i prokuratur, a także wykazów hipotecznych. W trakcie kontroli przeprowadzonych w 2016 r. zły stan fizyczny dokumentacji, wymagający przeprowadzenia prac konserwatorskich stwierdzono m.in. w Zakładach Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie, Wydawnictwie Literackim Sp. z o.o., Szpitalu Uniwersyteckim w Krakowie, Sądzie Okręgowym w Krakowie, Sądach Rejonowych z Krakowa i Myślenic. W 2016 r. wydano 7 opinii konserwatorskich dot. stanu zachowania oraz warunków przechowywania materiałów archiwalnych. 4) Przetrzymywanie materiałów archiwalnych: Część jednostek organizacyjnych odmawia przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum. Są to przede wszystkim podmioty prywatne, które odziedziczyły materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, jak również jednostki, które zamierzają starać się o powierzenie przechowywania materiałów archiwalnych (głównie teatry i muzea). Jednostki sprywatyzowane przechowujące państwowy zasób archiwalny, często uznają tę dokumentację za własną. W dalszym ciągu Zakłady Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie nie przekazały materiałów archiwalnych i w 2016 r. przeprowadzono w nich kontrolę oraz wystosowano wystąpienie pokontrolne. strona 13

W trakcie kontroli przeprowadzonych w 2016 r. przetrzymywanie materiałów archiwalnych stwierdzono m.in. w następujących jednostkach: Zakładach Budowy Maszyn i Aparatury im. L. Zieleniewskiego S.A. w Krakowie, Wydawnictwie Literackie Sp. z o.o., Cementowni Kraków Nowa Huta Sp. z o.o., Uzdrowisku Kraków-Swoszowice Sp. z o.o., Centralnym Ośrodku Chłodnictwa COCH, Armatura Kraków S.A., BIPROCEMWAP S.A., Banku BPH S.A., Bahlsen Polska Sp. z o.o. s.k., Sweco Engineering Sp. z o.o., Agencji Rozwoju Gospodarczego Kraków Wschód Sp. z o.o., BIPROWUMET Sp. z o.o., Opakomet S.A., Firmie Oponiarskiej Dębica S.A., Zespole Szkół Hotelarsko-Turystycznych w Zakopanem, Nadleśnictwie Nowy Targ. Ponadto większość starostw powiatowych (miast na prawach powiatu) nadal nie przekazuje do Archiwum nieaktualnego zasobu geodezyjno-kartograficznego, w tym map katastralnych. Nie pozwala to na scalenie Katastru Galicyjskiego. 5) Brak miejsca w magazynach archiwalnych: Pomimo wyżej opisanych działań mających na celu zmniejszenie nawisu archiwalnego obecnie brak miejsca w magazynach Archiwum jest głównym powodem nieprzejmowania akt z terenu Centrali. Zasadniczo wstrzymano przejmowanie materiałów archiwalnych do Centrali w związku z brakiem miejsca w magazynach Archiwum. Przejmowanie następuje jedynie w przypadkach akt stanu cywilnego lub w sytuacjach wyjątkowych np. likwidacji lub prywatyzacji jednostki. W bardzo niewielkim zakresie przejmowane były w 2016 r. odziedziczone materiały archiwalne z nadzorowanych jednostek. Pomimo braku miejsca w magazynach Centrali sprawy z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych do Centrali załatwiane są na bieżąco (analizy spisów, przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych, prowadzenie korespondencji w zakresie poprawy wniosków, udzielanie konsultacji i instruktaży). W przypadku prawidłowo uporządkowanych i zewidencjonowanych materiałów archiwalnych do podmiotów kierowane są pisma, iż Archiwum nie wnosi uwag do przedłożonych spisów materiałów archiwalnych. Archiwum wyjaśnia równocześnie, że w związku z budową nowej siedziby Archiwum, przejęcie ujętych w zaakceptowanym spisie materiałów archiwalnych nastąpi w terminie, o którym dana jednostka organizacyjna zostanie bezzwłocznie poinformowana. Podmioty wnioskujące o przejęcie materiałów archiwalnych poinformowano o budowie nowej siedziby i czasowym wstrzymaniu przejęć. Na bieżąco materiały archiwalne są przejmowane przez Oddziały zamiejscowe. 6) Inne przyczyny nieprzejmowania materiałów archiwalnych: Trudności z wyegzekwowaniem przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum wynikają także z niedostatecznej obsady etatowej archiwów zakładowych i braku czasu archiwistów na przygotowanie akt do przekazania, przy czasochłonnej obsłudze bieżącej archiwum związanej np. z częstym udostępnianiem akt (dotyczy to np. Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, Szpitala Uniwersyteckiego w Krakowie, Urzędu Miasta Krakowa). Nadal jednak największym problemem Archiwum w przejmowaniu materiałów archiwalnych z prywatnych podmiotów jest brak skutecznych podstaw prawnych oraz faktycznych możliwości wyegzekwowania uporządkowania i przekazania materiałów archiwalnych albo brak woli przekazania dokumentacji przez podmiot. Podmioty prywatne jako główną przyczynę nieprzekazywania materiałów archiwalnych podają brak środków finansowych na prace związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum. Zdarza się także, że w toku postępowania prywatyzacyjnego lub likwidacyjnego materiały archiwalne podmiotów państwowych trafiają do firm przechowalniczych wraz z dokumentacją osobowo-płacową np. dokumentacja Spółki Montin S.A. i Budostal-1 S.A. znajduje się w firmie Iron Mountain Polska Sp. z o.o. Ponadto część jednostek posiada zgody na dłuższe przechowywanie materiałów archiwalnych na podstawie wcześniejszych przepisów (głównie dotyczy to aktów własności ziemi z urzędów gmin i starostw powiatowych), a 5 podmiotów przechowuje materiały archiwalne na podstawie umów użyczenia. 3.2. Skuteczność nadzoru archiwalnego W 2016 roku przeprowadzono 137 kontroli archiwalnych. Ponadto monitorowana była realizacja zaleceń pokontrolnych wydanych w latach 2012-2015. W tym zakresie przygotowano kilkaset pism (w tym analizy realizacji zaleceń i przedkładanej ewidencji zasobu archiwalnego oraz pisma dot. wykonania zaleceń, akceptacji harmonogramów wykonania zaleceń oraz monity i przedłużenia terminu ich realizacji). strona 14

3.2.1. Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne w zdecydowanej większości podejmują działania mające na celu realizację zaleceń pokontrolnych i informują o planowanym sposobie realizacji zaleceń. Część jednostek nie przesyła natomiast informacji o ich wykonaniu w przewidzianym terminie i wówczas przygotowywane są pisma monitujące. W przypadku jednostek, które od dłuższego czasu nie wykonują kolejnych zaleceń pokontrolnych przygotowywane są pisma do jednostki nadrzędnej zgodnie z zapisami znowelizowanej ustawy archiwalnej. W okresie sprawozdawczym przygotowano takie pisma (do Wojewody Małopolskiego i do Rady Nadzorczej Spółki Madro Kraków Sp. z o.o.). Część jednostek realizuje zalecenia w niewielkim stopniu lub rozkłada realizację zaleceń na kilka lat z uwagi na dużą ilość zasobu archiwalnego (np. archiwum międzyzakładowe sądów). Wynika to głównie z niewystarczającej obsady kadrowej archiwów zakładowym w stosunku do ilości dokumentacji oraz zaległości w jej porządkowaniu i przekazywaniu do Archiwum Narodowego w Krakowie (np. Urząd Miasta Krakowa, Małopolski Urząd Wojewódzki, sądy, Szpital Uniwersytecki w Krakowie). W trakcie kontroli stwierdza się, że coraz więcej jednostek zleca przeprowadzenie prac porządkowo-ewidencyjnych zasobu archiwalnego firmom zewnętrznym. Utrudnieniem w realizacji zaleceń jest także wstrzymanie przejmowania materiałów archiwalnych przez Centralę Archiwum. W odniesieniu do lokali archiwów zakładowych należy zaznaczyć, że następuje zasadniczo poprawa w sposobie zabezpieczenia i wyposażenia magazynów, a jednostki zwracają się Archiwum o doradztwo w zakresie przeznaczenia odpowiednich pomieszczeń na potrzeby archiwów. W części jednostek dużym problemem jest niewystarczająca powierzchnia magazynowana do przechowywania dokumentacji. W związku z problemami z realizacją zaleceń pokontrolnych przez jednostki organizacyjne Polskiej Akademii Nauk i trudnościami w egzekwowaniu ich wykonania, zorganizowano w dn. 14 czerwca 2016 r. spotkanie szkoleniowe dla przedstawicieli tych jednostek. W trakcie spotkania przedstawiono zasady prawidłowego zarządzania dokumentacją tj. stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, porządkowania i ewidencjonowania zasobu archiwalnego, brakowania dokumentacji oraz wymogi odnośnie lokalu archiwum zakładowego. W odniesieniu do podmiotów prywatnych stwierdzić należy, że zmiany w ustawie archiwalnej wprowadzone w 2015 r. dały podstawę prawną do przeprowadzania kontroli w jednostkach prywatnych przechowujących dokumentację jednostek państwowych. Archiwum przeprowadza kolejne kontrole w podmiotach prywatnych przechowujących państwowy zasób archiwalny lub dokumentację kat. BE - dokumentację techniczną, akta osobowe (zarówno u następców prawnych jak i u przechowawców tej dokumentacji). W wyniku kontroli Archiwum wydaje zalecenia mające na celu przejęcie kompletu materiałów archiwalnych. Jednakże nadal nie ma podstaw prawnych do skutecznego egzekwowania wykonania tych zaleceń. W związku z tym część prywatnych podmiotów nie realizuje zaleceń pokontrolnych wydawanych przez Archiwum. W odniesieniu do firm produkcyjnych posiadających dokumentację techniczną po przedsiębiorstwach strona 15

państwowych ważnym czynnikiem jest także dalsze korzystanie z tej dokumentacji i traktowanie jej jako własności prywatnych podmiotów. Wszystkie informacje dot. realizacji zaleceń przesyłane przez kontrolowane podmioty są w Archiwum analizowane oraz przygotowywane są pisma dotyczące sposobu wykonania zaleceń, w tym uwagi odnoszące się do ich realizacji oraz do przedkładanej ewidencji zasobu archiwalnego. Ponadto od czasu wydania w 2014 r. przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wskazówek dotyczących zasad kwalifikacji akt osobowych Archiwum przeprowadza stopniowo kwalifikację akt osobowych pracowników, których spisy przekazywane były przez jednostki w wyniku realizacji zaleceń pokontrolnych. Przygotowywane są liczne analizy spisów akt osobowych, pochodzących głównie ze zlikwidowanych lub sprywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych oraz przygotowywana jest wstępna kwalifikacja wybranych akt osobowych do kategorii A, którą następnie opiniuje Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji. W wyniku tych czynności kwalifikacji poddano w 2016 r. kilkanaście tysięcy akt osobowych (por. także informacje o wykonanej kwalifikacji akt zawarte w pkt 3.6 sprawozdania). 3.2.2. Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Nie wszystkie nadzorowane jednostki posiadają przepisy kancelaryjno-archiwalne. Dotyczy to głównie jednostek objętych nadzorem w 2015 i 2016 r., choć są to często jednostki, które działają już kilka lat. Przepisów nie posiadają np.: Muzeum Sztuki i Techniki Japońskiej Manggha (w trakcie uzgadniania), Ośrodek Kultury - Biblioteka Polskiej Piosenki, Balet Dworski Cracovia Danza, Instytut Ekspertyz Sądowych w Krakowie (nadal trwa opracowywanie ostatecznej wersji przepisów), Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A. (w trakcie uzgadniania), kilka jednostek organizacyjnych Polskiej Akademii Nauk. Nadzorowane jednostki posiadające przepisy stosują je w sposób zadowalający. Teczki rzeczowe zakładane są w większości według wykazu akt, prowadzone są spisy spraw, na pisma nanoszone są znaki spraw. W trakcie kontroli w zakresie stosowania przepisów stwierdzane są głównie nieprawidłowości w zakresie prawidłowej klasyfikacji dokumentacji oraz oznaczania wszystkich pism w sprawie prawidłowymi znakami spraw. Błędy w klasyfikacji wynikają w części jednostek z braku bieżącego dostosowywania wykazów akt do zmieniających się zadań. Zdarzają się jednak jeszcze podmioty, które mimo wprowadzenia przepisów kancelaryjno-archiwalnych nie stosują ich w pracy kancelaryjnej. Zdecydowana większość państwowych i samorządowych jednostek z terenu właściwości Archiwum posiada już komplet uzgodnionych przepisów kancelaryjno-archiwalnych. W związku z tym utrzymuje się mniejsza liczba wniosków wpływających do Archiwum w tym zakresie (w stosunku do lat 2011-2012). Wzrasta natomiast liczba wniosków o uzgodnienie zmian w przepisach (głównie w wykazach akt) w stosunku do liczby przedkładanych projektów nowych normatywów. Część jednostek przesyła do uzgodnienia znowelizowane normatywy kancelaryjno-archiwalne (wg wzorów udostępnionych przez NDAP). Jednostki posiadające jedynie jednolite rzeczowe wykazy akt, zatwierdzają obecnie instrukcje kancelaryjne i archiwalne. W związku ze zmianami w kompetencjach podmioty występują o dokonanie zmian w wykazach akt są to nadal strona 16

głównie ośrodki pomocy społecznej, które wprowadzały w 2016 r. klasy dotyczące świadczenia wychowawczego w ramach programu 500+ lub nowelizowały całe wykazy akt (z uwagi na liczne zmiany ich przepisów). Ponadto w związku ze zmianą ustawy archiwalnej po 1.11.2015 r. jednostki stosujące przepisy wprowadzone Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. wprowadzały w uzgodnieniu z Archiwum uzupełnienia do wykazów akt (gminy, powiaty, Wojewoda Małopolski w zakresie wykazu dla zespolonej administracji rządowej w województwie). Coraz więcej jednostek wprowadza lub planuje wprowadzić systemy EZD. Jednostką, która jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych wybrała EZD jest przede wszystkim Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie. Stopniowo wprowadzany jest system EZD w innych jednostkach administracji zespolonej w województwie dotychczas wdrożony został w: Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Krakowie, Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Krakowie, Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Krakowie oraz Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie. Ponadto systemy EZD stosuje Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie oraz Starostwo Powiatowe w Proszowicach i KRUS. Do wdrożenia systemu EZD przygotowuje się także Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury, Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II w Krakowie. W jednostkach organizacyjnych stosowane są także różnorakie systemy informatyczne (dedykowane, dziedzinowe) do załatwiania określonych rodzajów spraw. W trakcie kontroli w sądach stwierdzono, że wykorzystują one system SAWA (w którym prowadzone są urządzenia ewidencyjne i który wspomaga prowadzenie akt spraw sądowych gromadzonych nadal tradycyjnie), a także system RECOURT do nagrywania elektronicznych protokołów rozpraw. W urzędach stanu cywilnego prowadzony jest rejestr stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym Źródło. W szpitalach stosowane są systemy informatyczne do prowadzenia dokumentacji medycznej, obecnie jednak dokumentacja medyczna (zbiorcza i indywidualna) jest z nich w większości drukowana i gromadzona tradycyjnie (np. system InfoMedica w Szpitalu Uniwersyteckim w Krakowie). W trakcie kontroli dostrzeżono problemy związane z brakiem uregulowań odnośnie sposobu archiwizacji (przekazywania na stan archiwów zakładowych) dokumentacji elektronicznej gromadzonej w systemach dedykowanych (np. repertoriów w sądach, dokumentacji medycznej w Uniwersyteckiej Klinice Stomatologicznej w Krakowie). 3.2.3. Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej Nastąpił znaczny wzrost liczby wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej. W 2016 r. zarejestrowano rekordową liczbę 2290 spraw z tego zakresu. Systematycznie wpływają wnioski z sądów, a także z Izby Skarbowej w Krakowie (100 wniosków dotyczących brakowania głównie dokumentacji urzędów skarbowych). W okresie sprawozdawczym wpłynęło ponad 100 wniosków z Kuratorium Oświaty w Krakowie dot. głównie brakowania akt zlikwidowanych szkół oraz 270 wniosków z Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie dot. brakowania akt obsługiwanych szkół i placówek oświatowych. Systematycznie z Poczty Polskiej S.A. wpływa bardzo duża liczba strona 17

spraw dot. wydania opinii do wniosków, dla których właściwe do wydania zgody jest Archiwum Akt Nowych (ok. 250 wniosków w okresie sprawozdawczym). Coraz więcej samorządowych jednostek organizacyjnych (m.in. szkół, przedszkoli, żłobków, zespołów obsługi szkół, centrów kultury, bibliotek, poradni psychologicznopedagogicznych, ośrodków pomocy społecznej) zwraca się z wnioskami o wydanie zgody na brakowanie. Wnioski te są w części efektem prac porządkowych zlecanych przez te jednostki firmom zewnętrznym. Część tych jednostek po raz pierwszy przeprowadza brakowanie dokumentacji i z tego względu wnioski i spisy są nieprawidłowo sporządzone zarówno pod względem formalnym jak i merytorycznym. Zdarzają się jeszcze jednostki samorządu terytorialnego, które nie dokonują przy brakowaniu weryfikacji kwalifikacji archiwalnej dokumentacji. W związku z nieprawidłowo sporządzonymi wnioskami przygotowywane są pisma z uwagami oraz zaleceniami odnośnie sposobu ich poprawy, przeprowadzane są konsultacje, analizowane są kolejne wersje spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania lub przeprowadzane są ekspertyzy. Wielokrotnie od jednostek żądano aneksów do spisów celem doprecyzowania opisu zawartości teczek z dokumentacją przeznaczoną do zniszczenia oraz przeprowadzano ekspertyzy archiwalne dokumentacji. W przypadku brakowania dokumentacji masowej o kategorii BE konieczne były czasochłonne ekspertyzy celem dokonania reprezentatywnego wyboru akt spraw do kategorii A (np. z urzędów skarbowych). Zmiana procedury brakowania, która nastąpiła z dniem 1 listopada 2015 r. w związku z nowelizacją ustawy archiwalnej i wprowadzeniem nowych rozporządzeń wykonawczych, nadal nie jest znana części podmiotów, które przedkładają wnioski w oparciu o nieobowiązujące już przepisy. Jednostki, które złożyły wnioski bez uwzględnienia nowych zasad brakowania, otrzymywały informacje o konieczności ich poprawy lub uzupełnienia. W celu ułatwienia podmiotom stosowania nowych przepisów opracowano i opublikowano na stronie internetowej Archiwum informacje o nowej procedurze brakowania wraz z proponowanymi wzorami formularzy spisów oraz wniosku na brakowanie. 3.3. Liczba etatów archiwum państwowego zaangażowanych w działalność nadzorczą 13,75 etatu Czynności z zakresu nadzoru archiwalnego wykonywało 20 osób, przy czym w pełnym wymiarze godzin nadzorem zajmowało się 8 osób. 3.4. Likwidacje nadzorowanych jednostek organizacyjnych Tabela nr 12. Skutki likwidacji jednostek nadzorowanych. rodzaj jednostek państwowe samorządowe liczba jednostek 1 1 rozmiar dokumentacji do przejęcia 3209,90 mb - 28,33 mb - rozmiar dokumentacji przejętej 186,80 mb - 0 mb - rozmiar dokumentacji użyczonej 212,79 mb 1) 82459 fonogramów muzycznych, 6669 fonogramów słownych, 340 fonogramów z efektami - - strona 18

dźwiękowymi; 2396 jedn. inw. nagrań, 53498 tytułów filmów, 36341 jedn. inw. fotografii liczba umów użyczenia 5 - Uwagi: 1) Rozmiar dokumentacji użyczonej został podany w oparciu o dane z ostatnich kontroli przeprowadzonych w Radiu (2015 r.) i Telewizji (2012-2013 r.) oraz dane z umów użyczenia zawartych w 2016 r. Według stanu na 31 grudnia 2016 roku zawartych jest 5 umów użyczenia odziedziczonych materiałów archiwalnych z: Polskim Radiem Regionalną Rozgłośnią w Krakowie Radio Kraków S.A., Telewizją Polską S.A. Oddział w Krakowie, Zakładem Elektronicznej Techniki Obliczeniowej ZETO Spółka z o.o., Fundacją Miejski Park i Ogród Zoologiczny w Krakowie oraz Urzędem Gminy w Rzezawie. W przypadku umów podpisanych w 2016 r. poprzedzono je ekspertyzami archiwalnymi, w trakcie których sprawdzono stan uporządkowania i zewidencjonowania materiałów archiwalnych oraz warunki ich przechowywania. Ponadto w trakcie załatwiania są kolejne wnioski jednostek o pozostawienie do używania materiałów archiwalnych. Dotyczy to głównie dokumentacji uwłaszczeniowej przechowywanej w urzędach miast i gmin. Jednostki, które wykreślono z ewidencji w okresie sprawozdawczym (zmiana statusu z N na I, ujęte w tabeli 12): Zakład Doświadczalny Hodowli i Aklimatyzacji Roślin - Grodkowice Instytutu Hodowli i Aklimatyzacji Roślin Państwowy Instytut Badawczy w Radzikowie (29/4003), Związek Komunalny Gmin ds. Komunikacji Miejskiej Rejonu Bocheńskiego (30/4400). Jednostki państwowe i samorządowe figurujące w ewidencji jednostek nadzorowanych, których likwidację (lub utratę samodzielności) odnotowano, bez rozliczenia się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu z N na W ): Prokuratura Apelacyjna w Krakowie - 29/3941, Biuro Promocji Zakopanego 32/4647, Miejska Galeria Sztuki w Zakopanem 32/4648. Ponadto w 2016 roku załatwiano sprawy postępowania z dokumentacją w związku z likwidacją nienadzorowanych jednostek organizacyjnych tj. analizowano spisy dokumentacji tych jednostek oraz ich historię, a także przeprowadzano ekspertyzy archiwalne celem ustalenia czy likwidowane podmioty wytwarzały materiały archiwalne. Większość spraw kwalifikacji dokumentacji likwidowanych podmiotów opiniowana była przez Komisję Archiwalnej Oceny Dokumentacji. W wyniku tych czynności wydano opinie dotyczące kwalifikacji dokumentacji dla 29 likwidowanych podmiotów. Sprawy likwidacji dotyczyły w zdecydowanej większości szkół i placówek oświatowych (samorządowych i prywatnych). 3.5. Przepisy kancelaryjno-archiwalne W 2016 r. zarejestrowano 360 spraw z zakresu uzgadniania przepisów, w tym 345 wniosków o uzgodnienie 565 normatywów kancelaryjno-archiwalnych lub zmian do nich, a także 1 sprawę zaopiniowania przepisów dla szkoły prowadzonej przez osobę strona 19

Sprawozdanie z działalności Archiwum Narodowego w Krakowie za 2016 rok prywatną. Łącznie w 2016 r. uzgodniono 320 nowych przepisów oraz 212 zmian do przepisów dla państwowych i samorządowych jednostek. Ponadto zaopiniowano 3 przepisy dla jednostki prywatnej. Uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie w latach 2010-2016 1400 1229 1221 1200 1000 799 800 679 600 400 200 500 252 0 369 302 264 2010 94 76 86 2011 2012 302 65 2013 342 272 143 2014 360 320 212 126 2015 Liczba zarejestrowanych spraw Liczba uzgodnionych przepisów Liczba uzgodnionych zmian w przepisach 2016 3.5.1. Nadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 13. Liczba przepisów zatwierdzonych rodzaj przepisu instrukcje kancelaryjne instrukcje archiwalne wykazy akt razem: rodzaj jednostek państwowe nowe przepisy 6 zmiany w przepisach 4 1 samorządowe nowe przepisy 10 0 4 3 10 72 12 3.5.2. Nienadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 14. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy strona 20 zmiany w przepisach zmiany w przepisach 2 1 19

instrukcje kancelaryjne 91 4 instrukcje archiwalne 91 3 wykazy akt 92 179 razem: 460 3.5.3. Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne. Tabela nr 14a. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 1 0 instrukcje archiwalne 1 0 wykazy akt 1 0 razem: 3 Inne czynności związane z uzgadnianiem przepisów W związku z uzgadnianiem przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wypełniano karty informacyjne dla prowadzonych spraw przepisów jednostek państwowych i przesyłano je do NDAP. Prowadzono liczne konsultacje osobiste, telefoniczne i mailowe (ujęte w tabeli nr 16), przygotowywano pisma z uwagami do projektów oraz monity w sprawach przepisów. Dokonywano także systematycznej aktualizacji wzorów przepisów dla poszczególnych rodzajów jednostek w związku ze zmianami ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych. 3.6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Tabela nr 15. Liczba wniosków zatwierdzonych lub zaopiniowanych rodzaj jednostek wnioski zatwierdzone wnioski zaopiniowane państwowe i samorządowe 1865 niepaństwowe, niesamorządowe 56 W 2016 r. wpłynęła rekordowa liczba wniosków dot. brakowania dokumentacji (2290 spraw) i w związku z rozpatrzono łącznie 2239 spraw. W wyniku tego wydano 1865 zgód na brakowanie 23627,33 mb oraz 17782 j.a. i 302,65 GB dokumentacji niearchiwalnej. Ponadto wydano 56 opinii dot. brakowania 752,38 mb dokumentacji prywatnych jednostek. Przeprowadzono 99 ekspertyz archiwalnych w sprawie brakowania. W trakcie ekspertyz przeglądnięto 353,06 mb dokumentacji, z czego do kat. A przekwalifikowano 25,72 mb. Szczególnie czasochłonne ekspertyzy przeprowadzono w jednostkach wymiaru sprawiedliwości (sądach, prokuraturach) oraz w urzędach skarbowych, a także urzędach miast i gmin. strona 21

Liczba wydanych zgód i opinii na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w 2016 roku 1200 37 1000 800 600 400 200 0 1021 Oddział VI Nadzoru 1 111 Oddział w Bochni Oddział w Nowym Sączu liczba wydanych zgód 0 3 179 171 Ekspozytura w Nowym Targu 15 383 Oddział w Tarnowie liczba wydanych opinii Ponadto związku z prowadzonym brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w 2016 roku przygotowano: pisma informujące jednostki o błędach we wnioskach o wydanie zgody na zniszczenie dokumentacji lub odmawiające wydania zgody, pisma w sprawie kwalifikacji dokumentacji ujętej we wnioskach na brakowanie, 266 pism dla innych archiwów państwowych dot. brakowania akt głównie opinie dla Archiwum Akt Nowych w sprawie brakowania akt Poczty Polskiej S.A. Archiwum ustalało także kwalifikację archiwalną dokumentacji dla podległych podmiotów, najczęściej w wyniku przeprowadzonych ekspertyz archiwalnych lub w oparciu o opinie Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji. W 2016 r. wydano także opinie dotyczące kwalifikacji kilkunastu tysięcy akt osobowych, na podstawie wytycznych wprowadzonych w 2014 r. przez NDAP. Udzielano także licznych konsultacji dotyczących brakowania i kwalifikacji archiwalnej dokumentacji pracownikom jednostek organizacyjnych (ujęte w tabeli 16). 3.7. Przedsięwzięcia edukacyjne z zakresu kształtowania narastającego zasobu W 2016 r. Archiwum zorganizowało 3 edycje warsztatów z zakresu brakowania dokumentacji oraz warsztaty z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych. Ponadto w dniu 14.06.2016 r. odbyło się spotkanie szkoleniowe dla przedstawicieli jednostek organizacyjnych Polskiej Akademii Nauk dotyczące zarządzania dokumentacją w jednostkach. W związku z podpisanym przez Archiwum porozumieniem z Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie zorganizowano 3 edycje Kursu kancelaryjno-archiwalnego pierwszego stopnia oraz 1 kurs II stopnia, a także Intensywny strona 22

kurs dokształcający dla koordynatorów czynności kancelaryjnych. Archiwum przygotowywało program kursów i materiały oraz zapewniało kadrę prowadzącą. Zajęcia w ramach kursów prowadzone były przez pracowników Archiwum w godzinach pozasłużbowych. Pracownicy Archiwum przeprowadzali także instruktaże oraz konsultacje dla pracowników podległych jednostek głównie w zakresie stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, przejmowania materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji (ujęte w tabeli 16). W dniu 14.03.2016 r. zorganizowano także spotkanie szkoleniowe dla pracowników wykonujących zadania z zakresu nadzoru w Archiwum dot. zasad przeprowadzania kontroli, stosowania systemu NiKA oraz wydawania zgód na brakowanie w nowym trybie. 3.8. Szczególne zjawiska lub zagadnienie w dziedzinie kształtowania nadzoru archiwalnego W związku z dużym nawisem archiwalnym, w szczególności w odniesieniu do Centrali Archiwum, jednym z głównych celów działań nadzorczych w ostatnich latach jest zmniejszenie nawisu archiwalnego. Znaczna część nawisu dotyczy jednostek sprywatyzowanych (w tym jeszcze w latach 90. XX w.), w odniesieniu do których nadal brak w przepisach podstaw do egzekwowania rozliczenia się z państwowego zasobu archiwalnego. W wyniku przeprowadzonej w 2015 r. analizy stanu nawisu archiwalnego w 2016 r. przeprowadzono 35 kontroli w podmiotach prywatnych przechowujących państwowy zasób archiwalny (zarówno u następców prawnych przedsiębiorstw państwowych jak i u przechowawców dokumentacji zlikwidowanych już podmiotów). W wydawanych wystąpieniach pokontrolnych zalecano kontrolowanym podmiotom przede wszystkim przekazanie do Archiwum materiałów archiwalnych. Na 2017 r. zaplanowano kolejne kontrole w jednostkach sprywatyzowanych. W perspektywie kilkuletniej będzie można ocenić, czy podejmowane działania przyniosą oczekiwany skutek. Zaznaczyć należy także, że likwidowane są kolejne jednostki nadzorowane (lub tracą one samodzielność jak w przypadku urzędów skarbowych czy planowanej na 2017 rok konsolidacji administracji skarbowo-celnej), co powoduje dalszy wzrost nawisu archiwalnego. Archiwum w 2016 r. współpracowało z Komendą Wojewódzką Policji w Krakowie w związku ze sprawą Krakowskiego Towarzystwa Fotograficznego. Przedstawiciele Archiwum przeprowadzili na wniosek Policji 4 ekspertyzy archiwalne materiałów mogących pochodzić ze zbiorów KTF i zabezpieczonych przez Policję (zarówno ze skupu makulatury jak i od nabywców). W wyniku przeprowadzonych ekspertyz wydawano dla Policji opinie odnośnie postępowania z dokumentacją. Archiwum podkreślało także, że zbiory KTF nie powinny pozostawać rozproszone, lecz należałoby je scalić w jednym podmiocie. Obecnie oprócz materiałów zabezpieczonych przez Policję do prowadzonego postępowania, druga (większa część zbiorów) przechowywana jest w Biurze Rzeczy Znalezionych Urzędu Miasta Krakowa i ma zostać przekazana do Muzeum Historii Fotografii, będącego samorządową jednostką organizacyjną. strona 23

Nadal nie zakończyła się sprawa sądowa z powództwa Archiwum przeciwko Krakowskiemu Zakładowi Witrażów S.G. Żeleński Sp. z o.o. w Krakowie o wydanie materiałów archiwalnych (Sąd Okręgowy w Krakowie, sygn. I C 1270/12). W dn. 12.10.2016 r. odbyła się rozprawa, w trakcie której przesłuchiwani byli biegli, którzy wydawali opinie w tej sprawie (kolejne posiedzenie w tej sprawie sąd zapowiedział na 11.01.2017 r.). W 2016 r. nastąpił postęp w kilku innych trudnych sprawach z terenu Oddziału w Nowym Sączu. Doszło do przekazania do Archiwum akt powojennych z Muzeum Regionalnego Ziemi Limanowskiej w Limanowej (akta Prezydium Powiatowej Rady Narodowej, Wojewódzkiego Biura Geodezji i Terenów Rolnych w Nowym Sączu, Urzędu Rejonowego w Limanowej dot. reformy rolnej i mienia znacjonalizowanego, uwłaszczenia i majątków pożydowskich, podziału gruntów, protokoły, zeznania i skargi w sprawie nauczycieli). Przeprowadzona została także kontrola w Muzeum, w trakcie której stwierdzono poprawę w zakresie warunków przechowywania, ewidencji i uporządkowania oraz zabezpieczenia materiałów archiwalnych. Ponadto odbyło się spotkanie dyrektora Archiwum z Burmistrzem Miasta Limanowa, podczas którego omówiono sprawę Muzeum Regionalnego Ziemi Limanowskiej w Limanowej. Ponadto we współpracy z Archiwum Państwowym w Rzeszowie prowadzona jest nadal sprawa rozliczenia się Spółki Glimar S.A. z materiałów archiwalnych po państwowych podmiotach (akta te podlegają przejęciu przez oddział tego Archiwum w Sanoku). Dyrektor Archiwum Państwowego w Rzeszowie zawiadomił organy ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa ukrywania oraz niszczenia dokumentacji. Wówczas z Oddziałem w Nowym Sączu skontaktował się prezes spółki Glimar S.A. z prośbą o spotkanie. Równocześnie organy ścigania odstąpiły od postępowania, otrzymując od prezesa Glimaru zapewnienie wyjaśnienia sprawy z przedstawicielami archiwów państwowych. Następnie doszło do wspólnego spotkania kierownika Oddziału Archiwum Narodowego w Nowym Sączu, kierownika Oddziału Archiwum Państwowego w Sanoku z prezesem spółki na terenie której przechowywana jest dokumentacja techniczna oraz prezesem spółki Glimar, któremu formalnie podlega ta dokumentacja. Podczas spotkania przedstawiono oczekiwania w zakresie tej dokumentacji ze strony państwowej służby archiwalnej oraz stanowisko prezesów w tej sprawie. Ze spotkania sporządzono notatkę, którą podpisali wszyscy obecni. Dokonano również ekspertyzy dokumentacji technicznej, przekwalifikowanej w 2009 r. do materiałów archiwalnych i wydano stosowne zalecenia. Termin na poinformowanie o sposobie wykonania zaleceń upływa 31 stycznia 2017 r. Przeprowadzono ekspertyzę warunków przechowywania archiwaliów w budynku Domu Kultury w Piwnicznej Zdroju, które formalnie zostały przekazane tamtejszej Bibliotece Publicznej, a fizycznie znajdują się obok w Muzeum Regionalnym w Piwnicznej Zdroju. Obydwie jednostki znajdują się we wspomnianym Domu Kultury, którego remont i przebudowa była finansowana kilka lat temu ze środków UE (wspólny transgraniczny projekt). Zmieniono wówczas miejsca przeznaczenia niektórych pomieszczeń m.in. właściwe dotychczas pomieszczenie przechowywania archiwaliów zmieniono na nieodpowiednie, grożące degradacją archiwaliów. Zgodnie z sugestią Archiwum strona 24

Burmistrz zwrócił się do koordynatora projektu unijnego (ze Słowacji) o zgodę na zmianę lokalizacji pomieszczenia, w którym zgromadzono archiwalia piwniczańskie, jednak koordynator nie wyraził na to zgody (informując dodatkowo, że jakakolwiek zmiana przeznaczenia lokali w Domu Kultury przed upływem terminu trwałości projektu, może wiązać się z rygorem zwrotu środków unijnych). W związku z tym zwrócono się ponownie do Archiwum w sprawie pozwolenia na dalsze użytkowanie obecnego miejsca, w którym zgromadzono archiwalia. Ostatecznie ustalono, wraz z władzami miasta w Piwnicznej oraz zainteresowanym Towarzystwem Miłośników Piwnicznej, że cenne archiwalia przechowywane w nieodpowiednich warunkach zostaną przeniesione do wcześniejszego magazynu bądź innego pomieszczenia z odpowiednimi warunkami przechowywania. W 2016 r. Oddział w Nowym Sączu, który pozyskał dodatkową powierzchnię magazynową do przejmowania materiałów archiwalnych rozesłał drogą elektroniczną 494 ankiety do szkół z terenu powiatu nowosądeckiego (213), limanowskiego (151) oraz gorlickiego (130), w celu ustalenia czy placówki oświatowe posiadają materiały archiwalne wytworzone do 1950 r. Z uwagi na mały odzew wysłano tradycyjnie 26 pisemnych monitów do wójtów gmin oraz Starosty nowosądeckiego z prośbą o pomoc w zebraniu danych do ankiet rozesłanych do szkół, co wpłynęło na spory odzew ze szkół. Odpowiedzi otrzymywano pocztą elektroniczną i tradycyjną do chwili obecnej Oddział otrzymał 182 odpowiedzi, a 116 szkół potwierdziło że posiada materiały archiwalne sprzed 1951 r. 3.9. Konsultacje Tabela nr 16. Liczba konsultacji rejestrowanych forma konsultacji liczba konsultacji łącznie Pisemne 65 Telefoniczne 2736 e-mail 734 udzielane osobiście* 348 inne (określić formę) ---- razem: 3883 strona 25

Liczba konsultacji udzielonych w 2016 roku Ekspozytura w Nowym Targu - 169 4% Oddział w Nowym Sączu - 360 9% Oddział w Tarnowie - 315 8% Oddział w Bochni - 139 4% oddziały z Centrali - 2900 75% 4. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO 4.1. Tendencje wykorzystania zasobu archiwalnego 4.1.1. Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej Udostępnianie zasobu w pracowniach naukowych w roku sprawozdawczym, w porównaniu z rokiem ubiegłym, nieznacznie się zmniejszyło, zarówno co do ilości osób korzystających z zasobu, odwiedzin w pracowniach naukowych, jak i ilości udostępnionych jednostek inwentarzowych. Podobnie jak w poprzednich latach, zdecydowanie największa liczba osób korzystała z materiałów archiwalnych w czytelniach Archiwum Narodowego w Krakowie w celach naukowo-badawczych. Archiwalia są wykorzystywane przede wszystkim przez pracowników naukowych, studentów i regionalistów. 4.1.2. Kwerendy wykonywane przez Archiwum: W roku sprawozdawczym odnotowano wzrost liczby przeprowadzonych kwerend w stosunku do roku ubiegłego. Najwięcej wykonanych zostało kwerend na potrzeby urzędów oraz przekazujących informacje o zasobie archiwum. Wyraźnie zwiększyła się ilość wykonywanych kwerend genealogicznych wzrosła też ilość kwerend własnościowych. Ponadto w roku sprawozdawczym pracownicy Archiwum udzielili 4746 informacji o zasobie i sposobie udostępniania materiałów archiwalnych. strona 26