Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna I II III IV W komórce macierzystej 0 ZARZĄDZANIE I ORGANIZACJA Uwagi 00 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) 000 Zespoły i komisje stałe 0000 Zespół, komisje stałe Skład, protokoły, wnioski 0001 Komisje, zespoły doraźne 0002 Narady pracownicze Protokoły, wnioski i uchwały 0003 Udział w obcych organach kolegialnych 01 Organizacja 010 Organizacja własnej jednostki 0100 Statut, Regulamin organizacyjny PCPR 0101 Pełnomocnictwa i upoważnienia 011 Organizacja biurowości 0110 Przepisy kancelaryjne i archiwalne (instrukcje) 0111 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji 0112 Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy 0113 Wzory odciskowe pieczęci 0114 Prenumerata czasopism i innych pozycji 012 Składnica akt 0120 Ewidencja dokumentacji składnicy akt 0121 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 0122 Udostępnianie dokumentacji B2 013 Ochrona i dostęp do informacji 0130 Ochrona danych osobowych 02 Akty normatywne. Obsługa prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnych Własne wystąpienia i sprawozdania z udziałukat. Okres przechowywania liczony jest od wygaśnięcia bądź cofnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia Dotyczące działalności PPOW
022 Opinie prawne 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej) 031 Programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych 032 Programy, plany i sprawozdania własnej jednostki 033 Sprawozdania statystyczne własnej jednostki na formularzach statystycznych 034 Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne analizy 04 Informatyka 040 Wdrażanie oprogramowania i systemów informatycznych 041 Licencje na oprogramowanie (umowy) 042 Strona www. (BIP) 05 Popularyzacja. Informacje. Promocja 050 Wycinki prasowe o własnej działalności oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat jednostki 051 Artykuły i informacje dla prasy 06 Współdziałanie z innymi instytucjami 060 Programy i projekty zewnętrzne 0600 Wnioskowanie o udział w zewnętrznych programach i projektach 0601 Realizacja programów i projektów zewnętrznych 0602 Współpraca z instytucjami krajowymi 0603 Współpraca z instytucjami zagranicznymi 0604 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące Opracowania własne-kat. Roczne i wieloletnie. Także okresowe (miesięczne, kwartalne, półroczne), jeżeli zawarte w nich dane nie zostały wykorzystane przy tworzeniu opracowań wyższego rzędu. Pozostałe - kat. Własne Dokumentacja merytoryczna, w tym własne opracowano dla tych jednostek. Pozostała dokumentacja -kat.
zakresu i sposobu działania jednostki oraz dotyczące współpracy 0605 Współpraca w pozostałym zakresie działalności jednostki 0606 Reprezentacja B3 Życzenia, zaproszenia, podziękowania itp. 07 Kontrole 070 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznych i zewnętrznych B2 071 Kontrole zewnętrzne w jednostce 072 Kontrole wewnętrzne w jednostce 073 Książka kontroli 08 Skargi i wnioski 080 Rejestr skarg i wniosków 081 Rozpatrywanie skarg i wniosków 082 Przekazywanie skarg i wniosków do rozpatrzenia według właściwości B3 1 KADRY 10 Zasady pracy i płacy 100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych 101 Przepisy, zasady, wyjaśnienia i interpretacje własne dotyczące pracy i płacy 1010 Regulamin pracy 1011 Regulamin wynagrodzenia 1012 Wykaz etatów 11 Zatrudnienie 110 Zatrudnianie i zwalnianie 1100 Zapotrzebowanie i nabór B2 kandydatów do pracy 1101 Zatrudnianie pracowników B2 Właściwa dokumentacja odkładana jest do akt osobowych poszczególnych pracowników klasa 120 1102 Konkursy na stanowiska 1103 Zwalnianie pracowników B2 Właściwa dokumentacja
odkładana jest do akt osobowych poszczególnych pracowników klasa 120 1104 Staże zawodowe 1105 Wolontariat 1106 Opinie o pracownikach Właściwa dokumentacja odkładana jest do akt osobowych poszczególnych pracowników klasa 120 1107 Rozmieszczanie i B2 wynagradzanie pracowników 1108 Postępowanie w sprawie awansu 111 Prace zlecone 1110 Prace zlecone ze składką na 0 ZUS 1111 Prace zlecone bez składki na ZUS 112 Nagrody, odznaczenia, kary 1120 Nagrody 1121 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne 1122 Kary dyscyplinarne i inne kary 1123 Postępowanie dyscyplinarne 113 Wojskowe sprawy pracowników 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników 0 121 Pomoce ewidencyjne do akt 0 osobowych 122 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Środki ochronne 132 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy 133 Badania lekarskie 134 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy 135 Choroby zawodowe 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia 141 Dokształcanie pracowników 142 Szkolenia własne 143 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych Wypadki śmiertelne, zbiorowe i inwalidzkie-kat.
pracowników 144 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w placówce 15 Dyscyplina pracy 150 Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac dodatkowych, czasu pracy 151 Dowody obecności w pracy B3 152 Absencje B3 153 Urlopy pracownicze B3 154 Ewidencja delegacji służbowych B3 155 Zezwolenia na prace B3 dodatkowe 156 Rozliczenia czasu pracy pracowników 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 160 Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące spraw socjalno-bytowych 161 Sprawy socjalno-bytowe załatwianie w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 162 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników 163 Opieka nad emerytami, rencistami i inwalidami 164 Inne akcje socjalne 17 Ubezpieczenia osobowe pracowników 170 Przepisy ubezpieczeniowe 171 Ubezpieczenia społeczne, deklaracje rozliczeniowe 172 Dowody uprawnień do zasiłków 173 Emerytury i renty 174 Ubezpieczenia zbiorowe 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Gospodarka materiałowa 200 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe w ramach placówki 2000 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych (gospodarka materiałowa) 2101 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych Zewnętrzne. Własne -kat. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kat.
2102 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych 2103 Konserwacja i remonty środków trwałych 2104 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna środków trwałych 2105 Źródła zaopatrzenia, dostawcy B2 201 Meble i sprzęt biurowy 2010 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały 2011 Kasacja i upłynnianie 202 Maszyny i urządzenia biurowe 2020 Zapotrzebowanie, zamówienia, przydziały 203 Gospodarka materiałowa i narzędziowa 2030 Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej (własnej) 2031 Ewidencja materiałów i narzędzi 2032 Magazynowanie materiałów i narzędzi 2033 Rozliczenia zużycia materiałów 204 Inwentaryzacja 2040 Inwentaryzacja w urzędzie własnym 2041 Formularze inwentaryzacyjne (spisy, protokoły, sprawozdania, wyceny) 2042 Komisje inwentaryzacyjne własne 21 Administracja nieruchomości 210 Administrowanie nieruchomościami 2100 Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez urząd własny 2101 Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własne 211 Utrzymywanie lokali i pomieszczeń 2110 Utrzymywanie czystości 2111 Ogrzewanie lokali i pomieszczeń 2112 Oświetlenie
2113 Woda, kanalizacja, ścieki itp. 2114 Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach własnych 212 Ochrona obiektów i mienia 2120 Ochrona obiektów i mienia własnej jednostki 2121 Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach własnych 2122 Ubezpieczenia rzeczowe 22 Inwestycje i remonty 220 Przygotowanie inwestycji i remontów 2200 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych Okres przechowywania liczony jest od ostatecznego zaprzestania eksploatacji obiektu 2201 Zlecenia na wykonanie dokumentacji 221 Inwestycje budowlane, remonty kapitalne 2210 Zlecenia, umowy 2211 Zapotrzebowanie materiałowe i wyposażeniowe 2212 Sprawozdania z realizacji inwestycji 2213 Ewidencja inwestycji 2214 Nadzór inwestycyjny 2215 Wykonawstwo inwestycji Okres przechowywania liczony jest od ostatecznego rozliczenia inwestycji 222 Remonty bieżące 2220 Dokumentacja ogólna dotycząca spraw remontów 2221 Wykonawstwo remontów bieżących-umowy, zlecenia 2222 Zaopatrzenie materiałowe 2223 Protokoły odbioru, rozliczenia 23 Transport 230 Zakup i ewidencja środków transportu 2300 Zakup środków transportu 2301 Ewidencja własnych środków transportowych 231 Eksploatacja środków transportu 2310 Przebiegi samochodów osobowych własnych 2311 Remonty kapitalne pojazdów 2312 Remonty bieżące pojazdów
2313 Części zamienne, narzędzia, sprzęt 2314 Paliwo 2315 Zezwolenia na prowadzenie samochodów służbowych 2316 Ryczałty samochodowe 2317 Książka kontroli pracy pojazdu samochodowego 232 Zaplecze techniczne transportu 3 BUDŻET, PODATKI, OPŁATY, RACHUNKOWOŚĆ 30 Planowanie i wykonywanie budżetów 300 Przepisy prawne dotyczące projektowania budżetów, wyjaśnienia, interpretacje 3000 Opracowania i materiały dotyczące projektowania budżetów, 3001 Plany finansowe, ich zmiany i realizacja. 301 Zadania zlecone 3010 Projektowanie budżetu zadań zleconych, 3011 Plany finansowe zadań zleconych, ich zmiana i realizacja 302 Gospodarka pozabudżetowa 3020 Opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowych 3021 Dokumentacja księgowości pozabudżetowej 303 Plany finansowe inwestycji i remontów 3030 Plany finansowania inwestycji własnych i ich realizacja 3031 Finansowanie remontów własnych 31 Rachunkowość, księgowość 310 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości i księgowości, wyjaśnienia, interpretacje, opinie 311 Księgowość budżetowofinansowa 3110 Własne ustalenia dotyczące systemu ekonomicznofinansowego, polityka rachunkowości i plany kont Zewnętrzne. Własne kat.
3111 Dokumentacja księgowości budżetowej 3112 Dowody księgowe księgowości budżetowej-ewidencja syntetyczna i analityczna, uzgadnianie sald, rozrachunki 3113 Rozliczanie dochodów, wydatków, dotacji 312 Księgowość podatków i opłat oraz innych należności 3120 Dokumentacja księgowa księgowości podatków i opłat 3121 Dowody księgowe księgowości podatków i opłat 3122 Dokumentacja księgowa innych należności 3123 Dowody księgowe innych należności 3124 Egzekucja i windykacja należności 313 Płace, delegacje służbowe 3130 Dokumentacja służąca sporządzaniu listy płac 3131 Listy płac 0 3132 Kartoteki wynagrodzeń 0 3133 Listy innych wynagrodzeń 0 stanowiące podstawę do naliczenia renty lub emerytury 3134 Listy zaliczek na wynagrodzenia 3135 Rozliczenia delegacji służbowych 3136 Deklaracje podatkowe PIT 3137 Deklaracje RMUA 3138 Zaświadczenia o zarobkach 32 Fundusze, dochody i środki z programów i projektów zewnętrznych 320 Zasady gospodarowania funduszami, dochodami i środkami z programów i projektów zewnętrznych 321 Obsługa finansowa funduszy i dochodów własnych 322 Obsługa finansowa funduszy i środków z programów i projektów zewnętrznych 33 Zamówienia publiczne, przetargi, oferty 330 Ogólne zasady organizowania Zewnętrzne. Własne kat.
zamówień publicznych 331 Kryteria oceny ofert 332 Zamówienia publiczne 3320 Powoływanie komisji 3321 Wybór oferty 3322 Postępowanie o udzielenie B15 zamówień publicznych 333 Przetargi 3330 Powoływanie komisji 3331 Wybór oferty 334 Konkurs ofert 335 Rejestry zamówień publicznych, odwołań i protestów 4 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA 40 Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia i pomocy społecznej 41 Ochrona zdrowia 410 Programy w zakresie ochrony zdrowia 411 Realizacja zadań związanych z opieką zdrowotną 42 Sprawy sanitarne 420 Programy w zakresie spraw sanitarnych 421 Realizacja zadań związanych ze sprawami sanitarnymi 43 Pomoc społeczna i pomoc rodzinie 430 Identyfikowanie przyczyn ubóstwa, wyrównywanie poziomu życia mieszkańców powiatu 431 Potrzeby i strategia działania w zakresie pomocy rodzinie 432 Zapobieganie patologiom społecznym 4320 Zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi i narkomanii 4321 Zapobieganie i zwalczanie innych szkodliwych zjawisk i patologii 433 Piecza zastępcza 4330 Dobór rodzin zastępczych, zawieranie i rozwiązywanie umów powierzenia dziecka, 4331 Opiniowanie rodzin zastępczych, monitorowanie Okres przechowywania liczony jest od uchylenia danego przepisu Własne kat. Własne kat. Sprawozdania i analizy własne kat. Jak w klasie 4320 0
pobytu dziecka w rodzinie zastępczej 4332 Przyznawanie świadczeń pieniężnych z tytułu pieczy zastępczej 4333 Odpłatność za pobyt w rodzinach zastępczych i placówkach Dotyczy rodziców biologicznych, opiekunów prawnych, pełnoletnich wychowanków 4334 Szkolenie kandydatów na rodziców zastępczych 4335 Pomoc w usamodzielnianiu wychowanków Przebywających w rodzinach zastępczych, placówkach itp. 434 Poradnictwo rodzinne 4340 Powództwa o roszczenie alimentacyjne 4341 Poradnictwo rodzinne, psychologiczne, socjalne i prawne 4342 Porady dotyczące problemów z dostosowaniem społecznym 4343 Zaspokajanie potrzeb dziecka 435 Organizator pieczy zastępczej Zgodnie z ustawą o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej z dnia 9 czerwca 2011r. 4350 Współpraca z innymi podmiotami 4351 Działalność Zespołu 436 Pomoc specjalistyczna 4360 Mediacje rodzinne 4361 Terapia rodzin 4362 Praca z osobami dotkniętymi przemocą 4363 Pomoc w integracji ze środowiskiem Kuratorzy, Ośrodki Pomocy Społecznej, pedagodzy, poradnie psychologicznopedagogiczne itp. 44 Placówki pomocy społecznej ŚDS, PPOW 440 Organizacja placówek pomocy społecznej Regulaminy, umowy, oferty konkursowe itp. 441 Zasady funkcjonowania powiatowych jednostek organizacyjnych pomocy społecznej Statut, uchwała itp. 442 Wydawanie decyzji o umieszczeniu i odpłatności w placówkach pomocy społecznej 443 Nadzór nad placówkami pomocy społecznej ŚDS, PPOW protokoły pokontrolne
45 Pomoc uchodźcom 5 REHABILITACJA ZAWODOWA I SPOŁECZNA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH 50 Przepisy prawne dotyczące rehabilitacji 51 Sprawy osób niepełnosprawnych 510 Organizacje i stowarzyszenia Rejestr kat. 511 Rehabilitacja zawodowa 512 Rehabilitacja społeczna osób niepełnosprawnych 5120 Dofinansowanie zakupu sprzętu rehabilitacyjnego 5121 Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych 5122 Dofinansowanie uczestnictwa w turnusach rehabilitacyjnych 5123 Dofinansowanie sprzętu ortopedycznego i środków pomocniczych 5124 Dofinansowanie likwidacji barier 5125 Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej, 513 Orzekanie o niepełnosprawności 5130 Orzekanie o stopniu niepełnosprawności 5131 Orzekanie o niepełnosprawności 514 Programy i plany pomocy osobom niepełnosprawnym i ich realizacja 6 OŚRODEK INTERWENCJI KRYZYSOWEJ 60 Poradnictwo interwencyjne 61 Mieszkanie chronione Programy, sprawozdania i analizy własne kat.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Środzie Wlkp. z dnia 02 stycznia 2014r. Jednolity rzeczowy wykaz akt