BK-04.0914-84-2/08 Kraków, dnia... Pan Marek Filipczyk Dyrektor Centrum Kształcenia Praktycznego w Krakowie, ul. Krupnicza 42a Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził, na podstawie upoważnienia nr 97/2008, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę sprawdzającą w kierowanej przez Pana placówce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Badaniem kontrolnym objęto sposób realizacji zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w 2007 r. I. Ocena jednostki w kontrolowanym zakresie 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli sprawdzającej stwierdzono: Centrum Kształcenia Praktycznego jest publiczną placówką kształcenia praktycznego z siedzibą przy ul. Krupniczej 42a. Wydział Budowlany Centrum Kształcenia Praktycznego zgodnie ze statutem jednostki mieści się przy ul. Wesele 41. Organem prowadzącym Centrum Kształcenia Praktycznego jest Miasto Kraków, natomiast nadzór pedagogiczny nad jednostką sprawuje Małopolski Kurator Oświaty. Dokonując analizy wykonania zaleceń sformułowanych po ostatniej kontroli kompleksowej kontrolujący ustalili, że w jednostce nie wszystkie zalecenia zostały zrealizowane. 2. Ustalenia kontroli wykazały: a) w jednostce nie zostały zrealizowane następujące zalecenia: 1. naruszenie zasad klasyfikowania wydatków określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz. 726 z późn. zm.), m.in. poprzez klasyfikowanie wydatków na zakup pomocy dydaktycznych w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast w 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek, 2. ujmowanie w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych bez zachowania chronologii, poprzez ewidencjonowanie wypłaty wynagrodzeń i potrąceń od wynagrodzeń, przed zaewidencjonowaniem kosztów i zobowiązań z tego tytułu, co pozostaje w sprzeczności z art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), który 1
wskazuje, iż cyt.: Rachunkowość jednostki obejmuje ( ) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, w zakresie inwentaryzacji: 3. nieprzeprowadzanie w jednostce okresowych (doraźnych) kontroli kasy, mających na celu przeciwdziałanie niewłaściwemu wykorzystaniu zasobów jednostki, co stanowi o niewdrożeniu w jednostce mechanizmu kontroli określonego standardem 18 załącznika nr 1 do Komunikatu nr 13 z dnia 30.06.2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 7 poz.58) 4. przekazanie odpisu podstawowego na rachunek bankowy ZFŚS w wysokości ustalonej w planie finansowym na dzień 1.01.2008 r., do wyliczenia której przyjęto planowaną kwotę bazową dla nauczycieli oraz planowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne za 2007 r., co stanowi naruszenie treści art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. nr 70 poz. 335 z późn. zm.). Powyższy odpis winien być przekazany w wysokości ustalonej w oparciu o Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2008 r., w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2007 r. i w drugim półroczu 2007 r. (Mon. Pol. Nr 16. poz. 181) oraz kwotę bazową dla nauczycieli określoną w art. 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2007 r. o zmianie ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. nr 247 poz.1821), 5. niesporządzanie dokumentu zawierającego przypis (naliczenie) należności z tytułu dochodów budżetu Miasta Krakowa stanowiących równowartość 5% zrealizowanych dochodów własnych, co uniemożliwiało weryfikację poprawności naliczenia i odprowadzenia do budżetu Miasta Krakowa dochodów z tego tytułu, b) następujące nieprawidłowości ujawnione w wyniku kontroli sprawdzającej: w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi: 6. nieuzgodnienie na dzień 31.12.2007 r. ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną prowadzoną do kont 011 Środki trwałe i 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na dzień 31.12.2007 r. dane wynikające z ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej do ww. kont były niezgodne, co narusza art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 7. naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości poprzez: wprowadzanie do ksiąg rachunkowych zapisów, na podstawie niekompletnych dowodów Polecenie Księgowania - PK, niezawierających m.in.: treści operacji, nadanego numeru lub wskazania danych identyfikujących dowody źródłowe stanowiących podstawę sporządzenia PK, co uniemożliwia potwierdzenie ich rzetelności i poprawności, a w konsekwencji nie spełnia wymogów art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz narusza art. 21 ust. 1 pkt 1 i 3, art. 20 ust. 2 i 3 pkt 1 ww. ustawy, nieskuteczne dokonywanie kontroli rzetelności i poprawności rachunkowej dokumentów magazynowych w odniesieniu do kilku przypadków, poprzez: przyjęcie materiałów do magazynu na podstawie dowodu PZ wycenionych w kwocie wyższej od wartości ich zakupu, co spowodowało ujęcie w księdze 2
pomocniczej prowadzonej dla ewidencji materiałów nierzetelnego dowodu, niespełniającego wymogów art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należy zaznaczyć, że na koncie 310 Materiały księgi głównej zaewidencjonowano prawidłową kwotę, wynikającą z dowodu zakupu, co skutkowało niezgodnością zapisów ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną, czym naruszono art. 16 ust. 1 ww. ustawy, niezaewidencjonowanie na koncie 310 Materiały księgi głównej zakupu środka trwałego przyjętego do magazynu na podstawie dowodu PZ, co skutkowało niezgodnością zapisów ewidencji syntetycznej i analitycznej, czym naruszono zasadę określoną art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w zakresie działalności inwestycyjnej i remontowej oraz zamówień publicznych: 8. przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne na dostawy oleju opałowego na sezon grzewczy 2008/2009 z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 nr 223 poz.1655 z późn. zm.), poprzez: nieodrzucenie przez Zamawiającego ofert złożonych przez Wykonawców, których treść nie odpowiadała treści zmodyfikowanej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowi o niewypełnieniu wymogu określonego art. 89 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, dokonanie zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, co narusza art. 144 ust. 1 ww. ustawy, 9. zatwierdzanie do wypłaty dowodów zakupu w kwotach niższych niż faktyczne kwoty do zapłaty i w konsekwencji ujmowanie w księgach rachunkowych zapisów nieodzwierciedlających danych wynikających z dowodów księgowych, co narusza art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 10. ujmowanie w księgach rachunkowych wydatków niezgodnie z dekretacją zamieszczoną na dowodach dokumentujących dokonane zakupy, co narusza art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości, np. ewidencjonowanie w ramach 4210 Zakup materiałów i wyposażenia wydatków zatwierdzonych do wypłaty ze środków finansowych w ramach 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek, 11. dokonanie odpisu zmniejszającego przypisane na koniec II kwartału 2008 r. odsetki od należności dotyczące dochodów własnych (zapis na stronie Wn konta 290 Odpisy aktualizujące należności w korespondencji ze stroną Ma konta 750 Przychody i koszty finansowe), pomimo, że odsetki nie zostały zapłacone, co było niezgodne z zasadami funkcjonowania kont 290 i 750 określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm). W efekcie stosowania ww. techniki ewidencjonowania odsetek od należności nie zapewniono możliwości uzyskania danych podlegających przeniesieniu wprost do rubryki W 022 sprawozdania Rb-34, co stanowi o naruszeniu zasady sprawdzalności ksiąg rachunkowych określonej art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, cyt.: zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych oraz 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), zgodnie z którym, cyt.: 3
zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. II. Zalecenia pokontrolne W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości polecam: a) ostatecznie wyeliminować niewykonane zalecenia sformułowane po kontroli kompleksowej gospodarki finansowej przeprowadzonej w 2007 r., tj.: 1. klasyfikować wydatki zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków (...) 2. ujmować w księgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze w porządku chronologicznym, zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości, w zakresie inwentaryzacji: 3. przeprowadzać w jednostce okresowe (doraźne) kontrole kasy, mające na celu przeciwdziałanie niewłaściwemu wykorzystaniu zasobów jednostki, stosownie do zapisów standardu nr 18 załącznika nr 1 do Komunikatu w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 4. przekazywać odpis podstawowy na rachunek bankowy ZFŚS w wysokości ustalonej zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, 5. sporządzać dokument zawierający przypis (naliczenie) należności z tytułu dochodów budżetu Miasta Krakowa stanowiących równowartość 5% zrealizowanych dochodów własnych, umożliwiając tym samym weryfikację poprawności naliczenia i odprowadzenia do budżetu Miasta Krakowa dochodów z tego tytułu, b) podjąć działania zmierzające do wyeliminowania ujawnionych w trakcie kontroli sprawdzającej nieprawidłowości, tj.: w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi: 6. uzgadniać, co najmniej na ostatni dzień roku obrotowego ewidencję syntetyczną z ewidencją analityczną w zakresie stanu środków trwałych oraz wartości dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych, zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 7. dokonywać skutecznej kontroli rzetelności i poprawności rachunkowej dokumentów magazynowych oraz wprowadzać do ksiąg rachunkowych zapisy, na podstawie kompletnych dowodów Polecenie Księgowania, spełniając tym samym wymogi art 20 ust. 2 i 3 pkt 1, art. 21 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz art.. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w zakresie działalności inwestycyjnej i remontowej oraz zamówień publicznych: 8. przeprowadzać postępowania o zamówienie publiczne zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności: odrzucać oferty złożone przez Wykonawców, których treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogiem określonym art. 89 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, zawierać umowy zgodne z treścią oferty stosownie do art. 144 ust. 1 ww. ustawy, 4
9. dokonywać rzetelnych zapisów księgowych, w kwotach zgodnych z kwotami wynikającymi z dowodów księgowych, zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 10. ewidencjonować wydatki zgodnie z dekretacją zamieszczoną na dowodzie dokumentującym dokonanie zakupu, stosownie do art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości, 11. ewidencjonować operacje związane z przypisem i zmniejszeniem przypisu naliczonych odsetek od należności nie zapłaconych w terminie, zgodnie z zasadami funkcjonowania kont 290 i 750 określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), w sposób zapewniający możliwość uzyskania danych podlegających przeniesieniu wprost do rubryki W 022 sprawozdania Rb-34, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz 12 ust.1 pkt 5 ww. rozporządzenia. Proszę również wyeliminować inne uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli. II. III. Osoba odpowiedzialna za realizację zaleceń pokontrolnych: Pan Marek Filipczyk Dyrektor Centrum Kształcenia Praktycznego. Termin realizacji zaleceń pokontrolnych: od zaraz. IV. Termin złożenia sprawozdania z przebiegu realizacji zaleceń pokontrolnych: Sprawozdanie z wykonania niniejszych zaleceń proszę przesłać w terminie do dnia 20.03.2009 r. do Referatu Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa, ul. Bracka 10. Pouczenie: Zgodnie z 14 ust.1 Regulaminu przeprowadzania kontroli finansowej przez Biuro Kontroli Finansowej UMK jednostki, w stosunku, do których sformułowane zostały zalecenia pokontrolne obowiązane są do sporządzania sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie określonym w pkt. V wystąpienia pokontrolnego według wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww. Regulaminu. Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a do wiadomości: 1. Pani Elżbieta Lęcznarowicz Z-ca Prezydenta Miasta Krakowa 2. Pan Lesław Fijał Skarbnik Miasta Krakowa 3. Pan Jan Żądło Dyrektor Wydziału Edukacji 5