Strona 1 / 7 Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru dostawcy w zakresie systemu informatycznego. Spis treści Etap 1. Budowa lub rozbudowa serwisu internetowego... 2 Funkcje podstawowe serwisu internetowego... 2 Koszyk ofert... 2 Usługi związane z obsługą serwisu internetowego... 3 Wyszukiwanie i obsługa zamówienia po stronie serwisu WWW... 3 Etap 2. Oprogramowanie lub rozbudowa CRM i systemu rozliczeń... 5 Podstawowe zadania systemu CRM... 5 Obsługa koszyka i rejestr rezerwacji pakietowych... 5 Moduły do wykonania... 6 Etap 3. Obsługa zamówień / koszyków od strony technicznej... 7
Strona 2 / 7 Etap 1. Budowa lub rozbudowa serwisu internetowego Funkcje podstawowe serwisu internetowego 1. Wyszukiwarka rejsów na bazie API BlueVendo z oprogramowanym pełnym procesem rezerwacji online ; 2. Obsługa rejsów Polski pilot ; 3. Bieżąca aktualizacja ofert na stronie po zmianie w systemie rezerwacyjnym BlueVendo; 4. Oprogramowanie CMS umożliwiające wprowadzanie zmian do treści serwisu; 5. Na stronie głównej zarządzane boxy z ofertą automatycznie aktualizowaną na podstawie danych z systemu BlueVendo. 6. Serwis awaryjny. Działający na bazie najbardziej aktualnej bazy danych umożliwiający sprzedaż na wypadek awarii systemu BlueVendo. 7. Serwis awaryjny umożliwi wprowadzanie kompletnej oferty oraz niezbędne do tego narzędzia CMS. 8. Wyszukiwarka ofert BlueVendo będzie współpracować z koszykiem ofert. 9. Zamówienia online ze strony internetowej automatycznie będą trafiały do systemu CRM wraz z pełną informacją dostępną w systemie rezerwacyjnym BlueVendo. Uwzględnione będą płatności online oraz koszty. Koszyk ofert Celem modułu jest umożliwienie użytkownikowi korzystającego z serwisu www dobrania usług dodatkowych związanych z kupowanym rejsem. Mają to być : wyszukanie noclegu w hotelu za pośrednictwem systemu bedsonline.com; wyszukanie biletu lotniczego za pośrednictwem systemu travelport; wyszukanie wynajmu samochodu (w systemie wynajmu samochodów); wyszukiwanie miejsc parkingowych (w systemach parkingowych); wyszukanie dodatkowego ubezpieczenia ; automatyzacja płatności online ; automatyzacja rejestracji przelewów z systemów bankowych w systemie CRM ; Wyszukanie usługi w każdym przypadku wiąże się z przedstawieniem klientowi precyzyjnej oferty oraz jej ceny. Koszyk ofert jest rozszerzeniem wyszukiwarki rejsów aby umożliwić klientowi dodanie do rezerwacji wyżej wymienionych dodatkowych usług. Technicznie koszyk to zbiór modułów strony internetowej, które będą zintegrowane z oprogramowaniem CRM w taki sposób aby możliwe było przekształcanie ofert w rezerwacje w systemie CRM oraz w systemach dostawców tych usług składowych. Moduły wchodzące w skład koszyka ofert: 1. Wyszukiwarka przelotów; 2. Prezentacja wyników wyszukiwania przelotów; 3. Prezentacja szczegółów przelotu; 4. Wyszukiwarka hoteli (plus całe zaplecze ); 5. Prezentacja wyników wyszukiwania hoteli; 6. Prezentacja hotelu;
Strona 3 / 7 7. Moduł dodawania do koszyka (ajax); 8. Wyszukiwanie samochodów; 9. Prezentacja wyników wyszukiwania samochodów; 10. Prezentacja okna rezerwacji wynajmowanego samochodu; 11. Wyszukiwanie parkingów; 12. Prezentacja wyników wyszukiwania parkingów; 13. Prezentacja okna rezerwacji wyszukanego parkingu; 14. Wyszukiwanie ubezpieczeń; 15. Okno kalkulacji i rezerwacji ubezpieczenia; 16. Moduł skróconej prezentacji koszyka; 17. Prezentacja koszyka; 18. Formularz zatwierdzania koszyka (potwierdzenie zawartości + formularz); 19. Formularz wysyłania koszyka na e-mail; 20. Formularz wyboru i kalkulacji ubezpieczenia; 21. Moduł prezentacji koszyka z możliwością płatności online; Usługi związane z obsługą serwisu internetowego 1. Uzupełnienie treści podstron statycznych uzupełniających informacje ofertowe np: opisy armatorów, statki, galerie zdjęć. 2. Optymalizacja serwisu pod wymogi SEO. 3. Zachowanie struktur linków przed uruchomieniem nowego serwisu tak aby nie narazić Zamawiającego na straty wynikające ze spadku pozycji w wyszukiwarce google. Wyszukiwanie i obsługa zamówienia po stronie serwisu WWW Koszyk usług: Klient poruszając się po stronie WWW będzie miał możliwość zamawiania usług do koszyka. Będą tam trafiać wszystkie zamówione hotele, połączenia lotnicze rejsy, ubezpieczenia itp... W koszyku będzie możliwość przeglądania oraz usuwania wcześniej dodanych usług. W trybie podstawowym informacje w koszyku będą przechowywane z wykorzystaniem plików COOKIE. Informacja Cookie jednak będzie zawierać jedynie informację do identyfikatora koszyka, którego pełna zawartość będzie obsługiwana po stronie bazy danych. Ma to na celu umożliwienie wysłania linka do koszyka innej osobie, zapamiętanie go w przeglądarce a przede wszystkim umożliwienie wglądu przez pracowników biura. Koszyki będą miały statusy poziomu akceptacji przez klienta: tymczasowy, zaakceptowany, oferta. koszyki ze stanem tymczasowy będą automatycznie kasowane po upływie 72 godzin pozostałe będą już obsługiwane ręcznie z poziomu CRM.
Strona 4 / 7 Podkoszyki W ramach koszyka usługi będą zawsze przypisywane do jednego z rejsów (aktywnego / ostatnio dodanego). W przypadku gdy w koszyku będzie znajdować się więcej niż 1 rejs wówczas podczas dodawania usługi dodatkowej system będzie pytał z którym rejsem ją powiązać. Uwagi a) Koszyk zaakceptowany przez klienta nie będzie mógł być już modyfikowany. b) Podczas akceptacji koszyka klient będzie musiał podać swoje dane kontaktowe (formularz). c) Będzie istniała możliwość wysłana URL koszyka na e-mail. Pełne wyszukiwanie : Dodatkową funkcjonalnością na stronie WWW będzie wyszukiwanie połączeń lotniczych, wynajmu samochodów, hoteli, miejsc parkingowych niezależnie od oferty. Funkcje te będą jednak wywoływane z poziomu oferty z uzupełnionymi sugerowanymi parametrami wyszukiwana jednak z możliwością ich zmiany przez użytkownika. Rozwiązanie takie jest potrzebne ponieważ nie zawsze wiemy w jakiej miejscowości oraz ile noclegów przed docelowym Rejsem chce wykupić klient.
Strona 5 / 7 Etap 2. Oprogramowanie lub rozbudowa CRM i systemu rozliczeń Podstawowe zadania systemu CRM 1. Baza klientów indywidualnych. 2. Baza kontrahentów. 3. Rejestr rezerwacji typu rejs. 4. Automatyczny import rezerwacji z systemu BlueVendo. 5. Możliwość wprowadzania własnych rezerwacji. 6. Drukowanie umów do rezerwacji. 7. Wysyłanie dokumentów rezerwacji na e-mail klienta. 8. Przypomnień o dopłatach i wyjeździe terminu ustalane automatycznie w zależności od rodzaju rejsu / oferty. 9. Fakturowanie (marża, VAT, unijne i inne występujące na polskim rynku). 10. Rejestr kasowy z pełną funkcjonalnością. 11. Możliwość podpięcia drukarek fiskalnych. 12. Rejestr wpłat bezgotówkowych automatycznie uzupełniany na podstawie wyciągów bankowych mt940. Zadaniem modułu jest zautomatyzowanie procesu pobierania wyciągów bankowych z systemy BZWBK a następnie ich zaksięgowanie przy odpowiednich dokumentach w systemie CRM. Obsługiwane będą następujące rodzaje dokumentów: faktury, rezerwacje rejsowe, koszyki, kp/kw, rezerwacje agencyjne, faktury kosztowe. W przypadku braku możliwości automatycznego powiązania przelewu z dokumentem z systemu system umożliwi ręczne wykonanie takiej operacji. 13. Automatyczne aktualizacje kursów walut z banków NBP i BZWBK. 14. Możliwość prowadzenia w rezerwacji w wielu walutach także przyjmowanie wpłat może byś w różnych walutach a system ma odpowiednio zgodnie z obowiązującymi przepisami rozpisywać je w rezerwacji. 15. Obsługa wielu oddziałów z możliwością przypisywania użytkowników do każdego z nich. 16. System uprawnień do wszystkich finansowych funkcji systemu. 17. Eksport dokumentów wpłat, rezerwacji, faktur oraz okresowych raportów na potrzeby kalkulacji szacowanego VAT do wdrożonego u Zamawiającego systemu CDN optima. Obsługa koszyka i rejestr rezerwacji pakietowych Automatycznie podpowiadane usługi : Moduł będzie rozszerzeniem prezentacji oferty ( REJSU ) pochodzącej z systemu BlueVendo. Dane z tej oferty będą podstawą do wyszukania usług dodatkowych. Kluczowe dane do wyszukiwania hoteli, połączeń lotniczych, wynajmu samochodów to: - miejsce wylotu; - termin wylotu; - miejsce powrotu; - termin powrotu;
Moduły do wykonania Strona 6 / 7 1. Lista zamówień; 2. Edycja szczegółów zamówienia z możliwością odpowiedzi na e-mail i historią rozmowy; 3. Prezentacja koszyka; 4. Moduł ponownego wyszukiwana usługi z koszyka w systemie dostawcy W przyszłości być może umożliwiający rezerwację wstępnie jednak jego zadaniem będzie ułatwienie wyszukania usługi celem jej ręcznego zarezerwowania poprzez narzędzia dostarczone przez dostawców usług. 5. Generowanie płatności online. Narzędzie to umożliwi wygenerowanie podstrony do koszyka, na której klient będzie mógł dokonać płatności online za usługi z koszyka. Proces generowania płatności musi być poprzedzony weryfikacją zawartości koszyka przez pracownika biura. Link do takiego formularza można będzie wysłać za pośrednictwem e-mail z poziomu CRM lub zwykłego klienta poczty. Informacja o dokonanej płatności zostanie automatycznie przekazana do CRM.
Strona 7 / 7 Etap 3. Obsługa zamówień / koszyków od strony technicznej Baza danych będzie miejscem, w którym będą przechowywane informacje o klientach i zawartościach ich koszyków. W ramach koszyka będą przechowywane następujące informacje Proponuję dwa tryby pracy (zapytanie / rezerwacja) - formalnie sprowadza się to do jednego ale w przypadku zapytania klient będzie miał mniej wpisywania. Poniżej przedstawiam listę pól na potrzeby rezerwacji. Dane Klienta: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, miejscowość, ulica_nr_lok, kod_pocztowy. Dane Uczestników: imię, nazwisko, data urodzenia, miejscowość, ulica_nr_lok, kod_pocztowy, telefon. Zamówienie / koszyk (nagłówek): data_zamówienia, godzina_zamówienia, Zamówienia / koszyk (pozycja - może być wiele): rodzaj usługi (rejs, hotel, samolot, ubezpieczenie, parking, wynajem samochodu, itp...), nazwa usługi (np. nazwa hotelu, rejsu itp...), dostawca usługi (linia lotnicza, system hotelowy itp...), usługa_od_dnia, usługa_do_dnia, cena, informacje specyficzne dla typu usługi (kilka pól t.j. godzina wylotu, numer lotu albo rodzaj pokoju w hotelu lub rodzaj ubezpieczenia) identyfikacja usługi w systemie dostawcy (np. id oferty z bluevendo albo idhotelu)