Intermentoring w małej firmie zarządzanie kompetencjami projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/2012/IMF Warszawa, 25.05.2012 r. Na stworzenie Platformy Zarządzania Kompetencjami bezpłatnej aplikacji internetowej na potrzeby realizacji projektu Intermentoring w małej firmie zarządzanie kompetencjami realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.3 Projekty innowacyjne. 1. Zamawiający Collegium Civitas Pl.Defilad 1, XII piętro 00-901 Warszawa Tel. (22) 656-71-90/36 2. Przedmiot zamówienia: W ramach realizowanego projektu ma zostać stworzona Platforma Zarządzania Kompetencjami bezpłatna aplikacja internetowa dostępna dla wszystkich zarządzających małymi przedsiębiorstwami i wybranych pracowników tych przedsiębiorstw. Ma ona umożliwiać zaplanowanie i powiązanie celów strategicznych przedsiębiorstwa z zarządzaniem kapitałem ludzkim, ze szczególnym uwzględnieniem generacyjnego zróżnicowania kompetencji pracowników. W szczególności platforma ma umożliwiać: wyznaczenie strategicznego celu biznesowego przedsiębiorstwa, zaplanowanie działań umożliwiających osiągnięcie wyznaczonego celu, identyfikację zasobów umożliwiających osiągnięcie wyznaczonego celu strategicznego, identyfikację zasobów kompetencyjnych posiadanych obecnie przez firmę pracowników wraz z wykonywanymi przez nich zadaniami i kompetencjami kluczowymi dla tych zadań, identyfikację luki pomiędzy zasobami (kompetencjami) posiadanymi obecnie a zasobami (kompetencjami) niezbędnymi do osiągnięcia celu, planowanie działań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi służących zlikwidowaniu luki (w tym tworzenie ścieżek sukcesji, planowanie intermentoringu) takich jak: a. planowanie rekrutacji dzięki porównaniu kompetencji posiadanych obecnie i niezbędnych w przyszłości, system powinien obrazować które z kompetencji są w organizacji i należy je rozwijać, które kompetencje będą niepotrzebne w przyszłości, a które należy pozyskać z rynku pracy. System ma umożliwiać zaplanowanie jacy pracownicy będą potrzebni w sposób ciągły, a jacy czasowo oraz którzy z pracowników nie wpisują się model rozwoju firmy, b. planowanie ścieżek rozwoju dla pracowników stworzenie ścieżek kariery, w tym awansu zawodowego lub zwiększenia kompetencji merytorycznych, c. identyfikacja kompetencji kluczowych (najważniejszych z punktu rozwoju przedsiębiorstwa) i zaplanowanie zastępstw innych pracowników na wypadek stałej lub dłuższej nieobecności pracownika, a jeżeli to niemożliwe to strategii działania w tym zakresie (np. czasowego pozyskania z rynku), d. planowanie rotacji pracy dla pracowników w wieku 45+, e. planowanie intermentoringu (wymiany wiedzy pomiędzy pracownikami) pracownicy w wieku 45+ będą przekazywali wiedzę młodszym pracownikom (w wieku 35-) w zakresie swoich kluczowych kompetencji, natomiast młodsi pracownicy będą uczyli starszych np. nowych procedur czy korzystania z nowych technologii (w tym z komputerów), f. planowanie działań rozwojowych, np. nauki w miejscu pracy, mentoringu, szkoleń wewnętrznych, szkoleń zewnętrznych (przy założeniu, że szkolenia zewnętrzne są konieczne tylko, gdy określone kompetencje nie występują w przedsiębiorstwie). 1
I. Moduły i funkcjonalność systemu Platforma Zarządzania Kompetencjami ma mieć charakter modułowy, co oznacza, że musi być możliwe niezależne korzystanie z poszczególnych elementów systemu. Platforma ma funkcjonować w oparciu o narzędzia merytoryczne np. analizę czynników sukcesu, analizę SWOT, PEST, tabelę kompetencji, skalę biegłości kompetencji, tabelę sukcesji, plan następstw, itd. Opis kontekstu informacyjnego Platformy Zarządzania Kompetencjami przedstawiony został w załączniku do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. I.I Moduły systemu Moduł I Zarządzanie strategiczne Moduł ten ma służyć budowaniu założeń strategicznych działalności przedsiębiorstwa i musi umożliwiać: a. definiowanie wizji i misji firmy, b. dokonywanie analizy SWOT, c. budowanie uproszczonej wersji Strategicznej Karty Wyników (BSC), d. określanie celów działania firmy: celu głównego (strategicznego), celów szczegółowych oraz funkcjonalnych programów działania. Uwagi: Rozwiązanie informatyczne powinno uwzględnić zależności zachodzące między poszczególnymi elementami, zarówno na poziomie generowania odpowiedzi, jak i raportów podsumowujących. Moduł II Zarządzanie kompetencjami Moduł musi zawierać: a. tabelę zasobów, b. opisy stanowisk pracy (opisy działań na stanowiskach pracy), c. tabelę kompetencji. Moduł III Intermentoring Moduł musi zawierać: a. tabelę sukcesji, b. tabelę zasobów do intermentoringu, c. plan działań mających na celu likwidację luki kompetencyjnej, d. plan sukcesji. I.II Funkcjonalność systemu Poniżej zdefiniowany został katalog funkcjonalności, z których część będzie miało charakter funkcjonalności podstawowych (obligatoryjnych), natomiast część charakter dodatkowy względem podstawowego. Zakres proponowanych przez Wykonawcę funkcjonalności dodatkowych będzie przedmiotem oceny. Funkcjonalności podstawowe: 1. System będzie funkcjonował z wykorzystaniem pytań i podpowiedzi dla użytkownika w postaci definicji, pytań pomocniczych, przykładów, objaśnień i sugestii (np. definiowanie strategii firmy poprzez odpowiedzi na pytania). 2. Wszelkie dane i informacje wprowadzane przez użytkowników są wprowadzane jednorazowo i następnie wykorzystywane (w miarę potrzeby) w pozostałych modułach platformy (architektura systemu ma charakter modułowy). 3. Platforma posiadać będzie możliwość generowania raportów (np. pdf) bazujących na wypełnionych treściach oraz możliwość wymiany danych z innymi systemami i formatami (np.xls). W przypadku komponentu do zarządzania kompetencjami - zarówno zbiorczych, jak i indywidualnych. 4. System powinien cechować się wysokim bezpieczeństwem przechowywanych danych. 5. System będzie umożliwiał definiowanie uprawnień dostępu (rejestracja użytkowników i nadawanie uprawnień). Definicja grup użytkowników i ich uprawnień ma zostać dokonana na etapie tworzenia systemu. Wstępnie zaplanowano podział użytkowników na trzy zasadnicze grupy: a. kierownictwo przedsiębiorstwa, b. wybrani pracownicy firmy, c. administratorzy systemu. 2
6. Użytkownicy i uprawnienia lokalne do Platformy powinny być definiowane przez administratora lokalnego (kliencki moduł administracyjny). 7. Korzystanie z systemu powinno być możliwe za pośrednictwem w różnych przeglądarek (np. IE od v 9 Chrome, Firefox 11, Opera). 8. Istnieje możliwość wydruku lub rozesłania raportów drogą elektroniczną. 9. Funkcjonuje automatyczne wykonanie kopii zapasowej bazy danych. 10. Istnieje możliwość monitorowania obciążenia serwera z poziomu systemu operacyjnego. 11. Istnieje możliwość monitorowania obciążenia karty sieciowej serwera z poziomu systemu operacyjnego. 12. Funkcjonuje historia działań użytkowników systemu i możliwość analizowania tych danych pod kątem rozwoju systemu. Wykonawca może zaproponować katalog własnych (dodatkowych) funkcjonalności bazując na swoim doświadczeniu w przygotowywaniu podobnego typu narzędzi. II. Warunki techniczne i technologiczne wykonania serwisu II.I Infrastruktura techniczna Infrastrukturę techniczną na której funkcjonować będzie serwis w okresie trwania projektu tj do dnia 30 listopada 2013 r. zapewnia Wykonawca. II.II Wymagania W związku z tym, iż procesy planowania strategicznego/hr przeprowadzane są w firmach względnie rzadko i nie są również prowadzone we wszystkich firmach w tym samym czasie zakłada się, że nie zachodzi ryzyko dużego obciążenia Platformy. Przyjmuje się następujące wymagania wydajnościowe systemu: Parametr Jednostka Wartość Dostępność % czasu 99,75% Przepustowość Maksymalne opóźnienie (czas odświeżania w przeglądarce)* Średni czas przetwarzania zapytania (czas zajętości serwera) liczba zapytań na sekundę 250 sekunda 5 sekunda 1 Liczba użytkowników jednoczesnych szt. 20 *czas zależny od typu przeglądarki i przepustowości łącza używanego przez użytkownika II.III Sugerowane technologie Serwis powinien zostać wykonany w technologiach kompatybilnych z działającymi na uczelni systemami. W związku z tym zaleca się użycie następujących technologii: - Serwer WWW: Apache lub IIS. - Silnik bazy danych: Microsoft SQL Server lub Mysql lub PosgreSQL. - Język programowania:.net lub PHP. III. Zarządzanie projektem III.I Metodyka zarządzania projektem Sugeruje się zastosowanie tzw. żwawych metodyk zarządzania projektem (ang. agile project management). Głównymi założeniami tego podejścia, kluczowymi dla projektu budowy platformy są: koncentracja na wartości dla zamawiającego i użytkowników końcowych (małe firmy), rozumianej jako realizacja celu przez dostarczenie ustalonych z funkcjonalności w kolejności zgodnej z priorytetami biznesowymi wytwarzanie iteracyjne pozwalające na częste uzyskiwanie informacji o statusie prac a przede wszystkim o ocenie wytworzonych funkcjonalności ścisła współpraca z zamawiającym, jego udział w określaniu wymagań oraz przede wszystkim w odbiorach częściowych wyników poszczególnych iteracji III.II Współpraca z Zamawiającym Realizacja projektu będzie przebiegać w ścisłej współpracy z Zamawiającym. 3
IV Harmonogram realizacji zamówienia Realizacja projektu będzie przebiegać zgodnie z następującym harmonogramem: 1. w dniu podpisania umowy spotkanie inaugurujące realizację projektu, 2. w terminie do dnia 13 lipca 2012 przygotowanie wstępnej wersji systemu gotowej do testowania, 3. w terminie do 31 marca 2013 r. przygotowanie ostatecznej wersji systemu. 3. PRZYGOTOWANIE OFERTY Oferta powinna zawierać: 1. Datę sporządzenia oraz adres oferenta i numer telefonu, adres mailowy. 2. Czytelny podpis osoby reprezentującej oferenta 3. Cenę netto i brutto, która uwzględnia koszty stworzenia platformy, hosting serwisu na serwerze oferenta do 30 listopada 2013 r. oraz opiekę serwisową do 30 listopada 2013 r. 4. Jeden wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę 5. Oferty, które wpłyną po terminie, nie będą rozpatrywane 6. Terminy realizacji poszczególnych etapów zamówienia podano w punkcie: IV Harmonogram realizacji zamówienia 4. KRYTERIA OCENY OFERT: 1. Cena 50% 2. Termin realizacji (jeśli krótszy niż zakładany w harmonogramie) 50% 5. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Oferty należy składać drogą elektroniczną na adres joanna.kowalczyk@collegium.edu.pl do dnia 8 czerwca 2012 r. do godz. 14.00. 2. W razie pytań i wątpliwości prosimy o kontakt telefoniczny (22) 656-71-90/36 lub mailowy joanna.kowalczyk@collegium.edu.pl 6. POZOSTAŁE INFORMACJE: 1. Oferty niespełniające wymagań zostaną odrzucone. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Joanna Kowalczyk Koordynator Projektu 4
Załącznik do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie systemu pn.: Platforma Zarządzania Kompetencjami i jego wdrożenie Rysunek 1. Kontekst informacyjny Platformy Zarządzania Kompetencjami 5