Realizacja projektów w ramach programów współpracy transgranicznej UE w Republice Białoruś Rzeszów, 13-14 marca 2014 roku 1
Plan: Część I Krajowe procedury zatwierdzania i rejestracji projektów (programów) międzynarodowej pomocy technicznej Część II Uruchomienie i realizacja projektów Część III Narodowy monitoring i sprawozdawczość dotyczący projektów MPT zgodnie z ustawodawstwem krajowym 2
Część I Krajowe procedury zatwierdzania i rejestracji projektów (programów) międzynarodowej pomocy technicznej 3
Normatywne akty prawne regulujące proces uzyskiwania i realizacji międzynarodowej pomocy technicznej w Republice Białoruś 1. Dekret Prezydenta Republiki Białoruś O międzynarodowej pomocy technicznej świadczonej Republice Białoruś z dnia 22 października 2003 r., nr 460 (z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami). 2. Rozporządzenie Rady Ministrów Republiki Białoruś z dnia 21 listopada 2003, nr 15 22 O niektórych działaniach w celu wykonania dekretu prezydenckiego z dnia 22 października 2003 nr 460 (ze zmianami i uzupełnieniami). 3. Rozporządzenie Ministerstwa Gospodarki Republiki Białoruś z dnia 11 maja 2005 nr 86 O przygotowaniu przez odbiorców międzynarodowej pomocy technicznej propozycji projektowych i charakterystyk projektów (programów) wspomnianej pomocy. 4. Rozporządzenie Ministerstwa Gospodarki Republiki Białoruś z dnia 12 maja 2010 nr 86 W sprawie tworzenia formularza wniosku o rejestrację projektu (programu międzynarodowej pomocy technicznej, unieważnienie przepisów Ministerstwa Gospodarki Republiki Białoruś. 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2009 nr 193 O regulaminie Rady Ministrów Republiki Białoruś. 4
Normatywne akty prawne regulujące proces uzyskiwania i realizacji międzynarodowej pomocy technicznej w Republice Białoruś 6. Zarządzenie Ministra Gospodarki Republiki Białoruś z 06 lipca 2010 nr 85 W sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczących rejestracji projektów (programów) międzynarodowej pomocy technicznej na Białorusi). 7. Rozporządzenie Ministerstwa Gospodarki Republiki Białoruś z dnia 04 maja 2010 nr 82 O formie listy towarów (nieruchomości, w tym środków pieniężnych), robót i usług przewidzianych na realizację projektów (programów) międzynarodowej pomocy technicznej. 8. Ustawa z dnia 18 grudnia 2008 nr 61-3 O ratyfikacji Umowy ramowej między Rządem Republiki Białoruś a Komisją Wspólnot Europejskich. 5
Etapy przygotowania projektu (programu) do realizacji 1. Przygotowanie wniosków projektowych (dokument projektu) 2. Złożenie wniosku projektowego w międzynarodowym programie pomocy technicznej 3. Zatwierdzenie wniosku projektowego przez fundatora międzynarodowej pomocy technicznej 4. Krajowa procedura zatwierdzania i rejestracji projektu międzynarodowej pomocy technicznej 5. Podpisanie umowy na realizację projektu 6. Początek realizacji projektu 7. Zatwierdzenie listy towarów (nieruchomości, środków pieniężnych), robót i usług udzielonych i nabytych w ramach projektu 8. Składanie regularnych raportów z realizacji projektu 6
Rejestracja projektów (programów) międzynarodowej pomocy technicznej w Ministerstwie Gospodarki Republiki Białoruś W wyniku decyzji Rady Ministrów Republiki Białoruś O zatwierdzeniu projektu (programu) międzynarodowej pomocy technicznej lub decyzji Komisji białoruski odbiorca przesyła do Ministerstwa Gospodarki : 1. Wniosek o rejestrację projektu (programu) międzynarodowej pomocy technicznej (według określonej formu) 2. Oryginał lub uwierzytelniony odpis projektu (programu), a także tłumaczenia na język białoruski lub rosyjski (w dwóch egzemplarzach) 3. Charakterystyka projektu według formularza Ministerstwa Gospodarki (w dwóch egzemplarzach) Ministerstwo Gospodarki przeprowadza rejestrację w ciągu 5 dni od dnia otrzymania dokumentów. 7
Zatwierdzenie listy towarów (nieruchomości, środków pieniężnych), robót i usług udzielonych i nabytych w ramach projektu Po zarejestrowaniu projektu białoruskii odbiorca lub dostawca towarów (prac, usług) kieruje do Ministerstwa Gospodarki: 1. Listę towarów (nieruchomości, w tym środków pieniężnych), robót i usług dla realizacji projektu (programu) międzynarodowej pomocy technicznej w 4 egzemplarzach. 2. Uzasadnienie przedstawionej listy 3. Kopia dokumentu o otrzymanie UNN 4. W przypadku obecności dokumentów potwierdzających dostawę towarów (nieruchomości, w tym środków pieniężnych), robót i usług - oryginał i kopia aktu zdawczego, dokumentów przewozowych, umowy (kontraktu) na otrzymanie środków pieniężnych, w tym walutowych, towarów (mienia), wykonanie robót i usług na potrzeby projektu (programu) 5. Grupa robocza przeprowadza ekspertyzę odpowiedniości listy celom i założeniom projektu (programu) nie później niż dwadzieścia dni od daty złożenia dokumentów do Ministerstwa Gospodarki 8
Zatwierdzenie listy towarów (nieruchomości, środków pieniężnych), robót i usług udzielonych i nabytych w ramach projektu Lista kierowana jest przez odbiorcę międzynarodowej pomocy technicznej i (lub) dostawcę towarów (prac, usług) projektu (programu) do zatwierdzenia Komisji na wybór: wraz z wysłaniem dokumentów na zatwierdzenia projektu (programu); w trakcie realizacji projektu (programu); nie później niż 40 dni od daty wygaśnięcia terminu realizacji projektu (programu), dla których jest on zarejestrowany. 9
Część II Uruchomienie i realizacja projektów 10
Umowa partnerska Umowa partnerska składa się z dwóch głównych części: - Postanowienia ogólne (przedmiot umowy, okres obowiązywania umowy, przepisy finansowe, struktura organizacyjna spółki, prawa i obowiązki stron, sprawozdawczość i audyt itp. - Postanowienia specjalne (ustalane są dla każdego partnera i przedstawiają listę działań, które powinny być realizowane każdym partnerem, a także finansowe zobowiązania każdego z partnerów biorących udział w projekcie. Wzorce umów partnerskich można znaleźć na stronie internetowej programu 11
Zarządzenia wewnętrzne Zarządzenia wewnętrzne są konieczne dla codziennej pracy w projekcie z organami państwowymi i podatkowymi, organami kontroli państwowej i monitoringu a także w trakcie audytu projektu: Zarządzenie w sprawie powołania koordynatora projektu (imię i nazwisko, upoważnienie do podpisywania dokumentów finansowych oraz dokumentów w ramach realizacji projektu a także inne prawa i obowiązki) Zarządzenie w sprawie mianowania menadżera finansowego projektu (imię i nazwisko, treść i zakres pracy, obowiązki i uprawnienia) Zarządzenie w sprawie powołania ekspertów projektu (imię i nazwisko ekspertów, treść i zakres ich obowiązków, ilość dni roboczych w ramach projektu, źródła finansowania ich wynagrodzeń) Zarządzenie w sprawie prowadzenia księgowości w ramach projektu. Dekret nr 460 przewiduje zwolnienie z opodatkowania dochodów uzyskanych przez osoby fizyczne ze środków międzynarodowej pomocy technicznej.!!! Nie istnieje żadnych ograniczeń w formie i warunkach dot. zatrudnienia personelu projektu. 12
Otwarcie konta bankowego Podczas otwarcia konta bankowego dla realizacji projektów MPT należy kierować się: 1. Rozporządzeniem Zarządu Narodowego Banku Republiki Białoruś z dnia 03 kwietnia 2009 40 O otwarciu rachunków bankowych. 2. Rozporządzeniem Zarządu Narodowego Banku Republiki Białorusi z dnia 19 września 2005 283 O księgowości w bankach znajdujących się na terytorium Republiki Białoruś. Typy kont: - Zwykłe konto walutowe lub konto specjalne (dla organizacji pozarządowych) - Konto grupy 364 Inne środki zarządzających (odbiorców) środków budżetowych na żądanie (konto pasywów) (dla organizacji budżetowych) WAŻNE: Nie otwierać konta na cele charytatywne!!! 13
Otwarcie konta bankowego Gdzie otworzyć konto: Organizacje pozarządowe mogą otworzyć konto w dowolnym banku Republiki Białorusi Organizacje rządowe (państwowe) i instytucje, władze regionalne i lokalne mogą otworzyć konto tylko w bankach państwowych. Dokumenty wymagane dla otwarcia rachunku : 1. Wniosek o otwarcie konta bankowego 2. Kopia statutu organizacji (dla organizacji pozarządowych) 3. Karty z wzorami podpisów urzędników uprawnionych do podpisywania dokumentów w obliczeniach i pieczęci 4. Rozporządzenie do otwarcia konta (dla organizacji budżetowych) Rekomendacje: - otwarcie konta z podłączeniem funkcji "klient-bank" - zapewnić menadżerowi finansowemu projektu kod dostępu do informacji o przepływie środków finansowych na koncie 14
Otrzymanie i przekazanie środków pieniężnych Dla otrzymywania i przekazywania środków pieniężnych w ramach realizowanego projektu MPT należy kierować się następującymi dokumentami: 1. Ustawa Republiki Białoruś z dnia 22 lipca 2003 226-3 O regulacjach walutowych i kontroli walutowej 2. Rozporządzenie Zarządu Narodowego Banku Republiki Białoruś z dnia 30 kwietnia 2007 72 O zatwierdzeniu zasad przeprowadzenia transakcji walutowych 3. Dekret Prezydenta Republiki Białoruś z dnia 27 marca 2008 178 O trybie przeprowadzenia i kontroli handlu zagranicznego 4. Dekret Prezydenta Republiki Białoruś z dnia 17 lipca 2006 452 O obowiązkowej sprzedaży walut obcych.!!! W umowie partnerskiej powinny być szczegółowo opisane procedury i wymienione dokumenty, które powinny być użyte do przekazywania środków finansowych w ramach projektu, jak również procedury zwrotu niewykorzystanych środków pienieżnych 15
Otrzymanie i przekazanie środków pieniężnych W celu otrzymania i przekazywania środków pieniężnych w ramach projektu należy złożyć do banku obsługującego: kopię zatwierdzonego i zarejestrowanego przez Ministerstwo Gospodarki projektu (z pieczątką rejestracji w Ministerstwie Gospodarki) kopię umowy partnerskiej podpisanej w określonym trybie kopię listy towarów, robót i usług dla realizacji projektu i protokół zatwierdzenia Komisji dla przelewów wychodzących: kopię umowy o dostawę, świadczenie usług, innej umowy dokumenty towarzyszące lub świadectwo ukończenia robót inne dokumenty potwierdzające 16
Otrzymanie i przekazanie środków pieniężnych Podstawowe zasady dotyczące otrzymywania i przekazywania środków pieniężnych w ramach projektu MPT: 1. Białoruscy beneficjenci i partnerzy powinni ukazać w banku dokumenty potwierdzające cel transakcji walutowej w ciągu 7 dni z dnia otrzymania na ich konto środków pieniężnych od WIZ programu lub partnera zagranicznego projektu 2. Transfer środków od białoruskiego beneficjenta lub partnera białoruskiemu partnerowi lub podwykonawcy mogą być wykonane tylko w rubliach białoruskich 3. Dokumenty potwierdzające cel przekazania środków do partnera lub dostawcy znajdujących się poza Białorusią powinny być udostępnione przed przekazaniem środków pieniężnych 4. Podczas przekazania środków pieniężnych od białoruskiego beneficjenta partnerom spoza Białorusi należy wyjaśnić bankowi, że ten przelew nie jest operacją handlu zagranicznego i cel przekazania redystrybucja kwot grantowych pomiędzy partnerami projektu w ramach programu MPT i umowy partnerskiej. 5. Grantowe środki pieniężne beneficjenta i partnerów otrzymane w ramach projektu MPT nie podlegają obowiązkowej sprzedaży i mogą być przechowywane na koncie bankowym w euro. Wymieniać euro na ruble białoruskie można będzie równolegle z przekazaniem tych środków do partnerów lub dostawców. 17
Ulgi podatkowe: VAT, podatek dochodowy i taryfy celne Podstawą do korzystania z ulg podatkowych jest obecność u adresata i / lub dostawcy wykazu towarów i usług zatwierdzonych przez Komisję ds.międzynarodowej współpracy technicznej w Radzie Ministrów Republiki Białoruś!!! Obowiązek zwolnienia z VAT, podatku dochodowego i taryf celnych nie rozpowszechnia się na wkład własny białoruskich partnerów 18
VAT Nie uznawane są za podmioty opodatkowania VAT otrzymane w ramach MPT : towary wwożone na obszar celny Republiki Białoruś, nabyte za koszt i (lub) otrzymane jako MPT dla wykorzystania do celów projektu obroty ze sprzedaży towarów (prac, usług) zakupionych (wykonanych, okazanych) przez dostawcę towarów (prac, usług), otrzymanych przez dostawcę towarów (prac, usług) w ramach MPT i (lub) beneficjenta projektu na terytorium Republiki Białoruś, a także dalsze bezpłatne przekazanie tych towarów zgodnie z celami projektu 19
VAT Dokumenty, które powinny być wysłane do Inspektoratu podatków i opłat w miejscu rejestracji państwowej odbiorcy i / lub dostawcy: 1. Kopia odpisu z protokołu z posiedzenia Komisji 2. Kopia listy towarów, robót i usług przewidzianych dla realizacji projektu MPT 3. Kopie umów z dostawcami z przedstawieniem kwot (bez podatków) i określeniem nazwy, numeru i daty rejestracji projektu w Ministerstwa Gospodarki 4. Kopie dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów lub świadczenie usług (jeżeli dostawa została przeprowadzona przed zatwierdzeniem listy)!!! Dokumenty na zwolnienie z podatku VAT powinien przedstawić również dostawca!!! Odbiorca MPT powinien przygotować niezbędne dokumenty dla dostawcy 20
Podatek dochodowy Nie są uznawane za przedmioty opodatkowania podatkiem dochodowym otrzymanych w ramach MPT: dochody otrzymane przez osoby fizyczne (w tym również osoby fizyczne z zagranicy) ze środków!!! Przepisy te nie mają zastosowania do osób prawnych. W przypadku umowy o świadczenie usług pomiędzy białoruskim beneficjentem lub partnerem i zagranicznym podmiotem prawnym dochód takiej osoby na Białorusi jest uważany za zysk. W takim tym przypadku białoruski beneficjent lub partner powinien płacić podatek od dochodu zagranicznej osoby prawnej zgodnie z białoruskim ustawodawstwem podatkowym.!!! Po otrzymaniu przez eksperta projektu wynagrodzenia ze środków stanowiących współfinansowanie ze źródeł krajowych, podatek dochodowy płacony jest na ogólnych zasadach. 21
Podatek dochodowy Dokumenty, które należy złożyć do organu podatkowego: 1. Jeżeli dochód jets otrzymany od organizacji zagranicznej realizującej projekt: Wniosek z krótkim opisem projektu międzynarodowej pomocy techniczne, przedstawionych prac (usług), terminu, kwoty i warunków płatności Kopia projektu z pieczęcią Ministerstwa Gospodarki z datą i numerem rejestracyjnym (czasem wymagana jest tylko pierwsza strona) Kopia umowy grantowej lub innego zobowiązania pisemnego pomiędzy beneficjentem zagranicznym lub WIZ programu Kopia umowy pomiędzy ekspertem a organizacja zagraniczna, beneficjentem lub partnerem z uzasadnieniem uzyskania przez osobę fizyczną środków MPT 2. Jeżeli dochód jest otrzymany od organizacji białoruskiej, która jest odbiorcą MPT i realizuje projekt: Wniosek z krótkim opisem projektu międzynarodowej pomocy techniczne, przedstawionych prac (usług), terminu, kwoty i warunków płatności Kopia projektu z pieczęcią Ministerstwa Gospodarki z datą i numerem rejestracyjnym (czasem wymagana jest tylko pierwsza strona) Kopia umowy grantowej lub innego zobowiązania pisemnego pomiędzy WIZ i (lub) zagranicznym beneficjentem Kopia umowy pomiędzy ekspertem a organizacja zagraniczna, beneficjentem lub partnerem z uzasadnieniem uzyskania przez osobę fizyczną środków MPT 22
Taryfy celne Towary wwożone na obszar celny Republiki Białoruś nabyte kosztem i (lub) otrzymywane (otrzymane) w postaci międzynarodowej pomocy technicznej w celu realizacji projektu nie są uznawane jako przedmiot opodatkowania podatku VAT, akcyzy i cła Ulgi przedstawiane są w ramach ilościowych i wartościowych ograniczeń określonych w Wykazie!!! 23
Taryfy celne Dokumenty, które należy złożyć do punktu kontaktowego: 1. Umowy lub inne dokumenty potwierdzające transakcję 2. Dokumenty potwierdzające dostawę towarów 3. Dokumenty przewozowe 4. Zezwolenie (licencje) na wwożenie towarów, jeżeli są one wymienione w wykazie towarów objętych ograniczeniami przemieszczania przez granicę celną na import i eksport ze względu na charakter gospodarczy i pozagospodarczy 5. Dokumenty potwierdzające informacje o podmiocie zgłaszającym 6. Kopia wypisu z protokołu posiedzenia Komisji zawierająca informacje w sprawie zatwierdzenia wykazu towarów, robót i usług przewidzianych dla realizacji projektu MPT 7. Kopia wykazu towarów, robót i usług przewidzianych dla realizacji projektu MPT 24
Księgowość w projektach MPT Podstawowe przepisy normatywne dotyczące rachunkowości MPT na Białorusi: Dla organizacji pozarządowych : Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Republiki Białoruś z dnia 24 lutego 2006 r. numer 17 w sprawie zatwierdzenia instrukcji O trybie prowadzenia rachunkowości nieodpłatnych przychodów (środków) Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Republiki Białoruś z dnia 29 czerwca 2011 nr 50 w sprawie zatwierdzenia instrukcji O trybie stosowania standardowego planu kont księgowości Dla organizacji budżetowych i rządowych: Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Republiki Białoruś z dnia 30 września 2011 nr 102 w sprawie zatwierdzenia instrukcji O rozliczaniu przychodów i kosztów Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Republiki Białoruś z dnia 31 października 2011 nr 1102 w sprawie zatwierdzenia instrukcji O rachunkowości nieodpłatnej pomocy!!! Ogólne zasady i procedury rachunkowości dla projektu są opisane w powyższych instrukcji 25
Księgowość w projektach MPT Białoruskim beneficjentom i partnerom zalecano prowadzić dwa rodzaje rachunkowości: zwykłą księgowość działań projektu w systemie rachunkowości organizacji zgodnie z ustawodawstwem krajowym zarządzanie finansami projektu zgodnie z zasadami dopuszczalności wydatków programów MPT w odniesieniu do linii budżetowych projektu!!! Umowy, faktury i inne dokumenty księgowe związane z projektem muszą zawierać wyraźne odniesienie do projektu a także następujące zdanie: W ramach projektu (nazwa projektu) zarejestrowanego w bazie danych programów i projektów Ministerstwa Gospodarki MPT (data rejestracji) pod numerem (numer rejestracyjny) 26
Część III Narodowy monitoring i sprawozdawczość na temat projektów MPT zgodnie z ustawodawstwem krajowym 27
Zapewnienie regularnych sprawozdań z realizacji projektu Kwestie monitoringu realizacji projektów MPT i oceny skuteczności ich realizacji są regulowane przez: Rozporządzenie w sprawie procedury oceny projektów (programów) międzynarodowej pomocy technicznej i ich skuteczności zatwierdzone przez Radę Ministrów w dniu 26 listopada 2004 nr 1513 W myśl tego rozporządzenia ocena jest przeprowadzana w postaci: corocznej oceny kompleksowej ekspertyzy realizacji projektów MPT stała kontrola nad celowym wykorzystaniem środków pieniężnych, towarów (mienia) oraz usług świadczonych w ramach międzynarodowych projektów pomocy technicznej 28
Zapewnienie regularnych sprawozdań z realizacji projektu Coroczna ocena Przedmiot oceny: analiza przerowadzonych działań, osiągniętych rezultatów i wskaźników projektu Ocenę przeprowadza Ministerstwo Gospodarki na podstawie sprawozdań z realizacji projektu!!! Zgodnie z ustawodawstwem białoruski odbiorca MPT ma obowiązek składać sprawozdanie do Ministerstwa Gospodarki w sprawie realizacji projektu dwa razy w roku nie później 15 lipca i 15 stycznia i nie później niż za miesiąc po zakończeniu projektu (raport końcowy). Kopie raportów obowiązkowo są przekazywane do Biura Koordynacyjnego Programu TACIS!!! Podczas niejednokrotnego naruszenia terminów składania raportów z realizacji projektu Ministerstwo Gospodarki może złożyć do Komisji w sprawie międzynarodowej współpracy technicznej wniosek o uznanie rejestracji projektu za nieważny. 29
Zapewnienie regularnych sprawozdań z realizacji projektu Kompleksowa ekspertyza realizacji projektu Przedmiot oceny: analiza skuteczności i rezultatywności projektów Ocena przeprowadzana jest przez grupę ekspertów specjalnie powołaną w tym celu na podstawie decyzji Komisji ds. międzynarodowej współpracy technicznej. Grupa ekspertów składa się z przedstawicieli beneficjenta lub partnera, Ministerstwa Gospodarki, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, obwodowych komitetów wykonawczych, Ministerstwa Podatków, Komitetu Bezpieczeństwa Państwowego, Państwowego Komitetu Celnego i Biura Koordynacyjnego programu TACIS Kompleksowa ekspertyza jest przeprowadzana w ciągu 30 dni od chwili powołania grupy ekspertów. Zgodnie z wynikami przeprowadzonej ekspertyzy kompleksowej grupa ekspertów przygotowuje wniosek.!!! W przypadku ujawnienia naruszeń w trakcie realizacji projektu, skutkiem czego jest niewykonanie celów, zadań i działań projektu grupa ekspertów wnosi do swojego wniosku propozycje rozwiązania niezgodności lub wniosek o konieczności unieważnienia rejestracji projektu. 30
Zapewnienie regularnych sprawozdań z realizacji projektu Kontrola nad celowym wykorzystaniem środków pieniężnych Przedmiot oceny: kontrola zgodności operacji finansowych i raportów z zobowiązaniami prawnymi i umownymi. Ocena przeprowadzana jest na bieżąco przez Komitet Kontroli Państwowej, Ministerstwo podatków i ceł oraz Państwowy Komitet Celny.!!! W przypadkach kiedy środki grantu nie zostały wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem, towary i urządzenia nabyte z naruszeniami są objęte dekretem nr 460 i muszą być zapłacone z nich wszystkie podatki oraz naliczone odsetki i kary. 31
Prawa na rezultaty projektu Prawo na własność, tytuł prawny, prawa własności przemysłowej i intelektualnej na rezultaty projektu, raporty i inne dokumenty odnoszące się do niego będą należały do odbiorcy. Nie później niż przed końcem terminu realizacji projektu sprzęt, pojazdy i materiały opłacone z budżetu projektu powinny zostać przekazane dowolnemu lokalnemu partnerowi odbiorcy i (lub) ostatecznym odbiorcom projektu. W przypadku sprawozdania końcowego należy dołączyć kopie dokumentów w sprawie przekazania praw do urządzeń i pojazdów, koszt zakupu których przekracza 5000 euro za jednostkę. Dokumenty te muszą być przechowywane w celu dalszej kontroli 32
Dziękuję za uwagę! Powodzenia w realizacji projektów MPT!!! Dodatkowe informacje: Biuro koordynacyjne Programu TACIS Unii Europejskiej w Republice Białoruś 200004, Mińsk, ul. Kalwaryjska, 1, p. 707 tel. 200-64-65 faks: 327-26-15 E-mail: dina.goncharova@gmail.com 33