System zarządzania obiektem hotelowym (HOTEL) brief funkcjonalny Celem projektu jest przygotowanie gotowego systemu do zarządzania obiektem hotelowym. Projekt musi uwzględniać wszystkie zawarte tutaj wytyczne oraz przewidywać potrzeby i funkcje z nich wynikające. Poniższy opis zagadnień nakreśla jedynie ramy projektu. Szczegółowy opis funkcjonalności należy gromadzić w postaci dokumentacji technicznej projektu. Dokumentacja jest również elementem niniejszego briefu. 1. Założenia ogólne HOTEL ma realizować najważniejsze potrzeby związane z cyklem obsługi klientów i obsługi obiektu hotelowego. Poprzez rozbudowaną funkcjonalność ma przede wszystkim dostarczać narzędzia ułatwiające zarządzanie (w tym przede wszystkim rezerwacje oraz rozliczanie) obiektem hotelowym. Dostęp do systemu HOTEL ma być w całości oparty o interfejs WWW - w całości oparty będzie na popularnych przeglądarkach internetowych (Internet Explorer 6 i nowsze, Mozilla, Opera). Narzędzia zawarte w HOTEL powinny być intuicyjne i stosunkowo proste w obsłudze. Powinny dawać swobodę obsługi użytkownikom, którzy posiadają jedynie podstawowe przeszkolenie z zakresu obsługi komputera i aplikacji biurowych. 2. Dokumentacja Niezbędnym elementem projektu będzie dokumentacja techniczna. Ma ona zawierać całokształt zagadnień związanych z projektem. Zakres dokumentacji technicznej powinien obejmować następujące aspekty: Diagram funkcjonalności. Schemat struktury bazy danych wraz ze szczegółowym opisem. Opis i schemat ogólnej struktury systemu HOTEL. Opis poszczególnych modułów systemu. Szczegółowy opis ról i uprawnień. Skrócona instrukcja użytkownika. Opis zastosowanych technologii i rozwiązań. Instrukcja instalacji. Testcase bezpieczeństwa danych i odporności na ataki systemu. Dokumentacja implementacji nowych modułów systemu (opis udostępnionego środowiska, położenia skryptów, podłączenia do systemu, itp.). 3. Funkcjonalności Na finalną aplikację składają się następujące główne obszary funkcjonalności: 1. System recepcyjny Podstawowymi blokami funkcjonalnymi są: opracowanie: Marcin Borowski, 2007 1
moduł rezerwacji Funkcje zawarte w tym module pozwalają na prowadzenie rezerwacji miejsc hotelowych, wspomagając użytkownika szeregiem usprawnień, podpowiadających mu, jakie pokoje ma do dyspozycji, jakie usługi może zaoferować gościowi, itd. Użytkownik może w prosty sposób dokonać rezerwacji wielu pokoi dla grupy gości, wystawiać faktury do rezerwacji, itd. Możliwość tworzenia rezerwacji pokoi i szczegółowego definiowania usług zamawianych przez gości. Możliwość tworzenia rezerwacji grupowych, czyli rezerwacji wielu pokoi dla grupy gości, z możliwością różnicowania parametrów dotyczących poszczególnych gości (czas pobytu, cennik dla gościa, usługi itd.). Dobór pokoi w zależności od ich typu, numeru, położenia, dostępności i terminu pobytu gościa. Przy wyborze pokoju podawana jest informacja o jego stanie, tzn. czy w danym momencie jest dostępny do rezerwacji lub czy jest sprzątany, remontowany, czy też niedostępny z innego powodu. Łatwe i szybkie przekształcanie rezerwacji w meldunek. Informowanie o statusie rezerwacji (potwierdzona, niepotwierdzona, warunkowa) i oznaczanie jej odpowiednim kolorem/ikoną na grafiku rezerwacji. Łatwe fakturowanie na podstawie rezerwacji. Szybki dostęp do usług związanych z daną rezerwacją. Możliwość rozbijania płatności za usługi (w ramach jednej rezerwacji) na wiele faktur. Definiowanie cenników, w tym przygotowywanie cen targowych, weekendowych, itd. Wystawianie zaliczki na podstawie rezerwacji. Możliwość definiowania różnych cen dla poszczególnych członków grupy. Wprowadzanie dowolnych uwag dotyczących gościa lub jego pobytu do rezerwacji i/lub do profilu gościa. Zapamiętywanie upodobań gościa. Możliwość zmiany parametrów rezerwacji w dowolnym momencie, np.: zarezerwowanych pokoi (z ponownym testem ich dostępności), listy gości, usług itd. Rozbudowany moduł definicji pokoi wraz z ich wyposażeniem pokój może (lecz nie jest to wymagane) funkcjonować jako mini magazyn, co pozwala na pełną ewidencję jego wyposażenia. Wyszukiwanie rezerwacji według dowolnej cechy, która składa się na dane rezerwacji m.in.: płatnik, gość, pokój, termin i wiele innych. Dostęp do archiwum rezerwacji. moduł meldunków Moduł umożliwia prowadzenie meldunków na podstawie rezerwacji (a także bez niej) i zarządzanie wszystkimi aspektami pobytu gościa w hotelu. Udostępnia również wszystkie funkcje potrzebne do prawidłowego rozliczenia pobytu. Meldowanie gości indywidualnych i/lub grup. Określenie terminu pobytu gościa oraz pakietu usług. opracowanie: Marcin Borowski, 2007 2
Współpraca z modułem rezerwacji (skojarzenie z rezerwacją). Tworzenie meldunków dla gości bez konieczności wprowadzania rezerwacji. Prowadzenie ewidencji statusu pokoju podczas trwania meldunku gościa: informacje czy gość jest w pokoju, do kiedy nie wolno przeszkadzać gościowi, historia wiadomości dla gościa wraz z zapisem informacji o ich przekazaniu gościowi, zapisywanie informacji, czy gość może przypisywać płatności za usługi, z których korzysta w hotelu, do rachunku meldunku. Wydruk kart pobytowych. Łatwe wyszukiwanie danych meldunkowych, danych o firmie lub wszystkich szczegółowych danych o gościu oraz jego historii dotyczącej pobytów, usług, płatności. Współpraca z modułem sprzedaży (wystawienie faktur, powiązanie z pokojami, dopisanie usługi). Wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem odpowiedniego dokumentu (faktura VAT, paragon) z dowolną formą płatności. Wystawianie zaliczki na podstawie meldunku. Przypomnienie o rozliczeniu gościa w chwili zamykania meldunku. Możliwość osobnego rozliczania poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju. Dostęp do listy pokoi i miejsc zajętych lub wolnych, a także zarezerwowanych w podanym dniu lub okresie. Statystyczne zestawienia bieżące oraz okresowe. Dostęp do zestawienia aktualnych meldunków w dowolnym momencie oraz zmiana ich parametrów (domeldowanie osoby, zmiana pokoju, zmiana pakietu usług dla pokoju i inne). Przedłużanie i skracanie pobytu poszczególnym osobom z danej grupy. Możliwość zmiany ceny za pobyt pojedynczej osoby z grupy. Automatyczny podgląd listy osób należących do określonej grupy. Operacje otwarcia i zamknięcia zmiany i doby hotelowej. Archiwum księgi meldunkowej. Podgląd wszystkich meldunków gościa w jego profilu. Księga gości z danymi meldunkowymi, danymi płatników, historią pobytu, usług i płatności. moduł grafika rezerwacji/meldunków Pozwala na szybką ocenę obłożenia obiektu. Zestawienie pokoi zajętych, wolnych oraz zarezerwowanych w podanym dniu lub okresie. Prezentacja obłożenia hotelu w formie graficznej. Grafik prezentujący rezerwacje i meldunki po przeprowadzeniu wyszukiwania ich wg zadanych kryteriów. Możliwe do wyboru kryteria są zgodne z polami rezerwacji/meldunku. Statusy rezerwacji wyróżnione na grafiku innymi kolorami. Bieżąca aktualizacja na podstawie meldunków, rezerwacji i wyłączeń technicznych. Grafik pokazujący statusy pokojów na podstawie zleceń aktywnych w tych pokojach. Szybkie przejście do wskazanej rezerwacji/meldunku bezpośrednio z grafiku. opracowanie: Marcin Borowski, 2007 3
moduł zleceń na pokoje, Centrum zarządzania pracami odbywającymi się w pokojach. Dotyczy to zarówno prostych, codziennych prac, np. sprzątanie, jak i bardziej wymagających prac, takich jak remonty. Wystawianie zleceń na prace wykonywane w pokojach: remonty, sprzątanie, kontrola, konserwacja, inwentaryzacja, inne. Automatyczne wystawianie zlecenia typu sprzątanie po wymeldowaniu gościa oraz codziennie podczas trwania jego meldunku zlecenia na odświeżenie pokoju. Możliwość wskazywania, które prace w pokoju uniemożliwiają rezerwację tego pokoju. Wydruk zleceń na pokoje dla pracowników lista zadań na dany dzień. moduły danych słownikowych Zawiera wszystkie dostępne w systemie słowniki oraz umożliwia edycję ich wartości. 2. Baza klientów Centralna, współdzielona przez wszystkich użytkowników baza danych przechowująca szczegółowe dane zarówno firm, jak i osób fizycznych będących klientami danego obiektu. Utrzymuje historię dokonywanych transakcji oraz zawiera informacje o specjalnych cenach i rabatach klientów. Baza spełnia założenia ustawy o ochronie danych osobowych, dzięki rozbudowanemu systemowi uprawnień. Na bazę klientów składają sie: moduł firm Kartoteka podmiotów pozostających w jakimkolwiek związku z hotelem (klient, płatnik, dostawca, konkurent itp.). Dane teleadresowe (możliwość dodania dowolnej liczby numerów telefonów, faksów, adresów email, stron WWW) oraz adresu podstawowego i korespondencyjnego. Typy umożliwia podział bazy podmiotów np. dostawcy, partnerzy. Branże pozwala definiować w jakiej branży działają kontrahenci. Cechy pozwalają na sprawną, zawężoną selekcję firm o wybranych cechach, definiowanych przez Państwa np. klient kluczowy, VIP itp. Opiekunowie firm przyporządkowanie opiekunów do firm z rozróżnieniem, kto ponosi najwyższą odpowiedzialność opiekun główny. Oddziały powiązanie ze sobą oddziałów firmy. Podgląd szybki podgląd w dodatkowym oknie podstawowych danych kartoteki wskazanej w wynikach firmy. opracowanie: Marcin Borowski, 2007 4
Ceny specjalne na poszczególne towary i usługi. Rabaty na poszczególne towary i usługi. Uwagi możliwość zapisywania dowolnych uwag dotyczących dodawanej firmy. moduł gości hotelowych (osób) Dodawanie i wyszukiwanie gości po dowolnych polach w kartotece. Ewidencjonowanie zarówno osób indywidualnych, jak przypisanych do firmy. Dane teleadresowe (dowolna liczba numerów telefonów, faksów, adresów email, stron WWW). Upodobania gościa wynikające z dotychczasowych jego pobytów (pokój, standard pokoju, jego położenie itd.). Lista rezerwacji archiwalnych, które dokonywał gość. Lista wystawianych dla niego faktur. Historia pobytu, wykorzystywane usługi. Ceny specjalne na poszczególne towary i usługi. Rabaty na poszczególne towary i usługi. Uwagi możliwość zapisywania dowolnych uwag dotyczących dodawanego gościa. moduł dokumentów Organizowanie dokumentów elektronicznych w katalogi i przechowywanie ich w centralnym miejscu (na serwerze), gdzie są dostępne wszystkim użytkownikom systemu (jeśli wynika to z ich uprawnień). 4. Technologia Definiowanie katalogów i ich struktury, z możliwością oznaczania katalogów jako prywatne. Przeglądanie zdefiniowanej struktury w postaci drzewka katalogów. Kategoryzowanie katalogów. Dodawanie dokumentów do wybranych katalogów pliki dowolnego formatu. Przypisywanie katalogów do dowolnych firm i osób. Dodawanie opisów do katalogów / dokumentów. Składowanie dodanych plików na serwerze w bazie danych. Ze względu na specyfikę założeń projektu, technologie wykorzystane do realizacji projektu muszą być całkowicie zgodne z aktualnie panującym trendem w obszarze IT zorientowanym na rozwiązania internetowe. Projekt powinien wykorzystywać najnowsze stabilne wersje środowisk i kompilatorów. Kodowanie znaków wyłącznie UTF-8. Maksymalna zgodność kodu wynikowego HTML ze standardami organizacji W3C. Skrypty wykonawcze i renderujące serwis oparte na Zend Framework (min. PHP 5). Panel zarządzania wykonany w technologii Flex. Elementy dynamiczne treści oraz system zarządzający oparte na środowisku baz opracowanie: Marcin Borowski, 2007 5
danych PostgreSQL 8 lub nowszy. Wszystkie relacje bazy danych powinny być fizycznie umieszczone w odrębnym schemacie. Zgodność systemu ze środowiskiem serwera Apache/Linux. Zachowanie najwyższego bezpieczeństwa informacji. Możliwość osadzania obiektów Java i innych. Możliwość wykorzystania Javascript 1.2 lub nowszych. Nomenklatura projektowa we wszystkich obszarach systemu wyłącznie anglojęzyczna. opracowanie: Marcin Borowski, 2007 6